Особенности управления виртуальной организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Мир во круг нас непрерывно развивается, заставляя людей адаптироваться и приспосабливаться к новым условиям, веяниям и тенденциям. Ещё 80-90 лет назад размеренное движение технического прогресса не требовало от человечества постоянно обучаться и перестраиваться, но резкий скачок, произошедший за столь короткий период - в корне изменил ситуацию. Развитие информационных технологий и коммуникаций заставило крутиться быстрее колесо прогресса, а вместе с ним и ускорило глобальное экономическое развитие. Своеобразной чертой, разделившей устаревшую, индустриальную экономику и новую, постиндустриальную стало изобретение и развитие сети Internet. Формированием единого мирового информационного пространства на базе сети Internet, вызвало проникновение процессов информатизации и компьютерной интеграции во все сферы жизни общества, а также создание международного рынка информации и управления в дополнение к традиционным рынкам товаров, труда и капитала. Карл Маркс утверждал, что основными движущими силами традиционного индустриального общества являются труд и капитал, в новом же постиндустриальном обществе главную роль играют знания и управление - говорит один из наиболее видных представителей мирового менеджмента П. Друкер.

Помимо этого Интернет стал не просто инструментом бизнеса, способом сотрудничества между различными организациями, но и новой средой ведения бизнеса. Интернет, как новая среда бизнеса, имеет свои закономерности развития и правила, новую культуру, динамику изменений, что требует от организаций нового качества для успешной работы. Название этому новому, необходимому организационному качеству - виртуальность.

Постепенно руководители организаций начинают понимать, что их бизнес будет развиваться только тогда, когда деятельность организации будет тесно связана с помощью современных технологий, в том числе и интернетом. На основе современных информационных технологий, создаются системы реорганизации существующих организаций и принципиально новые типы организаций - виртуальные. Так появляется понятие «виртуальная организация».

Предпосылками возникновения виртуальной организации являются предоставленные в Интернет неограниченные возможности развития бизнеса и это не преувеличение. Если место под солнцем и природные ресурсы ограничены, то объем информационных ресурсов и пространства в Интернет практически не имеют предела.

Характерной чертой начала нового тысячелетия является интенсивная интеграции стран в мировое информационное сообщество. И большую роль в этом продолжает играть всемирная сеть Интернет (Сеть). Поэтому интерес представляют те положительные изменения, которые происходят в ее эволюции.

В настоящее время Интернет все больше становится средой ведения бизнеса. В данной курсовой работе рассматриваются различия в степени освоения бизнесом всемирной сети, причины и движущие силы этого процесса. Так, одни организации выходят в Интернет в надежде получить новые возможности развития своего бизнеса и привлечь новых клиентов. Других в Интернет выталкивает конкуренция, необходимость бороться за место под солнцем, искать новые идеи и формы для своего бизнеса. В тоже время Интернет стал не просто инструментом бизнеса, способом сотрудничества между различными организациями, но и новой средой ведения бизнеса. Ожидания и тех и других часто не оправдываются не только из-за слабой конкурентной позиции, низкого качества товара, неэффективного менеджмента, технологического отставания, но и по причине непонимания сущности новой среды ведения бизнеса, поэтому тема данной курсовой работы является актуальной.

Интернет, как новая среда бизнеса, имеет свои закономерности развития и правила, новую культуру, динамику изменений, что требует от организаций нового качества для успешной работы. Название этому новому, необходимому организационному качеству - виртуальность. Предпосылками возникновения виртуальной организации являются предоставленные в Интернет неограниченные возможности развития бизнеса и это не преувеличение. Если место под солнцем и природные ресурсы ограничены, то объем информационных ресурсов и пространства в Интернет практически не имеют предела. Цель работы - определить особенности управления виртуальной организацией.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВИРТУАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

1.1 Понятие виртуальной организации и цели ее создания

Для большего понимания обратимся к стандартному словарному определению «виртуальности». Согласно Вебстеровскому словарю, оно трактуется как «действительная сущность или эффект, не являющийся фактом, однако фактически существующий или эквивалентный ему». В экономике можно найти нечто схожее, когда констатируется «эффект без факта присутствия». Примером может служить термин «компания», который в принципе обозначает некую экономическую структуру, однако на самом деле может иметь место нечто иное.

Интересно отметить, что термин «виртуальная организация» (ВО) имеет огромный диапазон значений и определений. Так, например, Давидов (Davidow) и Мэлоун (Malone) использовали термин «виртуальная корпорация» для обозначения любых новых организационных форм, жизненный цикл которых ограничен определенными временными рамками, а центральное место занимают информационные технологии. В противоположность этому, Бурне (Byrne) предложил использовать тот же самый термин для временного набора электронных телекоммуникационных связей между эфемерными образованиями, которые жертвуют уровнем своей компетенции во славу эффективного взаимного сотрудничества. Мартин (Martin) предложил термин «кибернетическая корпорация», в основе которого лежат высокоскоростные каналы связи, заложенные в сетях Интернет и Интранет. В противоположность этому, ряд авторов или не допускают возможности существования ВО без электронных взаимосвязей или же полностью отрицают их необходимость.

В теории управления определение “виртуальный” стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. В принципе виртуальное предприятие обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционное. Но в то же время у него нет подобных институциональных и структурных рамок. Такой “квазиорганизации” можно дать следующее определение:

Виртуальное предприятие - это добровольная временная форма кооперации нескольких, как правило, независимых партнеров (предприятий, институтов, отдельных лиц), обеспечивающая благодаря оптимизации системы производства благ большую выгоду клиентам. На базе согласованных представлений о содержании хозяйственного процесса и явно выраженной культуры доверия партнеры по кооперации совместно используют свои ключевые компетенции в форме ресурсов и способностей, чтобы добиться результата лучше, дешевле, быстрее, гибче и с конкурентным преимуществом в международном масштабе. С точки зрения клиента динамичная сеть выступает как единое предприятие, использующее возможности самых современных информационных и коммуникационных технологий.

Поскольку в настоящее время под «виртуальными» понимаются как бизнес-процессы, так и отдельные фирмы, постараемся понять, что же на самом деле означает этот термин.

Виртуальная организация представляет собой организацию, существующую как корпоративное, некоммерческое, образовательное или иное объединение, не имеющее географического центра и функционирующее через телекоммуникационные средства.

Виртуальная организация образуется юридически независимыми организациями, разделяющими между собой ресурсы и навыки для достижения поставленных задач, не обязательно связанных с получением прибыли. Взаимодействие между членами виртуальных организаций происходит в основном через компьютерные сети.

В бизнесе под виртуальной организацией понимается фирма, нанимающая внешних подрядчиков для выполнения её основных функций.

Можно привести примеры и более кратких определений виртуального предприятия. Так, немецкий исследователь К. Блейхер под виртуальной корпорацией понимает межорганизационное гибкое предприятие, создаваемое на время, главная цель которого - получение выгоды благодаря расширению ассортимента товаров и услуг.

В принципе для существования виртуальной организации необходимо два структурных условия: географическая дисперсия организуемых единиц и электронные связи производственного процесса.

Под первым структурным условием понимается пространственная рассредоточенность вовлекаемых в ВО индивидов, групп, департаментов или целых компаний при минимуме в виде двух местоположений. Второе структурное условие заключается в том, что производственный процесс в ВО не может быть полным без поддержки его информационными технологиями, предназначенными для взаимосвязи рассредоточенных структур.

Не менее важно понимать, что виртуальная организация - отличная от других организационная форма, причем она не является собственностью какой-либо организации. Это как раз исключает ВО из разряда современных универсальных организаций, которые интенсивно используют коммуникационные средства связи, однако не имеют прямого отношения к формированию производственного процесса. Примером в этом плане могут служить многонациональные корпорации с дисперсией составляющих и спутниковой связью, не являющейся базовой информационной составляющей для формирования производственных процессов.

Проведенный выше анализ позволяет сформулировать следующее рабочее определение:

Виртуальная организация представляет собой временную или постоянную совокупность географически разобщенных индивидов, групп, организационных единиц или же целостных организаций, функционирование производственного процесса у которых проходит при обязательном участии информационных технологий, включая электронные средства связи.

Что касается виртуальной организации, то само понятие общей цели, основы любой организации, будет проявляться как пересечение целей, т.е. объединение людей, групп, организаций со схожими интересами для достижения каждым своей индивидуальной цели, поскольку компоненты виртуальной организации автономны и являются составляющими, но других организаций.

Виртуальная организация - это организация, которая создается для выполнения какой-либо работы или реализации возникающей потребности. Это позволяет избежать постоянных изменений организации и в то же время использовать возникающие возможности. Если бюрократия имеет внутреннюю направленность целей, органические организации больше говорят о своем предназначении, миссии, и цели направлены вовне, то виртуальная организация не имеет цели, она сама есть цель. Она появляется в нужное время в нужном месте для реализации возможностей и исчезает после. Такая «сверх быстрота» уже возможна технологически, вопрос за организацией, за людьми, задачами, способами и приемами управления, а здесь на первое место выходят доверие, дисциплина и взаимопонимание, на чем строятся отношения между людьми.

Новизна виртуальной организации проявляется на четырех уровнях: стратегическом, структурном, организационном и технологическом.

Стратегический уровень - виртуальная организация более фрагментарная и изменчивая, ориентированная на появляющиеся идеи и формируется вокруг возможностей. Основным стратегическим ресурсом будет время, что приведет к ускорению делового цикла «нашел», «реализовал», «забыл». Потребности клиента будут формировать сами виртуальные организации, предлагая новые возможности, поскольку сама философия интернет - бизнеса - это не решение проблем, что означало бы вложение сил и времени в свои слабости, а поиск возможностей и развитие сильных сторон.

Структурный уровень - связи и элементы виртуальной организации представляют равноправное сотрудничество «свободных художников», рабочих групп, отделов и целых организаций на основе аутсорсинга, причем отношения каждый раз выстраиваются по-новому и только на этапе реализации конкретного проекта.

Организационный уровень - построение отношений основывается на идеях, компетентности и партнерстве людей, участвующих в виртуальной организации. От работника будет требоваться не выполнение работы и даже не улучшение продукта или процесса ее выполнения, а умение сделать выбор, т.е. какую работу делать дальше, а от какой отказаться. А сам виртуальный характер работы помимо командной работы и внутренней мотивации потребует постоянного взаимодействия работников с работниками других организаций для выполнения работы в рамках виртуальной организации.

Технологический уровень - бизнес-процессы, как основа технологии и процесса создания продукта или услуги, будут доведены до замкнутого цикла, включающего динамическое моделирование и постоянное совершенствование в режиме реального времени.

Исходя из сформулированного выше рабочего названия была построена исследовательская модель ВО с целью последующего ее использования при проведении различного рода исследований. В качестве базовых в модель были заложены важнейшие, по мнению авторов, компоненты, способные обеспечить ее выживание в современных экономических условиях (см. рис. 1).



Рис. 1. Исследовательская модель виртуальной организации

Ядро исследовательской модели ВО представлено информационными технологиями, поддерживающими производство, связывающими его воедино и играющими важную роль во всех организационных аспектах, включающих как управление производственными процессами, так и стратегический или внешний менеджмент. Это позволяет использовать модель в любой отрасли промышленности, любом производстве, использующем любой производственный процесс, приводящий к получению готового продукта, как в форме сервисных услуг, так и в форме товарного продукта. При этом условии информационные технологии становятся инструментом для формирования производственного процесса.

В качестве обязательного условия жизнедеятельности ВО в исследовательскую модель включен параметр пространственной дисперсии производственных компонентов и наличия между ними электронной взаимосвязи. Электронная связь делает возможным проведение рабочего процесса (или его критической части), связывая при этом структурные компоненты, расположенные в разных регионах через информационные технологии. Производимый в этом случае продукт можно назвать «виртуальным».

В число важнейших параметров модели включена культура и обучение персонала ВО. Мотивировано это тем, что участники виртуальной организации должны учитывать существующие социальные процессы в регионах, где размещены ее структуры. В этой связи необходимо принимать во внимание то, каким образом информационные технологии создавались в каждом из регионов и под каким влиянием они находились, каков имидж информационных технологий в этих местностях, а также каким образом члены ВО относятся к проблеме доверия друг к другу. С фактором культуры взаимосвязано и правильное отношение к организации обучения. Персоналу ВО весьма важно иметь знания относительно того, как и каким образом следует использовать информационные технологии. Поэтому обязательными должны быть такие мероприятия, как повышение уровня технической подготовки, обмен опытом, совершенствование форм научной организации труда и т.д.

Весьма существенными в плане эффективного функционирования менеджмента являются автоматизированные системы управления, такие как АСУ, АСУТП, АСПР и др., которые и были включены в модель в виде единого параметра.

Значимость электронных баз данных, экспертных систем и т.п. для эффективной деятельности таких подсистем, как кадры, бухгалтерия, планирование и т.п. не подлежит сомнению, поэтому этот параметр также вошел в предлагаемую авторами модель виртуальной организации.

В число главных параметров модели были включены НИОКР. Объясняется это тем, что разработка и внедрение более совершенных виртуальных технологий является весьма важным аспектом длительного существования ВО в условиях высочайшей конкуренции за рынок сбыта.

Построение модели виртуальной организации естественно не решает вопросов взаимодействия структурных параметров. Не совсем ясно, каким образом информационные технологии, являясь стержнем ВО, взаимодействуют с таким серьезным параметром, как память менеджмента и т.д. По существу сформированное рабочее название относится к неизвестным величинам, требующим проведения различного рода исследований, включая и эмпирические, по всем структурным составляющим. Необходимо проведение исследований по таким элементам виртуальности, как организационный возраст ВО, тип бизнеса, истории и т.д. Остаются вопросы и по таким направлениям, как интенсивность бизнес-процессов на различных стадиях развития ВО, влияние взаимоотношений между людьми, которые желают идти навстречу друг к другу для создания ВО, и т.п.

Хотелось бы отметить, что, несмотря на появление виртуальных организаций, другие организационные формы сохранят свою актуальность в силу сложившихся потребностей и отношений между людьми. Но и необходимо уже сегодня искать новые формы организаций, выходить за известные стереотипы. Если сегодня не планировать то, чего пока еще нет, то завтра уже невозможно будет успеть за происходящими изменениями.

Прежде чем воплотить идею виртуализации, в качестве первого шага рекомендуется исследовать возможности отрасли (или рынка) для работы виртуальной организации. Предметом анализа должны стать степень глобализации отрасли, сроки, размеры издержек, возможность гибкого поведения, уровень качества продукции и инновационный потенциал. Чем яснее выражены критерии по результатам анализа, тем больше отрасль пригодна для виртуализации производства благ.

После принятия принципиального решения о создании виртуальной организации необходимо получить ответы на ряд вопросов. На первом месте стоят потребности в дополнительных ресурсах и способностях. Чтобы определить их, руководство компании должно проанализировать структуру производства товаров и услуг от основания предприятия до его современного состояния, а также оценить роль собственных компетенций на каждом этапе производственного процесса. Для принятия окончательного решения важно установить необходимость сотрудничества с партнерами с целью достижения максимального синергического эффекта в рамках новой сети.

Дилемма "сеть - партнеры" предполагает определение характера партнерства (отдельные лица, группы лиц, предприятия), географических границ выбора партнеров, требований к ним, перечня функций, которые они должны выполнять в структуре виртуальной организации. Важно выяснить, в какой мере новая сеть повлияет на прежние границы предприятия.

Что касается архитектуры сети, то речь идет о форме, которая позволила бы наилучшим образом достичь целей производства благ в новых условиях. Это может быть партнерский пул или открытое партнерство, созданное для выполнения специальных заказов. Оценка возможностей действующей коммуникационно-технологической инфраструктуры выдвигает вопрос о дополнительных капиталовложениях и рисках, связанных с созданием виртуальной сети.

Партнерские отношения могут строиться по-разному. Возможно их частичное регулирование на договорной основе, многие же моменты могут исключать формальный подход, и дилемма "доверие - договор" отпадает сама собой. Предприятие должно определить, как хорошо оно знает партнеров, в какой мере бизнес требует личных контактов, готово ли оно отказаться от властных прерогатив. Также весьма важно уяснить степень зависимости партнеров и ее воздействие на работу будущего предприятия.

Управление сетью должно базироваться на собственных представлениях о виртуальном предприятии. Оно может ориентироваться на централизованную систему или автономное самоуправление партнеров. Важно определить и собственную роль в рамках создаваемого виртуального партнерства. Сильное влияние на управление сформированной сетью могут оказывать глобальные сети данных.

Цели сети формулируются на основе побудительных мотивов самой виртуализации. Это может быть экономия времени или издержек, увеличение гибкости, потребность в интернационализации бизнеса, повышение инновационной активности и т.п. Общие соображения должны стать базой для постановки конкретных целей в рамках создаваемого виртуального партнерства.

Являясь организационной формой информационного века, глобальные сети связи, такие как Интернет и Интранет (далее Сеть) способствуют формированию бизнес-структур, в перечень характерных особенностей которых входит снижение дефицита информации и повышение эффективности ее использования, активизация процессов накопления и перемещения знаний, установление высокого уровня доверия, интенсификация кооперационных взаимосвязей между фирмами - партнерами и т.д. Такие бизнес-структуры за счет более высокой гибкости могут быстро адаптироваться к изменениям рынка и трансформироваться в новые структуры, формируя при этом тот уровень компетенции, который необходим для организации производства товаров и услуг в зависимости от потребностей рынка.

Для чего создается виртуальная организация, какова ее цель. Данный вопрос можно рассмотреть с нескольких точек зрения.

С маркетинговой точки зрения цель виртуальной организации - это получение прибыли путем максимального удовлетворения нужд и потребностей потребителей в товарах (услугах) быстрее и лучше, чем у потенциальных конкурентов. Очевидно, что такая цель присуща всем ориентированным на рынок организациям. Но, во-первых, виртуальные организации, как правило, ориентируются не на удовлетворения нужд и потребностей какого-то определенного сегмента рынка, а на выполнение определенных рыночных заказов вплоть до удовлетворения определенных запросов конкретных потребителей (заказчиков). И, во-вторых, виртуальная организация увеличивает скорость и качество выполнения заказа путем объединения ресурсов различных партнеров в единую систему.

С практической точки зрения, обычной организации, например, для разработки и выведения нового товара на рынок требуется привлечение значительных ресурсов. В отличие от него виртуальная организация ищет новых партнеров, обладающих соответствующими рыночным потребностям ресурсами, знаниями и способностями, для совместной организации и реализации этой деятельности. То есть выбираются предприятия (организации, отдельные коллективы, люди), обладающие ключевой компетенцией в форме ресурсов и способностей для достижения конкурентного преимущества на рынке.

Как правило, партнерство заключается на определенный срок или до достижения определенного результата (например, выполнения заказа). Другими словами, партнерство является временным, и, например, на определенных этапах жизненного цикла изделия или при изменении рыночной ситуации в сеть могут привлекаться новые партнеры или исключаться старые.

1.2 Виды виртуальных организаций и их участники

Существует несколько позиций, на основании которых различают виртуальные организации.

Представители первого подхода выделяют три основных вида виртуальных организаций:

1) с централизованным типом управления, при котором один из агентов управляет процессом (уясняет задачу, выдает задания другим агентам, обобщает результаты и принимает решения);

2) с распределенным типом управления, где знания и ресурсы распределяются между агентами, но сохраняется общий орган командного управления, принимающий решения в конфликтных ситуациях;

3) с децентрализованным типом управления, при котором все управленческие процессы осуществляются только за счет локальных взаимодействий между агентами.

Для эффективного функционирования всей партнерской сети, работающей над выполнением виртуального проекта, агенты-партнеры должны базироваться на единой методологической основе и согласованно вести хозяйственную деятельность.

Если между партнерами уже существуют налаженные производственные связи и ясно, кто из них какую продукцию (услуги) и в какие сроки способен произвести и доставить в назначенную точку, то такое предприятие нельзя считать виртуальным.

Его эффективность при выполнении уникального заказа определяется простой способностью оперативно разместить частные задания у партнеров (или успешностью переговоров агентов по организации процесса выполнения заказа), а также добросовестностью выполнения партнерами своих обязательств.

Представители второго подхода, рассматривая возможные варианты организации внешнеэкономической деятельности с использованием Интернет-технологий, опираются на классические международные организационно-правовые формы. Указывают следующие группы критериев классификации виртуальных организаций:

1) юридические;

2) географические;

3) хозяйственно-экономические;

4) системно-сетевые.

Выделяются два главных класса виртуальных организаций: виртуальные корпорации и виртуальные товарищества (партнерства).

Виртуальная корпорация представляет собой электронное объединение капиталов (ресурсов) различного типа - финансового, технологического, человеческого (в частности, интеллектуального) в интересах выполнения сложных уникальных проектов, создания продукции мирового класса и максимально полного удовлетворения требований заказчика. Как и ее реальный правовой прототип, она способствует решению двух фундаментальных проблем рыночной экономики:

1) привлечению капитала для выполнения уникальных проектов или распределению бизнес-процессов с целью повышения конкурентоспособности продукции;

2) распределению риска в инвестиционных проектах.

Основная внешнеэкономическая цель создания виртуальной корпорации - объединение ключевых технологий и опыта партнеров разных стран для проведения более эффективных действий на мировом рынке. Виртуальная корпорация характеризуется определенной независимостью от участников (возможностью легкой смены партнеров), наличием опосредованного механизма управления (делегированием полномочий). Она предполагает договорные взаимоотношения между всеми узлами организационной сети и формирование их совместной собственности. Нередко виртуальная корпорация формируется в виде материнской виртуальной организации с сетью дочерних виртуальных филиалов, отделений и т.п.

Виртуальное товарищество (партнерство) представляет собой компьютерно-интегрированную (искусственную) организацию лиц, вместе ведущих дело (находящихся в отношениях кооперации, т.е выполняющих совместную работу и координирующих действия) с целью извлечения прибыли, будучи географически удаленными друг от друга.

Следует отметить, что по своему содержанию понятие виртуального товарищества достаточно близко к представлениям о виртуальной рабочей группе. В данном случае каждый партнер, в той или иной степени участвуя в управлении и контроле за деятельностью виртуальной организации, несет индивидуальную ответственность за результаты работы, причем потеря партнера означает распад виртуальной организации.

Как и в случае обычного товарищества, для виртуального партнерства можно выделить две базовые формы: полное виртуальное товарищество, когда все партнеры равноправны в управлении предприятием и несут равную ответственность по ее обязательствам; ограниченное виртуальное партнерство, где один из партнеров имеет большие полномочия по контролю и управлению компанией и несет неограниченную ответственность по ее обязательствам, а другие партнеры не занимаются контролем и не отвечают по обязательствам партнерства.

Следующие исследователи читают, что среди важнейших критериев интеграции виртуальных организаций необходимо выделить объединение хозяйственной деятельности, отраслевую общность и юридическую самостоятельность. Опираясь на эти критерии, можно ввести основные типы виртуальных объединений: от наиболее «слабого» - виртуальной ассоциации до гипотетически самого «сильного» - виртуального треста.

В виртуальной ассоциации партнеры, находящиеся на удалении друг от друга, сотрудничают лишь при выполнении общих операций или функций. Здесь имеются две ключевые структурные характеристики: взаимозависимость между составляющими операциями и распределение ответственности между участниками.

Виртуальный консорциум близок по своим характеристикам к виртуальной ассоциации. Как правило, он создается в интересах реализации крупных программ или выполнения инновационных проектов. В рамках виртуального консорциума могут электронным способом объединяться предприятия разных стран, отраслей и форм собственности. При этом интеграция предполагает в первую очередь совместное выполнение функций и построение распределенной сети бизнес-процессов.

Виртуальный картель - это компьютерно-интегрированная форма объединения юридически самостоятельных организаций одной отрасли, имеющих соглашения о ценах, объемах производства, рынках сбыта.

Виртуальный синдикат представляет собой разновидность виртуального картеля, в рамках которого помимо вышеуказанных соглашений существует единый орган сбыта продукции участников виртуального объединения. Цель вступления в виртуальный синдикат - получить выигрыш от централизации сбыта. Синдикаты обычно образуются в отраслях с массовой однородной продукцией.

В свою очередь виртуальный пул означает полученное электронным путем временное объединение разных компаний (возможно разных отраслей), где для вступающих в пул организаций устанавливаются правила распределения общих расходов и прибыли, поступающей в единый фонд, распределяемый по установленной пропорции.

Виртуальный концерн предполагает электронное объединение компаний одной или нескольких отраслей на основе централизации научно-технических и производственных функций, сбыта, финансов, учета и пр. Участники делегируют концерну часть своих функций - тех, которые не могут выполнить сами, но остаются юридически самостоятельными.

Наконец, наиболее сильной формой компьютерной интеграции организаций оказывается виртуальный трест, когда все стороны деятельности входящих в него организаций объединяются, а сами они теряют юридическую и хозяйственную самостоятельность.

Одной из комплексных форм виртуальных предприятий является виртуальная финансово-промышленная группа. Как и обычная финансово-промышленная группа, она состоит из ряда неоднородных юридических лиц, удаленных друг от друга, которые полностью или частично объединяют ресурсы с применением Интернет-технологий на основе договора о создании финансово-промышленной группы для технологической или экономической интеграции. Как видно из самого названия, в состав виртуальной финансово-промышленной группы входят разные промышленные, торговые и финансовые учреждения (банки, страховые компании и пр.). Следует отметить, что обычно срок функционирования такого метапредприятия не ограничен рамками выполнения тех или иных проектов.

Для того чтобы деятельность виртуальной организации была продуктивной, необходимо координировать деятельность участников (агентов) с помощью уполномоченного на то органа, осуществляющего управленческие воздействия и регламентирующего деятельность предприятий-партнеров - органа-координатора. Его появление вызвано следующими причинами: высокая степень сложности процессов за счет кооперации различных организаций, наличие нескольких распределенных источников информации, которые необходимо скоординировать в режиме реального времени, нестабильная структура системы организации, расширение пространства поиска решений вследствие повышающейся комплексности процессов.

Обычно в виртуальную организацию входят: орган-координатор, занимающийся регламентацией деятельности виртуального предприятия; предприятия-поставщики, производители, транспортные и др. предприятия, принимающие участие, как в технологическом процессе, так и в процессе по доведению продукта до потребителя. Введение заказчика в систему взаимоотношений между субъектом и объектом управления дает ему возможность в режиме реального времени отслеживать работу предприятия и корректировать все действия: начиная от корректировки проекта товара или услуги до его производства и доставки.

Орган-координатор на организации виртуального типа должен выполнять следующие функции:

1. разработка институций для виртуальной организации;

2. поиск клиентов и анализ их запросов;

3. синтез товарно-производственных решений, отвечающих требованиям запросов;

4. регламентацию и корректировку деятельности предприятий, входящих в виртуальную организацию;

5. управление ресурсами данных предприятий.

Особенностью функционирования виртуальной организации является то, что ее агенты могут работать над выполнением одного или нескольких проектов одновременно.

Агенты (организации-партнеры), осуществляющие работу над проектом, могут быть как сотрудниками одной организации, так и независимыми организациями, взаимодействующими друг с другом и заказчиком. Заметим, что среди агентов виртуальной организации необходимо выделить ответственных исполнителей (отвечающих за управление выделенной частью проекта) и исполнителей (непосредственно выполняющих работу).

Решить проблему управления предприятиями-партнерами виртуального предприятия можно в несколько этапов:

1. этап идентификации виртуальной организации;

2. этап формализации компетенций предприятий-партнеров;

3. этап создания ролевой структуры и дифференциации статусов участников виртуальной сети.

Определимся с каждым из этих этапов более подробно.

1. Идентификацию любой виртуальной организации можно рассматривать в двух аспектах: идентификация агентов (предприятий-партнеров) виртуальной организации и идентификация виртуальной организации как единого проекта.

Процесс идентификации виртуальной организации является более простым, чем процесс идентификации ее членов. Для него необходимо определить цели и сроки виртуального проекта; определить мотивацию участников проекта; выделить основных участников и ответственного за проект; сообщить всем потенциальным участникам цели и сроки реализации проекта; запланировать и распределить работы и роли в виртуальном проекте; реализовать процесс включения в проект нового агента.

Орган-координатор может перераспределять работы наиболее активным предприятиям-партнерам сети, постоянно поддерживающим контакт в рамках данного сообщества. Как правило, любой из пассивных участников может покинуть организацию, в то время как любой новый член обычно пребывает в пассивном состоянии, анализируя происходящие в сети действия со стороны.

Таким образом, категории участников виртуальной сети можно представить следующим образом: орган-координатор: модератор и лидеры; активные участники; пассивные участники.

2. Поиск и привлечение потенциальных участников виртуальной сети является одним из самых важных моментов при инициализации проекта. В процессе формализации компетенций будущих предприятий-партнеров виртуальной организации целесообразно использовать каталог ключевых компетенций, включающий основные показатели каталога (внутренние и внешние компетенции, ключевые факторы успеха) и перечень компетенций участника виртуальной организации.

В дальнейшем поиск может осуществляться по другим критериям: опты работы на рынке, регион и т.д. Оценить опыт потенциального агента в рамках данной компетенции возможно с помощью системы статусов или структуры описаний компетенций участников виртуальной организации.

3. Как в традиционной, так и в виртуальной организациях любой участник может выполнять разные роли в зависимости от его задействованности в виртуальном проекте. Участники виртуального пула могут выполнять следующие роли:

1. Орган-координатор: разработка институций для виртуальной организации; поиск клиентов и анализ их запросов; синтез товарно-производственных решений, отвечающих требованиям запросов; регламентация и корректировка деятельности предприятий, входящих в виртуальную организацию; управление ресурсами данных предприятий.

2. Эксперт: носитель специфических знаний; отвечает на вопросы участников виртуальной организации; разрабатывает новые продукты

3. Партнер выполняет определенные задания в рамках виртуального проекта с учетом своей ключевой компетенции.

1.3 Особенности управления организацией, достоинства и недостатки виртуальных организаций

виртуальный управление интернет магазин

Для планирования, организации и координации деятельности виртуальных предприятий необходимы и соответствующие управленческие подходы. При создании виртуальных организаций нередко появляются организации, которые концентрируют свои усилия исключительно на управлении компетенциями третьей стороны. В данном случае такая организация должна обладать как минимум следующими способностями: уметь идентифицировать и привлекать ключевые компетенции, необходимые для реализации проекта (аспекты менеджмента знаний) и на основе привлеченных компетенций организовать процесс создания и сбыта продукции (аспекты функционирования сети).

На основе этого можно в общем виде сформулировать основные функции управления виртуальной организацией как сетью партнеров:

1. Определение требований (задач) проекта.

2. Поиск и оценка возможных партнеров (исполнителей).

3. Выделение исполнителей, которые оптимально соответствуют задачам.

4. Привлечение и распределение исполнителей.

5. Постоянное отслеживание и перераспределение (если это необходимо) партнеров и ресурсов по задачам.

Вышеуказанные особенности виртуальных организаций формируют следующие требования к их сотрудникам:

1. умение ясно формулировать задачи, выражать информацию. В международных организациях от сотрудников требуется знание иностранного языка;

2. хорошее владение навыками письменной, электронной коммуникации;

3. более широкий спектр знаний, «контекстное» мышление (поскольку сотрудники работают не над одним проектом, а могут быть включены одновременно в несколько проектов, решать параллельно несколько задач);

4. умение устанавливать цели, структурировать собственное время;

5. умение находить нестандартные решения тех или иных задач;

6. большая персональная ответственность за результаты работы, в связи с чем сотрудники должны хорошо знать соответствующие инструкции, основы законодательства, этические нормы компании;

7. сотрудникам необходимо представлять как организацию, частью которой они являются, так и группу, в которую они включены;

8. способность успешно сотрудничать в виртуальной среде (что не только обусловливается психологическими особенностями индивидов, но и тесно связано с корпоративной культурой и применяемыми технологиями управления).

Управление персоналом в виртуальной организации предполагает работу в гибкой инновационной среде, что требует нестандартных подходов и решений. Изменение задач, стоящих перед организацией, требует изменения конфигурации команд, обновления и замены управленческих систем. Управление человеческими ресурсами виртуальных организаций в большей мере, чем другая управленческая деятельность в них, предъявляет повышенные требования к профессионализму лидеров, их умению работать с людьми, концептуальным способностям, умению инициировать и мотивировать инновационную активность сотрудников. Вместе с тем менеджер должен уметь передавать видение перспектив компании своим подчиненным и мотивировать их на достижение целей компании.

В виртуальной организации обретают свою специфику и технологии управления персоналом: организация найма и отбора персонала, оценка, адаптация, обучение, управление карьерой, мотивация и организация труда, управление конфликтами и стрессами и др.

Успешное управление командой сотрудников в виртуальной организации предполагает:

1) необходимость определения целевых установок для каждого сотрудника, в соответствии с которыми будет оцениваться результат его работы, вклад в реализованный проект организации;

2) создание возможности накопления специфического человеческого капитала в организации посредством дистанционного обучения сотрудников, содействия получению и сохранению новых навыков;

3) измерение конечного результата деятельности, а не процесса;

4) создание и поддержание атмосферы доверия в команде. «Работники, облеченные доверием, - мощный актив, наличие которого означает, что на всех стадиях процесса исследований, принятия решений и проведения их в жизнь вы работаете с личностями, а не с послушными роботами». Доверие становится важным ресурсом, который не кодифицируется, но выступает незримым гарантом соблюдения договора между работником и работодателем.

Таким образом, важнейшими аспектами, которые следует принимать во внимание HR-менеджеру виртуальной организации, являются следующие: инфраструктура и возможности эффективной коммуникации; психологические особенности персонала; особенности управления (методы планирования, организации, контроля производительности труда, мотивации, управление доверием и др.) и знание особенностей национальных деловых культур.

Ключевым достоинством виртуальных форм организаций является: возможность выбирать и использовать наилучшие ресурсы, знания и способности с меньшими временными затратами. Из этого достоинства и самой сетевой организации вытекают такие основные конкурентные преимущества виртуальных предприятий, как:

1. скорость выполнения рыночного заказа;

2. возможность снижения совокупных затрат;

3. возможность более полного удовлетворения потребностей заказчика;

4. возможность гибкой адаптации к изменениям окружающей среды;

5. возможность снизить барьеры выхода на новые рынки.

Основными характеристиками виртуальной формы организации являются: открытая распределенная структура; гибкость; приоритет горизонтальных связей; автономность и узкая специализация членов сети; высокий статус информационных и кадровых средств интеграции.

Виртуальные организации создаются не столько людьми интеллектуального труда, сколько людьми, имеющими представление о создании структуры, которая бы юридически была не идентифицируемой и при этом работоспособной. Почти все виртуальные организации предполагают использование компьютерной коммуникации при посредстве компьютерных сетей. Проблемы, которые возникают при этом, можно кратко сформулировать так:

1) Последствия для каждого участника от принципиального повышения качества текущей интеллектуальной работы и оплаты за такую работу;

2) Условия разработки и освоения новых интеллектуальных инструментов или товаров, освоения новых сфер участия фирмы на рынке, финансирования исследовательского труда;

3) Объем полномочий и допустимость санкционированного вмешательства стратегического менеджмента со стороны проектной группы по отношению к основной структуре виртуальной организации;

4) Каким образом должна быть оформлена любая новая идея (проект, этапы, ресурсы, задействованные структуры виртуальной организации);

5) Условия субренты (отчисления, процент с прибыли, увеличение оплаты по контракту) от реализации проекта;

16) Оплата от повторного использования уже утилизированных стратегий.

1.4 Различия между традиционными и виртуальными организациями

Очевидно, что виртуальные корпорации не имеют практически ничего общего с традиционными формами организации. Другой вопрос, кто из них более адаптирован к постоянно изменяющейся экономике и необходимости постоянной реорганизации и развития? Чтобы ответить на данный вопрос необходимо провести сравнительный анализ традиционных организаций и ВК. Результаты такого анализа представлены в приложении (таблица №1).

Итак, достаточно ясно видно, что виртуальные корпорации обладают большей динамичностью и гибкостью, как в смене партнеров, так и смене сферы своей деятельности. Традиционные объединения ориентированы на более долгосрочные проекты, что лишает их возможности адекватно реагировать на изменения рыночной ситуации. Громоздкие, а подчас просто гигантские, структуры требуют огромных капиталовложений (это связано прежде всего с затратами на управление). В области управления ВК сделали значительный шаг вперед по сравнению с традиционной иерархической структурой многих объединений. Иерархическая структура управления, где каждая новая ситуация выносится на высший уровень, где и принимаются решения, становится неработоспособной в современном быстроменяющемся мире. В противовес этому ВК применяют сетевую структуру, где каждый доступен для каждого, а функции руководящих менеджеров ограничиваются организацией совместной работы, подбором персонала, обучением. Виртуальные организации обеспечивают серьезные конкурентные преимущества за счет существенного снижения затрат на основные и оборотные средства. Вот, пожалуй, наиболее существенные преимущества ВК перед традиционными формами организации.

Незначительна физическая структура у виртуальных организаций - она гораздо менее развита, чем у традиционных. Материальные активы виртуальных организаций, например, офисные здания, склады и др., не так велики, и те, что имеются в наличии, как правило, распределены географически. Если рассматривать ситуацию с точки зрения эксплуатации, то небольшие, децентрализованные объекты предпочтительнее огромных и сконцентрированных в одном месте.

Гибкость и ответная реакция: виртуальные организации можно (по крайней мере, теоретически) сформировать из различных несопоставимых элементов для реализации определенной бизнес-цели и демонтировать после ее достижения. Кроме того, удается быстро реструктурировать и заново развертывать активы, если этого требует изменившаяся стратегия. Так как эксплуатационные издержки низки, то снижаются затраты и риски при реализации радикальных изменений курса. Из всех требований, предъявляемых к виртуальным организациям, это, вероятно, кажется наиболее спорным. Именно здесь, очевидно, кроется потенциальная возможность гибкости виртуальных организаций; однако, чтобы ее реализовать, требуется гибкость в работе менеджеров и сотрудников. Для внедрения инноваций нужны новые подходы к стратегии управления персоналом.

Современные информационные и коммуникативные технологии играют центральную роль, и многие считают их ядром концепции виртуальных организаций. На некотором уровне это верно. Интернет и другие технологии, которые создаются и развиваются в наши дни, становятся критически важными. Каждой организации требуется структура, которая определяет ее и придает ей форму. Традиционные компании используют физическую структуру, например офисное здание; в виртуальных организациях для тех же целей служит сеть коммуникаций. Технологии представляют собой инструмент, который позволяет выполнять работу. Они облегчают работу организаций, но не являются самими организациями - точно так же, как мы не можем сказать, что офисное здание является традиционной компанией или представляет собой компанию.

Мобильность работы: использование сетей коммуникаций, а не зданий и физических активов означает, что в наше время физическое местоположение работы менее важно. В результате отпадает необходимость в том, чтобы отделы и команды работали в тесном физическом контакте друг с другом. Проектные команды могут быть собраны - и во многих отраслях, например в издательском деле, так и происходит - из отдельных сотрудников, проживающих в различных странах; они будут работать вместе, но никогда не увидят друг друга. Нет необходимости выполнять работу в офисе. Все более верным становится правило: офис там, где работают, а не наоборот.

Отсутствие границ и вовлечение: по своему характеру виртуальные организации сознательно размыты. Они не ограничены так, чтобы мы воспринимали их как отдельные, законом определенные организации или компании (и здесь, конечно же, кроется иной уровень сложности). Они способны - и нередко это происходит на самом деле - объединять поставщиков и дистрибьюторов в тесные цепочки поставок, что бывает трудно заметить, где кончается одна компания и начинается другая.

Говоря о виртуальных организациях, мы подразумеваем организации с виртуальными элементами (или, если это вам больше по душе, виртуальные организации с материальными элементами). Отличие может показаться несущественным, однако, это не так. В виртуальных организациях по-прежнему используются материальные элементы: во-первых, когда приходится иметь дело с новым окружением, требуется обучение новым навыкам, и, во-вторых, менеджерам также необходимо обучение и практика в области базовых навыков управления.

Существует множество определений виртуального предприятия как сетевой организационной формы. С учетом особенностей практического функционирования таких структур, виртуальное предприятие можно определить как добровольную временную, гибкую форму кооперации нескольких, как правило, независимых партнеров (предприятий, институтов, отдельных лиц), обладающих ключевыми компетенциями для наилучшего выполнения рыночного заказа. Она базируется на единой информационной системе и обеспечивает большую выгоду клиентам.

У виртуального предприятия нет институциональных и структурных рамок, подобных обычному предприятию, что существенно меняет организационные и управленческие основы его функционирования. Виртуальные предприятия действуют на базе согласованных представлений о содержании хозяйственного процесса и культуре взаимного доверия партнеров по кооперации. Партнеры совместно используют свои ключевые компетенции в форме ресурсов и способностей, чтобы добиться поставленной цели дешевле, быстрее и с конкурентным преимуществом.

Цель виртуального предприятия - это получение прибыли путем удовлетворения потребностей потребителей в товарах и услугах лучше потенциальных конкурентов. Данная цель присуща всем ориентированным на рынок предприятиям. Но, во-первых, виртуальные предприятия, как правило, ориентируются не на удовлетворение нужд и потребностей какого-то «усредненного» сегмента рынка, а на выполнение рыночных заказов, вплоть до удовлетворения определенных запросов конкретных заказчиков. И, во-вторых, они увеличивают скорость и качество выполнения заказа путем объединения ресурсов различных партнеров в единую сеть.

Обычному предприятию для разработки и выведения нового товара на рынок требуется привлечение значительных ресурсов. В отличие от него виртуальное предприятие не приобретает для себя ресурсы, а ищет новых партнеров, обладающих соответствующими ресурсами, знаниями и способностями, для совместной организации и реализации этой деятельности. Иначе говоря, подбираются предприятия (организации, отдельные коллективы, люди), обладающие ключевой компетенцией в форме ресурсов и способностей для достижения конкурентного преимущества на рынке.

Партнерство заключается на конкретный срок или до получения нужного результата (например, выполнения заказа). Партнерство является временным явлением, поскольку на определенных этапах жизненного цикла изделия или при изменении рыночной ситуации в сеть могут привлекаться новые партнеры или выводиться старые. Предприятия-партнеры для эффективного функционирования всей сети должны базироваться на согласованном хозяйственном процессе.

Для наилучшего соответствия рыночным потребностям в сеть объединяется множество предприятий, чаще всего удаленных географически. Чтобы предприятиям согласовывать свои действия, необходима оперативная информация и коммуникация. Для решения информационных проблем создается единая информационная система, основанная на широком применении новых информационных и коммуникационных технологий.