Исполнитель, ответственный за подготовку (контроль наличия документа)

Договор поставки

Поставка оборудования для аренды

Менеджер по работе с клиентами

Менеджер по работе с клиентами, директор

Договор купли-продажи

Покупка материалов и сырья

Специалист по снабжению

Директор, главный бухгалтер

Контракт

Найм персонала

Специалист по кадрам

Специалист по кадрам, директор

Договор подряда

Найм персонала

Специалист по кадрам

Контрактно-договорная документация на предприятии используется при взаимоотношениях с потребителями, поставщиками, специалистами и рабочими. С основной частью работников (управленческий персонал) заключается контракт, в то же время активно используется договор подряда для найма большинства артистов, аниматоров, не входящих в основной состав персонала. Такая форма взаимоотношений обуславливается широким спектром предоставляемых услуг, что требует привлечение большого количества опытных рабочих (актеров), причем разной специализации в зависимости от заказа.

Руководство ЧУП «Новая история» за основу организационной структуры взяло линейную систему управления.

Важнейшим преимуществом данного типа управления является строгое соблюдение принципов единоначалия, а также ответственность каждого сотрудника за результаты своей деятельности. Также, данный тип управления предприятием даёт возможность участия в нем отдельных специалистов по вопросам, лежащим в сфере их компетенции. Это позволяет руководству предприятия принимать более квалифицированные решения.

Численность непосредственно персонала компании составляет 5 человек, каждый из которых является специалистом в той или иной области, что дает возможность «Новой Истории» принимать участие в различных проектах, не ограничиваясь какой-то одной областью. Высокая компетенция специалистов компании подтверждается тесным сотрудничеством с такими агентствами как: Фишка.by, ArtMix, Lime, Вертолёт и др. А также организация и участие в мероприятий таких фирм как Газпром, Трайпл, Беларусбанк, Технобанк, Белгазпромбанк, Белросстрах, Корона, Белмаркет и др.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 4.4

Таблица 4.2 - Распределение ответственности и полномочий основных категорий персонала на предприятии

Проанализируем так же используемые на предприятии контрольные мероприятия. В ЧУП «Новая история» используются следующие их виды:

· устное периодическое сообщение

· письменное сообщение

· проверка вышестоящего руководителя

Следует уделить особое внимание контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей, реквизита. Рассмотрим основные моменты и особенности организации работы ЧУП «Новая история».

Особенностью ЧУП «Новая История» является предоставление своих услуг по всей территории Беларуси, а также за её пределами. Когда заказ поступают на предприятие, составляется специальный бланк.

· День рождения

· Корпоратив

· Тимбилдинг

· Свадьба

· Юбилей и др.

Затем идёт строка ответственное лицо - это менеджер, который занимается подбором артистов, инвентаря, разработкой сценария проведения мероприятия, выбором необходимого автомобильного транспорта, построением маршрута и др. грузополучатель, пункт погрузки, разгрузки. Затем заполняется графа «Водитель» с указанием места и времени отправления, а также указывается контактный номер. По согласованию с заказчиком указывается необходимость наличия свето-звукового оборудования, а также оборудования для создания определённых эффектов. При наличии звукового оборудования определяется необходимость в музыкальной подборке, она идёт стандартная или же корректируется согласно пожеланиям заказчика. Пиротехника записывается отдельным пунктом и является обязательной частью обязательной предоплаты. В графе «Другое» записываются особые пожелания заказчика не вписывающиеся в рамки стандартного бланка, а также вносится всё имущество аниматоров, которое будет задействовано в заказе. В случае, если нанимаются сторонние аниматоры по договору, то их имущество не вносится в бланк. В конце Бланк распечатывается в нескольких экземплярах, один из которых уезжает на заказ, а другой является контрольным и хранится на офисе до востребования или в случае повреждения или потери первого экземпляра. Ответственное лицо сверяется с бланком несколько раз:

1. При погрузке инвентаря в транспортное средство до выезда на заказ

2. При выгрузке инвентаря на заказе

3. При загрузке по окончанию работы

4. При выгрузке оборудования на склад

Данная многоступенчатая система хоть и является чрезвычайно затратной по времени, но позволяет практически полностью исключить риск пропажи или недостачи оборудования на всех этапах выполнения заказа.

4.3 Анализ системы оперативного управления предприятием (в том числе, в условиях возникновения кризисных ситуаций)

Существует необходимость ввести определение оперативного управления, отвечающее его сущности и отражающее цель оперативной управленческой деятельности; выработку управляющих воздействий и их осуществление; контроль за результатом их осуществления. Наиболее распространенная формулировка: оперативное управление - это деятельность управляющей подсистемы, заключающаяся в выработке управляющего воздействия и его осуществлении и направленная на эффективное достижение цели деятельности системы управления и организации в целом при должным образом организованном контроле. Оперативное управление:

§ осуществляется непрерывно во времени и пространстве и ориентированы на достижение определенных (установленных) целей;

§ охватывают все необходимое и соответствующее пространство и имеют место не только в момент совершения управленческого акта, но и в последующие периоды времени;

§ характеризуются целенаправленностью - при отсутствии целей управление становится бессмысленным;

§ могут быть предназначены и ориентированы на тактические и стратегические цели и планы, что и определяет задачи управления: оперативные или тактические, оперативно-технологические (оперативные, оперативно-производственные, в том числе оперативно-диспетчерские) и стратегические.

Опыт развития корпоративного управления в ЧУП «Новая история» показывает: формирование корпоративных этических норм помогает компании избежать операционных рисков, поддерживает долгосрочный экономический рост и способствует осуществлению успешной предпринимательской деятельности.

§ ясностью целевых ориентиров и реальностью задач;

§ полным и своевременным информированием субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе самих процессов;

§ достаточной гибкостью процессов, позволяющей своевременно адаптироваться к изменениям ситуации;

§ регламентированием процессов, в частности, разработкой процедур, обеспечивающих согласованность между фазами процессов;

§ параллельным выполнением отдельных частей процессов;

§ четким контролем за процессами со стороны субъекта управления;

§ наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего временнoго режима реализации процессов.

По степени участия работников в реализации управленческих воздействий оперативное управление включает в себя в основном управление организационной системой и финансами. Так же используется ситуационное, программное и управление по результатам работы.

Алгоритм подготовки и принятия управленческих решений в ЧУП «Новая история» включает в себя следующие этапы:

§ фиксация проблемы: признаки возникновения, первая реакция руководителя;

§ анализ ситуации: сбор и обработка информации, поиск причин и следствий;

§ определение проблемы: в чем она заключается на самом деле;

§ преобразование проблемы в задачу: переход от «что произошло?» к «что делать?»;

§ наработка вариантов решения;

§ определение критериев для оценки вариантов решения;

§ оценка вариантов решения по критериям и выбор оптимального;

§ принятие решений в условиях дефицита времени или информации;

§ принятие индивидуальных (лично руководителем) или групповых решений;

§ возложение контроля за исполнением и контроль.

Руководство компании и менеджеры организуют бизнес-процессы, обеспечивают текущее управление, разрабатывают и осуществляют стратегию компании. При этом они имеют ясные представления о задачах, функциях и методологии оперативного управления.

- анализ основных показателей работы предприятия;

- анализ себестоимости продукции и услуг;

- анализ прибыли и рентабельности.

Выяснилось, что предприятие имеет налаженное производство, является прибыльным и рентабельным. У предприятия имеется уже налаженная база поставщиков материалов и других ресурсов, а также постоянные заказчики и компании, с которыми ведется тесное сотрудничество.

1. В результате анализа экономической деятельности компании было установлено, что фирма имеет стойкий экономический рост. Это видно исходя из показателей роста выручки организации в 2013 г. по сравнению с 2012 г. на 20,5% или на 81,2 млн. руб.

2. Единственными отрицательными показателями за отчётный период являлись выработка на рабочего, которая в 2013 г. по сравнению с 2012 г. снизилась на 32,5%, а также показатель фондовооруженности снизился в 2013 г. по сравнению с 2012 г. на 34,5%. Однако снижение данных показателей легко объясняется увеличением численности персонала на 60% в отчётный период.

3. Фирма имеет высокие транспортные и складские издержки из-за отсутствия грамотных логистических расчётов.

4. Затраты на рекламу не имеют необходимой отдачи, а большой объём администрируемых баз данных замедляет обмен информацией между потребителем и продавцов

Для ликвидации вышеупомянутых проблем предлагается ряд путей по улучшению уровня логистического сервиса, а также минимизации различных издержек компании:

1. Покупка собственного транспортного средства

Однако данный способ будет рентабелен, только при условии использовании данного автомобиля более 5,6 лет, в противном случае транспортное средство не успеет окупиться.

2. Организация централизованного склада

Данное решение проблемы сможет позволить фирме экономить денежные средства, снизить временные издержки, риски задержек, а также документооборот. Однако данная схема повышает риски перебоев с поставкой пиротехнической продукции из-за отсутствия страхового запаса.

3. Отказ от администрирования части бесплатных баз данных в пользу директ рекламы, а также продвижению собственного сайта

В результате введения вышеперечисленных предложений компания сможет значительно улучшить качество своей работы.