Структуры как элемент организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Основы менеджмента

На тему: Структуры как элемент организации



Содержание

1. Разнообразие структур организации

2. Организационная структура управления, ее сущность и элементы

3. Структура аппарата управления, составные части и назначение

4. Отличительные особенности структур

Заключение

Список литературы



1. Разнообразие структур организации

Категория "структура" отражает строение и внутреннюю форму системы. Наличие структуры - неотъемлемый атрибут всех реально существующих систем, так как именно структура придает им организованность и целостность.

Переходя от абстрактной категории "структура" к понятию структура социально-экономической системы, следует иметь в виду, что предметом структуризации выступает как объект, так и субъект управления, отличающиеся своими свойствами и специфическими функциями.

Следовательно, социально-экономическую систему можно представить как синтез определенного количества структур, взаимосвязанных между собой. Выделение структур предполагает наличие свойств, которыми они отличаются друг от друга. Появление этих свойств происходит лишь в процессе взаимодействия элементов этих структур между собой.

Наличие структур в системе и их развитие являются основой всей организации, вне рамок которых исключается возможность реализации производственных функций и функций управления, т. е. самого процесса производства и управления.

Разновидности структур.

Процессы производства и управления в системе обеспечивают следующие структуры: производственная, технологическая, экономическая, социальная, информационная, организационная структура управления, структура аппарата управления.

Производственная структура является формой объединения расположенных в пространстве производственных подразделений, средств и предметов труда, их свойств и определенных отношений между ними.

Технологическая структура представляет собой регламентированное строение материально-энергетических процессов, определяющее взаимосвязи между элементами процесса превращения ресурсов в готовую продукцию.

Она призвана соединить средства и предметы труда, трудовые и вещественные элементы в едином производственном процессе. Отношения элементов технологической и производственной структур порождают технологические связи и тем самым определяют устойчивость производственной структуры. Связь - это элемент, с помощью которого структуры предприятия могут проявлять свои свойства.

Организованная совокупность связей образует отношения, которые предусматривают возможные и необходимые обмены элементами различных видов структур.

Экономическая структура представляет собой отношение компонентов основных и оборотных фондов предприятия, отражается в составе затрат на продукцию, проявляется в отношениях хозрасчета и т. п.

Элементами такой структуры являются экономические показатели, характеризующие экономическую деятельность организации.

Информационная структура характеризуется относительным расположением источников и получателей сообщений в организации, составом и взаимосвязями носителей информации, направленностью и конфигурацией коммуникационных сетей и т. п.

Социальная структура характеризует состав работников производственной системы и их распределение по профессионально-квалификационному и половозрастному составу, уровню образования, интеллекту, семейному положению и т. п.

Социальная структура образовывается людьми (как членами производственного коллектива, общества) и межличностными, межгрупповыми отношениями.

Отношения между людьми в социальной структуре являются следствием специализации и кооперирования их труда, а также "... межличностных и межгрупповых связей и взаимодействий, контактов, симпатий и антипатий, не закрепленных в соответствующих документах...". Социальная структура образована двумя категориями работников - производственным и управленческим, принципы, группировки которых в структуре различны.

Состав производственных работников вступает в отношения с орудиями и средствами труда, содержанием которых являются условия производительного и безопасного труда. Производственные работники и связи между ними образуют структуру, которую мы будем называть профессионально-квалификационной. Она является частью социальной структуры. Рабочая сила, денежные средства, материалы, оборудование и сооружения всегда рассматривались в качестве основных производственных факторов, в отношении которых осуществлялось управление. Они являются элементами производственной, технологической, экономической и социальной (профессионально-квалификационной) структуры. Вступая в отношения между собой, они образуют объекты управления.

Управление этими объектами осуществляют управленческие работники. Они являются элементами структуры аппарата управления, которая представляет собой распределение управленческих работников в соответствии с должностями (ролями) и их взаимоотношения, возникающие в процессе управления.

Воздействие на объекты управления со стороны аппарата управления является следствием переработки информации и принятия управленческого решения. Аппарат управления является одним из источников и получателей информации, а также местом сосредоточения власти и лидерства.

Свойством управленческих работников должны быть компетенция и квалификация. Сюда включаются опыт, стаж, уровень специальной подготовки, психофизиологические, личностные характеристики, влияющие на выполнение данным лицом закрепленной за ним работы.

Отношения в структуре аппарата управления существуют в виде формальных и неформальных связей.

Организационная структура управления является объединяющим и центральным элементом организации. Она состоит из элементов, которые обеспечивают функционирование в качестве единого организационно-экономического механизма всем другим структурам.

Организационная структура управления (ОСУ) выполняет объединяющую роль, придавая организации свойство целостности. Параметры других видов структур в процессе функционирования организации отражаются в ОСУ. В свою очередь, элементы и параметры ОСУ задаются этими же структурами. Такую взаимозависимость структур организации можно представить в виде концептуальной модели, наглядно отражающей сложность их связей.

Между ОСУ и структурой аппарата управления существует сложное и не всегда, на первый взгляд, заметное подобие, что приводит на практике к их отождествлению. Несмотря на то, что это разные по своему значению и содержанию структуры, в литературе их довольно часто объединяют в одну структуру под названием "организационная структура". Проявление свойств структуры аппарата управления происходит при наложении ее на ОСУ.

Таким образом мы вводим второе концептуальное понятие. В составе организации имеется две сильно взаимосвязанные, но конструктивно самостоятельные структуры: организационная структура управления и структура аппарата управления. Два типа структур известны в литературе по теории организаций. Так, М. Вебер выделял бюрократические и традиционные формы организации, Ретлисбергер и Диксон предложили различать формальные и неформальные организации, Блау предложил различать формальный и неформальный авторитет, Берне и Сталкер предложили понятия механических и органических форм организации.

Разделяя эти два вида структур, Попов Г. X. пишет, что "стремление рассматривать структуру и штаты как одну и ту же проблему является отражением той практики управления, при которой утверждались сразу структура, численность и каждая должность аппарата управления. Наличие этих показателей в одних и тех же документах и приучило считать их частями одного и того же целого".

Итак, время от времени появляются работы, которые подчеркивают различие между двумя формами организации, из которых структура одной основана на функциях, а другой - на социальном положении. Тем не менее, эта проблема до сих пор не имеет однозначного решения.

Поэтому в подавляющем большинстве публикаций и в практике разработки ОСУ указанные две структуры не разделяются. Такое положение требует более детального рассмотрения сущности ОСУ и структуры аппарата управления.

Все рассмотренные структуры по своему содержанию являются организационными структурами. Поэтому использование этого термина лишь применительно к одной организационной структуре управления, по мнению автора, является некорректным и неправильным.

2. Организационная структура управления, ее сущность и элементы

Одним из загадочных элементов предприятия, с которым менеджерам постоянно приходится иметь дело и без которого не может обойтись ни одна организация, является организационная структура управления.

Загадочность ее заключается в том, что когда предприятие сталкивается с трудностями, многие его работники призывают к изменению организационной структуры управления. При этом все работники фирмы считают себя крупными специалистами в области разработки ОСУ и предлагают руководству свои услуги по ее совершенствованию. Многим кажется, что этот процесс простой и ясный. Стоит удачно нарисовать схему ОСУ, и все проблемы будут решены. Однако, как показывает опыт, улучшения дел на предприятии не наблюдается от одного только графического изображения схемы ОСУ.

Почему?

Во-первых, проблема разработки ОСУ значительно сложнее, чем на первый взгляд кажется. Достаточно сказать, что в литературе на сегодняшний день имеется более 30 различных определений и подходов к проектированию ОСУ. Поэтому практикующим менеджерам и руководителям довольно сложно определиться с методами разработки ОСУ. Как правило, они при необходимости изменения действующей ОСУ используют самый простой метод - графический.

Во-вторых, самое рискованное из того, что делает руководитель на предприятии, относится именно к изменению ОСУ. Этот процесс затрагивает интересы всех работников аппарата управления и поэтому протекает сложно и болезненно. Довольно часто попытки руководства изменить существующую ОСУ не достигают должного эффекта и заканчиваются лишь косметическими усовершенствованиями.

Прежде чем приступить к проектированию ОСУ конкретного предприятия, следует знать, каковы составные части современной эффективной ОСУ и что необходимо иметь для того, чтобы она была создана? Главное - необходимо обладать современными знаниями об ОСУ.

Состав элементов ОСУ.

Выше было сказано, что ОСУ представляет собой организационную форму, которая призвана обеспечивать эффективное осуществление процесса управления предприятием.

Как всякая организационная форма, ОСУ должна иметь элементы, определяющие ее конструктивные особенности (конструктивную форму), но эта форма должна обеспечивать быстро изменяющийся процесс управления, а следовательно, она должна также быстро приспосабливаться к этим изменениям. Следовательно, ОСУ должна иметь в своем составе элементы, которые придают ей динамические свойства.

Такое концептуальное представление ОСУ имеет существенное значение при ее проектировании. Нередко ОСУ представлялась только в виде структурной статичной схемы и не замечалась ее динамическая сторона. Как статические, так и динамические свойства ОСУ обеспечиваются составом ее элементов. Рассмотрим эти элементы.

Задачи управления. Процесс управления - это процесс решения задач управления. Состав и содержание задач управления отражают цели предприятия, окружающую ее среду, ее ресурсы и протекающие в ней технологические процессы. Место решения каждой задачи и ее взаимосвязь с другими задачами определяются ОСУ. Состав задач управления и ОСУ неразрывен, как вещь и ее качество. Следовательно, задачи управления являются ключевым элементом ОСУ, отражающим ее динамические свойства. Задача управления является первичным "кирпичиком", на основе которого создаются все остальные элементы и ОСУ в целом. Концепция вторичности других элементов по отношению к задачам управления применима к любому типу ОСУ предприятия.

На рис. 1. показан состав и зависимость элементов ОСУ. Здесь видна вторичность таких элементов, как уровни управления, подразделения и формы взаимосвязи.

Рис. 1. Состав элементов ОСУ и их взаимосвязь со структурой аппарата управления

Выделение задач управления в составе организации позволяет ответить на вопросы и определить:

· кем следует управлять? - выделение объекта управления;

· для чего надо управлять? - выделение цели управления;

· при каких условиях осуществляется управление? - выделение множества допустимых управляющих воздействий;

· какую получаем выгоду или какие потери могут быть в результате управления? -выделение критерия эффективности управления.

Задачи управления порождаются управляемыми объектами и представляют собой виды деятельности работников аппарата управления.

Все остальные элементы ОСУ формируются человеком субъективно в процессе ее проектирования.

Уровни управления. Ранее рассмотренное нами объективное вертикальное разделение труда на практике представляет собой перераспределение задач управления (видов управленческого труда) по вертикали. Такое вертикальное разделение задач управления определяется их следующими особенностями:

а) важностью или значением задачи управления в процессе достижения цели организации, т. е. обеспечения ее жизнедеятельности. Например, решение задачи об использовании свободных финансовых ресурсов представляется более важной по сравнению с решением задачи покупки канцелярских принадлежностей. Их значение для жизнедеятельности организации различно;

б) ролью и значением для организации управляемого объекта, на который направлены результаты решения задачи управления. Например, решение задачи по подбору кандидатуры менеджера по маркетингу имеет более важную роль по сравнению с задачей набора рабочих массовых профессий;

в) скоростью и подвижностью воздействия на организацию факторов внешней среды. Такие задачи принято разделять на четыре категории:

· самые срочные и важные задачи управления, требующие немедленного принятия решений;

· важные задачи управления средней срочности;

· важные, но не срочные задачи управления, требующие постоянного контроля;

· задачи, представляющие собой ложную тревогу.

Группировка задач управления по этим и другим признакам и их вертикальное перераспределение образуют уровни управления. Уровни в ОСУ определяют ее иерархичность и характеризуются степенью централизации или децентрализации задач управления. Именно этот параметр вносит субъективизм в определение количества уровней ОСУ.

Статус уровня в ОСУ определяется:

· подчиненностью нижестоящего уровня вышестоящему уровню;

· степенью важности задач управления.

Необходимость решения задачи обуславливает появление обязанностей, а получение требуемых результатов решения задачи порождает ответственность. Возможности решения задачи определяются правами уровня управления. Эти три понятия в структуре аппарата управления представляют собой полномочия конкретного должностного лица, находящегося на определенном уровне управления. Здесь прослеживается взаимосвязь ОСУ и структуры аппарата управления.

Кроме того, они определяют третий элемент ОСУ - подразделения.

Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение задач управления (труда) за счет образования подразделений, решающих конкретные специфические задачи и добивающихся конкретных целей. Подразделения формируются на основе объединения специализированных задач управления, имеющих отношение к конкретному управляемому объекту, функциональной области деятельности или к конкретной цели. Обособленные подразделения в ОСУ называются депиртаментами. Основные типы ОСУ строятся на базе принципа департаментализации.

Принцип департаментализации означает разделение, дробление ОСУ на отдельные департаменты. Подразделения или департаменты, отнесенные к определенному уровню управления, имеют свои названия.

Так, подразделения, находящиеся на первом после руководителя уровне, называются службами, на втором уровне иерархии - отделами, на третьем уровне - секторами, на четвертом - группами. За каждым департаментом закрепляются определенные функции или функциональные области деятельности. Каждый департамент имеет свою внутреннюю структуру и состоит из должностных позиций, за которыми закрепляются конкретные задачи управления. Определенная совокупность задач управления, объединенных по определенным признакам, образуют конкретную функцию или функциональную область деятельности.

По назначению в процессе управления подразделения делятся на линейные, штабные (функциональные) и вспомогательные.

Линейные подразделения объединяют преимущественно задачи, результатами которых являются конкретные управленческие воздействия. Это задачи организации, регулирования, стимулирования.

Функциональные подразделения включают задачи, решение которых направлено на выработку вариантов управленческого воздействия. Сюда относятся задачи планирования, анализа, учета и контроля.

Вспомогательные подразделения обеспечивают нормальное функционирование организации. Например, канцелярия, оформляющая корреспонденцию, бюро размножения документации и т. д.

Термины "линейный", "штабной" используются также в структуре аппарата управления как особый тип отношений между персоналом организации.

Формы взаимосвязи. Взаимодействие задач управления образует четвертый элемент ОСУ - взаимосвязи.

Так как задачи распределены по уровням управления и подразделениям, то для их совместного функционирования в ОСУ существуют различные типы связей. Кроме того, связи обеспечивают целостность ОСУ как главного ее качества. Это качество ОСУ образовано такими видами связей:

Д вертикальными, или линейными, связями, обеспечивающими решение задач, закрепленных за разными уровнями иерархии управления. Эти взаимосвязи образуют скалярную цепь в системе управления. При помощи этих связей в структуре аппарата управления осуществляется регулирующее воздействие (руководство) и проявляется влияние руководителя на подчиненных при помощи власти и лидерства;

Д горизонтальными, или штабными, связями, обеспечивающими решение задач, принадлежащих различным подразделениям. Они обеспечивают связь типа "отдел - отдел". В структуре аппарата управления эти связи обеспечивают обмен информацией (результатами решения задач) между сотрудниками, работающими в разных отделах;

Д технические связи предназначены для решения задач, находящихся в одном структурном подразделении. Они называются связями типа "обмен результатами решения задач".

Эти типы связей называются организованными (формальными). В ОСУ существуют только формальные связи. В структуре аппарата управления существуют, кроме формальных связей, также неформальные связи.

Таким образом, ОСУ - это система задач управления, распределенных между взаимосвязанными уровнями и подразделениями, решение которых обеспечивает достижение целей организации.

Факторы, определяющие основные типы организационных структур управления

Основная цель ОСУ заключается в организационной поддержке поведения предприятия в условиях, определяемых внешней средой и стилем руководства. Поддержка поведения предприятия обеспечивается соответствующим потенциалом ОСУ. Потенциал ОСУ определяется системными свойствами структурообразующих элементов:

ь способами подразделения задач управления (специализацией или концентрацией);

ь способами взаимосвязи задач (разграничения или объединения задач);

ь степенью централизации задач (централизация или децентрализация).

Потенциал - это возможность предприятия обеспечивать достижение поставленных целей, вырабатывая реакцию, соответствующую условиям внешней среды.

Реакция - это качество и тип поведения предприятия, обусловленные его потенциалом, способным противодействовать изменению внешней среды и обеспечивать достижение целей.

Концепцию реакции предприятия мы будем использовать для характеристики и назначения различных типов ОСУ.

Для выбора эффективного типа ОСУ необходимо определить, какие типы реакции нужны предприятию для обеспечения различных видов поведения: в конкурентной борьбе, производстве, инновационной деятельности, стратегии поведения предприятия.

Предприятия реально могут придерживаться четырех типов реакции:

1. производственной реакции (П);

2. конкурентной реакции (К);

3. инновационной реакции (И);

4. предпринимательской реакции (Пр).

Производственная реакция - наиболее распространенный тип для предприятий, ориентирующих свою деятельность на производство продукции и реализацию ее на "собственном" рынке. Эффект от деятельности достигается за счет снижения себестоимости производства продукции и масштабов децентрализованного производства.

Конкурентная реакция возникает вследствие активизации конкурентов на рынке производимой предприятием продукции. В данных условиях предприятие должно обеспечить быструю реакцию на колебания спроса. Достичь этого можно усилением функции маркетинга. Именно данный вид деятельности в сотрудничестве с производством может обеспечить быструю реакцию на колебания спроса в условиях конкуренции. В ОСУ предприятия превалируют предельно короткие линейные связи и разветвленную сеть функционального взаимодействия. Это способствует быстрому принятию решений. Все эти меры могут оптимизировать прибыльность деятельности предприятия в близкой перспективе.

Профиль ОСУ должен соответствовать разумному балансу между централизацией и децентрализацией. Задачи управления централизуются на высшем уровне с целью обеспечения принятия решения относительно разработки и выпуска продукции, ценообразования, маркетинга, финансов. Задачи управления, имеющие отношение к принятию решений в рамках других отдельных функций, максимально децентрализованы, Усиливается роль перспективного планирования и анализа факторов внешней среды,

Инновационная реакция ориентирует деятельность предприятия на разработку новых видов продукции и выбор стратегии маркетинга в пределах освоенного рынка. Ведущее | место отводится функциям, находящимся в определенном конфликтном состоянии: производственной функции, обеспечивающей текущую прибыль и функции НИОКР, создающей условия для будущей потенциальной прибыли. ОСУ должна обеспечивать функциональные связи по координации, различных по своему значению и перспективам видам деятельности. Предпринимательская реакция создает условия для долгосрочного роста предприятия, прибыльности и преемственности, балансируя набор стратегических зон хозяйствования, областей стратегических ресурсов и групп влияния извне на стратегию. Это наиболее сложный тип реакции, требующий включения состава задач управления, решение которых обеспечивает эффективную разработку стратегии: прогнозирования условий нестабильности внешней среды; усиления функции НИОКР, обеспечивающей разработку будущей продукции; расширения маркетинговых исследований, направленных на поиск новых стратегических зон хозяйствования и укрепления существующих. Должное внимание необходимо уделять функции производства, приносящей прибыль в данный момент.

Более сложной является административная реакция (А), которая обладает способностью эффективно и своевременно обеспечивать все четыре вышеназванных типа взаимодействия с внешней средой.

Типы организационных структур управления

Каждый тип реакции может быть обеспечен лишь при соответствующей ей ОСУ.

В различных школах современной теории организации рассматриваются общие принципы, черты и условия, характерные для нынешних тенденций формирования и развития ОСУ Основой для этого служит их группировка по следующим параметрам:

§ По уровням, на которых находятся задачи управления, обеспечивающие принятие решений, и связям между ними.

§ По типам проблем, решаемых на каждом уровне.

§ По специализации задач управления (планирования, контроля и др.).

§ По производственным и хозяйственным функциям.

§ По группировкам задач в функции управления согласно признакам: особенностей функции, продукции, рынка, территории.

В соответствии с этими признаками в литературе описывается эволюция четырех типов основных организационных структур управления.

Первый тип организационной структуры управления появился в начале XX столетия в ответ на быстрый рост масштабов и сложности производства. Он известен как централизованная линейно-функциональная или функциональная (многофункциональная) ОСУ.

Вторая принципиальная схема ОСУ, устраняющая существенные недостатки линейно-функциональной, представлена дивизиональной ОСУ.

Матричная ОСУ является третьей базовой формой, обеспечивающей эффективное управление при всех типах реакций.

В чистом виде эта структура применяется предприятиями, ведущими большие исследовательские и опытно-конструкторские работы, чьи производственные циклы ограничены и чья деятельность характеризуется либо низкой фондовооруженностью, либо недостаточной подвижностью фондов.

В последнее время организации начали использовать организационную структуру управления конгломератного типа, ориентированную на поиск нового, как следствие постоянной эволюции предприятий. Она сочетает в себе характеристики, удовлетворяющие всем основным критериям: эффективна в статических условиях, высокая маневренность производства, гибкость стратегии и организационных форм.

Линейно-функциональная организационная структура управления.

Этот наиболее распространенный в практике деятельности организаций тип ОСУ, представленный на рис. 2., использует сочетание административных (связанных с принятием решений) и функциональных задач, а также линейных и функциональных связей между уровнями управления. В основе построения лежит принцип функциональной департаментализации. Такая ОСУ обеспечивает разное разделение труда, при котором линейные структурные подразделения формируются на основе состава задач управления, связанных с принятием решений, а основой функциональных подразделений являются задачи консультирования, информирования, анализа, планирования. ОСУ разбивается на службы и отделы в соответствии с теми функциями, от исполнения которых зависит достижение целей организации, т. е. линейные (производственные) подразделения и функциональные подразделения.



Рис. 2.. Линейно-функциональная ОСУ

Существенным преимуществом линейно-функциональной ОСУ является ее способность поддерживать потенциал организации в условиях производственной реакции.

При небольших масштабах предприятия, одном рынке и одном продукте, данная ОСУ может обеспечивать еще и конкурентную реакцию. Такой тип ОСУ характерен для организаций монопрофильных, т. е. специализирующихся на производстве одного или нескольких товаров.

Линейно-функциональная ОСУ изначально не обладает инновационной и предпринимательской реакцией, так как эти типы реакций противостоят производственной и конкурентной реакциям.

Для частичного приспособления основного типа ОСУ к изменяющимся условиям внешней среды возникли модифицированные гибридные формы линейно-функциональной ОСУ. В зарубежных литературных источниках этот тип называется функциональной ОСУ.

В соответствующем типе линейно-функциональной структуры аппарата управления связи или скалярная цепь "руководитель-подчиненный" строятся на иерархии управления таким образом, чтобы каждый нижестоящий работник был подотчете только одному руководителю. Руководители функциональных подразделений формально не обладают руководящими полномочиями, однако осуществляют свое влиянием работников линейных (производственных) и других подразделений. Такие права даны только для руководства непосредственно подчиненными работниками функционального подразделения.

В данной структуре аппарата управления используется принцип функциональной специализации и разделения ответственности. Штаб является единственным уровнем общего руководства предприятием. Ответственность за производство, маркетинг, НИОКР и финансы возлагается на функциональных руководителей.

Дивизиональная организационная структура управления.

Если организации крупные или специализируются на производстве многих, а одного или нескольких товаров, то им необходимо использовать при построении принцип дивизиональной департаментализации. В соответствии с этим принципом ОСУ происходит деление (разделение) задач управления и формирование департаментов применительно к видам производимых товаров, продуктов или услуг, группам обслуживаемых потребителей или по географическим регионам, на которые работает организация.

Отличительной особенностью дивизиональной ОСУ является специфика разделения ролей дивизиональных департаментов и подразделений центральной штаб-квартиры.

Дивизиональные департаменты включают отделения, которые являются "центрами прибыли". Деятельность дивизиональных подразделений направлена на обеспечение производственной и конкурентной реакцией. Они структурно-иерархически отделены от подразделений штаб-квартиры, и в этом смысле они являются самодостаточными, в определенной мере обособленными структурными единицами.

Штаб-квартира представляет собой единый центр высшего уровня управления, за которым закрепляются, как правило, функции стратегического управления, формирования финансовой и кадровой политики, а также управления дивизиональными департаментами. Такой подход построения ОСУ позволяет иерархически разделить стратегические задачи и диверсифицированную производственную деятельность.

Дивизиональные отделения создаются по различным признакам: по продукту, по, потребителю продукции, по регионам.

Дивизиональная продуктовая ОСУ.

Принцип построения такой ОСУ сводится к тому, что выделение отдельных департаментов осуществляется по признаку производимых организацией товаров, продуктов, услуг, составляющих организационные центры стратегического хозяйствования.

Обычно выделение дивизионов (отделений) осуществляется на фиксации родственных товаров в структуре товарного ассортимента, производимого организацией. Дивизиональные подразделения формируются на основе задач управления производством и сбытом конкретного продукта или определенного товарного ассортимента. Отделения имеют относительную свободу и независимость в своих действиях от штаб-квартиры, позволяющих обеспечить им деятельность в соответствии с происходящими изменениями во внешней среде.

Дивизиональная ОСУ, ориентированная на потребителя.

Если организация постоянно отслеживает определенных потребителей, то ей целесообразно использовать ОСУ дивизионального типа, но ориентированной на этих потребителей. В этом случае департаменты выделяются таким образом, чтобы эффективно обеспечивать конкретных постоянных потребителей.

Подобное построение ОСУ позволяет в процессе управления учитывать специфические особенности внешней среды обслуживаемого потребителя, а следовательно, более точно определять маркетинговую и производственную стратегии и оперативно реагировать на изменения запросов потребителей.

Дивизиональная региональная ОСУ.

Если организация ориентирует свою деятельность преимущественно в обслуживании определенных регионов или стран, то ей следует придерживаться дивизиональной региональной ОСУ.

В такой ОСУ отделения специализируются на управлении процессами обслуживания конкретных регионов.

Каждое территориальное отделение имеет достаточно полную свободу функционирования. Штаб-квартира может централизовать стратегически важные функциональные области деятельности. Состав централизуемых функциональных областей деятельности зависит от выбранных организацией стратегий и ее интересов в соответствующем регионе. Если такие интересы для деятельности организации имеют стратегическое значение, то она может использовать глобальную региональную ОСУ. Особое значение этот тип ОСУ имеет для организаций, которым свойственны международные масштабы деятельности. Такой тип ОСУ позволяет организации ориентироваться в происходящих событиях в нужном регионе, оценивать международную внешнюю среду и формировать стратегию своей деятельности.

Адаптивные (приспосабливающиеся) организационные структуры управления.

Появление данного типа ОСУ вызвано быстрым изменением внешней середы, сложностью инновационных проектов и стремительным развитием технологий. На смену конкурентной реакции пришли инновационная и предпринимательская реакции. Дивизиональная ОСУ и все ее модификации не могли разрешить все конфликты, возникающие в деятельности предприятий.

Приспосабливающиеся ОСУ могут быстро модифицироваться в соответствии с изменениями внешней среды и потребностями предприятия. В практике менеджмента нашли применение три основных типа приспосабливающихся ОСУ.

Проектная ОСУ.

Это временная организационная структура управления, предназначенная для разработки и внедрения сложных проектов. Она применяется в случае, если программы рассчитаны на определенный период времени и портфель проектов изменяется по мере завершения одних и начала новых проектов.

В основе проектной ОСУ лежит принцип создания одного структурного подразделения, в котором сосредоточены задачи с разработкой определенного проекта. В структуре аппарата управления формируется команда квалифицированных сотрудников предприятия для осуществления сложного проекта в установленные сроки и в пределах утвержденной сметы. Руководство в таких группах ситуативное и базируется не на единоначалии, а на власти эксперта и лидерстве.

Такое подразделение формируется в определенной функциональной или дивизиональной ОСУ, однако в существующей схеме по-новому формируется система связей. Проектное подразделение воздействует на другие линейные и функциональные подразделения при помощи горизонтальных связей.

Матричная ОСУ.

Этот тип получил наиболее широкое распространение в практике внедрения инновационных проектов. Отличие ее от других адаптированных ОСУ заключается в том, что проектные подразделения существуют на постоянной основе и в их составе имеется должностная позиция руководителя проекта. Руководитель проекта наделен проектными полномочиями. Проектное подразделение включает задачи специального назначения, включая, прежде всего, сферу распределения ресурсов и текущего контроля над их использованием. Такой орган обеспечивает распределение основных программных заданий между организациями "базовой" организационной структуры управления.

Матричная ОСУ потенциально эффективна и может обеспечивать все типы реакций. Однако эффект от ее использования будет лишь в том случае, если руководство предприятия примет меры для разрешения конфликтов в системе полномочий.

Матричная организационная структура управления подвижная и гибкая. Постоянными органами являются руководители организации, действие которых осуществляется в условиях базовой организационной структуры управления. По мере появления целевых программ (программных заданий) создаются должностные позиции управляющих программами.

Преимущество матричной организационной структуры управления заключается в динамичности организации программ и быстрой ее перестройки при появлении новых программ. Она призвана обеспечивать реализацию целей всей хозяйственной организации, подчинение интересов отдельных подразделений интересам реализации программ.

Структура аппарата управления матричного типа отличается от других тем, что работники проектного подразделения имеют двойное подчинение - руководителю проекта и руководителю функционального отдела, в котором они работают постоянно. Если работник, привлеченный к выполнению проекта, выполнил свою миссию, то он возвращается в свой отдел.

ОСУ конгломератного типа.

Это смешанная ОСУ. Она построена на сочетании различных типов ОСУ. Она используется, как правило, в крупных корпорациях, предпочитающих заниматься разными видами деятельности. Высшее звено корпорации централизует задачи управления, связанные с долгосрочным планированием, разработкой политики, а также с координацией и контролем действий в рамках всего предприятия. Отделения могут использовать различные типы ОСУ: одно отделение может использовать функциональную, другое - матричную, а третье - продуктовую.

Основная идея заключается в том, чтобы собрать производство и сбыт всех текущих, установившихся, прибыльных продуктов в один департамент текущего производства и сосредоточить разработку новых видов продукции в поисковых подразделениях. Последняя может заниматься как вопросами диверсификации, так и вопросами расширения производства.

Особенностью этой ОСУ является возможность очень быстро свертывать и развертывать деловую активность в различных областях с минимальным нарушением сложившихся связей. Данный тип ОСУ имеет также название множественной.

Применение на практике различных типов ОСУ стало следствием реакции предприятия на усложнение стратегических задач, вставших перед ним. Каждый из этих ОСУ строится на своем принципе группировки видов управленческой и материально-вещественной деятельности предприятия. Эти принципы не только отделяют одну ОСУ от другой, но и лежат в основе обоснованного выбора необходимого типа в соответствии с реакцией, которую хочет исповедовать в качестве стратегии руководство предприятия. В чистом виде каждый из описанных типов ОСУ встречается на практике крайне редко. Организации важно, исходя их требуемой реакции, выбрать лишь соответствующий тип ОСУ, а затем необходимо ее перепроектировать с учетом конкретных условий своей деятельности.

3. Структура аппарата управления, составные части и назначение

структура элемент аппарат организационный

Как мы уже говорили, структура аппарата управления является составной частью социальной структуры. Следовательно, главным ее элементом является человек, занимающий должность, наделенный полномочиями выполнять ту или иную роль.

Поскольку структура аппарата управления как бы накладывается на ОСУ, то ее элементы в определенной степени дублируют отдельные элементы ОСУ. Например, мы уже встречались с такими терминами, как "линейный", "штабной", "уровень", "формальная" и "неформальная" связь. Удивительного в этом ничего нет, поскольку длительное время эти две структуры объединялись в одну.

Выше было дано определение ОСУ как системы распределения задач, решение которых должно обеспечить достижение целей организации. Структура аппарата управления имеет целью обеспечение решения конкретных задач управления, используя свойства ОСУ. При своей конфигурации структура аппарата управления (САУ) может полностью соответствовать типу ОСУ или же иметь определенные отличия. К элементами структуры аппарата управления относятся: человек, занимающий определенную должность; полномочия, которыми наделена конкретная должность, но не человек; связи между людьми, занимающими ту или иную должность. Ниже рассматриваются основные положения относительно каждого из указанных элементов.

Элементы структуры аппарата управления.

Должность. Обычно в организации можно определить, на каком уровне находится один руководитель по сравнению с другим. Это осуществляется через название должности. Должность в структуре аппарата управления соответствует должностной позиции ОСУ, но имеет другое назначение. Должностная позиция определяет состав задач, сгруппированных по определенному принципу. Должность означает содержание работы, определяемой составом задач, которую человек, занимающий данную должность, обязан выполнять.

Если должностная позиция может иметь различные иерархические уровни, то должность, вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, традиционно имеет три уровня: высший, средний и низовой. Должность в организации определяется штатным, расписанием, а ее назначение - должностной инструкцией, устанавливающей обязанности, права и ответственность. Они называются полномочиями, которые передаются от должности работнику, который ее занимает. Другими словами, должность имеет полномочия, а не человек. Он, занимая определенную должность, лишь наделяется полномочиями.

Полномочия. Если предполагается, что какое-то лицо принимает на себя ответственность за решение определенного состава задач, то организация должна передать ему необходимые ресурсы.

Полномочия представляют собой состав обязанностей, прав и ответственности, которые определяются процессом решения задач управления, образующих должностную позицию в ОСУ Полномочия распределяются между должностями в структуре аппарата управления.

Обычно в литературе под полномочиями понимается ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых его сотрудников на решение определенных задач. Такой ограниченный состав полномочий противоречит процессу их делегирования.

Несмотря на то, что полномочия закрепляются за определенной должностью в структуре аппарата управления, часть их может быть передана другой должности.

Средством, при помощи которого одна должность передает часть своих полномочий другой должности и устанавливает отношения между работниками и задачами, является делегирование.

Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает процесс передачи задач по вертикали лицу, которое принимает на себя обязанность и ответственность за их решение, а также наделяется правом распоряжаться определенными ресурсами. Критическая роль процесса делегирования обозначена в самом его определении. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководитель перераспределяет среди сотрудников решение определенных задач для достижения конкретной цели. Если задача не делегирована, то руководитель вынужден решать ее сам.

Суть делегирования заключается в умении добиться выполнения работы другими работниками. Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.

С эффективностью делегирования тесно связаны концепции ответственности.

Ответственность - это необходимость предоставлять отчет о результатах решения задач управления и отвечать за их возможные последствия. Ответственность означает, что управленческий работник отвечает за результаты решения задачи перед тем, кто их ему делегировал. Это не означает, что руководитель в процессе делегирования полномочий полностью передает ответственность. Ответственность конечна, она может быть лишь перераспределена между руководителем и подчиненным. При этом полная ответственность остается за руководителем, а лишь часть ее закрепляется за подчиненным, который соглашается на делегирование полномочий.

Пример ответственности: Гарри С. Трумэн, бывший президент США, написал на своем столе: "Больше ответственность сваливать не на кого".

Это говорит о том, что руководитель, занимающий определенную должность с предписанными ей задачами, не может делегировать ответственность за последствия решения задач управления. Процесс решения задач можно делегировать, а последствия их решения делегировать нельзя.

Поэтому менеджеру важно помнить: ответственность не может быть делегирована.

Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано решать ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное ее решение.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий.

Полномочия делегируются должности, а не человеку, который занимает ее в данный момент.

Процесс распределения и делегирования полномочий в структуре аппарата управления имеет ограничения, т. е. он имеет определенные пределы.

Внутри предприятия эти. пределы обычно обуславливаются соответствующими правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде. Предел полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления. Но данные полномочия высшего руководства ограничены внутренними и внешними факторами.

Рис. 3. Концепция делегирования полномочий и распределения задач управления

Внутренние ограничения:

Д условия контракта;

Д этика поведения;

Д принятые традиции, ценности, культура организации.

Внешние ограничения:

Д законодательно;

Д культурные стереотипы общества;

Д отношения с поставщиками;

Д работа на потребителя.

Однако ограничения, налагаемые на полномочия, часто широко нарушаются на практике. Такое нарушение определяется властью и лидерством, которыми обладаю руководители и менеджеры организации.

Полномочия, власть и лидерство часто путают друг с другом. Полномочия корреспондируются только с должностью, которую занимает конкретный работник аппарата управления организации. Власть принадлежит только человеку и представляет собой свободу и способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Человек может иметь власть, не имея соответствующих полномочий. Власть и полномочия необязательно должны быть соизмеримыми и находиться в определенном балансе. Полномочия определяются целями и содержанием задач управления.

Власть реализуется через установленные неформальные виды связи, возникающие на основе других принципов. Их можно рассмотреть как линии и типы власти.

Линии власти и типы власти. Термин "линия власти", в общем, используется в значении возможности руководителя влиять на поведение своих подчиненных для лучшего выполнения собственных полномочий. Линия власти включает также возможности подчиненных влиять на руководителя или трактовать по своему разумению его распоряжения. Линия власти очерчивается набором отношений "начальник - подчиненный".

Штабная власть. Это понятие, в общем определении, означает совокупность отношений между сотрудниками и советниками в управленческом аппарате, носящем характер "совета". Например, штабная власть отдела кадров может включать возможность:

а) предлагать руководителям отделов советы по найму работников;

б) переподготовки и обучения;

в) доплаты;

г) коллективного договора;

д) информации по трудовому законодательству;

е) советы по технике безопасности.

4. Отличительные особенности структур

Рассматриваемые структуры можно представить в виде организационной (ОСУ) асоциальной (структура аппарата управления) концепций. В каждой из двух концепций указанные понятия определяются по-разному. Определения, относящиеся к организационной концепции, таковы.

Должностные позиции зависят от целей и организационно обеспечивают их достижение.

Должностные позиции определяются с точки зрения задач управления, решение которых направлено на достижение целей.

Отношения между должностными позициями определяются согласно регламента (технологии) решения задач управления и достижения поставленных целей.

Место должностной позиции вытекает из задач управления, имеет рациональную основу и функционально ограничено.

Отношения "вышестоящая должностная позиция - нижестоящая" определяются как связи между задачами управления, предполагая равенство этих позиций.

Подчинение определяется как принятие формального (в соответствии с распределением задач управления) порядка в организации.

К социальной концепции относятся следующие определения.

Должность в структуре аппарата управления является "местом" восприятия, осознания и формирования целей; состав работ должности направлена на достижение целей (коллективных, групповых и индивидуальных).

Человек, занимающий должность, определяется с точки зрения социального положения и квалификации.

Порядок следования должностей определяется как иерархия, т. е. реализуется принцип "начальник - подчиненный".

Власть определяется с точки зрения общественного положения и может распространяться за пределы должностных обязанностей (регламентов).

Отношения "начальник - подчиненный" определяются как личностные, предполагая власть одного человека над другим.

Подчинение определяется как норма поведения индивидуумов.

Как видно из перечисленных определений, главным основанием для разделения организационной структуры управления и структуры аппарата управления является состав структурообразующих элементов и их параметров. Согласно организационной концепции в ОСУ каждая должностная позиция связана с особым видом деятельности - задачей управления, независимо от работника, потенциально или фактически ее занимающего. Должностная позиция создается для обеспечения процесса достижения целей. В основе создания должностной позиции лежит рациональный состав задач управления, предназначенных для достижения целей.

В структуре аппарата управления нет должностей, не связанных с определенной личностью. Только человек обладает способностью воспринимать, осознавать и формировать цели производственной системы, а также организовывать их достижение. Кроме того важнейшим свойством человека является право формировать организационную структуру управления, функционирование которой направлено на достижение целей.

Должность, по логике, не должна порождать задачи управления (за исключением составления различных справок по воле руководителя). Она призвана осуществлять решение задач управления для достижения поставленных целей. Каждая должность характеризуется личностными свойствами человека, особенно его общественным положением и авторитетом. Структура аппарата управления имеет социальное значение системы статуса и авторитета управленческого работника. Взаимодействие различных должностей в структуре определяется как регламентируемые формальные, неформальные отношения подчинения и информирования.

Он определяет цели, не всегда совпадающие с целями системы, а также обладает средствами, с помощью которых он может влиять на достижение целей. Это в равной степени относится и к ОСУ, которую человек приспосабливает к своим интересам, и возможностям по достижению целей (или "удобной" его деятельности). Вследствие этого управленческий персонал может ускорять процесс адаптации ОСУ или оказывать сопротивление этому процессу. Главным критерием для разделения организационной концепции и социальной концепции является то, как они рассматриваются: как системы задач управления или как коллектив управленческих работников, решающих эти задачи.



Заключение

Таким образом, рассмотренные концептуальные положения позволяют сделать следующие выводы.

Все рассмотренные структуры предприятия функционально объединены. Отсюда возникает необходимость построения ОСУ таким образом, чтобы она обеспечивала интеграцию всех элементов структур того предприятия, которое эта ОСУ обслуживает. Это известно в литературе под названием "интегрированного или всеохватывающего системного подхода". При этом одни виды структур являются факторами, образующими ОСУ, а другие - факторами корректирующими.

Связи между этими структурами образуют коммуникативную сеть, информационную структуру, благодаря которой осуществляется процесс управления объектами.



6. Список литературы

1. Мартыненко Н. М. "Основы менеджмента". К., 2003.

2. Белоусов Р.А. Основные этапы развития и практики управления.

М., 2005.

3. Бобышев Д.Н., Семенцов СП. История управленческой мысли.

М, 1998.

4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.

М, 2002.

5. Питерс Т., Уотерлин Р. В поисках эффективного управления.

М, 1996.

6. История менеджмента: Учеб. пособие /Под ред. Д.В. Валового.

М., 1997.

Размещено на Allbest.ru