Советы по экономии времени предпринимателей

Когда имеет смысл делегировать полномочия?

Обычно есть смысл говорить не о том, передавать ли полномочия вообще, а о том, в каком объеме передавать. Определяя задания для делегирования, следует принимать во внимание четыре основных соображения. Всегда старайтесь передавать полномочия:

Когда работу может хорошо выполнить кто-нибудь, кто зарабатывает меньше Вас.

Когда для квалифицированного выполнения задачи Вам не хватает знаний, умений или опыта.

Когда работа рутинная.

Когда задание может способствовать профессиональному росту Ваших подчиненных.

Какие еще обстоятельства следует учесть при делегировании?

Передавая полномочия, Вы должны учесть следующие обстоятельства:

Требования к качеству результата. Насколько для Вас существенно, чтобы работа была выполнена не хуже, чем это сделали бы Вы?

Возможности подчиненных. Насколько большую часть задачи подчиненные способны выполнить?

Ваши отношения с подчиненными. Насколько свободно Вы себя чувствуете, передавая подчиненным конкретную работу? Насколько им удобно получить ее от Вас?

Время. Какова сейчас загрузка у Вас и у подчиненных? Чем больший объем работы Вы передадите, тем больше освободите собственного времени.

Какие полномочия не подлежат делегированию?

Если Вы - руководитель или менеджер проекта, то существует только семь задач, выполнение которых не рекомендуется передавать другим:

Планирование основного проекта.

Подбор команды исполнителей этого проекта.

Контроль за работой команды.

Стимулирование членов команды.

Оценка членов команды.

Вознаграждение членов команды.

Решение вопросов конфиденциального характера, будь то служебная тайна или просто личные секреты.

От чего зависит успешность передачи полномочий?

Чтобы передача полномочий действительно принесла желаемые Вами результаты, необходимо продумать:

постановку задачи - чтобы подчиненные точно знали, что именно им поручается сделать, каким образом и когда;

выбор исполнителей - оцените компетентность и мотивацию подчиненных, которым Вы собираетесь передать полномочия.

степень ответственности подчиненных - что Вы будете решать сами, а что доверите подчиненным;

уместный способ контроля - насколько жестко Вы намерены контролировать работу своих подчиненных по выполнению этой задачи.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ДЕЛЕГИРУЙТЕ СВОИ ПОЛНОМОЧИЯ ПОДХОДЯЩЕМУ ЧЕЛОВЕКУ

ПОДГОТОВЬТЕ ВАШЕГО ПОДЧИНЕННОГО К ПЕРЕДАЧЕ ПОЛНОМОЧИЙ

ЯСНО ИЗЛАГАЙТЕ СВОИ ИНСТРУКЦИИ

НЕ СЧИТАЙТЕ, ЧТО ПОДЧИНЕННЫЙ ПОНЯЛ ВАС, ПОКА ОН НЕ ПОВТОРИТ ВАМ КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ЗАДАНИЯ

БУДЬТЕ СОБРАНЫ, СОСРЕДОТОЧТЕСЬ НА РЕЗУЛЬТАТАХ

КОНТРОЛИРУЙТЕ ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ, НО НЕ ОБИЖАЯ ПРИ ЭТОМ ПОДЧИНЕННОГО

ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ “ОБРАТНОГО ДЕЛЕГИРОВАНИЯ”, ПРЕСЕКАЙТЕ ПОПЫТКИ ПОДЧИНЕННОГО “ПЕРЕВАЛИТЬ” ЧАСТЬ РАБОТЫ НА ВАС

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЙ

Ситуация: “Принимая решения, я всегда руководствуюсь собственной интуицией. Она меня никогда не подводит...”

Ошибка: Все успешные предприниматели до известной степени руководствуются внутренним чутьем. Совершенно очевидно, что Вам никогда не удастся собрать абсолютно всю необходимую информацию, поэтому принятие решения - всегда риск. Однако на Вашем месте мы бы не стали полагаться только на интуицию. В современном бизнесе интуиция не является достаточным основанием для того, чтобы предпринимать практические шаги. Знание современных методов ведения бизнеса Вам обязательно понадобится. Соберите факты, продумайте различные варианты решений и нежелательные последствия, а уже потом обратитесь к интуиции.

Ситуация: “Все, что я делаю - важно!”

Ошибка: По-видимому, Вам трудно определить, какие задачи следует решать в первую очередь. Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. Вам нужно пересмотреть список Ваших приоритетов и подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могли бы выполнять вместо Вас.

Ситуация: “Когда я хочу, чтобы работа была выполнена хорошо, я всегда делаю ее сам”.

Ошибка: Вы явно избегаете перепоручать работу другим. Возможно, в прошлом Вам пришлось потерять время из-за ошибок в делегировании. Такое могло произойти по трем причинам:

Неверный выбор исполнителя

Неэффективная передача информации

Недостаточный контроль за исполнением.

Подумайте, как избежать этих ошибок в будущем. А может быть, Вы просто не хотите делегировать полномочия из боязни потерять авторитет или утратить высокий статус в Вашей организации? Истина заключается в том, что передача ответственных заданий, способствующих росту подчиненных, делает их более заинтересованными в работе, а Вам помогает “не застрять” в ранге специалиста. В результате умело распределяющий задания менеджер пользуется в организации большим авторитетом и сам быстрее продвигается по службе. Научитесь делегировать обязанности, воспитывайте себе заместителей, которые заменят Вас при необходимости.

Ситуация: “По-моему, у меня слишком много времени уходит на срочную, но не важную работу”.

Ошибка: Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо “просто” перенести центр тяжести Ваших дел, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Займитесь всем этим безотлагательно, иначе Ваша ситуация может закончиться плачевно!

Искусство быть мудрым состоит в умении все предусмотреть. Уильям Джеймс Нет ничего более раздражающего, чем разного рода помехи, отвлекающие по пустякам в то время, когда Вы заняты. Каждый раз, когда Вы переключаете внимание на то, что нередко оказывается незначительным, Вы теряете драгоценное рабочее время.

«Пожиратели» времени - кто они?

Привычка откладывать дела.

«Любимая» и «нелюбимая» работа.

Неумение сказать «нет».

Подчиненные и коллеги по работе.

Непрошеные посетители.

Телефонные звонки.

Типичные ошибки.

«ПОЖИРАТЕЛИ» ВРЕМЕНИ - КТО ОНИ?

Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает также болезнь образа жизни. Демокрит

Меня постоянно отвлекают от работы. В результате к концу дня не удается выполнить и половины намеченного. Что делать?

Недавние исследования выяснили, что среднего менеджера прерывают каждые восемь минут! Отвлекать от работы могут по-всякому: то в самую неподходящую минуту Вас попросят снять трубку и ответить на звонок, то позовут из другого конца комнаты, то без стука ворвутся в кабинет с каким-то горящими платежками. А потом неожиданно выйдет из строя компьютер или сломается факс, а тут заглянет коллега из соседнего отдела и пригласит на чашечку кофе в буфет. Потом подоспеет время обеда, а там нагрянет неожиданный визитер из сторонней организации. И так может продолжаться с небольшими перерывами до конца дня!

Эти помехи, которые еще называют “пожирателями” времени, ежедневно наносят огромный убыток большим и маленьким компаниям. Если Вы твердо решили бороться с “пожирателями” - начните с себя. Посмотрите, что именно отвлекает Вас от дела, какие привычки “съедают” слишком много рабочего времени, что тормозит Вашу активность и желание работать.

Какие именно помехи в работе относят к «пожирателям» времени?

Ваши потери рабочего времени могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Ваших “внутренних пожирателей” рабочего времени скорее всего можно классифицировать следующим образом:

привычка откладывать дела

нежелание заниматься “нелюбимой” работой

чрезмерная увлеченность “любимыми” делами

неумение сказать “нет” необоснованным просьбам

К “внешним пожирателям” времени относятся:

Ваши подчиненные или коллеги по работе

непрошенные “гости” (посетители)

телефонные звонки

Как определить, какие «пожиратели» мешают мне больше всего?

Это проще всего будет сделать, если Вы начнете вести таблицу потерь рабочего времени. Каждый раз, когда Вас отвлекают от основной работы, просто записывайте в таблицу, почему это происходит. Через несколько дней у Вас наберется достаточно материала, чтобы понять, кто или что больше всего мешает Вашей работе.

ТАБЛИЦА ПОТЕРЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Номер Дата Время Чем я занимался Что или кто мне мешали работать Что сделать, чтобы это не повторялось в будущем

В конце недели проанализируйте потери своего времени за счет «пожирателей» и подумайте, как от них избавиться. В этом разделе Вы найдете практические рекомендации по борьбе с «пожирателями» Вашего времени.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ “НА ПОТОМ” ТРУДНЫЕ ДЕЛА

НЕ ТЯНИТЕ С “НЕЛЮБИМОЙ” РАБОТОЙ

УЧИТЕСЬ ГОВОРИТЬ “НЕТ” КОЛЛЕГАМ ПО РАБОТЕ И РУКОВОДСТВУ

СОКРАТИТЕ ЧИСЛО НЕПРОШЕННЫХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

“ОБУЗДАЙТЕ” СВОЙ ТЕЛЕФОН

ПРИВЫЧКА ОТКЛАДЫВАТЬ ДЕЛА

Не откладывай на завтра то, что можно сделать... послезавтра. Студенческий фольклор.

Один из моих сотрудников постоянно откладывает все мои поручения «на потом». Как мне с этим бороться?

Существуют три способа решения этой проблемы: смириться с положением вещей, постараться убедить человека изменить свое отношение к работе и, наконец, просто уволить этого работника. Но вначале постарайтесь выяснить, почему специалист откладывает выполнение Ваших поручений. Таких причин может быть несколько:

Вы не вполне четко умеете ставить задачи, и сотрудник просто не понимает, что должен делать.

Вы не называете сотруднику конкретных сроков выполнения заданий.

Вы даете сотруднику задания, которые он не может выполнить в силу недостаточно высокой квалификации.

Вы поручаете сотруднику работу, которая по каким-либо причинам вызывает у него внутренний протест.

В силу характера сотрудник хорошо работает только в условиях жесткого временного прессинга (когда срок “поджимает”).

Ваш сотрудник просто лодырь и ждет, когда Ваше поручение “рассосется” само собой или Вы про него забудете.

В любом случае Вам необходимо побеседовать со своим сотрудником с глазу на глаз. Если это не даст результата, подумайте, во что обходится такая работа всей Вашей компании. Только не откладывайте решение этой проблемы, иначе сами попадетесь в ловушку “волокиты”.

Я просто не могу заставить себя делать «важные, но не срочные» дела до того, как они станут срочными. Что можно посоветовать?

Если Вы живете по правилу “гром не грянет - мужик не перекрестится”, это стресс и кризис. Постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что несрочные дела можно откладывать сколько угодно, ни что иное, как пустой звук.

Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются важные и срочные дела от важных, но не срочных? Поскольку первые требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. Если Вы не откладываете в долгий ящик решение “важной, но не срочной” задачи, ситуация меняется на диаметрально противоположную. Вам отведена роль активного лидера, Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей.

Отсюда вывод - не откладывайте решение важных проблем, какими бы “не срочными” они Вам не казались. Есть нет возможности заняться решением этих проблем самостоятельно - поручите их выполнение своим сотрудникам. Боритесь нещадно с желанием отложить работу, пустить все на самотек, довериться обстоятельствам. Расставшись с этой вредной привычкой, Вы сбережете не только время, но и нервы.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ, КАКИМИ БЫ ТРУДНЫМИ ОНИ ВАМ НЕ КАЗАЛИСЬ!

«ЛЮБИМАЯ» И «НЕЛЮБИМАЯ» РАБОТА

Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. Аллен Маккензи

Что такое «любимая» и «нелюбимая» работа?

«Любимая» работа - это та деятельность, которая Вам «по душе» и которой Вы предпочли бы заниматься большую часть рабочего дня. Разумеется, мы имеем в виду трудовую деятельность, приносящую Вам максимальное удовлетворение. Если на Вашей нынешней работе ни один из видов деятельности Вам не по душе, скорее всего, Вам нужно задуматься о поиске новой работы. Ведь постоянное занятие нелюбимыми делами ведет к накоплению внутреннего протеста и раздражения, психологическому дискомфорту и работе в условиях непрерывного стресса.

Периодически руководство поручает мне разбираться с жалобами клиентов. Мне это совсем не по душе. Как быть?

Если Вы знаете в своем коллективе человека, который возьмется за эту работу с охотой и удовольствием, попробуйте поговорить с ним и с Вашим начальником о передаче этой части Ваших обязанностей другому сотруднику. Если нет - скажите себе: «Это должно быть сделано, потому что должно быть сделано. И я справлюсь с этим лучше других». Скорее всего, это так и есть, иначе бы Ваше руководство уже поручило бы разбираться с жалобами кому-то другому.

Есть ли еще какие-то способы заставить себя делать «нелюбимую» работу?

Обычно в решении проблем с «нелюбимой» работой помощи со стороны ждать не приходится. Здесь Вам помогут только самодисциплина и самоконтроль. Вам может помочь такой психологический прием: подчеркните в своем плане работ «нелюбимые» пункты красным карандашом. Или выпишите их на отдельные листки бумаги и повесьте на видное место. Вам наверняка доставит удовольствие, выполнив работу, сорвать эти листки и отправить их в мусорную корзину! Словом, делайте все, чтобы заставить себя работать.

Я всегда начинаю день с «любимой» работы. Это правильно?

Всячески избегайте двух вещей: откладывать нелюбимое дело до бесконечности и с утра до вечера заниматься только тем, что Вам нравится. Естественно, что Вы охотнее занимаетесь тем, что Вам по душе. Конечно, удовлетворение в работе - это прекрасно, но опасность кроется в другом: как бы Вы не перестарались и не перегнули палку в другую сторону. В стремлении к совершенству Вы можете потратить на любимую работу гораздо больше времени, чем это необходимо. В результате пострадают другие дела.

Не понимаю, что может быть плохого в том, что человек увлечен любимой работой?

Если именно эта работа - Ваша основная должностная обязанность, это замечательно. Если нет, постарайтесь критически оценить причины Вашей увлеченности. В результате может оказаться, что:

любимое занятие для Вас - просто веский предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных или неприятных для Вас.

Вы боитесь передоверить дело кому-либо другому, продолжая биться над ним сами, зачастую без видимых результатов.

Вам нравятся условия работы, или даже сам ее процесс. Например, работа не требует большой ответственности или сопряжена с поездками в интересные места, где Вы еще ни разу не были.

Вам просто нравится работать с чем-то, например, с компьютером, и Вы готовы часами просиживать у дисплея, рисуя никому не нужные схемы и графики.

Вы не умеете делать ничего другого, а поэтому беретесь только за те дела, которые Вам знакомы и привычны, а остальное либо “спихиваете” на других, либо откладываете на потом.

Любая из этих причин может породить множество других проблем. И снова Вашим “лекарством” может стать рабочий план, в котором нет места любви или неприязни. И не будьте слепы в своих пристрастиях.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

УРАВНЯЙТЕ В ПРАВАХ ДЕЛА ЛЮБИМЫЕ И НЕЛЮБИМЫЕ, И ВРЕМЕНИ У ВАС СРАЗУ ПРИБАВИТСЯ!

НЕУМЕНИЕ СКАЗАТЬ «НЕТ»

Если вам нужен быстрый ответ - это НЕТ! Девиз Байера

В каких случаях нужно уметь сказать «нет» на работе?

Неумение отказывать может привести к тому, что Вы постоянно будете загружены той работой, которая Вам не по душе. Более того, на Вас будут перекладывать работу, от которой отказываются другие сотрудники. Если нет веских причин для согласия, в следующих обстоятельствах Вы всегда должны отказывать:

Если просьба не обоснована.

Если задание не очень важно.

Если Вам не хватает знаний или умений.

Если Вы раздражены или расстроены.

Если работу явно должны выполнять не Вы.

Разве просьба руководства может быть необоснованной?

Да, может если она:

Выходит за рамки Ваших служебных обязанностей.

Является вмешательством в Вашу личную жизнь.

Требует неоправданных затрат Вашего свободного времени.

Предполагает от Вас каких-то действий, идущих вразрез с законом, нормами морали, Вашими принципами или религиозными убеждениями.

Как тактично отказать, если я считаю просьбу неразумной?

Отвечать «нет» на необоснованные просьбы не всегда легко. Тем не менее, если просьба явно неразумна, нет необходимости извиняться. Просто скажите: «Нет, я не смогу сделать это». Вам может понадобиться некоторое объяснение, но ни в коем случае не извинение. Если человек будет настаивать, вежливо, но твердо повторяйте свой отказ, не занимая ни агрессивную, ни оборонительную позицию. Этот прием «заевшей пластинки» защитит Вас даже от самых назойливых расточителей времени.

Начальник просто «засыпает» меня незначительными поручениями, которые мешают мне выполнять более важную работу. Как решить эту проблему?

Бывает, что руководители дают подчиненным задания, которые действительно менее важны, чем те, что Вы выполняете в данное время. Несомненно также, что в этой ситуации Вы не можете напрямую отказаться выполнять такие задания.

Одна из стратегий заключается в том, чтобы сказать нечто в следующем роде: «В данный момент я считаю первоочередным такое-то задание по следующим причинам (приведите основные две-три). После этого я планировал сделать (перечислите два-три следующих по порядку важности и срочности задания). Какие из них, по Вашему мнению, мне следует отложить, чтобы выполнить новое поручение?» В этом случае руководитель может дать Вам больше времени для выполнения нового задания, либо взять на себя ответственность за задержку той работы, которой Вы занимаетесь сейчас.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПЯТЬ СПОСОБОВ СКАЗАТЬ “ДА” НАЧАЛЬНИКУ И “НЕТ” СВЕРХУРОЧНОЙ РАБОТЕ:

ДОГОВОРИТЕСЬ С РУКОВОДСТВОМ О БОЛЕЕ ПОЗДНЕМ СРОКЕ ВЫПОЛНЕНИЯ “ВНЕПЛАНОВОЙ” РАБОТЫ. УДОСТОВЕРЬТЕСЬ, ЧТО ЭТОТ СРОК РЕАЛЕН, ПРИНИМАЯ ВО ВНИМАНИЕ ВАШИ ТЕКУЩИЕ ДЕЛА.

ПРЕДЛОЖИТЕ ВЫСТУПИТЬ В РОЛИ КОНСУЛЬТАНТА, ТОГДА КАК ФАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ БУДЕТ ВЫПОЛНЯТЬ КТО-НИБУДЬ ДРУГОЙ.

ПЕРЕПОРУЧИТЕ СВОИМ ПОДЧИНЕННЫМ РУТИННЫЕ ЧАСТИ ЗАДАНИЯ И ПОДГОТОВИТЕЛЬНУЮ РАБОТУ.

ОБЪЯСНИТЕ, ЧТО РАБОТА ЛЕЖИТ ВНЕ СФЕРЫ ВАШИХ ЗНАНИЙ ИЛИ КОМПЕТЕНТНОСТИ, ПРЕДЛОЖИТЕ ВМЕСТО СЕБЯ КАНДИДАТУРУ ДРУГОГО СОТРУДНИКА

ПРЕДЛОЖИТЕ СОТРУДНИЧЕСТВО С КОЛЛЕГОЙ, ТАК ЧТОБЫ ВЫ МОГЛИ РАЗДЕЛИТЬ ОБЪЕМ РАБОТ.

ПОДЧИНЕННЫЕ И КОЛЛЕГИ ПО РАБОТЕ

Друг в беде - это просто бич! Анонимное высказывание.

Как руководитель малого предприятия я постоянно должен быть в курсе дел всех подчиненных. Это отнимает много времени. Как достичь разумного баланса?

Начнем с Вашего ближайшего окружения. Вот картина, типичная для многих небольших предприятий. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова Вашего сотрудника и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: “У Вас найдется одна минутка?” Первое, что Вы должны запомнить - одной минутой такие вторжения никогда не ограничиваются. Кроме того, после каждого из них у Вас уйдет некоторое время, чтобы сконцентрироваться на прерванной работе. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходит до 25% рабочего времени. Так как же бороться с этой проблемой? Есть четыре основных способа:

Отказывать всем подряд, просто говорить “нет” и отправлять визитера восвояси. Это достаточно “жесткий” способ для подчиненных, потому что слишком недоступный шеф - это тоже плохо.

Попросить подождать. Сказать, что Вы не можете принять человека прямо сейчас, но готовы назначить другое время, если у него есть, что обсудить по существу. Это более “мягкий” ход, по сравнению с предыдущим. Кроме того, есть шанс, что некоторые из Ваших посетителей поймут, что Вы заняты, и длительное время не будут Вам надоедать.

Свести разговор к минимуму. Предупредите с самого начала, что у Вас не более пяти минут для разговора. Самое главное в этом случае - строго придерживаться означенного времени. По истечении пяти минут дайте понять, что разговор окончен. Ваши сотрудники поймут, что имеют дело с человеком, умеющим ценить время.

Уйти в другое место, где Вам не будут мешать. Можно пересесть в другой кабинет или просто задержаться дома и поработать в тишине и спокойствии.

Мои подчиненные слишком много общаются между собой не по делу. Как с этим можно бороться?

Действительно проблема так называемых социальных контактов существует практически на всех предприятиях, где больше одного сотрудника. Как Вы верно заметили, на разговоры, не имеющие отношения к работе, часто уходит слишком много полезного рабочего времени. Разумеется, к сотрудникам можно принять репрессивные меры. Но всегда важна пропорция, в противном случае Вы рискуете превратиться в инквизитора в глазах своих подчиненных. Кроме того, в Ваше отсутствие офис, скорее всего, будет снова превращаться в место для интересных встреч. Поэтому для начала постарайтесь выявить причины такого поведения своих сотрудников. Это может быть:

“недогрузка” работой, когда Вашим сотрудникам просто нечего делать

отсутствие четко сформулированных рабочих полномочий и обязанностей у каждого сотрудника

отсутствие индивидуальных заданий с конкретными сроками выполнения, слабый контроль результатов работы с Вашей стороны

слабая мотивация, отсутствие стимулов в работе (премии, карьерный рост и т.д.).

монотонная, неинтересная работа, от которой иногда просто необходимо отвлечься.

После того, как Вы проясните ситуацию, Вам станет более понятно, какие меры можно принять.

По утрам в нашем офисе почти никто не работает - все обмениваются впечатлениями о вчерашних событиях. Что предпринять в этой ситуации?

Ваша проблема достаточно типична. Многие менеджеры замечают, что “пики” потерь рабочего времени, затраченного на обсуждение отвлеченных тем, возникают:

по утрам, когда пришедшие на работу сотрудники обмениваются впечатлениями о прошедшем дне

во время коротких перерывов, когда чашечка кофе переходит в разговоры о погоде, спорте, одежде и прочих далеких от работы вещах

перед обедом, когда долго и сообща обсуждают, куда и с кем пойти обедать или кому что купить

в конце рабочего дня, когда беседа на постороннюю тему - это веский предлог свернуть все дела до завтра.

Разумеется, люди не роботы, и Вашим сотрудникам для поддержания нормальной работоспособности просто необходимы небольшие перерывы в работе. Однако, если Ваши подчиненные просто долго “раскачиваются” в начале дня, постарайтесь устранить причины этой раскачки. Например, назначайте на утро оперативные мини-совещания с обсуждением рабочих планов на день. Это настроит сотрудников на более активное вхождение в работу.

На работе мне обычно не до разговоров. Но если я все время буду отмалчиваться, то рискую остаться в изоляции. Как вести себя в данной ситуации?

На любой работе периодически возникают ситуации, когда коллеги «втягивают» Вас в пространный разговор помимо Вашей воли, и Вы, сами того не желая, тратите время на обсуждение всякой чепухи. С другой стороны, нельзя просидеть весь день среди людей, ни разу не раскрыв рта. К тому же, даже обычные разговоры между Вами и Вашими коллегами по работе могут дать полезную информацию, если Вы направите их в нужное для себя русло. Поэтому если участия в разговоре уже не избежать, постарайтесь взять инициативу в свои руки, чтобы обсудить какие-то действительно волнующие Вас проблемы. Только не увлекайтесь! Научитесь контролировать время, которое Вы тратите на неформальное общение.

НЕПРОШЕНЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ

Незваный гость - хуже татарина. Пословица

Ко мне постоянно приходят «незапланированные» посетители. Почему это происходит?

Как Вам, вероятно, пришлось убедиться на собственном опыте, незапланированные посетители являются одними из самых беспощадных “пожирателей” времени. Но если Ваше время уходит на этих “незваных гостей”, почему Вы их все-таки принимаете? Причины могут быть следующими:

Ваше рабочее место уязвимо к “заглядывающим” посетителям

Ваш секретарь не справляется с функциями “внутреннего барьера”

Вы привыкли решать все вопросы лично, и это распространяется на посетителей

Вы не назначаете время встреч заранее, поэтому большинство Ваших посетителей приходят к Вам, когда хотят

Вы опасаетесь упустить какую-то важную информацию, если не выслушаете всех посетителей

Вы видите в каждом новом посетителе потенциального клиента и стараетесь его удержать

Вы просто не владеете приемами “борьбы” с “незваными гостями”

В зависимости от того, что именно является основной причиной Ваших потерь времени на непрошеных посетителей, существуют различные способы борьбы с этими “пожирателями”.

Как спланировать мой офис, чтобы «отсечь» ненужных посетителей?

Если у Вас есть свой офис то, чтобы “отсечь” ненужных посетителей, его планировка должна включать две зоны: общую и личную. Посетителей принимают в общей зоне. Личная зона - Ваша частная территория.

Хотя расстановка мебели зависит от размеров и формы офиса, для ограничения доступа посетителей к Вашему рабочему месту есть одно общее правило: создайте физическую преграду для прохода посетителей в Вашу личную зону. Таким барьером может быть Ваш собственный стол, книжные полки и даже небольшие предметы интерьера (подставка с цветами, корзина для бумаг). Старайтесь, чтобы Ваш посетитель все время оставался в “общей” зоне и ни в коем случае не позволяйте ему обосноваться, если он Вам не нужен!

Что еще можно предпринять, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей?

Для уменьшения потока “незваных гостей” используйте следующие приемы:

Не принимайте никого без конкретной предварительной договоренности о встрече.

Обяжите своего секретаря неукоснительно оберегать Вас от непрошеных вторжений и при необходимости проявлять положенную твердость и непреклонность.

Попросите посетителя изложить просьбу в письменном виде и отправить ее Вам по почте или по факсу.

Повесьте на дверях табличку с надписью “Просьба не беспокоить”.

Как быть, если посетитель все-таки «прорвался» ко мне?

Если все предпринятые меры не подействовали, и непрошеный визитер все-таки “прорвался” к Вам, попробуйте воздействовать на него следующими способами:

Постарайтесь удерживать его в “общей” зоне, это даст Вам психологическое преимущество.

Не предлагайте ему сесть.

Заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать.

Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.

Демонстративно смотрите на часы.

Напомните посетителю, что его время истекло и “жестко” прервите разговор, чуть ли не на полуслове.

Встаньте из-за стола, направьтесь к двери и вынудите его покинуть офис.

Говорите “нет” и даже “НЕТ”. Проявите твердость и, если нужно, резкость, но не впадая в грубость.

ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ

Большое преимущество этого электрического аппарата состоит в том, что для обращения с ним не требуется никаких особых навыков. Из проспекта телефонной компании Александра Белла, 1878г.

Что делать, когда постоянно донимают телефонные звонки?

На первый взгляд, когда Вам надоедают по телефону - это пустяки по сравнению с тем, когда кто-то ломится в дверь Вашего кабинета. С другой стороны, если подсчитать, сколько времени уходит на ненужные телефонные разговоры, может получиться несколько часов в месяц. Как с этим бороться?

Чтобы клиенты и поставщики считали Вашу компанию эффективной, а персонал - учтивым, на все телефонные звонки конечно же нужно отвечать оперативно и вежливо. Но это не означает, что отвечать на них всегда должны именно Вы.

Существует несколько проверенных приемов борьбы с “телефонным пожирателем” времени, таких как отсеивание, перепоручение, отсрочка и ограничение времени телефонных разговоров. Использование этих приемов позволит Вам превратить свой телефон в мощный инструмент экономии времени.

Как научиться отсеивать и перепоручать телефонные звонки?

Вот несколько практических советов:

Основную массу звонков переключайте на секретаря

Используйте автоответчик, хотя он не всегда создает выгодное впечатление о Вас, например, у клиентов

Переадресуйте часть звонков тем, кто конкретно занимается данной работой

Если у Вас нет секретаря, попросите кого-то из коллег отвечать по телефону, пока Вы заняты срочной работой

Сразу спросите, что конкретно предлагает человек. Если Вам это не нужно, оборвите монолог фразой типа: “Сожалею, но нас это не интересует” и немедленно кладите трубку.

Какие звонки есть смысл отсрочить и как это сделать?

В практике менеджеров могут встречаться так называемые “трудные” звонки. Это могут быть неожиданные звонки от клиентов, поставщиков или партнеров, к которым Вы просто не готовы. Во время такого разговора Вы можете обнаружить, что Вам трудно ясно и объективно мыслить. Вы плохо помните конкретные цифры и факты, Вам приходится судорожно искать записи, документы, памятные листки и т.п. И, наконец, беспокойство не позволяет Вам внимательно слушать, а из-за этого могут возникнуть недоразумения. Если Ваше беспокойство достаточно велико, необходимо отложить такой разговор. Иначе Вы окажетесь на грани принятия неправильного решения.

Как это сделать? Лучше честно признаться, что в данный момент Вы не готовы ответить на вопросы собеседника, и Вам нужно время на сбор необходимой информации. Назовите конкретный срок, который понадобится Вам для подготовки, и пообещайте перезвонить. Обязательно перезвоните точно в срок. Даже если Вы пока не смогли решить этот вопрос, сообщите, как идут дела. Если разговор предстоит длительный и серьезный, договоритесь о личной встрече с Вашим клиентом или партнером.

Как ограничить время телефонного разговора?

Действительно, некоторые Ваши собеседники, как говорится “любят поболтать” по телефону, и Ваше время уйдет на обсуждение незначительных деталей. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь нашими советами:

На вопросы отвечайте коротко. Не увлекайтесь излишними уточнениями. Как только цель достигнута, сразу заканчивайте разговор.

Оговорите продолжительность разговора. Четко дайте понять, что приближаетесь к его концу, фразами типа “перед тем, как повесить трубку…” или “спасибо, что позвонили...”

Ограничьте “светские беседы”. Не позволяйте звонящим Вам излишне отклоняться от темы. Если инициатор звонка Вы - вежливо, но быстро переходите к сути.

Как рационализировать мои собственные «исходящие» звонки?

“Исходящими” звонками легче управлять, чем “входящими”. Самый рациональный метод -- сводить “исходящие” звонки в так называемые “телефонные блоки”. Преимущество такого “серийного производства” перед многочисленными разрозненными звонками состоит в том, что Вам нужно лишь один раз подготовиться для выполнения однородной работы.

Выберите два промежутка времени, например ближе к полудню или к вечеру, когда Вы сможете “отработать” свои телефонные разговоры все вместе или сериями, заранее подготовившись к ним.

Следите за тем, чтобы “телефонные блоки” были не слишком длительными (примерно 30 минут), -- иначе Ваш телефон будет все время занят, и у звонящих к Вам иссякнет терпение.

Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров используйте свой дневник времени, фиксируя там вопросы, подлежащие прояснению по телефону, а также, при необходимости, их результаты. Вы можете воспользоваться нашими рекомендациями и специальными формами, приведенными в ПРАКТИКУМЕ.

"Мелкие" телефонные звонки делайте в непроизводительное время Вашего графика работоспособности, когда они не могут нарушить ход работы.

Используйте "холостые" промежутки времени и паузы между различными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.

Попробуйте этот метод и убедитесь в том, что он -- надежное средство рационализации. Таким образом, Вы будете вести не бессистемные разговоры типа "между прочим", а целенаправленные, планомерные, а потому и эффективные.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

10 СОВЕТОВ, КАК ПРАВИЛЬНО ПРОВОДИТЬ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР:

ЭКОНОМЬТЕ ВРЕМЯ НА ФАЗЕ ПЕРВОГО КОНТАКТА

СНАЧАЛА УТОЧНИТЕ, О ЧЕМ ИДЕТ РЕЧЬ

НЕ ПРЕРЫВАЙТЕСЬ ИЗ-ЗА ДРУГИХ ЗВОНКОВ

ИЗБЕГАЙТЕ ПАРАЛЛЕЛЬНЫХ РАЗГОВОРОВ С ТРЕТЬИМИ ЛИЦАМИ

ЕСЛИ ВЫ НЕ ЗНАЕТЕ, КАК ОТВЕТИТЬ НА ВОПРОС, ПРИЗНАЙТЕСЬ В ЭТОМ И ПООБЕЩАЙТЕ ПЕРЕЗВОНИТЬ

КРАТКО ПОДЫТОЖИВАЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

ЗАПИШИТЕ ВАЖНЕЙШИЕ ПОДРОБНОСТИ

СЛЕДИТЕ ЗА ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬЮ РАЗГОВОРА

УМЕЛО ЗАВЕРШАЙТЕ РАЗГОВОР

ЕСЛИ ВЫ ОБЕЩАЛИ ПЕРЕЗВОНИТЬ, ОБЯЗАТЕЛЬНО СДЕЛАЙТЕ ЭТО

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Ситуация: “Если я буду отказываться выполнять какие-либо поручения руководства, мне никогда не получить продвижения по службе...”

Ошибка: Недостаточно уверенные в себе сотрудники часто соглашаются выполнить необоснованные просьбы руководства, опасаясь, что если они откажутся, это не понравится боссу. В результате их время и энергия растрачиваются на задачи, не имеющие никакого отношения к их личным или профессиональным целям, а сами они открывают путь для дальнейших неразумных просьб. Однажды заработав репутацию человека “мягкотелого”, Вы обнаружите, что каждый пытается свалить на Вас нежелательную работу.

Некоторые считают, что безотказность поможет им зарекомендовать себя полным энтузиазма членом команды, и увеличить свои шансы на продвижение по службе. Однако подумайте, может ли получить продвижение по службе человек, на которого “вешают всех собак”? Чтобы преуспеть, необходимо самоуважение и уважение других.

Ситуация: “Я хорошо разбираюсь в технике, поэтому на работе меня всегда просят что-то починить...”

Ошибка: Самая распространенная ошибка в данных обстоятельствах - это взяться за работу, не соответствующую Вашей квалификации только для того, чтобы “проявить готовность”. Если в Ваши должностные обязанности не входит ремонт копировальной техники, компьютеров и электронагревательных приборов, самое разумное - сразу отказаться делать это. Хотя это может выглядеть неучтиво и не по дружески, на самом деле отказ намного более благоразумен, чем потеря времени на “техническую” работу.

Ситуация: “Мои подчиненные - в основном, бывшие коллеги по прошлой работе. Поэтому я привык обсуждать с ними почти все проблемы нашего бизнеса, и привлекать их к поиску наилучших решений. Однако я стал замечать, что мы тратим слишком много времени на разговоры”.

Ошибка: Вы слишком много времени тратите на привлечение работников к решению проблем. Важно определить, какие проблемы действительно важно обсудить с подчиненными. Другие проблемы Вы можете решать самостоятельно (возможно, запросив у кого-то из работников нужную информацию). Если Вы объясните членам коллектива, чем вызвано сокращение обсуждений, они Вас поймут.

Ситуация: “Разговаривая по телефону, я часто соглашаюсь на встречи, которые оказываются совершенно бесполезными”.

Ошибка: Один из приемов, широко используемых многими торговыми агентами, заключается в том, чтобы закончить телефонный разговор с предполагаемым клиентом вопросом: “В девять часов утра в следующий понедельник Вам подходит?” Эта тактика основана на стремлении заставить Вас задаться вопросом: “Чем я буду занят в 9 часов утра в следующий понедельник?” Когда аналогичная ситуация возникнет в следующий раз, постарайтесь сначала спросить себя: “Зачем мне нужна эта встреча?”, а уже потом принимать решение, встречаться с Вашим собеседником, или нет.

Отчаяние - это цена, которую мы платим за недостижимые цели. Грэм Грин Организация Вашей работы должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Как создать надлежащие условия работы?

Ваш индивидуальный рабочий стиль.

Ваш ежедневный план дел.

Ваш рабочий стол.

Ваш секретарь.

Типичные ошибки и самоконтроль.

КАК СОЗДАТЬ НАДЛЕЖАЩИЕ УСЛОВИЯ РАБОТЫ?

Никогда нельзя быть занятым настолько, чтобы не оставалось времени для обдумывания. Вильям М. Джефферс

Как определить, хорошо ли организована моя работа?

Хорошая организация труда - залог успеха в борьбе за время. Признаки плохой организации труда не сразу бросаются в глаза. Вроде, все как у всех, только на это “все” уходит чуть больше времени, чем у других. И так продолжается изо дня в день и месяц за месяцем. Эффективность труда падает, растут горы дел, до которых никак не доходят руки, многие виды работ дублируются, а другие и вовсе прекращаются. Плохой менеджер:

Не может найти на своем столе нужную бумагу среди вороха других бумаг;

В его рабочих записях путаница и беспорядок;

Он хватается то за одно, то за другое и ничего толком не доводит до конца;

Он постоянно опаздывает и вечно не готов к совещаниям;

Документы неделями пылятся у него неподписанными;

Он понятия не имеет о приоритетах;

Работает в условиях постоянной неразберихи;

Не умеет разговаривать по телефону, ясно и коротко излагать суть проблемы.

Что может мне помочь создать надлежащие условия работы?

Существуют хорошо зарекомендовавшие себя основные правила и принципы организации работы. Некоторые из них, возможно, вызовут у Вас улыбку, но, тем не менее, их эффективность уже проверена временем. Эти принципы можно условно разделить на три группы:

Начало дня

Основная часть дня

Конец дня.

Ниже Вы найдете их краткое описание. Итак,

Каковы основные принципы начала дня?

Прежде всего, постарайтесь каждый день начинать с позитивным настроением. Поверьте, что тот настрой, с которым Вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для Ваших успехов или неудач. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

Как этот день может приблизить меня к моим целям?

Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т. п.)?

Продумайте также следующие моменты:

С кем я сегодня встречусь?

Кому бы я мог доставить радость, принести пользу?

Какие трудности и проблемы может мне “уготовить” этот день? Как их преодолеть позитивным образом?

Как поддерживать высокую работоспособность в течение дня?

Быть может, это Вас позабавит, но для начала очень важно хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу. Не выспавшись, с неохотой, без нормального завтрака, как можно скорей на работу -- подобный старт может очень легко испортить день! И не говорите, что у Вас нет для этого времени - это вопрос установления приоритетов!

Начинайте работу по возможности в одно и то же время. Человек -- пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя “в кондиции” и приступать к работе в определенное время дня.

Придя на работу, пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки, осуществив тем самым перепроверку плана дня. Сформулируйте реалистичный план на весь день!

Менеджеры, которым сопутствует успех, как правило, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел -- во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня Ваших коллег и подчиненных!

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например, на послеобеденное. Приступайте к работе без “раскачки”!

Не забывайте, что Ваш секретарь является Вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашей деятельности. Согласуйте с секретарем все сроки, приоритеты и цели дня! Он вправе “получить” несколько минут Вашего времени, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит Вас от всех ненужных помех.

Начинайте утро с важных и сложных дел. Когда Вы выполните основную задачу дня, переходите к следующей по важности задаче. Если Вы начнете с самых сложных и важных задач, и будете последовательно придерживаться этого, Вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или хотя бы начаты.

Каких основных правил планирования моего рабочего дня следует придерживаться?

Эти правила достаточно просты. Вот они:

Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования.

Старайтесь фиксировать удобные для себя сроки, в рамках которых Вам предстоит работать.

Перепроверяйтевсе свои действия (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п.) с точки зрения их необходимости и возможности ответной реакции.

Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела. Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:

с какими потерями Вы должны будете считаться, если отложите то или иное дело или вообще ничего не предпримете;

необходимо ли Ваше личное участие;

нельзя ли решить проблему иными способами, например, поручив ее другому лицу.

на каждом предприятии и в каждом подразделении время от времени возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Всегда помните о том, что отвлечение на так называемые “срочные проблемы” приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.

Старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку нарушает установленные приоритеты.

Своевременно и регулярно делайте паузы в работе и старайтесь соблюдать размеренный темп! Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.

Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями. Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут!

Избегайте “скачков в работе” и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет Вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело.

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на “холостые ходы”. Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

Работайте антициклично, то есть:

в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;

“беспокойный” период используйте для выполнения менее важных дел;

не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;

старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного “спокойного” или “закрытого” часа, в течение которого Вам никто не может помешать. Таким образом, Вы назначаете время - возможно самое важное для Вас - “Время для себя (1 час)!”

Обязательно контролируйте время и планы! Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т. п.! Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня Вы будете испытывать неудовлетворенность.

Как правильно завершить рабочий день?

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда Вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.

Сравнение намеченного в Вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда. Поэтому обязательно осуществляйте контроль за результатами и самоконтроль!

План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т. п.

Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например, бегом трусцой. 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно - этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.

Помните, что каждый день должен иметь свою кульминацию! В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для Вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.

Подумайте, какие возможности Вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Выполнение простых правил позволит Вам создать надлежащие условия для своей работы:

НАЧИНАЙТЕ ДЕНЬ С ХОРОШИМ НАСТРОЕНИЕМ

ХОРОШО ПОЗАВТРАКАЙТЕ И БЕЗ СПЕШКИ ОТПРАВЛЯЙТЕСЬ НА РАБОТУ

НАЧИНАЙТЕ РАБОТУ В ОДНО И ТО ЖЕ ВРЕМЯ

РЕГУЛЯРНО ПЕРЕПРОВЕРЯЙТЕ ПЛАНЫ ДНЯ

ВНАЧАЛЕ РЕШАЙТЕ КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ

ПРИСТУПАЙТЕ К РАБОТЕ БЕЗ “РАСКАЧКИ”

СОГЛАСОВЫВАЙТЕ ПЛАН ДНЯ С СЕКРЕТАРЕМ

УТРОМ ЗАНИМАЙТЕСЬ СЛОЖНЫМИ И ВАЖНЫМИ ДЕЛАМИ

НЕ ЖАЛЕЙТЕ ВРЕМЕНИ НА ХОРОШУЮ ПОДГОТОВКУ К РАБОТЕ

УДЕЛЯЙТЕ ВНИМАНИЕ УСТАНОВЛЕНИЮ УДОБНЫХ СРОКОВ

ИЗБЕГАЙТЕ ДЕЙСТВИЙ, ПОРОЖДАЮЩИХ ОБРАТНУЮ РЕАКЦИЮ

ОТКЛОНЯЙТЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНО ВОЗНИКАЮЩИЕ НЕОТЛОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

ИЗБЕГАЙТЕ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫХ ИМПУЛЬСИВНЫХ ДЕЙСТВИЙ

СВОЕВРЕМЕННО ДЕЛАЙТЕ ПАУЗЫ В РАБОТЕ И СОБЛЮДАЙТЕ РАЗМЕРЕННЫЙ ТЕМП

НЕБОЛЬШИЕ ОДНОРОДНЫЕ ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЯЙТЕ СЕРИЯМИ

ЗАВЕРШАЙТЕ НАЧАТОЕ

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВОЗНИКАЮЩИЕ ПАУЗЫ

РАБОТАЙТЕ АНТИЦИКЛИЧНО

ВЫКРАИВАЙТЕ ЧАС ДЛЯ СЕБЯ

КОНТРОЛИРУЙТЕ ВРЕМЯ И ПЛАНЫ

В КОНЦЕ ДНЯ ЗАВЕРШАЙТЕ НЕСДЕЛАННОЕ

ОСУЩЕСТВЛЯЙТЕ РЕГУЛЯРНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ И САМОКОНТРОЛЬ

СОСТАВЛЯЙТЕ ПЛАН НА СЛЕДУЮЩИЙ ДЕНЬ

ОТПРАВЛЯЙТЕСЬ ДОМОЙ С ХОРОШИМ НАСТРОЕНИЕМ

ПОМНИТЕ, ЧТО КАЖДЫЙ ДЕНЬ ДОЛЖЕН ИМЕТЬ СВОЮ КУЛЬМИНАЦИЮ

УЧИТЫВАЙТЕ СВОЙ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ГРАФИК РАБОТОСПОСОБНОСТИ

ВАШ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ РАБОЧИЙ СТИЛЬ

В то время, как правая рука находит работу, левая постоянно оказывает сопротивление: она как бы предупреждает о том, какая уйма времени уйдет на выполнение этой работы. Ральф Сокмон

От чего зависит мой индивидуальный рабочий стиль?

Ваш личный рабочий стиль выступает важным фактором Ваших успехов в работе. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

Как определить, нужно ли мне вносить изменения в мой рабочий стиль?

Нижеследующие вопросы должны помочь Вам лучше присмотреться к своему рабочему стилю. Отметьте, пожалуйста, по каждому вопросу тот ответ, который больше всего соответствует Вашим наклонностям, а затем подсчитайте общее количество баллов:

Предрасположены ли Вы к тому, чтобы: Почти никогда (0) Иногда (1) Часто (2) Почти всегда (3) 1) откладывать выполнение неприятных дел? 2) отодвигать во времени принятие срочных, но неприятных решений? 3) перестраховываться, заручаясь мнением других, при принятии неприятных или тяжелых решений? 4) все делать самому? 5) заниматься несколькими проблемами одновременно? 6) работать в суете и спешке? 7) приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу? 8) прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами? 9) Откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки? 10) работать не концентрированно, несобранно? 11) работать по 2 часа и более без перерыва? 12) часто не доводить дело до конца из-за того, что Вас постоянно отвлекают? 13) расходовать ценное для Вас время на отдельные специальные задачи или второстепенные дела? 14) заниматься чужими делами лишь потому, что они Вас заинтересовали? 15) браться в любое время за любую задачу из-за того, что Вы не можете сказать "нет"? 16) заниматься почти безнадежной конфронтацией, например поиском виновных в ошибке или борьбой с бюрократическим аппаратом предприятия? 17) стремиться к безупречному выполнению задач и в тех областях, где этого не требуется? 18) стараться знать все факты? 19) проявлять инициативу лишь по принуждению? 20) стремиться всегда помочь другим при решении их проблем? Баллы за каждый положительный ответ 0 1 2 3 Количество положительных ответов Итого: Общая сумма

ЧЕМ БОЛЬШЕ СУММА НАБРАННЫХ ВАМИ БАЛЛОВ, ТЕМ БОЛЬШЕ ВЫ САМИ СЕБЕ МЕШАЕТЕ РАБОТАТЬ!

Можно ли определить, каковы основные особенности моего рабочего стиля?

Рабочий стиль зависит от особенностей характера человека, от его общего взгляда на жизнь. Общие представления человека определяют то, как он понимает время и как он пытается его организовать.

Существуют специальные тесты для определения своего индивидуального рабочего стиля. Некоторые из них приведены в соответствующем разделе нашего ПРАКТИКУМА.

Как улучшить мой рабочий стиль?

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала ставить под вопрос:

Зачем вообще это делать? (Обходитесь экономно со своим временем, особенно если

Почему именно я? (Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-либо другой, нельзя ли ее делегировать?)