Советы по экономии времени предпринимателей

Однако помните, что есть совещания первоочередной важности. Например, еженедельные оперативки. И срыв графика их проведения просто недопустим, ибо всякие переносы, подвижки во времени и т.п. крайне нежелательны для участников таких совещаний, обычно заранее учитывающих в своем расписании время очередной оперативки.

Что может быть альтернативой совещаниям?

Прежде чем назначать проведение совещания, спросите себя: “С какой целью проводится это совещание?”. Четко представляйте себе конечный результат, к которому Вы стремитесь. Поняв это, подумайте, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

Решение ответственного должностного лица;

Несколько телефонных звонков или совещание по селектору;

Объединение с другим совещанием.

И, наконец, Вам полезно будет узнать, что все более распространенным становится принцип организации совещаний - особенно внутренних - когда люди общаются с помощью видеосвязи или компьютеров, а не лицом к лицу. В ходе таких совещаний участники представляют свои точки зрения через компьютерную сеть, и им нет необходимости находиться в одной комнате или даже в одной стране.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

НИКОГДА НЕ ПРОВОДИТЕ СОВЕЩАНИЕ, ЕСЛИ ВЫ НЕ УБЕЖДЕНЫ В ТОМ, ЧТО ЭТО ЕДИНСТВЕННЫЙ И НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ РЕШЕНИЯ СУЩЕСТВУЮЩИХ ВОПРОСОВ.

ПРИНИМАЙТЕ УЧАСТИЕ ТОЛЬКО В ТЕХ СОВЕЩАНИЯХ, НА КОТОРЫХ НЕОБХОДИМО ИМЕННО ВАШЕ ЛИЧНОЕ ПРИСУТСТВИЕ, В ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ ПОСЫЛАЙТЕ СВОЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ.

РЕГУЛЯРНЫЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОВОДИТЕ ТОЛЬКО В ТЕХ СЛУЧАЯХ, КОГДА ОНИ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМЫ.

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ

Даже нетворческий ум в состоянии обнаружить неправильный ответ, но лишь творческому уму дано заметить неправильный вопрос. Энтони Джей

С чего следует начинать подготовку совещания?

Начиная подготовку совещания, прежде всего, спросите себя: “С какой целью проводится это совещание?”. Проводится ли оно для того, чтобы:

Принять решение?

Проанализировать или решить проблему?

Ознакомить группу с новой информацией?

Выяснить состояние дел по конкретному проекту?

Постарайтесь четко представить себе конкретный конечный результат, к которому Вы стремитесь. Сформулируйте конечную цель в виде краткого, желательно в одну строку, предложения, запишите его на листке бумаги, чтобы впоследствии поместить на виду у всех присутствующих на совещании.

Затем подготовьте повестку дня, определите персональный состав участников совещания, назначьте время и место его проведения.

Как повысить эффективность совещаний?

Прежде всего, сведите к минимуму число участников. Приглашайте на совещание только тех, чье присутствие действительно необходимо. Можете также попробовать использовать прием под названием “мячик выступающего”. Он заключается в передаче резинового мячика, при этом говорить разрешается только тому, у кого мячик находится в данный момент. Такой прием заметно экономит время, так как выступающего никто не перебивает.

Обязательно установите общую продолжительность совещания и старайтесь строго ее придерживаться. В начале совещания согласуйте с участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений.

Поручите одному из участников ведение протокола совещания.

Регулярно проверяйте общее мнение путем предварительного неофициального голосования. Ведь иногда люди говорят скорее для того, чтобы обнародовать свою точку зрения, чем для решения обсуждаемых вопросов. Пресекайте подобные попытки, проводя время от времени неофициальные голосования для определения общего мнения. Если какой-то образ действий единодушно одобряется, то надо сразу же ставить вопрос на официальное голосование.

Попробуйте также использовать японский прием “ньюмаваши”. В Японии принято проводить совещания для подготовки совещаний. Хотя на первый взгляд может показаться, что это способствует росту количества совещаний, на самом деле “ньювамаши” в состоянии помочь Вам значительно сэкономить время.

Данный прием предполагает проведение предшествующих совещанию встреч небольших групп специалистов для кратких обсуждений. После этого один-два человека от каждой группы участвуют в самом совещании. Этот восточный прием в настоящее время достаточно широко практикуется, поскольку позволяет делегатам, представляющим различных специалистов или группы с различными интересами, быстро принимать решения.

Если двое участников совещания сталкиваются друг с другом и начинают обсуждать вопрос между собой, исключая из дискуссии остальных членов группы, немедленно прервите их, предложив им выяснить разногласия после совещания, а затем решительно верните общее внимание к цели настоящего заседания.

В конце совещания подведите его итоги. Обязательно заканчивайте совещание призывом к действию. Воодушевите всех присутствующих на какие-либо конкретные действия, вытекающие из решений совещания. Дайте понять присутствующим, что Вы намерены следовать принятым решениям (и, конечно, сделайте это впоследствии!).

Есть ли какие-либо специальные правила для проведения крупных совещаний?

Когда количество участников больше десяти человек, следуйте всем представленным выше советам, но кроме этого, чтобы избежать скуки и снижения внимания:

Внесите разнообразие в голоса выступающих. Чередуйте докладчиков-мужчин с докладчиками-женщинами.

Варьируйте форму, темп и стиль. Держите аудиторию в возбужденном состоянии, не позволяя совещанию стать предсказуемым.

Больше практикуйте групповые доклады и обсуждения. Не позволяйте часами монотонно бубнить одному-двум докладчикам.

Равномерно распределите пункты повестки дня. Избегайте, например, чтобы один мотивирующий выступающий следовал за другим, или чтобы два докладчика представляли трудную для усвоения статистику друг за другом.

Вставляйте менее интересующие неспециалистов вопросы, например, такие, как финансовые отчеты, между темами, привлекающими более широкую аудиторию.

Чтобы обеспечить участие каждого, разбейте большие группы на маленькие команды.

Если предполагается наглядный материал, разнообразьте его видеозаписями, наглядными пособиями, слайдами.

Используйте цветные слайды и заголовки, это увеличивает интерес и повышает внимание.

Каких правил следует придерживаться, если я присутствую на совещании у кого-либо другого?

Будьте пунктуальны.

Будьте хорошо подготовлены.

Будьте там, только если Ваше присутствие действительно необходимо.

Будьте активны.

Будьте внимательны.

Будьте уместны.

Будьте немногословны.

Будьте вежливы.

Будьте сосредоточены. Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих.

Будьте ориентированы на действие - следуйте принятым решениям.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПАМЯТКА РУКОВОДИТЕЛЮ, ПРОВОДЯЩЕМУ СОБРАНИЕ:

УБЕДИТЕСЬ, ЧТО СОБРАНИЕ -- ЛУЧШИЙ СПОСОБ ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ.

ТЩАТЕЛЬНО ГОТОВЬТЕ СОБРАНИЕ, НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МЕЛОЧАХ.

ПРИГЛАШАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СОБРАНИЕ ТОЛЬКО В ТОМ СЛУЧАЕ, КОГДА ИХ ПРИСУТСТВИЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО.

СОСТАВЬТЕ ТОЧНУЮ ПОВЕСТКУ ДНЯ С РЕГЛАМЕНТОМ.

НАЧИНАЙТЕ И ЗАКАНЧИВАЙТЕ СОБРАНИЕ СТРОГО В УСТАНОВЛЕННОЕ ВРЕМЯ.

КОНТРОЛИРУЙТЕ ХОД И РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ -- ЭТО ВАША ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КАК ПРЕДСЕДАТЕЛЯ.

ЗАПИСЫВАЙТЕ УТВЕРЖДЕННЫЕ ДЕЙСТВИЯ.

ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ СОБРАНИЯ, КОНТРОЛИРУЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ

Для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным. Луций Сенека

Если совещание небольшое, обязательно ли готовить повестку дня в письменном виде?

Каждое совещание, каким бы коротким оно ни было, должно иметь письменную повестку дня. Ее следует распространить задолго до начала совещания, чтобы у его участников была возможность заранее подготовиться к нему. Совещания без повестки дня очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах.

Спросите себя, что, по Вашему мнению, должны вынести с совещания его участники. Каких перемен в их позициях или поведении Вы добиваетесь? Разъясните повестку дня в самом начале совещания, а затем переходите непосредственно к основной цели.

Нужно ли включать в повестку дня информацию о цели совещания?

Да, обязательно. При этом цель совещания должна быть предельно конкретна. Не просто «как сберечь ресурсы», а «об экономии комплектующих за последние шесть месяцев в пределах 10%». Сразу становится намного понятнее, о чем конкретно пойдет речь, кто должен присутствовать, и какие данные необходимо подготовить к совещанию.

Как правильно подготовить повестку совещания?

Исконный смысл слова “повестка” означает примерно следующее: “то, что должно быть сообщено”. Повестка дня служит определенной цели -- проинформировать людей о предполагаемом предмете собрания, о присутствующих, о месте и времени его проведения, о предполагаемой продолжительности, о том, какие вопросы будут обсуждаться, и том, как люди должны подготовиться, чтобы участвовать в собрании эффективно.

Руководствуясь этими принципами, сядьте и напишите повестку дня заранее, а потом разошлите для ознакомления всем участникам совещания. То же самое сделайте и с документами, которые будут обсуждаться на совещании. Они должны быть направлены участникам, чтобы была возможность ознакомиться с ними заранее.

Не перегружайте повестку чрезмерно большим количеством вопросов, иначе Ваше совещание никогда не закончится. Но и проводить совещание без повестки также не рекомендуется, ибо ничего путного из такого совещания не получится.

В повестке дня обычно находят отражение следующие моменты:

тема совещания

дата, время и место проведения, продолжительность

соблюдение формальностей (количество присутствующих, отсутствие по уважительным причинам и т.п.)

рассмотрение вопросов, упущенных на предыдущем совещании

порядок обсуждения вопросов с учетом их срочности, сложности, производственной необходимости

возможность высказаться по перечисленным вопросам (заранее оговаривается председательствующий, список выступающих и время на обсуждение каждого вопроса)

вопросы, не включенные в повестку, на совещании не обсуждаются

Пример повестки дня совещания приведен в соответствующем разделе ПРАКТИКУМА.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПОВЕСТКА ДНЯ - ЭТО ВАШ НАДЕЖНЫЙ КОМПАС, ДОКУМЕНТ, ОТ КОТОРОГО НЕЛЬЗЯ ОТСТУПАТЬ НИ НА ШАГ, И ТОЛЬКО В ЭТОМ СЛУЧАЕ ПОСТАВЛЕННАЯ ВАМИ ЦЕЛЬ БУДЕТ ДОСТИГНУТА.

ГОТОВЯСЬ К СОВЕЩАНИЮ, КРИТИЧЕСКИ ОЦЕНИТЕ ЕГО ПОВЕСТКУ. НЕ СЛИШКОМ ЛИ ОНА ПЕРЕГРУЖЕНА? НЕ УСТАНУТ ЛИ УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ?

СТАРАЙТЕСЬ НЕ ВКЛЮЧАТЬ В ПОВЕСТКУ ДНЯ РАЗДЕЛ “РАЗНОЕ” - ЭТО ПОЗВОЛИТ ВАМ ДЕРЖАТЬ СИТУАЦИЮ ПОД КОНТРОЛЕМ.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ СОСТАВ ПРИСУТСТВУЮЩИХ

Идеальные собрания те, на которых присутствуют двое при одном отсутствующем. Народная мудрость

Я стараюсь проводить совещания с максимальным составом участников, чтобы дать возможность высказаться всем желающим. Я прав?

Нет, не правы. В данном случае в основу должен быть положен принцип “чем меньше, тем лучше”. Помните, что, внося в список приглашенных новое лицо, Вы тем самым удлиняете продолжительность совещания. Присутствовать на совещании необходимо либо тем людям, чье выступление запланировано в повестке дня и чье мнение особенно важно для принятия решения, либо тем, кто собирается взять на себя выполнение каких-то действий по итогам совещания.

Не требуйте от людей досиживать все совещание до конца, если они задействованы только в одном или двух пунктах повестки дня. Подумайте о том, что восемь человек, отсидев час на совещании, потеряют целый рабочий день! Спланируйте повестку дня так, чтобы люди присутствовали при решении “своих” вопросов, после чего могли бы уйти.

Так кто же все-таки должен присутствовать на совещании?

Сужайте насколько возможно круг участников! Приглашать надо лишь тех, без кого действительно нельзя обойтись, т. е. работников:

непосредственно затрагиваемых решениями заседания;

располагающих соответствующими специальными знаниями;

исполняющих решения;

имеющих опыт решения аналогичных проблем;

ответственных за надлежащее исполнение;

а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести собрания).

Что должно быть включено в приглашения на совещание, и когда их лучше рассылать?

Приглашение на совещание должно содержать:

ФИО и должность приглашаемого

основную тему совещания

дату и время проведения совещания

место проведения совещания

основные пункты повестки дня

состав участников

ФИО и контактный телефон организатора совещания

Приглашения рассылайте, по крайней мере, за неделю до совещания. Проинформируйте как можно конкретнее участников о темах и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах, если отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов).

Образец Приглашения на совещание Вы можете найти в соответствующем разделе нашего ПРАКТИКУМА.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

УДЕЛИТЕ ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ ПОДГОТОВКЕ СПИСКА ПРИГЛАШЕННЫХ НА СОВЕЩАНИЕ. ПОМНИТЕ, ЧТО, ВНОСЯ В СПИСОК НОВОЕ ЛИЦО, ВЫ НЕ ТОЛЬКО УДЛИНЯЕТЕ СОВЕЩАНИЕ, НО И ОБРЕКАЕТЕ ЧЕЛОВЕКА НА ПОТЕРЮ НЕСКОЛЬКИХ ЧАСОВ СВОЕГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.

ЗАРАНЕЕ РАССЫЛАЙТЕ ПРИГЛАШЕНИЯ БУДУЩИМ УЧАСТНИКАМ СОВЕЩАНИЯ. ПРИГЛАШЕНИЯ ДОЛЖНЫ СОДЕРЖАТЬ МИНИМАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ, КОТОРАЯ ПОМОЖЕТ ИМ ПОДГОТОВИТЬСЯ К СОВЕЩАНИЮ.

ВРЕМЯ И МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ

Сначала выслушайте, а потом принимайте решение. Аллен Шеппард

Как правильно выбрать время для проведения совещания?

Очень важно, когда Вы проводите совещание. Допустим, Вы приурочили планерку к концу рабочего дня. Все пришли уставшие, обсуждение протекало вяло, и результат от такого совещания низкий. Еще хуже назначить совещание перед обедом. Люди начинают нервничать, все время поглядывают на часы. Все торопятся побыстрее “закруглиться”, чтобы успеть перекусить; и снова Вы имеете тот же результат. Никогда не устраивайте собрания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продуктивное время.

Пожалуй, самое благоприятное время для деловых совещаний - утро, где-нибудь с 9 до 11. Впрочем, многое зависит от режима работы Вашего предприятия, от характера бизнеса, от графика работы участников совещания.

Как «не выпасть» из графика совещания?

Следите за тем, чтобы все совещания начинались строго в назначенное время. Нельзя допускать, чтобы участники совещания десять минут рассаживались по местам, потом еще десять минут ждали опоздавших, потом пять минут выслушивали их объяснения, потом начинали пить кофе и т.д.

Вначале это покажется Вам трудным, почти невозможным, но стоит лишь проявить твердость, не расслабляться, и очень скоро все усвоят, что приходить на совещания следует вовремя.

Начиная совещание, заранее сообщите время его окончания. Ни в коем случае нельзя затягивать обсуждение даже самого важного вопроса сверх установленного срока! По ходу ведения собрания помогают фразы типа: “У нас осталось не более 10 минут до конца дискуссии. Прошу высказываться только по существу вопроса!”

Что нужно учесть при выборе места проведения совещания?

Позаботьтесь о том, чтобы совещание проводилось в максимально удобном для всех участников месте. От аудитории, в которой намечено провести собрание, также зависит многое. При подготовке помещения надо предусмотреть все до мелочей. Например, могут ли во время перерыва люди выйти в фойе, обменяться мнениями, выпить чашечку кофе или стакан воды, зайти в туалет? Все, что может потребовать лишнего времени, должно быть учтено, и, по мере сил, устранено.

Допустим, Вы проводите деловой совещание у себя в кабинете. Можно ли там удобно разместить всех приглашенных людей? Может быть, лучше сразу назначить совещание в конференц-зале, где и места побольше, и столы удобнее? Можно ли курить прямо в помещении? Не задохнетесь ли Вы в таком случае от дыма?

Словом, вопросов возникает много, и все они должны быть учтены при выборе и подготовке помещения.

Каким основным требованиям должно отвечать помещение для проведения совещания?

Быть удобным, иметь достаточно места, чтобы участник совещания не упирался локтем в бок соседа, а коленями в стоящий впереди стул. Однако положение полулежа в мягком кресле тоже нежелательно - клонит в сон. Удобство предполагает также хорошее освещение, нормальную температуру, свежий воздух, ибо духота способна разморить любую, даже самую стойкую, аудиторию.

Ничто не должно отвлекать внимание участников: ни телефонные звонки, ни шум городского транспорта, ни слишком зрелищный пейзаж за окном.

Вам необходимо также определиться с тем, должно ли совещание быть выездным. Известно, что работа такого рода, хотя и требует больших затрат, является и более результативной. Ничто не отвлекает людей от обсуждения проблем, они целиком концентрируются на работе, чувствуют себя более раскрепощено и за два дня успевают обсудить и принять решения, для которых в обычных условиях потребовалось бы несколько недель, а то и месяцев. Однако не увлекайтесь и не думайте, что выездное совещание способно решить все накопившиеся в организации проблемы.

Что еще следует учесть при подготовке совещания?

Без необходимых вспомогательных средств хорошее собрание или совещание не организовать. Что нужно в первую очередь?

Чем писать и на чем писать. Вспомните вопрос, способный нарушить ход любого совещания: “Послушайте, есть у кого-нибудь ручка?”, или “листик бумаги” или что-то еще. Не забывайте о графине с водой, стаканах, пепельницах, если разрешено курить.

Наглядные пособия и другие материалы. Их широко используют сегодня даже на небольших совещаниях. Недаром говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Таблицы, схемы, диаграммы - все должно быть подготовлено заранее и своевременно роздано участникам. Если речь пойдет о слайдах, нужно заранее подготовить и проверить проектор и экран. То же самое касается показа видео.

Копировальное оборудование. Оно не обязательно должно находиться в данном помещении. Тем не менее, если возникнет необходимость срочно размножить и раздать участникам определенные документы, это должно быть сделано оперативно.

Прочее оборудование. Для больших залов используют микрофоны, трибуну или специально оборудованное место для выступающего. Для небольшой аудитории все это не существенно. Тем не менее, могут оказаться очень полезными настенная доска и мел, либо большие листы бумаги и фломастеры.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПРИ ПОДГОТОВКЕ СОБРАНИЯ НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МЕЛОЧАХ. ВСЕ ДОЛЖНО БЫТЬ ПРОДУМАНО И ПОДГОТОВЛЕНО ЗАРАНЕЕ.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

Делу - время, а потехе - час. Русская пословица

Какой должна быть оптимальная продолжительность совещания?

Подсчитано, что только в одной Великобритании более четырех миллионов часов, или примерно 450 лет, каждый рабочий день затрачивается на посещение совещаний. Если некоторые совещания действительно необходимы и неизбежны, другие - просто черные дыры, в которых бесследно исчезает время.

Не существует универсальных правил, позволяющих определить оптимальную продолжительность совещания. Однако в Ваших силах организовать работу максимально эффективно.

При планировании совещания руководствуйтесь принципом: “Чем короче, тем лучше”. Однако не переборщите: во всем должен соблюдаться принцип разумной целесообразности! Повестку дня обязательно составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Продолжительность обсуждения каждого пункта повестки дня необходимо определять в соответствии с его значимостью.

Как сделать так, чтобы присутствующие активно участвовали в совещании, но совещание при этом не затянулось надолго?

Чтобы непосредственно воздействовать на позиции и ожидания участников:

Побудите каждого готовиться к совещанию. Например, задолго до его проведения Вы можете объявить, что каждому придется выступить с пятиминутным сообщением о самой серьезной проблеме, с которой он столкнулся с момента прошлого совещания.

Во время совещания выбирайте выступающих произвольно.

Дайте каждому присутствующему почувствовать, что его участием дорожат, и что из данного заседания можно почерпнуть важную информацию.

Для того чтобы добиться сосредоточенности каждого участника совещания, Вы можете в самом начале познакомить присутствующих со своими расчетами стоимости минуты времени на совещании с учетом окладов присутствующих и величины накладных расходов. Еще эффектнее записать эту сумму большими цифрами и повесить на виду у всех присутствующих. Когда участники осознают, сколько стоит каждое неуместное высказывание, даже самые заядлые демагоги будут старательно следить за своей речью!

Иногда краткие совещания в нашей компании превращаются в многочасовые дебаты. Как с этим бороться?

Многие компании в этих целях стали использовать весьма остроумный прием, который сейчас широко практикуется для коротких совещаний. Все стулья убираются из комнаты, и участники в течение всего совещания стоят. Такой подход дает два основных преимущества:

Стоящие люди более внимательны, чем сидящие, а потому меньше вероятность упустить важные моменты.

Никто не хочет без нужды затягивать совещание, поэтому повестка дня может быть исчерпана намного быстрее и эффективнее.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ЗАВЕРШАЙТЕ СОВЕЩАНИЕ ТОЧНО В НАЗНАЧЕННОЕ ВРЕМЯ. ТАКИМ ОБРАЗОМ ВЫ ОБЕСПЕЧИТЕ СЕБЕ РЕПУТАЦИЮ УМЕЛОГО ОРГАНИЗАТОРА.

ДЕРЖИТЕ ПОД КОНТРОЛЕМ ПЕРЕРЫВЫ - НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ИМ ЗАТЯГИВАТЬСЯ.

НАЧИНАЙТЕ ТОЧНО ВОВРЕМЯ. ТОТ, КТО ПОДЖИДАЕТ ОПАЗДЫВАЮЩИХ УЧАСТНИКОВ, МОЖЕТ ПРОЖДАТЬ ВЕЧНО!

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ ПРЕСЕКАЙТЕ РАЗГОВОРЫ НА ОТВЛЕЧЕННЫЕ ТЕМЫ.

РОЛЬ И ФУНКЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕЩАНИЯ

Добрым словом и револьвером Вы можете добиться гораздо большего, чем одним только добрым словом. Аль Капоне

Каковы основные функции председателя собрания?

Председатель, ведущий собрание, должен:

Заранее подготовиться к своей роли (ознакомиться с повесткой, просмотреть список выступающих и проект постановления)

Быть пунктуальным

Начинать собрание в строго назначенное время

Проследить за тем, чтобы были соблюдены все формальности (ведение протокола и т.д.)

Контролировать соблюдение порядка в зале

Работать и вести собрание исключительно по повестке

Представлять ораторов, если в этом есть необходимость

Следить за регламентом выступлений

Вести и направлять ход дискуссии, при необходимости задавать уточняющие вопросы выступающему

Следить за тем, чтобы могли высказаться все желающие

Уметь охладить эмоции как ораторов, так и аудитории

Пресекать посторонние разговоры, лишать слова грубиянов или болтунов, вышедших за рамки регламента

Выступить с заключительным словом, подводя итоги работы собрания, напомнить дату проведения следующего мероприятия

Быть внимательным к своим словам или репликам, никого не обидеть и не сделать объектом насмешки

Где же найти хорошего председателя?

Хорошими председателями не рождаются, ими становятся. Воспользовавшись перечисленным выше перечнем основных функций председателя как подсказкой, Вы сможете добиться оптимальных результатов при ведении собрания. Помните, что хороший председательствующий - это половина успеха любого собрания. Если Вы заранее позаботитесь о председателе, то:

У вас появится надежная гарантия, что все поставленные цели будут достигнуты;

Дискуссия будет вестись конструктивно и по существу;

Принятию того или иного решения будет предшествовать обсуждение данного вопроса;

В постановлении будут отражены все, даже самые полярные, точки зрения;

Обсуждение вопроса не выльется в оскорбительные выпады, а то и в откровенную перебранку;

Собрание пройдет в строго установленные по времени сроки, не затянется до бесконечности, не превратится в пустую говорильню.

Практически в любом коллективе найдутся 1-2 человека, которые регулярно нарушают ход любого собрания. Что в этом случае может сделать председатель

При проведении совещаний полезно знать и учитывать, что их участники могут быть условно распределены по нескольким характерным группам, требующим специфического подхода со стороны ведущего. Ниже даны соответствующие рекомендации:

Типы участников совещания Поведение председателя совещания "Спорщик" Сохранять спокойствие и деловитость. Дать участникам возможность отклонить его утверждения "Негативист" Признать, оценить его знания и опыт "Позитивист" Предложить ему подвести итоги, сознательно втянуть в дискуссию "Всезнайка" Призвать участников принять определенную позицию по отношению к его утверждениям "Словоохотливый" Тактично прерывать, напоминать о регламенте "Застенчивый" Ставить нетрудные вопросы, укреплять его уверенность в своих силах "Незаинтересованный, пассивный" Поинтересоваться его работой, привести примеры из его сферы интересов "Склонный к расспросам" Адресовать его вопросы к участникам "Большая шишка" Избегать прямой критики, применить технику "да, но"

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

ПОМНИТЕ, ЧТО ХОРОШИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ - ПОЛОВИНА УСПЕХА ЛЮБОГО СОВЕЩАНИЯ.

НА ВОЗНИКАЮЩУЮ ОСТРУЮ СИТУАЦИЮ РЕАГИРУЙТЕ НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО. ПРИ РЕЗКОМ ОБОСТРЕНИИ ДИСКУССИИ ОБЪЯВИТЕ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫЙ ПЯТИМИНУТНЫЙ ПЕРЕРЫВ.

СЛЕДИТЕ, ЧТОБЫ АУДИТОРИЯ БЫЛА СОБРАННОЙ И ВНИМАТЕЛЬНОЙ, ЧТОБЫ ЧЕТКО ВЫПОЛНЯЛСЯ УСТАНОВЛЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ.

НЕ БЕДА, ЕСЛИ ПОНАЧАЛУ ЧТО-ТО ПОЛУЧАЕТСЯ СОВСЕМ НЕ ТАК, КАК ХОТЕЛОСЬ БЫ. ПОМНИТЕ, ЧТО ХОРОШИМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯМИ НЕ РОЖДАЮТСЯ, А СТАНОВЯТСЯ.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Понимаете, чтобы оставаться на том же самом месте, необходимо бежать так быстро, как только можно. Если Вы хотите попасть куда-нибудь еще, то должны бежать по меньшей мере в два раза быстрее. Льюис Кэролл

Как правильно завершить совещание?

Во время совещания обязательно перепроверяйте, как достигаются поставленные цели. Обязательно повторяйте принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.

В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано. Краткий протокол с важнейшими данными и результатами желательно иметь уже к концу заседания и раздать всем участникам его копии. Его примерная форма приведена в ПРАКТИКУМЕ.

Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Постарайтесь воодушевить всех присутствующих на определенные действия, вытекающие из решений совещания, дав им ясно понять, что Вы намерены следовать принятым решениям.

Нужно ли предпринимать какие-либо специальные действия после совещания?

Проанализируйте подготовку, проведение, итоги совещания. Задайтесь такими вопросами:

Были ли достаточно понятны тема и цель совещания?

Все ли участники получили вовремя повестку дня и необходимые материалы?

Вовремя ли началось заседание?

Соблюдались ли повестка дня и регламент?

Была ли достигнута цель совещания?

Были ли распределены задания и установлены сроки?

Сколько времени было использовано неэффективно?

Для осуществления такого анализа Вы можете, например, провести неформальный опрос участников.

Составьте четкий итоговый протокол -- по возможности через 24 часа, но не позже чем через 48 часов после завершения заседания. В некоторых случаях можно ограничиться кратким протоколом с важнейшими данными и результатами, который был распространен среди участников уже к концу заседания или, по крайней мере, в день заседания.

Контролируйте выполнение принятых решений всеми, кого они касаются.

Невыполненные задания и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом повестки дня следующего совещания.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

САМАЯ БОЛЬШАЯ ОШИБКА ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ - ОТСУТСТВИЕ ПРОТОКОЛА, СЛЕДУЮЩАЯ ПО РАНГУ ОШИБКА - ПЛОХОЙ ПРОТОКОЛ.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ

Ситуация: “У нас принято назначать совещания на 10 или 11 часов утра. Очень многие сотрудники регулярно опаздывают. Как я только с этим не боролся…”

Ошибка: Возможно, Вы сами приучили сотрудников к тому, что совещание никогда не начинается вовремя. Не исключено, что Вы регулярно предлагаете пришедшим вовремя подождать опоздавших, чтобы потом не прерываться. Попробуйте начинать совещания строго в установленное время, не прерываясь при появлении каждого опоздавшего, а лишь кивком показывая ему, что его извинения приняты. Попробуйте также не назначать начало совещаний на строго конкретный час. Исследования показали, что люди более пунктуальны, если время начала совещания указано часом с минутами. Например, на совещание, запланированное на 10 часов утра, опоздает большее число людей, чем на совещание, начинающееся в 10 часов 10 минут. Чем это объясняется - непонятно, но компании, начинающие совещания в час с минутами, сообщают о росте пунктуальности.

Ситуация: “За период между двумя совещаниями обычно накапливается много мелких вопросов, которые мы включаем в повестку дня как “Разное”. Однако иногда обсуждение этого пункта затягивается на несколько часов…”

Ошибка: Никогда не включайте в повестку дня раздел “разное”. Люди не будут ставить вас в известность о том, что они захотят обсуждать. Следовательно, вы не будете знать, сколько времени продлится обсуждение таких вопросов.

Если избежать этого невозможно, вынесите “Разное” на обсуждение в первую очередь. Перед тем, как приступить к рассмотрению других пунктов, спросите о наличии соответствующих вопросов и решите сразу, будете ли вы включать их в повестку дня собрания, и если да, то в какую его часть.

Если Вы все-таки включили раздел “Разное” в конец повестки дня, то сразу же установите время, которое Вы выделяете на “разное”. Решительно пресекайте тех ораторов, которые взяли слово для различных провокационных заявлений и требований, не имеющих отношение к основной повестке.

Ситуация: “Иногда, бывает, сидишь на совещании и ловишь себя на мысли: что мы здесь обсуждаем?…”

Ошибка: Возможно, причина кроется в плохой подготовке совещания. Люди приходят на него, в действительности не представляя, зачем, и не зная, что от них требуется. Бороться с этим можно путем тщательной подготовки.

Быть может, такие мысли посещают Вас на регулярных совещаниях, проводимых скорее по привычке, чем с какой-либо ясной целью. В этом случае стоит пересмотреть график совещаний.

Ну и, наконец, особое внимание следует уделять эффективному обмену информацией до, во время и после совещания. Иначе - увы! - многие совещания так и будут оставаться пустой тратой времени.

Ситуация: “Иногда на совещаниях возникает всеобщее воодушевление, все горячо поддерживают какую-либо новую идею, но на этом все и заканчивается…”

Ошибка: Причин тому может быть несколько. Одна из основных - отсутствие системы контроля за исполнением решений. Также возможно, что решения совещания не были достаточно конкретными, т.е. не были назначены ответственные, не были определены конкретные мероприятия и т.п.

Кроме того, как показали исследования психолога Дж. А. Стоунера, на совещаниях люди более склонны предлагать рискованную политику и принимать смелые решения, чем каждый из них в отдельности. Одна из причин этого явления - рассеивание ответственности, позволяющее каждому из присутствующих обвинить кого-нибудь другого в допущенных ошибках. Часто участвующие в совещаниях люди также склонны путать обсуждение с принятием решений - это характерная ошибка бюрократов, равнодушных к реалиям бизнеса.

Ну и, наконец, многие принятые на совещаниях решения никогда не выполняются из-за того, что люди с неохотой принимают перемены. После вспышки интереса, следующей непосредственно за совещанием, заинтересованные в том, чтобы все оставалось как прежде, быстро восстанавливают статус-кво.

Материалы к разделу «Время - главный ресурс предпринимателя».

Принципы организации времени. Приемы организации времени. Тест «Ваше отношение к управлению временем» Тест «Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем». Мини-тест “Стратегия “бегства””.

Материалы к разделу «Как научиться эффективно планировать время.

Примерная схема журнала рабочих заданий. Система учета времени А. Любищева. Карточка ежедневного учета времени А. Гастева. Ежедневный учет Вашего времени.

Материалы к разделу «Как научиться правильно принимать решения».

Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра). Тест «Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»

Материалы к разделу «Пожиратели времени» и как с ними бороться».

Рациональные переговоры по телефону. Образцы телефонных бланков. Ваш собственный телефонный формуляр.

Материалы к разделу «Как грамотно организовать личную работу».

Ваши индивидуальные временные зоны - тест Филипа Зимбардо. Ваш индивидуальный рабочий стиль - анализ матрицы Эйзенхауера. Ваш естественный рабочий ритм - тест «Жаворонок или сова?» . Составление Вашего индивидуального рабочего графика.

Материалы к разделу «Как научиться работать с документами».

Как быстрее читать газеты и журналы. Как быстрее читать служебные записки. Как быстрее читать служебные отчеты. Как быстрее читать технические руководства. Как быстрее читать и разбирать почту. Как повысить свою обычную скорость чтения.

Материалы к разделу «Как проводить собрания и совещания».

Пример повестки дня. Образец приглашения на совещание. Образец протокола совещания. Контрольный листок для подготовки и проведения совещания. Задание.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Принципы организации времени.

Время бесконечно для умеющих его ценить и правильно им распоряжаться. Гете

Название Содержание Степени свободы необходимо иметь степени свободы, возможность для маневра. Например, оставлять резервы времени. Использование отходов использование "отходов" времени - мелких отрезков, возникающих между большими делами, во время ожидания, итд. Режим совмещения использование возможности параллельно выполнять несколько действий, особенно тех, которые задействуют различные "части" человека. Например, ехать в транспорте и читать, и тд. Вынесение нужнейшего наиболее часто или легко используемая часть выносится в самостоятельный объект (напр, относящийся к текущему дню раздел органайзера+ручка и бумага). При этом желательно учитывать принцип Парето: 20% системы выполняют 80% функций, или требуют 80% затрат, и т.д. Картотечность полная дифференцированность носителей информации: единице информации соответствует один носитель (бумажка, папка, и т.д.). Допущение контролируемого хаоса Не следует пытаться поддерживать порядок постоянно. Структурирование и упорядочение должны быть сконцентрированы в пространстве (не структурируется "отстойник") и во времени, т.е. должны быть регулярными для постоянного процесса (напр, разбор рабочего стола) или привязанными к определенным моментам (напр, разбор папки с мыслями перед созданием объединяющего их продукта, напр. статьи).

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Приемы организации времени.

Название Описание Когда применять Что делать Результат Правило 60:40 При планировании рабочего дня необходимо оставлять 40% времени нерасплани - рованными (20% на собств. спонтанную активность и 20% на непредсказу - емые изменения внешних обстоятельств) При наличии большого числа привязанных к точному времени дел Назначить несколько "зеленых окон" напр. часовой продолжи - тельности после логически единых блоков деятельности (особенно известных непредсказу - емостью продолжи - тельности) Снижается риск опозданий, психологи - ческая напряженность. Повышается устойчивость (в экстренных случаях найдется время на преодоление неблаго - приятных обстоятельств) Маленькая книга При поездках в переполненном транспорте можно читать книгу небольшого формата; степень облегченности содержания - сообразно умению сосредотачивать внимание в неблагоприятных обстоятельствах. Дорога Начать с легкой книги, желательно "дробного" содержания (стихи и т.п.), т.е. состоящей из достаточно самостоятельных элементов (т.о. облегчается переключение внимания на книгу и с книги). Транспортное время используется более эффективно Закладка для выписок При чтении книги на закладку делаются выписки в формате: стр., верх/низ страницы, суть информации. Далее закладки могут обрабатываться: произведением полных выписок (если книга не своя); единообразным складированием закладок; оставлением закладки в книге. Любая, особенно транспорт. Желательно стандартизировать размер закладок. Удобно делать их из листов, сложенных в несколько частей станд. размера, дабы по окончании книги оторвать неиспользованные части (добавлять к закладке новые листы менее удобно - появляется проблема скрепления) Вполне транспорта- бельными средствами создается набор ссылок на нужную информацию в книге, допускающий впоследствии любую обработку менее транспорта- бельными средствами (напр., выписки с помощью компьютера). Отстойники Не нужно структурировать процессы по ходу дела. Напр,в течение недели на рабочем столе или в папке для вырезок из газет накапливается хаос [т.к. он недавний, то ориентироваться в нем легко],в установленный же день упорядочивается - накопившееся раскладывается по полкам или папкам. Или: нет смысла бумажки с записанными мыслями сразу раскладывать упорядоченно - достаточно складывать их в папки с достаточно широким обозначением темы, а в нужный момент (напр, перед написанием статьи на данную тему) извлекать и структурировать. Места накопления поступающей информации (рабочий стол, папка для газетных вырезок, писем, и т.д.). В любом хранилище информации выделить две части: структурированную для длительного хранения, и неструктури - рованную - для вновь поступающих материалов. Установить периодичность разбора второй части. Снижаются затраты времени и нервов на структури- рование информации (тк этот процесс концентрируется в определенных точках времени); разбор отстойника (особенно это касается папок с мыслями) отлично освежает в голове проблематику темы.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Тест «Ваше отношение к управлению временем»

Только Вы сами способны изменить свое поведение. Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом (либо удерживать Вас от этого). В то же время Вы можете сами встать у себя на пути. По этой причине мы хотим предложить Вам упражнение, которое хорошо зарекомендовало себя на наших семинарах.

Задание:

Подумайте, какие внутренние причины могут помешать Вам использовать методы управления временем на практике. Ниже следует набор возможных ответов. Отметьте в таблице те пункты, с которыми Вы согласны.

Чтобы оценить Ваше отношение к управлению временем, запишите себе одно очко за каждое из представленных ниже утверждений, если оно соответствует Вашим убеждениям.

Утверждение Да Нет 1. "Мне не дается планирование времени, так как от рождения я неорганизованный человек" 2. "Постоянное планирование времени отнимет у меня слишком много сил" 3. "Управление временем функционирует только в теории" 4. "Планирование времени лишит мою жизнь спонтанности" 5. "Для моей практической работы в качестве __________ самоменеджмент не подойдет" 6 "Это все азбучные истины". 7. "Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет". 8. "Реальность не будет соответствовать моим планам" 9. "Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня, если я начну фиксировать затраты времени" 10. "Я и так работаю максимально продуктивно на протяжении всего дня". 11. "Я все равно не успею сделать то, что запланировано". 12. "Если я захочу, чтобы работа была сделана, я сумею ее выполнить, не прибегая к тайм-менеджменту". 13. "Если бы это было так просто, то это бы делал каждый" ВАШ РЕЗУЛЬТАТ

Результаты тестирования.

0 - 2: У Вас позитивное отношение к тайм - менеджменту и не должно возникнуть особых трудностей в выполнении практических приемов, описанных в данном модуле.

3 - 5: Хотя Ваш подход к организации времени в целом конструктивен, некоторые отрицательные черты могут помешать Вам.

6 - 8: Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления. Почитайте те разделы модуля, в которых даны рекомендации по каждому из утверждений, принесших Вам очко.

Свыше 8: Большое количество очков, набранное Вами, предполагает, что Вашему умению организовать время, значительно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент Вы сильно сомневаетесь, что в состоянии сделать свою жизнь более легкой или менее напряженной. Но использование представленных в данном модуле методик поможет Вам выработать положительную позицию в отношении организации времени.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Тест «Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем».

Для самоанализа Вашего реального рабочего стиля и выявления его слабых сторон, ведущих к нерациональному использованию рабочего времени, существенную пользу может принести периодическое обращение к следующему тесту. Ответьте на поставленные вопросы и проанализируйте возможные причины Ваших временных потерь:

Потери времени из-за проблем в планировании

Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

Готовлю ли я каждый день план “Что нужно сделать?”

Обновляю ли я регулярно мои личные и производственные планы?

Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?

Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?

Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?

Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?

Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?

Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?

Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?

Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?

Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?

Потери времени при выработке решений

Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?

Устанавливаю ли приоритетность дел в зависимости от их важности?

Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?

Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?

Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком многими деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?

Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?

Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

Потери времени из-за плохой организации работы

Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

Начинаю ли каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?

Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?

Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача часто становится все меньше?

Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?

Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?

Могут ли другие заменить меня на рабочем месте в мое отсутствие?

Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?

Кладу ли я каждую вещь на свое место?

Могу ли я без труда найти необходимые бумаги в моем архиве?

Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т.п.)?

Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?

Потери времени из-за “пожирателей”

Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?

Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

Просчитываю ли я в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?

Часто ли вовремя работы меня прерывают коллеги и подчиненные?

Откладываю ли я важные дела из-за неумения отказать руководству и коллегам в срочных просьбах?

Занимаюсь ли я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?

Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?

Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «ВРЕМЯ - ГЛАВНЫЙ РЕСУРС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Мини-тест “Стратегия “бегства””.

В суете рабочих будней Вы, возможно, будете пытаться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно и систематически, например, в том случае, если высший приоритет имеет неприятная для Вас работа. Как Вы обычно действуете в такой ситуации? Проверьте:

Не приступаете ли Вы в таких случаях сначала к чтению газет?

Не ведете ли Вы отвлекающий разговор с окружающими?

Не начинаете ли Вы делать другое, менее важное или более простое дело?

Не затеваете ли Вы уборку на своем письменном столе или в кабинете?

Не делаете ли Вы один или несколько телефонных звонков?

Или ____________________________________________ (Ваша версия.)

Или Вы сопротивляетесь самоменеджменту как методу?

Может быть. Вы все же попробуете однажды тот или иной инструмент самоменеджмента! Постарайтесь определить, какой метод и какой стиль подходят Вам лично, чтобы постоянно их совершенствовать.

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ»

Примерная схема журнала рабочих заданий.

№ Дата поступления Содержание работы Приоритетность Срок исполнения Кому поручено Начато Окончено Примечания

МАТЕРИАЛЫ К РАЗДЕЛУ «КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ»

Система учета времени А. Любищева.

В 1974г. издательство "Советская Россия" выпустило небольшую книжку Д.Гранина "Эта странная жизнь". Речь в книжке шла о биологе и математике Александре Александровиче Любищеве. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только "чистое" время - без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта - 10 минут.

Вот что пишет об этой системе Даниил Гранин в своей книге “Эта странная жизнь”:

“Деятельное время суток, “нетто”, он принял за десять часов; делил его на три части, или шесть половинок, и учитывал с точностью до десяти минут.

Он старался выполнить все намеченное количество работ, кроме работ первой категории, то есть самых творчески насыщенных.

Первая категория состояла из главной работы (над книгой, исследованием) и текущей (чтение литературы, заметки, письма).

Вторая категория включала научные доклады, лекции, симпозиумы, чтение художественной литературы - то есть то, что не являлось прямой научной работой.

Возьмем, к примеру, любую дневниковую запись, летний день 1965 года.

“Сосногорск. 0,5. Осн. Научн. (библиогр.-15м. Добржанский- 1ч. 15м.). Систематич. энтомология, экскурсия - 2ч. 30м., установка двух ловушек - 20 м., разбор - 1 ч. 55 м. Отдых, купался первый раз в Ухте. Извест. 20 м. Мед. газ.- 15 м. Гофман “Золотой горшок” - 1 ч. 30 м. Письмо Андрону - 15 м. Всего 6 ч. 15 м.”.

Прослежен, разнесен весь день, вплоть до чтения газет.

Что такое “Всего 6 ч. 15 м.”? Это, как видно из записи, сумма работ только первой категории. Остальное учтенное время - работа второй категории и прочее. Каждый день суммировалась работа первой категории. Затем она складывалась за месяц. Например, за этот август 1965 года набралось 136 часов 45 минут рабочего времени первой категории. Из чего состояли эти часы? Пожалуйста, все сведения имеются в месячном отчете.

“Основная научная работа - 59 ч. 45 м.

Систематич. энтомология -20 ч. 55 м.

Дополнит. работы -50 ч. 25 м.

Орг. работы - 5 ч. 40 м.

Итого 136 ч. 45 м.”.

А что такое “Основная научная работа”, эти 59 ч. 45 м.? На что они были потрачены? Опять же все расшифровано в отчете:

“1. По таксонам - эскиз доклада “Логика системы” - 6 ч. 25 м

2. Разное - 1 ч. 30 м.

3. Корректура “Дадонологии” - 30 м.

4. Математика - 16 ч. 40 м.

5. Текущая литература: Ляпунов - 55 м.

6. - ” - биология - 12 ч. 00 м.

7. Научные письма - 11 ч. 55 м.

8. Научные заметки - 3 ч. 25 м.

9. Библиография - 6 ч. 55 м.

Итого 60 ч. 15 м. ”.

Можно пойти дальше, взять любой из этих пунктов. Допустим, пункт шестой, текущая литература: биология - 12 часов. Оказывается, известно и записано с точностью до минуты, на что они были израсходованы:

“l. Добржанский “Мейнкайнд Эвольвинг”. 372 стр., кончил читать (Всего 16 ч. 55 м.) - 6 ч. 45 м.

2. Анош Карой “Думают ли животные”, 91 стр. - 2 ч. 00 м.

3. Рукопись Р. Берг - 2 ч. 00 м.

4. Некоро З., Осверхдо... 17 стр. - 40 м.

5. Рукопись Ратнера - 35 м.

Итого 12 ч. 00 м.”.

Большинство научных книг конспектировалось, а некоторые подвергались критическому разбору. Все выписки и комментарии регулярно подшивались в общий том. Эти тома, напечатанные на машинке - как бы итоги чтения, - составили библиотеку освоенного. Достаточно перелистать конспект, чтобы вспомнить нужное из книги.

Кроме работ первой категории, учитывались с той же подробностью и работы второй категории. Скрупулезность эту объяснить было труднее. С какой стати нужно выписывать и подсчитывать, что на чтение художественной литературы затрачено 23 часа 50 минут! Из них: “Гофман, 258 стр.- 6 часов”; “Предисловие о Гофмане Миримского - 1 ч. 30 м.” и т. д., и т. п.

Далее восемь английских названий, всего 530 страниц.

Написано семь плановых (!) писем.

Прочитано газет и журналов на столько-то часов, письма родным - столько-то часов.

Можно было считать такие подробности излишеством, тогда спрашивается, к чему из года в год производить анализ времени, от которого никакой пользы, только зря на него тратить время. У Любищева все было продумано. Выясняется, что для Системы нужно было знать все деятельное время, со всеми его закоулками и пробелами. Система не признавала времени, негодного к употреблению. Время ценилось одинаково дорого. Для человека не должно быть времени плохого, пустого, лишнего. И нет времени отдыха: отдых - это смена занятий, это как правильный севооборот на поле”.

ЧТО ЭТО ДАЛО?

Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа - продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.

Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вторичные. Если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в разработках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы - видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.