Закономерности функционирования и деятельности кадровой службы

5) справка о пребывании в кадровом резерве (для лиц, зачисленных в кадровый резерв), в котором указывается должность, дата включения в резерв, сведения о работе по личным годовым планам и т.д., заверяется подписью руководителя кадровой службы соответствующего органа и печатью;

6) направление на работу (для магистров государственного управления и выпускников высших учебных заведений, которые учились за средства государственного бюджета);

7) заявление для прохождения стажировки на соответствующей должности, индивидуальный план стажировки и докладная записка о стажировке с выводами руководителя структурного подразделения (для лиц, которые проходили стажировку)

8) заявление о назначении на соответствующую должность. Заявления о назначении, перемещении на другую должность, продолжение срока пребывания на государственной службе, увольнения с должности оформляются собственноручно и подписываются с указанием даты. По содержанию заявления руководителем органа исполнительной власти принимается соответствующее решение, на основании которого кадровая служба готовит приказ (распоряжение) [23].

Приказ, распоряжение о назначении на должность или освобождении от должности выдается по месту работы также в отношении тех работников, которые назначаются органом высшего уровня. В нем указывается дата фактического вступления в должность, освобождении от должности.

После назначения работника на должность к личному делу прилагаются:

1) приказ, распоряжение о назначении на должность;

2) копии указов, постановлений, приказов, распоряжений вышестоящих органов о назначении (решений об избрании) на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);

3) копии документов о предоставленных льготах;

4) копия паспорта;

5) копия военного билета (для военнообязанных);

6) кроме личной карточки и биографической справки, - опись документов личного дела. Бланк описания документов заполняется при формировании личного дела и дополняется с поступлением каждого нового документа.

Работник кадровой службы, получая материалы к личному делу, должен проверить соблюдение правил их заполнения, соответствие указанных в них сведений с оригиналами документов (паспорта, военного билета, документа об образовании и т.д.).

Личное дело должно быть сформировано и зарегистрировано в книге учета движения личных дел не позднее недельного срока после назначения на должность.

После формирования и регистрации личного дела на бумажных носителях работник кадровой службы формирует личное дело в электронной форме. При формировании личного дела в электронной форме в порядке, определенном Главгосслужбой согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1151 от 19.09.2007 года. Документы сканируются, заносятся в компьютерную систему и заверяются цифровой подписью руководителя кадровой службы, кроме личной карточки и биографической справки.

Правила группировки документов в дела:

1) в дела помещаются только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные согласно требованиям действующих нормативных актов;

2) не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату (со штампом, принадлежащий органу высшего уровня)

3) документы группируются в дела за год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы должностного лица в учреждении;

4) документы, подлежащие включению в состав Национального архивного фонда (постоянного хранения), и документы временного, в том числе длительного (свыше 10 лет), хранения формируются в разные дела. Как исключение, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело.

5) Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

В личных делах документы группируются в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности:

1) внутренняя опись документов дела;

2) заявление о приеме на работу (контракт);

3) направление или представление;

4) личный листок по учету кадров;

5) автобиография;

6) документы об образовании (копии);

7) выдержки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;

8) дополнение к личному листку по учету кадров форма П-2 ДС утвержденный Приказом Министерства статистики Украины от 26 декабря 1995 г. № 343 (Приложение 3);

9) справки и другие документы.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменение фамилии работника и др. к личному делу не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Не рекомендуется включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации или стажировку.

Не включаются также документы второстепенного значения: справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья потому что эти документы не подлежат длительному хранению. Но могут группироваться в самостоятельное дело отдельно от личных дел или размещаться в «кармане» на обратной стороне обложки личного дела.

Законченные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив учреждения для дальнейшего хранения и использования. Как правило, личные дела размещают в сейфах или, на крайний случай, в специально для этого приспособленных железных шкафах, запираемых [21].

Документы личного дела подшиваются в специально изготовленных обложках или в стандартных скоросшивателей. Каждое личное дело находится в специально предназначенной для этого папке формата А-4.

Хранение личных дел обеспечивают работники кадровой службы, которые несут ответственность за соблюдение установленного порядка учета, хранения и выдачи личных дел.

Для обеспечения сохранности и аккуратности личных дел, что свидетельствует о культуре делопроизводства в учреждении, их нужно оформить должным образом.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по нумерации листов в деле, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, удостоверяющего надписи дела, подшивку или переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление итоговой надписи дела, составление в случае необходимости внутренней описи документов дела; подшивку оформление обложки дела и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела [21, 25].

На обложке личного дела необходимо отметить:

1) наименование предприятия, организации, учреждения;

2) название структурного подразделения;

3) номер дела;

4) количество листов в деле;

5) срок хранения дела;

6) архивный шифр дела.

7) фамилия, имя и отчество (в именительном падеже);

8) дату заведения и окончания личного дела (день принятия на работу и день увольнения).

Реквизиты, которые проставляются на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование предприятия, учреждения указывается в именительном падеже полностью с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках (или без) после полного названия; наименование структурного подразделения - записывается название структурногоподразделения в соответствии с утвержденной структуры, индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из действующей номенклатуры учреждения, дата дела - указывается год (годы) начала и окончания дела в делопроизводстве.

Перед передачей дел в архив учреждения в текст на их обложках вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в случае необходимости к заголовку дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности, указания на копирование документов т.д.).

На обложках дел проставляются даты документов, помещенных в каждое дело. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов.

В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В случае изменения наименования организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дела в другой организации (структурного подразделения) на обложке дела указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки. Надписи на обложках дел делаются только светостойкими черными чернилами.

В случае помещения в дело титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела.

После увольнения работника заявление о его увольнении, копию приказа (распоряжения) или выписка из него, а также другие документы (письмо о переводе на другую работу, представление на увольнение и т.д.), на основании которых издан приказ (распоряжение), подшивают в личное дело и записывают в опись. В приложении к личному делу работника делается запись о его увольнении. После выполнения этих процедур личное дело изымается и хранится в отделе кадров в течение двух лет, затем сдается на хранение в архив организации до конца общего срока хранения - 75 лет.

Доступ к личным делам должен быть ограниченным. Издаются личные дела для служебного пользования только лицам, круг которых определен руководителем учреждения. Не разрешается задерживать личное дело больше, чем на один день, выносить ее за пределы предприятия. В случае использования личного дела запрещается делать какие-либо исправления ранее сделанных записей или вносить новые, удалять старые документы или привлекать новые. Не разрешается выдавать личное дело лицу, на которое она заведена. Они находятся на особом хранении наравне с секретными документами.

Во время оправки или подшивки документов дела не разрешается касаться их текста. Если текст документов напечатаны слишком близко к их левому краю, то нужно нарастить корни документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.

При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела оформляется на отдельном листе удостоверяющий надпись.

Удостоверяющий надпись дела составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Удостоверяющий надпись составляется на отдельном листе, помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа.

В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов в деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.

В удостоверяющем надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

1) наличие литерных и пропущенных номеров листов;

2) номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками т.д.;

3) номера крупноформатных листов;

4) номера конвертов с заключением и количество листов вложений.

Итоговая запись подписывается его составителем (с расшифровкой должности и подписи), проставляется дата.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т.п.) указываются в удостоверяющем надписи со ссылками на соответствующий документ (приказ, акт).

В случае большого объема перенумерации листов в деле конце ее складывается новый удостоверяющий надпись. Старый удостоверяющий надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, содержащий сведения о порядковых номерах документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ .

К внутренней описи составляется итоговая запись, в котором приводятся цифрами и прописью количество документов, включенных в описи, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело оправлены или подшито предварительно без внутренней описи, то его бланк подклеивать к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, их изъятия, замена оригиналов копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие документы (приказы, акты и т.д.), и к внутренней описи составляется новый итоговая запись. С целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все ее листы, кроме листов итоговой надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Применение чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист формата, большего, чем формат А4, подшивается в одну сторону и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а затем на формат А4.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним боком другие документы (вырезки, вставки в текст, переводы и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшиты в дела конверты с заключением нумеруются порядковой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте.

Подшиты в дело документы с собственной нумерацией листов сохраняют такую ??нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле.

При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве осуществляется их перенумерация, во время которой старые номера зачеркиваются одной косую черту и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение буквенных номеров листов (1а, 126 и т.д.). Чтобы предотвратить потерю личного дела, в ней необходимо держать регистрационно-контрольную карточку. Контрольная карта остается в отделе кадров на период выдачи личного дела. После возвращения последней в контрольной карточке проставляется дата возврата, а личное дело возвращается на свое место. При отправке личного дела почтой указывается дата отправления, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возврата дела. После передачи личного дела в архив контрольная карточка уничтожается. Сохраняется личное дело в архиве как самостоятельная единица хранения. В случае перевода работника на другую работу личное дело, как правило, не передается. Исключение составляют случаи перевода лица с предприятия на предприятие одной системы [25, 34].

3. Трудовые книжки работников

3.1 Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка - основной документ, подтвержденный трудовыми действиями и трудовым стажем работника. Они служат для установления общего, непрерывного и специального стажа, так трудовым книжкам и точность их заполнения придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется ст. 48 Кодекса Законов о Труде Украины, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерством юстиции Украины и Министерством социальной защиты Украины от 29.07.1993 года № 58 и другими нормативными актами.

Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, которые проработали на них более 5 дней, включая лиц, являющихся собственниками, совладельцами предприятий, крестьянских фермерских хозяйств, сезонных, временных и внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки не ведутся на работников на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица, а также у отдельных граждан по их обслуживанию. Их работа подтверждается справкой организации с участием которой был заключен трудовой договор между нанимателем и работником, а также справкой об оплате взносов в фонд социального страхования.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.1993 года № 58. Работники, которые становятся к работе, обязаны предъявить собственнику или уполномоченному им органу трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Лица, принимаемые на работу впервые, обязаны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, а военнослужащие, уволенные из рядов вооруженных сил или других воинских формирований, - военный билет. Освобожденные из мест отбывания наказания обязаны предъявить справку об освобождении (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях).

Трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях, организациях как документ строгой отчетности. При увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета. Согласно постановлению Кабинета Министров Украины от 27.04.1993 года № 301 «О трудовых книжках работников», ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек несет руководитель предприятия, учреждения, организации.

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях - другую ответственность. В случае необходимости собственник или уполномоченный им орган отдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведения о работе [19,28].

3.2 Ведение трудовых книжек

Согласно постановлению Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 № 301 Министерство труда Украины, Министерство юстиции Украины и Министерство социальной защиты населения Украины приказом от 29 июля 1993 г. № 58 утвердило Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Приказом этих самых министерств от 26 марта 1996 г. № 29 внесены изменения в Инструкцию, которая действует в настоящее время.

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, которые проработали на них более 5 дней, включая лиц, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки и вкладыш к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском или русском языках.

Если трудовая книжка выдана впервые, то записи в нее проводятся собственником или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу. 

В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя и отчество дата рождения;

2) сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнения:

3) сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины, поощрения за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;

4) сведения об открытии, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся. Все записи в трудовой книжные о приеме на работу переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или в Полномочным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник принят на работу 2 февраля 1995 года, то в графе 2 трудовой книжки записывается «02.02.1995». Записи в трудовой книжке выполняются аккуратно. Шариковой ручкой или ручкой пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Печатью заверяются запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма № П-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 года № 277), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе а также о награждениях и поощрениях и др., исправление производится собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись.

Собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан дальнейшем работнику в нем необходимую помощь. Если предприятие, учреждение, организация, где была внесена неправильная или неточная запись, ликвидировано, исправления вносит правопреемник и удостоверяет его печатью, и в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия - областной архив или госархивов городов Киева, Севастополя или Совета Министров Крыма.

Исправленные сведения о работе, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае их потери другим документам, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости изменения записи после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется «запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности) »и в графе 4 повторяются даты № приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Таким же образом определяется недействительным запись об увольнении и запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или переведен, установленного органом по рассмотрению трудовых споров и восстановления на прежней работе или по изменению формулировки причин увольнения. Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причин увольнения записывается «Запись № таким-то и недействительным, уволен ..." и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (приложение 9). Сведения о работнике записываются на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дату рождения работника вносятся полностью, без сокращений или замены, имя и отчество на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую (титульную) страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия, учреждения, организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии отчество и дату рождения делается собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии. Имя отчество и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения оказывают на первой (титульной) странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров (приложение 10). В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывается полное наименование предприятия, учреждения, организации. Под ним заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, вносимой, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется «Принять или назначен в такой-то цех, отдел, участок на такую-то должность или работу» с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для руководящих работников, специалистов и служащих - по наименованию должностей, указанных в квалификационном справочнике должностей руководящих работников, специалистов и служащих.

Если руководитель имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должно соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение .

Показатели, указанные в этих Списках, обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестаций и могут записываться в скобках. Если работнику в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Работа по совместительству может указываться в трудовой книжке, но отдельной строкой, по желанию работника, собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую работу на том же предприятии, в учреждении, организации оформляется в таком же порядке, как и принятие на работу.

Если за время работы работника изменилось название предприятия, то об этом отдельной строкой в ??графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение ), его дата и номер.

Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы руководства учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

В период работы указанных лиц в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно тематики подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают внесение в трудовые книжки этих сведений о работе согласно полученным данным.

Справки хранятся в личных делах студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов как документы строгой отчетности. Для указанных лиц, которые раньше не работали, а потому не имели трудовых книжек, сведения о работе в студенческих отрядах, на производственной практике, а также о выполнении научно - исследовательских тематики на основании справок об этом вносятся предприятием, на котором в дальнейшем они будут работать .

В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

1) о времени службы в составе Вооруженных сил Украины и других войск, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

2) о времени обучения в профессиональных учебно - воспитательных и других учреждениях, учебно - курсовых комбинатах и ??тому подобное.

3) о времени обучения в высших учебных заведениях включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно - исследовательской тематики и пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

4) о работе в качестве членов колхозов - в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

5) о времени ухода за инвалидом 1 группы или ребенком - инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению )

6) безработным - о периоде получения пособия по безработице заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Эти записи делают в трудовой книжке до занесения сведений о работе на данном предприятии.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносят запись «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего Совета профсоюзов или президиума ЦК соответствии отраслевого профсоюза.

Работникам, занятых на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва в графе 3 указанного раздела делается запись: «Непрерывный стаж работы сохраняется ».

Трудовые книжки граждан, работающих по трудовым договорам в иностранных представительствах, в иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины, хранятся: в Киеве - Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств, Автономной Республике Крым - в филиале Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств г. Ялты, в областях - в управлениях внешних сношений и внешнеэкономической деятельности облгосадминистраций или предприятиях, определенных областными государственными администрациями, в Севастополе - в городской государственной администрации это регулируется абзацем первым пункта 2.20 с изменениями, внесенными согласно Приказу Минтруда и соцполитики № 266/118/5 от 24.09.2003

Эти органы делают отметки в трудовых книжках о приеме на работу и увольнения согласно трудовых договоров и справок нанимателей. При устройстве на работу делается запись: «Принят на такую ??- то должность» «название представительства компании в Украине» и при увольнении делается запись: «Уволен такой - то работы» со ссылкой на причину увольнения согласно статье КЗоТ Украины. Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами и корреспондентами, сотрудниками международных организаций и другими приравненными к ним иностранцами на территории Украины, является недействительным согласно Приказу Минтруда и соцполитики № 266/118/5 [19].

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и др.) , хранятся непосредственно у работников. Указанные физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнения с работы в соответствии с заключенными с работниками письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. 

При приеме на работу вносится запись:

в графе 1 указывают порядковый номер записи;

в графе 2 дату внесения;

в графе 3 пишется: «Принят на такую ??- то работу» далее указывается профессиональная характеристика работ по трудовому договору, указываются дата и номер договора, зарегистрированным в государственной службе занятости, указывается полное название центра занятости,

в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись: дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «трудовой договор, номер, зарегистрированный, дата». (Приложение 15).

А при увольнении делается запись: «Уволен с такой - то работы», далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины, при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «трудовой договор (номер) снятпо регистрации (дата) "(Приложение 16). Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и засвидчуюються его печатью Согласно Инструкции дополненной пунктом 2.20-1 согласно Приказу Минтруда и соцполитики № 259/34/5 от 08.06.2001 [ 20].

В трудовые книжки лиц, находящихся на исправительных работах без лишения свободы, собственник или уполномоченный им орган предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в течение этого периода не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж (раздел «Сведения о работе» графа 3).

В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время пребывания на исправительных работах без лишения свободы зачислен в общий трудовой стаж, в трудовых книжках делают запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Эти записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания устанавливается по справкам органов МВД Украины.

При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и устройстве его на новое место работы, соответствующие записи в трудовую книжку вносятся тем предприятием, на которое был принят или направлен осужденный. Основанием для таких записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (определением) суда.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делают записи:

в графе 1 указывают порядковый номер записи;

в графе 2 дату ее внесения;

в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». При учете судом времени пребывания на исправительных работах в общий трудовой стаж в графе 3 пишется: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж »;

в графе 4 указывается основание внесения записи в трудовую книжку приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его выдачи и номер. Вопрос определения недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовые книжки граждан: «Освобожден от работы (должности) в связи с законным осуждением» или «Уволен с должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности», о выдаче им дубликатов трудовых книжек , а также вопросы нанесения в них соответствующих записей лицам. осужденным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и о порядке предоставления им дубликата трудовой книжки регулируются действующим законодательством.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины; в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде.

В трудовые книжки не заносятся премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

Порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях следующий:

в графе 3 соответствующего раздела пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, растет в течение всего периода трудовой деятельности работника);

в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;

в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись со ссылкой на дату, номер и наименование.

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдачи должен относиться друг штамп и указываться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник нового или ранее установленного 1938 года и 1974 образцов.

3.3 Дубликат трудовой книжки

Согласно п. 5.1 Инструкции № 58 о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58, лицо, потеряла трудовую книжку (вкладыш к ней) обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае заключения - в другие сроки, владелец или уполномоченный им орган должен выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу ее первой страницы (Приложение 18 ). Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на место работы уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на предприятие, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого трудовой стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 наименования предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую он был принят.

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству профессий производятся по желанию работника.

Если из представленных документов видно, что работник переводится на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись, после этого:

в графе 2 записывается дата увольнения;

в графе 3 причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные, если же документы не содержат таких данных о работе в прошлом, то в дубликате трудовой книжки работника вносит только те данные, которые есть в документах;

в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы возвращаются владельцу. Собственник или уполномоченный им орган обязуется оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.

Не указываются в итоговом общем стаже работы записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, также следующие записи:

о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты прохождения из служб;

о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность или обгорела, разорвана, загрязнена т.д., то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки [18].

3.4 Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Согласно Приказу «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" от 29.07.1993 года, № 58, при увольнении работника все записи о работе и награды, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им органом и заверяются печатью предприятия или отдела кадров.

При этом для лиц трудоспособного возраста указывается время, продолжительность и место повышение квалификации которое прошел работник за последние два года перед увольнением.

При увольнении лиц, которые работали в крестьянском (фермерском) хозяйстве по трудовому договору или в случае прекращения в нем членства, после соответствующих записей в трудовой книжке, сделанных главой крестьянского (фермерского) хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя, заместителя, другой уполномоченного на это лица и заверяются печатью местного органа государственной исполнительной власти.

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и каждый текст заверяется отдельно.

Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) вносится запись в его трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения определяется недействительным, о чем делают соответствующие поправки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то собственник или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближним родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» делаются следующие записи:

В графе 3 - «работу прекращено в связи со смертью» в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения).

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТ Украины» (Приложение 19).

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, по которым законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию» в связи с зачисления в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТ Украины ».

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;

в графе 2 - дата увольнения;

в графе 3 - причина увольнения;

в графе 4 указывается на основании чего внесена запись, приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы. Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штата работников 10 октября 1993 является последним днем ??его работы. В трудовой книжке работника должна быть сделана запись:

в графе 1 раздела «Сведения о работе" ставится порядковый номер записи;

в графе 2 - дата увольнения (10.10.93)

в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов, п.1 ст.40 КЗоТ Украины»;

в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 пишется ссылка на согласование: «Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТ Украины» (Приложение 22) .

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст.36 КЗоТ Украины».

В случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мер по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 пишется «Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украины» и далее в скобках указывается соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». (Приложение 21). В трудовых книжках ранее установленного образца 1938 года указанный штамп ставится на первой странице [18].

Выводы

Итак, в данной работе проведено аналитический обзор литературы, состоящих из законодательства Украины, других нормативно-правовых актов, а также учебной и практической литературы.

Основу законодательства в сфере ведения кадровой документации составляет Кодекс законов о труде Украины и другие законодательные акты. К основным законам, которыми должны руководствоваться кадровые службы при ведении документации по кадрам являются Законы Украины "О коллективных договорах и соглашениях", "Об оплате труда", "Об отпусках", "Об охране труда", "О пенсионном обеспечении" и другие.

Правовая база деятельности кадровой службы имеет свое нормативно-правовое обеспечение, без которого нельзя было бы вести учет персонала предприятия, учреждения или организации. Определено, что кадровая служба в своей деятельности руководствуется Положением о кадровой службе и ведет делопроизводство по примерной инструкции по делопроизводству на предприятиях, в учреждениях, организациях. 

Литературные источники для написания курсовой работы представлены учебными пособиями, учебниками, практическими руководствами известных украинских специалистов в области общего и кадрового делопроизводства, документирования, документоведения и т.п.. В работе обосновано, что основным нормативным документом по трудовой деятельности граждан является Кодекс законов о труде Украины, который построен на соответствующих статьях Конституции Украины.

В комплексе организационных документов предприятий, учреждений, организаций всех видов собственности используют ряд документов, регулирующих трудовые отношения, содержат перечень обязательных функций, которые должны выполнять работники, а также защищают их права в рамках действующего законодательства.

К таким документам в первую очередь относятся должностные инструкции, трудовые договоры (контракты), договоры.

Должностная инструкция является нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности работника. Этот документ очень важен, поскольку на его основе разрабатывается трудовой контракт. Вместе эти два документа в первую очередь используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и администрацией.

Трудовой договор является соглашением между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности, подчиняясь внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия или уполномоченный им орган , или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать необходимые для выполнения работы условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Определено также, что ведение кадровой документации невозможно без ведения трудовых книжек работников. Ведь этот документ главным для подтверждения трудовой деятельности в течение всей жизни. Трудовые книжки должны заполняться и вестись на предприятии, в учреждении, организации по месту основной работы работника согласно нормативно-правовыми актами. Ведение трудовых книжек регулируется Постановлением КМУ "О трудовых книжках работников" и осуществляется на основе Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.