Закономерности функционирования и деятельности кадровой службы

Владелец обязан возместить работнику ущерб, причиненный увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Возмещение морального вреда производится владельцем, если опасные условия труда привели к моральной потере пострадавшего, нарушили его нормальные жизненные связи и требуют от него дополнительных усилий для организации своей жизни.

Работодатель обязан возместить убытки, причиненные нарушением требований по охране труда другим юридическим, физическим лицам и государству, на общих основаниях, предусмотренных законом. Работодатель возмещает расходы на проведение работ по спасению пострадавших во время аварии и ликвидации ее последствий, на расследование и проведение экспертизы причин аварии, несчастного случая или профессионального заболевания, на составление санитарно-гигиенической характеристики условий труда лиц, проходящих обследование на наличие профессионального заболевания, а также другие расходы, предусмотренные законодательством.

За нарушение законодательства об охране труда, невыполнение распоряжений должностных лиц органов государственного надзора за охраной труда юридические и физические лица, которые согласно законодательству используют наемный труд, привлекаются органами государственного надзора за охраной труда к уплате штрафа в порядке, установленном законом.

Применение штрафных санкций к должностным лицам и работникам за нарушение законов и иных нормативно-правовых актов по охране труда осуществляется в соответствии с Кодексом Украины об административных правонарушениях. Лица, на которых наложен штраф, вносят его в кассу предприятия по месту работы. Решение о взыскании штрафа может быть обжаловано в месячный срок в судебном порядке.

Средства от применения штрафных санкций к юридическим или физическим лицам, в соответствии с законодательством используют наемный труд, должностных лиц и работников, зачисляются в Государственный бюджет Украины.

За нарушение законов и других нормативно-правовых актов об охране труда, создание препятствий в деятельности должностных лиц органов государственного надзора за охраной труда, а также представителей профсоюзов, их организаций и объединений виновные лица привлекаются к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности согласно закону. [1, 14]

1.4 Трудовая дисциплина. Дисциплинарная ответственность

Трудовая дисциплина на предприятиях, в учреждениях, организациях регулируется ст. 140 КЗоТ, и обеспечивается созданием необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы, сознательным отношением к труду, методами убеждения, воспитания, а также поощрением за добросовестный труд [14].

В трудовых коллективах создается обстановка нетерпимости к нарушениям трудовой дисциплины, строгой товарищеской требовательности к работникам, недобросовестно выполняющим трудовые обязанности. К нарушителям трудовой дисциплины применяются меры дисциплинарного и общественного воздействия.

На первое место среди средств обеспечения трудовой дисциплины ст. 140 КЗоТ ставит создание необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы. Если владелец таких условиях не создал, ему будет трудно предъявить работников требование строго соблюдать трудовую дисциплину, а в конкретной ситуации работник может доказать, что нарушение, которое ставится ему в вину, вызвано тем, что владелец не создал организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы. Практика рассмотрения трудовых споров, связанных с применением дисциплинарных взысканий, в том числе с увольнением с работы за нарушение трудовой дисциплины, свидетельствует о том, что работники очень часто причиной допущенного ими нарушения называют ненадлежащую организацию труда, создание по вине собственника ситуации правовой неопределенности, в условиях которой действия работника ошибочно квалифицированы как правонарушение. Такие доказательства работников далеко не всегда отражают действительные обстоятельства, но не редки и такие случаи, когда они правдивы, что приводит к удовлетворению органами по рассмотрению трудовых споров соответствующих требований работников.

Со стороны работника трудовая дисциплина обеспечивается сознательным отношением к труду. Такое отношение работников к труду должна формироваться на предприятии методами убеждения и воспитания, которые должны применять работники, представляющие собственника и организуют работу других сотрудников. Следует обратить внимание на явно недостаточное применение таких методов обеспечения трудовой дисциплины. Общий невысокий уровень культуры общения на предприятиях приводит к тому, что порой психологический комфорт на работе испытывает только руководитель и лишь в процессе общения с подчиненными. Тот же руководитель в общении с вышестоящим руководителем часто находится в состоянии чрезвычайного психологического дискомфорта. Унижение чести и достоинства личности, грубо брань превращается в метод общения руководителей с подчиненными работниками. Все это негативным образом сказывается на дисциплине труда, качества работы, а также на экономике страны в целом.

Далее в числе средств обеспечения трудовой дисциплины ст. 140 КЗоТ называет поощрения за добросовестный труд. Поощрение за добросовестный труд не сводится к применению мер поощрения, предусмотренных статьями 143-146 КЗоТ. Оно может применяться также в рамках премиальной системы оплаты труда.

Часть вторая ст. 140 КЗоТ косвенно приписывает создавать в трудовых коллективах обстановку нетерпимости к нарушениям трудовой дисциплины, строгой товарищеской требовательности к работникам, недобросовестно выполняющим трудовые обязанности. Обязанность работников проявлять такую требовательность ограничено трудовой функцией и системой технологических связей между работниками. Было бы неправильным считать, что эта статья предусматривает проведение на работе ежедневных митингов с целью осуждения нарушителей трудовой дисциплины.

Собственник или уполномоченный им орган должен правильно организовать труд работников, создавать условия для роста производительности труда, обеспечивать трудовую и производственную дисциплину, неуклонно соблюдать законодательство о труде и правил охраны труда, внимательно относиться к нуждам и запросам работников, улучшать условия их труда и быта.

Обязанность правильно организовать труд работников раскрывается как обеспечение таких условий, чтобы каждый работал по своей специальности и квалификации (должности), которые определены трудовым договором, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала работы был ознакомлен с установленным задачами и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены), чтобы каждому были обеспечены здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и другого оборудования, а также нормальные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для бесперебойной и ритмичной работы (подпункт «а» п, 4 2 Типовых правил).

Согласно подпунктам "ж", "з", "ы" п. 12 Типовых правил раскрывается содержание обязанности владельца неуклонно соблюдать законодательство о труде и правил по охране труда. В частности, собственник обязуется улучшать условия труда, обеспечивать надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия труда, в соответствии с правилами охраны труда (при отсутствии таких правил собственник по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации принимает меры, обеспечивающие безопасные условия труда), принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний работников, обеспечивать в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, постоянно контролировать знание и соблюдение работниками всех требований законодательства и инструкций по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной безопасности.

Владельцу также предлагается с целью создания условий для роста производительности труда своевременно доводить до производственных подразделений, бригад и звеньев плановые задания, обеспечивать их выполнение с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов, осуществлять мероприятия, направленные на более полное выявление и использование внутренних резервов, обеспечение научно обоснованного нормирования расхода сырья и материалов, энергии и топлива, рационального и экономного их использования.

На собственника возлагается обязанность обеспечить строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, постоянно осуществлять организаторскую, экономическую и воспитательную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использование трудовых ресурсов, формирование стабильных трудовых коллективов; применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины , учитывая при этом мнение трудового коллектива (подпункт «е» п. 12 Типовых правил). Следует отметить, что судебная практика не придает юридического значения действиям владельцев, которые не учитывают мнение трудового коллектива при применении к работникам мер дисциплинарной ответственности.

На собственника возлагается (подпункт «д» п. 12 Типовых правил) обязанность постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, повышать качество нормирования труда, обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и общих результатов работы, обеспечивать правильное применение действующих условий оплаты и нормирования труда, выдавать заработную плату в установленные сроки. Одновременно начали противоречить новейшему отечественному законодательству закреплены в Типовых правилах обязанности владельца применять коллективные формы оплаты труда по конечным результатам, обеспечивать правильное соотношение между ростом производительности труда и заработной платой. Эти нормы в свое время формулировали обязанности собственника предприятия перед государством. Они всегда выходили за рамки предмета трудового права, не могли рассматриваться как, регулирующие трудовые отношения между работником и собственником [12].

Подпункт «л» п. 12 Типовых правил обязывает владельца рассматривать и внедрять изобретения и рационализаторские предложения, поддерживать и поощрять новаторов производства, содействовать массовому техническому творчеству. Это правило, вряд ли можно признать нормой прямого действия, непосредственно регулирующим трудовые отношения. Владелец обязан создавать трудовому коллективу необходимые условия для реализации полномочий, предоставляемых ему в соответствии с законодательством, обеспечивать условия для участия работников в управлении предприятиями, учреждениями, организациями, своевременно рассматривать критические замечания работников и сообщать им о принятых мерах. Эти обязанности владельца приобретают значение в свете проблемы социального партнерства, в том числе в рамках предприятия.

Трудовой распорядок на предприятиях определяется Правилами внутреннего трудового распорядка, которые утверждаются трудовыми коллективами по представлению собственника и профсоюзного комитета на основе типовых правил [26].

Правила внутреннего трудового распорядка - внутренний нормативный документ, определяющий организацию работы предприятия, режим работы, взаимные обязанности предприятия и работников и т.п.. Поэтому правила внутреннего трудового распорядка обязательны для исполнения всем сотрудникам и работникам предприятий, учреждений и организаций.

Документ оформляется на бланке учреждения или чистом листе бумаги с проставлением реквизитов:

1) название вида документа;

2) дата;

3) регистрационный номер документа;

4) место составления или издания документа;

5) заголовок к тексту;

6) подпись разработчика;

7) гриф утверждения (руководителем или первым заместителем).

Этот организационный документ регламентирован Кодексом законов о труде Украины и имеет четко определенную структуру. Ст. 29 КЗоТ Украины обязывает собственника к началу работы по заключенному трудовому договору «ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором» [25].

Основой для разработки местных правил внутреннего трудового распорядка является Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций. Типовые правила являются нормативно-правовым актом, их нормы подлежат непосредственному применению. Отступление от норм Типовых правил недопустимо, за исключением тех случаев, когда нормы самих Типовых правил как нормативного акта Союза ССР пришли в противоречие с законодательством Украины и утратившими силу. В местных правил могут быть включены положения, дополняющие Типовые правила, конкретизирующие их содержание.

Эти Типовые правила предусматривают утверждение отраслевых правил внутреннего трудового распорядка относительно особенностей соответствующих отраслей. Согласно этому Министерство образования утвердило Типовые правила внутреннего трудового распорядка для работников государственных учебно-воспитательных заведений Украины. Местные правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются собственником и выборным органом первичной профсоюзной организации на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, которые передают их на утверждение трудовому коллективу. Полномочия утверждать правила внутреннего трудового распорядка принадлежит трудовым коллективам предприятий, учреждений и организаций.

Даже в органах государственной власти право утверждать правила внутреннего трудового распорядка принадлежит трудовому коллективу [27].

За годы независимости Украины приняты следующие уставы и положения о дисциплине:

1) Дисциплинарный устав прокуратуры Украины. Действие Дисциплинарного устава прокуратуры распространяется на прокурорско-следственных работников, а также работников учебных, научных и других учреждений прокуратуры, имеющих классные чины (ст. 3 Дисциплинарного устава прокуратуры);

2) Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта;

3) Положение о дисциплине работников горных предприятий;

4) Устав о дисциплине работников специальных (военизированных) аварийно-спасательных служб;

5) Особенности дисциплинарной ответственности судей и порядка привлечения их к дисциплинарной ответственности определены статьями 31-38 Закона «О статусе судей» и Законом «О судоустройстве Украины».

6) Государственные служащие в дополнение к нормам КЗоТ несут обязанности, дисциплинарную ответственность и поощряются в соответствии с правилами Закона «О государственной службе» [12].

К работникам, добросовестно выполняют свои обязанности, могут применяться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных трудовыми коллективами правилах внутреннего трудового распорядка, которые объявляются приказом в торжественной обстановке и заносятся в трудовые книжки работников. Работникам, успешно и добросовестно выполняющих свои трудовые обязанности, предоставляются в первую очередь преимущества и льготы в области социально-культурного и жилищно-бытового обслуживания, им предоставляется также преимущество при продвижении по работе. Работники, успешно и добросовестно выполняют свои обязанности, могут считаться все работники, не имеющие дисциплинарных взысканий.

Отсутствие надлежащим утвержденных местных правил внутреннего трудового распорядка, отсутствие в них перечень поощрений, которые могут применяться на предприятиях, вообще лишает владельца возможности применять поощрения в отношении работников. Возможность поощрения работников может предусматриваться в коллективном договоре, ином локальном нормативном акте. Записи только о таких поощрения должны быть внесены в трудовую книжку.

Если на предприятии не функционирует профсоюзная организация, собственник вправе самостоятельно применять к работникам поощрения. Но в таком случае владельцу целесообразно было бы соблюдать правила п. 21 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, которое приписывает при применении поощрений учитывать мнение трудового коллектива [27]. Дисциплинарная ответственность - это ответственность за нарушение внутреннего трудового распорядка, путем наложения дисциплинарных взысканий.

Дисциплинарное взыскание - это невыгодные действия рабочего последствия за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на него трудовых обязанностей [26, c.150].

Основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности является нарушение трудовой дисциплины.

Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности достаточно, чтобы был зафиксирован сам факт нарушения. До применения дисциплинарного взыскания собственник обязан затребовать от работника письменное объяснение. Отсутствие таких объяснений не препятствует применению взыскания, если собственник сможет доказать то, что объяснение работника от затребовал их дал. Как правило, таким доказательством является акт, составленный за подписью нескольких лиц в подтверждение отказа работника дать объяснения по сути нарушения трудовой дисциплины [27].

Часть вторая ст. 149 КЗоТ дает право собственнику выбирать вид взыскания, но обязывает его учитывать при этом целый ряд факторов:

1) степень тяжести совершенного проступка;

2) причиненный нарушением вред;

3) обстоятельства, при которых совершен проступок;

4) предшествующую работу работника.

Работник имеет право обжаловать в суд применено к нему дисциплинарное взыскание в виде увольнения, ссылаясь на то, что собственник не учел перечисленные факторы. Обжаловать же по этим обстоятельствам выговор нельзя, поскольку это - наименее строгий вид взыскания, который собственник вправе применять за любое нарушение трудовой дисциплины.

За нарушение трудовой дисциплины к работнику применяются следующие взыскания:

1) выговор;

2) освобождение из работы [26, c.150].

Дисциплинарные взыскания применяются органом, которому предоставлено право приема на работу данного работника. Собственник может применять дисциплинарное взыскание не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. Взыскание объявляется приказом и сообщается работнику под расписку. Если работник не допустил нового нарушения дисциплины и притом проявил себя как добросовестный работник, то взыскание может быть снято до истечения 1 года. Взыскание объявляется в приказе (распоряжении) и сообщается работнику под расписку. Действует трехдневный срок для сообщения приказа об объявлении взыскания работнику под расписку, определен п. 31 Типовых правил. Отказ работника от ознакомления с приказом об объявлении взыскания или удостоверения этого факта своей подписью не ставит под сомнение силу взыскания, но отказ должен быть в случае спора в суде доказана. Обычно на практике отказ удостоверяется актом, составленным с участием очевидцев этого факта. В течение срока дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяются. В отличие от института материальной ответственности, который не ограничивает срок привлечения к материальной ответственности со дня причинения работником материального ущерба предприятию, учреждению, организации, институт дисциплины труда не допускает возможности применения дисциплинарного взыскания, если со дня нарушения трудовой дисциплины прошло более шести месяцев. Если, например, акт инвентаризации материальных ценностей подписано 20 июня 2003 года, а 21 декабря 2004 года во время новой инвентаризации выявлены ошибки в акте инвентаризации от 20 июня, применения дисциплинарного взыскания в отношении членов инвентаризационной комиссии, которая проводила первую из указанных инвентаризаций, невозможно в связи"связи с истечением установленного законом предельного срока.

Обычный порядок обжалования дисциплинарного взыскания - это обращение работника с заявлением в комиссию по трудовым спорам, как это предусмотрено статьями 221 и 225 КЗоТ [14].

Относительно увольнения, собственник может уволить работника за такие нарушения трудовой дисциплины, как, например, прогул, появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения и т.п..

Закон «О государственной службе» (ст. 14) устанавливает следующие меры дисциплинарного воздействия, как предупреждение о неполном служебном соответствии и задержка до одного года в присвоении очередного ранга или в назначении на высшую должность. В этом Законе они названы именно мерами дисциплинарного воздействия, а не взыскание. В Положении о рангах государственных служащих (п. 4) задержка в присвоении очередного ранга также названа как мера дисциплинарного воздействия. Так, предупреждение о неполном служебном соответствии и задержка в присвоении очередного ранга в назначении на должность не является дисциплинарным взысканием.

Собственник имеет право вместо наложения дисциплинарного взыскания передать вопрос о нарушении трудовой дисциплины на рассмотрение трудового коллектива или его органов.

Тогда согласно ст. 152 КЗоТ, трудовой коллектив или его орган должен рассматривать вопрос о нарушении трудовой дисциплины по представлению собственника; рассмотрение вопроса о нарушении трудовой дисциплины и применение мер общественного взыскания или воздействия трудового коллектива или его органов в соответствии с нормами Закона «О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями ».

Настоящий Закон распространяется на трудовые коллективы структурных подразделений предприятий, учреждений, организаций, вопрос о нарушении трудовой дисциплины может рассматривать не только трудовой коллектив предприятия, учреждения, организации, а трудовой коллектив структурного подразделения, в котором работник работает. При проведении коллективных собраний должно быть не менее пятидесяти процентов общей численности коллектива. Вопросы решаются только большинством голосов трудового коллектива.

Обычный порядок обжалования дисциплинарного взыскания - это обращение работника с заявлением в комиссию по трудовым спорам, как это предусмотрено статьями 221 и 225 КЗоТ.

Собственник имеет право своим приказом снять дисциплинарное взыскание в любое время до истечения годичного срока со дня наложения взыскания. Но часть вторая ст. 151 КЗоТ допускает досрочное снятие взыскания только при двух условиях:

1) если работник не допустил нового нарушения трудовой дисциплины;

2) проявил себя как добросовестный работник [15, 8].

2. Организация кадровой документации в ОАО ХЗБ

Организационно-правовая форма предприятия - открытое акционерное общество. Председатель правления - Корбут Анатолий Николаевич. Форма собственности смешанная - государственно-акционерная. Находится в плане приватизации, доля государства составляет 29,79%.

В настоящее время на предприятии работает 522 работников (по состоянию на 31.12.2008), форма собственности - коллективная.

Уставный капитал ОАО "Хмельницкжелезобетон" составляет 190,0 тыс. грн.сформированный в процессе приватизации предприятия и разделен на 760000 акций по 0,25 грн. каждая.

Завод железобетонных и строительных деталей, относится к области строительства. Основной вид экономической деятельности производство другой нематериальной минеральной продукции.

Открытое акционерное общество "Хмельницкжелезобетон" учреждено в соответствии с решением Украинской государственной строительной корпорации от 31 марта 1994 года № 128 путем преобразования государственного предприятия - Хмельницкого государственного завода железобетонных и строительных конструкций в открытое акционерное общество, согласно Указу Президента "О корпоратизации предприятий" от 15.06. 1993

Хмельницкий государственный завод железобетонных и строительных конструкций был основан согласно приказу № 14 по Одессе строительной треста от 31 января 1956 года. (Г. Хмельницкий, ул. Заводская, площадь 4,79 га). В 1959 году к нему присоединяется территория площадью 9,85 га по ул. Чорновола, на которой и разместились основные мощности (сегодня производственные площади предприятия расположены на трех участках общей площадью 18 га).

Основными направлениями деятельности предприятия является выпуск железобетонных изделий, бетонных конструкций (цех № 1); растворов известкового и цементного (цех № 2); столярных изделий (цех № 3). 

Продукция предприятия используется для строительства жилых домов, промышленных предприятий, индивидуальных домов, школ и т.д.. Основная продукция это - плиты, фундаменты, перемычки, плиты забора, балконов, опорные подушки, прогоны, подоконники, плинтус, вагонка, пороги, наличник, деревянные двери, металлопластиковые окна, тротуарная плитка, брусчатка.

Основными направлениями деятельности предприятия является выпуск железобетонных изделий, бетонных конструкций (цех № 1); растворов известкового и цементного (цех № 2); столярных изделий (цех № 3). Продукция предприятия используется для строительства жилых домов, промышленных предприятий, индивидуальных домов, школ и т.д.. Основная продукция - это плиты, фундаменты, перемычки, плиты-ограждения балконов, опорные подушки, прогоны, подоконники, тротуарная плитка, брусчатка.

Помимо основной деятельности, ОАО «Хмельницкжелезобетон» предоставляет следующие услуги:

* хранение автотранспорта (автостоянка);

* разного рода авто услуги;

* услуги лаборатории;

* услуги по аренде имущества;

* услуги по общественному питанию (столовая).

Маркетингово-сбытовой деятельностью занимается дочернее предприятие «Маркет-Сбыт».

Местонахождение предприятия географически и экономически выгодным, поскольку находится оно на пересечении торговых путей, которые исторически сложились в г. Хмельницком. До предприятия ведут асфальтированная дорога и железнодорожная ветка. Предприятие находится недалеко от железнодорожной станции.

Доля ОАО «Хмельницкжелезобетон» в структуре аналогичных предприятий в Украине составляет около 3%. Территориальные границы рынка реализации железобетонных изделий и бетонных конструкций - это Хмельницкая, Тернопольская, Волынская, Ровенская, Одесская и Киевская области. По статистическим данным ОАО «Хмельницкжелезобетон» занимает 10% городского рынка столярных изделий (17 наименований).

Производственные площади предприятия расположены на трех участках общей площадью 18 га.

2.1 Служба делопроизводства в ОАО ХЗБ и ее задачи

Закон Украины «О внесении изменений в Закон Украины« О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях », утвержден 13 декабря 2001 года, определяет делопроизводство как совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами.

Обеспечение рациональной постановки делопроизводства в ОАО ХЗБ, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий, возлагается на службу делопроизводства.

Работа службы делопроизводства регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) о ОАО ХЗБ и Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153.

Организация труда персонала службы делопроизводства ОАО ХЗБ предусматривает:

1) оптимальная организационная структура службы делопроизводства;

2) выбор рациональной формы делопроизводства;

3) четкое распределение функций между работниками путем выполнения соответствующих делопроизводственных процессов и операций;

4) правильное определение количественного состава работников;

5) нормирование труда каждого;

6) внедрение прогрессивных методов управления персоналом для функционирования службы делопроизводства как единой команды профессионалов

7) применение средств современной компьютерной и организационной техники;

8) рациональную организацию рабочих мест и условий труда;

9) нормативно методическое обеспечение делопроизводства.

Факторами, которые определяют вид и структуру службы делопроизводства и влияют на ее функции и объем выполняемых работ ней, являются:

1) размер и территориальное размещение учреждения;

2) количественный состав работников учреждения;

3) объем документооборота

4) принята форма организации делопроизводства;

5) уровень механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Организационная структура на ОАО «Хмельницкжелезобетон» представляет собой технологически сформирован набор органов и подразделений, который на данном этапе функционирования предприятия соответствует существующим целям и выполняемым функциям. Главным критерием в построении организационных структур является выполнение планов и реализация стратегий, а управление рассматривается как вспомогательная по отношению к главным функциям.

Производственно-организационная структура ОАО «Хмельницкжелезобетон» представляет собой совокупность органов, объединенных по линейно-функциональному принципу построения организационных структур.

Решающим фактором для выбора оптимальной формы организации делопроизводства в ОАО ХЗБ и определения структуры и штатного состава службы делопроизводства является объем документооборота, который определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов в год.

В зависимости от объема документооборота установлены 4 категории учреждений:

I категория - с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

II категория - от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

III категория - от 10 до 25 тыс. документов в год;

IV категория - до 10 тыс. документов в год.

Учитывая категорию учреждения, количество и территориальное размещение ее структурных подразделений, форма организации делопроизводства в ОАО ХЗБ является смешанной - т.е. в учреждениях I-II категории со сложной структурой и большим объемом документооборота.

При данной форме организации некоторые операции (например, прием корреспонденции, регистрацию, контроль, копирование документов) централизованно выполняет служба делопроизводства, а остальные операции (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел и т.п.) децентрализовано выполняют другие структурные подразделения учреждения.

Правильный выбор формы организации делопроизводства позволяет достичь быстрого стратегического реагирования, оптимизировать использование ресурсов, в том числе и трудовых, способствовать созданию оптимальных организационных условий для более быстрого достижения цели, обеспечит эффективное функционирование и координацию подразделений службы делопроизводства и ее работников, правильное распределение полномочий между работниками , исключит хаос в деятельности службы делопроизводства.

В ОАО ХЗБ установлены следующие виды служб делопроизводства:

1) департамент документального обеспечения и контроля;

2) управление делами;

3) общий отдел;

4) канцелярия;

Каждая из указанных служб делопроизводства, в свою очередь, структурно делится на подразделы.

В состав службы делопроизводства входит:

1) секретариат;

2) подразделения (отделы, секторы, группы, службы), которые обеспечивают учет, регистрацию, контроль исполнения документов, подготовку проектов документов, оформление и выпуск документов, рассмотрение писем (обращений) и т.д.;

3) кур "Курьерская службы;

4) архив.

Например, в состав управления делами входят: отдел делопроизводства, отдел контроля и отдел рассмотрения обращений граждан. Эти структурные подразделения службы делопроизводства, в свою очередь, могут делиться на более мелкие подразделения.

Среди непосредственно подчиненных председателю правления ОАО «Хмельницкжелезобетон» подчиненных можно назвать первого заместителя председателя правления, заместителя председателя правления, заместителя председателя правления по экономике, заместителя председателя правления по производству, главного бухгалтера, начальника отдела охраны, секретаря, заместителя отдела организации труда и заработной платы, заместителя отдела кадров, заместителя по маркетингу, заместителя по качеству, юриста, заместителя службы по размещению ценных бумаг.

Перечисленные уровне подчиненных в своем распоряжении имеют отдельные профильные структурные подразделения, подчиненные по функциональному признаку.

Раскроем основной круг деятельности, функции и задачи некоторых отделов и участков исследуемого предприятия.

Основной задачей службы делопроизводства является установление единого порядка документирования и работы с документами в учреждении с использованием современной компьютерной техники, автоматизации технологических процессов обработки документов и сокращение количества документов.

Руководствуясь Примерной инструкции по делопроизводству утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, служба делопроизводства, согласно основной задачи выполняет следующие функции:

1) разрабатывает инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел;

2) организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает оформление и выпуск документов;

3) организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов;

4) организует печатное изготовление, копирование и тиражирование документов;

5) унифицирует системы документации и документов с учетом возможности их машинной обработки, принимает меры к сокращению количества форм и видов документов;

6) осуществляет контроль за подготовкой и оформлением документов, за их своевременным выполнением в учреждении, принимает меры к сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы;

7) принимает, регистрирует, ведет учет, обеспечивает хранение, оперативный розыск, информирование по документам и доставляет документы;

8) обеспечивает соблюдение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, создаваемых во время деятельности учреждения и организаций, которые принадлежат к сфере его управления, для передачи на государственное хранение;

9) совершенствует формы и методы работы с документами в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления, с учетом использования организационной техники и ПК;

10) осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в подразделениях учреждения;

11) организует повышение квалификации работников учреждения в работе с документами;

12) внедряет государственные стандарты, унифицированные системы документации (УСД), другие нормативы в учреждении и организациях, которые принадлежат к сфере его управления;

13) заверяет печатью документы в случаях, предусмотренных инструкцией для работы с документами в учреждении [22].

При распределении этих функций следует заботиться об обеспечении оптимального баланса между организационными требованиями к эффективности и производительности и индивидуальными потребностями творчества и автономности, нахождение необходимой степени специализации, структуризации работ-группировка по определенной логике. Объем работ по каждой из функций определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы. Непосредственное выполнение задач и функций службы делопроизводства возлагается на его сотрудников.

Деятельность работников службы делопроизводства регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем службы делопроизводства на основании «Классификатор профессий ДК 003-95», утвержденного приказом Госстандарта Украины от 27 июля 1995 г. № 257, и утверждаются руководителем учреждения. А значит, название должности должно соответствовать функциям, возложенным на работника. К основным категориям персонала ОАО «Хмельницкжелезобетон» согласно государственному Классификатор профессий ДК 003-95 относят руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих и рабочих.

В своей работе сотрудники службы делопроизводства учреждения должны руководствоваться законами Украины, которые устанавливают порядок организации делопроизводства и архивного дела, нормативно-правовыми актами уполномоченного центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и других органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, национальным стандартом на организационно -распорядительную документацию, распорядительными документами учреждения высшего уровня и данного учреждения, указаниями государственных архивных учреждений и архивных отделов городских советов.

Организация труда делопроизводственного персонала должна соответствовать следующим основным принципам организации труда:

1) специализация, т.е. разделение труда в делопроизводстве, при котором делопроизводственные процессы и операции выполняют в обособленных подразделениях, на определенных рабочих местах;

2) пропорциональность, т.е. уравновешенная производительность делопроизводственных служб (отдельных групп, рабочих мест) за единицу времени;

3) параллельность, есть параллельное выполнение отдельных делопроизводственных процессов, операций с целью сокращения продолжительности цикла работ;

4) оптимальная направленность, т.е. выбор кратчайшего пути документов от места их возникновения к месту использования;

5) непрерывность, т.е. устранение или уменьшение различных перерывов в делопроизводственных процессов;

6) ритмичность, т.е. равномерная работа всех звеньев делопроизводства в необходимом ритме [30, с. 139].

Для системы управления предприятием ОАО «Хмельницкжелезобетон» характерен классический подход к управлению персонала. Он характеризуется ориентацией на авторитарный стиль руководства людьми; стремлением к минимизации затрат на привлечение повышения квалификации кадров, решение социальных вопросов (использование преимущественно денежных стимулов индивидуальной организации труда и ее жесткой регламентацией) сосредоточенностью кадровых служб исключительно на работе с документами, не получается за рамки фиксации процессов найма, перемещения и увольнения, планирование потребности в кадрах в соответствии с задачами производственных планов. Целью управления персоналом ОАО «Хмельницкжелезобетон» является качественно определенное направление усилий по формированию трудового потенциала предприятия. Основными чертами цели управления персоналом является ее долгосрочный характер и связь со стратегией предприятия в целом.

Поскольку социальная цель является основой формирования целевой направленности системы управления персоналом, структуризации этого вида целей рассматривается отдельно и более подробно.

Выделяют следующие задачи по планированию эффективного управления персоналом

1) обеспечение научно-технического прогнозирования и соответствия тематического плана разработок научно-техническому потенциалу организации;

2) техническое перевооружение производственного процесса и обеспечение высокого качества работы;

3) изучение рынка научно-технических разработок и организация перспективных научно-технических разработок, реклама, коммерческая работа с потребителем;

4) обеспечение полноты и ритмичности материально-технического снабжения, а также бесперебойной работы оборудования и его эффективного технического состояния;

5) обеспечение ритмичности сбыта продукции или своевременного предоставления услуг.

В службах делопроизводства в зависимости от объема работ могут функционировать следующие категории работников: руководители, специалисты, технические работники.

Руководитель службы делопроизводства может занимать одну из таких должностей:

1) начальник управления (отдела);

2) управляющий;

3) заведующий канцелярии.

Специалисты службы делопроизводства делятся на категории:

1) руководитель группы;

2) главный специалист;

3) ведущий специалист;

4) специалист.

К техническим работникам относятся:

1) секретари;

2) делопроизводители;

3) архивисты;

4) курьеры.

Службу делопроизводства возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождается от должности приказом руководителя учреждения.

Руководитель службы делопроизводства должен иметь высшее или среднее специальное образование (со стажем работы в службе делопроизводства не менее трех лет).

Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, руководитель службы делопроизводства выполняет следующие задачи:

1) контролирует выполнение установленных правил работы с документами в данном учреждении и сети подведомственных учреждений;

2) докладывает руководителю учреждения о состоянии работы с документами;

3) вносит на рассмотрение руководства представления о приеме перевода и увольнения работников службы делопроизводства, поощрения и взыскания;

4) принимает меры и осуществляет контроль за сокращением лишнего документной информации в данном учреждении и сети подведомственных учреждений;

5) подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

6) принимает участие в заседаниях коллегиального органа, а также совещаниях, проводимых руководством учреждения по вопросам делопроизводства и документооборота.

Руководитель делопроизводственной службы имеет право:

1) привлекать специалистов структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

2) требовать от структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;

3) возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований.

На руководителя службы делопроизводства возлагается персональная ответственность за:

1) обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами в учреждении;

2) выполнение плана работы и соблюдение необходимых условий труда должностных лиц службы делопроизводства;

3) соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в коллективе службы делопроизводства.

Руководитель службы делопроизводства по характеру деятельности взаимодействует:

1) с руководителями структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений - по документированию, контроля и проверки исполнения документов, работы коллегиальных органов, подготовки и представления необходимых руководству документов, использования документной информации в служебных целях;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов документов;

3) с отделами кадров, труда и заработной платы - по расстановке кадров, повышения квалификации должностных лиц в работе с документами;

4) со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения организации и, в частности, работников службы делопроизводства средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам бытового обслуживания [22].

Руководитель службы делопроизводства в пределах своей компетенции взаимодействует с руководителями других учреждений по работе с документами.

Цель деятельности и функции службы делопроизводства, задачи, обязанности, права и ответственность работников оговариваются в коллективном договоре, положении о персонале, о структурном подразделении, должностных инструкциях, трудовых договорах, контрактах и ??соглашениях, заключенных с работниками [25].

Увеличение объемов производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение объема информации в области управления кадрами. Ежегодно растет количество служебных документов. Внедрение их машинной обработки в ряде служб крупных предприятий и объединений не сокращает количество персонала. Для решения этой проблемы нужна правильная организация и механизация: обработки документов, от которой зависит эффективность управления кадрами. Значительную частую времени отнимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль и т.д. [34, с. 178-179].

Организация работы в кадровых службах предусматривает решение ряда задач, среди которых:

1) четкая организационная построение работы деятельности и выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами;

2) правильное распределение функций между отдельными исполнителями и подразделениями, применение лучшего опыта и методов ведения делопроизводства. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов, должностных инструкций, стандартов. Особое внимание необходимо обратить на правильную разработку должностной инструкции инспектора по кадрам;

3) определение критериев оценки работы сотрудников, их нагрузки;

2.2 Формирование и хранение личных дел

Порядок ведения личных дел на «ОАО Хмельницкжелезобетон» регулируется рядом нормативно-законодательных актов среди которых:

1) Примерная Инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153.

2) Методические рекомендации относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти и образцов оформления документов личных дел

3) Постановление Кабинета Министров Украины от 25.05.98 № 731 «Об утверждении Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти»

В практической работе используются Методические рекомендации относительно применения Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденные приказом начальника Главгосслужбы от 5 июля 1998 года № 24 с дополнениями, внесенными приказом Главного управления государственной службы Украины от 12 декабря 2000 года № 73, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 27 декабря 2000 года № 956/5177.

Для того, чтобы правильно и своевременно принять решение по любому вопросу руководителю учреждения необходимо владеть информацией о состоянии личного состава и движение кадров. Четкая организация учета личного состава является необходимым условием успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Непосредственно организация учета кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера, секретаря или иного сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.

В документации по личному составу отображается деятельность учреждения по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров. Служебные документы по личному составу являются основанием для предоставления гражданам документов, удостоверяющих их личность, должность, специальность, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.

Личные дела государственных служащих ведутся в порядке, утвержденном Постановлением Кабинета Министров Украины от 25 мая 1998г. № 639. трудовой кадровый документация книжка

Личное дело формируется из документов, предусмотренных Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти. Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые, личные качества. Учитывая это они могут быть использованы для проведения социально-демографических исследований. Кроме того, как показывает опыт изучения личных дел, в них нередко можно найти документы, необходимые для изучения истории развития тех или иных предприятий, учреждений. Она занимает основное место в системе персонального учета работников. На основании документов, которые группируются в ней проводится изучение, подбор и использование кадров управления. Заводятся личные дела на руководителя предприятия, его заместителей, начальников отделов и служб, их заместителей, материально ответственных лиц, специалистов и т.д.. Первоначально в личное дело заносят документы, отражающие процесс приема на работу, потом - все основные документе, возникающие в течение трудовой деятельности работника в учреждении.

Систематизируются личные дела в алфавитном порядке или по структурным подразделениям согласно штатному расписанию. Дела на материально ответственных лиц хранят отдельно. Каждому личном деле присваивается номер согласно номеру в штатно-должностной книге. Этот номер записывается и в алфавитную книгу личных дел, утвержденной приказом Минстата Украины от 9 октября 1995 г. № 253, типовая форма № П-3 (Приложение 1).

Личные дела сотрудников ведутся в соответствии с Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25 мая 1998 года № 731.

В личном деле должны содержаться следующие документы:

1) личная карточка форма П-2 ДС с соответствующими приложениями и фото 4х6 сантиметров, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 26 декабря 1995 г. №

2) копии документов об образовании, в том числе о высшем образовании, научная степень, ученое звание, повышение квалификации, скрепляются подписью руководителя кадровой службы и печатью.

2.1) медицинская справка о состоянии здоровья претендента на должность руководителя, заместителя руководителя центрального органа исполнительной власти, а также главы местной государственной администрации по форме, установленной Минздравом, согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1151 от 19.09.2007;

3) биографическая справка, представление о назначении на должность, карточка согласования (в случае необходимости) на основании данных, содержащихся в личном деле и трудовой книжке работника. Ответы на вопросы в справке должны быть лаконичными, но исчерпывающими. Сокращение слов, пропуски, исправления не допускаются. Биографическая справка составляется по форме и заверяется подписью руководителя кадровой службы и печатью;

4) согласование, предусмотренные законодательством для назначения на должности руководителей соответствующих органов. В представлении указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения претендента, гражданство, занимаемая на время представления должность, на какую должность рекомендуется (для заместителей руководителей - ее функциональное направление), уровень профессиональной и профессиональной подготовки, способность обеспечить порученный участок работы , деловые и другие качества претендента, сведения о пребывании претендента под следствием или наличие судимости.