Сутність і складові контролінгу на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сутність і складові контролінгу на підприємстві



1. Характеристика концепції контролінгу

Контролінг є новою ефективною концепцією управління в рамках сучасного менеджменту, однією з головних причин виникнення і впровадження якої стала потреба у системній інтеграції різних аспектів управління бізнес-процесами на підприємстві. Як концепція системи управління контролінг послужив відповіддю на зміни зовнішніх умов функціонування підприємств, що проявилося у такому:

по-перше, підвищення нестабільності зовнішнього середовища висуває додаткові вимоги до системи управління підприємством:

§ переміщення управлінської уваги з контролю минулих результатів на аналіз майбутнього;

§ збільшення швидкості реакції на зміни зовнішнього середовища, зростання гнучкості у діяльності;

§ необхідність в безперервному моніторингу змін, що відбуваються у зовнішньому та внутрішньому середовищах підприємства;

§ необхідність існування продуманої системи дій із забезпечення виживаності підприємства та уникнення кризових ситуацій;

по-друге, внаслідок інноваційної діяльності безперервно збільшується складність продукції і технологічних процесів на підприємствах;

по-третє, інформаційний бум при браку релевантної інформації вимагає побудови спеціальної системи інформаційного забезпечення менеджменту;

по-четверте, загальнокультурне прагнення до синтезу, інтеграції різних областей знань і людської діяльності.

З огляду на зазначені зміни, можна стверджувати, що в основі концепції контролінгу знаходиться необхідність забезпечити успішне функціонування підприємства у довгостроковій перспективі шляхом:

§ адаптації стратегічних цілей до умов зовнішнього середовища, що змінюються;

§ узгодження оперативних планів зі стратегічними орієнтирами розвитку підприємства;

§ координації та інтеграції оперативних планів за різними бізнес-процесами;

§ створення системи забезпечення менеджерів інформацією для різних рівнів управління в оптимальні проміжки часу;

§ адаптації організаційної структури управління підприємством для підвищення її гнучкості та здатності швидко реагувати на зміни у зовнішньому середовищі;

§ створення системи контролю за виконанням планів, коригування їх змісту та строків реалізації.

У сучасному розумінні контролінг виступає провідною функцією менеджменту, він формує взаємозв'язки між іншими функціями управління - плануванням, координуванням, контролем, обліком та аналізом, а також забезпечує методичну та інструментальну базу для їх підтримки. Знаходячись на перехрещенні зазначених функцій, контролінг займає особливе місце в інформаційно-аналітичній підсистемі управління підприємством. Не замінюючи жодну з них, він синтезує, взаємопов'язує, інтегрує та координує їх, але при цьому контролінг переводить управління підприємством на якісно новий рівень за рахунок впровадження управління «під єдиним кутом зору».

З огляду на те, що контролінг продовжує залишатися досить новою категорією, на сучасному етапі існують різні тлумачення його сутності, наприклад:

§ контролінг - локальна функція в рамках управління підприємством і підтримка управління завдяки інформації, яка включає процеси обробки даних (збір, підготовка, переадресація інформації), планування, орієнтоване на загальні цілі, а також контроль їх досягнення і похідні управлінські заходи;

§ контролінг - збирання інформації та її використання при плануванні, фінансуванні, створенні звітів, оцінці і консультуванні, тобто контролінг - це оволодіння ситуацією, управління і регулювання господарських процесів;

§ контролінг - це управлінський інструмент, що підтримує внутрішньофірмовий процес управління та прийняття рішень за допомогою цілеспрямованого підбору та обробки інформації;

§ контролінг - це певна функція усередині системи управління такого підприємства, що координує систему досягнення цілей переважно за допомогою планів. Основна функція контролінгу - координація, яка охоплює всі управлінські підсистеми, всі процеси узгодження між ними, а також координацію усередині самих підсистем.

Як видно із наведених визначень, контролінг орієнтований насамперед на підтримку процесів прийняття рішень за рахунок підтримки та координації процесів планування, інформаційного забезпечення, контролю й адаптації до змін умов зовнішнього середовища.

Контролінг на підприємстві одночасно містить дії з управління і дії із підтримки управління, тобто рівною мірою виконує функцію управління та функцію його підтримки. Традиційна функція контролю є його частковою областю. Контролінг включає не тільки контроль фактично досягнутих результатів, але і контроль намірів. Ефективність системи контролінгу визначається ефективністю управління, таким чином, контролінг є зворотним зв'язком з управління. Отже, контролінг як управлінський інструмент об'єднує і спосіб управління і, безпосередньо, відповідний методичний інструментарій.

Необхідно також розрізняти контролінг як філософію та контролінг як управлінський інструмент. Як філософія, контролінг представляє собою образ мислення керівників і власників бізнесу, орієнтований на ефективне використання ресурсів і розвиток підприємства в довгостроковій перспективі. Як інструмент, контролінг є орієнтованою на досягнення цілей інтегрованою підсистемою інформаційно - аналітичної і методичної підтримки керівників у процесі реалізації функцій управління. У цілому, як технологія управління, контролінг спрямований на підвищення визначеності та упорядкованості у діяльності підприємства та у процесах прийняття управлінських рішень.

Таким чином, можливо виділити наступні концептуальні підходи до визначення контролінгу:

1) як система управління процесом досягнення цілей підприємства;

2) як напрям економічної діяльності підприємства;

3) як концепція економічного управління;

4) інтеграційна концепція.

Основними користувачами контролінгу виступають власники бізнесу, які вкладають свої активи у розвиток підприємства, і топ-менеджери, результати роботи яких оцінюються на підставі аналізу розвитку підприємства.

Функціонально контролінг містить у собі дії по управлінню і дії по підтримці управління, тобто рівною мірою виконує функцію управління і функцію його підтримки. Розрізнення цих дій грає особливо важливу роль при аналізі його функції. Важливою є відмінність між контролінгом як функцією управління та контролінгом як носієм функції. З точки зору системи управління контролінг є центральним завданням менеджменту. Контролінг як процес та образ мислення виникає на перехресті діяльності менеджеру та контролера. Взаємозв'язок між управлінськими завданнями менеджера, контролінгом та завданнями контролера представлено на рис. 1.1.

За своєю сутністю контролінг може не вимагати обов'язкової наявності окремої посади або працівника, він означає наявність певної області завдань, які при необхідності можуть виконуватися різними працівниками або керівництвом компанії. У такому випадку на підприємстві немає посади із назвою «контролер». На малих і середніх підприємствах функцію контролінгу часто виконує керівництво або керівник облікової служби. Самостійна посада контролера, призначена вирішувати завдання контролінгу, з'являється на підприємствах, чисельність працівників на яких перевищує 200 осіб.

Рис. 1. Контролінг як перехрестя діяльності менеджера та контролера (за П. Хорватом)

Координаційне завдання контролеру полягає у тому, щоб «налаштувати» системи планування та контролю на досягнення цілей, які стають перед компанією та забезпечити менеджмент необхідною для цього інформацією.

Завдання та відповідальність контролера сформульовано в місії контролера (рис. 1.2), яка розроблена Міжнародною групою контролінгу (International Group of Controlling) (http://www.igc-controlling.org/). У варіанті місії контролера, яка затверджена у вересні 2002 р, підкреслюється співвідповідальність контролера за досягнення цілей підприємства. Ця співвідповідальність, з одного боку, обумовлена тим, що контролер несе відповідальність за правильність зібраної і підготовленої ним інформації. З іншого - співвідповідальність випливає з того факту, що контролер, організуючи і супроводжуючи процес цілепокладання, планування та управління, сприяє оперативності та правильності управлінських рішень, що приймаються. Однак, у підсумку відповідальність за прийняття рішень лежить все ж на менеджменті.



Рис. 2. Місія контролінгу, розроблена Міжнародною групою контролінгу

Завдання з координації, що виконується контролером, сприяє розв'язанню проблем, з якими стикається підприємство:

· зростання динаміки зміни зовнішнього середовища;

· стагнація ринків;

· поява нових технологій

· скорочення життєвих циклів продуктів

Контролер призначений допомогти керівництву підприємства вирішити ці проблеми, пропонуючи інноваційні рішення.

Однак, контролінг не можна ототожнювати лише із сервісною функцією для менеджменту, який отримує від контролера інформацію, яка використовується для прийнятття рішень. Контролінг також виступає особливою ідеєю, яка близька більшості працівників, які працюють на підприємстві. Ця ідея передбачає як орієнтацію на досягнення цілей, що стоять перед підприємством з персоніфікованою відповідальністю за результати, так і прагнення у своїй роботі «виходити» за межі певної функції, забезпечуючи процесний підхід до управління. Таким чином, сьогодні контролінг реалізується не контролером, а власне працівниками на місцях. Контролінг все більше перетворюється у самоконтролінг, а відділ контролінгу (контролер) починає грати роль модератора, який розповсюджує ідею контролінгу серед працівників підприємства.

Кожне підприємство слідує певній стратегії, яка реалізується через певну організацію внутрішньофірмових процесів і створення адекватної організаційної структури. Система контролінгу включається до організаційної структури підприємства і містить завдання, організацію та інструменти контролінгу (рис. 1.3).

В цілому система контролінгу є системою сервісу для менеджменту, який використовує її для розробки планів діяльності підприємства та черпає із системи контролінгу інформацію для прийняття рішень. Реалізація управлінських рішень, представлених у вигляді планів, означає досягнення конкретних результатів.

З позиції системного підходу комплекс контролінгу можна визначити як сукупність всіх його елементів, підсистем і комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують його функціонування. Кожна з підсистем планування, обліку, аналізу, контролю, моніторингу та інформаційного забезпечення, які інтегрує система контролінгу, включає певний набір елементів, які можна класифікувати за чотирма напрямками: методологічний, процесний, організаційний, технічний. (рис. 4).

Рис. 3. Місце системи контролінгу в управлінні підприємством



Методологічна складова забезпечує:

§ визначення цілей та завдань системи контролінгу;

§ формування принципів;

§ підбір набору інструментів відповідно до потреб підприємства;

§ розробку ключових показників ефективності діяльності;

Процесна складова забезпечує:

§ налагодження комунікацій;

§ підготовку і реалізацію рішень;

§ інформаційне забезпечення;

Рис. 4. Структура системи контролінгу на підприємстві

Організаційна складова забезпечує:

§ інтеграцію контролінгу в систему управління підприємством;

§ організацію підсистем контролінгу та координацію їх діяльності;

§ делегування окремих функцій між структурними підрозділами;

§ безперервний моніторинг діяльності;

Технічна складова забезпечує:

§ впровадження сучасних інформаційних систем;

§ автоматизацію документообігу;

§ автоматизацію системи управління.

В результаті взаємодії в одному інформаційному просторі, елементи контролінгу досконально опановують економічну ситуацію на підприємстві, інтегруються в систему управлінських процесів та забезпечують їх координацію. Можна стверджувати, що на будь-якому підприємстві, де існує система управління з елементами, спрямованими на досягнення поставлених цілей, існують ті чи інші елементи контролінгу, проте, якщо між ними немає взаємозв'язків, то не можна говорити про існування системи контролінгу.

2. Функції та завдання контролінгу на підприємстві

Отже, основна мета контролінгу полягає в підтримці процесу досягнення цілей підприємства Мета системи контролінгу на підприємстві визначає основні її функції. Виходячи з визначення контролінгу, сутністю якого є інтеграція окремих аспектів управління (обліку, аналізу, контролю, планування), можливо виділити такі його функції:

§ інформаційна, яка реалізується через створення контролінгової інформації для цілей управління;

§ обліково-контрольна, яка реалізується шляхом співставлення планових та фактичних величин для виміру та оцінки ступеню досягнення цілей, встановлення допустимих меж відхилень від заданих параметрів, інтерпретації причин відхилень та розробки пропозицій для їх зменшення;

§ аналітична, сутність якої проявляється у розробці основних підконтрольних показників, що дозволяють оцінити ефективність роботи підприємства, у визначенні ступеня впливу різноманітних факторів на величину кінцевого результату, у розробці заходів із ліквідації та знешкодження наявних відхилень у майбутньому, у розрахунку доходності та доцільності окремих управлінських дій;

§ координаційна, мета якої - підтримка процесу планування координація окремих виробничих планів у відношенні до загального плану у рамках як короткострокового, так і довгострокового планування, складанню бюджету, виробітку планової та цільової інформації.

Цільове завдання контролінгу полягає в системно - інтегрованій інформаційній, аналітичній, інструментальній і методичній підтримці керівництва для забезпечення довгострокового існування і розвитку підприємства. Таким чином, контролінг орієнтує процес управління підприємством на досягнення місії та основних цілей.

У кожному окремому випадку функції служби контролінгу залежать від багатьох обставин, але якщо узагальнити існуючий досвід, то можна одержати такий перелік і характеристику основних функцій контролінгу (табл. 1).

Таблиця 1. Функції контролінгу

Функції	Зміст функції
Підтримка процесу планування	Постановка цілей діяльності підприємства Вибір методів планування та інформаційна підтримка процедур розробки базисних планів Формування та удосконалення всієї «архітектури» системи планування Визначення необхідної для планування інформації, джерел і шляхів її одержання Координація процесу обміну інформацією між підрозділами підприємства та рівнями управління Координація й коригування окремих планів за часом і виконанням Перевірка розроблених планів на повноту й реалізованість
Управлінський облік	Створення системи збору й обробки інформації, важливої для прийняття управлінських рішень на різних рівнях керівництва Розробка й підтримка ведення системи внутрішнього обліку Розробка методів і критеріїв оцінки діяльності організації та її підрозділів
Контроль і регулювання	Розробка методів ведення контролю, визначення місця його проведення та обсягу Порівняння планових і фактичних величин для виміру й оцінки ступеня досягнення цілей діяльності Визначення допустимих границь відхилень величин Аналіз відхилень плану від факту, інтерпретація причин відхилень й розробка пропозицій для зменшення відхилень
Інформаційно-аналітичне забезпечення	Підготовка необхідних аналітичних матеріалів для покращання управління підприємством Збір і систематизація найбільш значимих для прийняття рішень даних Розробка адекватного інструментарію для планування, контролю й прийняття рішень Консультації відносно вибору коригуючих заходів і рішень Забезпечення економічності функціонування інформаційної системи

Отже, призначення контролінгу - спрямовувати систему управління підприємством на досягнення поставлених цілей. В силу своєї інтегрованості контролінг забезпечує синтетичний цілісний погляд на діяльність підприємства в минулому, теперішньому та майбутньому, комплексний підхід до виявлення та вирішення проблем, що постають перед підприємством (рис. 5).

Рис. 5. Піраміда контролінгу на підприємстві

Важливим та актуальним завданням контролінгу є правильна організація руху інформаційних потоків на підприємстві з метою їх оптимізації, тобто отримання тільки тієї інформації, що може бути корисною у прийнятті управлінських рішень. Проте, основне завдання контролінгу полягає у розробці, впровадженні та постійному удосконаленні управління підприємством у частині координації управлінської діяльності з розробки, уточнення та досягнення цілей підприємства.

Функції й завдання контролінгу постійно доповнюються й змінюються за змістом. Фахівці, що реалізовують функції контролінгу на підприємстві, називаються контролерами.

Логічним є характеристика контролінгу у вигляді етапів формування контролінгової інформації, найбільш загальна структура яких подана на рис. 1.6.

Контролінг є технологією управління, яка передбачає високий ступінь комп'ютерного супроводження, без якого ефективна реалізація комплексу контролінгу на підприємстві не є можливою.

Підсумковим критерієм корисності створення організаційно-методичного комплексу контролінгу на підприємстві можливо вважати об'єктивні факти удосконалення систем і процесів управління на підприємстві і як наслідок цього - покращення результатів діяльності у цілому.

Результатом впровадження контролінгу стає система, яка сприяє підвищенню ефективності діяльності підприємства і дозволяє:

§ передбачати результати діяльності.

§ планувати діяльність, з метою підвищення ефективності використання ресурсів підприємства.

§ своєчасно отримувати точну інформацію, необхідну для ухвалення управлінських рішень.

§ ефективно використовувати податкове планування і схеми оптимізації (мінімізації) оподаткування.



Рис. 6. Етапи формування контролінгової інформації у системі управління підприємством

Створення системи контролінгу дозволить керівництву адекватно реагувати на:

§ нестабільність зовнішнього середовища;

§ природний розвиток та ускладнення систем управління;

§ потреби інформаційного забезпечення управлінської діяльності;

§ проблеми інтеграції різних областей знань при управлінні та розвитку підприємства;

§ необхідність формування об'єктивних оцінок якості управління

Складність впровадження контролінгу пов'язана із рядом обставин:

§ необхідність організаційних змін в існуючій практиці роботи підприємства;

§ обов'язкове інтенсивне впровадження сучасних інформаційних технологій;

§ неоднозначність визначення функціональної області контролінгу в межах підприємства;

§ незначний досвід практичної реалізації подібних проектів на вітчизняних підприємствах;

§ відсутність підготовлених фахівців;

Реалізацію системи контролінгу можна розглянути на прикладі компанії Schering (нині це компанія Merck: http://www.merck.com/index.html), мультинаціонального концерну фармацевтичної галузі з чисельністю працівників по всьому світу близько 25 тис. осіб та оборотом близько 5 млрд. євро. У цьому прикладі розглядається специфіка великого підприємства, система контролінгу в якому надзвичайно диференційована. Така система контролінгу на підприємстві середніх розмірі навряд чи може бути реалізована - хоча б із міркувань рентабельності. Система контролінгу складається іх чотирьох елементів: філософія (цілі та принципи системи), інструменти, організація та процес контролінгу (рис. 7).



7. Концепція контролінгу в компанії Schering (за П. Хорватом)

Метою системи контролінгу в компанії Schering, полягає у підвищенні прозорості як передумови побудови ефективної системи управління. Філософія контролінгу базується на трьох управлінських принципах:

· діяльність, яка орієнтована на план;

· децентралізована і персоніфікована відповідальність;

· управлінські показники, що виражені у кількісній формі.

Субсистеми «Інструменти», «Організація» та «Процес» вибудовуються та використовуються на основі філософії контролінгу.

Інструменти контролінгу базуються на використанні гнучкої системи банків даних, в яких міститься інформація із системи розрахунку витрат, із системи калькулювання, із системи розрахунку прибутку тощо. Крім того, ця інформація доповнюється інформацією про ринок та стратегічною інформацією.

Іншими важливими інструментами контролінгу є інвестиційні розрахунки, а також використання показникві і побудова систем показників. Використання перерахованих інструментів здійснюється як в системі планування, так і в системі управління та контрою, або в рамках внутрішньофірмової звітності.

3. Види контролінгу

контролінг стратегічний оперативний

Контролінг як цілісна система складається з двох частин:

§ стратегічний контролінг;

§ оперативний контролінг.

Кожний вид контролінгу має свої цілі, методи, принципи, засоби та інструменти.

Стратегічний контролінг повинен допомагати підприємству ефективно використовувати наявні у нього переваги та створювати новий потенціал успішної діяльності у перспективі. Цей вид контролінгу орієнтований на довгострокові перспективи. Його об'єктами, а, отже, і контрольованими величинами є такі показники, як цілі, стратегія, потенціал і фактори успіху, сильні і слабкі сторони підприємства, шанси і ризики, обмеження та результати. Служба стратегічного контролінгу виступає як внутрішній консультант менеджерів і власників підприємства при постановці довгострокових цілей і завдань, розробці стратегії. Цей вид контролінгу забезпечує моніторинг досягнення цілей підприємства та довгострокових конкурентних переваг. Відповідно, реалізація завдань стратегічного контролінгу передбачає в першу чергу, створення на підприємстві діючої системи стратегічного планування, яка визначає перспективи його розвитку.

На практиці існує тісний взаємозв'язок між оперативним та стратегічним контролінгом. Стратегічний контролінг визначає цілі і завдання для оперативного контролінгу. Обидва напрями контролінгу відрізняються за часовим горизонтом, що охоплюється. Так, оперативний контролінг реалізує свої функції на короткостроковому відрізку часу: до року. Стратегічний контролінг у сучасному менеджменті не прив'язаний жорстко до часових рамок, хоча найчастіше мова йде про середньо-і довгостроковий періоди (рис. 8).

Головною метою оперативного контролінгу є створення такої системи управління, що ефективно допомагає досягати поточних цілей підприємства, а також оптимізує співвідношення «витрати-обсяг-прибуток». Оперативний контролінг орієнтований на короткострокові цілі і контролює такі основні показники як рентабельність, ліквідність, продуктивність і прибуток.

Основне завдання оперативного контролінгу - надавати допомогу менеджерам у досягненні запланованих цілей, які найчастіше виражаються у вигляді кількісних значень рівнів рентабельності, ліквідності і/або прибутку. Оперативний контролінг орієнтований на короткостроковий результат, тому його інструментарій відрізняється від методів і методик стратегічного контролінгу. Сутність оперативного контролінгу є в формуванні засобів та методів ефективного управління поточними цілями підприємства.

Рис. 8. Розмежування стратегічного та оперативного контролінгу



Контролінг використовує специфічний інструментарій, тобто взаємопов'язану систему методів отримання, обробки, агрегування, аналізу, надання, використання різноманітної економічної інформації. Існують суттєві відмінності у структурі набору конкретних інструментів та особливостей їх використання на стратегічному й оперативному рівнях.

Основними напрямками аналітичної роботи у рамках стратегічного контролінгу є:

§ аналіз ланцюжка цінностей;

§ аналіз витратоутворюючих факторів;

§ аналіз конкуренції та бенчмаркінг;

§ аналіз ключових факторів успіху;

§ аналіз стратегічних планів і підконтрольних показників діяльності;

Можна виділити найбільш важливі практичні інструменти і принципи стратегічного управління, що використовує стратегічний контролінг:

§ функціонально-вартісний аналіз;

§ стратегічне управління витратами;

§ сценарний аналіз;

§ матричні аналітичні інструменти;

§ алгоритми роботи з «слабкими» і «сильними» сигналами;

§ принципи фінансової оцінки стратегічних планів;

Арсенал основних методів і інструментів оперативного контролера сильно відрізняється від стратегічного. Найбільш відомими є наступні інструменти:

§ GAP-аналіз - аналіз відхилень (розривів);

§ портфельний аналіз - аналіз розподілу діяльності підприємства по окремих стратегіях щодо продуктів і ринків;

§ CVP-аналіз - аналіз співвідношення «витрати-обсяг-прибуток» (Cost-Volume-Profit);

§ АВС-аналіз - аналіз груп виробничих підрозділів у залежності від їхнього внеску в доход (не змішувати з функціонально-вартісним аналізом);

§ планування потреби в матеріалах;

§ фінансовий аналіз показників діяльності;

§ статичні і динамічні методи інвестиційних розрахунків;

§ бюджетування;

§ функціонально-вартісної аналіз.

Размещено на Allbest.ru