Система автоматизованого управління роботи з кадрами (на прикладі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації)

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 -- дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: "Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України"; у графі 4 -- підстава -- наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У випадку призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі "Відомості про призначення пенсії" трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа "Пенсію призначено". У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Якщо працівник звільняється, всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" й "Відомості про заохочення" дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ "Відомості про роботу" в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником документах, є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 -- причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: "Видано дублікат", а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Усі питання, пов'язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням та обліком, регулюються постановою уряду та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюстиції, Мінсоціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. №58.

Трудовi книжки є цінними документами. Тому на пiдприємстві ведеться їх суворий облiк у відповідній документації: книзі облiку бланкiв трудових книжок i вкладишів до них та книзі облiку руху трудових книжок i вкладишів до них.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені документи чи заповнила їх.

Одержуючи трудову книжку в зв'язку зі звільненням, працівник розписується в цьому в особовій картці і в книзі обліку. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства та круглою печаткою.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них. Обов'язково зазначають серію та номер кожного бланку. Веде цю книгу, як правило, бухгалтерія підприємства.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них теж пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Зберігають бланки трудових книжок і вкладиші до них у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за їх ведення. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, додаючи прибутковий ордер каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складають акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 р. №180.

Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення зазначеного строку їх можна знищити у встановленому порядку.

Аналіз документування кадрової роботи

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі. Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

2.4 Аналіз стану програмно-технічного забезпечення процесів кадрової роботи

В Філії "УАК-1" користуються Internet для пошуку інформації про клієнта, електронною поштою відправки листа чи інший документ швидко і зручно. Internet використовують як засіб поштового зв'язку.

Internet - це всесвітня комп'ютерна мережа, що об'єднує різні мережі та окремі комп'ютери. Вона забезпечує обмін інформації між комп'ютерами, що входять до неї, незалежно від їх типу і використовуваної операції системи.

Доступ до Internet може отримати будь-який користувач комп'ютера, на якому встановлені модем і необхідне ПЗ.

Internet надає багато послуг. Основними й найпопулярнішими з них є: електрона пошта.

Електрона пошта або e-mail - пошта - одна з перших служб, розроблених для Internet, і одна з найбільш широко використовуваних. Можна відправити один і той самий лист одразу кільком адресатам.

Для здійснення обміну інформацією між людиною та комп'ютером до загальної схеми комп'ютера були додані так звані периферійні пристрої. Частина цих пристроїв використовується для введення інформації в комп'ютер. Ці пристрої називаються пристроями введення інформації. Друга частина - для виведення обробленої комп'ютером інформації. Ці пристрої називаються пристроями виведення інформації. Пристроїв введення, призначений для введення в комп'ютер даних і програм.

Не тільки клавіатура використовується для введення інформації в комп'ютер, є й інші пристрої.

Сканер периферійний прилад потрібен в роботі за допомогою його можна з паперу швидко перенести інформацію на комп'ютер за допомогою кількох натискань мишкою на потрібні комірки. Сканер - маніпулятор типу миші, трекбол є найпоширенішими пристроями введення графічної інформації до комп'ютера.

Дуже поширеним пристроєм, що полегшує роботу користувача за комп'ютером, особливо при використанні графічного режиму роботи дисплея, є миша. Миша - це пристрій, за допомогою якого можна керувати місцезнаходженням курсора на екрані дисплея і вибирати об'єкти для подальшої роботи.

Пристрої виведення інформації на папір є принтери.

Принтери - призначені для друкування на папері інформації у вигляді символів - літер, цифр. Принтер - це пристрій, призначений для друкування на папері інформації, що виводиться з комп'ютера. На підприємстві користуються лазерним принтером. Лазерні принтери забезпечують високу якість друку, однак пристрої для кольорового друку коштують порівняно дорого. Принцип дії:

лазерний промінь різної інтенсивності, що відповідає закодованому зображенню, змінює електричний заряд на світлочутливому барабані; барабан відповідно до ступеня електризації покривається фарбою-тонером і притискається до паперу тощо; зображення наноситься на папір і закріпляється нагріванням.

Програми для персональних комп'ютерів можна прозділити на три категорії:

- прикладні програми, які забезпечують виконання необхідних користувачеві дій: редагування текстів, створення малюнків;

- системні програми - виконують допоміжні функції, наприклад, копіювання інформації, видача довідкових даних про комп'ютер;

- інструментальні системи (системи програмування) - забезпечують створення нових програм для комп'ютера.

Операційна система - це програма, яка завантажується при вмиканні комп'ютера. Вона здійснює діалог з користувачем, управляє комп'ютером, його ресурсами, запускає інші (прикладні) програми на виконання. ОС надає користувачеві зручний засіб (інтерфейс) спілкування з пристроями комп'ютера.

Важливим класом системних програм є програми - драйвери .Вони розширюють можливості операційної системиз керування пристроями введення-виведення. За допомогою драйверів можна здійснювати підключення до комп'ютера нових пристроїв або нестандартне використання вже відомих пристроїв.

Програми - оболонки - забезпечують більш зручний спосіб спілкування користувача з комп'ютером, ніж за допомогою командного рядка DOS. Популярними програмами-оболонками є Norton Commander, XTree Pro Gold, PC Shell з комплекту PC Tools. Операційні оболонки спрощують створення графічних програм, пропонуючи для цього велику кількість зручних засобів і розширюючи можливості персонального комп'ютера. Популярною програмою є Microsoft Windows.

До системних програм можна віднести також допоміжні програми (утиліти). Різновиди утиліт: програми -пакувальники, програми для створення резервних копій інформації на дисках, антивірусні програми, комунікаційні програми, програми для діагностики комп'ютера, програми для оптимізації дисків, для динамічного стискання дисків та інші.

З прикладних програм найбільш широко використовують:

- програми підготовки текстів (документів) на комп'ютері - текстові редактори;

- програми підготовки документів типографської якості - видавничі системи;

- програми обробки табличних даних - електронні таблиці або табличні процесори;

- програми обробки масивів інформації - системи управління базами даних (СУБД), які дозволяють керувати великими інформаційними програмами - базами даних. Вони забезпечують введення, пошук, сортування даних;

- графічні редактори - дозволяють створювати і редагувати малюнки на екрані комп'ютера;

- системи ділової та наукової графіки - для наочного зображення на екрані різних даних і залежностей за допомогою графіків, діаграм;

- системи автоматичного проектування (САП) - для креслення та конструювання різних механізмів за допомогою комп'ютера.

Розділ 3. Оптимізація документаційного забезпечення управління роботи з кадрами

3.1 Обґрунтування вибору автоматизованої системи управління кадрами в системі "Юнітех+"

Управління слід розглядати як цілеспрямований вплив, необхідний для узгодження спільної діяльності людей. Управління виникло й розвивалось спочатку як потреба в узгодженні дій для отримання запланованого результату діяльності людини.

Проте всю значимість управління можна зрозуміти найкраще не стільки аналізуючи управління індивідуальною діяльністю індивіда, скільки управління спільною діяльністю людей.

З часом людина зрозуміла, що спільною діяльністю можна досягти значно кращих результатів, ніж працюючи індивідуально.

До функції управління відносяться: прогнозування і планування, організація й контроль, координація й регулювання, активізація й мотивування, дослідження. Названі функції дають відповідь на запитання: що треба робити, щоб управляти. Склад їх отримання на підставі аналізу практичної діяльності менеджера. Ці функції реалізуються як в індивідуальних діяльності менеджера, так і в колективній роботі його команди або керуючої системи. Функції управління поєднують персонал управління із загальним змістом його діяльності.

Під управлінням персоналом слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників і працівників підрозділів систем управління персоналом підприємства, що включає розробку стратегії кадрової політики, концепцію, принципи й методи керування персоналом на підприємстві.

Автоматизованій системі управління кадрами ми пропонуємо розглянути програму "Юнітех+" на підприємстві Філії "УАК-1" АТ Українська автомобільна корпорація.

Програмне забезпечення для автоматизації кадрової роботи підприємства у всіх його аспектах. Системність і комплексний підхід при розробці Uniteh Human Resource Management дозволили створити програмний продукт, який забезпечує гнучкі налаштування під потреби кожного підприємства.

Кадрова служба, яке відповідає діючому законодавству України та містить підсистеми в програмі "Юнітех+":

- ведення карток персоніфікованого обліку, ведення історії змін по карточці;

- автоматичне формування наказів;

- архів кадрових документів;

- інформаційно-пошукова система для роботи з документами;

- формування статистичної звітності;

- система ведення штатного розкладу структури підприємства;

- система обліку використання робочого часу табельний облік;

- система планування відпусток на підприємстві;

- система закритих для редагування та відкритих довідників (святкових днів, категорій персоналу, професій, кваліфікації, посад).

3.2 Характеристика автоматизованих систем управління кадрами

ТОВ "Юнітех+" - розробник та системний інтегратор великих корпоративних інформаційних систем, на українському ринку працює з 1992 року. Довготривалі терміни експлуатації розроблених та впроваджених інформаційних систем показують, що Компанія створює високотехнологічні програмні продукти та рішення, які забезпечують нашим клієнтам ефективну роботу інформаційних систем і дають можливість максимально використовувати переваги цифрового світу.

В рамках своєї діяльності " Юнітех+ " забезпечує повний цикл робіт: від послуг з аналізу бізнес-процесів, інформаційних потоків і консалтингу по їх оптимізації до впровадження та супроводження корпоративних інформаційних систем. Задачі, які приходиться вирішувати спеціалістам у ході виконання цих робіт, як правило характеризуються високою ступінню складності та стиснутими строками.

"Юнітех+" виявила себе як Компанія, що динамічно розвивається, яка використовує ефективні методи організації виробничого процесу, новітні перевірені технології та сучасні підходи до управління проектами, що послужило основою для міцного затвердження позицій Компанії на українському ринку виробників корпоративних інформаційних систем.

Замовниками " Юнитех+ " є цілий ряд державних, фінансових, торгівельних компаній та установ. Серед них Пенсійний Фонд України, АСК Укррічфлот , ЗАТ Утел, мережа магазинів Декор-Сервіс, Управління паспортної роботи МВС України, Укрпоша, ТОВ Акціонер - Річфлот - регістратор.

Ряд програмних продуктів розроблені у вигляді функціональних блоків ERP системи, що відповідає сучасній практиці управління великих західних кампаній :

- Uniteh Human Resource Management система управління людськими ресурсами;

- Uniteh Document Management система управління документообігом;

- Uniteh Financial Billing фінансовий білінг, на основі якого розроблена система обліку фінансових зобов'язань і платежів для районних управлінь Пенсійного Фонду України.

Аналітична система "Uniteh Quick result" дозволяє виконувати швидку аналітичну обробку величезної кількості записів з видачею готових результатів у вигляді звітів заданої форми або у вигляді конструктора запитів з багаторівневим групованням за параметрами.Аналітична система "Uniteh Quick Result" (далі - Uniteh QR) дозволяє виконувати швидку аналітичну обробку величезної кількості записів (декілька мільярдів) з видачею готових результатів у вигляді звітів заданої форми або у вигляді конструктора запитів з багаторівневим групованням за параметрами. Система дозволяє переглядати отримані звіти у вигляді таблиць і різних графіків, можливий експорт інформації в інші програми. Клієнтська частина системи має Web-інтерфейс. Вимоги до сервера не є надмірними і залежать від розмірів бази даних, що підлягають обробці.

3.3 Опис технології по обробці кадрових документів в системі "Юнітех+"

Функції програми "Юнітех+" і особові картки працівників

Розглянемо створення програми "Юнітех+".Програма включає такі функції:

1. Файл.

2. Редагування.

3. Картки.

4. Документи.

5. Облік часу.

6. Планування.

7. Підприємство.

8. Навчання.

9. Звіти.

10. Сервіс.

11. Вікна.

12. Допомога.



Функції картки входить наступне: особова картка; картка інваліда; пенсійна картка; картка ЧАЕС; картки працівників, що працують за договорами.

Картки працівників, що працюють за договором входять: суб'єкти і договори.

Функція документи входять: наказ і статистична звітність.

Функція облік часу входить: табель, шаблон робочого часу, робочий календар v0.8, робочий календар v0.9.

Функція планування входять: відпустки працівників організації.

Відпустки підприємства. Вверхнч панель входить: файл, функції, документи, доповненя. Підприємство такі підструктури: Філія УАК-1; Апарат управління; служба головного інженера; бухгалтерія; магазин; додатковий огляд; бар-кухня; каса АЗС та магазин; АЗК-2; АЗК- ; АЗК-3; Сп. В м. Запоріжжя.

На екрані розміщено: дата розрахунку (показати); підрозділи першого рівня; назва підрозділу (Філія УАК-1).

Підприємство: структура підприємства.

Структура підприємства : дата розрахунку; підрозділи першого рівня; назва підрозділу і розділи підприємства.

Навчання входить: учбові центри; теми курсів; курси; слухачі; звіти.

Звіти: дні народження, однофамільці; випробувальний термін.

Сервіс: нагадуваня; активний філіал; настройки; реплікація даних v1.0.

Допомога: про грограму; інструкція користувача F 1; що нового?.

А на верхній панелі нажав на картки, висвітилось віконце браузер особових карток з прізвищем ім'ям та по батькові робітника.

Нажав відповідно на прізвище робітника і висвітилась особова картка - проведена (редагування дозволено). А також ідентифікаційний код, анкетні дані, номер картки, фото, табельний номер, номер Трудової книжки і пункти які входять дані працівника по порядку, фотографія працівника.



Відповідно нажав на анкету працівника відкрилось віконце повні анкетні дані про робітника. Паспортні дані, ким виданий і рік, місце народження, адреса реєстрації, адреса проживання, стать, дата прийняття громадянства, ідентифікаційний код, примітка.

В пункті особові справи нажали на шосту строку освіта і показалось віконце з датою закінчення, дата диплома, категорія, спеціальність.



Нажали на останню освіту яку отримав працівник і висвітилось віконце (освіта - картка),назва учбового закладу, категорія освіти, вид навчання, кваліфікація за дипломом, номер, дата диплома і дата закінчення, код, назва, кваліфікаційний-освітній рівень, код, назва.

Натиснув курсором миші на пункт призначення працівника, у нас висвітлює віконце рік і дата прийняття на роботу і звільнення , назва посади.



Дата призначення, підстава, тип призначення, виконуючий обов'язки, підрозділ, посада, закінчення випробувального строку, сума,умови прийняття на роботу і типи стажу.

В пунктах особова картка є трудова книжка працівника. Описується всі підприємства де працювали, дата прийняття, дата звільнення, назва підприємства, посада, причина звільнення.



Остання записі про місце попередньої роботи. Дата призначення, назва підприємства, посада, дата звільнення, причина звільнення.

Стаж роботи на підприємстві. Назва початкового стажу: безперервний. За професією: на даному підприємства; в структурі корпорації; загальний



Родина працівника підприємства, прізвище, ім'я, по батькові, рівень рідства.

Натиснув на клавішу на пункт листи непрацездатності і висвітилось віконце. Початок, припинення, причина.

Натиснув на строку остання непрацездатність висвітилось віконце листи непрацездатності. Серія, початок, номер лікарняного, початок і закінчення лікарняного, причина, тип лікарняного, відсоток оплати, оплачених днів, надходження лікарняного у відділ кадрів, продовжено листка непрацездатності, призначення.

Висновки

Ми в дипломній роботі в структурі документаційного забезпечення діяльності управління кадрами та проаналізувавши її на базі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації, ми зробили висновок про те, що однією з основних частин є кадрова документація підприємства.

Документаційна діяльність відділу кадрів охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення кадрових документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Правильне ведення діловодства і організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора.

Основним нормативним документом, яким керується відділ кадрів при складанні та оформленні кадрової документації, є національний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. Вимоги до оформлення документів"(ДСТУ 4163-2003).

Начальник відділу кадрів Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації володіє знаннями сучасних стандартів, адже її посадові повноваження передбачають значний об'єм робіт із кадрової документації.

Управління кадрами підприємства здійснюється з дотриманням вимог розробленої підсистеми уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів.

Інформація на підприємстві є організованою та керованою. Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи документальних комунікацій у даному напрямку створено завдяки сучасним технологічним досягненням. На їх базі здійснено комплексну автоматизацію кадрового діловодства, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів, чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів.

Дипломна робота складається з трьох розділів в яких ми розкрили систему автоматизоного управління роботи з кадрами.

1. Принципи побудови роботи з кадрами та функціонування автомтизованих систем управління кадрами, а також призначення автоматизованих систем управління кадрами.

2. Проаналізували управління кадрами в організації Філії "УАК-1" АТ Українська автомобільна корпорація. Напрямки діяльності та організаційну структуру підприємства, провели характеристику кадрової роботи, аналіз кадрової документації з допомогою державних стандартіав України.ї

3. Провели аналіз документаційного забезпечення управління роботи з кадрами, обгрунтували вибор автомтизованої системи "Юнітех+", описали технологію обробки кадрої документації.

Виходячи з вищезазначеного можна підсумувати, що у дослідженні розглянуто структуру та функціональні особливості системи документаційного забезпечення діяльності управління кадрами Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації. Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в відділі кадрів. Під час проходження практики нами було запропоновано розробити шаблони таких документів як, заяви, накази. А також ми розробили електронну таблицю відділу кадрів.

Але завдяки автоматизацій деяких процесів керування персоналом офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.

Список використаної літератури

1. Закон України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 року//Голос України - 1992.- 13 листопада - с. 3-5; Те саме//Відомості Верховної Ради України. 1992. - № 48. - с. 1447-1462.

2. Закон України "Про захист інформації в автоматизованих системах" від 05 липня 94, №80/94 - ВР. - К., 1994.

3. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.

4. ДСТУ 2732-2004. Діловодство й архівна справа. Термін та визначення понять. [Чинний від 2005-07-01]. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 33 с. - (Національний стандарт України).

5. ДСТУ 3843-99Державна уніфікована система документація. Основні положення. [Чинний від 2000-07-01]. - К.: Держстандарт України, 200. (Державний стандарт України).

6. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. [Чинний від 2003-09-01]. - К.: Держстандарт України, 2003. - 21 с. - (Національний стандарт України).

7. Бройдо В.Л. Офисная оргтехніка для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом "Филинь", 1998. - 424 с. ISBN 5- 89568-

107-7.

8. Данюк В.М., Кулаковська Л. П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. 2-ге вид. - К.: "Каравела", 2007. - 240 с. ISBN 966-8019-57-1.

9. Державна мова і діловодство. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. - К.: "Довіра", 2003. - 624 с. ISBN 966-507-146-7.

10. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 5-те вид. - К.: "Либідь", 2006. - 384 с. ISBN 966-06-0413-0.

11. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учебное пособие для студентов экономических вузов и факультетов; под ред. Кибанова А.Я. - М.: " ПРИОР", 1998. - 512с.

12. Ильина. О.П. Информационные технологи бухгалтерського учета. - СПб.: "Питер", 2001. - 688 с. ISBN 5-272-00182-6.

13. Канавець Г.М., Паламар Л.М. Мова ділових паперів. Підручник. 3-тє вид., - К.: "Алерта", 2006. - 328 с. ISBN 966-8533-45-3.

14. Королева Г.А. Автоматизированные информационные системы СAS, INIS, INSPEC, MEDLARS, NASA: НТИ. Сер.1. -- 1998. -- N8. -- С. 28-34.

15. Костров А.В. Основы информационного менеджмента - М.: "ФИС", 2001. - 336 с.

16. . Кочеткова А.И. Основы управления персоналом. - М.: "ТЕСИС", 1999,

340 с.

17. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів. Підручник 3-тє вид., стер. - К.: "Знання", 2006. - 331 с. - (Вища освіта XXI століття) ISBN 966-346-068-7.

18. Немцов В.Д., Довгань Л.Є., Сініок Г.Ф. Менеджмент організації. - К.: ТОВ "УВПК" "Екс Об", 2000.

19. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. - М.: "Дело", 1995, 323 с.

20. Швецова-Водка Г.М. Документознавство: навч. посіб./Г. М. Швецова-Водка. - К.: "Знання", 2007. - 398 с. - (Вища освіта XXI століття). - ISBN 966-346-294-9.

21. Шкатулка В.И. Настольная книга менеджера по кадрам - изд. 2-е, изд. и доп. - М.: "НОРМА", 2000, 390 с.

22. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: управление персоналом, управленческая психология, управление на предприятии. Учебник для сред. спец. учеб. - М.: Высш. шк., 1999. - 304с.

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Додаток 4

Додаток 5

Додаток 6

Додаток 7

Додаток 8

Додаток 9

Додаток 10

Додаток 11

Додаток 12

Додаток 13

6. Останнє місце роботи ________посада (професія) ______

7. Стаж роботи станом на "___"__________________20____р. Загальний ______днів______місяців _________років

що дає право на надбавку за вислугу років ______ днів _____місяців ________ років

8. Дата та причина звільнення (скорочення штатів; за власним бажанням, за прогул та інші порушення, невідповідність

займаній посаді тощо) "___" ________________20___р. _____

9. Відомості про отримання пенсії (у разі наявності вказати вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством)

_______________________

10. Родинний стан ________________

11. Місце фактичного проживання (область, місто, район, вулиця, № будинку, квартири, номер контактного телефону, поштовий індекс)______________

12. Місце проживання за державною реєстрацією _____________

____________ Паспорт: серія____ №_____________, ким виданий ___________________, дата видачі ___________________

ІІ. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК

Група обліку ______________________________________ Придатність до військової служби ____________________

Категорія обліку __________________________________ Назва райвійськкомату за місцем реєстрації ___________

Склад ___________________________________________ Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання __

Військове звання __________________________________ ____________________________________________________

Військово-облікова спеціальність №___________________ Перебування на спеціальному обліку____________________

ІІІ. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ)

*Відповідно до Класифікатора професій ДК 003-2005, затвердженого наказом Держстандарту України від 26.12.2005 №375, з урахуванням позначки кваліфікаційного рівня (6 знаків, наприклад, код професії "муляр" - 7122.2).

V. ВІДПУСТКИ
Вид відпустки	За який період	Дата	Підстава, наказ №
		початку відпустки	закінчення відпустки

Додаткові відомості ______________

Дата і причина звільнення (підстава) ________

Працівник кадрової служби _____________

(посада) (підпис) (ПІБ)

Підпис працівника _____ "____" __________ 20___р.

(дата)

Додаток 14

Д О П О Л Н Е Н И Е

к личному листку по учету кадров

ВОЙЦЕХОВСЬКИЙ ДМИТРО СТАНІСЛАВОВИЧ

1. Данные о работе после заполнения личного листка

ІІ. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

В данном разделе производятся отметки об изменениях в следующих отчетных признаках: награждение, взыскание, партийность, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных (окружных), городских, районных выборных округах.

Додаток 15

Додаток 16

Додаток 17

Додаток 18

ТРУДОВИЙ КОНТРАКТ

"____" ____________ 200___р м. Київ

Сторони:

Роботодавець: ______

(повна назва юридичної чи ПІБ фізичної особи)

в особі __________________, діючого на підставі _____________________________, з однієї сторони, та

(посада та ПІБ) (статуту, довіреності, положення)

Працівник : гр._______________ _________з другої сторони

(прізвище, ім'я, по батькові),

уклали цей Контракт про наступне:

Працівник _________________________________приймається (наймається) на роботу до структурного підрозділу підприємства: _________________________

(цех, відділ, лабораторія тощо)

за професією (посадою)* ________________________________

(повне найменування професії, посади)

кваліфікацією _______________________________________

(розряд, кваліфікаційна категорія)

(*Запис робиться відповідно до Класифікатора професій і посад, тарифно-кваліфікаційних довідників професій, кваліфікаційних довідників посад.) кадри управління автоматизований документ

Працівнику встановлюється (не встановлюється) строк випробування

Тривалість строку випробування ____________________

Загальні положення

1. Цей контракт є строковим трудовим договором. На підставі контракту виникають трудові відносини між працівником і підприємством, установою, організацією та громадянином, які з боку останнього реалізуються роботодавцем.

2. Терміном "сторони" в цьому контракті позначаються роботодавець и працівник.

Обов'язки сторін

3. За цим контрактом працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цим контрактом, а роботодавець зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством, колективним договором і угодою сторін.

4. Працівник зобов'язується (зазначаються основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання: за обсягом виробництва (робіт), якістю продукції, що випускається (якістю обслуговування), рівня виконання норм та нормованих завдань, дотримання правил з охорони праці, строків її виконання тощо):

___________________

5. Роботодавець зобов'язується організувати працю працівника, забезпечити безпечні і нешкідливі умови праці, обладнати робоче місце відповідно до вимог нормативних актів про охорону праці (зазначаються конкретні заходи щодо організації виробничого процесу, обладнанню робочого місця, підготовки та підвищенню кваліфікації працівника та забезпечення інших умов праці тощо):

_______________

6. Обов'язок роботодавця щодо забезпечення умов роботи на робочому місці з зазначенням достовірних характеристик, компенсацій і пільг працівнику за роботу в небезпечних і шкідливих умовах праці:

_________________

Робочий час

7. Працівник зобов'язується виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку.

8. Особливості режиму робочого часу (неповний робочий день, неповний робочий тиждень, погодинна робота тощо):_______________

Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника

9. За виконання обов'язків, передбачених цим контрактом, працівнику встановлюється: посадовий оклад (тарифна ставка, відрядна розцінка) у розмірі_____________ на місяць або у розмірі ______________ за 1 годину роботи;

надбавка (доплата та інші виплати) __________________________ у розмірі _____ % до тарифної ставки, (посадового окладу).

10. У разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок йому встановлюється компенсація ____________

(вказати вид, розмір)

11. Працівнику надається щорічна оплачувана відпустка тривалістю:

основна ___________ днів,

додаткова _________ днів.

До щорічної відпустки виплачується матеріальна допомога у розмірі _____

12. Додаткові пільги, гарантії, компенсації:

_______________

(за необхідності вказати, які з них надаються за рахунок коштів роботодавця)

Відповідальність сторін, вирішення спорів

13. У випадку невиконання чи неналежного виконання обов'язків, передбачених цим контрактом, сторони несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства та цього контракту.

14. Спори між сторонами вирішуються в порядку, встановленому чинним законодавством.

15. Інші умови: ______________

(за необхідності вказати інші умови, передбачені Положенням про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України N 170 від 19 березня 1994 р.).

Зміни, припинення та розірвання контракту

16. Зміни та доповнення до цього контракту вносяться тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі.

17. Цей контракт припиняється:

а) після закінчення строку дії контракту;

б) за згодою сторін;

в) з ініціативи роботодавця до закінчення строку дії контракту у випадках, передбачених законодавством (статтями 40, 41 КЗпП України) та цим контрактом;

г) з ініціативи працівника до закінчення строку дії контракту у випадках, передбачених законодавством (статтею 39 КЗпП України) та цим контрактом;

д) з інших підстав, передбачених законодавством.

18. Додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством:

1. ________________

2. __________________

3. _______________

При розірванні контракту з підстав, не передбачених чинним законодавством, звільнення провадиться за пунктом 8 статті 36 КЗпП України.

19. У разі дострокового припинення контракту з незалежних від працівника причин, у тому числі розірвання контракту працівником -- з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобов'язань, передбачених цим контрактом або роботодавцем -- з підстав, не передбачених чинним законодавством та цим контрактом, встановлюються відповідно додаткові гарантії та (або) компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові:

При достроковому розірванні контракту у разі невиконання неналежного виконання сторонами зобов'язань, передбачених контрактом, він розривається з попередженням відповідної сторони за два тижні.

21. За два місяці до закінчення строку чинності контракту він може бути за згодою сторін продовжений або укладений на новий строк.

Термін дії та інші умови контракту

22. Строк дії контракту з _______________ до _______________

Контракт набуває чинності з моменту його підписання сторонами або ___________________________

23. Сторони можуть передбачати у контракті випадки конфіденційності умов цього контракту або окремих його частин:_______________

Конфіденційність контракту не поширюється на умови, врегульовані чинним законодавством, та щодо органів, які здійснюють контроль за їх додержанням.

24. Умови цього контракту можуть бути змінені тільки за згодою сторін у письмовій формі.

25. Цей контракт укладений в двох примірниках, які зберігаються у кожної із сторін і мають однакову юридичну силу.

Додатки до контракту ___________________

26. Інші умови, пов'язані зі специфікою праці:

_____________________

Адреси сторін

27. Відомості про роботодавця:

Повна назва підприємства, установи, організації або прізвище,ім'я, по батькові громадянина-підприємця ____________

Адреса ______________

Розрахунковий рахунок N в ________________

(N свідоцтва про реєстрацію громадянина-підприємця) ______ ______

28. Відомості про працівника:

Домашня адреса: _________________________________________

Домашній телефон: ___________________________________

Службовий телефон: ______________________

Паспорт: серія ______ N ____________ виданий "__"___________19__ р.

_________

(вказати орган, що видав паспорт)

Підстава для пільг по оподаткуванню та інших пільг____________

(вказати відомості про кількість дітей, утриманців, інші підстави)

Роботодавець Працівник

______________________________ ___________________________

(підпис, ПІБ,, підпис) (підпис, ПІБ,, підпис)

"__"____________________ 19__ р. "__"____________________ 19__ р.

Додаток 19

І. Загальні положення

Посада: Начальник відділу кадрів.

Підрозділ: Апарат управління.

Місто роботи: Філія "УАК-1" АТ "Українська автомобільна корпорація"

1.1. Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність начальника відділу кадрів.

1.2. Начальник відділу кадрів належить до професійної групи "Керівники".

1.3. Призначення на посаду начальника відділу кадрів та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

1.4. Підпорядковування начальника відділу кадрів.

Пряме підпорядковування	Директор.
Додаткове підпорядковування	-
Робітника заміщає	Особа яка призначена наказом директора підприємства.

У своїй діяльності начальник відділу кадрів керується чинним законодавством про працю, умовами колективного договору, правилами внутрішнього трудового розпорядку, цією посадовою інструкцією.

ІІ. Кваліфікаційні вимоги

Освіта та досвід:

· Повна або базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (магістр, спеціаліст, або бакалавр);

· Післядипломна освіта в галузі управління;

· Стаж роботи в галузі управління персоналом за професією: для магістра або спеціаліста - не менше 2 років, бакалавра - не менше 3 років;

· Робота на комп'ютері: програми Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel), Internet.

· Вміння користуватися оргтехнікою.

Особливі якості:

· дисциплінованість;

· відповідальність;

· привітність та постійна готовність допомоги;

· вміння працювати в колективі;

· cамомотивація та ініціативність;

· акуратність і організованість;

· висока культура спілкування, притаманна етика спілкування та трудових стосунків;

· стратегічне розуміння та загальний культурний кругозір;

· націленість на виконання;

· привабливий вид, гостинність, доброзичливість.

IIІ. Завдання та обов'язки

Начальник відділу кадрів:

1. Очолює роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки та ділових якостей.

2. Вирішує питання найму, звільнення, переведення працівників, контролює їх розстановку і правильність використання у підрозділах підприємства.

3. Забезпечує приймання, розміщення молодих працівників згідно з одержаною в навчальному закладі професією і спеціальністю, спільно з керівниками підрозділів і громадськими організаціями здійснює проведення їх стажування та виховної роботи.

4. Систематично вивчає ділові якості та інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою добору кадрів на заміщення посад, які входять у номенклатуру керівника підприємства і створення резерву на висування, здійснює контроль за його оновленням та поповненням, сприяє формуванню складу кадрів керівників із затвердженого резерву.

5. Бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників, зарахованих до резерву, підготовці до роботи на керівних посадах.

6. Бере участь в атестації, розробленні заходів щодо реалізації рекомендацій атестаційних комісій, визначає коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечує підготовку необхідних документів.

7. Організує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видавання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих, збереження і заповнення трудових книжок та ведення встановленої документації з кадрів.

8. Організує розроблення і реалізацію заходів, спрямованих на удосконалення керування кадрами на основі впровадження відповідної системи добору, розстановки кадрів, яка забезпечує відбір найбільш підготовлених працівників для ефективного виконання ними своїх обов'язків, профвідбір та профадаптацію кадрів, їх професійно-кваліфікаційне просування.

9. Вживає заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з кадрами.

10. Визначає і узагальнює підсумки роботи з кадрами, аналізує причини плинності, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, закріплення кадрів, вживає заходів щодо працевлаштування вивільнених працівників.

11. Здійснює зв'язок з іншими підприємствами в питаннях добору кадрів.

12. Організує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, розробляє заходи щодо поліпшення трудової дисципліни, зниження витрат робочого часу, контролює їх виконання.

13. Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами.

14. Основними завданнями є організація і здійснення кадрової роботи в основу якої покладено принцип демократичного добору і просуванню по службі за діловими якостями та професійною компетентністю, постійне заохочення працівників до службової кар'єри, реалізація єдиної корпоративної політики.

15. Готувати накази, розпорядження, плани навчань тощо з основної діяльності підприємства за погодженням з особами, відповідальними за певний напрямок діяльності, керуючись наказами та розпорядженнями Корпорації, основними положеннями державної системи діловодства, положеннями, інструкціями обліку особового складу тощо.

16. Систематично вивчати ділові якості та інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою добору кадрів на заміщення посад, які входять у номенклатуру філіалу; брати участь у формуванні резерву кадрів та в організації їх навчання, підвищення кваліфікації.

17. Формувати і вести особові справи працівників, навчання, відрядження тощо, вносити зміни, пов'язані з трудовою діяльністю, за допомогою Автоматизованої системи управління персоналом "Uniteh HRM".

18. Готувати проект документів, що стосуються нагород і заохочень працівників.

19. Заповнювати, вести облік і зберігати трудові книжки, визначати трудовий стаж, видавати довідки про теперішню і минулу трудову діяльність працівників.

20. Складати графіки чергових відпусток працівників, вести їх облік та здійснювати контроль за їх дотриманням.

21. Оформлювати документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства і їхнім сім'ям.

22. Вивчати і узагальнювати підсумки роботи з кадрами, особливості переміщення, аналізувати причини плинності кадрів, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, брати участь у розробленні заходів щодо їх усунення.

23. Здійснювати контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.

24. Вести облік порушень трудової дисципліни і громадського порядку, контролювати своєчасне прийняття адміністрацією відповідних заходів.

25. Складати встановлену звітність про роботу з кадрами.

26. Здійснювати оформлення, реєстрацію і зберігання господарських договорів.

27. Здійснювати облік всіх військовозобов'язаних і призовників філіалу.

28. Організовувати проходження медогляду співробітниками філіалу.

29. Організовувати своєчасне забезпечення працівників підприємства канцелярським приладдям та іншими необхідними для роботи засобами, в межах своїх повноважень.

30. Забезпечувати своєчасне оброблення одержаної та відправленої кореспонденції, її доставку за призначенням, здійснювати контроль за її виконанням, видавати необхідні довідки щодо зареєстрованих документів; одержувати та розподіляти відповідно до напрямів роботи періодичні видання; вести облік всієї номенклатури справ.

31. Приймати та відповідати на дзвінки, надавати вичерпуючу інформацію на питання клієнтів про розклад та основні напрями роботи філіалу.

32. Контролювати та у разі необхідності брати участь у підготовці та проведенні ділових зустрічей, переговорів, відвідувань, святкових та поздоровних заходів.

33. Виконувати інші обов'язки за необхідністю.

IV. Права

Начальник відділу кадрів має право:

1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються діяльності відділу.

2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання діяльності підприємства (відділу).

3. Вимагати та отримувати від керівників структурних підрозділів підприємства та інших працівників необхідну інформацію.

4. Вимагати від керівника підприємства (інших керівників) сприяння у виконанні обов'язків і реалізації прав, що передбачені цією посадовою інструкцією.

5. В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи.

6. Здійснювати взаємодію з керівниками всіх структурних підрозділів підприємства.

7. Вимагати створення відповідних умов праці згідно з вимогами інструкції по охороні праці та чинного законодавства про працю України.

8. Вимагати від працівників філії виконання розпоряджень, наказів, інструкцій керівництва з питань, що передбачені даною інструкцією і входять у його компетенцію.

9. Вимагати від особового складу філіалу дотримання норм чинного законодавства про працю та Правил внутрішнього трудового розпорядку.

10. Вимагати від працівників філіалу необхідну інформацію, відомості і матеріали з тим, щоб якісно виконувати свої трудові обов'язки.

11. Вносити пропозиції щодо поліпшення роботи з кадрами, брати участь у спільній розробці посадових (робочих) інструкцій.

V. Відповідальність

Начальник відділу кадрів несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.