Особливості проектування системи менеджменту на прикладі агентства нерухомості

1 етап: Виникнення ситуації, яка вимагає прийняття рішення.

1.1. Розширення діяльності на території Західної України.

1.2. Вирішення цієї проблеми призведе до розширення діяльності організації.

1.3. Інформація щодо даної проблеми повинна бути достовірна, повна і точна.

2 етап: Збір і обробка інформації щодо розроблених методів менеджменту.

2.1. Інформацію збирає заступник директора з реклами та розширення діяльності організації..

2.2. Інформація оцінюється на достовірність, точність, за часом отримання.

2.3. Проблема повинна бути вирішена з максимальною корисністю для організації, з мінімальними затратами часу.

3 етап: Виявлення та оцінка альтернатив, закладених розроблених методах менеджменту.

3.1. Альтернативні варіанти:

-возширювати діяльність на території Західної України.

-не розширювати діяльність

3.2. Проводиться порівняння ефективності альтернатив:

-перща альтернатива вимагає значних фінансових витрат але передбачає в подальшому отримання великих доходів.

-друга альтернатива не потребує витрат але і збільшення доходів організації вона не передбачає.

4 етап: Підготовка та оптимізація управлінського рішення, яке приймається.

4.1. Оптимальною є перша альтернатива.

4.2. Заступник директора розробляє проект розширення діяльності.

5 етап: Прийняття управлінського рішення.

5.1. Проект рішення обговорюється на нараді директора і його заступників.

5.2. Дане рішення затверджує директор.

5.3. Оформляється наказ директора про виконання рішення.

6 етап: Реалізація управлінського рішення та оцінка результатів.

6.1. Заступник директора із реклами та розширення діяльності організовує виконання рішення.

6.2. Контроль здійснюється директором.

6.3. Звіт про виконання відділ кадрів у письмовій формі подає директору підприємства заступник директора з реклами та розширення діяльності..

1 етап: Виникнення ситуації, яка вимагає прийняття рішення.

1.1. Недостатня реклама.

1.2. Це може призвести до зменшення доходів організації

1.3. Інформація щодо даної проблеми повинна бути об'єктивна, достовірна і точна.

2 етап: Збір і обробка інформації щодо розроблених методів менеджменту.

2.1. Дана інформація отримана від заступника директора з реклами.

2.2. Інформація оцінюється на достовірність, точність, за часом отримання.

2.3. Проблема повинна бути вирішена з максимальною корисністю для організації, з мінімальними затратами часу.

3 етап: Виявлення та оцінка альтернатив, закладених розроблених методах менеджменту.

3.1. Альтернативні варіанти:

- здійснити рекламу агенства на тв, в газетах.

- знизити ціни на послуги, оскільки це теж привабить нових клієнтів.

3.2. Проводиться порівняння ефективності альтернатив:

- першу альтернатива потребує певних витрат, але в подальшому гарантує нових клієнтів, що є вигідним для організації.

- друга альтернатива не вигідна фінансово, дуже великі втрати будуть в організації, що я не вигідним.

4 етап: Підготовка та оптимізація управлінського рішення, яке приймається.

4.1. Оптимальним варіантом є перша альтернатива, оскільки при менших витратах є можливість привабити велику кількість нових клієнтів.

4.2. Заступник директора з реклами займається розробкою цього проекту.

5 етап: Прийняття управлінського рішення.

5.1. Рішення обговорюється на нараді директора і його заступників.

5.2. Дане рішення затверджує директор.

5.3. Рішення оформляється директором і дається розпорядження про його виконання, також розпорядження про виділення коштів на цей проект.

6 етап: Реалізація управлінського рішення та оцінка результатів.

6.1. Заступник директора із реклами організовує виконання рішення.

6.2. Контроль здійснюється директором та головним бухгалтером.

6.3. Заступник директора із загальних питань доповідає директору про позитивні результати змін в колективі.

1 етап: Виникнення ситуації, яка вимагає прийняття рішення.

1.1. Підвищення рівння заробітньої плати.

1.2. Це може призвести до стимулювання працівників щодо виконання роботи.

1.3. Інформація щодо даної проблеми повинна бути достовірна, повна і точна.

2 етап: Збір і обробка інформації щодо розроблених методів менеджменту.

2.1. Інформацію збирає бухгалтер і перевіряється директором.

2.2. Інформація оцінюється на достовірність, точність, за часом отримання.

2.3. Проблема повинна бути вирішена з максимальною корисністю для організації.

3 етап: Виявлення та оцінка альтернатив, закладених розроблених методах менеджменту.

3.1. Альтернативні варіанти:

- підвищити з п працівникам.

- надати місячну премію працівникам.

- не витрачати кошти на працівників, оскільки ми плануєм розширювати свою діяльність і це потребує значних затрат.

3.2. Проводиться порівняння ефективності альтернатив.:

-альтернатива перша є ефективною і стимулюватиме працівників до кращого виконання своїх обовязків.

-друга альтернатива є менш ефективною, оскільки стимул працівникам буде лише на певний час.

-третя альтернатива не передбачає витрат на працівників.

4 етап: Підготовка та оптимізація управлінського рішення, яке приймається.

4.1. Оптимальний варіант:

перша альтернатива, оскільки є дуже ефективною.

4.2. Бухгалтер розробляє план, збирає потрібну інформацію.

5 етап: Прийняття управлінського рішення.

5.1. Рішення обговорюється на нараді директора і його заступників.

5.2. Дане рішення затверджується директором.

5.3. Наказ директора про виконання рішення і виділення кожного місяця суми коштів на заробітну плату працівникам.

6 етап: Реалізація управлінського рішення та оцінка результатів.

6.1. Бухгалтер займається виконання даного рішення.

6.2. Контроль здійснюється директором та заступником.

6.3. Заступник директора доповідає директору про позитивні результати змін в організації.

Види комунікацій

Характеристика окремих видів комунікацій

Приклади використання інформації при різних видах комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій

1

2

3

4

1. За сферою охоплення.

-між організацією і зовнішнім середовищем

Із споживачами зв?язок через рекламу. З державними та місцевими органами - через звітні документи. З постачальниками - через укладання контрактів, ділові переговори. З представниками масмедіа та контактними аудиторіями - презентації, брифінги.

У рекламних зверненнях подається інформація про послуги, адресу, контактний телефон. У звітах - інформація про головні аспекти діяльності підприємства. При укладенні контрактів використовується інформація про умови, терміни, обсяги поставок, ціни.

Типові звітні документи, ділові листи, контракти, прейскуранти, рекламні буклети.

2.За рівнем прийняття.

- від вищих рівнів управління до нижчих

Передається інформація про планові завдання, зміни у діяльності організації, нововведення.

Заступник директора інформує працівників про впровадження матеріальних та моральних стимулів.

Це рішення вимагає оформлення наказу.

-від нижчих рівнів управління до вижчих

Передається інформація про недоліки у роботі, прохання, пропозиції, рекомендації

Головний бухгалтер рекомендує директора одного зі своїх підлеглих на посаду провідного заступника

Ця інформація подається у вигляді рекомендації.

-між різними підрозділами

Передається інформація стосовно конкретних взаємозалежних сфер, параметрів.

Заступник директора з реклами, бухгалтерія обмінюються інформацією про встановлення цін на послуги на наступний місяць

Передається у вигляді калькуляцій цінників, прейскурантів, графіків.

- між менеджером і його підлеглими (робочою групою)

Передається інформація про конкретні завдання, що стоять перед робочою групою керівника, зміну технології роботи групи, очікувані зміни у структурі групи.

Директор інформує бухгалтера про очікування на податкову перевірку діяльності підприємства.

Директор видає розпорядження та інструкції щодо перевірки усіх бухгалтерських документів

3.За формою виникнення

-формальні

Передається офіційна інформація організаційними комунікаційними

каналами в межах організаційної структури управління.

Директор видає розпорядження бухгалтерії про збільшити розмір фонду

оплати праці на підприємстві.

Головний бухгалтер виконуючи розпорядження, користуються наказом

директора, затвердженим від 10.02.2010р.

-неформальні

Передається між працівниками організації неофіційно і може стосуватися будь-яких сфер (виробничо-господарської, особистої, культурної, соціальної тощо).

Працівник відділу кадрів розповідає колезі про свої сімейні проблеми.

Приватна розмова, базою для якої служать документи про розлучення.

4. За способом здійснення

-вербальні

Словесні комунікації, які здійснюються через розмови, усні заяви, повідомлення.

заст.. директора повідомляє директора про низьку кваліфікованість працівників

-

-невербальні

Несловесні комунікації, які здійснюються з використанням мови жестів(погляду, виразу обличчя тощо).

Бухгалтер власним виразом обличчя виявив незадоволення від нового Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств».

-

ДНІ

Режим робочого дня

Понеділок - П'ятниця

10.00 - 22.00

Субота, Неділя

10.00 - 18.00

Характеристика груп працівників

Види формальних груп

Формальні групи (фактична)

Склад

Директор і його заступник,головний бухгалтер

Заступник директора з реклами та працівник відділу продажу та оренди квартир та будинків

Працівники відділу продажу та оренди квартир і будинків*

Чисельність

3

2

3

Характеристика зв'язків

Формальні, лінійні зв'язки;горизонтальні і вертикальні

Формальні зв'язки

Формальні зв'язки

Мотиви виникнення

Вдосконалення процесу роботи на підприємстві

Збільшення обсягів реклами (видів).

Формування системи оптимального забезпечення контролю за діяльністю підприємства.

Заходи з підвищення ефективності

Систематичний аналіз всіх даних фірми, обговорення нових проблем, пропозицій

Просування фірми на ринок за рахунок реклами.

Матеріальне стимулювання за якісну роботу,створення сприятливих умов праці і підбір кваліфікованих кадрів.

*- раціональні формальні групи.

Характеристика груп працівників

Види неформальних груп

Неформальні групи (фактична)

Вид

Група любителів азартних ігор

Група лютелів автомобілів

Склад

Працівники різних відділів

Директор, заступник директора*

Чисельність

10

2

Характеристика зв'язків

Спільні інтереси

Спільні інтереси

Мотиви виникнення

Необхідність відпочити від роботи

Спільні інтереси

Заходи з підвищення ефективності

Створення кімнати для відпочинку

Надання інформації про автомобільні новинк

Підходи до ефективного керівництва

Загальна характеристика

Обґрунтування параметрів керівництва конкретними посадовими особами апарату управління

Директор

Заступник з реклами

Головни

бухгалтер

1

2

3

4

5

1.Форми влади:

-примусу

Базується на забезпеченні впливу працівників через примус, їхній страх втратити роботу, повагу, захищеність. Використовує різноманітні санкції (адміністративні, дисциплінарні, матеріальні тощо).

+

-

-

винагороди

Базується на використанні керівником необхідної поведінки підлеглих на засадах застосування системи матеріального та морального стимулювання.

-

+

-

законна

Базуються на традиціях, що склались в організації у сфері взаємопідпорядкування між керівником та підлеглими.

-

-

-

еталонна

Базується на харизмі керівника, тобто силі його особистих якостей, рис, здібностей, що здатні викликати ініціативу у підлеглих.

-

+

-

експертна

Базується на володінні керівником особливими знаннями, які можуть задовольнити потреби виконавців.

-

-

+

дисциплін

Базується на поведінці підлеглих, яка відображає дотримання установлених стандартів, критеріїв, інструкцій, методик, наказів, розпоряджень тощо. При цьому важливу роль відіграє якість законодавчої, нормативної, адміністративної, інструктивної та ін. бази.

+

-

-

Інформац.

Базується на використанні широкого спектру інформації, якою володіє менеджер. Ефективність використання цієї влади залежить від якості, достовірності та повноти інформації. Важливу роль при цьому відіграє система комунікацій та обробки інформації.

-

-

+

2.Стилі керівництва:

-на засадах систем Р. Лайкерта

Запропоновано 4 системи керівництва, які базуються на оцінці поведінки керівника: експлуататорсько-авторитарна, доброзичливо-авторитарна, консультативно-демократична, на засадах участі працівників.

-

-

-

-через структуру та увагу до підлеглих

Передбачає звернення уваги не лише на роботу, алей на підлеглих, та формування такої поведінки керівника, яка враховує особливості внутрішньої організації та взаємодії груп підприємства.

-

-

-

на засадах управлінської гратки Р. Блейка і Дж. Моутон

Виділено 5 стилів керівництва у залежності від різноманітного поєднання керівником врахування інтересів виробництва та людей: збіднене управління, влада-підпорядкування, організаційне управління, управління на засадах приміського клубу, групове управління.

-

-

-

на засадах ситуаційної моделі Ф. Фідлера

Виділено 7 стилів керівництва, які керівнику доцільно застосовувати у конкретних ситуаціях, що формуються під впливом таких чинників: взаємовідносини між керівником і підлеглими, структурованість завдання та посадові повноваження керівника.

-

-

-

“шлях-ціль” Т. Мітчела і Р. Хауса

Базується на спрямуванні керівництвом підлеглих на досягнення цілей через вплив на шляхи їх досягнення: роз'яснення підлеглому завдань, підтримка дій підлеглих, наставництво тощо. При цьому виділено 4 стилі керівництва: стиль підтримки, інструментальний, партисипативний, орієнтований на досягнення успіху.

+

+

+

на засадах врахування життєвого циклу П. Херсі та К. Бланшара

Виділено 4 стилі керівництва (вказівка, передавання, участь підлеглих у прийнятті рішень, делегування), вибір якого керівником залежить від «зрілості» виконавців.

-

+

+

на засадах прийняття рішень в. Врума та Ф. Йєттона

Концентрує увагу на виборі керівником конкретного стилю керівництва (автократичних стилів, консультативних, повної участі) залежно від конкретної ситуації, яка характеризується параметрами якості рішень та факторів, що обмежують згоду підлеглих.

+

-

-

узгоджене керівництво

Базується на узгодженні між керівником та підлеглим власних потреб: завдань, затрачених зусиль та мотивування.

-

-

-

Трансформ керівництво

Базується на створенні умов для творчого та самостійного виконання завдань підлеглими, фактично відмовляючись від здійснення прямого керівництва. Значну роль при цьому відіграють харизма керівника, персоналізація уваги, стимулювання інтересу.

-

-

-

керівництво на засадах попарних вертикальн зв'язків Гріна

Базується на припущенні, що сприйняття керівником підлеглого впливає на поведінку керівника, відповідно зумовлюючи поведінку підлеглого. Відповідно до цього керівник може змінювати власний стиль керівництва відповідно до очікувань та потреб підлеглих.

-

-

-

Фактори, які відображають професійні якості керівників

Посади керівників

Директор

Головний бухгалтер

Заступник директора з реклами

Рішучість

5

5

5

Твердість

5

5

5

Принциповість

5

5

4

Організаторські здібності

5

4

5

Врівноваженість

5

5

5

Дисциплінованість

5

5

5

Професійна підготовка

5

5

5

Досвід роботи

5

5

5

Комунікабельність

5

4

5

Авторитет

5

4

4

Гнучкість

5

4

4

Компетентність

5

5

5

Здатність до нововведень

5

4

5

Всього

65

60

62