Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области
• 1.1.1 Организационная структура ООО "Евросеть-Ритейл"
• 1.1.2 Функциональная характеристика ООО "Евросеть-Ретейл"
• 1.1.3 Экономическая характеристика ООО "Евросеть-Ретейл"
• 1.2 Сущность комплекса экономических информационных задач
• 1.2.1 Общие сведения о задаче
• 1.2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс
• 1.2.3 Способы решения задачи
• 1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированной информационной системе управления продажами
• 1.3.1 Общая характеристика программных средств, используемых при разработке системы
• 1.3.2 Обоснование выбора технических средств
• 1.3.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач
• 2. Проектная часть
• 2.1 Информационное обеспечение комплекса задач
• 2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание
• 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.3 Характеристика входной информации
• 2.1.5 Характеристика результатной (выходной) информации
• 2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач
• 2.2.2 Описание интерфейса и модулей системы
• 2.2. Структурная схема пакета
• 2.5 Экономическое обоснование проекта
• 2.5.1 Расчет единовременных затрат на разработку и внедрение АИС
• 2.5.2 Расчет текущих затрат на функционирование ИС
• 2.5.3 Расчет годового экономического эффекта от внедрения АИС
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности ООО "Евросеть-Ритейл" является обеспечение эффективности его управления. Для компании характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений и различием выполняемых функций. Как правило, это такие проблемы, как:

1. Отсутствие организационного единства среди подразделений компаний, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии процесса управления продажами, расчета сумм поставок и унификации нормативно-справочной информации.

2. Трудности планирования деятельности на всех уровнях управления, (долгосрочного, текущего, оперативного) анализа выполнения этих задач, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля текущих исполнений.

3. Недостаточная оперативность обработки данных о деятельности подразделений.

4. Отсутствие актуальной информации в процессе реального взаимодействия с покупателями.

При этом одной из важных задач является управление продажами. Автоматизировать процесс управления продажами - это значит упростить процесс ввода и обработки данных и, при этом, сэкономить большое количество времени. В настоящее время данная задача трудоемка и требует постоянной взаимосвязи менеджеров и специалистов по планированию, учету и анализу, с целью принятия управленческих решений по обеспечению соответствующего уровня продаж.

Использование автоматизированной информационной системы делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Подобная автоматизация позволяет:

· повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

· улучшить управление при помощи автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

· снизить расходы на управление детальностью за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы;

· обеспечить надежный учет и контроль за продажей продукции;

· руководителям анализировать деятельность каждого подразделения и оперативно получать сводные и аналитические отчеты.

Объектом исследования является деятельность ООО "Евросеть-Ритейл", вид деятельности - продажа сотовых телефонов и аксессуаров.

Предметной областью дипломного проекта является автоматизированная информационная система управления продажами.

Целью дипломного проекта является решение экономической задачи по анализу продаж, и дальнейшая её интеграция в комплексную информационную систему управления компанией.

В соответствии с указанной целью в работе были поставлены следующие задачи:

· изучить направление деятельности ООО "Евросеть-Ритейл" организационную структуру и информационные потоки;

· разработать АИС для управления продажами;

· определить средства проектирования;

· дать рекомендации по информатизации технических и программных обеспечений.

· рассчитать экономическую эффективность.

отдел продажа автоматизированная информационная система

1. Аналитическая часть

1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Организационная структура ООО "Евросеть-Ритейл"

Компания ООО "Евросеть-Ритейл" начала свою деятельность более 16 лет назад. Как такового рынка сотового ритейла до 1997 года в России практически не существовало. Самым популярным средством связи в 90-е годы был пейджер. ООО "Евросеть-Ритейл" не просто стала одним из основателей российского сотового ритейла, компания дала толчок к его дальнейшему развитию. Свой первый магазин "Евросеть-Ритейл" открыла в г. Москве на Ленинском проспекте с ассортиментом в несколько моделей телефонов.

Через 6 лет с момента основания Компания, став крупным игроком в столице с сетью в 100 магазинов, приняла решение о выходе на федеральный уровень. В 2003 году к этому количеству добавились ещё 117 салонов в регионах, в 2004 году - более 800 салонов, в 2005 - 1934 салонов, в 2006 году - открылось 1976 салонов в удаленных городах и населенных пунктах на всей территории России. Представительства компании заработали в странах СНГ и во всех федеральных округах России: Дальневосточном, Сибирском, Уральском, Приволжском, Южном, Северо-Кавказском, Центральном, Северо-Западном.

Согласно отчету ООО "Евросеть-Ретейл", в период 2002-2007 гг. стала самым динамично развивающимся ретейлером в мире. В период мирового кризиса компания сохранила позиции одного из ведущих игроков отрасли сотового ретейла. В 2013 году ООО"Евросеть-Ретейл" активно работает над повышением эффективности собственного бизнеса, делая упор на качество продуктов и услуг, расширяя возможности своей деятельности, выходя на новые рынки, осваивая и внедряя современные технологии.

В настоящее время компания управляет более 4500 салонами в России и Республике Белоруссия.

В 2010 году руководство компании приняло решение об обновлении фирменного стиля, модернизации логотипа, корпоративного веб-сайта и брендбука. Было принято решение об усовершенствовании системы навигации, модернизации выкладки и эргономики магазинов компании. Одной из основных задач, стоящих перед руководством компании и рабочей группой по проекту, стала разработка нового фирменного стиля при сохранении узнаваемости бренда, а также сохранение преемственности.

В марте 2010 года компания "Евросеть-Ретейл" объявила о старте проекта корпоративного ребрендинга. Основной цвет бренда, желтый, сохранился, но он получил более теплый оттенок. В дополнение к новому фирменному стилю компания поставила перед собой задачу создать новый символ бренда. В результате разработки "маскота" (узнаваемого персонажа бренда) наиболее близким для поддержки основных сообщений и миссии компании стал "желтый терьер".

Осенью 2010 года компания "Евросеть-Ретейл" начала эксперимент по созданию крупноформатных магазинов. В сентябре в Москве были открыты два экспериментальных гипермаркета "Большая Евросеть" площадью 1000 и 2500 кв. м. В гипермаркетах помимо мобильной и портативной техники представлены электроника, мелкая и крупная бытовая техника. На момент открытия гипермаркетов средняя площадь салона "Евросеть-Ретейл" составляла 40 кв. м. и задачей экспериментальных магазинов было выяснить, какой торговый формат в России еще не задействован. На сегодняшний день в разных регионах успешно действуют 34 гипермаркета "Большая Евросеть".

В ходе развития проекта руководством компании было принято решение сконцентрироваться на развитии в регионах формата "супермаркетов" или Communication palace - магазинов с расширенной ассортиментной матрицей и площадью до 300 - 500 кв м. Первый Communication palace был открыт в марте 2011 в городе Орск Оренбургской области. Такой формат розничной торговли стал новым явлением на рынке электроники и бытовой техники.

Компания открывает свои магазины в шаговой доступности от покупателя, осваивая и населенные пункты численностью 7 - 10 тыс. человек. И именно там, где уровень инфраструктуры регионов не позволяет федеральным брендам самостоятельно выходить на местные рынки, ООО "Евросеть-Ретейл" один из представителей цивилизованной торговли, предлагающим товары и услуги федеральных стандартов и уровня качества. Во многом это стало возможным благодаря собственной логистической инфраструктуре компании, сертифицированной стандартам ISO 9001 - 2000 (2008).

Сегодня в каждом салоне компании любой житель России может не только приобрести мобильную технику, но и получить целый ряд нужных и необходимых услуг - денежные переводы, приобретение авиа - и ж/д - билетов, выбор туристических путевок, оформление пенсионных и страховых контрактов, оплата штрафов ГИБДД, заказ и доставка бытовой техники, оформление потребительских кредитов, оплата ежемесячных коммунальных платежей. В магазины компании ежемесячно приходит около 55 млн. чел.

Открыв более 60 интернет-магазинов на территории России, компания способствует активному развитию формата онлайн-торговли в регионах страны.

Сеть сервисных центров "Про-Сервис", входящая в группу компаний "Евросеть", поддерживает покупателей мобильной и цифровой техники, осуществляя постпродажное и гарантийное обслуживание оборудования на всей территории РФ. Сервисные центры открыты не только для покупателей компании "Евросеть", но и для всех пользователей современных цифровых технологий.

Кроме того, ООО "Евросеть-Ретейл" - это один из крупнейших федеральных работодателей страны. Сегодня в компании работает более 30000 сотрудников. С момента своего основания компания создала рабочие места для молодых специалистов, предоставила возможность обучения первой профессии, образования и достойного заработка в самых сложных с точки зрения социально-экономических условий городах и населенных пунктах страны. В ООО "Евросеть-Ретейл" сделали карьеру тысячи людей. Многие руководящие позиции, начиная от региональных директоров и заканчивая управляющими филиалов, сегодня достойно занимают сотрудники, пришедшие в компанию на позицию продавцов.

ООО "Евросеть-Ретейл" - это перспектива широких карьерных возможностей. Компания регулярно инвестирует средства в обучение своих сотрудников. На базе региональных офисов ООО "Евросеть-Ретейл" открыла 64 учебных центров, где молодые люди с базовым образованием могут получить свою первую профессию и стать специалистами отрасли. Учебные центры компании "Евросеть" - это образовательные школы для тех, кто заинтересован в собственном развитии.

В компании действуют собственные корпоративные социальные программы для сотрудников, беспрецедентные мотивационные акции, предоставляющие сотрудникам широкие возможности социального, материального и карьерного роста.

"Евросеть-Ретейл" - активный представитель социально - ответственного российского бизнеса.

Благотворительный фонд Компании "Евросети", созданный в 2004 году, начал свою деятельность с развития программы для многодетных семей "Чужих детей не бывает", в рамках которой многодетные семьи получили помощь на создание условий для полноценного роста и развития. С 2010 года Фонд, получивший новое название "Подари надежду", помогает в проведении высокотехнологичных операций для детей с тяжелыми заболеваниями, оплачивает дорогостоящие медицинские услуги, приобретает медицинское оборудование.

Компания развивает новые форматы торговли, представляющие собой интеграцию собственных разработок и западных технологий, адаптированных к уникальной российской специфике.

"Евросеть-Ретейл" важный участник рынка коммерческой недвижимости в РФ, Компания на протяжении многих лет является одним из крупнейших арендаторов страны и занимает более 200 тыс квадратных метров коммерческой недвижимости в России и странах СНГ.

"Евросеть-Ретейл" оказывает влияние на инвестиционный климат в стране, являясь экспертом в вопросах международных торговых отношений, помогает зарубежным партнёрам лучше понять специфику и особенности российского рынка.

Компания успешно взаимодействует с зарубежными производителями сотовых телефонов и портативной цифровой техники, способствует развитию российского бизнеса. ООО"Евросеть-Ретейл" вносит важный вклад в укрепление позиций страны на мировом рынке как надёжного и ответственного бизнес - партнёра.

"Евросеть-Ретейл" является лауреатом множества премий и почётных наград, например:

· "Best Retail - 2010" как крупнейшая непродовольственная сеть России по рентабельности по EBITDA и по норме чистой прибыли за 2010год;

· "INFOLine Retailer Russia TOP - 100" в номинациях "Лидеры органического ретейла" и "Лидеры по обороту" в сегменте "Мобильные телефоны"

· Вице-президент по коммерции В. Луканин и руководитель проекта "Монобренды" Роман Кананыхин стали победителями голосования за лучших топ-менеджеров розничных компаний по выбору участников рынка Retailer Dream Team 2012.

· Специальная награда "За выдающийся вклад в развитие информационных технологий в России" Х национальной Премии IT - ЛИДЕР 2012

· "Евросеть-Ретейл" вошла в TOP - 10 общеотраслевого рейтинга ста розничных сетей России INFOLine Retailer Russia TOP - 100 и возглавила его в своём сегменте рынка по всем показателям (2012г)

Организационная структура ООО "Евросеть-Ретейл" представлена на рисунке 1. Система управления копании имеет линейно-функциональную структуру, она обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Рис. 1. Организационная структура ООО "Евросеть-Ретейл"

Руководители функциональных подразделений (по финансам, производству и коммерции, персоналу, руководители филиалов) осуществляют влияние на производственные подразделения формально. Как правило, они не имеют права самостоятельно отдавать им распоряжения, роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления фирмой в целом. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства, подготавливают варианты решений вопросов, связанных с руководством процессом производства.

Достоинства информационной структуры:

освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально - техническим обеспечением и др.;

построение связей "руководитель - подчиненный" по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки структуры:

- каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

- отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;

- чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

- аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическим множества оперативных задач.

Во главе компании стоит генеральный директор, который осуществляет общее руководство деятельностью предприятия, организует и контролирует его работу.

Генеральному директору непосредственно подчиняются директора филиалов, директор по продажам, финансовый директор, директор службы поставок, начальник отдела информационных технологий, начальник охраны, директор по персоналу, начальник юридической службы, секретарь, делопроизводитель.

1.1.2 Функциональная характеристика ООО "Евросеть-Ретейл"

ООО "Евросеть-Ретейл" имеет 8 региональных филиалов. Филиалы занимаются реализацией продукции компании на территории своих районов. Во главе каждого филиала стоит директор, которому подчиняются товароведы.

Начальник отдела продаж организует работу по сбыту продукции предприятия. Ему подчиняются менеджеры по филиалам, менеджер по дополнительному ассортименту, менеджер по розничной торговле, мерчендайзер, товаровед, менеджер по товарам некоммерческого использования, VSM.

Начальник отдела поставок организует материально-техническое обеспечение предприятия. Ему подчиняются заместитель начальника отдела поставок, логистик, заведующий складом, товаровед.

Управлением ООО "Евросеть-Ретейл" занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному директору и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. В обязанности бухгалтерии входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др.

Задачами отдела закупок являются: формирование ассортимента товаров;

поиск поставщиков; организация закупок; приемка товаров; управление торговыми агентами; прием заказов на поставку товаров; организация доставки.

Менеджеры по сбыту готовят необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимаются приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролируют деятельность склада, следят за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

Продавцы-консультанты готовят и убирают рабочее место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют расчетные операции с покупателями и т.д.

1.1.3 Экономическая характеристика ООО "Евросеть-Ретейл"

Управление продажами подразумевает постанову тактических целей продаж, формирование и контроль выполнения текущего плана мероприятий, планирование и управление ресурсами, необходимыми для текущего обеспечения продаж.

Управление продажами в общем не отличается от управления любой другой деятельностью. В любом случае управляющий продажами должен: определить цели работы, вести контроль достижения этих целей, управлять процессом достижения целей.

Финансово-экономические показатели деятельности ООО "Евросеть-Ретейл" за 2012-2013 гг.

Финансово-экономические показатели деятельности ООО "Евросеть-Ретейл" за 2012-2013 гг.

Судя по данным табл.1., в 2014 г. ООО "Евросеть-Ретейл" расширяет объемы деятельности, что подтверждается ростом выручки от реализации в 2014г. на 6,98%, а также увеличением численности работников и основных рабочих

Несмотря на рост среднегодовой численности работников, их выработка в динамике возрастает (выработка - на 4,92%).

Таким образом, в динамике возрастает эффективность использования трудовых ресурсов, что подтверждается ростом выработки (товарооборота на 1 рабочего и работающего) (рис. 2).

Рис. 2. Динамика показателей среднегодовой выработки и заработной платы ООО "Евросеть-Ретейл" за 2012 - 2013 гг., тыс. руб.

В динамике возрастает эффективность деятельности всего предприятия, т.к. происходит снижение затрат на 1 рубль реализации, а также рост рентабельности деятельности и рентабельности продаж (рис. 3)

Рис. 3. Динамика показателей рентабельности ООО "Евросеть-Ретейл" за 2012 - 2013 гг.

В целом, деятельность ООО "Евросеть-Ретейл" эффективна и рентабельна, филиал расширяет объемы своей деятельности. Судя по динамике основных показателей, филиал имеет значительные перспективы развития

1.2 Сущность комплекса экономических информационных задач

1.2.1 Общие сведения о задаче

В сегодняшнем бизнесе смогли выжить только те компании, которые провели серьезные реформы в системе управления, сделав ее современной и эффективной. Недостатки и упущения в системе управления нынешнего предприятия - малого, среднего или большого - оборачиваются моментальным уменьшением его доли на рынке, неизбежным отставанием в конкурентной борьбе.

Процесс обеспечения продаж товаров в компании (рис. 4).

Рис. 4. Бизнес-процесс продажи товаров

Управление продажами ведется директором и продавцами салона, оперативный и количественно - суммовой расчет производится в отделе продаж, взаимосвязь этих подсистем представлена на (рис. 5).

Рис. 5. Обобщенная модель управления продажами на предприятии

Планирование продаж - процесс разработки тактических планов, способствующий достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент - ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок

В ООО "Евросеть-Ретейл" филиал "Поволжский" г. Самара автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, учет заработной платы, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета.

Исходной информацией для управления являются учетные первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса - свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом продаж. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ предприятием.

Автоматизация управления торговыми процессами в ООО "Евросеть-Ретейл" филиал "Поволжский" г. Самара повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Управление торговыми процессами в ООО "Евросеть-Ретейл" филиал "Поволжский" г. Самара основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товара. Движение информации между ООО "Евросеть-Ретейл" филиал "Поволжский" г. Самаре и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных "1С: Предприятие 8. Управление торговлей" входят справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Система реализуется только в однопользовательском варианте и состоит из следующих модулей:

Анализ товародвижения.

Анализ работы с покупателями.

Финансовый калькулятор директора.

Загрузка данных из файлов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 6. Преимущества АИС управление продажами

Узконаправленность разрабатываемой системы является ее характерным преимуществом, так как соединяет в себе понятный и простой интерфейс и функциональную наполненность. Все это позволяет значительно облегчить работу менеджеров предприятия. Это наглядно видно на (рис.6).

1.2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Информационная система предназначена для автоматизации деятельности управления продаж службы коммерческого предприятия ООО "Евросеть-Ретейл".

Система позволяет организовывать сбор текстовой информации из открытых источников (электронные СМИ, аналитические отчеты экспертов), осуществлять их автоматизированную обработку, эффективное хранение, проведение анализа и генерацию отчетов.

Автоматизированная информационная система представляет собой программный комплекс, включающий в себя программные компоненты, работающие на сервере и клиентских рабочих местах.

Задачи решаемые в процессе разработки информационно аналитической системы обслуживания Интернет - заказов:

1) создание документального архива с функциями поиска информации, обеспечивающей повышение качества и скорости работы аналитика;

2) предоставление актуальной информации для повышения эффективности деятельности сотрудников при решении аналитических задач;

3) автоматизация процесса подготовки отчетов и аналитических записок для руководства.

4) осуществление графической оценки ситуации;

5) обновление промежуточной информации в процессе работы системы.

1.2.3 Способы решения задачи

Расширять ассортимент, даже если это связано с дополнительными расходами (плата за стойки в магазинах и т.д.).

Цель автоматизированного решения задачи сводится к устранению недостатков, которые есть в компании, поэтому ее можно разделить на две группы подцелей:

достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов, сокращение численности персонала);

улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации).

В данном дипломном проекте рассматривается разработка новой отчетной формы статистика продаж по реализации товаров, разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно - суммовой отчет продажи товаров.

Предпосылками внедрения информационно аналитической системы:

1) сложность использования больших объемов информации на бумажных носителях;

2) низкая оперативность работы менеджеров и аналитиков;

3) проблемы в организации совместной работы над информацией;

4) возможная потеря информации, ненадежность хранения;

5) отсутствие преемственности экспертной деятельности;

6) большое количество рутинных операций.

Эффективность управления обслуживания заказов во многом зависит от умения правильно отреагировать на изменения рынка и принять оптимальные решения по планированию отгрузки товара, при этом избавиться от снижения производительности труда работников и, как следствие, снижения экономической эффективности производства.

С внедрением информационно-аналитической системы снижаются такие риски, как сознательная порча ценной информации, предоставление заведомо искажённых данных. Как следствие, отсутствие точной информации о положении дел в компании, отсутствие достоверной отчётности, что приводит к ложной оценке деятельности предприятия со стороны руководства, а недостоверная отчётность может привести к существенным штрафам со стороны контролирующих органов государства.

Таким образом, в условиях постоянного развития ООО "Евросеть-Ретейл" при принятии организационно - управленческих решений актуальна разрабатываемая автоматизированная информационная система управления продажами с возможностью решения задачи анализа продаж.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, программных средств, методов организации обработки и хранения массивов.

Исходными данными являются:

нормативные документы, содержащие артикул, наименование товара, количество товара, сумму заказа по каждой позиции;

данные для расчета сумм продаж за определенный период времени.

База данных создается для дальнейшего интегрированного использования.

Что даст внедрение системы:

– повышение эффективности управления компании;

– более результативная работа и оптимальное использование рабочего времени;

– обеспечение стабильности информационного потока;

– повышение эффективности использования трудовых ресурсов и повышение производительности труда сотрудников предприятия;

– электронная форма хранения;

– предотвращение утечки и порчи важной конфиденциальной информации различного характера (финансово-экономическая, служебная - для внутреннего использования и другой вид ценной информации)

– высокая надежность хранения информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что данный комплекс задач на пример учета продаж, имеет значимую экономическую сущность. Это снижение затрат предприятия и рост экономических показателей в результате увеличения производительности труда работников, что ведёт к сохранению конкурентоспособности и росту экономической эффективности деятельности компании.

1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированной информационной системе управления продажами

1.3.1 Общая характеристика программных средств, используемых при разработке системы

Программа реализована в интегрированной среде визуального программирования Borland 7.0 на языке ObjectPascal. Данный пакет позволяет эффективно решить проблему проектирования интерфейса. Выбор языка программирования программы обусловлен также распространенностью, удобством, простотой и мощью языка. Он одинаково легок как для написания интерфейса программы, так и для работы с базой данных

Выбор MSExcel для хранения всех данных и документации обусловлен тем, что именно в таком формате. Он предоставляет простой, удобный пользовательский интерфейс, и удобное обращение из Delphi к MSExcel.

Прикладные характеристики:

· настраиваемость. Система позволяет пользователю настраивать конфигурацию отображения информации без привлечения профессиональных программистов;

· разграничение прав доступа к имеющейся информации для различных подразделений;

· поддержка распределенной базы данных. Система позволяет хранить и отображать данные, как головной организации, так и филиалов, учитывая методику консолидации информации и территориальную обособленность филиалов;

· модульность. Позволяет расширять возможности системы с помощью добавления отдельных модулей или расширения возможностей уже имеющихся, не изменяя всю систему в целом;

· наглядность. Предлагает пользователю инструментарий, необходимый для ввода и просмотра необходимой информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах;

· достоверность данных. В системе реализован механизм проверки информации на непротиворечивость и достоверность.

В данной работе используются приложения MS Excel из офисного пакета MicrosoftOffice для хранения выходных документов (отчеты) и исходной информации. Это связано с тем, что MSOffice логично вписывается в интерфейс Windows. Совместное выполнение ряда программных средств позволяет гибко распределять их ресурсы на работу, увеличивать общую производительность.

MSExcel - табличный редактор, позволяющий обрабатывать большие объемы информации, интегрировать данные разных форм и документов, использовать графическую интерпретацию данных в виде диаграмм и графиков, группировать и сортировать данные по разным показателям, проводить анализ данных. Справочные данные в нашей системе будут браться из MSExcel. Это обусловлено тем, что существующая в ООО "Евросеть-Ретейл" база формирует выходные документы в табличный редактор MSExcel.

Значительное внимание в MSExcel уделяется работе с диаграммами как средству для анализа данных.

Итак, использование вышеописанных приложений в работе информационно-аналитической системе позволит улучшить восприятие интерфейса пользователя системы, ускорить обработку данных, упростить создание отчетов.

1.3.2 Обоснование выбора технических средств

Аппаратные и программные требования

Автоматизированная информационная система управления продажами предназначена для работы на IBM - совместимых персональных компьютерах.

Компьютер должен иметь:

· операционную систему MSWindowsXP или MSWindowsNT 4.0 и выше;

· монитор с минимальным расширением экрана 800х600 (smallfonts);

· оперативную память 64 Мбайт и выше;

· Рекомендуется:

· процессор не ниже Intel Pentium III;

· оперативная память 128 Мбайт;

Сеть построена на топологии "двухуровневая звезда".

Существует бесконечное число способов соединить компьютеры. Каждое соединение - новый путь для данных. Топология сети - геометрическая форма и физическое расположение компьютеров по отношению друг к другу. Топология сети позволяет сравнивать и классифицировать различные сети.

Звездообразная структура хорошо известна как типичная вычислительная сеть, в которой в центре звезды расположена вычислительная машина, обрабатывающая информацию, передаваемую периферийными устройствами. Радиально подключенные устройства могут начать передачу данных только тогда, когда будет разрешено от центрального узла. В качестве каналов для связи между устройствами на концах звезды и центральным узлом можно использовать различную среду. Например, для одних каналов может быть использована витая пара, а для других - коаксиальный или даже волоконно-оптический кабели. Помимо этого, программное обеспечение центрального узла звезды может обеспечивать высокую степень защиты сети от несанкционированного

Преимущества звездообразной сети:

- идеальны для ситуаций, когда требуется доступ многих абонентов к одному обслуживающему центру;

- на разных радиальных направлениях могут быть использованы различные каналы и скорости передачи;

- каждое радиальное направление независимо от остальных;

- упрощены процессы обнаружения и устранения неисправностей;

- экономически оправдана стоимость передачи речи.

1.3.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Разработанная автоматизированная информационная система управление продажами, обеспечивающая выполнение комплекса задач, имеет определённые требования к системному и прикладному программному обеспечению.

Для разработки данной системы были выбраны те инструментальные средства, которые обеспечивают решение задач с помощью определённых алгоритмов, выполняемых на основе языка программирования Object Pascal. Средством создания программной оболочки системы была выбрана среда визуального программирования Delphi.

Delphi - это среда разработки программ, ориентированных на работу в Windows. В основе идеологии Delphi лежат технология визуального проектирования и методология объектно-ориентированного программирования. Для реализации программ в Delphi используется разработанный компанией Borland язык Object Pascal, поддерживающий концепцию объектно-ориентированного программирования, в основе которого лежит ставший классическим язык Turbo Pascal.

Выбор такого инструментального средства как Delphi не носит случайного характера, так как Delphi - это комбинация нескольких важнейших технологий:

· Высокопроизводительный компилятор в машинный код;

· Объектно-ориентированная модель компонент;

· Визуальное (следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов;

· Масштабируемые средства для построения баз данных.

Для обеспечения корректной работе системы необходимо наличие на компьютере пользователя установленного программного продукта Borland - Database Engine. Borland Database Engine обеспечивает корректную работу системы с базами данных: выполняет обработку и запись данных в БД, позволяет осуществлять запросы по определённым критериям.

Опыт применения ЭВМ для построения прикладных систем обработки данных показывает, что самым эффективным инструментом здесь являются не универсальные алгоритмические языки высокого уровня, а специализированные языки для создания систем управления данными. Такие средства обычно включаются в состав СУБД, но они могут существовать и отдельно. СУБД дают возможность пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки. Характеристики готовых прикладных пакетов определяются прежде всего принятой в СУБД организацией данных и типом используемого транслятора.

По способу установления связей между данными различают: - реляционную - иерархическую - сетевую модели.

Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели.

Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком - жесткость структуры данных (невозможность, например, задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ее работы от размера базы данных. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всей базы.

Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической модели такие связи могут быть отражены в виде дерева - графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы удовлетворены быть не могут.

Указанный недостаток снят в сетевой модели, где, по крайней мере теоретически, возможны связи "всех со всеми". Поскольку на практике это, естественно, невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям. Использование иерархической и сетевой моделей ускоряет доступ к информации в базе данных. Но поскольку каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы, требуются значительные ресурсы как дисковой, так и основной памяти ЭВМ. Недостаток основной памяти, конечно, снижает скорость обработки данных. Кроме того, для таких моделей характерна сложность реализации СУБД.

Хотя известны попытки создания СУБД, поддерживающих сетевую модель для персональных компьютеров, в настоящее время реляционные системы лучше соответствуют их техническим возможностям и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации индексированием баз данных.

В наиболее полном варианте СУБД должна содержать следующие составные части:

Среда пользователя, дающая возможность непосредственного управления данными с клавиатуры.

Алгоритмический язык для программирования прикладных систем обработки данных, реализованный как интерпретатор. Последнее позволяет быстро создавать и отлаживать программы.

Компилятор для придания завершенной программе вида готового коммерческого продукта в форме независимого ЕХЕ - файла.

Программы-утилиты быстрого программирования рутинных операций (генераторы отчетов, экранов, меню и других приложений).

Собственно СУБД - это оболочка пользователя. Ввиду того, что такая среда ориентирована на немедленное удовлетворение его запросов, это всегда система - интерпретатор.

Наличие в СУБД языка программирования позволяет создавать сложные системы обработки данных, ориентированные под конкретные задачи и даже под конкретного пользователя. Есть также СУБД, которые имеют только язык и не имеют оболочки пользователя. Они предназначены исключительно для программистов, и это системы компилирующего типа. Такие пакеты лишь с оговорками могут быть названы СУБД. Обычно их называют просто компиляторами.

Итак, можно сделать вывод, что на выбор соответствующих инструментальных средств повлияла актуальность их использования в настоящее время, обеспечение данными средствами корректной и эффективной работы системы, простота использования и, тем не менее, мощная поддержка работоспособности системы.

Также необходимо отметить, что благодаря эффективной обработке данных выбранными инструментальными средствами, сократилось время обработки получаемых данных. Алгоритм решения данного комплекса задач позволяет сократить затраченное время до минимума. Это достигается за счёт механизма поиска и сортировки, предусмотренного в разработанной системе, который обеспечивается выбранным инструментарием - это и скоростная обработка БД и возможность работы с различными файлами и т.п. Всё это существенно облегчает выполнение основных функций работниками отдела продаж и повышает производительность труда.

Говоря о выборе режимов обработки данных в проектируемой АИС, можно отметить, что в различных обстоятельствах будут использованы как пакетный, так и диалоговый режимы. В основном функционирование системы построено на выборе пользователем необходимых ему функций системы для решения определённых задач. В начале работы пользователь может выбрать вид загрузки исходных данных в систему: непосредственно из файла MSExcel или из файлов базы данных. Таким образом, выясняется, что пользователь в любом случае должен в начале работы загрузить в систему исходные данные. Далее он может вывести отчёты на экран в виде файлов Excel, а также распечатать их на принтере или сохранить на компьютере.

Также немаловажным аспектом функционирования системы является эргономичность системы, то есть способность системы выводить на экран пользователя обработанные данные в таком виде, чтобы тот мог без особых проблем провести анализ представленных данных, чтобы система выдавала чёткие и понятные данные по запросу пользователя, выполняя заложенные в неё функции. Печатные формы должны выдаваться в виде отчётов в файлах Excel, и должны полностью соответствовать запросам пользователя и предоставлять логичную и легко читаемую выходную информацию. Интерфейс системы должен быть дружественным, обеспечивать выполнение всех необходимых функций. Порядок действий при работе с системой пользователя должен легко прослеживаться. Надписи и выводимые данные в виде таблиц должны быть легко читаемые. При возникновении ошибочных действий со стороны пользователя система должна предупреждать его об этом и подсказывать следующее действие.

1.3.4 Способы защиты информации

В связи с широким распространением персональных компьютеров не только как средств обработки информации, но также как оперативных средств коммуникации (электронная, телефаксная почта), возникают проблемы, связанные с обеспечением защиты информации от преднамеренных или случайных искажений.

Актуальность этих проблем подчеркивается также тем обстоятельством, что персональный компьютер или автоматизированное рабочее место (АРМ) является частью систем обработки информации, систем коллективного пользования, вычислительных сетей. В таких случаях предъявляются достаточно жесткие требования по надежности и достоверности передаваемой информации.

Любой канал связи характеризуется наличием в нем помех, приводящих к искажению информации, поступающей на обработку. С целью уменьшения вероятности ошибок принимается ряд мер, направленных на улучшение технических характеристик каналов, на использование различных видов модуляции, на расширение пропускной способности и т.п. При этом также должны приниматься меры по защите информации от ошибок или несанкционированного доступа.

Доступ - это получение возможности использовать информацию, хранящуюся в ЭВМ (системе).

Всякая информация в машине или системе требует той или иной защиты, под которой понимается совокупность методов, позволяющих управлять доступом выполняемых в системе программ к хранящейся в ней информации.

Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

Целями защиты являются:

· предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;

· предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;

· предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации;

· предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные системы, обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности;

· защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах;

· сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством;

· обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологий и средств их обеспечения.

Задача защиты информации в информационных вычислительных системах решается, как правило, достаточно просто: обеспечиваются средства контроля за выполнением программ, имеющих доступ к хранимой в системе информации. Для этих целей используются либо списки абонентов, которым разрешен доступ, либо пароли, что обеспечивает защиту информации при малом количестве пользователей. Однако при широком распространении вычислительных и информационных систем, особенно в таких сферах, как обслуживание населения, банковское дело, этих средств оказалось явно недостаточно. Система, обеспечивающая защиту информации, не должна позволять доступа к данным пользователям, не имеющим такого права. Такая система защиты является неотъемлемой частью любой системы коллективного пользования средствами вычислительной техники, независимо от того, где они используются. Данные экспериментальных исследований различных систем коллективного пользования показали, что пользователь в состоянии написать программы, дающие ему доступ к любой информации, находящейся в системе. Как правило, это обусловлено наличием каких - то ошибок в программных средствах, что порождает неизвестные пути обхода установленных преград.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно - справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

Для того чтобы рассмотреть информационную модель, следует произвести декомпозицию комплекса на отдельные задачи, выделить взаимосвязи между входными, промежуточными и результатными информационными потоками.

Применительно к комплексу задач автоматизированной информационной системы управления продажами модель предназначена для структурного представления движения информационных потоков с момента поступления входной информации в учебный отдел до момента выдачи выходных форм в соответствующие подразделения.

Современную практику проектирования программного обеспечения нельзя представить без применения визуальных моделей. Моделирование является центральным звеном всей деятельности по созданию качественного программного продукта.

Модели необходимы для понимания и осмысления структуры и поведения будущей системы. Они облегчают управление процессом создания системы, позволяют документировать принимаемые проектные решения, являясь основой взаимодействия участников проекта и гарантией корректности архитектуры будущей системы.

Проблемы автоматизации визуального моделирования породили потребность в программно - технологических средствах специального класса CASE - средствах. CASE - технология представляет собой совокупность методов проектирования программного обеспечения, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех стадиях разработки и сопровождения ПО и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Современный подход для построения схемы данных и её описания сводится к использованию CASE - средств. Современные CASE - средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС (информационных систем): от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл программного обеспечения.

Как известно, наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE - средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени. Графические средства моделирования предметной области позволяют в наглядном виде изучать ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.

Существует несколько подходов к проектированию ИС. Одним из наиболее приемлемых является структурный подход к проектированию ИС. Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимосвязаны. При разработке системы "снизу - вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.