Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Таблица 2.1

Система	Элементы системы	Главная цель системы
Фирма	Люди, оборудование, материалы, здания и др.	Производство товаров
Компьютер	Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.	Обработка данных
Телекоммуникационная система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.	Передача информации
Информационно-аналитическая система	Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение	Производство профессиональной информации

Очень важной задачей является создание системы информационно аналитического обеспечения. От масштаба организации, средств передачи данных, объема и структуры базы данных будет зависеть структура системы информационно-аналитического обеспечения.

Информационно-аналитические системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Современный подход к управлению предприятием основывается на интеграции управленческих и информационных технологий. Классики менеджмента Хаммер, Давенпорт, Джонсон, Моррис, Брандон и другие сходятся во мнении о том, что автоматизированное управление в организации и процесс внедрения информационной системы тесно связаны с перестройкой самой системы управления - оптимизацией организационной структуры, процессов и функций, описывающих взаимодействие звеньев этой структуры, а также с изменением мотивации персонала.

Рис.2.2 Структура информационной системы

Туризм и информация неразделимы: решение о поездке принимается на основе информации; сам тур в момент покупки - тоже только информация.

Работу туристской фирмы на рынке можно рассматривать в нескольких аспектах, в том числе:

1) как работу государственных структур, объединений, ассоциаций на туристских рынках одной или нескольких стран по продвижению своего национального турпродукта и привлечению туристов в свою страну или свой регион;

2) как работу туроператора по изучению спроса на туристские услуги с целью создания конкурентоспособного готового пакета туруслуг и обеспечения его сбыта;

3) как работу продавца готового пакета туристских услуг по обеспечению успешной реализации туров Маркетинг в России и за рубежом №2 // 2004.

Зависимость исполнителей от информации была осознана уже давно. Хотя это и не проявлялось настолько явно, необходимость в информации для бизнеса всегда была ощутима. И деятели бизнеса сейчас признают несовершенство источников информации. Для успешной деятельности любой фирмы, в том числе и туристской, необходим постоянный поток правдивой и своевременной информации. На основе этой информации принимаются все управленческие решения.

Информационная система может внести свой вклад следующими способами:

1. улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства.

2. увеличивает эффективность и производительность.

3. предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.

4. улучшает коммуникации.

5. улучшает использование знаний.

Внедрение информационных систем может способствовать:

· получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

· освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

· обеспечению достоверности информации;

· замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

· совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

· уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

· предоставлению потребителям уникальных услуг;

· отысканию новых рыночных ниш;

· привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

При создании и использовании информационной системы для любой организации необходимо выполнить следующие условия:

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, пониматься ими и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Информационно-аналитическое обеспечение в фирме складывается из четырех подсистем Квартальнов В.А. Стратегический менеджмент в туризме: Современный опыт управления. М.: Финансы и статистика, 1999. - с. 22. :

· внутренней отчетности

· сбора внешней текущей информации об окружающей фирму среде

· данных маркетинговых исследований

· данных анализа информации

Система сбора внешней текущей информации обеспечивает руководителей информацией о самых последних событиях. Это набор источников и методических приемов, посредством которых руководители получают повседневную информацию о событиях, происходящих в коммерческой среде. Руководители собирают внешнюю текущую информацию, читая книги, газеты и специализированные издания, беседуя с клиентами, поставщиками услуг, турагентами и лицами, не относящимися к штатным работникам фирмы. Хорошо организованные фирмы принимают дополнительные меры для повышения качества и увеличения количества внешней текущей информации. Они поощряют своих турагентов, поставщиков услуг и других деловых партнеров, которые фиксируют происходящие события и сообщают о них. Фирма также может покупать сведения у сторонних поставщиков внешней текущей информации: различные рейтинги, статистические данные, информацию о тенденциях изменения туристского спроса.

Если же для решения конкретной проблемы не имеется данных, тогда проводятся маркетинговые исследования. В крупных туристских компаниях исследования осуществляются работниками маркетингового отдела. Малая фирма может обратиться с просьбой спланировать и провести такое исследование к специалистам.

Система анализа информации - набор совершенных методов анализа данных маркетинговых исследований и другой информации. Основу любой системы анализа информации составляют статистический банк и банк моделей.

Статистический банк - это совокупность современных методик статистической обработки информации, позволяющих наиболее полно раскрыть их взаимозависимость в рамках подборки данных и установить степень их статистической надежности.

Эти методики позволяют руководителю получить ответы на следующие вопросы:

· Каковы основные переменные, оказывающие влияние на сбыт, и какова значимость каждой из них?

· Что произойдет со сбытом, если поднять цену на 10%, а расходы на рекламу - на 20 %?

· По каким переменным лучше сегментировать свой рынок и сколько его сегментов существует?

· Какие характеристики товара являются наиболее вероятными показателями того, что потребители будут покупать именно этот турпродукт, а не товар конкурента?

Банк моделей - это набор математических моделей, способствующих принятию более оптимальных решений. У любой фирмы существует также внутренняя отчетность, отражающая показатели объема продаж, суммы издержек, движение денежной наличности, данные о дебиторской и кредиторской задолженности, протоколы оплаты.

Так как компьютеризация способствует усовершенствованию доступности и качества информации, сегодня более всего обсуждаемой в журналах по менеджменту является система управленческой информации, формируемая на компьютерной основе. Компьютеры имеют будущее в системе управленческой информации, но для этого должны быть использованы меры жесточайшего контроля Квартальнов В.А. Стратегический менеджмент в туризме: Современный опыт управления. М.: Финансы и статистика, 1999. - с. 22. .

Применение компьютеров позволяет туристским фирмам создавать системы внутренней отчетности, способные предоставлять информационное обеспечение для принятия решения. В компьютере держатся данные о клиентах, суммы, полученные с каждого клиента, суммы расходов, вся необходимая информация по туру.

Трудно представить себе организацию, в которой сотрудники не работали бы с документами. Какая бы ни была фирма - большая или маленькая, ей не обойтись без отчетов, протоколов и другой документации. Подготовка подобных документов из года в год требует большого количества служащих и отнимает много времени. В компьютере же эти документы находятся всегда и легко доступны для использования.

В обсуждении системе управленческой информации сегодня повсеместно встречаются две основные ошибки:

· люди забывают, что каждый исполнитель в каждой корпорации имеет системе которая может быть хорошо разработана и не зависеть от компьютера;

· система информации может быть источником поступления неправильной информации. Обсудим эти ошибки детально.

Очевидно, что система управленческой информации существовала и до появления компьютеров. Каждый менеджер имеет собственные источники информации и проверяет их перед тем, как принять то или иное решение. Менеджеры не должны рассматривать компьютер как нечто, производящее переворот в их деятельности, как нечто революционное. Но применение компьютеров бросает им вызов изменить свои подходы и научиться использовать новые ценные источники своевременной информации.

Сегодня многие менеджеры все еще ожидают поступления информации за обедом, от подчиненных, в разговоре с коллегами. Некоторые же менеджеры привыкли доверять бухгалтерским отчетам в качестве источников информации, но не многие из них пока еще полностью осведомлены о вспомогательных способностях компьютеров в этом отношении. Им нужно изменить подход и принять компьютеры в качестве своих коллег Квартальнов В.А. Стратегический менеджмент в туризме: Современный опыт управления. М.: Финансы и статистика, 1999. - с. 223. .

Менеджер должен подготовиться расширить свои способности к поиску информации.

Рассматривая вторую ошибку, можно отметить, что принятие решений на основе неправильной информации часто встречалось на практике, когда менеджеры обращались к таким системам. Во-первых, бухгалтерская система не дает даже приблизительных предельных издержек, необходимых для принятия многих решений. Во-вторых, переводные цены часто приводятся либо для налоговых целей, либо на основе издержек, а они являются плохими ориентирами в принятии решений "произвести или купить". В-третьих, бухгалтерские данные, собранные внутри организации или функциональных подразделений, часто бывают не согласованы с другими бухгалтерскими данными бизнеса в целом или с решениями о товарном ассортименте. Конечно, перевод такой сбивающей информации в системе на компьютерной основе не принесет пользы.

Менеджеры все-таки обладают информационными источниками, используя людские ресурсы или бухгалтерскую систему, к которой они привыкли обращаться. Но некоторые из этих источников обеспечивают поступление сбивчивой информации и вводят менеджеров в заблуждение.

Менеджеры должны обращаться к компьютерным информационным системам как к дополнительным источникам информации. Для этого они должны изучить и освоить эти компьютерные системы там же.

Управление в любой фирме сводится к "направлению предприятия к конечному результату". Управленческая информация, следовательно, состоит из сведений или данных, которые дают возможность тем, кто управляет предприятием, достичь ожидаемого ими конечного результата. Но управление предприятием - это комплексный процесс, происходящий, как правило, на трех уровнях, и одна и та же система управленческой информации не может обслуживать все три уровня.

Не могут также все уровни корпоративного менеджмента в равной степени извлечь выгоду из управленческих систем на основе компьютера.

1. стратегический, менеджмент корпорации, производящий оценку возможностей предприятия в получении долгосрочной прибыли. На основе этой оценки менеджмент определяет корпоративную политику, цели и решает вопросы о размещении необходимых для достижения этих целей ресурсов. Существует много возможностей, которые компания еще не открыла для себя и по которым не будет внутрифирменной информации.

2. корпоративного менеджмента стоят те менеджеры среднего звена, которые делят стратегический план на логистические подразделы, назначают фонды для их выполнения и распределяют ответственность для каждого или для группы исполнителей. Важной функцией менеджеров этого уровня является также оценка результатов деятельности. Их основная цель - производить управленческий контроль.

3. менеджмента занят управлением производством, что включает: определение специфических нужд в людских ресурсах и материалах, необходимых для выполнения каждого раздела корпоративного плана; распределение этих ресурсов таким образом, чтобы план был выполнен более эффективно; сравнение фактических результатов с плановыми; проведение необходимых корректирующих действий. Эти процессы выполняются изо дня в день, и многие ежедневно возникающие проблемы сводятся к логистическим проблемам, связанным с потоками информации Квартальнов В.А. Стратегический менеджмент в туризме: Современный опыт управления. М.: Финансы и статистика, 1999. - С. 224.

Наилучшим применением компьютеров в обслуживании систем управленческой информации является их использование в качестве помощи производственному менеджменту. Полезность компьютеров в системе управленческой информации, разработанных для стратегического менеджмента, находится под вопросом. И еще более сомнительным является полезность использования их в процессе управленческого контроля.

Туроператор по Турции "Наса Тревел" в своей работе использует компьютерные программы в целях облегчения работы менеджерам по продаже. В программы уже введены такие документы, как лист бронирования, договор с клиентом, цены по отелям, поэтому работа с клиентом осуществляется быстро и эффективно. Переписку со своими заграничными деловыми партнерами и турагентами фирма осуществляет посредством E-mail, что дает значительную экономию денежных средств, нежели переписка по факсу. Стратегический уровень управления представлен генеральным директором фирмы, который разрабатывает ее стратегию; намечает основные цели; определяет ее политику; оценивает возможности и риск, подстерегающий фирму в будущем; изучает и анализирует внешнюю текущую информацию Плотникова Н.И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса. Информационные технологии в турфирме: Учебное пособие.Ч. 2. - М., 2001. - С. 47.

Таким образом, компьютерные программы в основном используются операционным менеджментом: менеджерами по продажам, бухгалтерами, туроператорами.

Некоторые сторонники системы на компьютерной основе рассматривают системы как универсальное средство от всех управленческих неудач. Они считают, что целью "концепции совокупных систем" является полное контролирование предпринимательской деятельности с помощью компьютера и с ограничением прямого персонального контроля.

Информационными системами для менеджеров, осуществляющих управленческий контроль, могут являться системы, касающиеся бюджета, контроля издержек, измерения эффективности деятельности, анализа несоответствия, изменения и т. д там же.

До недавнего времени, осуществляя автоматизацию предприятия, руководство ограничивалось закупкой разрозненных программных комплексов для узкой области деятельности: начисления заработной платы, автоматизации работы отдела кадров и т.п. Плотникова Н.И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса. Информационные технологии в турфирме: Учебное пособие.Ч. 2. - М., 2001. - С. 47

Со временем ситуация начала меняться. Для оперативного решения вопросов, связанных с управлением и анализом финансово-хозяйственной деятельности на предприятиях, возникла потребность в комплексных информационных системах, обеспечивающих прозрачный доступ к управляемым различными модулями данным и имеющих средства для их анализа и перспективного планирования Там же .

Появилось огромное количество разнообразных программ, которые можно условно разделить на несколько классов: комплексные, или автоматизированные системы управления (АСУ), системы управления документами (СУД), системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП), или workflow-системы, системы управления знаниями масштаба предприятия и много др. Все они решают множество задач, требуют разных условий освоения и эксплуатации, имеют разную продажную стоимость и пр.

Таким образом, на каждом уровне управления нужны оперативная и достоверная информация, умение работать с ней, а в современных условиях это невозможно без использования персонального компьютера, имеющего доступ в локальную (корпоративную, глобальную) информационную сеть, без современного программного обеспечения, установленного на этом компьютере.

Затраты на информатизацию складываются в основном из стоимости оборудования (или средств вычислительной техники) и стоимости программного обеспечения. При этом сам компьютер стоит сегодня примерно $800 и без установленного на нем программного обеспечения никакой ценности не представляет. Стоимость программного обеспечения сопоставима с ценой самого компьютера, и это только в том случае, если программное обеспечение относится к разряду общеупотребимого, или стандартного (в то время как подавляющая часть программ носит узкоспециальный характер и стоит совсем других денег) Плотникова Н.И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса. Информационные технологии в турфирме: Учебное пособие.Ч. 2. - М., 2001. - С. 66-67.

Например, очень важна реклама нового турпродукта и оценка ее эффективности при разных способах проведения (печатная, электронная).

Для анализа эффективности рекламы можно использовать широко распространенную программу, или, как говорят, стандартную, лишь немного приспособив ее для решения этой конкретной задачи, а можно обратиться к специалисту (программисту) и заказать специальную программу, которая будет решать только эту конкретную задачу.

Разница этих двух вариантов состоит:

· во времени - стандартное ПО на компьютере есть всегда, специальное ПО надо заказывать;

· в деньгах - стандартное ПО надо купить один раз и можно использовать его для решения самых разных задач, были бы знания и навыки.

Информационные технологии - термин, применяемый для обозначения самых современных способов и механизмов для сбора, обработки, анализа, хранения, распространения и применения информации. Об информационных технологиях говорят как о технологиях века, которые способны оказать серьезное влияние на производственную деятельность, сферу обслуживания, занятость населения и, в конечном итоге, на жизнь человечества в целом, благодаря достижениям в области микроэлектроники. Именно микроэлектроника создала основы для разработок в сфере автоматизированного проектирования, производства, гибких производственных систем, автоматизированных систем управления (АСУ), видеотекста, телеконференций и т.д. Сегодня многие достижения новых информационных технологий успешно используются на рынке туристских услуг, а два этих понятия настолько тесно взаимосвязаны между собой, что появился даже новый вид туризма - "альтернативный туризм" или "электронный туризм". Как известно, туризм представляет собой торговлю информационно-насыщенными услугами. Поэтому туризм представляет собой отрасль идеально подходящую для применения информационных технологий. Информация в туризме является тем связующим звеном, которая увязывает в единое целое различных поставщиков в рамках единой туристской отрасли.

В современных условиях система информационных технологий в индустрии туризма включает следующие элементы:

1. Глобальные распределительные системы (GRS);

2. Локальные системы бронирования туров, гостиничных мест и т.д.;

3. Системы офисной поддержки;

4. Системы менеджмента дестинациями;

5. Электронные сети (Интернет);

6. Мультимедийные технологии;

7. Пакеты управления гостиницами, туристскими фирмами, ресторанами и т.д.

Проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности на сегодняшний день оказывается едва ли не единственным фактором повышения эффективности технологических процессов разработки, продвижения и реализации туристского продукта.

Важность и актуальность этого процесса еще не до конца осознана многими организациями, предприятиями и учреждениями индустрии туризма. Фирмы, сумевшие вовремя осознать роль информационных ресурсов и компьютерных технологий в организации и ведении турбизнеса, уже оценили предоставляемые им возможности. Они не только оптимизировали производство и реализацию своих продуктов в повседневной работе, но и приобрели существенные конкурентные преимущества на ближайшую и более отдаленную перспективу, все более и более обгоняя своих конкурентов, которые все еще решают свои проблемы по старому http: //www.evrodol.ru/vladimir/vladimir_8. htm.

Аналитичность информации означает то, что вся система туристской информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю туристской фирмы для всестороннего изучения явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства.

Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться: пересматриваться формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника).

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем. Информационно-аналитическую систему можно представить в виде функциональных областей и уровней тесно взаимодействующих между собой. Это позволит системе быть более устойчивой и мобильной.

Уровни:

· стратегический,

· управленческий,

· система знания,

· эксплуатационный http: //wsclan. narod.ru/itsys. htm.

Рис.2.3 Типы информационной системы http: //wsclan. narod.ru/itsys. htm

Функциональные области:

продажи и маркетинга;

производства;

финансов;

бухгалтерского учета;

человеческих ресурсов.

Системы эксплуатационного уровня будут поддерживать управляющие операции, следить за элементарными действиями организации типа продажи, платежей.

Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание и помогать туристской организации управлять потоком документов http: //big-gorod. info/kox1.html - Проектирование информационных систем. .

Системы уровня управления обслуживают контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом.

Системы стратегического уровня будут выступать как инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в туристской фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем М: «Финансы и статистика», 2000, - с. 15-17 .

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:

· требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;

· требуемую пропускную способность системы;

· требуемое время реакции системы на запрос;

· безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами - готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей;

· простоту эксплуатации и поддержки системы;

· необходимую безопасность Проектирование информационных систем //http: //www.interface.ru/home. asp? artId=2805.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

Проектирование информационных систем охватывает три основные области:

· проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных;

· проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным;

· учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры (файл-сервер или клиент-сервер), параллельной обработки, распределенной обработки данных и т.п.

В реальных условиях проектирование - это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений.

Каждый из главных типов информационных систем, описанных раннее, ценен для помощи туристской фирме в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами там же .

Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях туристской фирмы и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководство, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности фирмы и на основании каких информационных ресурсов будет осуществляться все это.

Выводы по I главе

Современное общество все больше приобретает черты информационного, необходимым условием жизни в котором является развитие информационно-аналитической деятельности.

Информационно-аналитическое обеспечение позволяет прогнозировать, диагностировать и корректировать деятельность организации (фирмы), находить оптимальные пути решения поставленных задач.

По результатам аналитической работы выявляются неиспользованные резервы в деятельности туристской фирмы, оцениваются итоги информационно-аналитической деятельности. Законы и методы мыслительной деятельности, а так же другие технические средства, с помощью которых происходит обработка данных, являются средствами аналитической работы.

Информация стала активнейшим элементом рыночной инфраструктуры, фактором производства и товаром. Наличие или отсутствие рыночной информации определяет успех или неуспех компании в производстве и сбыте продукции.

Основным видом производимых продуктов становится информационный продукт. Необходимым условием жизни в таком обществе является владение навыками информационно-аналитической деятельности.

Глава 2. Организация информационно-аналитической деятельности туристской фирмы как условие ее успешного развития

2.1 Анализ информационно-аналитической деятельности туристской фирмы "САМ" г. Донецк

"САМ", ООО Туристская фирма

Адрес: Донецк ул. Университетская 36, 1-й этаж

Тел.: (062) 3811616

Email: sam@com. dn.ua

URL: http://www.sam.com.ua/

Лицензия ГОСТУРИЗМКУРОРТОВ Украины серия АВ №081785 от 13 июня 2006 г., размер финансового обеспечения составляет 20000 (двадцать тысяч) ЕВРО.

Платежная гарантия №11/2/08-617 от 31 марта 2004 года.

Туристская фирма "САМ" - крупнейший туроператор Украины - была основана в 1991 году группой профессионалов туристского бизнеса, проработавших в нем не менее 10 лет. На настоящий момент туристская фирма "САМ" - это развитая сеть представительств, работающих в г. Донецк и основных деловых центрах Украины, отправляющая своих клиентов отдыхать в более чем сорок стран мира круглый год.

Направления деятельности http: //www.sam.com.ua/-официакльный сайт компании «САМ»:

· Выездной туризм (групповые и индивидуальные туры на курорты Средиземноморья, в столицы Европы, на горнолыжные курорты, и по экзотическим направлениям).

· Образование за рубежом (общие курсы языков, экзаменационные курсы, специальные курсы, каникулярные курсы для детей, среднее образование, высшее образование).

· Детский туризм. Отдых в Крыму и за рубежом для детей.

· Спецтуры: Спортивные, pелигиозные, лечебные, бизнес, cобытийные.

· Въездной туризм (отдых и экскурсионные программы по Украине, организация конференций, изучение русского, украинского языков).

· Продажа и бронирование авиабилетов (Туристская фирма "САМ" - член Международной ассоциации авиаперевозчиков IATA).

· Продажа билетов на чартерные рейсы.

Организационная структура туристской фирмы "САМ"

Закрепление функций управления структурных подразделений туристской фирмы "САМ" Внутрикорпоративная информация.

Структурное подразделение	Функции управления
Директор	- организация и осуществление юридической, управленческой деятельности; координация работы сотрудников работа с партнерами; представление интересов агентства в суде.
Заместитель директора	- координация работы сотрудников; работа с контрагентами (поставщиками услуг); работа с большими группами туристов.
Маркетинговый Отдел	- информация о маркетинговых исследованиях; информация о продаже туров и услуг на конкретном рынке; разработка программ туров; осуществление рекламной деятельности.
Финансовый отдел	- изменение расценок на туристские услуги (совместно с отделом маркетинга); смена различных коэффициентов; информация о платежах; сведение бухгалтерских проводок за отчетный период; печать стандартных отчетов.
Отдел планирования и разработки туристских программ	- разработка туристских программ; составление планов; обмен информацией с поставщиками, смежниками, посредниками.
Отдел цен и тарифов	- расчет конкурентоспособных цен; разработка льгот и скидок по разным категориям.
Транспортный отдел	- информация о предоставлении транспортных услуг туристам; взаимодействие с транспортными компаниями.
Рекламно-информационный отдел	- производство рекламно - информационной продукции; проведение PR-мероприятии; организация и проведение выставок.
Отдел кадров	- информация о подборе и найме кадров; повышение квалификации работников; личные дела сотрудников фирмы.
Отдел продаж и бронирования	- предоставление информации клиентам о турах; продажа и бронирование туров, билетов.
Отдел визового обеспечения	- оформление виз и консульских документов; консультирование клиентов по вопросам таможенного и международного законодательства.
Отдел менеджмента	- предварительная аналитическая обработка принятой информации; передача для дальнейшей обработки информации; информация о критических областях управленческого воздействия; разработка приоритетных задач фирмы, обеспечивающих получение намеченных результатов; разработка и обеспечение условий, необходимых для развития творческого потенциала работников; разработка способов и приемов повышения удовлетворенности и заинтересованности персонала в работе.

Анализ информационно-аналитического обеспечения

Поскольку туристская фирма "САМ" представляет собой информационную систему (как и любая другая организация), внутри которой сформировано информационное пространство, она непрерывно взаимодействует с в средой.

Проанализируем информационно-аналитическое обеспечение компании.

Программный комплекс туристской компании позволяет быстро:

1. находить необходимую информацию о каждом туре, о каждом клиенте, о каждом партнере и взаиморасчетах;

2. заполнять любые стандартные формы документов: анкеты, листовки бронирования, ваучеров и т.п.

Удобство пользования программой основано на том, что турпродукт представлен отдельными услугами, поставщиками услуг, их исходными данными.

Такая композиция позволяет менеджеру во время работы с клиентом добавлять, или, если это разрешено старшим менеджером по туру, удалять любую услугу даже из программы стандартного тура.

То есть если заказчик хочет отель по дешевле, то такое изменение возможно не только выбором внутри одного отеля, но и смены гостиницы в частном случае.

"Конструирование туров" - режим, предназначенный для формирования пакетов услуг и программ туров, готовых к реализации, калькуляции их стоимости, расчета прибыли, комиссионных и т.п.

Это достаточно актуальный режим, потому что на сегодняшний день, достаточно высокий уровень конкуренции, поэтому новый продукт может позволить занять прочное место на туристском рынке.

Удобство программы также заключается в том, что она позволяет показать графический вид отеля, интерьер его комнат.

Это является преимуществом данной программы. Потому что любой потенциальный клиент при выборе отеля основывается на реальных фотографиях.

Программа также определяет наличие свободных мест на квотируемые услуги, что предотвращает перепродажу, таким образом, менеджеру не нужно звонить и узнавать об их наличие.

В работе с клиентом менеджер получает возможность изменить программу стандартного тура (при этом показать графический вид отеля, интерьер его комнат) в соответствии с пожеланиями клиента и автоматически получить конечную стоимость тура. Программа определяет наличие свободных мест на квотируемые услуги, что предотвращает перепродажуПушкашу Д.И. Информационно-аналитическая работа как процесс семантической обработки данных, 1996. - С. 10.

Введя паспортные данные клиентов, менеджер получает возможность формировать все необходимые для оформления документы (договора, ваучеры, списки туристов, анкеты в посольство и т.д.) автоматически. Все отчеты делаются в формате популярного редактора Microsoft Word for Windows, что позволяет легко редактировать их в случае необходимости.

Также возможность получения отчетов, позволяет распечатывать отдельную информацию о туре для клиента.

В программе ведется база данных партнеров компании, информация из которой используется для рассылки факсов и электронной почты.

Финансовый модуль программы позволяет:

1. контролировать оплату туров клиентами,

2. взаиморасчеты с партнерами,

3. оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени, распечатать кассиру приходно/расходные ордера,

4. счета фактуры.

В настоящее время в базе не реализован режим для работы с постоянными клиентами, что не позволяет вести с ними персональную работу, а также нет возможности работы с базой в отдаленном месте от работы.

Для обоснования проектных решений по автоматизированному решению необходимо провести SWOT-анализ, который позволит выявить сильные и слабые стороны предприятия, и выявить первоочередные экономико - информационные задачи http: //www.iteam.ru/publications/strategy/section_16/article_1185/ - SWOT-анализ: сильные и слабые стороны, возможности и угрозы.

Таблица 2.3

Результаты SWOT-анализа

Сильные стороны	Слабые стороны
насыщенный и глубокий ассортимент в рамках выбранной специализации;	отсутствие единой компьютерной интерактивной базы данной
индивидуальный подход и высокое качество обслуживание	Высокие временные затраты на обработку информации
Существует интерактивная форма общения посредством сайта
организована корпоративная база данных
Возможности	Угрозы
корпоративная база данных может разместиться на сервере и осуществлять взаимосвязь между клиентами и сотрудниками компании	угроза появления новых конкурентов
возможность коррекции сайта для повышения его информационно-аналитической функции	снижения платежеспособности потребителя в результате изменения экономической ситуации.
с ростом сети возможность заключения эксклюзивных партнерских соглашений с производителями минуя посредников
Можно добавить режим работы удаленного клиента, который может осуществляться в нескольких режимах: режим гостя, режим турагента, режим полного доступа к информации туроператора. Работа удаленного клиента, при бронировании тура, будет происходить точно так же, как простая работа в браузере при просмотре HTML-страниц

Таким образом, в данном проекте основное внимание будет уделено поиску путей совершенствования выделенных недостатков.

Классифицируя по уровням, можно выделить на сегодняшний день только

информацию для менеджеров:

· специальные данные и информация для менеджеров туристской отрасли;

· научно-техническая информация - документальная, библиографическая, реферативная, справочная информация в области туризма;

· доступ к первоисточникам - организация доступа к источникам информации через библиотеки и специальные службы, возможности приобретения первоисточников, их получения по межбиблиотечному абонементу в различных формах.

· коммерческая информация по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям работы и их продукции, ценам; о финансовом состоянии, связях, сделках, руководителях. Информация о поставщиках: специализированные информационные службы.

Наличие только одного уровня информации не эффективно, поэтому появилась необходимость расширить сферу документооборота данной фирмы и добавить уровень: руководство и клиент.

Также будет добавлен режим работы удаленного клиента, который может осуществляться в нескольких режимах:

· режим гостя,

· режим турагента,

· режим полного доступа к информации туроператора.

Работа удаленного клиента, при бронировании тура, будет происходить точно также, как простая работа в браузере при просмотре HTML-страниц

Информационно-аналитическая база данных турфирмы "САМ"

2.2 Проект по организации информационно-аналитического обеспечения деятельности туристской фирмы "САМ"

Практика в туристской фирме "САМ" показывает, что только специализирующаяся на информационном обслуживании и автоматизации турбизнеса фирма способна организовать продукт, который удовлетворит даже самую взыскательную турфирму. Потому что, только основываясь на опыте десятков турфирм, имеющих свой взгляд на бизнес, можно обеспечить процесс информационного сопровождения и создать удовлетворительное программное обеспечение http: //www.impuls-ivc.ru/company/it_tourism/index. wbp.

Актуальность проекта позволит систематизировать информацию, усовершенствовать коммуникативную деятельность с партнерами, облегчить работу руководителя фирмы за счет предоставления ему своевременных, достоверных, полных и целесообразных отчетов по интересующим его вопросам.

Предлагаемый новый режим удаленного клиента будет позволять руководству компании, менеджерам и клиентам (в отдельности, на разных уровнях, и объемах разрешенной информации) получать логико-информационный анализ данных.

Это позволит создать условия для контроля туристического потока на региональном рынке услуг и, в конечном счете, создание единой туристической информационной интерактивной сети внутри компании.

Целью разрабатываемого проекта является совершенствование информационно-аналитической базы турфирмы.

При разработке проекта выполнялись следующие принципы:

1. Системность - перед реализацией проекта был проведен анализ базы и выявлены недочеты, которые нуждаются в коррекции последовательных действий.

2. Комплексность - коррекция будет приведена комплексно, вместе с соответствующими изменениями в структуре организации.

3. Актуальность - старая информационная база нуждается в коррекции в декабре, так как сезон уже практически начался. Отсутствие необходимой информации или ее задержка находят отражение, в итоге, в объеме оказанных услуг и уровне удовлетворения клиентов.

Основные задачи проекта:

· сделать более доступный интерфейс

· добавить режим работа удаленного клиента, который может осуществляться в нескольких режимах:

1. режим гостя

2. режим турагента

3. режим полного доступа к информации туроператора:

· добавить режим работы удаленного клиента, при бронировании тура, будет происходить точно также, как простая работа в браузере при просмотре HTML-страниц

· организовать коммуникационного поле между сотрудниками и клиентами, Это может быть гостевая книга, или возможность посылать своей сообщения определенному менеджеру, то есть создать электронный ящик на сервере

· организовать возможность бронирования заказа "дома", Это удобно для очень занятых клиентов. Дома посмотрел выбрал, и забронировал

При коррекции базы данных планируется сгруппировать общую туристскую информацию из различных информационных источников по трем уровням (руководство, менеджер, клиент):

· Для получения общей информации предлагается использовать специализированные справочники по инфраструктуре туризма, например, справочник "Туристские фирмы Украины".

· Для поиска иностранных партнеров предлагается использовать материалы выставок и семинаров по туризму и сопутствующим отраслям (развлечения, спорт, досуг, образование и т.д.), данные посольств и консульств, информацию Комитета по туризму.

· Для сбора информации по ценам и возможной динамике их изменения предлагается использовать прайс - каталоги туристских компаний принимающей стороны, тарифы авиаперелетов различных авиакомпаний, тарифы страховых компаний, визовые сборы и т.д.

· Для работы со сроками возможного заказа должен использоваться календарный план отправляющей и принимающей стороны. Режим календаря пока вообще не реализован в информационной базе.

Пользование информационными базами данных, введенными в персональный компьютер Ананькина Е.А., Данилочкин С.В., Данилочкина Н.Г. и др. «Контроллинг как инструмент управления предприятием» - М.: Аудит, изд. «ЮНИТИ», 1998. - с. 21-25. :

· резко ускорит процесс получения информации из круга источников первичной информации,

· обеспечит возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем улучшение и расширение обслуживания клиентов;

· повышение уровня эффективности менеджмента вследствие экономии времени исполнителей и менеджеров и перераспределения его в пользу принятия решений;

· увеличение возможной нагрузки и пропускной способности;

· повышение точности информации, что сокращает убытки, обусловленные ошибками в принятии решений;

· возможность организации запроса и интерактивного режима для поиска информации в нужное время для конкретного человека;

· получение руководством важной информации для планирования, управления и принятия решений.

Информационно-аналитическое обеспечение управленческого решения является одним из важнейших компонентов информационной деятельности фирмы, в частности туристской фирмы.

Туристская фирма "САМ" за долгие годы работы накопила много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации.

Одним из главных условий выполнения данного проекта является знание и владение навыками информационного менеджера.

Поэтому предлагается расширить штат на одну дополнительную единицу: информационного менеджера, который будет контролировать, дополнять и администрировать базу.

Задачи информационного менеджера, должны сочетаться с информационно-аналитической деятельностью в которые входит выполнение следующих видов деятельностиИнформационное управление проектами интеллектуальных программных систем / Миронов В.А., Кузнецов В.Н., Семенов Н.А. // Програм. продукты и системы. - 2002. - № 4. - с. 7-10. :

1. информационное управление проектами (планирование и контроль);

2. разработка и эксплуатация системы поддержки менеджмента; программные средства; система коммуникаций; порядок прохождения внутренней и внешней информации и т.д.;

3. структурирование данных и банков данных;

4. консультирование пользователей информационной базой данных;

5. руководство, планирование и контроль исполнения информационных процессов;

6. управление кадрами, подбор специалистов, их использование;

7. приобретение, ввод в действие и эксплуатация технических и программных средств;

8. защита данных (информации) и их надежность;

9. приобретение данных из внешнего информационного пространства там же;

Технология поэтапного внедрения

Технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной.

Таким образом, планируется сначала, внедрить режим для руководства, потом для менеджеров, при условии найма информационного менеджера, а потом активизировать режим удаленного гостя.

При этом объем информации будет напрямую зависеть от уровня.

Информация для менеджеров:

· специальные данные и информация для менеджеров туристской отрасли;

· научно-техническая информация - документальная, библиографическая, реферативная, справочная информация в области туризма;

· доступ к первоисточникам - организация доступа к источникам информации через библиотеки и специальные службы, возможности приобретения первоисточников, их получения по межбиблиотечному абонементу в различных формах.

· коммерческая информация по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям работы и их продукции, ценам; о финансовом состоянии, связях, сделках, руководителях. Информация о поставщиках: специализированные информационные службы.

Информация для клиентов:

· новости и литература - информация служб новостей и агентств, прессы, электронные журналы, справочники, энциклопедии;

· потребительская информация - расписания транспорта, резервирование билетов и мест в гостиницах, заказ товаров и услуг, банковские операции и т.п.;

Информация для руководства

· календарный отчет по работе менеджеров, когда и что они делали в базе,

· зарплата менеджеров, и возможность ее коррекции,

· информация об объеме оказанных услуг,

· возможность получения статистических данных - выделить самые популярные направления, количество туров по каждому направлению,

· возможность построения графиков по оказанным услугам, что необходимо для коррекции работы компании

· конкуренты - данный раздел является наиболее важным. В нем будет собираться информация от маркетинговых исследований, и будет возможность анализировать конкурентную базу.

Для поддержки информационно-аналитического обеспечения туристкой фирмы "САМ" на должном уровне необходимо распределение поэтапных действий, согласованных между менеджерами туристской фирмы и генеральным директором согласно таблице 3.

Таблица 2.4

"Порядок принятия информационных решений".

Этап принятия решения	Действия	ИАО принятия управлен-го решения
Прогнозирование

Подобные документы

• Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом

  Цели и задачи информационно-аналитического обеспечения работы с людьми в организации. Функции кадровой информации, обработка персональных данных гражданского служащего. Проблема информационного обеспечения управления персоналом государственноq службs.
  
  реферат [19,3 K], добавлен 25.03.2010
  

• Современные методы и технологии информационно-аналитического обеспечения деятельности организаций бизнес-сферы

  Суть информационно-аналитического обеспечения в сфере управления и бизнеса – сбора и анализа сведений, которые могут обеспечить хозяйствующему субъекту конкурентные преимущества, повысить уровень его экономической, финансовой, информационной безопасности.
  
  дипломная работа [87,4 K], добавлен 20.05.2012
  

• Исследование ресурсов Московской области с целью открытия туристской фирмы в г. Москва

  Определение условий для открытия и успешной деятельности туристической фирмы в г. Москва. Особенности формализации отношений участников туристского рынка. Бизнес-план туристской фирмы "Панорама Путника". Расчет программы туристского обслуживания.
  
  дипломная работа [119,8 K], добавлен 23.11.2011
  

• Совершенствование информационно-аналитического обеспечения деятельности органов управления (на примере Управления Федерального казначейства по Хабаровскому краю)

  Информационное обеспечение, его состав и роль в управлении. Нормативное правовое регулирование в сфере информатизации. Анализ системы информационно-аналитического и технического обеспечения Управления Федерального казначейства по Хабаровскому краю.
  
  дипломная работа [316,8 K], добавлен 20.10.2011
  

• Информационно-аналитическая работа в органах внутренних дел

  Основные принципы организации информационного обеспечения управления в органах внутренних дел. Содержание и основные направления аналитической работы, методика ее осуществления. Пути повышения эффективности информационно-аналитической работы в милиции.
  
  дипломная работа [67,6 K], добавлен 12.09.2011
  

• Формирование бюджета "с нуля" для туристской фирмы

  Процедура формирования бюджета для туристкой фирмы. Постоянные и переменные затраты. Эффект масштаба. Точка безубыточности: экономическая сущность и способ расчёта. Классификация затрат туристкой фирмы. Основные функции маркетинга в туристской отрасли.
  
  шпаргалка [137,9 K], добавлен 29.09.2008
  

• Служба информационно-технического обеспечения

  Основные особенности формирования исследовательского коллектива. Служба информационно-технического обеспечения как самостоятельная структура подразделения компании, анализ деятельности. Рассмотрение функциональных обязанностей сотрудников подразделения.
  
  контрольная работа [392,7 K], добавлен 14.10.2012
  

• Организация и система планирования информационно-разъяснительной деятельности в организации на примере Государственного учреждения — Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области

  Понятие "планирование": цели, виды и основные этапы процесса планирования в организации. Методы планирования в организации: балансовый, нормативный, сетевой, матричный и другие. Особенности планирования информационно-разъяснительной деятельности.
  
  курсовая работа [73,4 K], добавлен 16.09.2017
  

• Деятельность информационно-консультационной службы

  Принципы деятельности информационно-консультационной службы. Страхование деятельности информационно-консультационной службы. Должностные обязанности экономиста по финансовой работе и сбыту готовой продукции. Оказание помощи сельским товаропроизводителям.
  
  контрольная работа [26,2 K], добавлен 17.11.2012
  

• Модели и алгоритмы информационно-аналитической поддержки антикризисного управления

  Моделирование процессов информационно-аналитической поддержки деятельности должностных лиц. Алгоритмы выбора рациональной модели представления знаний и принятия решений по реагированию на чрезвычайные ситуации при децентрализованной структуре управления.
  
  диссертация [18,8 M], добавлен 14.12.2017
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам