Фонд № 115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради як джерело вивчення історії організації товариства "Знання"

Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

У списку фондів архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий (за валовою нумерацією) номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.

Архівні фонди «радянського періоду» реєструється в окремому списку фондів із додаванням через дефіс літерного індексу «Р» (Р-1, Р-2); «періоду незалежності» - із додаванням через дефіс літерного індексу «Н» (Н-1, Н-2).

Між двома записами у списку фондів залишається вільний рядок.

Не допускається внесення до списку фондів тих фондів, документи яких ще не надходили до архіву і зберігаються в архівних підрозділах джерел комплектування, а також фондів, прийнятих на депонове зберігання.

У графі «Назва фонду» записується: для фонду офіційного походження - перенесена з титульного аркуша опису назва фондоутворювача на момент першого надходження його документів до архіву; для фонду особового походження - продубльована з рішення ЕПК назва фонду; для об”єднаного архівного фонду - узагальнена назва фонду.

Усі попередні й наступні назви фондоутворювача (юридичної особи), а також усі назви) найменування утворювачів підфондів об”єднаного архівного фонду зазначаються в картці фонду.

У графі «Категорія фонду» записується категорія фонду, зазначена у рішенні ЕПК.

Якщо фонд виділено з архівної колекції чи іншого фонду або передано з іншого архіву, то в графі «Колишній номер фонду» робиться відповідний запис.

Щорічно на 1 січня у списку фондів укладається підсумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли й вибули протягом року ( з розбивкою за видами: фонди офіційного і фонди особового походження), та загальної кількості фондів архіву (з розбивкою за видами), з переліком переданих, вибулих, об”єднаних, вільних номерів.

Список фондів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється в тверду обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

Картка фонду

Картка фонду укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані.

У графі «Дата першого надходження фонду» зазначається дата першого надходження документів фонду до архіву відповідно до запису у книзі обліку надходжень; у графі «Дата надсилання картки фонду до вищого архівного органу» - рік надсилання (наступний за роком створення фонду), у графі «Категорія фонду» - надана фонду категорія, у графі «Місцезнаходження фонду» - назва архіву, в якому постійно зберігається фонд.

У графі «Крайні дати кожної назви фонду» зазначається початкова та кінцева дати існування юридичної особи - фондоутворювача під кожною назвою незалежно від наявності у фонді документів за цей період. Для об”єднаного архівного фонду, створеного за об”єктом діяльності чи підпорядкованості, зазначаються дати існування відповідного об”єкту чи керівного органу під кожною назвою, а для об”єднаного архівного фонду, створеного з документів однотипових юридичних осіб або таких, що послідовно замінювали одна одну, - початкова дата існування фондоутворювача, створеного першим, та кінцева дата існування фондоутворювача, ліквідованого останнім. Якщо фондоутворювач продовжує функціонувати, кінцева дата не проставляється.

Для фондів особового походження зазначаються дати народження і смерті фондоутворювача, для архівних зберігань - рік створення зберігання.

Для найранішого і найпізнішого (за часом створення) документів колекції зазначаються у графі «Крайні дати документів».

У графі «Назва фонду» у хронологічній послідовності подаються усі назви юридичної особи - фондоутворювача з моменту його утворення (реєстрації) із зазначенням безпосереднього підпорядкування ( у тому числі власника, засновника) й місцезнаходження незалежно від наявності документів за цей період. Кожне перейменування фондоутворювача, останнє з яких є назвою фонду, записується з нового рядка. Для об'єднаних архівних фондів спочатку записується узагальнена назва фонду і далі послідовно зазначаються усі назви (найменування утворювачів усіх його підфондів).

Якщо фонд створено з двох або більше самостійних фондів, то в графі «Колишній номер фонду» зазначаються номери всіх фондів, до яких документи цього фонду було фондовано раніше.

Якщо фонд надійшов з іншого архіву, зазначається назва і місцезнаходження цього архіву та номер, під яким фонд було передано.

У картці фонду фіксуються усі реальні надходження описаних і неописаних документів до архіву, а також збільшення кількості облікових одиниць фонду внаслідок проведення в архіві окремих видів робіт (укладення нових або перероблення раніше укладених описів, звіряння облікових документів, перевіряння наявності тощо). Підставою для записів є: акт приймання-передавання документів на постійне зберігання, акт про виявлення необлікованих документів, акт описування документів, перероблення, вдосконалення описів, акти про технічні помилки в облікових документах та уточнення облікових даних.

Описи, до яких внесено велику кількість справ, можуть поділятися на окремі розділи. Облікові номери описам надаються у порядку їх укладання за карткою фонду.

Усі надходження описаних документів обліковуються у розділі «Облік описаних документів» картки фонду. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях.

У графі «Надходження» зазначаються номери опису і розділу опису, за якими документи надійшли, подається анотація документів або назва опису; записуються крайні дати та кількість переданих документів. Якщо склад переданих документів суттєво не відрізняється від складу документів, переданих за цим описом чи його розділом раніше, то замість анотації записується «Без змін».

У графі «Наявність (залишок)» зазначається сумарна кількість справ за розділом опису, усім описом, щодо якого зроблено запис, а також щодо фонду в цілому.

Якщо на картці фонду не залишається місця для наступних записів, укладається картка-продовження, у верхньому лівому куті якої зазначається «Продовження» «картка ___».

На першій картці робиться посилання „див. продовження на картці 2 (3,4 тощо)”.

Картка фонду перескладається лише у випадках її невиправного пошкодження, уточнення назви фонду, приєднання документів до об'єднаного архівного фонду з наданням останньому номера приєднаного фонду. «Стара» картка фонду підкладається до справи фонду. У верхньому правому куті «старої» й «нової» картки фонду робиться помітка - «Картку перескладено» із зазначенням дати перескладання, посади й підпису особи, відповідальної за облік.

Картки фондів зберігаються в порядку номерів фондів у картотеці.

Для об'єднаних архівних фондів особового походження укладається картка підфонду на документи кожного фондоутворювача та загальна картка фонду на фонд в цілому.

Журнали обліку аудівізуальних документів укладаються на кожний вид документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-). Під час обліку кожного надходження зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, порядковий номер опису, кількість облікових одиниць, що надійшли, та їх крайні облікові номери; сумарна кількість облікових одиниць за кожним описом та за видом документів у цілому.

Архівний опис

За архівним описом ведеться поодиничний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облікових одиниць документів. Різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, фотоальбоми, позитиви, негативи певного розміру, електронні документи за певною формальною ознакою тощо). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.

Порядкові номери, надані описам за карткою фонду, є їх обліковими номерами і складовими їх архівних шифрів.

У кінці кожного примірника опису або його розділу працівником, що здійснює приймання, зазначається цифрами і літерами кількість прийнятих справ, проставляються дата й підпис особи, що здала і прийняла документи. Після чого у тридений строк укладається підсумковий запис, у якому зазначається загальна кількість внесених до цього опису чи розділу справ (числами і словами), їх крайні облікові номери, а також усі літерні та пропущені номери.

У підсумковому запису до опису документів особового походження, що містить документи на спеціальних носіях, додатково зазначається кількість таких облікових одиниць. Підсумковий запис підписується відповідальним за облік документів в архіві із зазначенням своєї посади і дати завершення робіт.

Для фондових систем організації документів повний комплект описів складається з 4 примірників, перший з яких є контрольним, другий і третій передається для користування у відповідне архівосховище, четвертий - фондо-утворювачу або власнику, який передав ці документи на постійне зберігання. У разі переукладання перший примірник «старого» опису долучається до новоукладеного опису, а другий та третій примірники в установленому порядку вилучають для знищення.

Описи прийнятих справ (одиниць обліку) зберігаються у папках з клапанами у 3-й шафі, де зберігаються і передмови до описів, а також книга обліку аудіовізуальних документів.

Справа фонду

На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду (зберігається у папці з клапанами у 2-й шафі), куди вносяться:

- акти приймання-передавання справ на постійне зберігання;

- акти перевіряння наявності та стану справ;

- аркуші перевіряння;

- акти про експертизу цінності документів;

- акти про каталогізацію фонду;

- акти про виявлення необлікованих документів;

- акти про технічні помилки та інші акти.

Наглядова справа фонду зберігається у папці з клапанами у 1-й шафі:

- історична довідка та доповнення до неї;

- паспорт архівного підрозділу установи - фондоутворювача;

- інструкція з діловодства;

- положення про ЕК;

- положення про архівний підрозділ;

- копія наказу про створення ЕК;

- номенклатура справ за невпорядковані роки;

- витяги з рішень ЕПК Держархіву області;

- передмови, описи впорядкованих справ, ще не прийнятих до архіву;

- відомості про користування документами фонду;

- листування з фондоутворювачами тощо.

Акти та інші документи, що фіксують зміну назви, категорії фонду, кількості, складу і стану його документів приєднуються до справи фонду тільки з позначкою про внесення відповідних змін до облікових документів.

Справи фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду, приєднуються до справи новоствореного об'єднаного фонду.

Справи фондів розміщуються у порядку номерів фондів.

Відповідальний за облік документів кожного року готує «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01 січня ______ року».

Інформація про кількість і склад документів архіву, довідкового апарату відображається в паспорті архіву.

Послідовність виконання робіт з обліку під час вибуття документів

В облікових документах фіксуються всі вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об'єднання справ під час перероблення описів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання, зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).

Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів:

- про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

- приймання-передавання документів до іншого архіву;

- описування документів, перероблення архівних описів;

- про технічні помилки в облікових документах;

- акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

- про невиявлення документів, шляхи (строки) розшуку яких вичерпано;

- про невиправні пошкодження документів.

Під час фіксування вибуття як неописаних, так і описаних документів у відповідному розділі картки фонду у графі «Вибуття» записується назва, номер і дата акта-підстави та кількість вибулих облікових одиниць. При знятті з обліку описаних справ зазначається їх кількість за кожним описом і кожним його томом (розділом) окремо.

У графі «Наявність (залишок)» у відповідних розділах картки фонду проставляється загальна кількість неописаних або описаних облікових одиниць, що залишилися на зберіганні в цьому фонді. Під час зняття з обліку описаних документів у графі «Наявність (залишок)» проставляється новий (залишковий) обсяг облікових одиниць за відповідним описом, томом (розділом) опису, фондом в цілому.

У разі зняття з обліку описаних документів в архівних описах у графі «Примітки» відповідних описових статей проставляється штамп «Вибуло». До опису чи його розділу складається новий підсумковий запис, у якому зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, номери і загальна кількість вибулих облікових одиниць; загальна кількість і номери облікових одиниць (у т.ч. пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.

Для аудіовізуальних документів внесення записів про вибуття документів до книги обліку здійснюється в аналогічному порядку.

У разі вибуття усіх документів опису його обліковий номер іншим описом не надається і залишається вільним.

Якщо вибуває весь фонд, то в списку фондів у графі «Відмітка про вибуття» зазначається назва, номер і дата акта-підстави та причини вибуття. У разі створення об'єднаного архівного фонду або уточнення фондування додатково зазначається номер фонду, до якого даний фонд перефондовано; у разі передавання фонду до іншого архіву - назва цього архіву.

Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів; номери фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду (за винятком номера, присвоєного самому об'єднаному архівному фонду), а також номери фондів, документи яких повністю вилучено для знищення, не може бути присвоєно іншим архівним фондом.

Якщо весь фонд приєднується до іншого фонду цього архіву, його справа фонду й картка фонду долучаються до справи нового фонду, до якого документи приєднано. Якщо весь фонд передається до іншого архіву на постійне зберігання, разом з ним передаються описи фонду, картка фонду, справа фонду.

РОЗДІЛ 2. ВІДОБРАЖЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ТОВАРИСТВА «ЗНАННЯ» В АРХІВНИХ СПРАВАХ

2.1 Загальна характеристика фонду №115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Помітне місце серед усіх документів архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, його фондів, посідає фонд № 115, «Правління Кременчуцької міської організації товариство «Знання»».

Цей фонд складається з справи фонду, картки фонду, наглядової справи, описів та справ постійного зберігання. Справа фонду (на кожний новостворений фонд заводиться така справа, яка зберігається у папці з клапанами у другій шафі) куди вносяться:

- акти приймання - передавання справ на постійне зберігання;

- акти преревіряння наявності та стану справ;

- довідки про перевіряння (комплексні, контрольні, тематичні);

- аркуші перевіряння;

- акти про експертизу цінності документів;

- акти про катологізацію фонду;

- акти про виявлення необлікових документів;

- акти про технічні помилки та інші акти.

Акти та інші документи, що фіксують зміну назви, категорію фонду, кількості, складу і стану його документів приєднуються до справи фонду, тільки з позначкою про внесення відповідних змін до облікових документів. Справи фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду, приєднуються до справи новоствореного об'єднаного фонду. Справи фондів розміщуються у порядку номерів фондів.

Разом у фонді товариства «Знання» з числа внесених і не внесених до описів у наявності є 276 справи. Документи (справи) зберігаються у картонажах та розміщені на стелажах у сховищі №2 архівного відділу. Стан документів (справ) задовільний(Додаток Ж).

2.2 Класифікація документів архвного фонду № 115

Класифікація -- це розподіл, розміщення чогось за однорідними групами. Вона є однією з найважливіших передумов раціональної організації і ведення обліку документів та архівних фондів, і необхідна як з наукового, так і з практичного погляду для детального дослідження фонду організації товариства «Знання».

Документознавство, як наука про документ, його історію, теорію і практику, від моменту становлення визнало важливість для дисципліни розроблення класифікації документів. Перші відповідної тематики документознавчі праці належать фундатору науки - К.Г. Мітяєву[4]. Від того часу популярність теми не зменшувалася, а, навпаки, зростала, що призвело до зарахування класифікації документів до найголовніших тем загального документознавства [15,45]. Класифікація здобула нові позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей. Практичних пропозицій виявилося багато. Одні із них провадяться у руслі загального документознавства і претендують на всеохопність, інші - спеціального, привілейовуючи увагою певний вид документів і варіативну ознаковість їх градуювання.

Класифікація документів здійснюється за окремими ознаками, що характеризують матеріальний носій документа та знакову систему запису інформації. Розуміючи під «матеріальним носієм документа» єдність матеріальної основи та конструкції, форми, способи запису й вилучення інформації, шляхи її сприйняття й споживання, а під «знаковими засобами фіксації та передачі інформації» - систему знаків як складову мовної, знакової системи загалом. У першому випадку ознаками класифікації слугують матеріал носія (паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий). Касифікюючи справи архівного фонду №115 за цією ознакою - маємо паперовій носій інформації. За формою запису - одномірний (лінійний); матеріальна конструкція фонду є картковою та аркушевою, за способом запису - ручний (рукописний), механічний; каналом сприйняття людиною - візуальний; належність знаків запису до певних знакових систем - писемний (текстовий, літературний) [42, 41-42, 46].

Усі первинні документи різняться як за формою та змістом, так і за порядком накопичення, обробки, зберігання, передавання та використання для управління. Це потребує постійної творчої роботи фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів і дотримуванням головної вимоги:
мінімум документів -- максимум корисної інформації. Щоб забезпечити виконання цієї вимоги, треба добре знати засадні основи побудови та змісту первинних документів, тобто їх класифікацію.

Класифікація первинних документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї - двох спільних ознак у початковий період нині маємо близько десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма ознаками. У 50-х pp. найбільш уживаними ознаками класифікації первинних документів були: призначення документів; спосіб відображення господарських операцій; обсяг змісту документів; характер операцій, що їх відображували ці документи. У 70--80-ті роки реєстр ознак збільшився: з'явились такі ознаки, як порядок складання первинних документів; місце складання (оформлення); кількість позицій; техніка складання й опрацювання первинних документів тощо.

За призначенням первинні документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані. Фонд №115 сдебільшого складається з розпорядчих документів, до яких відносять: накази, розпорядження, завдання щодо здійснення операцій. Накази, розпорядження, завдання -- це особлива група документів, яка не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення.

За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні. Разові документи відображають одну господарську операцію і таких документів чимало в архівному фонді (акти, вимоги, накладні, рахунки-фактури, касові ордери та ін.). Накопичувальні документи використовуються протягом певного періоду (тиждень, декада, місяць) для відображення однорідних за змістом операцій, що часто повторюються. Такі операції послідовно записують у відповідні відомості, журнали, картки, а після закінчення звітного періоду підбивають підсумки за всіма операціями.

За змістом документи поділяються на первинні та зведені. Первинні документи відображають господарські операції в момент їх здійснення. Усі документи, якими зафіксовано факти здійснення господарських операцій, для бухгалтерії є первинними; від них походить і сама назва «первинний облік», тобто початок спостереження, початок накопичення інформації про діяльність товариства,організації. Первинні документи різняться за формою і змістом і ця різниця не залежить від техніки їх оформлення та обробки чи місця складання. Зведені документи складаються на підставі первинних документів одного спрямування за відповідний звітний період. А тому вони характеризують певні зміни на підставі не однієї господарської операції, а цілого комплексу таких операцій. До цих документів належать: звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб (звіти касирів, авансові звіти, звіти комірників, завідувачів складів), розрахунково-платіжні відомості.

Для того, щоб класифікація була максимально простою і відповідала передусім потребам практики, доцільно користуватись тільки трьома ознаками (Рис. 2.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.2. Класифікаційні ознаки розпорядчих документів

Архівний фонд оганізації товариства «Знання» містить такі види документів як: протоколи засідань, постанови, рішення, довідки про роботу, які в свою чергу відносяться до документів офіційного походження.

Основними документами фонду №115 є протоколи засідань, які містять основну інформацію про діяльність товариства, його цілі та завдання,план роботи. Протокол - це одна з наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень ат ін. У протоколах відображаються усі виступи з питання. що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.

Крім того, протокол - це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

У найближчі 2-3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій - усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення.

Заключною частиною протоколу засідання зборів, правління, президії та одним з найважливіших описових документів фонду є постанова. Це правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки.. Текст постанови, як правило, складається з двох частин -- констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання. Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті. Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження і розбіжностях, якщо вони є, підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання. Постанови, разом з рішеннями і директивами, є правовими інструментами. Різниця між ними полягає в тому, що директиви набувають сили тільки через імплементацію в національне законодавство, в той час, як постанови й рішення - інструменти прямої дії.

Також основу фонду складають довідки, Довідка -- документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Наприклад довідка «Про стан науково - технічної та науково - виробничої пропаганди що проводить Кременчуцька міська організація товариство «Знання» в якій сказано ,що для безпосередньої організації лекційної пропаганди на науково - технічні теми було створено спеціальні секції на 20 підприємствах Кременчука,які в свою чергу і займались пропагандою безпосередньо в цехах підприємств.

Значення класифікації документів архівного фонду № 115 визначається не тільки практичною доцільністю студіювання питання з метою оптимальної організації їх використання, але й теоретичним зиском як методу пізнання, виявлення та вивчення зв'язків між документами, віддзеркалення об'єктивної дійсності в інформації. Класифікація відкриває історичні зв'язки, логічні закономірності між різновидами документів однієї і різних сфер людської діяльності. Сприймаючи класифікацію як невід'ємну процедуру дослідження матеріальної, інформаційної складових документів, специфіки їх побутування у зовнішньому середовищі, сучасні дослідники продовжують твердити про її особливу значущість у науково-прикладному та теоретико-фундаментальному сенсі. Усвідомлення значущості історичного досвіду, накопиченого фахівцями наук документально-комунікаційного циклу, спонукає документознавців шукати відповіді на питання у суміжних і споріднених галузях знань.

Отже повноцінне дослідженні документів фонду товариства «Знання» не можливе без їх класифікації. Цінність наукової схеми класифікації полягає в тому, що виявлення основних, не другорядних, ознак схожості, спорідненості зведення на їх основі джерел у певні групи дає змогу застосувати до них однакові або близькі дослідницькі методи і прийоми. Слід лише мати на увазі що одні й ті ж ознаки, при одних дослідницьких завданнях відіграють роль основних, а при інших - другорядних. Усі існуючі в сучасному джерелознавстві моделі групування джерел є умовними, гнучкими і залежать від предмета дослідження, його мети, завдань, характеру і особливостей самої джерельної бази.[44].

2.3 Причини створення товариства «Знання» СРСР

Всесоюзне товариство «Знання» - просвітницька організація Радянського Союзу, яка виникла в 1947 році.

Причинами створення товариства слугували:

- значний збиток, нанесений Великою Вітчизняною війною всій системі радянської освіти;

- викликана війною масова депрофесіоналізація населення;

- курс на швидке створення радянського ядерного щита;

- холодна війна, актуалізовувала зростання конкурентоспроможності радянської індустрії високого переділу.

Об'єктивна необхідність у масовій освіті дорослого населення - «академії мільйонів» - була видана за почин інтелектуальної частини суспільства, яка в свою чергу отримала підтримку партії та уряду.

Голова Ради міністрів СРСР І. В. Сталін підписав 29 квітня 1947 року постанову, в якій говорилося: «Схвалити звернення групи вчених та громадських діячів до всіх діячів радянської науки і культури про створення Всесоюзного товариства для поширення політичних і наукових знань і дозволити опублікувати звернення в центральній пресі. Затвердити рекомендований ініціативною групою вчених організаційний комітет Всесоюзної спілки ...»(Додаток Е).

Ініціаторами виступили добре відомі в країні: письменник Костянтин Симонов, балерина Галина Уланова, фізик Микола Бруєвич, геолог Каниш Сатпаєв, математик Микола Мусхелішвілі, економіст Євген Варга, історики Євген Тарле та Ісаак Мінц та інші, на чолі з президентом Академії наук СРСР Сергієм Вавіловим.

Спочатку майбутню структуру назвали Всесоюзним товариством з розповсюдження політичних і наукових знань. 1 травня 1947 звернення з'явилося в радянській пресі; 12 травня на своєму першому засіданні оргкомітет вирішив створити відділення Товариства в союзних республіках, найбільших крайових і обласних центрах СРСР.

7 липня 1947 у Великому театрі розпочали роботу Установчі збори Всесоюзного товариства. Відкриваючи його, С. І. Вавилов сказав: «Науці навчають, знання передається від однієї людини до іншого - в цьому особливий сенс даного російського слова ... Ми сподіваємося, що в рядах нашого Товариства буде вся передова наукова інтелігенція Радянського Союзу».

930 учасників зборів, включаючи 578 осіб з 15 союзних республік, прийняли Статут, обрали правління та ревізійну комісію товариства. Головою Правління став сам Сергій Вавілов, який закликав: «Наше Товариство повинно бути посередником і провідником справжніх, високих, передових наукових знань від фахівців до народу».

Всесоюзному суспільству для поширення політичних і наукових знань були передані майно, обладнання, фонди і функції Всесоюзного лекційного бюро (при Міністерстві вищої освіти СРСР) і Союзу войовничих безбожників (який також займався розповсюдженням наукових і матеріалістичних знань), Московський політехнічний музей, Політехнічна бібліотека.

Незабаром одне за одним виникли 14 республіканських товариства з поширення політичних і наукових знань, а в 1957 році і 15 товариство - Всесоюзне.

Бути інженером і займатися дослідницькою роботою стало престижно, молодь хлинула до технічних вузів. У кіно народився образ робітника-інтелігента, створений режисером Йосипом Хейфіца і артистом Олексієм Баталовим («Велика сім'я», 1954).

Масовізація знань лекторами Всесоюзного товариства призвела до того, що ледь повстала з військових руїн країна першою запустила штучний супутник Землі. США відреагували на цю подію прийняттям закону «Про утворення в інтересах національної оборони» (1958) й в рази збільшили асигнування в галузь знань. Одночасно Захід зайнявся вивченням радянської вищої школи, яка несподівано виявилася для того часу зразковою.

Всесоюзне товариство нарощувало свою діяльність, і швидко кумир радянських людей перемістився із заводських цехів у наукові лабораторії.

У 1963 році Всесоюзне товариство для поширення політичних і наукових знань було перейменовано у Всесоюзне товариство «Знання». До цього часу доросла радянська людина прослуховувала щорічно в середньому від 4 до 5 лекцій.

У 1964 році IV з'їзд організації прийняв рішення про створення народних університетів, проклавши тим самим магістральний шлях від розрізнених лекцій і брошур до систематичного фахової освіти. Підприємства не тільки підвищували в народних університетах кваліфікацію своїх кадрів, але і залучали академічні кола до вирішення прикладних проблем. А лідери вищої школи отримали можливість відкривати і налагоджувати в цих університетах самі передові факультети (наприклад, кібернетики), які лише через роки з'являлися у вузах.

На початку 1970-х Політбюро ЦК КПРС віднесло Всесоюзне товариство «Знання» до рівня міністерства I категорії. Товариство виховало плеяду відомих ораторів, коментаторів, пропагандистів: Олександра Бовіна, Юрія Бузулукова, Вадима Загладіна, Валентина Зоріна, Івана Лаптєва, Романа Міхньова, Леона Онікова, Гавриїла Попова, Михайла Сергєєва, Гліба Цвєткова, Миколи Шішліна, Миколи Шмельова, багатьох інших.

На чолі правлінь республіканських, крайових, обласних і районних організацій, науково-методичних рад, бюро і секцій товариства стояли авторитетні, відомі в наукових та громадських колах люди - ректори та завідувачі кафедрами, доктора наук і професора. Науково-методичні ради або секції Товариства були, по суті, об'єднаннями лекторів за фахом. Були секції з роз'яснення зовнішньої політики і міжнародних відносин радянської держави, економіки, філософії, юридичні, педагогічні, природно-технічних знань, по медицині та спорту, культурі, літературі і т. д.

Ради регулярно розглядали тематику лекцій, стверджували плани роботи, вирішували кадрові питання, організовували навчання кадрів, консультації та семінари лекторів, обговорювали конкретні лекції, готували оглядові рецензії за тематичними напрямками, рекомендували додаткову літературу, стежили за матеріальним стимулюванням праці лектора.

Приблизно 2/3 лекцій були платними, і підприємства перераховували лектору гонорар. Решта лекції називалися шефськими і читалися безкоштовно. Чим більший був попит з боку слухачів на конкретного лектора, тим більше він міг прочитати лекцій і тим більший відсоток лекцій йому оплачувалася. Матеріальна база товариства включала не тільки Московський політехнічний музей, Центральну політехнічну бібліотеку, але також тисячі Будинків знання, Будинків науково-технічної пропаганди, лекторіїв, бібліотек, а також народні університети, планетарії, друкарні, санаторії, пансіонати, будинки відпочинку. У Центральному лекторії товариства майже щодня проводилися наукові конференції, зустрічі з видатними письменниками, поетами, вченими, діячами культури і мистецтва.

Засноване ще в 1951 видавництво «Знання» випускало щорічно понад 200 млн екземплярів брошур, книг, журналів, наочних посібників, в тому числі таку популярну періодику як «Наука і життя», «Знання - сила», «Міжнародне життя»... тільки в циклі «Нове у житті, науці, техніці» книги виходили в 34 серіях мільйонними тиражами.

Питання, які надходили під час лекцій, «знанівці» передавали в лекторську групу ЦК КПРС. Звідти найбільш гострі питання направлялися для інформації та вжиття заходів до керівних органів партії і держави. На найскладніші з питань готувалися типові відповіді, які у вигляді інформаційного бюлетеня розсилалися в партійні організації СРСР, - з аргументами і фактами, цифрами та оцінками.

Висока потреба в подібній продукції призвела до збільшення тиражів бюлетеня, в результаті чого було вирішено перетворити його на тижневик. Так з'явився друкований орган Всесоюзного товариства «Знання» - «Аргументи і факти». Попит на цю газету швидко зростав, і незабаром тираж перевищив 30 млн екземплярів, що стало всесвітнім рекордом, зареєстрованим книгою Гіннеса. Як правило, лектори «Знання» вважали обов'язком допомагати своїм слухачам в складних ситуаціях і доповідали про поступаючі скарги у партійні та радянські органи управління. Усунення цих скарг та недоліків перебувало під особливим контролем.

До початку 1990-х у товаристві «Знання» щорічно читалося понад 25 млн лекцій для 280 млн людей по всьому Радянському Союзу. Членами товариства були 2 тис. академіків, більше 25 тис. докторів наук і професорів, 383 тис. інженерів, 208 тис. лікарів, 184 тис. фахівців агрокомплексу.

Керівники Голови правління Всесоюзного товариства «Знання»:

- академік С. І. Вавилов (1947-51)

- академік А. І. Опарін (1951-56)

- академік М. Б. Мітін (1956-60)

- академік М. М. Семенов (1960-63)

- академік В. А. Кириллин (1963-66)

- академік І. І. Артоболевський (1966-77)

- академік М. Г. Басов (1978-90)

- академік К. В. Фролов (1990-91)

2.4 Основні напрямки діяльності товариства «Знання» за матеріалами фонду

Фонд № 115 архівного відділу виконавчого комітету кременчуцької міської ради містить в основному нормативно - розпорядчі документи,а то му характеризуючі їх,як джерела про роботу товариства «Знання» слід враховувати їх фактичну цінність та прямолінійність.

Основною документаційною базою фонду є довідки про роботу товариства, проаналізувавши їх, можна визначити часові межі початку роботи організації. Так Кременчуцький міський відділ товариства почав свою діяльність в листопаді 1949 року. Створенню міського відділення передувала велика робота, проведена кременчуцьким міським комітетом КП / б / У і Полтавським обласним відділенням товариства. Першими членами товариства в місті Кременчуці були: Селищев А.І. Секретар ЦК КП / б / У; Вільховий Н. Л. - завідувач відділенням пропаганди і агітації, Дейчман А.М. - лектор-консультант ЦК КП / б / у, Пільгук М.А. лектор ЦК КП / б / у були прийняті в серпні 1948р. /, які і проводили роботу по залученню інтелігенції в члени товариства для поширення політичних і наукових знань. Протягом жовтня та вересня місяця 1949 були проведени збори вчителів, лікарів, інженерно - технічних працівників по роз'ясненню цілей і завдань товариства. У листопаді 1949 року проведено було міські збори членів товариства, до того часу в місті було 71 чоловік дійсних членів. Збори обрали міське правління, яке проводило роботу по залученню інтелегенції в члени суспільства, з організації читання лекцій на підприємствах, установах і навчальних закладах міста. За 1949 рік і перше півріччя 1950 року було прочитано 397 лекцій.

Вся робота Кременчуцького міського відділення проходила під безпосереднім керівництвом його правління.

У своїй роботі правління керувалося вказівками ЦК Кременчуцької партії з ідеологічних питань та вказівками Всесоюзного, Республіканського і Полтавського відділення товариства для поширення політичних і наукових знань.

Міське правління товариства регулярно проводило засідання, на яких приймали нових членів у товариство та обговорювали питання: про роботу літературної секції, про сплату членських внесків, про роботу медичної секції, про поліпшення роботи секцій, про створення лекторій для молоді, інтелегенції і ін.

У 1951 - 1952 правління товариства проводило велику роботу з укладання договорів з підприємствами, профспілковими організаціями і артілями на читання платних лекцій. Всього було укладено 74 договори.

2.4.1 Довідки, документи про роботу груп товариства «Знання» в установах, та на підприємствах Кременчука

В Кременчуці, починаючи з 1950, з кожним роком все більше розгорталося промислове виробництво, значно зростала кількість робочого класу та інтелігенції на промислових підприємствах і отже зростала потреба комуністичного виховання мас за допомогою посилення лекційної пропаганди серед трудящих мас.

До виконання цих почесних завдань визнані групи членів общетсва "Знання", котрі були створені при Автозаводі, Крюківському вагонному заводі, заводі Дормаш, 13-й кокзавод, завод залізобетонних шпал, при фабриках: взуттєвої, тютюново - махорочній, трикотажного - всього 9 груп, в яких налічувалося 223 особи.

2.4.2 Лекційна робота

Проаналізувавши документи фонду товариства «Знання» можно визначити, що основним напрямком роботи організації була лекційна робота.

Самою розповсюдженою формою пропоганди політичних та научних знань серед працівників установ та підприємств міста була-лекція.

Правління міського відділу товариства велику увагу приділяло читанню лекцій, намагаючись, що б прочитані лекції були високого ідейно - політичного рівню.

Тематика прочитаних лекцій була дуже різноманітною, лекції читались на історико - партійні теми, філософські, міжнародних відносин, літературні, а особливу увагу було приділено пропаганді матеріалів з'їздів комуністичної партії СРСР та роботі її лідерів(Додаток Д).

Абсолютна більшість лекцій була прочитана на високому ідейно - політичному рівні й тісно пов'язувалась з практикою комуністичного будівництва суспільства, що в сваю чергу в значній мірі сприяло вихованню громадян в дусі відданості партії.

Лекції читалися не тільки на підприємствах і в установах, а й серед населення за місцем проживання, і що позитивно було це те що били організовані та батьківські лекторії при всіх середніх школах, де лекції читалися регулярно - один раз на місяць, кращими були батьківські лекторії при школах: 14, 3, 6.

Активну участь у лекційній пропаганді приймали не тільки дійсні члени товариства а й технічні працівники КВБЗ. На заводі була група дійсних членів товариства в кількості 14 чоловік, всі вони систематично готували і читали лекції для робітників заводу та інших підприємств(Додаток Г).

Контроль за якістю лекцій проводився систематичний. Лектора не читали лекцій до тих пір, поки лекція не буде затверджена на секції або прорецензовано керівником секції або лектором фахівцем з тієї чи іншої теми. Усі члени товариства, які читають лекції мають тексти, без текстів лекції не читалися.

Аналіз відгуків свідчив про те, що лекції, в основному, задовольняють слухачів.

Багато лекторів при читанні лекцій використовували наочні посібники.

2.4.3 Народний університет - школа лекторської майстерності

Почесне місце у загальнонародному поході за знаннями належить народним університетам. За останні роки вони одержали широке розповсюдження. Нагромаджено цікавий досвід їх роботи. Народні університети вносять цінний вклад в справу виховання трудящих.

При Кременчуцькій міській організації товариства «Знання» з 1965 року почав діяти Народний університет Міжнародних відносин з дворічним строком навчання. За цей час в університеті зроблено три випуски, закінчили університет 55 слухачів.

З самого початку роботи народного університету виникли питання: як забезпечити постійний склад слухачів та висококваліфікованих викладачів, які обрати форми навчання, які вимоги ставити перед слухачами.

Основним напрямком роботи університету стала підготовка і підвищення кваліфікації лекторів міжнародників.

Було створено Раду ародного університету, за рекомендацією якої партійні і комсомольські організації міста виділяють для навчання комуністів і безпартійних активістів з вищою і середньою освітою. Таким чином заздалегідь комплектується постійний склад слухачів. До початку учбового року для кожного курсу розробляються навчальні плани, підбираються лектори - викладачі, встановлюється постійний день занять (один раз на місяць). На першому занятті слухачі одержують абонементи з зазначенням тематики, днів та годин заннять.

Для ведення обліку знань слухачів введені такі форми: відвідування занять, активність і кількість виступів на семінарських заняттях, виступи з лекціями та інформацією перед трудящими на проязі заннять в університеті, написання письмового реферату.

При виконанні слухачами цих умов та засвоєнні програм випускникам видаються посвідчення лектора - міжнародника з правом читання лекцій по міжнародній тиматиці.

Різноманітність форм і методів заннять в університеті відкривала великі можливості творчого використання досвіду лекційної пропаганди, постійного збагачення знаннями історичних подій, питаннями внутрішньої і зовнішньої політики комуністичної партії. В процесі навчання читались лекції, проводились семінарські та практичні заняття, конференції, йшов постійний обмін інформацією між слухачами.

Досвідчені лектори - викладачі університету вдало використовували фактичний матеріал, підводили слухачів до розуміння причинно - наслідкових зв'язків, подій, допомагали узагальнити пройденний матеріал.

Однією з важливих форм навчання в університеті були семінарські заняття. На семінарах прищеплювалися навички роботи над творами класиків марксизму - ленінізму та інших. Значне міце займало вивчення методів прийому і обробки, вибору та систематизації інформаційного матеріалу, використання довідників, технічних засобів лекційної пропаганди.

Кожен слухач працював над підготовкою реферату на обрану тему. Всі реферати обговорювалися на семінарських заняттях. Найбільш вдалі роботи рекомендувалися як матеріали на допомогу лекторам і політінформаторам. Готувалиьс реферати на такі теми як: «Роль Ради Економічної Взаємодопомоги в розвитку економіки соціалістичних країн», «Про події в Китаї», «Соціалістичний інтернаціоналізм і націоналістична ідеологія», « Єдність інтернаціональних і національних завдань соціалістичних держав», «Політичний курс керівникків КПК» та інші. Після обговорення рефераті слухачі часто дивились діафільми із серії «Новини зарубіжного життя».

В виступах слухачів вбачалась політична обізнаність, не рідко вони обговорювали принципіальну політику КПРС і Радянської держави, спрямовану на зміцнення єдності світової системи соціалізму,всього комуністичного руху. Також слухачі університету систематично виступали з лекціями і політінформацією у своїх робочих колективах.

В 1969 - 70 навчальному році в університеті особлива увага приділялась вивченю спадщини В.І. Леніна, на той час враховуючи систему суспільного управління, це було цілком природньо. На прередодні 100 - річчя з дня народження В.І. Леніна лектори - слухачі університету присвячували більшість своїх виступів цій тематиці.

Закінчивши курс навчання випускники продовжували нести в маси знання комуністичної міжнародної політики, ідеали світової революційної боротьби, виступаючи перед громадянами свого міста.

Авторитет Університету Міжнародних відносин був дуже високим, з року - в рік удосконалювався навчальний процес, збільшувалася кількість слухачів університету. І все це було обумовлено завданням комуністичного виховання народних мас в період посиленої ідеологічної боротьби.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

3.1 Загальна проблематика роботи архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Архів розташований у пристосованому примішені на першому поверсі 4-х поверхового житлового будинку по вул Жовтневій 27, який введено в експлуатацію у 1962 році, загальною площею 175 м2 .У чотирьох архівосховищах загальною площею 102 м2 (14.4 м2, 12.4 м2, 12.0 м2 , 64,6 м2)

Однією з головних проблем, що потребус вирішення є необхідність роширення площі архівосховищ, які вже завантажені на 94,5%, або побудова нового приміщення міського архіву за типовим проектом.

В архівному відділі виконавчого комітету міської ради умови збереження документів НАФ наближені до нормативних: працює охорона і пожежна сигналізація, на вікнах встановлені грати, у 2007 році реконструйована електромережа, встановлено огорожу, відремонтована дорога, придбано нові ксерокси і кондиціонер.

У планах - ремонт підвального приміщенім, яке часто затоплюється каналізаційними стоками, ремонт цоколю будинку, заміна розподільчого електричного щита, встановлення нового контуру заземлення електрообладиання, придбання ще комп'ютерної техніки, меблів. Але всі ці заходи дадуть можливість лише 3-5 років попрацювати з існуючими фондами, без суттєвого поповнення і розвитку архіву.

У даний час архів має статус установи проміжного зберігання документів Національного архівного фонду, що означає що документи, які є власністю держави повинні періодично передаватися до Держархіву Полтавської області. Але обласний архів теж уже повністю заповнений і документи в останні десятиліття не приймає.

Мають бути повернені з Державного архіву області документи, що були передані раніше, за 1943 - 1952 роки. Потрібно визначитись із документами XIX - початку XX століття (20 тис. одинийь зберігання), які були евакуйовані з Кременчука в роки Великої Вітчизняної війни і зараз зберігаються у Державному архіві Полтавської області.

Співробітники архіву згодні з рекомендаціями Всеукраїнської наради, шо архівні джерела місцевої історії повинні зберігатися в місцях їх утворення і використання.

Але ж і архів з постійним складом документів повинен бути відповідним, у якому були б враховані всі нормативні технічні вимоги згідно з Галузевим стандартом України «Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду» (чинний з 01.01. 1999) В архіві повинні бути такі приміщення основного та допоміжного призначення:

-сховища (є наявності, але уже заповнені на 94,5%);

- робочі приміщення працівників архіву (є в наявності);

- приміщення для приймання та акліматизації документів (відсутні);

- приміщення для ізоляції, знепилювання, дезінфекції та дезінфекції уражених документів (відсутні);

- приміщення для переплетення та реставрації документів (відсутні);

- приміщення для приготування клеїв і розчинів (відсутні);

- приміщення для зберігання облікових документів та науково - довідкового апарату( відсутні);

- комплекс читального залу ( є лише на 8 робочих місць);

- довідково - інформаційний фонд зі сховищем, каталогами, місцями для читачів(відсутні);

- методичний кабінет (є в наявності);

- виставковий кабінет (відсутній);

- допоміжні приміщення / гардероб, приміщення для приймання їжі тощо( в наявності лише умивальник і туалет).

Постає питання про пошук нового приміщення для міського архіву або побудови окремої будівлі за типовим проектом. Архівісти підтримують ідею окремої будівлі за спеціальним проектом

Архівний відділ буде вирішувати цю проблему на рівні держаного архіву Полтавської області, Державного комітету архівів України, ставлячи перед органами вищого рівня питання про джерела фінансування, адже відповідно до пункту 4 частини 2 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» «зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве призначення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території» є делегованими повноважетями.

На виконання Закону України «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007 - 2015 роки» нагальним стає проблема збереження документів на електронних носіях. Розробка концепції зберігання електронних документів та створення страхового фонду в архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, на нашу думку є найбільш перспективними напрямками його розвитку.

фондування архів документ знання

3.2 Впровадження інформатизації та ком'ютеризації в роботу архівної справи

Одним із найважливіших стратегічних напрямків діяльності архівних установ України у сфері забезпечення доступу до архівних ресурсів держави є системна інформатизація галузі.

Розвиток інформаційного суспільства докорінно змінює умови розвитку архівної справи, вимагає трансформації окремих напрямів науково-практичній діяльності архівних установ, розвитку відповідних положень архівознавства, узгодження теоретичних та практичних складових науково-інформаційної діяльності архівів, формування власної документально-інформаційної інфраструктури та інформаційну підтримку державотворчих процесів, соціальної сфери суспільства, української науки та культури.