Управление организацией на примере ООО "Новэм"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Анализ системы управления ООО «Новэм»

1.1 Выбор объекта анализа, общая структура организации

1.2 Виды анализа на предприятии ООО «Новэм»

Глава 2. Синтез системы управления

2.1 Определение целей и назначение организации в целом

2.2 Построение новой организационной структуры предприятия

2.3 Сравнение старой и новой системы организации управления на предприятии

Заключение

Список литературы



Введение

В современных условиях развития экономики качество решений, принимаемых в процессах управления, непосредственно зависит от исследовательского подхода к управлению, умения изучать проблемы, определять их истоки и последствия.

Но менеджер сталкивается с проблемами не только в объекте управления - процессах развития фирмы или предприятия, но и в процессе управления, который должен совершенствоваться и совершенствование которого сегодня уже не мыслимо без серьезной исследовательской работы.

Предыдущий опыт совершенствования управления, а также сегодняшняя практика управления в условиях экономических реформ указывают на острую потребность в исследовательском подходе как к управлению, так и к его совершенствованию и развитию.

Специалист или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.

Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного эффекта, и называется управлением. Румянцева З.П. Общее управление организацией: Учебник. М., 2010. С.98

Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления.

Исследование систем управления - процесс определения организационной структуры (состава, организации, поведения, состояния систем), параметров системы, закономерностей функционирования и развития изучаемой системы с целью ее совершенствования.

Цель работы - анализ и синтез системы управления на примере предприятия ООО «Новэм».

Задачи работы:

- провести анализ существующей на предприятии системы управления;

- выявить недостатки в существующей системе управления

- создать при необходимости новую систему управления, обеспечивающую устойчивое развитие предприятия;

- оценить эффективность новой системы управления.

Объект исследования - ООО «Новэм».

Предмет исследования - система управления организации.



Глава 1. Анализ системы управления ООО «Новэм»

1.1 Выбор объекта анализа, общая структура организации

Значимость системы управления в достижении целей и решении задач, стоящих перед организациями, нельзя переоценить. В связи с этим специалистам в области менеджмента необходимо иметь знания, умения и навыки по их исследованию. Квалифицированно проведенные исследовательские работы системы управления позволят обеспечить развитие теории и практики построения, новых и совершенствования действующих систем управления, что создаст в дальнейшем условия для более эффективного их функционирования.

Задачи исследования систем управления ставятся в подавляющей части случаев применительно к хозяйственным организациям, поэтому в данной работе наше внимание будет уделено именно такому объекту. При этом предприятие рассматривается как определенная целостность, представляющая собой социально-экономическую систему.

Для анализа было выбрано предприятие ООО «Новэм».

«Новэм» - это мебельная фабрика. В качестве объекта исследования данная компания была выбрана, потому как имеется необходимая для выполнения работы фактическая информация об объекте управления.

Мебельная фабрика «Новэм» занимается производством корпусной и мягкой мебели с 2001 года. С самого начала руководство компании ориентировалось на производство качественной, но недорогой мебели.

Предприятие было образованно в феврале 2001 года двумя учредителями.

«Новэм» имеет производственный цех, находящийся в металлургическом районе города. Компания имеет три торговых точки находящихся в Ровенском и Аркадакском районах Саратовской области. Офисные помещения находятся по тому же адресу что и производственный цех.

Организационно правовая форма предприятия - общество с ограниченной ответственностью.

Фирмы, образованные на основе общества с ограниченной ответственностью, -- это производственные и иные коммерческие организации, созданные по соглашению юридическими лицами и гражданами путем объединения их вкладов в целях осуществления хозяйственной деятельности и получения дохода. Такие общества являются юридическими лицами. Титов В.И. Экономика предприятия: учебник. М., 2008. С.302

Участники общества с ограниченной ответственностью несут материальную ответственность в пределах их вкладов.

Каждое общество имеет фирменное наименование, в котором указываются вид и предмет его деятельности.

Общества могут от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцами и ответчиками в арбитраже, суде, третейском суде. Общество может состоять из двух и более участников. В их числе могут быть предприятия, учреждения, организации, государственные органы, а также граждане.

Общество может создавать филиалы, действующие в качестве его обособленных подразделений, и открывать представительства на территории России. При этом филиалы и представительства не пользуются статусом юридического лица. В то же время общество может иметь дочерние и зависимые от него хозяйственные структуры с правами юридического лица. Волков О.И.. Девяткин О.В.. Экономика предприятия (фирмы): Учебник. М., 2010. С. 49

Общество с ограниченной ответственностью «Новэм» представляет собой самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица. ООО «Новэм» осуществляет закупку, перемещение, хранение и реализацию товаров, оказание услуг, а также другие виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законом и предусмотренные его уставом.

Для осуществления основной функции ООО «Новэм» выполняет множество дополнительных функций, таких как:

- заключение договоров на поставку товаров;

- организация продвижения товаров от производителей в места потребления;

- изучение спроса покупателей;

- обеспечение хранения товаров;

- формирование торгового ассортимента.

За последнее время мебельное производство приобрело новое качество гибкость, то есть способность оперативно разрабатывать и производить новую мебель, обеспечивать возможность производства мебели с минимальными издержками, часто менять и дополнять ассортимент, а также соблюдать короткие сроки исполнения заказов.

Сегодня на мебельном рынке свободных ниш нет и не предвидится, надо теснить своих конкурентов. Для этого компания использует два принципа:

- мебель должна быть лучше, чем у конкурентов, при той же цене;

- мебель должна быть дешевле, чем у конкурентов при том же качестве.

Для соблюдения этих принципов компания старается внедрять и использовать последние достижения мебельной промышленности. Также немало внимания уделяется квалификации специалистов.

При разработке новых моделей мебели менеджеры предприятия руководствуются следующими основными компонентами понятия «качество мебели». Это комфорт, функциональность, эргономичность, и эстетическая составляющая или дизайн.

Модельно-товарное качество мебели и мебельных гарнитуров позиционируется как соответствие мебели условиям среды ее использования в том или ином помещении, соответствие мебели установкам потребителя (экологическим, вкусовым, функциональным и др.), позиционирование мебели в имеющем на рынке ассортименте мебели (новинка, индивидуальность, фирменная узнаваемость).

В сотрудничестве с ведущими западноевропейскими производителями компания выпускает и продает мягкую и корпусную мебель европейского качества, но адаптированную для российского рынка.

Механизмы, ткани, комплектующие поступают на фабрику от ведущих производителей из континентальной Европы, Скандинавии, Ирландии, Британии, США и Израиля.

Предприятие реализует продукцию следующего ассортимента: Детская мебель, столы, диваны и кресла, спальни, шкафы, матрасы, стенки, прихожие, кухни.

Основными моментами, определяющими успех любого мебельного производства, являются:

1. Увеличение роли, места и значения дизайна мебели;

2. Внедрение современных технологий и материалов;

3. Маркетинг и умение продавать;

4. Реклама своей мебели.

1.2 Виды анализа на предприятии ООО «Новэм»

организационный структура управление цель

Анализ внешней среды. SWOT-анализ

Проведем оценку предприятия с помощью SWOT-анализа.

SWOT-анализ - это определение сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды). Арсенова Е.В. Балыков Я.Д. Корнеева И.В. Экономика организации (предприятия): учебник. М., 2010. С. 412

Сильные стороны предприятия - то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая вам дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой вами продукции, известности вашей торговой марки и т.п.

Слабые стороны предприятия - это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или то, что пока не удается по сравнению с другими компаниями и ставит в неблагоприятное положение.

Рыночные возможности - это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые может использовать предприятие.

Рыночные угрозы - события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на предприятие. Ширенбек Х. Экономика предприятия: Учебник для вузов. СПб., 2006. С.82

Для начала проведем анализ влияния внешних факторов на предприятие (таблица 1):

Таблица 1. Определение рыночных возможностей и угроз

Параметры оценки	Возможности	Угрозы
Спрос	С ростом доходов населения увеличивается объем потребления товара	Большое количество товаров заменителей
Конкуренция		Большое количество конкурентов; угроза появления новых конкурентов
Сбыт	Нет посредников между производителем и потребителем	Любые кризисы на предприятии-поставщике в той или иной степени могут сказаться и на деятельности предприятия
Экономические факторы		Не стабильная экономическая ситуация в стране

Далее проведем анализ внутренних факторов (таблица 2)



Таблица 2. Определение сильных и слабых сторон

Параметры оценки	Сильные стороны	Слабые стороны
Организация	Высокий уровень квалификации сотрудников предприятия
Производство	Высокое качество продукции.	Не надежные каналы поставки сырья и материалов. Высокая себестоимость продукции
Финансы	Предприятие имеет достаточную финансовую устойчивость
Маркетинг	Стоимость продукции ниже чем у ближайших конкурентов. Большой ассортимент продукции	Отсутствие системы скидок и поощрения постоянных клиентов

Для сопоставления возможностей предприятия условиям рынка применяется матрица SWOT. Слева выделяются два раздела (сильные и слабые стороны), в которые соответственно вносятся все выявленные сильные и слабые стороны организации. В верхней части матрицы также выделяются два раздела (возможности и угрозы), в которые вносятся все выявленные возможности и угрозы. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. М., 2010. С.144(таблица 3)

Таблица 3. SWOT-анализ

	Возможности	Угрозы
	С ростом доходов населения увеличивается объем потребления товара, нет посредников между производителем и потребителем	Большое количество конкурентов Велика угроза появления новых конкурентов Большое количество товаров заменителей Любые кризисы на предприятии-поставщике в той или иной степени могут сказаться и на деятельности предприятия Не стабильная экономическая ситуация в стране
Сильные стороны	Сохранение своих клиентов и привлечение новых покупателей за счет большого ассортимента, качества продукции и сравнительно не высоких цен.	Необходимо наладить финансово-хозяйственный учет на предприятие и более эффективную систему планирования на предприятие. Необходимо разработать систему мотивации труда
Стоимость продукции ниже, чем у ближайших конкурентов
Большой ассортимент продукции
Высокое качество продукции.
Высокий уровень квалификации сотрудников предприятия
Предприятие имеет достаточную финансовую устойчивость
Слабые стороны	За счет поиска новых поставщиков снизить себестоимость продукции, что, несомненно, привлечет новых клиентов.	Необходимо подыскать новых поставщиков продукции Необходимо разработать систему скидок и поощрения клиентов
Не надежные каналы поставки сырья и материалов
Высокая себестоимость продукции
Отсутствие системы скидок и поощрения постоянных клиентов

Проанализировав и сопоставив возможности с сильными сторонами, приходим к выводу, что при данных условиях для предприятия будет выгодно представить продукцию, рассчитанную для нескольких групп потребителей в зависимости от их желания платить дополнительную сумму за качество продукции. Необходимо разработать систему мотивации труда для персонала, для более эффективной работы сотрудников. Основной из слабых сторон для реализации возможностей может быть не надежные каналы поставки сырья работы, для устранения этого недостатка необходимо подыскать нового более надежного поставщика материалов для производства. Основными угрозами усугубленными слабыми сторонами будет являться большое количество конкурентов, товаров заменителей. Опираясь на сильные стороны можно снижать угрозы, применяя гибкую ценовую политику для борьбы с нежелательными конкурентами, разработать систему скидок. Для налаживания гарантированного сбыта необходимо ввести систему поощрения постоянных клиентов фирмы.

Структурный анализ системы управления

Под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие предприятия как единого целого. Горфинкель В.Я. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М., 2010.С. 286

На сегодняшний день в компании трудится 186 человек.

Главным на предприятие является генеральный директор.

Всего на предприятие есть 14 отделов, при этом 7 отделов производственных, 2 - финансовых, 3 - коммерческих и 2 отдела занимаются персоналом предприятия. Организационную структуру предприятия можно представить в виде схемы (рис.1).

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Новэм»

Структура предприятия ООО «Новэм» является функциональной. Функциональная структура сложилась как неизбежный результат процесса управления. Особенность функциональной структуры заключается втом, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления. Традиционные функциональные блоки фирмы -- это отделы производства, маркетинга, финансов. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются в каждой фирме для обеспечения достижения ее целей. Если размер всей фирмы или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно в свою очередь подразделить на более мелкие функциональные подразделения. Они называются вторичными, или производными. Основная идея здесь состоит в том, чтобы максимально использовать преимущества специализации и не допускать перегрузки руководства. Сафронов Н. А. Экономика организации (предприятия): учебное пособие. М.:, 2009. С.183 К преимуществам функциональной структуры можно отнести то, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности. Чечевицына Л. Н. Экономика фирмы: Учебное пособие для студентов Вузов Ростов-на-Дону, 2009. С. 68

Функциональный анализ системы управления

Рассмотрим основные функции персонала предприятия.

Функция -- это круг деятельности и обязанностей отдельного лица или органа управления, представляющих часть управляющей системы. В управлении различают профессионально-отраслевые и структурно-пространственные объектные функции.

К профессионально-отраслевым функциям, которые основаны на профессиональном разделении труда и охватывают деятельность персонала системы управления, относятся: планово-экономическая, учетно-статистическая, коммерческая, инженерно-технологическая, расчетно-аналитическая, оперативно-производственная, кадровая и др.

Структурно-пространственные функции управления основаны на разделении обязанностей руководителей и специалистов по группам цехов, отделов и филиалов. К ним относятся управление группой цехов (основных и вспомогательных), руководство отдельными цехами, участками и бригадами. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. М., 2011. С.118

Возглавляет администрацию предприятия генеральный директор. Он назначается владельцем предприятия - частным лицом. В нашем случае владелец предприятия назначил директором себя.

Директор действует от имени предприятия, представляет его во всех хозяйственных и государственных учреждениях. В соответствии с законодательством и уставом предприятия он издает приказы, осуществляет наем и увольнение работников, накладывает на них взыскания или определяет меры поощрения за хорошую работу.

Директор распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры со сторонними организациями, выдает от своего имени доверенности другим лицам, открывает в банках расчетный счет и распоряжается денежными средствами на счетах.

Директор физически не в состоянии подготавливать и принимать решения по всем вопросам, касающимся деятельности предприятия. Поэтому часть своих полномочий он передает заместителям (руководителям структурных подразделений предприятия).

Коммерческий директор осуществляет управление отделами продаж, отделом маркетинга, отделом материально-технического снабжения.

Отдел маркетинга проводит исследования рынков сбыта, конкурентов организации. Так же отдел маркетинга планирует, осуществляет и контролирует проводимые предприятием маркетинговые мероприятия.

Отделы продаж осуществляют поиск клиентов, реализацию, обслуживание клиентов, заключение сделок.

Директора по персоналу управляет отделом кадров.

На отдел кадров возлагаются осуществление найма и увольнения работников, регистрация (табельный учет) явки персонала на работу, контроль за соблюдением режима рабочего дня и трудовой дисциплины, обучение кадров и регулирование их профессионального роста, инструктаж по профилю работы и технике безопасности сотрудников.

Финансовый директор осуществляет управление бухгалтерией и экономическим отделом.

Бухгалтерия и экономический отдел осуществляют учет поступления и расходования материальных и финансовых ресурсов на предприятии, учет рабочей силы. Она ведет отчетность, проводит финансовый анализ деятельности предприятия и представляет финансовые отчеты руководителям предприятия, а также государственным и местным хозяйственным органам.

Директор по производству управляет следующими отделами: отдел разработки дизайна, отдел контроля качества, отдел хранения, отдел транспортировки и производственными цехами. Данные отделы занимаются непосредственным производством хранением и, разработкой дизайна и транспортировкой сырья и готовой мебели.

Рассмотрим дерево целей предприятия (рисунок 2)

Рисунок 2. Дерево целей

На сегодняшний день руководство предприятия использует методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер, основанные на дисциплине, ответственности, власти, принуждении, а именно административно-распорядительные методы управления

В управление руководство использует такие инструменты как приказ, распоряжение, инструктаж, в них указываются конкретные исполнители и сроки выполнения.

На предприятие устанавливаются конкретные правил, обязательные для выполнения и определяющие содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.).

Организационное нормирование включает нормы и нормативы расходов ресурсов в процессе деятельности фирмы.

Управление предприятием осуществляется на основе правовых норм, которые касаются организационных, имущественных, трудовых и иных отношений в процессе производства.

Так же предприятие использует экономические методы управления. Это система приемов и способов воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов. На предприятие используется система материального стимулирования работников (по результатам работы сотрудников, выплачивается премия).

В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования, которая максимально связана с результатами деятельности исполнителя. Оплата труда менеджера связана с результатами его деятельности в сфере ответственности или с результатами деятельности всей фирмы. При этом кроме сугубо личных участник процесса преследует и общественные, и групповые цели.

На сегодняшний день для стимулирования работников и повышения эффективности труда руководитель компании использует систему мотивации.

Мотивация - стимулирование к деятельности, процесс побуждения себя и других к работе, воздействия на поведение человека для достижения личных, коллективных и общественных целей. Остапенко Ю.М. Экономика труда: учебное пособие. М. 2010. С.129

Руководство использует экономические методы стимулирования работников.

Экономические мотивы поведения людей основаны на получении материальных благ за выполнение определенной работы.

Итак, руководство использует материальное (денежное) вознаграждение для поощрения и стимулирования труда. Ежемесячно главный экономист предприятия составляет план продаж (сумму выручки от реализации). Если выручки предприятия за прошедший месяц ниже установленного плана или ровна ему, то работники получают заработную плату в размере установленного оклада согласно штатному расписанию. Если же размер выручки превышает установленный план, то все работники предприятия получают дополнительную премию в размере 10% от установленного оклада.

Можно выделить следующие методы управления персоналом применяемые на предприятие:

- экономические методы: хозяйственный расчет, материальное стимулирование, минимальный размер оплаты труда. Величина минимального размера тарифной ставки, материальные льготы, гарантии и привилегии;

- административно-правовые методы, с помощью которых осуществляется организационное воздействие, распорядительное воздействие, дисциплинарное воздействие и дисциплинарная ответственность, административный штраф, уголовная ответственность;

- социально-психологические методы, направленные на социальное планирование, социальные исследования, психологическое планирование;

- организационные методы, заключающиеся в проектировании рабочих мест и др. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом: Учебник для вузов. М: , 2011. С.184

Информационный анализ системы управления

Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки.

Вся информация системы управления ООО «Новэм» образуется входными и выходными данными.

Входная информация ООО «Новэм» делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов производства.

Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).

Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации. Информационные потоки ООО «Новэм» характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: Поточно, по мере возникновения; С регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; Нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. Документооборот на предприятие выглядит следующим образом (рисунок 3)

Рисунок 3. Документооборот ООО «Новым»

Документация, применяемая на предприятие ООО «Новэм» классифицируется по следующим признакам:

1. По признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).

2. По назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.

3. По месту составления: внутренние; внешние.

4. По наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.

5. По количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов).

6. По срокам исполнения: срочные, несрочные.

7. По срокам хранения: постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет).

8. По степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.

Параметрический анализ системы управления

Важный фактор производительности предприятия - удовлетворенность его работников. Также как удовлетворенность клиентов повышает их желание платить деньги и приобретать продукцию и услуги своих поставщиков, удовлетворенность работников усиливает их желание работать в интересах и на благо своего предприятия. Оценка удовлетворенности работников дает важную информацию о том, чем довольны или недовольны сотрудники, и по каким направлениям следует совершенствовать систему стимулирования персонала. Самыгин С. И., Столяренко Л. Д. Менеджмент персонала: учебное пособие. Ростов н/Д, 2010. С.204

Все факторы, влияющие на удовлетворенность работников, были разделены на две группы: поддерживающие и мотивирующие. Согласно этому подходу поддерживающие (или удерживающие) факторы создают необходимые (но не достаточные) условия для высокой удовлетворенности работников. Вместе с тем, мотивирующие факторы способны существенно увеличить удовлетворенность этих же работников при соблюдении всех необходимых условий.



Глава 2. Синтез системы управления

2.1 Определение целей и назначение организации в целом

Миссия ООО «Новэм» - удовлетворять клиентов за счет поставки качественной корпусной и мягкой мебели, разработки новых видов продукции, повышения эффективности всех производственных процессов, создания партнерских отношений с работниками, дилерами и поставщиками.

Долгосрочные цели ООО «Новэм»: Удовлетворение потребностей клиентов; завоевание большей доли рынка; увеличение объемов продаж всех видов продукции и увеличение прибыли предприятия; увеличение качества производимой продукции; формирование имиджа компании; повышение квалификации персонала компании

Краткосрочные цели: по экономическому отделу (разработать план реализации на будущий год, составить бизнес-план по созданию дополнительных торговых точек и магазинов); по отделу снабжения (Подыскать новых, более надежным поставщиков сырья и материалов); по производственным отделам (Составить программу развития предприятия на ближайшие 5 лет.); по бухгалтерии (Рассмотреть поступившие из подразделений финансовые сметы расходов и доходов по предложенным мероприятиям и вынести решения о возможности или невозможности реализации мероприятий в заданном объеме и динамике); по продажам (Провести дополнительные маркетинговые исследования рынка для более глубокого изучения предпочтений и потребностей покупателей в условиях стремительного развития данного сегмента рынка, разработать дополнительные программы и акции по увеличению объема продаж, захватить большую часть рынка).



2.2 Построение новой организационной структуры предприятия

Основной причиной, почему компания ООО «Новэм» стремится к усовершенствованию системы управления, является снижение эффективности деятельности, которая выражается:

- в конфликтах среди руководителей,

- в недостаточной информационной системы,

- в проблемах, касающихся работы с клиентами и конкурентами.

Организация можно рассматривать как объект управления, как совокупность текущей деятельности. Текущей деятельности присущи расходы (закупка продукции, затраты на реализацию) и доходы (выручка от реализации продукции или услуг). Ответственность возлагается на сбытовые подразделения, а расходы несут все подразделения, но в больше степени отдел снабжения. Прибыль определяется для всего предприятия, а как ее использовать определяет руководство компании. Таким образом, деятельность компании можно разложить на отдельные процессы: закупки, производство, сбыт, инвестиции. Значит, структурные подразделения, управление данными процессами можно рассмотреть как центры ответственности за их реализацию (центры дохода, центры прибыли, центры затрат, центры инвестиций).

Совершенствование организационной структуры компании ООО «Новэм» опирается на логику построения финансовой структуры организации, а именно: центры прибыли (производство) и центры дохода (отдел продаж и маркетинга) объединяем под началом коммерческого директора, так как он - в соответствии со спецификой коммерческой функции - является ответственным за получение финансового результата. Напоминаем, что в настоящий момент коммерческому директору подчиняются отдел снабжения, отдел продаж и маркетинга. Производственные отделы в подчинении директора по производству.

Переподчиним функциональные службы, за которые ранее отвечал директор по производству, коммерческому директору. Кроме того, в зоне ответственности коммерческого директора остается отдел снабжения, который, с одной стороны, относится к центрам затрат, с другой - требует очень тесного взаимодействия с функцией продаж. После этого коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией.

Финансово-бухгалтерский блок оставляем без изменений.

Директору по персоналу подчиним транспортную службу, склады и ранее закрепленные за ним отдел кадров.

Таким образом, должность директора по производству ликвидируется.

Преимущества новой организационной структуры:

- сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления;

- гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

- работа в группах создает условия для самосовершенствования;

- возможность применения эффективных методов планирования и управления;

- сокращается потребность в специалистах широкого профиля.

Недостатки данной структуры:

- усложнение взаимодействия;

- сложность в координации работ отдельных бригад;

- высокая квалификация и ответственность персонала;

- высокие требования к коммуникациям.

Также необходимо спроектировать новые методы и функции управления и изменить процесс принятия управленческих решений.

Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности -- это выполнение руководителями четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

Планирование. Важнейшей функцией управления считают планирование. Оно позволяет поддерживать пропорциональность производства, слаженную работу всех подразделений предприятия, рационально использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому обеспечивается необходимая организация хода производства -- динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.

Основным и наиболее эффективным методом управления для ООО «Новэм» остается экономический метод. Экономические методы -- приемы и способы воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена).

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности директора. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

- выработку и постановку цели;

- изучение проблемы на основе получаемой информации;

- выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

- обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);

- выбор и формулирование оптимального решения;

- принятие решения;

- конкретизацию решения для его исполнителей. Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П. Общий и специальный менеджмент: Учебник. М., 2009. С. 233

Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения; принятие решения; реализация решения. Управленческие решения в ООО «Новым» принимают директора и генеральный директор. Начальники отделов без согласования с вышестоящими руководителями решения принимать не могут.

Использование иерархии в принятии решений осуществляется большинством фирм с целью координации деятельности и усиления централизации в управлении.

Чтобы добиться наиболее полного функционирования новой системы управления, необходимо так же изменить систему мотивации на предприятии. На сегодняшний день на предприятие используется материальная мотивация персонала.

Она является наиболее универсальной, так как, вне зависимости от занимаемого положения, работники больше ценят денежные поощрения и возможность распоряжаться полученными средствами. В некоторых случаях работники даже готовы променять любые методы нематериального поощрения на их денежные эквиваленты. Дело в том, что действие инструментов нематериальной мотивации предполагает определенные ограничения. Беляев А.Н. Современные формы и системы оплаты труда. М., 2010. С.105

Наиболее эффективным способом материальной мотивации является повышение оплаты труда, и при этом самым основным является определение величины изменения заработной платы. Для того чтобы получить реальную отдачу от сотрудника, размер ожидаемого вознаграждения должен быть существенным, иначе это может вызвать еще большее нежелание выполнять свои служебные обязанности. Руководители ООО «Новэм» идут по пути наименьшего сопротивления и периодически увеличивают зарплату сотрудникам на незначительные суммы, однако для мотивации более действенным является даже однократное, но значительное увеличение зарплаты.

Таким образом, руководство не планирует менять существующую систему мотивации.

Зависимость процента премии от результатов работы наиболее распространен в сфере торговли и оказания различных услуг. Это процент от выручки, суть которого заключается в том, что заработок работника не имеет четко обозначенного предела, а зависит от профессионализма работника и его способности стимулировать продажу товаров или услуг. ООО «Новэм» также делает ставку на квалификацию своих сотрудников, в качестве материальной мотивации предусматривают иной способ - премию за профессионализм. Это поощрение назначается по результатам аттестации, оценивающей результаты работы работника и его соответствие занимаемой должности.

Информационная система тоже должна измениться в соответствии с новыми требованиями системы управления. В компании ООО «Новэм» используется такая информационная система, которая, позволяет при вводе самых простых данных о постоянном клиенте (фамилии имя и отчества), автоматически запускать информацию о нем: его контакты, место нахождение его торговых точек, информацию о предыдущих заказах, гарантийные случаи, связанные с возвратом товара от этого клиента, автоматический набор номера клиента и прочую информацию о клиенте. Так же она позволяет видеть текущие долги по клиентам, просроченные платежи, глубину (дни) и суммы кредитов. Информационная система позволяет вести учет товаров, которые находятся в наличие или «в пути» и через какой период времени ожидается ближайшая поставка, а так же движение товара на другие склады, в филиалы и отгрузки клиентам.

В компании нет корпоративной информационной системы в современном виде, оборудование используется устаревшее, нет современных программ. Корпоративная информационная система -- это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности больших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления.

Одним из предложений по совершенствованию информационной системы будет являться внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (или CRM, сокращение от англ. Customer Relationship Management System) -- корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином «CRM-система» понимается прикладное программное обеспечение, предназначенное для реализации CRM.

Основные принципы:

Наличие единого хранилища информации, откуда в любой момент доступны все сведения о предыдущем и планируемом взаимодействии с клиентами.

Использование всех каналов взаимодействия: телефонные звонки, электронная почта, мероприятия, встречи, регистрационные формы на веб-сайтах, рекламные ссылки, чаты, социальные сети.

Постоянный анализ собранной информации о клиентах и подготовка данных для принятия соответствующих организационных решений -- например, сегментация клиентов на основе их значимости для компании.

Этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется).

CRM -- модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

2.3 Сравнение старой и новой системы организации управления на предприятии

В результате синтеза системы управления на предприятие ликвидирована должность директора по производству, что позволит сократить затраты на заработную плату.

Отделы производства, отдел контроля качества и отдел разработки дизайна переходят под начало коммерческого директора. В итоге коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией.

Также для повышения эффективность работы предприятия было предложено внедрить корпоративную информационную систему.

При внедрении новой системы управления компания получает ряд преимуществ:

1. Сокращается аппарат управления, в результате повысится эффективность управления;

2. Гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

3. Компания получает возможность применения эффективных методов планирования и управления;

4. Сокращается потребность в специалистах широкого профиля;

5. В результате внедрения новой информационной системы повысит эффективность работы отдела продаж, что в свою очередь приведет к увеличению прибыли.

Синтез системы управления - один из основных факторов совершенствования управления персоналом предприятия. Общее повышение исследуемого показателя способствует не только экономии численности работников, но и значительному повышению производительности труда. Это является интенсивным фактором развития производства, что в свою очередь способствует росту не только трудового, но и экономического потенциала предприятия. Целью проведения совершенствования системы управления компания видит повышение объема продаж на 10%.

Влияние усовершенствованной системы управления на показатели деятельности компании зависит от следующих факторов:

- наличие условий работы, необходимых повышения эффективности деятельности предприятия;

- организационная культура благоприятствующая применению новых стандартов работы;

- качество управления.



Заключение

Для успешной работы организаций в современных условиях необходимо периодически проводить исследования с целью совершенствования действующих систем управления. Проведение исследований осуществляется в соответствии с выбранной целью и в определенной последовательности.

Исследования являются составной частью менеджмента организации и направлены на совершенствование основных характеристик процесса управления. При проведении исследований систем управления объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется определенными признаками и подчиняется ряду требований.

При проведении исследования предприятия ООО «Новэм» было выявлено, что для успешной и плодотворной работы ему необходимо представить продукцию, рассчитанную для нескольких групп потребителей в зависимости от их желания платить дополнительную сумму за качество продукции. Необходимо совершенствовать систему мотивации труда для персонала, для более эффективной работы сотрудников, так как существующая система не совершенна. Заработная плата и премия всех сотрудников компании зависит только от эффективности работы персонала занимающегося продажами. На наш взгляд подход к стимулированию должен быть индивидуален, в зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций. Предприятию необходимо подыскать нового более надежного поставщика.

Так же в результате анализа было выявлено, что предприятие обладает функциональной структурой управления. Функциональная структура включает специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают выполнять задачи организации.

Функциональные подразделения не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения подразделениям.

В настоящее время действующая структура позволяет предприятию оперативно реагировать на рыночную конъюнктуру и поддерживать темпы развития.

Но для более эффективной работы предприятия было предложено ликвидировать должность директора по производству, что позволит сократить затраты на заработную плату. Отделы производства, отдел контроля качества и отдел разработки дизайна передать в управление коммерческому директору. В итоге коммерческий директор будет контролировать всю цепочку движения товара, начиная от его закупа и заканчивая его полной реализацией. Также для повышения эффективность работы предприятия было предложено внедрить корпоративную информационную систему. Таким образом, совершенствование системы управление приведет к повышению выручки, прибыли предприятия и производительности труда



Список литературы

1. Арсенова Е.В. Балыков Я.Д. Корнеева И.В. Экономика организации (предприятия): учебник. М.: Экономистъ, 2010. 618 с.

2. Аширов Д.А., Управление персоналом: учебное пособие. - М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2009. 135 с.

3. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом: Учебник для вузов. Переизд.- М: ЮНИТИ, 2011. 560 с.

4. Беляев А.Н. Современные формы и системы оплаты труда. М.: ДИС, 2010. 272 с.

5. Волков О.И.. Девяткин О.В.. Экономика предприятия (фирмы): Учебник. М.: ИНФРА-М, 2010. 601 с.

6. Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П. Общий и специальный менеджмент: Учебник. М.: Изд-во РАГС, 2009. 568 с.

7. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2011. 501 с.

8. Горфинкель В.Я. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. 670 с.

9. Гражданкина Е.Ю. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие для вузов. М.: Инфра-М, 2009. 455 с.

10. Остапенко Ю.М. Экономика труда: учебное пособие. М.: Инфра-М, 2010. 274 с.

11. Румянцева З.П. Общее управление организацией: Учебник. М.:ИНФРА-М, 2010. 304 с.

12. Самарина В. П. Экономика организации: Учебное пособие для вузов. М.: КноРус, 2009. 319 с.

13. Самыгин С. И., Столяренко Л. Д. Менеджмент персонала: учебное пособие. Ростов н/Д: «Феникс», 2010. 480 с.

14. Сафронов Н. А. Экономика организации (предприятия): учебное пособие. М.: Магистр, 2009. 256 с.

15. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. М.: «Дашков и К», 2011. 556 с.

16. Титов В.И. Экономика предприятия: учебник. М.: Эксмо, 2008. 416 с.

17. Чечевицына Л. Н. Экономика фирмы: Учебное пособие для студентов Вузов Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. 400 с.

18. Швандара В.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. 681 с.

19. Ширенбек Х. Экономика предприятия: Учебник для вузов. СПб.: Питер, 2010. 848 с.

Размещено на Allbest.ru