Самоменеджмент на підприємстві

Друге і п'яте завдання є для Вас малозначними, (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати в хімчистці) - можна відкладати їх без особливого збитку для себе.

В результаті список, якщо відсортувати його по мірі пріоритетності завдання, повинен буде набрати наступного вигляду:

1. Закінчити розробку стратегічного плану розвитку.

2. У перерві привітати Петрова з днем народження.

3. Якщо встигну, отримати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.

4. У вільний час закінчити статтю по маркетингу.

5. У вільний час забрати куртку з хімчистки.

6. Якщо встигну, відповісти на лист читачки Кудрявцевой, переданий Вам редактором журналу «Маркетингові дослідження».

Людина, вдумливо плануюча свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, частенько вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час. Якщо завдання не вирішене протягом дня, вона переноситься в план наступного дня.

Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись нескінченим - гарненько подумайте, чи потрібно взагалі займатися цією справою? Якщо потрібно - чи упевнені Ви, що правильно визначили пріоритет?

Чи передбачені в системі Франкліна якісь спеціальні форми для ведення записів?

Так, передбачені. Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Франкліна.

Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх).

На початку щоденника декілька відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план - 4-й поверх).

На початку кожного місяця і кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план - 5-й поверх).

Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові завдання буквою «A», другорядні, - буквою «B» і малозначні - буквою «C») і для відмітки, вказуючої статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і, обов'язково, перевіряти в кінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою «V». Скасовані, - з тієї або іншої причини, - буквою «X» (бажано також вписати причину, по якій завдання було скасоване). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а в графі «Статус» за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.

Що робити, якщо мої плани міняються по ходу дня?

Як Ви розумієте, всі ці плани зовсім не є чимось незмінним. Наприклад, план на день, швидше за все буде змінений Вами протягом дня. У цьому немає нічого страшного, навпаки, рекомендується регулярно передивлятися Ваші плани.

«Пряме» планування з допомогою картотек і щоденників обліку часу.

Якщо мені все одно доведеться постійно коректувати свої плани, не простіше вести «прямий» облік часу, що витрачається? Чи існують такі системи, і яка їх ефективність?

Зрозуміло, подібні системи існують. Наприклад, серед вітчизняних фахівців з наукової організації праці широко відома система обліку часу біолога і математика А.А. Любіщева. З 1916 року (Любіщеву тоді було 26 років) він почав вести щорічний почасовою облік часу, що витрачався. Впродовж 56 років він щодня записував: скільки часу витрачено на основну наукову роботу, скільки часу - на додаткову, які були ще роботи, скільки часу втрачено і чому. Кожного місяця складалося зведення, щороку проводився річний баланс. Слід ще раз підкреслити: облік вівся щодня впродовж 56 років!

Зрештою система обліку часу А.Любіщева забезпечувала йому наступне:

- він зміг оцінити реальний час, який у нього був в розпорядженні.

- маючи результати обліку, він міг з високою мірою точності планувати свій час. Слід зазначити, що аналіз минулого досвіду дозволяв А.Любіщеву з високою точністю планувати час для читання конкретних книг, написання

- він зміг ефективніше використовувати той час, який звичайна людина відносить до необхідних втрат. «Утилізація «викидів часу» у нього продумана до дрібниць. При поїздках - читання малоформатних книг і вивчення мов. Англійська мова, він, наприклад, засвоїв головним чином в «викидах часу», - Д.Гранін.

- система дозволила йому зрозуміти і використовувати ефективніше зміни своїй працездатності. «Як розподілялося читання книг протягом дня? З ранку, коли голова свіжа, я беру серйозну літературу (з філософії, з математики). Коли я пропрацюю півтори-дві години, я переходжу до легшого читання - історичного або біологічного тексту. Коли голова втомлювалася, то беру белетристику», - писав А.Любіщев.

Як на практиці виглядає облік часу в системах «прямого» планування?

Вихідною точкою для організації часу в системах «прямого» планування є облік витраченого часу за допомогою точної письмової фіксації. Це робиться з використанням так званих карток щоденного обліку часу або «щоденників часу».

Чи потрібно мені записувати в картку все, чим я займаюся протягом дня?

Немає необхідності записувати все, на що витрачається Ваш час, просто відзначайте кожне переключення уваги, як описано нижче. Фіксуйте момент переключення уваги, яким би короткочасним він не здавався. Наприклад, Вас можуть відвернути колеги по роботі, телефонні дзвінки, виклик до керівництва, незаплановані відвідувачі, термінові наради і багато що інше.

Записуйте ці перемикання уваги тоді, коли вони відбуваються. Деякі помилково вважають, що будуть все пам'ятати, для проведення обліку часу в кінці робочого дня. Проте, пам'ять - поганий орієнтир, тому такий підхід ніколи не дає досить інформації.

На що ще звернути увагу при заповненні картки?

Окрім вищеперелічених, при заповненні картки обліку часу важливо дотримуватися наступних рекомендацій:

- Починайте облік часу з моменту приходу на роботу і продовжуйте до самого закінчення робочого дня.

- Якщо Ви берете роботу додому, включіть в картку час, витрачений удома.

- Робіть Ваші записи коротко, використовуйте скорочення

- Приступаючи до заповнення карток, починайте з колонок «Час», «Вид діяльності» і «Витрачений час».

- Для заповнення колонки «Пріоритет» скористайтеся матеріалами пункту 3.

- Колонку «Примітки» Ви зможете заповнити, проаналізувавши Ваші індивідуальні тимчасові втрати.

На мій погляд, ведення такої системи обліку часу має великий недолік - це дуже копітка робота.

Насправді, ведення «карток часу» займе у Вас не більше 5 - 10 хвилин в день. Якщо ж на це дійсно витрачається багато часу, це означає, що Ви дуже сильно вдаєтеся до деталей. Використовуйте більше скорочень. Якщо Ви користуєтеся комп'ютером, спробуйте ввести туди картку обліку часу у вигляді електронної таблиці, яка дозволить Вам автоматично підводити підсумок по кожному виду діяльності в кінці дня.

Що таке «щоденник часу»?

Щоденник Часу - це Ваша особиста робоча картотека, в якій зшиті окремі листи щоденного обліку часу і зібрана інша інформація, що дозволяє Вам ефективно планувати свій час. За допомогою щоденника часу Ви отримуєте повне уявлення не лише про всіх ближні і далекі терміни, але і про всі плани, диспозиції, у більш-менш великих проектах. Ви можете гнучко реагувати на різну зміну ситуації і у будь-який час актуалізовувати свої плани.

Яка структура типового «щоденника часу»?

Зазвичай «щоденник часу» має наступну структуру:

Календарна частина.

- В цю частину Ви можете «зашити» різні формуляри для місячних, декадних і денних планів з проміжними реєстрами. Особливе значення надається плану дня. Основний принцип: один аркуш на день.

- Помістіть в календарній частині листки для заміток за відповідними місяцями і декадами, які полегшать перенесення термінів і цілеустановок на окремі тижні і дні.

- Окремі денні листки Ви можете після використання зброшурувати у відповідному порядку, і з часом матимете архів часу і успіхів Вашого життя -- надійний допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів

- Нові «вхідні» денні листки мають бути забезпечені всіма термінами і завданнями з декадних і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відхід у відпустку, дні платежів і т. д., таким чином всі свої особисті справи Ви можете інтегрувати, і нічого не буде загублено за умови регулярного заповнення і контролю.

2. Розділ службових і приватних дат.

Тут на відповідних листках і формулярах Ви можете записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

- організаційні міні-плани;

- список днів народження

- терміни проведення всіляких заходів;

- листки-пам'ятки і так далі

3. Розділ адрес і телефонів.

У вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери і адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся.

Типові помилки при організації часу

Ситуація: «Мені складно дається планування часу, тому що я від народження неорганізована людина».

Помилка: Якщо Ви не навчилися самоорганізації в юності, то можете все життя вважати себе дезорганізованою людиною. Проте істина полягає в тому, що будь-яка людина в будь-якому віці може навчитися організовувати свій час. Все, що для цього потрібне - готовність піти на зміни в своєму житті, а також знання того, де, коли і як здійснювати ці зміни.

Ситуація: «Я переконаний, що планерування часу позбавляє життя елементів непередбачуваності і робить її рутинною».

Помилка: Чітке визначення своїх цілей і пріоритетів зовсім не означає, що Вас затягне в нудну і передбачену рутину. Насправді, при кращій організації свого часу, Ви надасте собі ще більше свободи дій. Наприклад, в жаркий день Ви захочете піти додому раніше. Але перед відходом Вам несподівано нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який Ви майже забули. В результаті Ви не лише не вирушаєте раніше, а ще і затримуєтеся після роботи. Якби здача звіту була у Вас заздалегідь запланована, Ви могли б внести корективи до свого робочого графіка і постаратися закінчити звіт заздалегідь, щоб звільнити час в кінці робочого дня.

Ситуація: «Щоб зробити більше, мені треба працювати ще старанніше...».

Помилка: Надто багато працюючи і перенапружуючись, Ви не лише не підвищуєте власну продуктивність праці, але, швидше за все, ще і знижуєте якість роботи, на яку витрачаєте стільки часу і сил! Навчитеся виключати з життя якомога більше «зайнятості» і замінювати її роботою з найефективнішим використанням часу.

Ситуація: «Всі мої цілі і плани у мене в голові. Я вважаю, що немає необхідності записувати їх на папері».

Помилка: Плани і цілі, не викладені письмово, правильніше вважати Вашими намірами. Ваші прагнення необхідно обернути в чітко обкреслені плани дій, перш ніж їх можна буде реалізувати. Те ж саме відноситься і до постановки цілей. Залишаючись замкнутими у Вас в голові, вони навряд чи керуватимуть Вашими діями день за днем.

Ситуація: «Як я можу скласти список своїх цілей, якщо хочу від життя так багато?»

Помилка: Дійсно, якщо Ви захочете досягти всіх можливих або навіть просто всіх бажаних цілей, Вашого життя може просто не вистачити. Якщо Ви спробуєте «обійняти неосяжне», швидше за все, доб'єтеся набагато меншого, ніж досягли б, маючи меншу кількість чітко обкреслених цілей. Постарайтеся відокремити головні цілі від другорядних. Деякі люди просто не наважуються зробити вибір. Як метелики, вони пурхають від одного до іншого, не дозволяючи собі затриматися на чому-небудь достатньо довго, щоб досягти чогось. Не здійснюйте подібної помилки. Вчіться розставляти пріоритети.

Труднощі з плануванням часу, як правило, виникають не при вивченні методів планування, а при спробі упровадити їх в практику Вашої власної роботи. Тому, переходячи до практичного освоєння планування, постарайтеся послідовно дотримуватися наступних рекомендацій.

Висновки та пропозиції

Уміння ладнати з людьми - це менеджмент, уміння ладнати з часом - самоменеджмент. Причому якість останнього визначає ефективність першого. Самоменеджментом називають послідовне і доцільне використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально і з сенсом використовувати свій час.

Самоменеджмент є послідовним і цілеспрямованим використанням випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально і з сенсом використовувати свій час.

Основна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб максимально використовувати власні можливості, свідомо управляти перебігом свого життя (тобто самовизначатися) і долати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті.

Щоденне розв'язування різного роду завдань і проблем можна представити у вигляді різних функцій, які перебувають в певній взаємозалежності між собою і, як правило, здійснюються в певній послідовності. Процес самоменеджменту в аспекті послідовності виконання конкретних функцій охоплює шість фаз:

- постановка мети;

- планування;

- прийняття рішень у конкретних справах;

- організація і реалізація;

- контроль;

- інформація і комунікація.

У роботі розглянуто прогресивні методики планування, практичні поради і рекомендації по ефективній організації своїй діяльності, плануванню робочого часу, встановленню пріоритетів в роботі. Практичні рекомендації щодо складання розпорядку дня і організації трудового процесу в цілях досягнення поставленої мети. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку - оптимізації трудового процесу.

Також ознайомились з такими принципами самоменеджменту, як мимовільність, «зануреність» системи, спрямованість самоорганізації, штучний початок, ресурсна підтримка, поєднання стрибкоподібних і еволюційних процесів, паралельність, концептоємкість, віртуальність, подвійність самоврядування та додатковість само менеджменту.

Розглянули поняття мотивація та самомотивація. Мотивація - спонукання до чого-небудь. Нас може хтось спонукати до певної діяльності або ми спонукаємо до неї самі себе, і тоді йдеться про самомотивацію. Самомотивацію нині розглядають як частину соціального інтелекту людини. Його визначає те, наскільки швидко людина адаптується в швидко змінній ситуації, чи може пред'явити себе в суспільстві, наскільки він емоційно чутливий до змін в поведінці співрозмовника і так далі.

Практика менеджменту виробила ряд критеріїв, що дозволяє активізувати діяльність працівників в процесі управління. В нашій роботі ми розглянули деякі з них, а саме: будь-які дії повинні бути осмисленими, більшість людей переживають радість від роботи, кожен на своєму робочому місці хоче показати, на що він здатний, кожен прагне виразити себе в праці, практично кожен має власну точку зору на те, як можна поліпшити свою роботу, її організацію та багато інших.

Також визначено, що для забезпечення складних, скоординованих, ефективних дій потрібні компетентні, високоорганізовані, наполегливі і сміливі керівники, менеджери. Вони повинні мислити глобально, діяти, орієнтуючись на міжнародні стандарти. Для забезпечення ефективної роботи менеджер повинен уміти використовувати різні інструменти впливу на виконавців. Це прямі методи (тобто методи особистого спілкування) і непрямі.

Особливість сучасного погляду на керівника як лідера колективу полягає в тому, що він розглядається як носій інноваційної організаційної культури, як основний ініціатор послідовних змін в організації. Найважливіші риси сучасного керівника: професіоналізм, здатність вести за собою колектив, прагнення створювати і підтримувати хороший психологічний клімат неможливо без роботи над собою, без самоменеджменту.

В першу чергу потрібно розглянути як ПП «Конекс» забезпечене ресурсами. Для цього потрібно визначити такі показники: матеріальні запаси, основні засоби, оборотні активи, власний капітал, залучений капітал.

Забезпечення ресурсами ПП «Конекс» мають тенденцію зростання. Так матеріальні запаси в 2009 в порівнянні з 2007 та 2008 роками зростають на 238,75 та 113,56 тис. грн. відповідно. Зростання матеріальних запасів звичайно є позитивним для підприємства, але поряд з тим це свідчить про нераціональне використання матеріальних запасів та витрачення підприємством додаткових коштів на зберігання додаткових матеріальних запасів, які не використовуються на даний момент. Негативним для підприємства є зниження оборотних активів на 5099,88 та 5398,36 тис. грн., а це означає, що підприємство буде в змозі розрахуватися за свої зобов'язання за досить короткий термін. Також, аналізуючи досліджуваний період, можна відзначити, що власний капітал збільшився відповідно на 2680,0 та 1258,9 тис. грн., тобто підприємство стало володіти додатковими резервами, які можна використати для розширення виробництва.

Згідно з даних, що були зазначені в фінансовій звітності, можна зробити деякі висновки про собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг). Собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг) порівнюючи 2007-2009 рр. зросла на 40,28%. Зміна собівартості безпосередньо істотно залежить від зміни обсягу виробництва та безпосередньо від впровадження нової техніки та технології.

З 2007 року ПП «Конекс» з кожним роком отримує все більше прибутку. Так, на протязі 2007-2009 рр. чистий прибуток зріс на 49,68%. Зростання прибутку пов'язане безпосередньо із зростанням продажу продукції та розширенням спектра послуг.

Для ПП «Конекс» характерною є активна кадрова стратегії з її підвидом - авантюристичною кадровою стратегією. Проблеми при реалізації подібної кадрової політики можуть виникнути в тому випадку, якщо підсилиться вплив факторів, які раніше не включалися в розгляд, що призведе до різкої зміни ситуації, наприклад, при істотній зміні ринку, появі нового товару, що може витиснути наявний зараз у підприємства. З погляду кадрової роботи необхідно буде провести перенавчання персоналу, однак швидка й ефективна перепідготовка може бути успішно проведена, наприклад, на підприємстві, що володіє скоріше молодим персоналом (характерно для ПП «Конекс»), чим на підприємстві, що має дуже кваліфікований, добре спеціалізований персонал літнього віку. Таким чином, поняття "якість персоналу" включає ще один параметр, що швидше за все не був врахований при підготовці плану кадрової роботи в рамках даного типу кадрової політики.

Формування інформаційно-технологічного суспільства, інтелектуалі-зація економіки, розвиток інноваційного підприємництва сприяють перетворенню інформації в стратегічний ресурс і фактор стійкого соціально-економічного розвитку країни. Більше того, типовим стає процес швидкого застарівання знань, їх девальвації. За таких умов особливого значення набуває досвід і система цінностей людини, її інформаційна культура, здатність до безперервної освіти.

Список використаних джерел

1. Конституція України. - К.: Україна, 1996.

2. Про господарські товариства: Закон України // Відомості Верховної Ради України. 1991. - №31.

3. Про банкрутство: Закон України // Відомості Верховної Ради України. 1992. - №31.

4. Албасова Л.Н. Технологии эффективного менеджмента: Учебно-практическое пособие. - М.: «Издательство Приор», 2007. - 228 с.

5. Брас А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие. - Мн.: Закон и право: ЮНИТИ, 2006.

6. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Менеджмент в організації: Навч. Посіб. Для студ. Екон. Спец. Вузів. - К.: «Кондор». - 2005. - 654 с.

7. Виханський О.С., Наумов А.И. Практикум по курсу «Менеджмент». - М.: Гардарики, 2004.

8. Вітлінський В.В., Наконечний С.І. Ризик у менеджменті. - К.: Тов. «Борисфен-М», 2006. - 336 с.

9. Герасимчук В.Г. Розвиток підприємства: діагностика, стратегія, ефективність. - К.: Вища школа, 2005.

10. Гірняк О.М., Лазановський П.П. Менеджмент: теоретичні основи і практикум: навч.посіб. для студентів вищих закладів освіти. - К.: «Магнолія плюс», Львів: «Новий світ - 2000», 2003. - 336 с.

11. Гончаров В.В. Менеджмент в рамках основних фаз управленческого цикла. - М.: МНИИПУ, 2007.

12. Гріфін, Янцура В. Основи менеджменту: Підручник. - Львів: БАК, 2001. - 624 с.

13. Десслер Гари. Управление персоналом / Пер. с англ.. - М.: БИНОМ, 2007. - 432 с.

14. Довгань Л.Є. Праця керівника або практичний менеджмент: Навч. Посібник. - К.: «Екс. Об.», 2002. - 384 с.

15. Економіка підприємства: Підручник / За заг. ред. С.Ф. Покропивного - вид. 2-ге перероблене та доповнене. - К.: КНЕУ, 2000. - 528 с.

16. Журавлев П.В. и др.. Мировой опит управления персоналом: Монография. - М.: Деловая книга, 2004. - 232 с.

17. Кнорринг В.И. Искусство управления: Учебник. - М.: БЕК, 2007. - 288 с.

18. Кредісов А. Менеджмент для керівників. - К.: Знання, 1999. - 556 с.

19. Крушельницька О.В. Управління персоналом: Навч. Посібник. - К.: Кондор, 2003. - 296 с.

20. Кузьмін О.Е., Мельник О.Г. Основи менеджменту: Підручник. - К.: Академвидав, 2003. - 416 с.

21. Лидерство в менеджменте. - М.: Принт-Ательэ, 1999. - 216 с.

22. Ломберт Том. Ключові проблеми керівника, 50 перевірених способів вирішення проблем / Пер. З англ.. - К.: Наукова думка, 2007. - 303 с.

23. Мардас А.С., Мардас О.А. Организационный менеджмент. - СПб: «Питер», 2003. -336 с.: ил.

24. Марченко О.І. Менеджмент організацій: Навч. Посібник. Вінниця: ВІРЕУ, 2005.

25. Немцов В.Д., Довгань Л.С. Стратегічний менеджмент. Київ: 2002. -560 с.

26. Осовська Г.В., Осовський О.А. Менеджмент організацій: Навч. Посібник. - К.: Кондор, 2005. - 860 с.

27. Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика: Підручник для вузів. Тернопіль. Карт-бланш, 2007. - 450 с.

28. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник. - К.: Академвидав, 2003. - 607 с.

29. Черкасов В.В., Платонов С.В., Третяк В.И. Управленческая деятельность менеджера. - ВАКЛЕР, ХОУП, 1998. - 136 с.