Организация предконтрактной работы в области внешнеэкономической деятельности

Рекламациями называются претензии, предъявляемые импортером к экспортеру в связи с несоответствием качества или количества поставляемого товара условиям контракта. Они могут предъявляться только по таким вопросам, которые не являлись предметом приемки товара, произведенной в соответствии с условиями контракта.

Стороны в контракте устанавливают:

- порядок предъявления рекламаций;

- сроки их заявления;

- права и обязанности сторон в связи с предъявлением рекламаций;

- способы и сроки урегулирования рекламаций.

Рекламации предъявляются в письменной форме и содержат следующие данные:

1) наименование товара;

2) его количество и место нахождения;

3) основание для рекламации с указанием, в связи с какими

именно недостатками она может быть предъявлена;

4) конкретные требования импортера по ее урегулированию.

К ним прикладываются все необходимые доказательные документы.

В контракте устанавливается срок ответа на претензию после ее получения, в течение которых продавец обязан рассмотреть претензию и сообщить покупателю свое решение. Иначе будет считаться, что претензия принята продавцом и покупатель имеет право обратиться в арбитраж с отнесением расходов на счет продавца.

Оговорка об обстоятельствах непреодолимой силы.

Почти все контракты купли-продажи содержат условие, которое разрешает переносить срок исполнения контракта или вообще освобождает стороны от полного или частичного выполнения обязательств по контракту в случае наступления после его подписания независящих от сторон обстоятельств, препятствующих исполнению контракта. В контракте целесообразно определить, какие обстоятельства относят стороны к форс-мажорным.

Форс-мажорные обстоятельства делятся на две категории: длительные и кратковременные. К первым обычно относятся, прежде всего, запрещение экспорта (иногда и импорта), война, блокада, валютные ограничения или другие мероприятия правительств и правительственных органов. К кратковременным относятся пожары, наводнения, другие стихийные бедствия, замерзание моря, закрытие морских проливов, лежащих на обычном морском пути между портами погрузки и выгрузки, отклонения в пути, вызванные военными действиями и другие.

Страхование. Этот раздел контракта включает четыре основных условия страхования внешнеторговых грузов:

- объект страхования;

- перечень возможных рисков;

- страхователь (кто оплачивает уплату страховой премии);

- выгодоприобретатель (в чью пользу производится страхование).

В международных сделках страхуются товары от рисков повреждения или утраты при транспортировке.

Арбитраж.

В этом пункте контракта купли-продажи устанавливается порядок разрешения споров, которые могут возникнуть между сторонами и не могут быть урегулированы обычным путем. В контрактах чаще всего предусматривается, что расходы по арбитражу несет проигравшая сторона.

Международный коммерческий арбитраж, в зависимости от характера споров, делится на общий арбитраж, рассматривающий все споры по внешнеэкономическим сделкам, и специализированный арбитраж.

Каждая из сторон обязана выполнить в сроки, установленные решением или правилами арбитражного органа, вынесенное против нее арбитражное решение.

Санкции за нарушение выполнения обязательств. Чтобы стимулировать экспортеров и импортеров в своевременном выполнении обязательств и компенсировать возможные потери импортеров, в контрактах обычно предусматривается взыскание неустоек (пени, штрафов), обычно в размерах, прогрессирующих от длительности просрочек.

Если продавец не уплачивает штраф, несмотря на предупреждение покупателя, последний имеет все основания для обращения в арбитраж. Следует иметь также в виду, что законодательства многих стран допускают взыскание наряду со штрафами и убытков, причем они не освобождают от выполнения обязательств по поставкам.

Контракты могут содержать право импортеров отказаться от их исполнения, если из-за длительности просрочки они потеряли коммерческий интерес к получению товаров. Требование возмещения убытков при этом за ними сохраняется.

Гарантии (гарантийный срок).

При торговле машинами и оборудованием в контракте следует предусмотреть условие «Гарантии», в котором обычно содержится условие, по нему продавец принимает на себя ответственность за качество товара в течение определенного гарантийного срока. В нем определяются объем предоставляемой продавцом гарантии, гарантийный срок, обязанности продавца в случае обнаружения дефектного товара или несоответствия его контракту.

Объем предоставляемой гарантии зависит от характера товара и технических условий контракта. В контрактах на стандартные машины и оборудование обычно содержится только указание на то, что продавец гарантирует высокое качество и нормальную работу проданных машин, В контракте на комплектное и другое сложное оборудование, а также на суда объем гарантии значительно выше. Срок гарантии может составлять от нескольких месяцев до нескольких лет.

Если в течение срока гарантии оборудование окажется дефектным или не будет соответствовать условиям контракта, продавец обязан за свой счет по выбору покупателя устранить дефекты или заменить дефектное оборудование новым доброкачественным оборудованием, которое поставляется без промедления, в установленное в договоре место поставки.

Если устранение дефектов производится по согласованию между сторонами силами покупателя, продавец обязан возместить ему связанные с этим расходы, если недостатки не могут быть устранены обеими сторонами, то покупатель вправе отказаться от контракта, либо потребовать от продавца соразмерного уменьшения цены поставленного оборудования.

В условии «Гарантии» перечисляются также все случаи, на которые гарантия не распространяется.

Заявление о расторжении контракта имеет силу лишь в том случае, если оно сделано другой стороне посредством извещения.

Расторжение контракта освобождает обе стороны от их обязательств по контракту при сохранении права на взыскание могущих подлежать возмещению убытков.

Покупатель утрачивает право заявить о расторжении контракта или потребовать от продавца замены товара, если для покупателя невозможно возвратить товар в том же состоянии, в котором он его получил.

Таким образом, по результатам теоретического исследования структуры и содержания предконтрактной работы можно отметить высокую трудоемкость данного процесса, а также наличие значительного количества условий, обязательств, требований и законодательной базы для осуществления внешнеэкономической деятельности организации. Изучение организации предконтрактной работы и направления повышения ее эффективности проводится в следующем разделе курсовой работы на примере РУП «Гомельский завод Гидропривод».

3. Организация предконтрактной работы на РУП «Гомельский завод Гидропривод» и направления повышения ее эффективности

Республиканское унитарное организация «Гомельский завод «Гидропривод» (РУП «ГЗ «Гидропривод») является коммерческой организацией, имеет статус юридического лица, имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Организация имеет самостоятельный баланс, гербовую и иные печати, штампы и фирменные бланки со своим наименованием.

Решением Гомельского горисполкома от 19.04.2001 г. №265 РУП «Гомельский завод «Гидропривод» зарегистрирован в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за №400051624.

Приказом Министерства промышленности Республики Беларусь от 27.04.2004 г. №321 РУП «ГЗ «Гидропривод» включен в состав Производственного объединения «Минский тракторный завод» (ПО «МТЗ»), при этом ведомственный контроль осуществляется Министерством промышленности Республики Беларусь (Управление сельскохозяйственного машиностроения). Размер уставного фонда организации составляет 91,3 млн р.

РУП «Гомельский завод «Гидропривод» зарегистрирован Государственным учреждением «Администрация свободной экономической зоны «Гомель-Ратон» решением от 11 октября 2007 года №50 в реестре регистрации резидентов свободной экономической зоны «Гомель-Ратон» за №1/1-30.

РУП «Гомельский завод «Гидропривод» является коммерческой организацией и главной целью деятельности является получение прибыли.

Предметом деятельности организации является производство продукции, выполнение работ, оказание услуг. В соответствии с целями деятельности унитарное организация осуществляет следующие виды деятельности, представленные в таблице 3.1.



Таблица 3.1 - Виды деятельности, осуществляемые РУП «ГЗ «Гидропривод»

Код ОКЭД	Наименование вида деятельности
Нелицензируемые виды деятельности
29121	Производство гидравлического оборудования
36633	Производство изделий металлической галантереи
Код ОКЭД	Наименование вида деятельности
29711	Производство бытовых электрических машин и приборов, кроме холодильников и морозильников
28510	Обработка и покрытие металлов
29329	Ремонт машин и оборудования, используемых в сельском хозяйстве и лесоводстве
28401	Производство готовых металлических изделий или полуфабрикатов путем ковки, прессования, штамповки и прокатки
29408	Производство технологической оснастки
29242	Производство фильтрующего и очистительного оборудования
70200	Эксплуатация и сдача в наем собственного имущества
Лицензируемые виды деятельности
52120	Розничная торговля в неспециализированных магазинах
51709	Оптовая торговля широким ассортиментом товаров без какой-либо конкретизации
55510	Столовые
51660	Оптовая торговля сельскохозяйственными машинами, включая тракторы, принадлежностями и оборудованием
27530	Литье легких металлов

Управление РУП «Гомельский завод «Гидропривод» осуществляется в соответствии с действующим законодательством и Уставом организации.

Действующая структура управления организацией основана на объединении структурных подразделений по функциональным признакам в службы, подчиненные главным специалистам и заместителям генерального директора, которые непосредственно подчиняются генеральному директору (Приложение А). Генеральный директор осуществляет руководство по принципу единоначалия. Существующая структура управления обеспечивает согласованность действий всех звеньев управления производством, персоналом, материальным обеспечением и сбытом продукции и организацией в целом.

Для всех структурных подразделений разработаны положения о подразделениях, в которых указаны взаимосвязи подразделений в процессе производственно-хозяйственной деятельности. Для всех работников разработаны должностные инструкции.

Служба главного экономиста включает отдел организации труда и заработной платы, планово-экономический отдел (ПЭО) и финансовый отдел. Планово - экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением организации, основным органом планирования его деятельности, осуществляющим функциональное руководство планово-экономическими отделами дочерних организаций. Руководство работой отдела осуществляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. Начальник отдела подчиняется главному экономисту завода. ПЭО осуществляет организацию работы по экономическому планированию и анализу на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности, осуществление подготовки проектов социально-экономического развития и годовых бизнес-планов, квартальных и месячных планов по всем видам деятельности и комплексного экономического анализа их выполнения; осуществляет комплексный независимый экономический анализ деятельности организации и своевременную разработку мер по эффективному использованию капитальных вложений, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ускорению темпов роста производительности труда, снижению себестоимости продукции, повышению рентабельности производства, увеличению фондоотдачи и прибыли, устранению потерь и нерациональных расходов.

Главный бухгалтер непосредственно руководит работой бухгалтерии. Основными задачами бухгалтерии являются: осуществление учетной политики, направленной на предупреждение недостач, растрат, незаконного расходования средств организации, постоянный контроль за проведением хозяйственных операций; правильное исчисление налогов, сборов и других обязательных платежей, предусмотренных законодательством РБ; правильное проведение инвентаризации всех статей баланса и отражение их результатов на счетах бухгалтерского учета; своевременный и точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности организации; своевременное составление и представление установленной отчетности.

Основные показатели производственно-финансовой деятельности РУП «Гомельский завод «Гидропривод» представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Динамика основных финансово-экономических показателей деятельности РУП «Гомельский завод «Гидропривод» за 2010-2012 гг.

Показатели	Годы	Отклонение (+; -)	Темпы роста, %
	2010	2011	2012	2011 г. от 2010 г.	2012 г. от 2011 г.	2011 г. к 2010 г.	2012 г. к 2011 г.
Объем производства продукции (работ, услуг), млн р.	87978	170278	224842	82300	54564	193,5	132,0
Выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, за вычетом налогов и сборов, млн р.	108499	159883	202969	51384	43086	147,4	126,9
Себестоимость реализованных товаров, продукции, работ, услуг с учетом расходов на реализацию, млн р.	97835	128461	152600	30626	24139	131,3	118,8
Прибыль от реализации товаров, продукции, работ, услуг, млн р.	10664	26389	21023	15725	-5366	247,5	79,7
Среднегодовая стоимость основных средств, млн р	23210	52056	94373	28846	42317	224,3	181,3
Фондоотдача, р.	3,93	3,27	3,27	-0,66	0	83,2	100,0
Фондоемкость, р.	0,25	0,31	0,31	0,06	0	124,0	100,0
Среднесписочная численность работников, чел.	1495	1443	1421	-52	-22	96,5	98,5



Как видно из таблицы 3.2, по итогам работы РУП «Гомельский завод «Гидропривод» за 2011 год наблюдается увеличение объемов производства на 82300 млн р. (93,5%) и в 2012 году на 54564 млн р. (32,0%).

Выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, за вычетом налогов и сборов увеличивается меньшими темпами 47,4% и 26,9% соответственно в 2011-2012 гг. по сравнению с объемами производства.

Себестоимость реализованных товаров, продукции, работ, услуг с учетом расходов на реализацию возросла в 2011 году на 30626 млн р. или 31,3% по сравнению с 2010 годом и на 24139 млн р. или 18,8% в 2012 году по сравнению с 2011 годом.

Благоприятным для РУП «Гомельский завод «Гидропривод» является рост прибыли за исследуемый период. Так, в 2011 году прибыль от реализации товаров, продукции, работ, услуг возросла на 15725 млн р. или в 2,5 раза, а в 2012 году снизилась на 5366 млн р. (на 20,3%) по сравнению с 2011 годом.

Ежегодно увеличивается стоимость основных средств и в 2012 году составляет 94373 млн р., в то время как в 2010 году - 23210 млн р., что связано как с приобретением новых основных средств, так и с их переоценкой. Неблагоприятными изменениями являются снижение фондоотдачи и рост фондоемкости, что свидетельствует о снижении эффективности использования основных средств заводом.

Среднесписочная численность работников с каждым годом снижается, в 2011 году на 52 чел. и в 2012 году на 22 чел. Среднегодовая заработная плата увеличивается на 20,2% и 32,1% соответственно в 2011-2012 гг.

Производительность труда увеличивается как по объему производств, так и по выручке от реализации товаров, продукции, работ, услуг. Превышение темпов роста производительности труда над темпами роста среднемесячной заработной платы свидетельствует об эффективном использовании трудовых ресурсов и средств на его оплату.

Показатели рентабельности в 2011 году увеличиваются по сравнению с данными 2010 года, однако, уже в 2012 году по сравнению с 2011 годом исследуемые показатели снизились по производству на 6,76%, реализации - на 6,15% и основным средствам - на 28,41%.

Основными потребителями продукции РУП «Гомельский завод «Гидропривод» на внешнем рынке являются:

- ООО «Интерагрозапчасть», г. Липецк, РФ - представитель ОАО «Липецкий тракторостроительный завод»

- ООО «аТРиум», г. Тольятти, РФ

- ООО «ОГМ-снаб», г. Москва, РФ

- ФГУП «Уралвагонозавод», г. Нижний Тагил

- ОАО «Копейский машиностроительный завод», г. Копейск

- ООО «БелАгроСервис», г. Ивантеевка

С вхождением РУП «Гомельский завод «Гидропривод» с дочерними организациими в состав ПО «МТЗ» основной стратегической задачей является обеспечение программы выпуска тракторов РУП «МТЗ». Поэтому техническая и маркетинговая политики зависят от изменений структуры производства РУП «МТЗ». Взятое на период 2009-2015 гг. направление по опережающему выпуску новых энергонасыщенных тракторов моделей 1221, 1523, 2522 и 2822, по отношению к серийным моделям 800, 900 и 1000 и наращиванию мощностей для выпуска тракторов и машин, требует от РУП «Гомельский завод «Гидропривод» проведения работ по подготовке производства, модернизации действующих и вводу новых производственных мощностей, сертификации продукции в соответствии с требованиями систем менеджмента качества ISO 9000 и в перспективе - менеджмента окружающей среды ISO 14000.

Второе направление стратегического развития - это обеспечение программы выпуска зерно- и кормоуборочной техники производства РУП «Гомсельмаш». Постоянное расширение номенклатуры выпускаемой РУП «Гомсельмаш» техники требует обеспечивать оперативную конструкторскую и технологическую проработку новых образцов гидроаппаратуры с электроуправлением, что определяет необходимость пополнения технической службы РУП «Гомельский завод «Гидропривод» квалифицированными специалистами по соответствующим специальностям.

Третье направление стратегического развития - это расширение номенклатуры поставок продукции для ОАО «Амкодор», что позволит обеспечить техническое участие РУП «Гомельский завод «Гидропривод» на перспективном рынке дорожно-строительной техники.

Четвертое направление - это выход в качестве поставщика специального гидрооборудования на конвейер филиала РУП «МАЗ» завода «Могилевтрансмаш». Данное направление является перспективным, учитывая рост потребности рынка кранового оборудования и спецмашин, являющихся профилем данного организации.

Пятое направление - выпуск гидрооборудования для станкостроительных заводов. Данная продукция для организации является экспортоориентированной. Кроме организаций Республики Беларусь в ней имеется потребность в России, Украине, и некоторых других странах СНГ. Это вызвано устойчивым ростом производства станкостроительной промышленности, в связи, с чем прогнозируется дальнейший рост выпуска данного вида продукции.

Наиболее существенным в выполнении плана новой техники явилась совместная работа с РУП «МТЗ» по созданию конструкции и постановки на производство изделий для новой энергонасыщенной гаммы тракторов, с РУП «Гомсельмаш» - блоков к зерноуборочным комбайнам КЗР-10, КЗС-7, а также освоение собственными силами новых видов ТНП и модернизации серийно выпускаемых изделий.

Таким образом, все указанные направления развития позволят обеспечить устойчивый рост объемов производства и реализации продукции, повышения ее качества, внедрения новых технологий, ресурсосберегающих и природоохранных мероприятий, улучшая тем самым показатели финансового состояния организации. Помимо этого расширение сбытовой деятельности как на отечественном рынке, так и зарубежном требует качественную организацию предконтрактной работы на РУП «Гомельский завод «Гидропривод».

Функциональные отделы и службы, содействующие организации предконтрактной работы на РУП «Гомельский завод «Гидропривод» условно разделены на три группы.

1. Группа отделов и служб РУП «Гомельский завод «Гидропривод», осуществляющих планирование:

Планово-экономический отдел - планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности внешнеторгового оборота;

Валютно-финансовый отдел - валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями при внешнеторговых сделках;

Транспортный отдел - планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;

Бухгалтерия - учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.

2. Группа отделов РУП «Гомельский завод «Гидропривод», занимающихся непосредственно маркетингом:

Отдел конъюнктуры и цен - исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы организации с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;

Отдел рекламы и выставок - обеспечение рекламной деятельности, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;

Инженерно-технический отдел - изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;

Отдел технического обслуживания и запчастей - организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах, обеспечение технических центров и зарубежных агентов объединения необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.

3. Группа отделов РУП «Гомельский завод «Гидропривод», обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

Отдел развития - совершенствование организационной структуры объединения;

Отдел АСУ (ВЦ) - автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание совместно с другими отделами и организациями баз данных и ведение их;

Отдел кадров - вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников, оформление командировок за границу;

Канцелярия - регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

Административно-хозяйственный отдел - снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;

Юридический отдел - помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;

Протокольный отдел - выполнение поручений руководства ВТО и организаций по встречам, приему и проводам представителей иностранных организаций, прибывших с деловыми целями.

Функции отдела внешнеэкономических связей:

· Научно-техническое сотрудничество и внешние связи:

Это предполагает проведение необходимых мероприятий по научно-техническому сотрудничеству с другими организациями в изучении и внедрении передового опыта; разработку планов сотрудничества; организацию переговоров; сбор и накопление информации по международному опыту; подбор специалистов для командирования за рубеж; планирование и контроль за экспортным производством, а также статистическую отчетность.

· Протокол. организация протокольных мероприятий, связанных с приемом делегаций, проведение консультаций с иностранными специалистами; оформление документов для всех прибывающих в организацию специалистов по вопросам расширения рынка сбыта продукции и обмену опытом; обеспечение переводчиками иностранных специалистов, делегаций, а также переговоров; перевод каталогов, проспектов, другой технической документации.

· Аналитические исследования, составление прогноза сбыта и выработка политики ценообразования:

- анализ характеристик выпускаемой продукции исходя из требований рынка;

- изучение и анализ рынка сбыта продукции;

- разработка, составление прогноза сбыта;

- определение возможного ассортимента товаров для продажи на внешнем рынке и разработка проекта планируемого оборота организации и новых форм обслуживания;

- создания банка данных для маркетингового ситуационного анализа;

- изучение факторов, влияющих на скорость внедрения товара на рынке, и выбор наиболее оптимального подхода к ценообразованию при реализации продукции организации; анализ состояния цен на рынке.

· Изучение рекламной деятельности. разработка мероприятий по стимулированию спроса продукции РУП «Гомельский завод «Гидропривод»; проведение анализа мероприятий по рекламе продукции.

· Разработка планов и работа по заключению договоров на реализацию продукции:

- заключение, продление и контроль за исполнением договоров, оформление контрактов; работа с дилерами и агентами по сбыту; поиск потребителей на основе выданных прогнозов сбыта;

- ведение картотеки по учету потребителей;

- переговоры с потенциальными потребителями;

- ведение сбыта по регионам;

- работа с сервис - центрами, обеспечение их запасными частями.

Таким образом, начальник отдела внешнеэкономических связей:

- осуществляет руководство работой отдела по всем направлениям деятельности;

- представляет организация на переговорах, подписывает контракты.

Группа экспорта:

1) старший специалист по экспорту:

- распределяет обязанности между работниками экспортной группы, контролирует их работу;

- отчитывается перед начальником ОВЭС по работе над экспортом в целом и по отдельным контрактам;

- определяет перечень потенциальных покупателей;

- организует переговоры с потенциальными покупателями;

- участвует в подготовке экспортных цен на основе консультаций с ПЭО и бухгалтерией;

- контролирует переписку по контрактам;

- проводит переговоры по экспортным контрактам, участвует в их заключении;

- нанимает посредников;

- следит за исполнением контрактов;

- занимается урегулированием спорных вопросов по исполнению экспортных контрактов;

- руководит обеспечением послепродажного обслуживания;

- представляет организация на профильных выставках.

2) специалист по экспорту:

- обобщает данные по товарам, предназначенным на экспорт;

- занимается подготовкой и проведением рекламных мероприятий;

- ведет статистику продаж;

- осуществляет переписку по контрактам;

- обеспечивает упаковку и транспортировку экспортируемых товаров;

- участвует в подготовке товаров к выставкам;

- согласует действия ОВЭС с другими отделами организации.

Группа импорта:

1) старший специалист по импорту:

- распределяет обязанности в ходе работы над импортными контрактами, контролирует подчиненных, отчитывается перед начальником ОВЭС по итогам деятельности группы;

- руководит сбором информации о продавцах, анализом технических характеристик и цен предлагаемых на внешних рынках товаров;

- руководит перепиской и подготовкой экспортных контрактов;

- ведет переговоры, заключает контракты;

- нанимает посредников;

- контролирует правильность и своевременность расчетов по импортным контрактам;

- улаживает споры по импортным контрактам.

2) специалист по импорту:

- собирает в подразделениях организаций заявки на импорт оборудования, материалов, ТНП;

- собирает информацию о потенциальных продавцах;

- подготавливает и рассылает запросы;

- отслеживает своевременность поставок и платежей;

- ведет переписку с клиентами по вопросам исполнения контрактов;

- обеспечивает получение послепродажного обслуживания, закупку запчастей, расходных материалов и сменных узлов.

Специалист по транспорту:

- участвует в калькуляции цен на экспортную продукцию с учетом транспортировки;

- обобщает нормативные акты и другую информацию о правилах транспортировки;

- разрабатывает пути и средства транспортировки экспортных и импортных грузов;

- устанавливает контакты с транспортными организациями и ведет работу с ними;

- обеспечивает упаковку, погрузку и транспортировку экспортных грузов;

- обеспечивает транспортировку, выгрузку, приемку импортных грузов.

Декларант:

- участвует в калькуляции цен на экспортную продукцию с учетом таможенных процедур;

- собирает и обобщает информацию о таможенных правилах и документации;

- устанавливает контакты с таможней и ведет всю работу с ней;

- декларирует товары при пересечении таможенной границы;

- оформляет таможенные процедуры при отправке экспортных грузов, получении импортных грузов, отправке и возврату выставочных товаров;

- занимается урегулированием таможенного статуса товаров во внешнеторговых сделках организации.

Референт-переводчик:

- занимается подготовкой и адаптацией рекламных мероприятий по экспорту;

- делает переводы текстов писем, контрактов, оферт и запросов, технической и юридической документации;

- является исполнителем по коммерческой переписке, подготовке документов, сбору статистических данных.

Процесс работы по контракту на РУП «Гомельский завод «Гидропривод» состоит из следующих операций, представленных на рисунке 3.1.

Исполнение внешнеторгового контракта, его поиск контрагента и разработка самого внешнеторгового контракта. Поиски выгодных способов перевозки, сотрудничество с достойным перевозчиком или экспедитором, выбор маршрута перевозки, вида транспорта, проведение обязательной сертификации продукции, тщательное соблюдение валютного, налогового, таможенного законодательства своей страны и страны контрагента - вот далеко не полный перечень проблем, с которыми сталкивается РУП «Гомельский завод «Гидропривод».

Перед подписанием согласованного текста контракта все его страницы и страницы Приложений к нему сторонами парафируются, как и все вносимые в готовый текст поправки, дополнения, изменения. Согласно действующему в настоящее время порядку подписания внешнеторговых сделок все сделки, заключаемые белорусскими государственными участниками внешнеэкономических связей, должны быть подписаны двумя лицами.

Право подписи сделок на РУП «Гомельский завод «Гидропривод» имеют директор и его заместители. Среди подписывающих контракты могут быть также лица, уполномоченные на это доверенностью за подписью директора РУП «Гомельский завод «Гидропривод», а именно финансовый директор и начальник отдела внешнеэкономических связей.

Контракт может быть составлен и подписан на двух или нескольких языках, при этом в юридической практике как «нотариально заверенный перевод».

Исполнение подписанного контракта купли-продажи заключается в выполнении сторонами взятых на себя обязательств: со стороны продавца - о передаче (поставке) покупателю товара, являющегося предметом контракта, со стороны покупателя - о принятии товара и уплате установленной цены.

Для выполнения своих обязательств продавец должен своевременно изготовить товар, подготовить его к отгрузке, упаковать и замаркировать и оформить документацию, необходимую для отправки товара и получения причитающихся платежей. При поставке машин и оборудования к исполнению контракта относится и организация его технического обслуживания.

На всех этапах исполнения подписанного контракта РУП «Гомельский завод «Гидропривод» с иностранным капиталистом, т.е. поставки продавцом товара, его транспортировки, страхования, хранения на складах, прохождения через таможню эти операции оформляются соответствующими внешнеторговыми документами, которые разделены на следующие группы:

- по обеспечению производства экспортного товара;

- по подготовке товара к отгрузке;

- коммерческие документы;

- документы по платежно-банковским операциям;

- страховые документы;

- транспортные документы;

- транспортно - экспедиторские документы;

- таможенные документы.

Структуру договора поставки РУП «Гомельский завод «Гидропривод» представим в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Структура договора поставки РУП «Гомельский завод «Гидропривод»

Пункт договора	Характеристика
1. Преамбула	Оговариваются покупатели и поставщик (РУП «Гомельский завод Гидропривод»)
2. Предмет договора	Товар (гидрораспределитель 2-х и 4-х секционный с гидроуправлением РГС 25), его количество (4 шт.), единица объема
3. Качество товара	Соответствие ТУ
4. Цена	27 800 000 рос. р. / шт. или 111 200 000 рос. руб.
5. Условия поставки	Транспортом РУП «Гомельский завод Гидропривод»
6. Срок изготовления и порядок оплаты	100% предоплата
7. Ответственность сторон	Ответственность следует за ненадлежащее исполнение обязательств по договору
8. Форс-мажор	Отсутствие ответственности в случае неисполнения обязательств в следствие явлений непреодолимой силы
9. Порядок разрешение споров	Решение споров подлежат рассмотрению в Арбитражном суде
10. Срок действия договора	С момента подписания до 31.12.2014 года
11. Юридические адреса и реквизиты сторон	Представлены юридические адреса и расчетные реквизиты сторон

Основным недостатком предконтрактной и договорной работы является отсутствие автоматизации, поэтому главным направлением совершенствования исследуемого вопроса является внедрение программы по автоматизации документооборота.

Договорной документооборот в большинстве организаций представляет собой слабо формализованный и не регламентированный процесс. Ситуация осложняется еще тем, что в работе на различных этапах участвуют сразу несколько лиц, в том числе и контрагенты. Результатом не оптимальной работы с договорной документацией является повышение риска потери репутации организации, несвоевременное выполнение обязательств, возможная потеря клиентов, а как следствие снижение эффективности.

Для правильной организации договорного документооборота требуется построение эффективной информационной системы электронного документооборота, что напрямую связано с хозяйственной деятельностью организации и оказывает непосредственное влияние на оперативность принятия точных решений.

DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) - готовое решение по автоматизации договорного документооборота организации DocsUp-CM, включающее в себя необходимый инструментарий и опыт решения всех задач в области управления договорной работой и связанных с ней процессов.

DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) позволит РУП «Гомельский завод Гидропривод» организовать:

- единое хранилище договорной документации в упорядоченном виде с надежными механизмами от потери или удаления;

- четкую регламентацию процессов обработки договорных документов и полный цикл электронного документооборота;

- снижение временных и трудовых затрат на обработку договоров;

- контролируемый доступ к договорной документации;

- повышение прозрачности договорного документооборота организации.

Наибольший интерес представляет для сектора, отвечающего в компании за ведение договорной работы. Как правило, это правовое управление, которое выполняет ряд функций позволяющих организации вести успешную деятельность и быть экономически эффективной.

Решение DocsUp обеспечивает поддержку основных функций правового управления, в том числе:

Управление правовой базой компании:

- актуализация нормативных документов компании;

- ведение реестра доверенностей, контрагентов.

Хранение документации, возникающей вследствие договорного документооборота и работы с ней:

- реестр договоров, регламентов, нормативной документации;

- согласование и регистрация договоров;

- контроль над исполнением договоров и выданных поручений по ним;

Претензионно-исковая работа:

- подготовка и ведение материалов по взысканию дебиторской задолженности;

- ответы на претензии, подготовка к участию в судебных заседаниях.

В автоматизации договорного документооборота DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) обеспечивает поддержку сквозного процесса договорной деятельности и обработки всех документов, возникающих в процессе контрактных взаимоотношений с контрагентами компании:

- предконтрактная работа - коммерческие предложения, сметы, конкурсная документация и другая;

- договорная документация - договоры, дополнительные соглашения;

- производственные документы и первичные учетные документы (счеты, акты и т.п.)

Перед появлением договора ведется работа, связанная с его заключением - предконтрактная работа. В этот процесс вовлечены несколько групп лиц это и руководители проекта, менеджеры по продажам и специалисты тендерного отдела. В процессе предконтрактной работы появляется документация напрямую связанная с договором: сметы, коммерческие предложения, различная тендерная документация, протоколы встреч и другие документы. В рамках решения «Договорной документооборот» система обеспечивает внесение, хранение и установку взаимосвязи этих документов с договором. При расширении системы обеспечивается возможность вести и параллельное согласование перечисленных документов с подключением к процессу участников предконтрактной работы: специалистов тендерного отдела, руководителей проектов, менеджеров по проектам и других.

Внесение или создание нового договора и сопутствующих документов несколькими способами:

- путем ручного ввода информации, используя офисные приложения;

- путем правки типового шаблона договора, принятого в организации;

- путем миграции договора или сопутствующего документа из сторонних информационных систем (ERP);

- внесение уже готового документа со своей рабочей машины или электронной почты.

В типовом решении «Договорной документооборот» реализованы функции формирования маршрутов, для осуществления внутреннего согласования договорной документации, с поддержкой как четко регламентированных маршрутов, так и свободных, с ограничением по времени на каждого участника.

Порядок согласования внутри подразделения позволяет организовать дополнительный процесс принятия окончательного решения согласующим лицом.

Применение нескольких типов порядка согласования - параллельно и последовательно, позволяет создавать этапы согласования договорной документации по группам лиц.

Все участники процесса вовремя информируются системой о процессе согласования, как по электронной почте, так и в самой системе.

Коллективная разработка документа дает возможность вносить правки в содержание документа в процессе согласования, а также оставлять замечания и перепоручать задачи по документам другим сотрудникам.

Решение позволяет организовать подписание договора одним или несколькими лицами, ключевым в подписании договора и приданию его юридической значимости является подписание с элементами Электронно-Цифровой подписи.

Версионность документов на всех стадиях позволяет ответственному лицу отследить правки и принять решение по нужной и правильной версии, что исключает возможность подписания не той версии договора.

Готовое решение позволяет вести регистрацию и учет договорной документации, обеспечивает ведение как регистрации внутри организации с автоматическим формированием регистрационного номера по заданному шаблону, так и присвоение регистрационного номера и даты договора от контрагента.

Внесение электронного образа подлинника договора и передача его на хранение в ответственное подразделение.

Электронный документооборот договорной документации обеспечивает автоматическую рассылку документа заинтересованным лицам с момента поступления договора на исполнение, с установкой контрольных точек исполнения.

Информация о процессе исполнения может быть передана в сторонние информационные системы: ERP, бухгалтерские учетные системы.

В системе ведется автоматический контроль над исполнением договора.

Контроль исполнения договора сопровождается:

- рассылкой уведомлений всем участникам процесса: ответственным пользователям рассылаются уведомления о приближении или истечении поставленных на выполнение сроков установленных на каждый процесс жизненного цикла договора и заданными параметрами (например, о сроках согласования, исполнения, инициации завершения или продления договорных обязательств и т.д.);

- построение сводной и аналитической отчетности: настройка отчетов любой сложности на основании заданных параметров документа. Для удобства контроля можно формировать отчеты о «проблемных» договорах, срок обработки которых приближается или истек. Для оценки эффективности работы отдельных сотрудников используются статистические отчеты по показателям эффективности деятельности.

В процессе работы с договором возникает огромное количество сопутствующей документации, такой как - акты, счета-фактуры, накладные, сметы, протоколы и другие, для структурированности и формализации может устанавливаться взаимосвязь между всеми документами, построение структуры документов по каждому контрагенту позволяет отслеживать все изменения при продлении договора или его закрытии наличием соответствующих актов.

Результаты использования решения представлены на рисунке 3.3.

Внедрение системы электронного документооборота происходит поэтапно: так как невозможно сразу автоматизировать все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством компании. Автоматизация договорного документооборота - одна из стадий проекта по внедрению комплексной автоматизированной системы электронного документооборота. Зачастую организация ограничивается автоматизацией договорного документооборота, что говорит о потребностях организации и отсутствия необходимости в автоматизации других сторон внутрикорпоративного документооборота.

Однако в проект по созданию системы договорного документооборота говорит о том, что положено начало долгой и кропотливой работе по внедрению целого комплекса, охватывающего и такие бизнес-процессы, как организационно-распорядительный документооборот, поддержка менеджмента качества, построение технического архива, электронное хранение проектной документации, организация коллективной работы и другие.

Стоимость DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) в настоящий момент составляет около 67 000 000 рублей, обучение и установка 9 000 000 руб. Таким образом, единовременные затраты на внедрение DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) составят:

67 000 000 + 9 000 000 = 76 000 000 р.

Внедрение автоматизации позволит сократить одного работника.

Заработная плата годовая:

3 100 000 * 12 = 37 200 000 руб.

Расходы на ФСЗН:

37 200 000 * 0,35 = 13 020 000 руб.

Окупаемость составит:

76 000 000 / (37 200 000 + 13 020 000) = 1,5 года

Приведенные расчеты свидетельствуют об эффективности внедрения DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM).



Заключение

Внешнеэкономическая деятельность организации - это сфера хозяйственной деятельности, связанная с международной производственной интеграцией и кооперацией, экспортом и импортом товаров и услуг, выходом на внешний рынок. На уровне организации внешнеэкономическая деятельность направлена на заключение и исполнение контрактов с иностранными партнерами.

Организации любой формы собственности имеют право участвовать во внешнеэкономической (включая внешнеторговую) деятельности, заключать экспортные и импортные сделки с иностранными партнерами. В той или иной мере многие тысячи организаций включены во внешнеэкономическую деятельность. При этом, за некоторым исключением, для участников внешнеэкономической деятельности не требуется ни особая регистрация, ни специальные разрешения.

Роль государства в регулировании внешнеэкономической деятельности в формировании концепции и стратегии внешнеэкономических связей, выработке законодательной базы их осуществления, заключении международных договоров и соглашений. Государственная внешнеторговая политика осуществляется путем таможенно-тарифного регулирования, нетарифных ограничений, а также государственного стимулирования экспорта.

Внешнеэкономическая деятельность организации осуществляется путем заключения международных контрактов. Внешнеторговый контракт представляет собой договор о заключении сделки (купли-продажи, проведения работ, оказания услуг и т.д.) между двумя и более контрагентами, находящимися в разных странах. Различаются сделки по экспорту, импорту товаров и сделки по встречной торговле.

Предконтрактная работа включает в себя множество элементов. Одним из которых является поиск контрагентов во внешнеэкономической деятельности.

Следующим этапом предконтрактной работы является организация и техника проведения международных переговоров.

Успешность любых коммерческих мероприятий в большой мере зависит от искусства специалиста, правильного учета ситуации, особенностей деловых партнеров, правильности выбора стратегии и тактики делового общения, степени предварительной подготовленности к решению конкретных вопросов. Любое деловое общение предполагает решение ряда тактических и стратегических задач. Однако даже решение этой конкретной задачи может предполагать решение возможной стратегической задачи - установление в последующем длительных, обоюдовыгодных деловых контактов.

Из всех видов делового общения наибольшей культуры требуют переговоры. Процесс проведения переговоров включает в себя три стадии: подготовка к переговорам, непосредственно ведение переговоров, анализ результатов переговоров.

Четвертым этапом предконтрактной работы является документальное оформление подготовки внешнеторговых контрактов.

После ознакомления с информацией о фирмах интересующей отрасли и определения возможного контрагента, следует переходить к установлению контактов с ним. Одним из способов является рассылка коммерческих предложений и запросов.

Таким образом, по результатам теоретического исследования структуры и содержания предконтрактной работы можно отметить высокую трудоемкость данного процесса, а также наличие значительного количества условий, обязательств, требований и законодательной базы для осуществления внешнеэкономической деятельности организации.

Изучение организации предконтрактной работы в курсовой работе осуществлялось на примере РУП «Гомельский завод Гидропривод».

Основными потребителями продукции РУП «Гомельский завод «Гидропривод» на внешнем рынке являются:

- ООО «Интерагрозапчасть», г. Липецк, РФ - представитель ОАО «Липецкий тракторостроительный завод»

- ООО «аТРиум», г. Тольятти, РФ

- ООО «ОГМ-снаб», г. Москва, РФ

- ФГУП «Уралвагонозавод», г. Нижний Тагил

- ОАО «Копейский машиностроительный завод», г. Копейск

- ООО «БелАгроСервис», г. Ивантеевка

Функциональные отделы и службы, содействующие организации предконтрактной работы на РУП «Гомельский завод «Гидропривод» условно разделены на три группы.

4. Группа отделов и служб РУП «Гомельский завод «Гидропривод», осуществляющих планирование;

5. Группа отделов РУП «Гомельский завод «Гидропривод», занимающихся непосредственно маркетингом;

6. Группа отделов РУП «Гомельский завод «Гидропривод», обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений.

Поиски выгодных способов перевозки, сотрудничество с достойным перевозчиком или экспедитором, выбор маршрута перевозки, вида транспорта, проведение обязательной сертификации продукции, тщательное соблюдение валютного, налогового, таможенного законодательства своей страны и страны контрагента - вот далеко не полный перечень проблем, с которыми сталкивается РУП «Гомельский завод «Гидропривод».

Перед подписанием согласованного текста контракта все его страницы и страницы Приложений к нему сторонами парафируются, как и все вносимые в готовый текст поправки, дополнения, изменения. Согласно действующему в настоящее время порядку подписания внешнеторговых сделок все сделки, заключаемые белорусскими государственными участниками внешнеэкономических связей, должны быть подписаны двумя лицами.

Право подписи сделок на РУП «Гомельский завод «Гидропривод» имеют директор и его заместители. Среди подписывающих контракты могут быть также лица, уполномоченные на это доверенностью за подписью директора РУП «Гомельский завод «Гидропривод», а именно финансовый директор и начальник отдела внешнеэкономических связей.

Исполнение подписанного контракта купли-продажи заключается в выполнении сторонами взятых на себя обязательств: со стороны продавца - о передаче (поставке) покупателю товара, являющегося предметом контракта, со стороны покупателя - о принятии товара и уплате установленной цены.

Основным недостатком предконтрактной и договорной работы является отсутствие автоматизации, поэтому главным направлением совершенствования исследуемого вопроса является внедрение программы по автоматизации документооборота.

Поэтому предлагается внедрение DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) - готовое решение по автоматизации договорного документооборота организации DocsUp-CM, включающее в себя необходимый инструментарий и опыт решения всех задач в области управления договорной работой и связанных с ней процессов.

Перед появлением договора ведется работа, связанная с его заключением - предконтрактная работа. В этот процесс вовлечены несколько групп лиц это и руководители проекта, менеджеры по продажам и специалисты тендерного отдела. В процессе предконтрактной работы появляется документация напрямую связанная с договором: сметы, коммерческие предложения, различная тендерная документация, протоколы встреч и другие документы. В рамках решения «Договорной документооборот» система обеспечивает внесение, хранение и установку взаимосвязи этих документов с договором. При расширении системы обеспечивается возможность вести и параллельное согласование перечисленных документов с подключением к процессу участников предконтрактной работы: специалистов тендерного отдела, руководителей проектов, менеджеров по проектам и других.

Окупаемость составит 1,5 года, что свидетельствуют об эффективности внедрения DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM).



Список использованных источников

1. Агапова, И.И. - Институциональная экономика: учебное пособие. - Москва, 2006. - 254 с.

2. Банковский кодекс Республики Беларусь 25 октября 2000 г. №441-3 Конституция Республики Беларусь 1994 года (с изменениями и дополнениями от 13 июля 2012 г. №416-З)