Советы по экономии времени предпринимателей

В книге Гранина обо всём этом говориться подробно. Книгу надо прочитать, в краткой справке её не перескажешь.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ»

Карточка ежедневного учета времени А. Гастева.

На рисунке представлен фрагмент карточки учета личного времени А.Гастева, разработанной им еще в двадцатых годах. Заводится она на один день. В левой части карточки записывается вид деятельности, справа, в масштабе одна клеточка - 30 минут, отмечается время, когда и как долго выполнялся данный вид деятельности. Апробация на большой группе людей показала, что карточки Гастева продолжают оставаться одним из лучших инструментов наблюдений за своим временем.

Код Вид деятельности 8 9 10 11 12 Завтрак, обед Транспорт Просмотр бумаг Совещание ...

Процесс учет времени по карточкам А.Гастева делится на несколько этапов.

Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа "код" не заполняется. В графе "Вид деятельности" фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени - 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.

В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 - 4 кодам. Оптимальное их число - 15-20. Например:

	- составление документов (изображены строчки документа),
	- чтение художественных книг (изображена книга),
	- просмотр телевизионных программ,
	- процедуры умывания (изображено стекло - после умывания стал "чистым как стеклышко") и т.п.
	- потери времени.

После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета. Теперь все готово для анализа.

На рисунке представлен фрагмент анализа времени по карточкам Гастева. Слева в вертикальном столбце написаны коды видов деятельности. (Если Вы имеете компьютер, то можете при желании его использовать для выполнения анализа: построить наглядные гистограммы полученных результатов и др.)

Горизонтальная линия дает масштаб времени, в качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ»

Ежедневный учет Вашего времени.

Заполните карточку ежедневного учета своего времени, пользуясь приведенными выше формами и рекомендациями. Нецелесообразно вести учет времени сразу круглосуточно, для начала достаточно рабочего дня. Постепенно процедура заполнения карточек станет интересной, но и тогда не следует спешить.

По истечении первой недели наблюдений за своим временем попробуйте сделать некоторые выводы. Для этого слева от кода в третьем вертикальном столбце отметьте время, которое занял каждый вид деятельности за неделю. Второй вертикальный столбец предназначен для планирования.

При заполнении карточек во вторую неделю (и в последующие, если Вы захотите продолжить наблюдение за собой) в графе "Код" карточек учета следует сразу отмечать код вида деятельности, а карточки заполнять не каждый час, а по выполнении какого-либо вида работ. Постоянная работа с карточками учета создает настрой на время.

Начиная со второй недели анализ карточек учета ведите ежедневно, для чего, прежде чем Вы начнете заполнять новую карточку, перенесите результаты учета с предыдущей карточки в график анализа. Это позволит ускорить процедуру анализа в конце исследуемого периода времени (недели, месяца, года) и сделает учет интересным.

Во втором столбце таблицы анализа запланируйте в часах все виды деятельности на следующий период (неделя, месяц) с учетом результатов предыдущего периода. Запланировав на какую-либо работу, которой уделялось мало времени, большее количество часов, Вы должны предусмотреть соответствующее сокращение часов других видов деятельности.

При планировании на месяц виды дел можно разделить на категории. Например, творческая работа - 1-я категория, техническая работа - 2-я категория, домашняя работа - 3-я категория. Если Вам понравится учитывать время, то в конце 1 года учета времени по форме месячных планов и на их основе легко и удобно проводить анализ и планирование на следующий год.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ ПРАВИЛЬНО ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ»

Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).

Распределение ежедневных задач по приоритетам Срочное и важное - высокий приоритет! Важное, но не срочное - средний приоритет Наименование Время выполнения Наименование Время выполнения 1 1 2 2 3 3 4 4 Срочное, но не важное - средний приоритет Не срочное и не важное - низкий приоритет! Наименование Время выполнения Наименование Время выполнения 1 1 2 2 3 3 4 4

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ ПРАВИЛЬНО ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ»

Тест «Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»

Задание:

Заполните форму 8.3.1. Распределите Ваши текущие ежедневные работы по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затрачиваемого времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам.

Обработка результатов теста

Квадрант I

те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: “Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!”.

Что Вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши коллеги, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему? Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблеми сегодняшнего дня.

Что делать? Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Квадрант II

Важно, однако не срочно, прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили? Вы прекрасно умеете “отделять зерно от плевел”, концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется.

Почему? Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

Квадрант III

Неважно, однако, срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили? Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему? В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что- суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать? Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы. Для этого необходимо “просто” перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV

Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ» И КАК С НИМИ БОРОТЬСЯ

Рациональные переговоры по телефону.

В зависимости от того, звоните ли Вы или Вы отвечаете на звонок, техника эффективных телефонных разговоров несколько отличается.

Вы собираетесь позвонить в компанию, чтобы выяснить некоторые вопросы, относящиеся к области Вашей компетентности.

Прежде чем взять телефонную трубку, подумайте, так ли это необходимо? Должны ли Вы после телефонного разговора отправить письмо или факс? Не будет ли проще и эффективнее сразу написать письмо или отправить факс? Не быстрее ли связаться с сотрудником по электронной почте? Можете ли Вы получить нужную информацию из других источников? Знаете ли Вы точно номер телефона, имя и фамилию сотрудника, которому Вы собираетесь звонить?

Сформулируйте цель Вашего звонка. (Я звоню, чтобы выяснить следующие вопросы: ...). Приготовьте план разговора, запишите все ключевые вопросы, которые Вы собираетесь задать.

Подготовьте и упорядочьте на столе все необходимые документы, которые могут Вам понадобиться для аргументации Вашей позиции по обсуждаемому вопросу. Запишите по пунктам положения, которые Вы собираетесь привести в качестве аргументов. Приготовьте бумагу и ручку, чтобы записывать ответы Вашего собеседника.

Приготовьте вводную и заключительную фразы телефонного разговора. Сразу после приветствия сообщите о цели Вашего звонка.

“Здравствуйте, Иван Иванович! С Вами говорит Анна Ивановна Петрова из отдела маркетинга компании “Прожектор”. Я звоню по вопросу продажи наших изделий (цель звонка)…” и “Спасибо за информацию (помощь и пр.). Всего доброго! До свидания!”.

Во время разговора делайте пометки на Вашем листе с аргументами, записывайте аргументы Вашего собеседника (цифры, даты, имена сотрудников и компаний). Если Вы не согласны с какими-то доводами, не прерывайте, а запишите Ваши вопросы, чтобы задать их, когда Ваш собеседник закончит говорить.

Если во время разговора возникли проблемы, к которым Вы не готовы, постарайтесь максимально прояснить ситуацию - не стесняйтесь спрашивайть, задавайте вопросы, постарайтесь узнать мнение Вашего собеседника.

Если Вы уверены, что выяснили все вопросы, которые были целью Вашего звонка, и в разговоре возникла пауза, не стесняйтеся тотчас поблагодарить Вашего собеседника и вежливо закончить разговор. (Спасибо за (цель Вашего звонка), не стану Вас больше задерживать. Всего доброго!” До свидания!)

Вы отвечаете на телефонный звонок.

Назовите Ваше имя и название Вашей компании.

Если Ваш собеседник не счел нужным представиться, уточните, с кем Вы разговариваете. (Извините, я не расслышал(а) Ваше имя).

Спросите о цели звонка. Если Вы можете сами на него ответить, отвечайте конкретно на вопрос, сообщите, какие действия Вы предпримите в ответ на этот звонок, благодарите за интерес к компании и вежливо закончите разговор (“Спасибо за Ваш звонок! Мы пришлем Вам нашу рекламу!/ Мы ждем Вас на следующей неделе в офисе нашей компании с образцами Ваших изделий./ Мы вышлем Вам новый счет завтра по факсу. Всего наилучшего! До свидания”)

Если вопрос не входит в сферу Вашей компетенции, сообщите номер телефона ответственного за него сотрудника и вежливо закончите разговор.

Если к телефону просят сотрудника, который по каким-то причинам в данное время отсутствует, сообщите, когда его можно застать по этому номеру телефона. Если требуется, запишите для него сообщение для передачи. Быстро и вежливо закончите разговор (“Не стану Вас больше задерживать”).

Из приведенных выше примеров видно, что эффективно телефонный разговор можно провести тогда и только тогда, если относиться к этому инициативно. Если Вы лидируете в разговоре, то и закончите Вы его тогда, когда сами сочтете это нужным, при этом ни в коей мере не обидев Вашего собеседника. При этом Вы потратите на разговор ровно столько времени, сколько планировали, а не отдадитесь на произвол стихии телефонного многословия.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ» И КАК С НИМИ БОРОТЬСЯ

Образцы телефонных бланков.

Телефонный бланк для секретаря

1. По какому поводу звонит абонент? 2. Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделения? 3. Какие темы Ваш секретарь может выяснить непосредственно у абонента? 4. В какое время Вы не хотите" чтобы Вам мешали ("спокойные часы")? 5. С какими лицами Вас вообще не надо соединять (может быть, использовать записки)? 6. С какими абонентами Вас следует соединять только в определенные часы (часы приема, телефонные часы)? 7. С какими лицами Вас следует соединять в любое время? 8. Когда следует "пропускать" частные разговоры? С какими лицами? 9. В какое время Вам лучше всего позвонить повторно? 10. Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту?

Бланк подготовки инициативного телефонного разговора

Вопросы Пометки Чего я хочу достичь? Кому я хочу позвонить? Когда я хочу позвонить? Какие вопросы я хочу поставить? Какие документы мне понадобятся? Какие документы будут нужны партнеру?

Телефонный бланк для «входящего» звонка

Сначала взять телефонную книжку! 1. Кто именно Ваш абонент, из какой фирмы, какие функции выполняет и т. д.? 2. О чем идет речь (какое дело у абонента)? 3. Насколько срочно и важно дело Вашего партнера (сроки исполнения)? 4. Когда Вы сможете перезвонить (после того, как соберете материалы)? 5. По какому номеру Вы сможете дозвониться до своего партнера (при первом контакте: адрес, номер телефона или телекса, точное написание фамилии)?

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ» И КАК С НИМИ БОРОТЬСЯ

Ваш собственный телефонный формуляр.

Разработайте свой собственный формуляр для ведения телефонных переговоров. Например, образец, рекомендуемый Л.Зайвертом, пригоден как для подготовки, так и для записи и последующей обработки телефонного разговора.

Запись телефонного разговора

Кто? Что? Когда? До звонка Во время звонка После звонка

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ГРАМОТНО ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНУЮ РАБОТУ»

Ваши индивидуальные временные зоны - тест Филипа Зимбардо.

Ваш общий взгляд на жизнь в значительной степени определяется тем, как лично Вы понимаете время и как пытаетесь его организовать.

Исследования доктора Филипа Зимбардо из Стэнфордского университета говорят о том, что каждый человек может жить в одной (или в двух) из четырех временных зон. Представленный ниже тест позволит Вам определить, в какой из них предпочитаете жить Вы, а также лучше понять особенности своего индивидуального рабочего стиля. Вы можете обнаружить, что, например, на работе Вы предпочитаете четвертую зону, а дома или во время отдыха первую. После теста приведены описания наиболее характерных особенностей людей в зависимости от предпочитаемых ими “временных зон”.

Зона 1: Я предпочитаю спокойную жизнь, свободную от излишнего напряжения. Я люблю работать в собственном темпе и занимаю расслабленную позицию по отношению к предельным (крайним) срокам. Я считаю, что если что-то не сделано точно в срок, то это не имеет особого значения. Я не особенно хорошо организован и редко вовремя прихожу на встречи.

Зона 2: Наибольшее удовольствие доставляет мне общение с друзьями. Я люблю ужинать в компании и посещать вечеринки. Я часто поступаю импульсивно и не всегда достаточно продумываю последствия своих поступков. Я скорее буду вести себя спонтанно, чем пытаться планировать каждую деталь жизни. Я предпочитаю работу, отличающуюся большим разнообразием, и ту, где можно быстро видеть результаты своего труда.

Зона 3: Я стараюсь тщательно организовать свою жизнь и предпочитаю заведенный порядок разнообразию. Я внимателен к своему питанию, регулярно выполняю физические упражнения, имею медицинскую страховку и застраховал свою жизнь. Я тщательно продумываю свои действия.

Зона 4: Я люблю работать в условиях сжатых конечных сроков и горжусь своей пунктуальностью. Обычно я хорошо организован и лучше всего работаю в напряженных условиях. Я согласен, что мне сложно расслабиться. Мне нравится решать задачи, содержащие вызов. Как правило, я прихожу на встречи вовремя и в последнюю минуту.

Что показал Ваш выбор

Зона 1: Люди этой зоны имеют так называемый “сиюминутный фаталистический” взгляд на жизнь. Их философию лучше всего можно обобщить испанским словом “маньяна” (т.е. “завтра”). Они занимают расслабленную позицию отсрочки и предпочитают, насколько это возможно, откладывать свои решения. Если Вы отнесли себя к этой зоне, то Вашим препятствием к лучшей организации времени может быть неспособность начать новое дело или отсутствие настойчивости в продолжении начатого.

Зона 2: Живущие в этой зоне люди называются “гедонистами настоящего” (от греч. “наслаждение”; этическое учение, давшее название философской школе, которая целью жизни и высшим благом признает наслаждение), потому что ими руководит стремление к скорому вознаграждению и удовольствию. Если Вы отнесли себя к этой зоне, то возможной преградой к организации времени может стать Ваша неприязнь к планированию и организации вообще. Вы можете отложить срочные, но неприятные задания в пользу менее приоритетных, но более приятных дел.

Зона 3: Говорят, что люди, выбирающие эту зону, “ориентированы на будущее”, потому что они ставят перед собой долгосрочные личные цели и планируют карьеру намного вперед. Если Вы отнесли себя к этой зоне, то вполне вероятно, что Вы уже достаточно эффективно организовали себя и свое время. Однако Ваше умение можно отточить, а время организовать еще более эффективно.

Зона 4: Это выбор людей, которых называют “остро ощущающими время”. Они любят работать по строгому графику и требуют пунктуальности как от себя, так и от других. Если Вы отнесли себя к этой зоне то Вам, возможно, трудно иметь дело с менее пунктуальными людьми, не так неукоснительно соблюдающими установленные сроки. Помехой для улучшения организации времени может быть упомянутая выше увлеченность пиковым состоянием, возникающим с приближением крайнего срока.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ГРАМОТНО ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНУЮ РАБОТУ»

Ваш индивидуальный рабочий стиль - анализ матрицы Эйзенхауера.

Задание

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени. Подсчитайте, как распределились Ваши работы по четырем квадрантам.

Обработка результатов

Анализ матрицы Эйзенхауэра показал, что индивидуальный рабочий стиль тех или иных людей определяется типом дел, которыми они предпочитают заниматься на работе. Определите, к какому типу сотрудников Вы относитесь.

Квадрант I. Работоголики.

Если Вы живете по его правилам, это стресс и кризис. Сроки и взрывы, управление кризисом, новые сроки и новые кризисы. Постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, ни что иное, как пустой звук. Стресс и кризис - это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время.

Людей, ведущих такой образ жизни, часто называют работоголиками (workoholics). Они обладают даром чрезвычайно быстро думать и принимать решения, любят работать хорошо и живут только работой. У них высокие стандарты выполнения работы и они не прощают бездеятельности и безынициативности. Работоголики любят соревнование и ненавидят рутину, выполняют несколько дел сразу и прекрасно умеют работать в нескольких направлениях одновременно. Им трудно прекратить работу в конце дня. Их эксплуатируют или, во всяком случае, пытаются подсунуть свои дела все, кому не лень. Работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять “палочку-выручалочку”, безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. Работоголики - люди высокой профессиональной подготовки, однако часто довольно ограниченного кругозора. Им недостает времени вникнуть в проблемы будущего, все заслоняет текущее управление кризисом. При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет.

Квадрант II . Я в замке король.

Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются дела из квадрантов I и II ? Оба подпадают под определение важных и казалось бы, что со временем дела квадранта II должны автоматически перейти в квадрант I? Отличие, однако, заключается в другом. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи.

В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную. Вам отведена роль активного лидера, Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей. Вы управляете всеми активностями, перечисленными в квадранте II!

Чтобы добиться успеха, надо воспитать в себе лидера, человека ответственного не только за других, но и в первую очередь за себя самого. За свою карьеру, семью, своих сотрудников, свои служебные и жизненные интересы. Чтобы стать лидером, надо научиться выбирать и делать “правильные” дела. Чтобы определить, какие дела в настоящий момент представляют для Вас стратегический интерес, необходимо научиться устанавливать правильные приоритеты.

Квадрант III. Суета сует или Крошечка-Хаврошечка

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так. Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию, быстро и эффективно провели заседание, установили часы, в которые Вы могли бы заняться Вышей непосредственной работой без помех, Вы несомненно пришли бы к выводу, что Вы неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее. Заполните приведенную ниже таблицу потерь Вашего рабочего времени и придите, наконец, в ужас от того, сколько времени Вы тратите впустую! И пусть этот комплекс вины преследует Вас до тех пор, пока Вы не освоите техник экономии времени. Вы уже научились делегировать неотложные и важные задачи и частично освободили себя от управления кризисами квадранта I. Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III тем более можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.

Квадрант IV. Либо Вы тунеядец, либо Вам срочно нужно менять работу. Люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ГРАМОТНО ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНУЮ РАБОТУ»

Ваш естественный рабочий ритм - тест «Жаворонок или сова?» .

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о “человеке утра”, или “жаворонке”, и о “человеке вечера”, или “сове”. Существует также «смешанный» тип людей («аритмики»). Ни один из этих основных типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня.

Если Вы еще не знаете, к какому типу Вы относитесь, воспользуйтесь следующим несложным тестом.

1. В котором часу Вы встаете без будильника? До 6 утра В 6-8 час После 8 час. 2. В котором часу Вы бы встали сами, если бы у Вас была такая возможность? В 5-7 час. 7-8 час. 8-9 час. После 9 час. 3. Хотелось бы Вам поспать днем? Да Нет 4. Страдаете ли Вы, когда Вас будят? Да Нет 5. Злитесь ли Вы, если Вам приходится вставать одному? Да Нет 6. Вы с аппетитом завтракаете? Да Нет 7. Когда Вы начинаете чувствовать послеобеденную усталость? В 14-15 час. В 15-16 час. В 16-17 час. 8. Нравится Вам проводить вечер вне дома? Да Нет или за телевизором? Да Нет или лучше пораньше лечь спать? Да Нет 9. В котором часу вечером Вы чувствуете усталость? До 21 час. В 21-23 час. После 23 час. 10. Вы поздно идете спать? Да Нет

Итак, Вы - “жаворонок”, если пик Вашей активности приходится на ранние утренние часы, Вы рано встаете и рано ложитесь спать (или чувствуете раннюю усталость вечером). “Жаворонки” могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы.

Вы - “сова”, если любите поспать утром, зато вечером бодры и веселы. “Совы” по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам (до глубокой ночи).

Если у Вас примерно поровну качеств “жаворонка” и “совы”, Вы принадлежите к смешанному типу. У Вас нет четких установок только рано вставать либо, наоборот, всегда просыпаться ближе к обеду. Вы легко можешь приспособиться к обстоятельствам, и это Ваш огромный плюс!

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ГРАМОТНО ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНУЮ РАБОТУ»

Составление Вашего индивидуального рабочего графика.

Из теста Вы уже поняли, кто Вы - жаворонок или сова. Оба типа, равно как и смешанный, считаются совершенно нормальными явлениями реальной жизни. Ориентация биологических ритмов людей заложена при рождении и зависит от работы многих функциональных систем организма, прежде всего ферментной. Поэтому не стоит корить себя, что Вы не в состоянии рано встать и сразу начать продуктивно работать, как Ваш коллега или знакомый. Или наоборот, Вам сложно засиживаться допоздна за работой уже просто по той причине, что Вы в это время дня уже плохо что-то воспринимаете и не можете больше так же эффективно работать, как в утренние часы. Надо подчеркнуть, что смена активных и пассивных фаз дня для обоих типов имеют одинаковый характер. Различие заключается во времени начала первой активной фазы. На графике приведены усредненные графики распределения дневной активности для жаворонков и для сов.

Поскольку Вы уже выяснили из Теста кто Вы по ориентации своих биологических часов, то вопрос сводится к тому, как наиболее эффективно использовать свои биологические особенности.

Задание:

Вспомните свой обычный рабочий день и ответьте письменно на следующие вопросы:

Когда Вы начинаете чувствовать усталость в течение обычного рабочего дня?

Когда Вам просто необходимо сделать небольшую паузу в работе, чтобы снять усталость?

Когда Вы чувствуете взлеты работоспособности и интеллектуальный подъем?

В какое время дня Вы чувствуете себя почти неспособным к работе?

В какое время Вы можете заниматься рутинной механической работой, но не в состоянии сконцентрироваться и принять важное решение?

Постройте следующий график. По оси “Время” отложите Ваши часы работы. По оси “Готовность к работе” отложите в процентном отношении Вашу готовность выполнять поставленные задачи. Возьмите за образец График биологической активности, приведенный ниже. Возьмите за 100% готовность принять важное решение, провести важное совещание, успешно выступить с докладом и пр., т.е. пик Вашей интеллектуальной и деловой активности.

Остальные цифры остаются на Ваше усмотрение, т.е. зависят от Ваших личных качеств, способностей и времени дня. Вы должны построить график зависимости Вашей работоспособности как функции времени дня.

После того, как Вы построили такой график, найдите в Вашем еженедельнике расписание любого рабочего дня. Не забудьте отметить важность, т.е. приоритетность Ваших занятий. Распределите выполнение наиболее важных, приоритетных задач в то время, когда Вы находитесь на пике Вашей интеллектуальной формы. Задачи, требующие минимума интеллектуальных затрат, выполняйте, когда Вы устали и Ваша работоспособность почти минимальна. В часы, когда Ваша работоспособность достигает 50% от максимальной (очень хороший показатель), планируйте выполнение задач умеренной умственной активности - письма, договоры, контроль за выполнением заданий, телефонные звонки, встречи с коллегами и клиентами.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ»

Как быстрее читать газеты и журналы.

Основной подход к работе с прессой состоит в том, чтобы определить, где искать необходимую информацию. Это позволит Вашему взгляду устремляться непосредственно в нужное место, а не блуждать наудачу по всему тексту.

Работая с журналом, всегда начинайте с просмотра оглавления и определения нужных Вам статей.

Не тратьте время на пролистывание, а непосредственно обращайтесь к нужному материалу, не поддавайтесь искушению отвлечься на интересные, но не нужные Вам материалы.

В информационных журналах для обобщения ключевых фактов часто используют диаграммы и схемы. Изучите их вначале, чтобы получить общее представление о содержании нужной Вам статьи.

Не храните кипы журналов! Вырезайте нужные статьи и подшивайте их в отдельные папки. В зависимости от характера Вашего бизнеса, Вы одну папку для статей о Ваших конкурентах, другую - для материалов о новинках технологии или маркетинга и т.д. Собирая материалы на одну и ту же тему из различных источников, Вы получаете детальную картину по этому вопросу.

Обычно газеты и журналы содержат следующие типы материалов:

Обзорные статьи. Их цель - информировать и поддерживать интерес. Они представляют общую информацию и обычно начинаются с примера того, о чем автор собирается рассказать. Такие статьи просматривают, сосредоточивая внимание на центральной и завершающей частях текста, которые обычно содержат ключевую информацию. Первый и последний абзацы, как правило, можно опустить без ущерба для понимания содержания.

Статьи, представляющие мнения. Их цель - убедить читателя в чем-либо или побудить к действию. Чаще всего Вам будет достаточно прочитать только первый абзац, как правило, представляющий эти идеи или действия, и последний - обобщающий эти представления.

Сообщения о последних новостях. Как правило, в них содержится “чистая” информация и совсем немного примеров и общих сведений. Обычно новости располагаются в порядке важности, заканчиваясь наименее существенными. Поэтому прочитайте первый абзац, прежде чем переходить к остальному материалу.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ»

Как быстрее читать служебные записки.

Изучив служебные записки своей компании, Вы, вероятно, обнаружите, что они имеют стандартную структуру: в каждой из них основная информация (источник, тема и цель) размещена в одном и том же месте.

Экономьте время, направляя свой взгляд непосредственно в эти места служебной записки. Какая-либо необходимость читать ее целиком возникает редко.

Читая стопку служебных записок, рассортируйте их по важности. Например, важные записки кладите справа от себя, а незначительные - слева.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ»

Как быстрее читать служебные отчеты.

Начинайте с общего просмотра отчета, чтобы получить представление о его структуре.

Пролистайте страницы и ознакомьтесь с организацией отчета. Даже если есть оглавление, все равно следует пролистать отчет и пробежать глазами страницы, чтобы знать, как построен отчет и какие подзаголовки не вошли в оглавление.

Вернитесь к цели прочтения. Подумайте, чем может быть полезен Вам этот отчет.

Составьте на листке бумаги свое собственное оглавление с указанием ключевых идей и страниц, на которых они изложены.

Расположите содержание в порядке важности для Вас лично. Этот порядок может отличаться от представленного оглавления.

Пролистайте, просмотрите или изучите разделы, представляющие для Вас интерес в порядке расставленных приоритетов.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ»

Как быстрее читать технические руководства.

Если Ваша компания небольшая, при покупке компьютеров, оргтехники, и сложных офисных принадлежностей, Вам приходится самостоятельно изучать технические описания и руководства пользователя, прежде чем начать эксплуатировать новое оборудование. Иногда этот процесс занимает много времени. Чтобы его сократить, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

Определите назначение руководства. Обычно оно излагается ближе к началу.

Просмотрите материал и получите представление об его общей организации. Есть ли в нем иллюстрации, облегчающие понимание? Насколько сложным Вам показался материал?

Пролистайте и просмотрите страницы, задерживая внимание на основных частях руководства. Обратите внимание, встречаются ли в нем специальные слова и технические термины, знание которых необходимо для понимания текста. Если какие-либо из них Вам не знакомы, запишите из на отдельном листке бумаги. Выясните, что они означают, прежде чем приступать к инсталляции оборудования.

Если в результате прочтения руководства у Вас остались вопросы, постарайтесь выяснить их в службе технической поддержки производителя оборудования. При необходимости вызовите специалистов к себе в офис. Это обойдется дешевле, чем ремонт техники.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ»

Как быстрее читать и разбирать почту.

Каждый занимающийся бизнесом человек за свою жизнь получает до 50000 навязанных почтовых отправлений, известных как “макулатурная корреспонденция”. Если у Вас нет секретаря для “отсечения” этой макулатуры на входе в Вашу компанию, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

Открывайте письма и другую корреспонденцию над корзиной для бумаг, чтобы сразу выбросить все, не представляющее для Вас интереса.

Обращайтесь к каждому почтовому отправлению только один раз. Сразу решайте, какие действия предпринять, даже если это просто помещение в папку текущих дел.

По возможности отвечайте на письма, пользуясь телефоном, факсом или электронной почтой.

В качестве альтернативы напишите на оригинале письма краткий комментарий и отошлите факсом.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ»

Как повысить свою обычную скорость чтения.

Задание:

Возьмите какой-нибудь незнакомый материал, типичный для текстов, которые Вы постоянно читаете на работе и определите, сколько Вы прочитаете ровно за одну минуту, при необходимом Вам уровне содержания. Подсчитайте количество прочитанных слов следующим образом:

Подсчитайте общее количество слов в 10 следующих друг за другом строках.

Разделите сумму на 10, чтобы получить среднее количество слов в строке. В нашем случае это будет 14 слов.

Подчитайте, сколько строк Вы прочитали за минуту.

Умножьте на среднее число слов в строке и получите свою скорость чтения.

А теперь для увеличения скорости чтения, воспользуйтесь карточкой, задающей темп, или просто собственной ладонью. Вот как это делается:

Положите карточку или ладонь поверх страницы напечатанного текста. Передвигая карточку вниз по странице и закрывая при этом уже прочитанное, Вы исключаете отнимающее время возвращение назад.

Передвигайте карточку вниз. Фокусируйте свой взгляд на строке непосредственно над карточкой.

Передвигая карточку быстрее или медленней, задавайте скорость чтения. Следите, чтобы Ваш взгляд успевал за карточкой.

Не пытайтесь прочесть всю строку сразу. Просто “опознавайте” в каждой строке те слова, что удаляются, по мере того, как Ваша карточка/рука “толкает” глаза вниз по странице.

Поупражняйтесь, передвигая свой указатель со скоростью, превышающей темп нормального чтения. Поставьте перед собой реальные цели в отношении увеличения скорости чтения.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ»

Пример повестки дня.

Повестка дня Собрание по утверждению стиля фирмы “Кураж” Дата: 25 сентября 2001 г. Время: 10.00 Место: Комната для переговоров 2, г-ца "Космос" Присутствующие: Иванов, Петров, Николаев, Кирсанова, Баранова Председатель: Баранова
Время Выступающий Предмет обсуждения 10.15 Баранова Извинения за отсутствие, Уточнение действий 10.30 Кирсанова Инсталляция новой гарнитуры Уточнить и отчитаться о ходе дел 10.50 Николаев Руководство по фирменному стилю Обзор и утверждение разделов 1-3 11.10 Иванов Сроки подготовки рекламных материалов Дискуссия и утверждение подходящей даты принятия 11.20 Кирсанова Пробные образцы Консультация и обсуждение методов производства 11.50 Петров Переплет каталогов 12.05 Николаев Обучение переплетчиков Рекомендации и расписание 12.20 Баранова Подведение итогов и план действий 12.35 Завершение собрания

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ»

Образец приглашения на совещание

ФИО и должность приглашаемого _____________________________ Приглашение на совещание Тема _____________________________________________________ Дата _________ время _________ Место проведения __________________________________________ Ведущий (ФИО, должность, тел.) ______________________________ Участники (список)__________________________________________ __________________________________________________________ Пункты повестки дня ______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Документы для предварительного обсуждения (прилагаются к Приглашению) ______________________________________________ Контактное лицо (ФИО, должность, тел.) ________________________

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ»

Образец протокола совещания.

Краткий протокол совещания у _________________________________________________________ (должность, Ф.И.О.) Место проведения: ________________________________________________ дата: ______________ Присутствовали: __________________________________________________ (перечень участников в должностном или алфавитном порядке) Слушали: ________________________________________________________ (формулировка вопроса, проблемы) Докладчики: ____________________________________________________ (должности, Ф.И.О.) Решили: _________________________________________________________ (констатирующие и порученческие решения с обязательным указанием ответственных исполнителей, сроков и требуемых результатов исполнения) Подписи: Председательствующий (ведущий) _____________ Секретарь _______________

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ»

Контрольный листок для подготовки и проведения совещания.

Порядок подготовки и проведения намеченных совещаний Планирование Тема Дата и место Лимит времени Повестка дня Подготовка по существу проблемы Председатель Участники Материалы Оповещение (приглашения) Начало Приветствие Присутствующие Основная тема Повестка Выступающие Ход совещания Ведение протокола Соблюдение темы Очередность выступающих Активное слушание Контроль лимита времени Перерывы Завершение Соблюдение лимита времени Подведение итогов Распределение обязательств Окончание Контроль результатов

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ»

Задание:

Проработайте материал главы «Как проводить собрания и совещания» применительно к своим нуждам. Что показалось Вам интересным? Что бы Вы хотели применить на практике? Используйте приведенные материалы для подготовки и проведения совещания в своей компании.