Система автоматизованого управління роботи з кадрами (на прикладі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації)

Для цього розробляються та впроваджуються нормативні документи, посадові інструкції (додаток 19).

Робоче місце працівника кадрової служби організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовувалися на виконання безпосередньо функціональних обов'язків.

Робочі приміщення працівників кадрової служби з огляду на характер робіт умовно поділяють на такі зони:

-- управління (робочі приміщення заступника керівника установи по роботі з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

-- роботи з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

-- роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання і видачі документів та матеріалів);

-- приймальня (відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, а в разі потреби заповнити формуляри кадрових документів);

-- контактів, або зона конфіденційного спілкування з відвідувачами (ізольоване приміщення з інтер'єром, що сприяє довірчій розмові);

-- кодування та зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

У всіх робочих приміщеннях повинні бути забезпечені відповідні умови праці.

Відповідно до кваліфікаційної характеристики затвержденої Міністерством праці та соціальної політики від 29.10.02 р. основними завданнями та обов'язками менеджера (управителя) з персоналу є:

-- організація роботи із забезпечення персоналом відповідно до загальних цілей розвитку підприємства, установи, організації та конкретних напрямів кадрової політики;

-- забезпечення роботи з укомплектування підприємства, установи, організації працівниками потрібних професій, спеціальностей згідно з кваліфікаційними рівнями і профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями, з урахуванням можливостей максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника;

-- безпосередня участь у розробленні бізнес-планів у галузі забезпечення трудовими ресурсами з урахуванням перспектив розвитку підприємства, установи, організації, змін у складі працівників через впровадження нової техніки і технології;

-- організація роботи з проведення досліджень, прогнозування та визначення потреби в кадрах на підставі планів економічного і соціального розвитку підприємства;

-- розроблення та реалізація комплексу програм щодо роботи з персоналом із питань найму, звільнення, переводу робітників, залучення та закріплення працівників з урахуванням перспектив їх професійного захисту;

-- інформування та надання консультацій керівникам різних рівнів з питань управління персоналом;

-- організація роботи з навчання персоналу, перепідготовки та підвищення їх кваліфікації, проведення оцінки результатів трудової діяльності працюючих, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад;

-- забезпечення створення нормативно-методичної бази управління персоналом та практичне впровадження методичних і нормативних розробок;

-- організація розробки та прийняття заходів щодо удосконалення управління персоналом, контроль виконання керівниками підрозділів постанов, наказів та розпоряджень з питань роботи з кадрами;

-- участь у плануванні соціального розвитку колективу, вирішенні трудових спорів та конфліктів;

-- контроль додержання трудового законодавства у роботі з персоналом;

-- забезпечення постійного вдосконалення процесів управління персоналом на основі впровадження соціально-економічних та соціально-психологічних методів управління, передових технологій кадрової роботи, створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної та оргтехніки, комунікацій та зв'язку;

-- організація проведення табельного обліку, складання і виконання графіків відпусток, контроль стану трудової дисципліни і дотримання працівниками правил внутріш нього трудового розпорядку;

-- забезпечення складання встановленої звітності з обліку особистого складу та роботи з персоналом.

Для правильного і своєчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи має володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться в установі на належному рівні. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на співробітника, який призначається наказом керівника організації.

Облік кадрів забезпечує вірогідні відомості:

-- про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

-- про зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін;

-- про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

-- про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників, нагородження;

-- про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Щоб одержати згадані та інші дані про особовий склад, кадрова служба й веде відповідну кадрову документацію.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує ця документація правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

У документації з особового складу відображується діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів.

Службові документи з особового складу є підставою для:

1. Надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду та фах.

2. Одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях.

Особливо зростає значущість документації з особового складу, коли працівник досягає пенсійного віку.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

За функціями управління кадрами виділяють такі основні групи документів:

-- особисті та особові документи працівників;

-- організаційно-розпорядча документація;

-- первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які юридично підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність.

Особистими також є документи, видані установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату. До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника -- атестаційний лист, подання про призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу, заповіт тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установою. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві.

Первинна облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи:

- вихідні (початкові) облікові документи;

- похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення -- забезпечити повну, вірогідну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи. До цієї підгрупи облікових документів належать: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (вказівні списки, книги обліку). Вказана підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи:

1. З обліку прийняття, переведення та звільнення працівників;

2. Що фіксують заробітну плату;

3. Щодо службової атестації та присвоєння звань, категорій тощо;

4. Які відображують рівень освіти працівників;

5. Щодо зарахування до резерву кадрів;

6. Документи з пенсійного забезпечення;

7. По нагородження, присудження державних премій тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає такі стадії:

- документування трудових правовідносин працівників з підприємствами, організаціями;

- ведення особових справ і трудових книжок працівників;

- ведення довідково-облікової та звітної роботи, документування роботи з резервом;

- документування атестації кадрів;

- документування призначень, допомог і пенсій;

- документування нагороджень.

Облік руху кадрів

Документацiйне забезпечення руху особового складу у організації вiдiграє чи не найголовнiшу роль. Це позначається як на якості роботи керiвника, так i пiдлеглих. Знання Кодексу законiв про працю України (КЗпП) - найголовнiший елемент кадрової роботи, бездоганне ведення документацiї з особового складу допомагає запобігти появі конфлiктів.

Своєрiдним "вiтанням" та "прощанням" у дiлових вiдносинах керiвника та пiдлеглого є приймання та звiльнення працiвника. Приймання громадян на роботу здійснюється шляхом укладання трудового договору або трудової угоди.

Відповідно до статті 21 КЗпП України трудовий договiр є угодою мiж працiвником та власником пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, згідно з якою працiвник зобов'язується виконувати роботу за певною спецiальнiстю, квалiфiкацiєю або посадою, пiдпорядковуючись внутрiшньому трудовому розпорядку, а власник пiдприємства або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працiвникові заробiтну плату та забезпечувати необхiднi для виконання роботи умови працi, передбаченi законодавством про працю, колективним договором i угодою сторiн.

Сформульоване у трудовому законодавствi визначення трудового договору дає змогу вiдрiзнити його вiд iнших цивiльно-правових договорiв.

Трудовi контракт укладаються: на невизначений строк; на визначений строк, що встановлюється за угодою сторiн; на час виконання певної роботи (додаток 18).

Строковий контракт на визначений строк вiдрiзняється вiд договору, укладеного на невизначений строк тим, що, по-перше, адмiнiстрацiя може припинити трудовi вiдносини з робiтником пiсля закiнчення строку договору без зазначення причин; по-друге, працiвник може вiдмовитися вiд права звiльнення за власним бажанням протягом усього строку договору. Трудовий контракт на час виконання певної роботи укладається в тому разі, коли час завершення роботи може бути визначений лише приблизно.

Особливою формою трудового договору є контракт, за яким строк дiї, права, обов'язки та вiдповiдальнiсть сторiн, умови матерiального забезпечення i органiзацiї працi працiвника, умови розiрвання, в тому числi дострокового, можуть встановлюватись угодою сторiн. Контракт укладається обов'язково у письмовiй формi в двох примiрниках. За два мiсяцi до закiнчення строку чинностi контракту за угодою сторiн його може бути продовжено або укладено на новий термін..

Відповідно до ст.21 КЗпП України власник або уповноважений ним орган може вимагати від працівника, який працює по безстроковому трудовому договору, укладення контракту лише в тому випадку, якщо він відноситься до категорії працівників, які відповідно до законів України працюють за контрактом.

Укладання контракту у випадках не передбачених законами України не допускається, оскільки це знижує рівень соціального захисту працівників і вступає в протиріччя з вимогами конвенції МОП №158 (1982 р.), яка ратифікована Верховною Радою 04.02.94 р.

Особи, якi вперше влаштовуються на роботу i не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або iнший документ про освiту чи професійну підготовку.

У разі прийняття на роботу забороняється вимагати вiд громадян вiдомості про їхню партiйну та нацiональну приналежнiсть, вiросповiдання, походження, а також документи, що не передбачені законодавством.

Працiвник вважається прийнятим, якщо на нього оформлений наказ (розпорядження), що оголошується йому пiд розписку. В наказi чи розпорядженнi повинно бути вказано, на яку роботу (посаду) приймається особа. На пiдставi наказу чи розпорядження вноситься відповідний запис до трудової книжки працiвника.

Крiм перелічених вище дiй під час прийому на роботу потрiбно ознайомити працiвника з колективним договором, правилами внутрiшнього розпорядку; дорученою роботою, умовами оплати працi, правами та обов'язками; проiнструктувати про правила санiтарiї та гiгiєни працi, iнші правила охорони працi та безпеки життєдіяльності.

Стабiльнi трудовi вiдносини, які вiдповiдають iнтересам обох сторiн трудового договору дають змогу керiвникові пiдприємства створювати високопрофесiйнi трудовi колективи, здатні ефективно вирiшувати поточні та перспективнi виробничi завдання. Разом з тим у сторiн трудового контракт може виникнути необхiднiсть припинення дiї трудової угоди.

У кадровому дiловодствi послiдовнiсть розiрвання трудового договору майже така сама, як i його укладання. Оформляється наказ чи розпорядження про звiльнення працiвника з займаної посади. В ньому вказуються причини та пiдстави звiльнення. На основі наказу чи розпорядження робиться запис у трудовiй книжцi, яка видається працівникові пiд розписку в день звільнення. Особова справа передається до архiву.

Міністерство праці та соціальної політики України 8 червня 2001 р. наказом № 259 внесло зміни до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. В результаті, фізичні особи отримали повноваження щодо ведення та внесення відповідних записів до трудових книжок працівників.

Згiдно із законодавством про працю громадяни при оформленнi на роботу подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду, до певного структурного пiдроздiлу органiзацiї.

Хоч заява складається за довiльною формою, багаторiчною практикою вироблена певна схема розташування реквiзитiв i написання тексту цього документа (додаток 4).

Заява складається з таких реквiзитiв:

-- адресат (назва органiзацiї або службової особи);

-- вiдомості про заявника (прiзвище, iм'я, по батьковi, зазначені повністю в родовому відмінку, домашня адреса, телефон в окремих випадках -- займана посада);

-- назва виду документа (заява);

-- текст;

-- перелiк додаткiв (копій документів) iз зазначенням кiлькостi сторiнок;

-- пiдпис автора;

-- дата написання заяви.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої праці в правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна частина заяви пишеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято застосовувати прийменник від.

Заяву про прийняття на роботу рекомендується писати на папері формату А4. Це забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься.

Посадова особа, яка має право приймати на роботу, зі свого боку також робить документальні дії -- на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається наказ про приймання (призначення) на посаду.

За аналогiчною схемою складають й iншi заяви з кадрових питань, але ці документи мають певнi особливостi щодо написання деяких реквiзитiв:

-- при адресуваннi заяви органiзацiї, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, достатньо назвати посаду i мiсце роботи (структурний пiдроздiл);

-- у текстi заяви формулюється прохання (висновок) i дається його обгрунтування (докази).

За допомогою стандартного бланка заяви про звільнення (форма 1к) і картки звільненого (форма 2к) можна зробити аналіз складу працівників за віком, статтю, стажем роботи, причин звільнення.

У разі звільнення працівника з ініціативи адміністрації (власника або уповноваженого ним органу) необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого останньому подається письмове звернення .

До групи кадрових документiв належать накази з особового складу, якi регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звiльнення, надання рiзного виду вiдпусток, стягнення, заохочення i вiдрядження.

Наказ з особового складу -- це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки. Складають накази на підставі заяв громадян, службових записок та заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо ( дадоток 9, 11).

Порiвняно з наказами з основної дiяльностi, складання i оформлення наказiв з особового складу має певнi особливостi. У їх заголовках пишуть: "З особового складу". Констатуюча частина може бути відсутня. В розпорядчій частинi пункти розмiщують у такiй послiдовностi: призначення на посаду, переведення, звiльнення з займаної посади, змiна прiзвища тощо.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних -- міститься інформація тільки про одного співробітника, в зведених -- про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (приймання на роботу, звільнення, зміна прізвища тощо). Складаючи зведені накази, необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження і т. ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових переміщень, які зберігаються 75 років. Накладення дисциплiнарних стягнень i оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.

За формою накази повиннi бути однаковими. Це полегшує їх використання для отримання довiдок. Кожний пункт наказу розпочинають з нового рядка дiєсловом, що позначає дiю (призначити, перевести, звiльнити) i пишуть великими лiтерами. Також великими лiтерами з нового рядка проставляють прiзвище особи. Потiм подають текст пункту. Наприкiнцi кожного пункту зазначають пiдставу для його складання.

Наказ вступає в силу з моменту його пiдписання. Однак окремi параграфи можуть мати свої термiни вступу в силу. Наприклад, призначення працiвника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тодi як наказ пiдписано 28 серпня. Якщо термiни чомусь не зазначенi, -- вони обчислюються з моменту пiдписання наказу.

Певнi вимоги висуваються до викладу тексту наказу, оскiльки правильні, чiткі формулювання гарантують трудовi права працiвникiв.

У наказах про прийняття на роботу зазначають: на яку посаду, до якого структурного пiдроздiлу i з якого числа особа оформляється на роботу; вид роботи (постiйна -- з випробувальним строком, зi стажуванням тощо, тимчасова -- на певний перiод, за сумiсництвом i т.iн.); особливi умови роботи (з прийняттям матерiальної вiдповiдальностi, зi скороченим робочим днем тощо) (додаток 9).

У наказах про переведення працівника на iншу роботу у текстi зазначають вид i мотиви переведення. В усiх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалiсть.

У розпорядженнях про надання вiдпустки слiд зазначити її вид (основна; додаткова, скажімо за тривалий стаж роботи на одному пiдприємствi); навчальна; у зв'язку з тимчасовою непрацездатнiстю; без збереження заробiтної плати; за сiмейними обставинами тощо), загальну кiлькiсть календарних днiв, дату виходу у вiдпустку i повернення з неї, перiод роботи, за який надано вiдпустку (додаток 1, 3, 10).

У наказах про звiльнення працiвникiв обов'язково зазначають дату i мотив звiльнення. Останні мають бути викладені стисло i чiтко вiдповiдно до чинного законодавства (додаток 11).

У наказах про заохочення зазначається одне із заохочень, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).

У наказах про стягнення записуються стягнення, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення. Законодавством, статутами та положеннями про дисципліну можуть бути передбачені і записані для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України). Перед тим як готувати наказ необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення, а в разі відмови скласти відповідний акт в установленому порядку.

Накази з особового складу оформляються відповідно до вимог діючого державного стандарту. При цьому особлива увага придiляється вiзуванню, оскiльки пункти наказу стосуються рiзних структурних пiдроздiлiв i осiб. Начальник вiддiлу кадрiв зобов'язаний ознайомити зi змiстом наказу зазначених осiб, у чому вони розписуються в оригiналi.

Типові форми наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу та припинення трудового договору разом з розрахунком, затверджені наказом Мінстату України від 09.10.95 №253, (наведені в додатках 9, 2).

Зразки формулювань наказів власника або уповноваженого ним органу і записів у трудових книжках відповідно до статей Кодексу законів про працю України.

Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи надання відпусток працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ кадрів. Ці накази реєструють у книзі наказів за формою.

Заповнюючи графи цієї книги, необхідно керуватися таким. Номер за порядком реєстрації наказу одночасно є його номером; дата реєстрації наказу є датою його випуску. У графі 3 вказувати, наприклад: "Про звільнення гр. Коновалова", у графі 4 -- назву цеху, відділу, прізвище працівника, за чиєю пропозицією готується наказ або того, хто його писав, у графі 5 -- кому (куди) направлений наказ чи кому він оголошений під розписку. Це робиться для контролю за виконанням наказу чи ознайомлення з ним зацікавлених осіб.

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Вилучення аркушів з книги не допускається.

У разі відміни чи зміни окремих пунктів раніше виданих наказів видається новий наказ, котрий реєструється у встановленому порядку. Записи у книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга реєстрації наказів є документом постійного зберігання.

Оригінали наказів з особового складу, підписані ке-рівником (його заступником), завізовані зацікавленими посадовими особами, заносять (за порядком їх номерів та дат) до спеціально заведеної з цією метою справи.

Накопичення наказів ведеться протягом календарного року, після чого справа закривається та зберігається у відділі кадрів (у працівника з кадрів) до передачі в архів. Передаючи до архіву справу з наказами, наявність останніх звіряють з книгою їх реєстрації. Справа з наказами зберігається постійно.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів.

Особова картка заповнюється за формою чорнилом чи кульковою ручкою (паспортні дані, домашня адреса, телефон, що можуть змінюватись, заповнюють олівцем). Порядок заповнення особової картки такий:

У розділ I "Загальні відомості" з паспорта заносять прізвище, ім'я та по батькові, рік, місяць, число та місце народження, номер та серію паспорта, домашню адресу.

У рядку "Освіта": 1) у пункті "а" зазначають освіту -- "вища", "неповна вища", "середня спеціальна", "середня", "неповна середня", "початкова". Якщо працівник закінчив неповну школу вказують скільки класів закінчено; 2) пункт "б" заповнюють лише на спеціалістів, які закінчили вищий або прирівнений до нього навчальний заклад; 3) пункт "в" заповнюють тільки на молодих робітників, які закінчили професійно-технічні навчальні заклади; 4) у пункті "г" підкреслюють форму навчання (денна, вечірня, заочна).

Робітників, котрі закінчили 5-й чи 6-й клас середньої школи, відносять до осіб з початковою, а тих, хто не закінчив повний курс навчання у школі -- до осіб з неповною середньою освітою. Працівників, котрі навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, але не закінчили їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади. Незакінчена вища освіта записується у разі, коли працівник залишив навчання після закінчення не менше як трьох курсів вузу або продовжує навчання в ньому.

Рядок "Спеціальність за дипломом (свідоцтвом)" заповнюють на магістрів, бакалаврів і спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі, посвідченні чи свідоцтві про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу.

У рядку "Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)" пишуть повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу.

У рядку "Загальний стаж роботи" проставляють стаж роботи з початку трудової діяльності.

У рядку "Безперервний стаж роботи" вказують стаж роботи, згідно з яким починаються виплати з спеціального страхування та допомоги.

У рядках "Останнє місце роботи, посада" і "Дата і причина звільнення" пишуть повну назву останнього місця роботи та причини звільнення відповідно до записів у трудовій книжці.

У рядку "Сімейний стан" вказують склад сім'ї із зазначенням дати народження кожного її члена.

Після заповнення працівником відділу кадрів усіх пунктів першого розділу особову картку підписує особа, яка оформлюється на роботу; ставиться дата заповнення особової картки.

Розділ II "Відомості про військовий облік" заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних, яку начальник відділу кадрів одержує у районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства. Вказані дані інспектор відділу кадрів щорічно звіряє у районних військових комісаріатах за місцем проживання співробітників.

У розділі III "Призначення та переведення" відповідний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки. Вносячи на підставі наказів записи у трудову книжку про прийняття, переведення чи звільнення, працівник відділу кадрів ознайомлює власника книжки під розписку.

У розділі IV "Відпустки" ведеться облік щорічних і додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

У рядку "Дата і причина звільнення" вказують число, місяць і рік звільнення, його причину, підстави припинення трудового договору, дату і номер наказу про звільнення.

У рядку "Трудову книжку отримав"вказуються число, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки. Зразок заповнення особової картки (додаток 13)

Особові картки комплектуються по структурних підрозділах підприємства, за прізвищами працівників у алфавітному порядку. Для полегшення пошуку особових карток працівників у процесі складання аналітичних довідок, групи карток перекладаються кольоровими перекладками із зазначенням назв різних облікових відомостей.

У картотеках з обліку кадрів слід виділити облік особових карток молодих працівників, які закінчили училища менш як у дворічний строк. Після закінчення дворічного строку праці на певному об'єкті у рядку "Додаткові відомості" особової картки працівника роблять необхідний запис і картку перекладають у загальний відділ картотеки. Аналогічно можна заповнювати особові картки тих працівників, які навчаються у вечірніх та заочних навчальних закладах.

Особові картки на працівників апарату управління повинні мати номери, що відповідають їхнім номерам за порядком у штатно-посадовій книзі.

У разі повторного прийняття особи на роботу на те саме підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами, службовцями. Штатно-посадову книгу складають працівники відділу кадрів на основі штатного розпису. Запис працівників у штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах та інших підрозділах за формою. Усі відомості в книзі (окрім назв відділів, підрозділів, посад) записують олівцем.

У разі зміни штатного розпису після записів працівників по цехах, відділах чи інших підрозділах необхідно залишити місце для внесення змін чи продовження записів. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справам та особовим карткам.

У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду (роботу) відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на цьому самому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера (наведено додатку 2).

Охайне ведення штатно-посадової книги забезпечує:

-- облік кадрів відповідно до штатного розпису підприємства;

-- наочність якісного складу кадрів та їхнє розміщення по підрозділах (поєднання досвідчених кадрів з молодими тощо);

-- постійний контроль за комплектацією апарату та облік вакантних посад;

-- оперативність складання різних довідок;

-- єдину систему обліку особових справ та особових карток.

Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні бути своєчасними (одночасно з оформленням наказів про призначення на посаду, переведення тощо), інакше книга втратить своє практичне значення.

Трудовий контракт - укладають тільки на певний термін. Термін його дії, права, обовязки й відповідальність сторін (у тому числі матеріального), умови матеріального забезпечення й організації роботи працівника, умови розірвання контракту, в тому числі й сторін. Сторонами в трудовому контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівника (контракт) (наведено в додатку 18).

Порядок укладання контракту. Ініціатором укладання контракту є підпиємець в особі керівника, так і особа, котра наймається на роботу.

Усі умови контракту обовязкого мають погоджуватись сторонами.

Контракт може передбачатися (за згодою сторін) випробовування працівника для перевірки відповідності його посаді.

Контракт складається е менше ніж на двох примірниках які зберігаються в кожної зі сторін. Він наберає чинності з моменту його підписання сторонами. До моменту його підписання контракту сторни мають визначити термін його дії - початок і кінець. Працівник має стати до роботи в той день, який записано в контракті.

Контракт слугу підставою для видання наказу про прийняття на роботу. З посиланням на даний наказ роблять запис у трудовій книжці.

За погодження сторін умови контракту можна змінювати в будь-який час. Ініціатором змін може бути одна зі сторін.

Дію контракту може бути припинено на підставах і в порядку, передбачених законодавством про працю, наприклад: у звязку із закінченням терміну його дії (п. 2 ст. 36 КЗпП України), про що в трудовій книжці роблять відповідний запис.

Трудовий контракт можуть уноситься до особових справ працівиків. Термін їх зберігання відповідає терміну зберігання особових справ.

Трудові контракти мають зберігатись 75 років, якщо немає наказів по особовому складу з будь-яких причин (5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ по особовому складу).

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних обов'язкових документів особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.

Начальник відділу кадрів (інспектор чи секретар) обов'язково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації).

Крім заяви працівника та наказів керівника в особову справу підшиваються й інші документи, зокрема такі, як: автобіографія, резюме та характеристика, а також копії документів про освіту.

Автобiографiя -- документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності власноручно в хронологічній послідовності (додаток 12).

Основна вимога до цього документа -- досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Всі відомості про себе автор викладає в розповідній формі таким чином, щоб можна було скласти уявлення про його життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність. Пишеться автобіографія вiд руки на стандартному листку формату А4.

В автобiографiї зазвичай вказують: назву документа; iм'я, прiзвище, по батьковi (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку; число, мiсяць і рiк народження, мiсце народження; данi про батькiв (приізвище, ім'я по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити причину; відомості про освiту та спецiальнiсть, види трудової дiяльностi; відомості про останнє мiсце роботи, нагороди i заохочення, участь у громадськiй роботi (виконані доручення), сiмейний стан та склад сiм'ї; сумісність, перебування під слідством близьких та рідних, паспортні дані; домашню адресу i номер телефону, дату заповнення; ставлять особистий пiдпис.

Відображаючи трудову дiяльнiсть, не слiд обмежуватись лише перерахуванням посад. Необхiдно пояснити причини зміни роботи на іншу. У разі перерви у трудовій діяльності потрiбно вказати її причину.

Усi данi подаються у хронологiчному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях, дiлову квалiфiкацiю та громадську дiяльність конкретної особи; подібним чином складається резюме.

Резюме в перекладі з французької мови означає -- короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.

Як документ резюме -- це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу. Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме -- запорука успіху.

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб легко сприймалася візуально, передусім акцентувала особистісні позитиви.

На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа -- лаконічні відповіді.

До складання резюме існують такі вимоги:

-- вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

-- грамотність, бездоганний друк;

-- чітке оформлення;

-- персоніфікація резюме (при бажанні можна перелічити назви структур, фірм, де людина працювала раніше).

Розрізняють три форми резюме:

-- звичайне або стандартне (довільне),

-- хронологічне, що висвітлює досвід за роками.

Хронологічне резюме містить таку інформацію:

-- прізвище, ім'я, по батькові, адреса та номер телефону;

-- мета пошуку роботи;

-- освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найвищого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація;

-- нагороди та премії;

-- список публікацій;

-- плани на майбутнє щодо освіти, кар'єри;

-- дані про досвід роботи;

-- сімейний статус, стан здоров'я, хоббі, членство у товариствах тощо;

-- наявність рекомендаційних листів;

-- функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.

У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші -- замість переліку попередніх посад висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.

Характеристика -- документ з особового складу, що відображає думку адмiнiстрацiї та громадських органiзацiй про певного працiвника пiдприємства, органiзацiї чи установи. В характеристицi подаються данi про його службову, громадську дiяльнiсть, оцiнюються дiлові якості та моральні риси (наведено в додатку 17).

Характеристика оформляється на бланку формату А4. Оформлена належним чином характеристика вважається офіційним документом. Пишуть чи друкують характеристику у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. В управлінському документуванні використовуються такі види характеристик: службова характеристика, характеристика-відгук, характеристика-рекомендація, атестаційна характеристика, подання (як вид характеристики). Реквiзити характеристики такi: назва документа; посада особи, якiй видається характеристика; назва органiзацiї, що видає характеристику; iм'я, по батьковi, прiзвище працiвника; текст; пiдпис; печатка; дата.

Характеристика подається при вступi до навчального закладу, висуваннi на виборнi посади, для участі в конкурсах на заміщення вакантних посад у науково-дослiдних iнститутах, навчальних закладах тощо.

У кожнiй правильно написанiй характеристицi можна видiлити чотири логiчно пов'язанi мiж собою частини.

Перша -- анкетнi данi особи, де зазначають прiзвище, iм'я, по батьковi, посаду, вчений ступiнь i звання (якщо вони є), рiк народження, освiту. Їх прийнято розташовувати стовпчиком праворуч.

Друга -- данi про трудову дiяльнiсть (фах, тривалiсть роботи на пiдприємствi або в органiзацiї, просування по службi, рiвень професiйної майстерностi та iн.).

Третя -- власне характеристика, де розглядається ставлення особи до роботи, пiдвищення професiйного i наукового рiвня, стосунки у трудовому колективi. Тут же мiститься згадка про урядовi нагороди або заохочення.

Четверта -- висновки, де зазначається призначення характеристики.

Текст характеристики викладається вiд третьої особи. Якщо характеристика пишеться на особу, яка звільнилась, то текст викладається в минулому часі. Пiдписують її представники адмiнiстрацiї підприємства чи його власники. Пiдписи посвiдчують круглою печаткою.

Характеристика видається працiвниковi на руки або з його вiдома надсилається до пiдприємства, установи чи органiзацiї, якi її запитали.

Оформлення копій документів про освіту

Копія документа про освіту (диплома, атестата, свідоцтва), повинна бути завірена нотаріально і внесена в особову справу за наявності безпосередньо самого документа про освіту. Можуть застосовуватися спеціальні бланки, які заповнюються з документа особи, на яку заводиться особова справа.

Ведення особових справ та трудових книжок

Особова справа -- сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.

За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії.

Заводяться особові справи (досьє) на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-викладацький склад та інших працівників. Оформляюються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім -- усі основні документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Cистематизуються особові справи в алфавітному порядку. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі.

Особова справа включає такі документи:

1. Додаток до особового листка з обліку кадрів;

2. Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4 х 6 см;

3. Автобіографія;

4. Копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації, перепідготовку тощо;

5. Перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

6. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7. Документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з цих наказів;

9. Матеріали проведення атестації;

10. Опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному порядку. Усі вони підшиваються до справи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються у "кишеньці" чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не доцільно.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

На обкладинки особової справи міститься заголовок, до якого входить повна назва підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання -- 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мусять знаходитись на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, в крайньому разі, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа кладеться на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою в картці вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата поверненя справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших документів. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації.

Одним з обов'язкових документів особової справи є опису документів. Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість аркушів. Складається при первинному оформленні особової справи у тому порядку, в якому вони розміщені згідно з формою, (наведеною у додатку 14, 15). Всі документи, що надходять після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із записом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обов'язково ставиться дата занесення документа до особової справи.

Відповідно заповнюють графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення", "Ким вилучений документ та з якої причини".

Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор по кадрах робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Забороняється вилучати документ з особової справи для знищення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі робиться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата передачі в архів.

Основним документом про трудову дiяльнiсть працiвника є його трудова книжка. Трудова книжка - це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального трудового стажу.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред'являють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів: 1. Відомості про роботу. 2. Відомості про нагородження. 3. Відомості про заохочення. 4. Відомості про призначення пенсії.

Порядок заповнення цього документа регламентує ст. 48 КЗпП України та "Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях". Ведуться трудовi книжки на всiх працiвникiв пiдприємства, якi пропрацювали на ньому понад п`ять днiв, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осiб, якi працють за сумiсництвом, трудовi книжки ведуться за мiсцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки на працюючих за трудовою угодою.

Працiвники, що стають до роботи, повиннi подати власникові чи керівникові підприємства особисто трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, якi приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку на мiсцi приймання на роботу, причому керівник підприємства стягує з працiвника суму її вартостi.

Зберiгаються трудовi книжки на пiдприємствах як документ суворої звiтностi. Вiдповiдальнiсть за ведення, зберiгання i видачу трудових книжок несе керiвник пiдприємства.

Вiдповiдальнiсть за своєчасне i правильне заповнення трудових книжок, ведення їх облiку, зберiгання i видачу покладається на спецiально уповноважену особу, призначену наказом керiвника.

За порушення встановленого порядку ведення облiку, зберiгання i видачi трудових книжок посадовi особи несуть дисциплiнарну, а в окремих передбачених законом випадках -- іншу вiдповiдальнiсть.

Якщо у трудовiй книжцi заповненi всi сторiнки вiдповiдних роздiлiв, її доповнюють вкладишем, яким вшивається в трудову книжку, заповнюється i ведеться так само, як i трудова книжка. Сам вкладиш не є дiйсним, тому в трудовiй книжцi ставиться штамп розмiром 10х25 мм з написом "Видано вкладиш", позначаються його номер i серiя.

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно повідомити про це власника підприємства за мiсцем останньої роботи. Через не пiзнiше як 15 днiв пiсля повiдомлення, а в разi ускладнення -- в iншi строки, керiвник пiдприємства чи вiд-повiдальна особа повинні видати працiвникові iншу трудову книжку (вкладиш до неї) з написом "Дублiкат" у правому верхньому кутку її першої сторiнки.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: "Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст.40 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зачисленням до вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України".