Советы по экономии времени предпринимателей

Теперь составьте список своих крупнейших неудач и отметьте, следствием отсутствия каких качеств они были. Подумайте над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу. Помните: знать свои слабости - значит укреплять свои сильные стороны!

Сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важнейшие сильные и слабые стороны в различных областях (профессиональные знания и опыт, социальные качества, личные способности, способности руководителя, интеллектуальные способности и т.п.).

Теперь Вы можете переходить к следующему этапу определения своих целей - к анализу «цель - средство».

Что такое анализ «цель - средство»?

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленному ранее списку целей и выберите пять важнейших. Определите необходимые для достижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.

Результаты этой работы целесообразно представить в виде таблицы:

Желаемые цели Необходимые средства (что требуется?) Ситуационный анализ Имеется в наличии (способности, средства и т.д.) Не имеется в наличии Практические шаги по увеличению ресурсов 1. 2. 3. 4. 5.

Теперь Вы готовы перейти к последней фазе процесса постановки целей - конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.

Как увязать мои цели с текущими жизненными планами?

Каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете Вы!

Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением Ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям Вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.

Пример: Жизненный план (извлечение).

Сфера жизни № Жизненная цель Важность, значимость Срок (год) Практические действия Срок Контроль Имущество, деньги 4 Собственный дом в пригороде Высокая 2006 Поиск участка 2002 Накопление собственных средств 2001 Поиск заемных средств 2002 Выгодная продажа квартиры 2004 Подбор строительной компании и заключение договора на строительство 2003

Начинайте планирование работы с постановки целей.

Сделайте свои цели :

КОНКРЕТНЫМИ

ИЗМЕРИМЫМИ

ДОСТИЖИМЫМИ

РЕАЛЬНЫМИ

ОГРАНИЧЕННЫМИ ВО ВРЕМЕНИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него. Дж.К. Честертон Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения

Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?

Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.

Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.

Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?

Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:

* Когда Вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите свой ежедневник (список) отсроченных дел и определите, сможете ли Вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не сорвав последнего срока.

* Никогда не пользуйтесь фразой “как можно скорее”. Она бессмысленна. Если у Вас полно бумажной работы, помеченной “как можно скорее”, то Вы не знаете, за что браться в первую очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте людям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расскажите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено даже высшим начальством и клиентами).

* Получив документ, помеченный “как можно скорее”, позвоните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по нему отчитаться.

* То же самое относится и к слову “срочно”. Из какого понятия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталкиваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время, наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с пометкой “срочно”, позвоните его отправителю и выясните, когда это действительно нужно сделать.

* Посылая кому-то документ, который Вы хотите получить обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте срок ответа и, если нужно, причину такого срока.

* Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок выполнения необходимого Вам действия и причину установки такого срока.

* Если установлен срок, проконтролируйте выполнение работы заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не получили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сделана. “Подгоняя” человека ближе к истечению срока, Вы готовите почву для гнева с вашей стороны и защиты -- с его.

* Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контролировать ход работы до истечения срока ее выполнения.

* Устанавливая сроки, давайте людям понять, что Вы будете следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к примеру: “Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела (если возникнут сложности) и т.д.”. Мало кто на это обидится. Скорее это будет приветствоваться.

ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА "АЛЬПЫ"

Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема “бумажной” работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Улучшение самоконтроля.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия - составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В -- визиты, совещания;

Д -- делегирование дел;

К -- контроль;

П -- в процессе, в деле;

ПК -- поездки, командировки;

ПР -- письменная работа, деловые письма, диктовка;

С -- секретарь;

Т -- телефонные разговоры;

Ч -- процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК -- новое помещение для офиса;

В -- Шишкин (компьютерная программа);

В -- Иванов (экспертная оценка);

П -- проект изучения рынка;

К -- Сидоров (статистика сбыта);

ПР -- Васильев (письмо);

Ч -- специальный журнал для менеджеров;

Т -- Кошкин (нехватка персонала);

Т -- Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;

подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Пример:

П -- проект изучения рынка;

В -- Иванов (экспертная оценка);

ПК -- новое помещение для офиса;

Ч -- специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К -- Сидоров (статистика сбыта);

ПР -- Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т -- Шишкин (компьютерная программа);

Т -- Кошкин (нехватка персонала);

Т -- Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Часы П - проект изучения рынка; 3,0 В - Иванов (экспертная оценка) 2,0 ПК - новое помещение для офиса 1,5 Ч - специальный журнал для менеджеров 1,0 К - Сидоров (статистика сбыта) 0,5 ПР - Васильев (письмо) 1,5 Т - Шишкин (компьютерная программа) Т - Кошкин (нехватка персонала) 0,5 Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) 10,0

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5--6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

Приоритет Часы Перепоручения П - проект изучения рынка; А 2,5 0,5 часа перепоручается г-ну Х В -Иванов (экспертная оценка) А 1,5 ПК - новое помещение для офиса Б 0,5 К - Сидоров (статистика сбыта) Б 0,5 ПР - Васильев (письмо) Б 0,5 Поручается г-ну У Ч - специальный журнал для менеджеров В 0,5 Т - Шишкин (компьютерная программа) В Секретарь Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) В 6,0

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Почему план дня рекомендуется составлять накануне вечером?

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПО СИСТЕМЕ ФРАНКЛИНА

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь. Бенджамин Франклин

Каковы особенности планирования по системе Франклина?

Многие менеджеры и руководители западных компаний с успехом используют систему планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. Те, кто применяют эту систему на практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды:

Как на практике выглядит процесс «строительства пирамиды»?

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет "познание" и "служение людям", хотя на самом деле для него важны в первую очередь "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 20хх года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности 'социология и политология' - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?" В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвардский Университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в Гарвардский Университет", "Пройти курсы по подготовке к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача "Подать документы в Гарвардский Университет" разбивается на такие подзадачи, как "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как конкретно будет выглядеть процедура составления моего ежедневного плана дел по системе Франклина?

В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Например, на сегодня у Вас запланированы следующие дела:

Закончить разработку программы стратегического развития для Вашего клиента.

Закончить статью для журнала “Маркетинговые исследования”.

Поздравить сотрудника Вашей фирмы Петрова с днём рождения.

Получить об апрельском семинаре по маркетингу, в котором Вы собираетесь поучаствовать.

Забрать куртку из химчистки.

Ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

Первая задача является для Вас первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача - человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день.

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если Вы будете слишком заняты и не сможете уделить время этим делам, Вы можете безболезненно отложить их на завтра.

Вторая и пятая задачи являются для Вас малозначительными, (поскольку до срока сдачи статьи еще далеко, а куртка может полежать в химчистке) - можно откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

Закончить разработку стратегического плана развития.

В перерыве поздравить Петрова с днём рождения.

Если успею, получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу.

В свободное время закончить статью по маркетингу.

В свободное время забрать куртку из химчистки.

Если успею, ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным - хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно - уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?

Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.

Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные - буквой "B" и маловажные - буквой "C") и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой "V". Отменённые, - по той или иной причине, - буквой "X" (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе "Статус" за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.

№ Приоритет Статус Описание задачи 1 А V Закончить разработку стратегического плана 2 С -->20.03.2001 Закончить статью "Исследование рынка" 3 А V Поздравить Петрова с днем рождения 4 В V Уточнить информацию об апрельском семинаре 5 С Х (жена забрала) Забрать куртку из химчистки 6 В -->20.03.2001 Ответить на письмо Кудрявцевой

Пример страницы дневника планирования работ по методу Франклина.

Что делать, если мои планы меняются по ходу дня?

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Например, план на день, скорее всего будет изменен Вами в течение дня. В этом нет ничего страшного, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать Ваши планы.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

КРАТКОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ РЕКОМЕНДУЕТСЯ ПЕРЕСМАТРИВАТЬ КАЖДЫЕ ОДНУ-ДВЕ НЕДЕЛИ.

ДОЛГОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ ДОЛЖНЫ ПРОВЕРЯТЬСЯ (А ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ - КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ) НЕ РЕЖЕ ОДНОГО РАЗА В ЧЕТЫРЕ-ШЕСТЬ МЕСЯЦЕВ.

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПЛАН СЛЕДУЕТ ПЕРЕСМАТРИВАТЬ РАЗ В ГОД. ТОГДА ЖЕ СТОИТ КРИТИЧЕСКИ ВЗГЛЯНУТЬ И НА ПОСТАВЛЕННУЮ ВАМИ ГЛОБАЛЬНУЮ ЦЕЛЬ (ПРИВЛЕКАЕТ ЛИ ОНА ВАС ПО-ПРЕЖНЕМУ? НЕ ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ВНЕСТИ КАКИЕ-ТО КОРРЕКТИВЫ?) И ДАЖЕ ПОПЫТАТЬСЯ ПЕРЕОСМЫСЛИТЬ ЗАПИСАННЫЕ ВАМИ ЖИЗНЕННЫЕ ЦЕННОСТИ.

«ПРЯМОЕ» ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ КАРТОТЕК И ДНЕВНИКОВ УЧЕТА ВРЕМЕНИ

На следующей неделе кризисов не будет. В моем расписании они не предусмотрены. Генри Киссинджер

Если мне все равно придется постоянно корректировать свои планы, не проще вести «прямой» учет расходуемого времени? Существуют ли такие системы, и какова их эффективность?

Разумеется, подобные системы существуют. Например, среди отечественных специалистов по научной организации труда широко известна система учета времени биолога и математика А.А. Любищева. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет! Подробнее об этой системе Вы можете узнать, обратившись к нашему “ПРАКТИКУМУ”.

В конечном итоге система учета времени А.Любищева обеспечивала ему следующее:

он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении.

имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время. Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А.Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания

он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям. "Утилизация "отбросов времени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в "отбросах времени", - Д.Гранин.

система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику", - писал А.Любищев.

Как на практике выглядит учет времени в системах «прямого» планирования?

Исходной точкой для организации времени в системах “прямого” планирования является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием так называемых карточек ежедневного учета времени или “дневников времени”. Пример такой карточки приведен ниже. Другие формы для учета времени Вы найдете в нашем “ПРАКТИКУМЕ”.

Приоритет Время дня Вид деятельности Затраты времени Примечания (как можно сэкономить время в будущем) 8.55 Приход - кофе 10 мин. 9.10 Подготовка программы для К. 25 мин. 9.35 Прерван тел. В отношении плаката М. 5 мин. 9.40 Вернулся к программе 15 мин.

Фрагмент карточки ежедневного учета времени

Нужно ли мне записывать в карточку все, чем я занимаюсь в течение дня?

Нет необходимости записывать все, на что уходит Ваше время, просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.

Фиксируйте момент переключения внимания, каким бы кратковременным он ни казался. Например, Вас могут отвлечь коллеги по работе, телефонные звонки, вызов к руководству, незапланированные посетители, срочные совещания и многое другое.

Записывайте эти переключения внимания тогда, когда они происходят. Некоторые ошибочно полагают, что будут все помнить, чтобы провести учет времени в конце рабочего дня. Однако, память - плохой ориентир, поэтому такой подход никогда не дает достаточно информации.

На что еще обратить внимание при заполнении карточки?

Помимо вышеперечисленных, при заполнении карточки учета времени важно придерживаться следующих рекомендаций:

Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня.

Если Вы берете работу на дом, включите в карточку время, затраченное дома.

Делайте Ваши записи кратко, используйте сокращения

Приступая к заполнению карточек, начинайте с колонок “Время”, “Вид деятельности” и “Затраченное время”.

Для заполнения колонки “Приоритет” воспользуйтесь материалами Главы 3.

Колонку “Примечания” Вы сможете заполнить, проанализировав Ваши индивидуальные временные потери.

На мой взгляд, ведение такой системы учета времени имеет большой недостаток - это слишком кропотливая работа.

На самом деле, ведение “карточек времени” займет у Вас не более 5 - 10 минут в день. Если же на это действительно уходит много времени, значит Вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте больше сокращений. Если Вы пользуетесь компьютером, попробуйте ввести туда карточку учета времени в виде электронной таблицы, которая позволит Вам автоматически подводить итог по каждому виду деятельности в конце дня.

Что такое «дневник времени»?

Дневник Времени - это Ваша личная рабочая картотека, в которой сшиты отдельные листы ежедневного учета времени и собрана другая информация, позволяющая Вам эффективно планировать свое время. С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Какова структура типового «дневника времени»?

Обычно “дневник времени” имеет следующую структуру:

Календарная часть.

В эту часть Вы можете “зашить” различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.

Поместите в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни -- надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

Новые “входящие” дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат. Здесь на соответствующих листках и формулярах Вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

организационные мини-планы;

список дней рождения

сроки проведения всевозможных мероприятий;

листки-памятки и т.д.

Раздел адресов и телефонов. У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Ситуация: “Мне сложно дается планирование времени, потому что я от рождения неорганизованный человек”.

Ошибка: Если Вы не научились самоорганизации в юности, то можете всю жизнь считать себя дезорганизованным человеком. Однако истина заключается в том, что любой человек в любом возрасте может научиться организовывать свое время. Все, что для этого нужно - готовность пойти на перемены в своей жизни, а также знание того, где, когда и как осуществлять эти перемены.

Ситуация: “Я убежден, что планирование времени лишает жизнь элементов непредсказуемости и делает ее рутинной”.

Ошибка: Четкое определение своих целей и приоритетов совсем не означает, что Вас затянет в скучную и предсказуемую рутину. На самом деле, при лучшей организации своего времени, Вы предоставите себе еще больше свободы действий. Например, в жаркий день Вы захотите уйти домой пораньше. Но перед уходом Вам неожиданно напоминают, что нужно закончить отчет, о котором Вы почти забыли. В результате Вы не только не уходите раньше, а еще и задерживаетесь после работы. Если бы сдача отчета была у Вас заранее запланирована, Вы могли бы внести коррективы в свой рабочий график и постараться закончить отчет заранее, чтобы освободить время в конце рабочего дня.

Ситуация: “Чтобы сделать больше, мне надо работать еще усерднее...”

Ошибка: Слишком много работая и перенапрягаясь, Вы не только не повышаете собственную производительность труда, но, скорее всего, еще и снижаете качество работы, на которую тратите столько времени и сил! Научитесь исключать из жизни как можно больше “занятости” и заменять ее работой с самым эффективным использованием времени.

Ситуация: “Все мои цели и планы у меня в голове. Я считаю, что нет необходимости записывать их на бумаге”.

Ошибка: Планы и цели, не изложенные в письменном виде, правильнее считать Вашими намерениями. Ваши стремления необходимо обратить в четко очерченные планы действий, прежде чем их можно будет реализовать. То же самое относится и к постановке целей. Оставаясь запертыми у Вас в голове, они вряд ли будут руководить Вашими действиями изо дня в день.

Ситуация: “Как я могу составить список своих целей, если хочу от жизни так много?”

Ошибка: Действительно, если Вы захотите достичь всех возможных или даже просто всех желаемых целей, Вашей жизни может просто не хватить. Если Вы попытаетесь “объять необъятное”, скорее всего, добьетесь намного меньшего, чем достигли бы, имея меньшее количество четко очерченных целей. Постарайтесь отделить главные цели от второстепенных. Некоторые люди просто не решаются сделать выбор. Как бабочки, они порхают от одного к другому, не позволяя себе задержаться на чем-нибудь достаточно долго, чтобы достичь чего-то. Не совершайте подобной ошибки. Учитесь расставлять приоритеты (об этом можно узнать в Главе 3).

Секрет успеха - в последовательности. Бенджамин Дизраэли В ходе работы Вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент - это центральная функция управления - ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Установить приоритетность - означает принять решение о том, каким из задач следует придать первостепенное значение.

Умеете ли Вы принимать решения?

Анализ приоритетов по Эйзенхауэру.

Принцип Парето.

Установление приоритетов с помощью АБВ - анализа.

Техника делегирования полномочий.

Типичные ошибки при принятии решений.

УМЕЕТЕ ЛИ ВЫ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ?

Вы видите что-то и спрашиваете «почему?». А я воображаю то, чего никогда не было, и тоже спрашиваю «почему не было?». Бернард Шоу

Как оценить, насколько эффективно я принимаю решения?

Самый простой способ оценить эффективность принятого решения - дождаться его последствий. К сожалению, оценка “по факту” вряд ли поможет Вам что-то изменить, когда уже принятое решение привело к плачевным результатам. Поэтому прежде, чем бросаться разом решать накопившиеся проблемы, постарайтесь задуматься над следующими вопросами:

Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?

Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?

Уделяю ли я нужное количество времени для подготовки к принятию решения в зависимости от срочности и важности дела?

Часто ли я откладываю принятие решений и выжидаю, пока вопрос разрешится “сам собой”?

Не уделяю ли я слишком много времени мелким незначительным делам или частностям?

Расходуют ли попусту мое время подчиненные?

Предрасположен ли я к тому, чтобы все сделать самому?

Если Вы положительно ответили на поставленные вопросы, скорее всего, у Вас есть проблемы с принятием решений.

Всегда ли руководитель должен незамедлительно принимать решения?

Стараясь сразу принять решения по всем вопросам, с которыми к Вам обращаются, Вы постоянно загоняете себя в угол, взваливая на себя ответственность за все на свете. Такой способ вести дело ни в коем случае нельзя возводить в систему. Совершенно очевидно, что, когда Вы решаете действовать, располагая лишь небольшой частью фактов, этого явно недостаточно! Если дело обстоит именно так, то Вам должно уж очень повезти, в противном случае Вы можете понести невосполнимые потери. Когда Вас снова попросят незамедлительно что-то решить, задайте себе следующие простые вопросы:

Нужно ли вообще решать эту проблему? Подумайте, что произойдет, если этого не делать. Возможно, решение этой проблемы - пустая трата времени, и от нее можно спокойно отказаться.

Должны ли именно Вы решать эту проблему? Почему Вы должны отвечать за все и всех? Может быть, подчиненный, обратившийся к Вам, просто пытается переложить на Вас ответственность, хотя в состоянии сам решить этот вопрос.

Должны ли Вы принимать решение немедленно? Может быть, есть смысл поручить подчиненным собрать дополнительную информацию, чтобы принять более продуманное и взвешенное решение.

Я не принимаю никаких решений, пока не соберу достаточное количество информации. Я правильно поступаю?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, какой объем информации Вы считаете достаточным для принятия решения. Дать ему количественное определение невозможно, но 100% необходимой информации Вам никогда не удастся собрать. Поэтому если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, скорее всего, вы просто боитесь принять решение. Принимайте риск, как неизбежность. Учитесь принимать решения, не имея перед собой всех фактов.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Прежде чем погрузиться в процесс принятия решений, постарайтесь в деталях продумать все шаги этого процесса. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

ЧЕТКО СФОРМУЛИРУЙТЕ ПРОБЛЕМУ ИЛИ ЗАДАЧУ, КОТОРУЮ ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ РЕШИТЬ.

ОПРЕДЕЛИТЕ, НАСКОЛЬКО СРОЧНОЙ И ВАЖНОЙ ЯВЛЯЕТСЯ ЭТА ЗАДАЧА ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИ, ОТДЕЛА, РАБОЧЕЙ ГРУППЫ И Т.Д.

ПОСТАРАЙТЕСЬ ОЦЕНИТЬ, ЧТО ДАСТ РЕШЕНИЕ ЭТОЙ ЗАДАЧИ ЛИЧНО ВАМ В КРАТКОСРОЧНОЙ И ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ (ДЕНЕЖНОЕ ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ, ПОВЫШЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ, ДРУГИЕ ВОЗМОЖНОСТИ).

ПОДУМАЙТЕ, К ЧЕМУ МОЖЕТ ПРИВЕСТИ НЕВЫПОЛНЕНИЕ ЭТОЙ ЗАДАЧИ (ПОТЕРЯ ВЫГОДНОГО КЛИЕНТА, ВЫПЛАТА НЕУСТОЙКИ, УВОЛЬНЕНИЕ И Т.Д.)

ОЦЕНИТЕ, ЕСТЬ ЛИ ВОЗМОЖНОСТЬ И СМЫСЛ ПЕРЕПОРУЧИТЬ РЕШЕНИЕ ЭТОЙ ЗАДАЧИ КОМУ-ТО ЕЩЕ.

ОЦЕНИТЕ, КАКИЕ РЕСУРСЫ (МАТЕРИАЛЬНЫЕ И ЛЮДСКИЕ) ВАМ ПОТРЕБУЮТСЯ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ И РАСПОЛАГАЕТЕ ЛИ ВЫ ИМИ.

ПОДУМАЙТЕ, КАКАЯ ИНФОРМАЦИЯ ВАМ ПОТРЕБУЕТСЯ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ.

ПОСТАРАЙТЕСЬ НАЙТИ НЕСКОЛЬКО ВАРИАНТОВ РЕШЕНИЯ И ВЫБРАТЬ НАИБОЛЕЕ ПРИЕМЛЕМЫЙ.

ВЫБРАВ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ, ОЦЕНИТЕ ЕГО СИЛЬНЫЕ И СЛАБЫЕ СТОРОНЫ.

ПОДУМАЙТЕ, КАКИЕ ПОСЛЕДСТВИЯ БУДЕТ ИМЕТЬ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ В БЛИЖАЙШЕЙ И ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ.

АНАЛИЗ ПРИОРИТЕТОВ ПО ЭЙЗЕНХАУЭРУ

Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные - не самые срочные. Дуайт Эйзенхауэр.

Жизнь предпринимателя такова, что приходится все время «крутиться». Поэтому у меня всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?

Прежде всего, важно быть честным перед собой - признать, что все равно на все дела времени не хватит. Но, скорее всего, Вы можете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому Вам стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда Вы сможете выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное Вам время.

Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

СРОЧНЫЕ ДЕЛА НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА I - Срочное и важное II - Важное, но не срочное В А Ж Н Ы Е Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов III - Срочное, но не важное IV - Не срочное и не важное Н Е В А Ж Н Ы Е Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Как рекомендуется поступать с делами разных типов?

Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПРАВИЛО ЭЙЗЕНХАУЭРА:

ОТ ЗАДАЧ НЕСУЩЕСТВЕННЫХ И НЕСРОЧНЫХ СЛЕДУЕТ ВОЗДЕРЖИВАТЬСЯ!

Обратитесь к материалам нашего «ПРАКТИКУМА» для самопроверки.

ПРИНЦИП ПАРЕТО

Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора. Авраам Линкольн «Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

В каких областях может применяться принцип Парето?

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:

20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств

20% преступников совершают 80% преступлений

20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия

20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте?

Применительно к практике управления Вашим временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы

80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки

20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Как можно использовать принцип Парето в моем бизнесе?

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников - стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации? На что Вы можете повлиять в данной ситуации, чтобы достичь 80-процентного улучшения?

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

СНАЧАЛА РЕШИТЕ 20% САМЫХ ВАЖНЫХ ПРОБЛЕМ,

А УЖЕ ПОТОМ - 80% ВТОРОСТЕПЕННЫХ!

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ АБВ - АНАЛИЗА

Мудр тот, кто делает не много, а нужное. Эсхилл «Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.

В работе я с успехом пользуюсь методом Эйзенхауэра и принципом Парето. Нужен ли мне еще и АБВ - анализ?

Разумеется, если Вам удобнее пользоваться теми методами, которые Вы уже освоили, продолжайте работать с ними. Если Вы чувствуете, что Вам требуется более углубленный анализ - у Вас есть возможность его изучить в данном разделе. Многие руководители, уже работающие по методике «АБВ», отмечают, что последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям важности.

В чем суть АБВ - анализа?

Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.

На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.

Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю -- порядка 15% в общей “стоимости” всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Как мне применить этот метод на практике?

Анализ своих задач по методу АБВ Вы можете осуществлять следующим образом.

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать схемы, рекомендованные в Главе 2, или нижеследующий формуляр.

Дата Приоритетность Задача, дело, акция Кому поручено Начато Закончено Примечания А Б В

2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для Вашей деятельности. Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

3. Пронумеруйте свои задачи (см. формуляры планирования времени в Главе 2)

4. Оцените Ваши задачи в соответствии с категориями А, Б, В.

А. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций), не подлежат перепоручению.

Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим лицам).

В. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).

5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджета времени значению задач:

65 % запланированного времени (около З ч) -- задачи А;

20 % запланированного времени (около 1 ч) -- задачи Б;

15% запланированного времени (около 45 мин)-- задачи В.

6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования (см. следующий раздел Техника делегирования полномочий.).

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПЛАНИРУЙТЕ ВРЕМЯ В СООТВЕТСТВИИ СО ЗНАЧЕНИЕМ И ВАЖНОСТЬЮ ЗАДАЧ,

А НЕ ИХ УДЕЛЬНЫМ ВЕСОМ В ОБЩЕМ КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ!

ТЕХНИКА ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ

Постыдно, занимаясь много чужими делами, забрасывать свои собственные. Демокрит «Под делегированием понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей для ее выполнения должны также делегироваться необходимая компетенция и ответственность в специальной сфере (функциональная ответственность). Начальник сохраняет за собой ответственность за руководство (управленческая ответственность), которая не может быть делегирована.

Я стараюсь спланировать свой рабочий день, пишу список дел, расставляю приоритеты. Но времени все равно не хватает. Как мне быть?

Попробуйте поручить часть работы кому-нибудь из своих подчиненных. На первый взгляд, это просто. Но на практике этот момент часто вызывает целый ряд опасений. Между тем, передача полномочий имеет целый ряд преимуществ:

Передача полномочий -- хороший способ мотивации.

Поручения -- способ обучения людей.

В коллективе создается команда единомышленников, способная решать сложные производственные задачи.

Руководитель может сосредоточиться на разработке более долгосрочных и стратегически важных программ, не занимаясь рутинной работой.

Для организации гораздо рентабельнее и дешевле, если руководитель или менеджер будет поручать работу человеку с более низкой зарплатой.

Где гарантии, что подчиненные справятся с делом не хуже меня?

Конечно, разделение полномочий - это всегда риск. Подчиненный может не справиться с возложенным на него поручением, а виноватым будет его руководитель. В большинстве случаев не так страшно, если, по крайней мере, поначалу, кто-то из работников будет выполнять переданные ему задания хуже, чем это сделали бы Вы. То, что Вы можете достичь за высвобожденное время, может с лихвой окупить некоторые огрехи в работе сотрудников.