Кадровое делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении МБДОУ ДСКВ "Солнышко" г. Покачи

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ИСТОРИЯ, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

ГЛАВА 2. ЗНАЧЕНИЕ И РОЛЬ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МБДОУ ДСКВ «СОЛНЫШКО» Г. ПОКАЧИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Правильно организованная работа с документами предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любого учреждения, способствует более эффективному ее управлению. В деятельности дошкольного образовательного учреждения создается множество разнообразных по видам и назначению документов.

Кадровое делопроизводство учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http:// www.ussr.consultant.ru/doc5228.html, свободный.. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам:

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.

Актуальность темы исследования заключается в том, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации, но зачастую кадровым вопросам не придают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований. Неправильное оформление тех или иных кадровых документов может повлечь за собой непоправимые последствия, как для работника, так и для работодателя. Поэтому, отмечая важность и необходимость четкого документационного обеспечения всех юридических фактов, обуславливающих возникновение, изменение и прекращение трудовых отношений, необходимо обратить внимание на оформление отдельных, наиболее часто встречающихся в деятельности кадровых документов на примере отдела кадров.

Ведение кадровой документации -- один из сложных участков работы. Кадровая документация -- целостная система, которая эффективна в том случае, если все ее элементы согласованы.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Неизученность проблем документационного обеспечения управления дошкольным образованием значительно снижает эффективность управленческой деятельности в сфере образования, замедляя тем самым процессы модернизации образования, повышения его качества и, в целом, отрицательно сказывается на успешной реализации национального проекта «Образование».

Объективная необходимость предпринятого исследования вызвана значительным увеличением объема документной информации, циркулирующей в обществе, в том числе и в дошкольных образовательных учреждениях, и недостаточно отлаженной системой работы с ней.

Анализ управленческой информации в сфере образования позволяет определить и оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации, подготовки документов, необходимых для решения поставленных задач, количественные и качественные критерии оценки документации и информации. Оптимизация процессов документационного процесса позволяет корректировать организационную структуру аппарата управления в сфере образования, и тем самым обеспечить максимальную эффективность деятельности органов управления образованием, достигнуть создания образовательной системы нового качественного уровня, отвечающей международным стандартам.

Степень научной изученности проблемы. Вопросу документационного обеспечения и организации работы с документами, частности в дошкольных образовательных учреждениях посвящены многие исследовательские работы. Все их можно разделить на три группы.

Первая группа - общетеоретические работы:

К данной группе можно отнести труды авторитетных специалистов в области документоведения: Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство» Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»», 2002. - 270с. , В.С. Иритиковой «Рекомендации по разработке должностных инструкций» Иритикова, B.C. Рекомендации по разработке должностных инструкций / B.C. Иритикова // Секретарское дело. - 1998. - № 3. - С.42-45. , Н.С. Ларькова Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие/ Ларьков Н.С. М., 2006. 427 с., где рассматриваются теоретические вопросы документоведения. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.

Т.В. Кузнецова Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.; ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. 324 с. в своей работе «Секретарское дело» уделяет большое внимание вопросу улучшения работы с документами, научной организации секретарского труда. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (письмо, протокол, приказ, трудовой договор).

Также Т.В Кузнецова Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.; ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. 384 с. рассматривает способы документирования, а также нормативно-методическую базу делопроизводства; излагает основы делопроизводства, подробно описывает организацию работы с документами.

А.Н. Белов и А.А. Белов Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.,2005. 624с. обобщили и проанализировали вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложил в своей работе требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению деловой переписки.

В работе А.В. Непогоды и П.А.Семченко Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А.В. Непогода, П.А.Семченко. М., 2008. 480с. рассматриваются вопросы подготовки и издания документов, создаваемых согласно законодательству РФ в процессе деятельности организаций разных организационно-правовых форм.

Вопросу об этапах документооборота посвящены следующие статьи:

Тема регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 5-6., И.Л. Артамоновой Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации// Секретарское дело. 1997. № 3. С. 23-26..

В статьях Т.В. Кузнецовой Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 3-5., С.Л. КузнецоваКузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. 1997. № 1. С. 31-37., Е.А. Степанова Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело. 1997. № 2. С. 15-19. описываются методы и сроки контроля за исполнением документов.

Составлению номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной Алексеевой Е.В., Афанасьевой П.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. 2000. № 4. С. 81-85; Их же. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 90-101. и Н.В. Басакина Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. 2000. № 3. С. 87-90..

Вторую группу составляют исследования, в которых рассматриваются современные системы автоматизации, электронный документооборот.

Тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях И.Л. Артамонова Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело. 1997. № 3. С. 23-26., А Казуто Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 1998. № 1. С. 35-39., М.П. Бобылева Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. 2001. № 1. С. 36-41..

Вопросу электронного документооборота посвящены статьи С.Л. Кузнецова Кузнецов С. Л. Правовая основа внедрения и использования электронно-цифровой подписи в делопроизводстве / С. Л. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. № 5. С. 34-41., О.И. Рыскова Рысков О.И. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской федерации / О.И. Рысков // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 5-14., Ю.М. Кукариной Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 43-52., О.Ю. Митченко Митченко О.Ю. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности / О.Ю. Митченко, О.И. Рысков // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 28-32..

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.

Третья группа работ посвящена вопросу документационного обеспечения в дошкольном образовательном учреждении.

В своей статье Л.М. Волобуева Волобуева Л.М. Структура управления дошкольным образовательным учреждением // Управление Дошкольным Образовательным Учреждением. Научно-практический журнал. 2004. №1. С. 8-15. детально представила описание органа управления дошкольным образовательным учреждением и его управленческих функций.

Л.М. Маневцова и С.А. Бабак Маневцова Л.М., Бабак С.А. Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении. М., 2002. 240 с. в своих исследованиях анализируют вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении.

Порядок ведения текущей деловой документации в образовательном учреждении, а также инструкции о работе образовательного учреждения с бланками документов рассмотрены В.В. Маскиным Маскин В.В. «Нормативно-правовое обеспечение образовательных учреждений в условиях модернизации: Сборник документов и материалов. М., 2004. 108с..

В статьях Т.А. Данилиной, Г.В. Кошелевой и И.А. Расходчиковой Данилина Т.А. Делопроизводство в детском саду// Справочник руководителя дошкольного учреждения. 2005. №8. С.4-13; Кошелева Г.В., Расходчикова И.А. Документоведение деятельности заведующего дошкольного учреждения// Делопроизводство. 2004. № 4. С. 45-57. рассматриваются важнейшие аспекты деятельности современного дошкольного образовательного учреждения. Приводится полный перечень документов, необходимых для успешного функционирования дошкольного учреждения, а также соответствующая нормативно-методическая база постановки делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении.

Вопросу по организации работы с документами посвящено огромное количество изданий, но недостаточно информации посвящено именно документационному обеспечению в дошкольных образовательных учреждениях.

Цель исследования: комплексное изучение и анализ организации кадрового делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении МБДОУ ДСКВ «Солнышко» г. Покачи.

Задачи исследования:

- изучить и проанализировать историю и основные понятия кадрового делопроизводства;

- определить значение и роль кадрового делопроизводства в организации;

- сформулировать достоинства и недостатки кадрового делопроизводства в МБДОУ ДСКВ «Солнышко» г. Покачи.

Источниковая база исследования. В ходе исследования автором была изучена источниковая база документационного обеспечения управления дошкольным образованием, включающая группы нормативно-правовых актов: федерального уровня, регионального и муниципального уровней.

Источниковую базу курсовой работы составили законодательные и нормативные документы, принятые на федеральном уровне, а также внутриучрежденческие нормативные акты, регулирующие вопросы документационного обеспечения дошкольного образовательного учреждения «Солнышко».

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2007г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». М.,2007. освещены основные понятия в сфере информационных технологий, информация рассматривается как объект правовых отношений.

В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» Федеральный Закон Российской Федерации от 10.02.2002г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 14.01.2002.№2. определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Целью его является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 07.07.1993 №5341-I являются первым законом об архивах, но многие позиции которого распространяются на всю документацию.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007) [Электронный ресурс] - режим доступа: http:// www/rg.ru, свободный. регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон ХМАО - Югры «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» Закон ХМАО - Югры «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» от 25.02.2003 №14-ОЗ. Х.-М. 2003. в соответствии с Уставом (Основным законом) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры устанавливает единые требования к законам и иным нормативным правовым актам органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, определяет общий порядок их подготовки, рассмотрения, принятия, опубликования, вступления в силу, толкования и отмены, а также определяет способы разрешения юридических коллизий.

Закон ХМАО - Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» Закон ХМАО - Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» от 07.06.2005 №42-ОЗ (с изменениями на 19.12.2005 года). Х.-М. 2005. регулирует отношения в сфере реализации государственной политики в области архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре.

Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению включает:

ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст., М.,2003. устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р ИСО 15489-1--2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р ИСО 15489-1--2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.,2007. регулирует процессы управления документами. Настоящий стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Глпвархива СССР 27.04.1988. М.,1988. устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003). [Электронный ресурс] - режим доступа: http:// www.storehouse.ru/po2/html, свободный. включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Основными локальными источниками для написания данной курсовой работы явились следующие нормативные материалы МБДОУ ДСКВ «Солнышко»:

- Устав учреждения Устав МБДОУ ДСКВ «Солнышко». Утвержден постановлением администрации города Покачи от 24.08.2009 № 597.;

- приказы и другие организационно-распорядительные и информационно-справочные документы руководителя МБДОУ ДСКВ «Солнышко»;

- должностная инструкция инспектора по кадрам Должностная инструкция инспектора по кадрам. Утверждена заведующим МБДОУ ДСКВ «Солнышко» приказом от 01.03.2007 №46..

Объект исследования: кадровое делопроизводство.

Предмет исследования: особенности создания, функционирования, использования кадровых документов, создающихся в деятельности отдела кадров МБДОУ ДСКВ «Солнышко» г. Покачи.

Методологическая основа представляет собой комплекс общенаучных и специальных методов. Для решения поставленных в работе задач использовались такие общенаучные методы, как описание, наблюдение, интервьюирование, анализ, обобщение, классификация, сравнение.

С помощью аналитического метода и метода изучения исследована литература и нормативно-правовая основа кадрового делопроизводства, определен порядок работы с кадровыми документами и выявлены недостатки в оформлении этой документации на примере конкретного предприятия МБДОУ ДСКВ «Солнышко» г. Покачи.

Рассматривая степень изученности правил оформления кадровых документов, следует отметить тот факт, что исследование этой проблемы достаточно широко изучено на сегодняшний день.

Структура работы отражает логику исследования в соответствии с его целью и задачами. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

История развития кадровых служб, то есть подразделов, которые занимаются комплектованием и учетом персонала, и собственно, кадровым учётом, достигает в глубину веков. Первое упоминание о разрядном указе (военное описание ратных людей с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета денежных окладов для личного состава армии Русского государства датируется 1478 годом. В основе личных обзоров, которые проводились в соответствии с указом, определялась готовность призывников к военной службе. Помимо военных функций, указ выполнял и административные - по вопросам личного состава государственного аппарата. Согласно указу назначались воеводы, послы, судьи и другие чиновник Семеникин, В.В. Кадровый документооборот/ В.В. Семеникин, - М.: Эксмо. 2010. - С.87..

Промышленная революция XIX века совершенно изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост и развитие масштабов производства и поведение работников, которых не устраивали условия труда, привели к тому, что руководители организаций стали нанимать специалистов, которые бы занимались только работниками. В Англии их называли секретарями благополучия, в США и Франции - общественными секретарями, основной задачей которых было: следить за условиями труда; не допускать создания профсоюзов; устраивать больных работников в больницу, а детей - в дошкольные заведения.

Развитие машинного производства, которое объединяет большое количество работников в пределах промышленных предприятий, способствовало появлению профсоюзов. Они стали основной силой, способной организовывать работников, чтобы отстаивать свои интересы разными способами (забастовки, бойкот и тому подобное). Такой ход событий заставил государственные органы создавать национальные системы с проблемой социального страхования, выплат компенсаций по безработице, установления минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня. В связи с этими изменениями в компаниях появилась потребность в спецотделах, которые бы были экспертами в отрасли трудового законодательства, обеспечения контроля за действиями администрации предприятия. Организации начали создавать специальные отделы, которые занимались этими вопросами.

В 20-30ые годы XX века возникли специализированные отделы по вопросам управления человеческими ресурсами, которые выполняли в основном однотонную работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением человека, решались высшим руководством без отдела кадров и кадрового учёта.

В годы Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных предприятий было поставлено ответственное и обширное задание - в кратчайший срок принять на работу и научить сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы замещать тех, кто пошел на войну. Это задание было выполнено, и с этого времени вопрос подбора, учебы, переквалификации стали важным направлением работы отдела кадров и кадрового учёта.

В предреволюционной России управления персоналом осуществляли руководители предприятий, а специальные чиновники занимались вопросами рабочего быта, здравоохранения, труда и образования.

В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились только к подготовке и выдаче разных справок, анкетам, отчетам. Они должны были обеспечить вышестоящие организации всеми видами информации о персонале. Три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику: централизованное руководство народное хозяйство, политизированность экономики и тоталитарная идеология.

История развития кадровых служб и кадрового учёта тесно связана с развитием служб организованного трудоустройства населения. Возникновение последних в странах Западной Европы было обусловлено массовой безработицей. На первом периоде они являли собой совокупность органов трудового посредничества, которое осуществлялось профсоюзами и союзами предпринимателей. Позже были созданы государственные службы трудоустройства -- биржи труда, агентства, конторы. Во Франции первая государственная биржа труда была создана в 1897 г., в Англии - в 1909 г., а в Царской России - в 1917 г.

До 60-х годов в вопросах управления персоналом ориентировались лишь на текущие потребности организации. При таком подходе работодатель рассчитывал получить в любой момент необходимое ему количество работников, для использования которых не требуется длительной специальной подготовки. Избыточный рынок рабочей силы давал работодателям такую возможность, а увольнение избыточного персонала практически ничего не стоило. Изменения в условиях деятельности организаций выдвинули в качестве общего для всех требование ориентироваться при формировании ресурсов не только на текущие потребности, но и на длительную перспективу Цыганков, А.М. Учет кадров и кадровая документация/ А.М. Цыганков. - М.: Экономика и жизнь. - 2009. - С.59.. Это требование касается всех видов ресурсов, в том числе и человеческих. В 70-80 гг в практике управления стал применяться систематический анализ перспективных потребностей организаций и фирм в отдельных категориях персонала. Сегодня все большее число компаний выделяют как самостоятельный вид деятельности кадровых служб кадровое планирование, или планирование человеческих ресурсов.

Происходящие изменения, связанные с необратимостью экономических реформ и движениям к здоровой конкуренции, заставляют организации России уделять значительное внимание долгосрочным аспектам кадровой политики, базирующейся на научно обоснованном кадровом делопроизводстве.

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Проще говоря, кадровое делопроизводство - это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организацииАндреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Справочник кадровика/ В.И. Андреева. 2003. - №5. - С.56 .

Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.

Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.

Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.

Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно - контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. В частности, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом. Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей Майоров, И.В. Документационное оформление трудовых отношений // И.В. Майоров. - Справочник кадровика. 2006. - №8.- С.42..

Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.

Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий.

При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и их последствий Семеникин, В.В. Кадровый документооборот/ В.В. Семеникин, - М.: Эксмо. 2010. - С.52..

В целом к организации кадровой работы нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности кадровиков. Максимально подробно обсудить в кругу управленцев своего предприятия, что именно должен сделать отдел кадров, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы.

Главная функция и первоочередное назначение работника -- это содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения компании человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников.

Основные задачи отдела кадров Кадровик/ Журнал. - Кадровое делопроизводство, 2009, - № 7. - С.8.:

Подбор и расстановка кадров.

Учет личного состава и ведение кадровой документации.

Контроль соблюдения дисциплины труда.

Повышение квалификации работников.

Проведение аттестации.

Формирование кадрового резерва.

Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.

Поддержание и укрепление положительного социально психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

Функции отдела кадров Цыганков, А.М. Учет кадров и кадровая документация/ А.М. Цыганков. - М.: Экономика и жизнь. - 2009. - С.62.:

Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.

Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.

Разработка штатного расписания.

Документирование приема, перевода, увольнения работников.

Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.

Документальное оформление служебных командировок.

Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.

Ведение учета работающих в организации военнообязанных.

Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.

Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.

Организация и участие в аттестации работников.

Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.

Составление планов повышения квалификации работников.

Организация табельного учета.

ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление: прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие.
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

- разрешить трудовые споры.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать:

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.12.2007) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ч. 1. Ст. 3. ). На основании ТК РФ устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации». строится работа с персональными данными сотрудников.

Также необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»., которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. На индивидуального предпринимателя данные формы не распространяются, но их кадровая документация должна по содержанию соответствовать приведенным в Постановлении документам.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно.

Таким образом, поставленная работа отдела кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом. Работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

ГЛАВА 2. ЗНАЧЕНИЕ И РОЛЬ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

документ кадры документация деловой

Кадровое делопроизводство - это система документов, позволяющая отобразить все события, происходившие с персоналом в компании. Документы, используемые в кадровом делопроизводстве, имеют стандартизированный вид (разработаны единые стандарты для всех компаний) и уникальный номер, например, приказ о приеме сотрудника форма Т-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года №1.

Кадровое делопроизводство обязаны вести индивидуальные предприниматели, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации в том случае, если происходит использование наемного труда (включая найм генерального директора).

Обязанность ведения кадрового делопроизводства установлена действующим законодательством, например, ведение Правил Внутреннего Трудового Распорядка (ПВТР) обязательны согласно ст. 189 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.12.2007) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ч. 1. Ст. 123. , график отпусков - согласно статье 123 ТК РФ, трудовой договор - согласно статье 61 ТК РФ, приказ о приеме - согласно статье 68 ТК РФ, положение о защите персональных данных - согласно статье 86 ТК РФ и Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»// Собрание законодательства РФ. 2006. - №500. и т.д.

Кадровое делопроизводство работодателя складывается из двух типов документов: локальных нормативных актов (внутренних регламентов работы, которые определяют ход рабочих процессов компании) и документации по личному составу (отображают любые перемещения, изменения в работе персонала).

В кадровом делопроизводстве принято выделять три типа локальных нормативных актов: обязательные, рекомендованные и зависящие от специфики организации. К обязательным для кадрового делопроизводства документам относятся: Правила Внутреннего Распорядка (ПВТР), штатное расписание, положение о защите персональных данных, график отпусков, положение об оплате труда и премировании, график сменности (если есть сменная работа).

Среди рекомендованных для ведения кадрового делопроизводства документов выделяют: должностные инструкции, положения о подразделениях, положения об оплате труда, положение о персонале, положение о комиссии по трудовым сборам.

Зависящие от специфики организации документы - инструкция о порядке прохождения предварительных медицинских осмотров (организации общественного питания, медицинские учреждения и др.), инструкция о порядке прохождения периодических медицинских осмотров, инструкция о порядке прохождения инструктажа при работе с опасными объектами.

Таким образом, объем локальных нормативных актов в кадровом делопроизводстве определяется спецификой организации.

Помимо локальных нормативных актов выделяют документацию по личному составу: распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы по основной деятельности), документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, информационно-расчетные документы, внутренняя служебная переписка, журналы учета и регистрации.

Каждая сторона трудовых отношений имеет свои интересы, права, обязанности и способы защиты своих интересов. При этом ГИТ (государственная инспекция по труду), как правило, будет выступать на стороне работника.

Для того чтобы организация могла максимально защитить свои интересы все локальные нормативные акты и документация по личному составу должны быть тщательно составлены с учетом действующего законодательства, в противном случае все недоработки будут трактоваться в пользу сотрудника.

Приведу такой пример, сотрудник устраивается на работу и в трудовом договоре работодатель не указывает время перерыва на обед и его длительностью, не отражены функции, которые работник обязуется исполнять, не указано место (адрес) исполнения должностных обязанностей. Помимо этого работник не ознакомлен с Правилами Внутреннего Трудового Распорядка (ПВТР), поскольку их просто не было у работодателя.

В итоге сотрудник приходит на работу не в 09.00, а в 09.30, обедает не 30 минут, как планирует работодатель, а 1 час, не выполняет часть обязанностей. В таком случае работодателю будет очень сложно доказать, что сотрудник не исполняет должностные обязанности, нарушает ПВТР и дисциплину труда. Следовательно, уволить такого сотрудника за явные, с точки зрения работодателя, нарушения будет очень сложно и придется находить обходные пути.

Вторая причина, по которой стоит организовать кадровый документооборот - это необходимость содействию государственному пенсионному страхованию и соблюдение налоговой дисциплины.

Организация ведения кадрового делопроизводства может быть осуществлена при помощи внутреннего (штатного) сотрудника - инспектора по кадрам, руководителя отдела кадров, менеджера по персоналу с расширенным функционалом, бухгалтера или секретаря с расширением функций или внешней организацией (провайдером услуг по кадровому делопроизводству) Курапова, Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб / Е.Р. Курапова. - Справочник кадровика. 2006. - №11. - С.98..

В не зависимости от того внешний или внутренний специалист ведет кадровый документооборот он будет нуждаться в определенном перечне информации. Количество и характер необходимой информации определяется наименованием документов, которые будут формироваться в кадровом делопроизводстве.

За нарушение требований законодательства о труде в компании (юридическом лице) отвечает генеральный директор (или директор), а у индивидуального предпринимателя сам предприниматель или наемный управляющий, кадровый специалист(ы) ведущие делопроизводство.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере Лопаткина, Е.А. Делопроизводство. Образцы документов / Е.А. Лопаткина. - М.: изд-во «Омега-Л», 2005. - С.59..

Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет правильно формировать:

правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае -- избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

предотвратить возможность несанкционированного использования информации Кузнецова, Т.В. Составление и оформление служебных документов: практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Т.В. Кузнецова. - М.: изд-во «Интел-Синтез», 2007. - С.83..

На основе федеральной нормативно-методической основы, регламентирующей вопросы кадрового делопроизводства, разрабатываются локальные нормативно-методические документы в сфере кадровой работы, создание которых предполагает организацию работы с кадровыми документами, с учетом учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкция по заполнению трудовых книжек Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69., разработанные на основании Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»., содержат обязательные правила, определяющие порядок заполнения трудовых книжек работников.

Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами Корнийчук, Г.А. Краткий справочник кадровика / Г.А. Корнийчук. - СПб.: Питер, 2006. - С.47..

Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:

1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;

2. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;

3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

4. Придание документам юридической силы.

Чтобы документ имел юридическую силу необходимо соблюдение следующих правил:

Работодатель обязан соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Документ может издаваться только в пределах своей компетенции;

Работодатель обязан соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документов.

Регулирование трудовых отношений, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия Кузнецова, Т.В. Составление и оформление служебных документов: практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Т.В. Кузнецова. - М.: изд-во «Интел-Синтез», 2007. - С.36..

Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно.

И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. Демин, Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2003.- С.97.

Необходимо отметить, если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие, обязаны были принимать только работодатели -- юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: (эти документы входят в число тех, которые инспекторы федеральной инспекции труда проверяют в первую очередь):

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТКРФ), заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка;

- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86--88 ТК РФ); работники организации должны быть под расписку ознакомлены с такими документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ);

- правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников.

Таким образом, регламентация вопросов документационного обеспечения управления на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности любой организации или предприятия регламентируются соответствующими законами, указами и постановлениями Президента РФ или Правительства РФ. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию.