Проект информатизации управления фирмой

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЧОУ ВО ЮЖНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ИУБиП)

АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА «МЕНЕДЖМЕНТ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Инновационный менеджмент»

на тему: «Проект информатизации управления фирмой»

Выполнила: студ. гр. МД-302 Носырева М.Ю.

Проверил: к.т.н. доцент Караблин О.В.

Ростов-на-Дону

2016

Содержание

Введение

1. Общетеоретические сведения проекта информатизации управления фирмой

1.1 Сущность информатизации управления фирмой

1.2 Условия и предпосылки информатизации управления предприятием

1.3 Стадии внедрения процесса информатизации управления предприятием

2. Обзор реализации проекта информатизации управления фирмой в отечественной практике

2.1 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в ООО «Волгоградский завод буровой техники»

2.2 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в ООО «Компании Ран»

2.3 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в ООО «Валга»

3. Обзор реализации проекта информатизации управления фирмой в зарубежной практике

3.1 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в компании «ADAS Ltd»

3.2 Анализ практики реализации проект информатизации управления фирмой в компании «Cisco Systems Inc»

3.3 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в компании «Matsushita Electric Industrial Ltd»

Заключение

Список используемых источников

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется рациональная система информатизации управления фирмой, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение -- это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Сегодня задача эффективного управления организацией в условиях современной экономики и уровня развития информационных технологий не может быть решена без качественного информационного обеспечения. Поэтому тема курсовой работы является актуальной.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например, прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оценить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь [19].

В условиях современной системы управления предприятием, вне
зависимости от сферы ее деятельности, без использования информационных
технологий невозможно оперативно, то есть, с высокой скоростью
управлять основными функциями управления: организация, нормирование, координация, планирование, управление, контроль, мотивация, регулирования. Для того чтобы с высокой скоростью управлять данными
процессами управления необходимо оперативно получать информацию и 
использовать ее для принятия решений. Для этого и необходима информатизация управления предприятием [8].

Информатизация управления фирмой имеет достаточную степень изученности. В частности, основоположник информатизации управления фирмой академик В. М. Глушков утверждал, что что информационное обеспечение управления современной организацией является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационного обеспечения принятия управленческих решений [19].

Академик А. П. Ершов определял информатизацию управления фирмой как комплекс мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего знания во всех значимых видах деятельности предприятия [15].

A.M. Карминский считал, что информационные технологии играют все более важную роль в деятельности современных предприятий, преобразуют организацию его бизнеса, изменяют инструментарий управления фирмой, а также методы работы менеджеров [15].

Цель курсовой работы: проанализировать процесс информатизации управления фирмой и практику использования информационных технологий.

Задачи курсовой работы:

- изучить теоритические основы проекта информатизации управления фирмой;

- проанализировать внедрение информатизации управления предприятиями в отечественной и зарубежной практике;

- сделать выводы по изученному вопросу.

Объект исследования: совершенствование деятельности производственных подразделений на основе внедрения проекта информатизация управления фирмой.

Предмет исследования: отечественные и зарубежные организации, реализовавшие проект информатизации управления фирмой.

1. Общетеоретические сведения проекта информатизации управления фирмой

1.1 Сущность информатизации управления фирмой

Информатизация управления фирмой -- организационный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей на основе формирования и использования информационных ресурсов посредством современных информационных технологий и развитой инфраструктуры [3].

Сущность информатизации управления предприятием заключается в определение ряда положений:

- информатизация управления осуществляется в пределах конкретной организации;

- информатизация управления представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения;

- информатизация управления имеет отношение не просто к информации, а ко всей информационной деятельности организации, при этом являясь значительно более масштабным понятием, чем управление документооборотом [4].

В современных условиях информатизация управления фирмой стала важной областью, которая состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и технических средств связи [6].

Цель информатизации управления: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности [2].

Задачами информатизации управления фирмой являются:

- качественное информационное обеспечение процессов управления в организации;

- осуществление управления информационными ресурсами;

- обеспечение управления обработкой информации на всех уровнях;

- интерфейсная задача -- обеспечение управления коммуникациями [6].

Информатизацию управления фирмами составляют компоненты, которые схематично представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 - Компоненты информатизации управления фирмой

Информационные ресурсы -- это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах.

Информационное пространство -- совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.

Основными компонентами информационного пространства являются:

- информационные системы;

- средства и технологии информационного взаимодействия;

- информационная инфраструктура.

Информационная культура -- умение целенаправленно работать с информацией и использовать для её получения, обработки и передачи компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы.

Информация -- комплексное понятие, то есть:

- условие и средство делового общения;

- средство доведения до общества сведений об организации;

- источник сведений о внешней среде [11].

Информатизация управления фирмой создает условия для удовлетворения информационных потребностей фирмы на основе формирования и использования информационных ресурсов, а информационные технологии посредством технических и программных средств позволяет оптимизировать управленческие решения, повысить эффективность функционирования предприятия и получить долгосрочные конкурентные преимущества [3].

Таким образом, информатизация управления фирмой -- это управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации [11].

Другими словами, информатизация управления -- это процесс управления на базе компьютерных технологий обработки информации с применением управленческих информационных систем как базового инструмента для работы менеджеров на всех уровнях управления в различных предметных областях [4].

1.2 Условия и предпосылки информатизации управления фирмой

Процесс перехода от индустриального общества к информационному путем насыщения политической, экономической и социальной деятельности

современными информационными технологиями получил название информатизация [15].

Информатизация в системе управления предприятием предполагает:

- создание правовых, экономических, технологических, социальных условий для того, чтобы необходимая для решения управленческих проблем информация была доступна в кратчайшие сроки, в любой точке;

- создание аппаратных и программных средств, телекоммуникационных систем, обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и знаний;

- обеспечение первоочередного развития структур, обеспечивающих производство и воспроизводство информации и знаний;

- разработку и реализацию организационно-методологических основ и программ последовательного, целенаправленного и эффективного внедрения информационных технологий в систему управления организацией [6].

Развитие информатизации управления фирмами показало, что информационные технологии и бизнес взаимно влияют друг на друга.

С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия [6].

С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны информационных технологий и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий [6].

Таким образом, информационные технологии постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

Взаимодействие между технологиями и бизнесом -- сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение [17].

Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли высокого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром и важнейшим стратегическим ресурсом [2].

Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно

приспосабливаться к изменяющемуся окружению. Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной -- она должна успевать изменяться, чтобы:

- удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям потребителей;

- не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции;

- совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг;

- ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач;

- развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента [17].

Компания и её информационные службы должны быть организованы таким образом, чтобы система управления помогала отслеживать изменения во внешнем мире и формировать соответствующие изменения в стратегии и политике компании. Таким образом, одной из главных задач предприятия является обеспечение информационного взаимодействия между внешним окружением и внутренней средой самого предприятия [17].

1.3 Стадии внедрения процесса информатизации управления фирмой

Процесс внедрения информатизации управления фирмой представлен на рисунке 2 и состоит из шести стадий.

Рисунок 2 - Типовые стадии процесса внедрения информатизации управления фирмой

информатизация управление предприятие

Стадия 1. Инициирование. Предприятие вынуждено обрабатывать такой текущий объем информации, при котором оправдано применение компьютерных технологий. Однако непосредственные пользователи достаточно сдержанно относятся к автоматизированной обработке информации. Поэтому, работы по информатизации управляются той инстанцией, которая их инициировала (это может быть первый руководитель предприятия и/или группа энтузиастов) [20].

Стадия 2. Распространение. Увеличивается количество и разнообразие техники и обслуживающего персонала в сфере обработки информации и, как следствие, растет бюджет этой сферы. Формируются специализированные группы работников, занятых обслуживанием вычислительных комплексов. Однако планирование и контроль в области использования средств информатизации практически отсутствует [20].

Стадия 3. Контроль и управление. Внедряются методы управления затратами в сфере обработки информации. Укрепляются позиции планирования, стандартизации и контроля. В структуре управления предприятием выделяется служба информатизации [20].

Стадия 4. Интеграция. Внедряются и объединяются все новые информационные технологии и информационные системы. Совершенствуются системы планирования и контроля использования информационных ресурсов. Персонал предприятия полностью адаптировался к автоматизированной обработке информации [20].

Стадия 5. Ориентирование данных. Информация рассматривается как самостоятельный ресурс предприятия, требующий соответствующего управления. Продолжается интеграция информационных технологий и данных. Производственные подразделения начинают принимать на себя ответственность за использование ресурсов сферы обработки информации[20].

Стадия 6. Зрелость. Сфера информатизации полностью согласована с задачами регулярного менеджмента вплоть до информационной поддержки разработки и реализации стратегий предприятия [20].

Таким образом, для того, чтобы эффективно провести информатизацию управления фирмой, необходимо последовательно и тщательно пройти все стадии процесса внедрения процесса информатизации управления фирмой.

2. Обзор реализации проекта информатизации управления фирмой в отечественной практике

2.1 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в ООО «Волгоградский завод буровой техники»

Общество с ограниченной ответственностью "Волгоградский завод буровой техники" (ВЗБТ) - это крупное машиностроительное предприятие со значительным конструкторско-технологическим потенциалом, с высоким уровнем технологии, с достаточными производственными возможностями, которое способно удовлетворить потребности рынка нефтяного и газового комплексов [7].

Компания «ВЗБТ» проектирует и изготавливает:

- надежное, компактное, удобное в монтаже и транспортировке противовыбросовое оборудование серии ОП-5;

- циркуляционные системы 12 типов;

- насосно-циркуляционные системы на базе бурового насоса НБТ 235/40;

- насосные модули 6 типов на базе насосов НБТ-600-II, ВНБТ-950 и НБТ-235/40;

- надежные и долговечные тихоходные двухцилиндровые и быстроходные трехцилиндровые буровые насосы;

- шесть типов основных лебедок и четыре типа вспомогательных лебедок;

- роторы типов Р360БС, Р560 и Р700В;

- надежные при эксплуатации даже на самых тяжелых режимах бурения вертлюги типов М10.56.00.000, Б1.56.00.000 и ВВ-250.;

- крюкоблоки типов СБ11Б, Б31.11, Б38.11 и Б48.11. [7].

Почему ООО «ВЗБТ» решило провести информатизацию управления предприятием?

Во-первых, имеется много различной несистематизированной документации из-за обширного перечня производимой продукции и отсутствия автоматизированного документооборота;

Во-вторых, из-за отсутствия единого корпоративного информационного пространства у менеджеров данной компании и в том числе у генерального директора, недостаточно систематизирована информации для принятия эффективных управленческих решений [10].

В-третьих, недостаточно автоматизированное оборудование для производства обширного перечня продукции [7].

Главные задачи информатизации управления на предприятии «ВЗБТ»:

- информационная поддержка основной деятельности организации;

- выбор рациональных форм информационных технологий и техники, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления ООО «ВЗБТ» осуществляется институтами (службой) информатизации управления предприятием в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей [7].

Информатизация управления на компании «ВЗБТ» заключалась в переработке разнообразной информации в релевантную информацию, предназначенную для принятия решений по управлению предприятием

Стадии внедрения проекта информатизации управления компанией ООО «ВЗБТ»:

Стадия 1. Инициирование. Данная компания обрабатывает достаточно большой объем информации, поэтому использование информационных технологий является необходимостью. Внедряются информационные технологии для обработки информации посредством применения информационных систем, представленных в таблице 1.

Стадия 2. Распространение. Происходит увеличение информационных технологий на предприятии в сфере обработки информации. Образуются специальные группы сотрудников, занимающихся обслуживание информационных систем [10].

Таблица 1 - Информационные системы, внедренные

ООО «Волгоградский завод буровой техники» в процессе информатизации управления компанией

Наименование системы	Характеристика
Система электронного документооборота (СЭД)	Поддержкой основных процессов общего и частного (кадрового, конфиденциального) делопроизводства, обеспечивающая полный жизненный цикл работы с документом - от создания его проекта до помещения в ведомственный архив организации.
Система автоматизации бизнес-процессов (Workflow)	Обеспечивает решение общих, типовых задач, возникающих в процессе жизнедеятельности организации (к примеру, работа с заявками, доверенностями и т.д.). На основе workflow-модуля построены и более сложные комплексные системы, объединяющие Workflow: с функционалом СЭД -- система поддержки Системы Менеджмента Качества (СМК) на предприятии; либо с функционалом 1С -- система управления командировочной отчетностью.
Система управления взаимоотношениями с клиентами, или Customer Relationship Management (CRM)	Осуществляет поддержку всего цикла работы с клиентом (от первого контакта до контроля дебиторской задолженности контрагента и лимита на отгрузку продукции)

Стадия 3. Контроль и управление. Происходит контроль над правильностью использования новых внедренных систем, управление затратами в сфере обработки информации. Опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой [7].

Стадия 4. Интеграция. Объединяются информационные технологии и информационные системы с деятельностью предприятия. Персонал предприятия полностью адаптировался к автоматизированной обработке информации. Так же суть информатизации на данной стадии управления предприятием заключалась в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные документы, дела, технологии на основе объединяющей программы в единую информационную систему. Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством [10].

Стадия 5. Ориентирование данных. Информация представляет собой самостоятельный ресурс предприятия. Продолжается интеграция информационных технологий и информации компании. Подразделения фирмы принимают на себя ответственность за использование информационных технологий для обработки информации [10].

С помощью проекта информатизации управления компания «Волгоградский завод буровой техники» усовершенствовала параметры и качество производимой продукции, представленные в таблице 2.

Таблица 2 - Сравнительная характеристика параметров продукции ООО «ВЗБТ» до и после проведения информатизации управления фирмой

Наименование продукции	Параметры продукции до информатизации управления	Параметры продукции после информатизации управления
Противовыбросовое оборудование серии ОП-5	Работала при температурах от -30°C до +45°C	Работает при температурах от -40°C до +55°C
Наименование продукции	Параметры продукции до информатизации управления	Параметры продукции после информатизации управления
Циркуляционные системы 12 типов	В зависимости от типа системы имели мощность от 155 до 720 кВт	В зависимости от типа системы имеют мощность от 165 до 735 кВт
Насосно-циркуляционные системы	Электропривод мощностью 235 кВт или дизельный привод мощностью 320 л.с., работали при температурах от -35°С до +30°С.	Электропривод мощностью 250 кВт или дизельный привод мощностью 330 л.с., работают при температурах от -45°С до +40°С.
Насосные модули 6 типов	Имели подачу от 28 до 44 литров в секунду при предельном давлении от 20 до 40 МПа	Имеют подачу от 32 до 46 литров в секунду при предельном давлении от 25 до 45 МПа
Шесть типов основных лебедок	Мощность от 250 до 550 кВт	Мощность от 270 до 560 кВт
Четыре типа вспомогательных лебедок	Мощностью 10 и 20 кВт.	Мощность 13 и 22 кВт.
Роторы типов Р360БС, Р560 и Р700В	Диаметры отверстия в столе ротора соответственно 355, 555 и 695 мм.	Диаметры отверстия в столе ротора соответственно 360, 560 и 700 мм.

Информатизация управления на исследуемом предприятии также решила следующие вопросы:

- планирование, контроль и организация документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий подразделений организации;

- появилось единое информационное пространство, которая предназначена для принятия эффективных решений, связанных с вопросами управления предприятием и регулированием его деятельности;

- в результате улучшения качества и параметров производимой продукции посредством информатизации управления фирмы, увеличилось количество клиентов и повысился престиж компании [10].

2.2 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в ООО «Компания РАН»

Общество с ограниченной ответственностью «Компания Ран» специализируется на производстве и продаже широкого ассортимента детских товаров и работает на российском рынке более 18 лет. В компании работает более 1200 человек. Численность работников неуклонно растет, что в первую очередь объясняется постоянным ростом объемов производства и продаж выпускаемой продукции [16].

На примере данной компании рассмотрим информатизацию управления в сфере информационную безопасность фирмы.

По оценке специалистов США, ущерб от компьютерных преступлений увеличивается на 35 процентов в год. Поэтому ясно, что информация - это ресурс, который надо защищать.

Необходимость для ООО «Компания Ран» тщательно спланированной и постоянно поддерживаемой защиты вытекает из наличия ряда характерных для производственной и управленческой деятельности, специфических факторов:

- хранимая и обрабатываемая в информационных системах информация представляет собой данные, на основании которых принимаются стратегические решения, производятся выплаты различного рода, осуществляются переводы и платежи;

- информация в информационной системе затрагивает интересы большого количества людей и организаций - клиентов компании. Как правило, она конфиденциальна;

- продолжает возрастать удельный вес компьютерных преступлений и материальный ущерб от них в общей доле материальных потерь от преступлений [16].

Нарушение информационной безопасности может приводить к:

- потере доходов;

- ухудшению репутации;

- снижению доверия инвесторов;

- снижению доверия клиентов;

- потеря или компрометация данных;

- нарушение бизнес-процесса [16].

Обеспечение информационной безопасности в ООО «Компания Ран» имеет двунаправленный характер, представленный на рисунке 3 [16].

Рисунок 3 - Двунаправленный характер обеспечение информационной безопасности в ООО «Компания Ран»

Эффективный менеджмент информационной безопасности подразумевает проведение эффективных политик информационной безопасности, которые позволяют уменьшить риски информационной безопасности до приемлемой величины [11].

В настоящее время все большее признание и распространение получает системно-концептуальный подход к защите информации, в основу которого положен вывод о том, что защита информации есть не одноразовая акция и не совокупность мероприятий, а непрерывный процесс, целенаправленно осуществляемый на всех этапах создания и функционирования информационно-технологических систем с проведением комплекса мероприятий и применением всех имеющихся средств и методов защиты [11].

Поэтому ООО «Компания Ран» провела комплекс мероприятий для защиты конфиденциальной информации для обеспечения безопасной деятельности предприятия, который состоял из нескольких стадий:

Стадия 1. Инициирование. Компания определила необходимость проведения информатизации управления для защиты необходимой информации, нарушение которой может привести с негативным последствиям для компании [16].

Происходит постепенное внедрение программ, обеспечивающих информационную безопасность, которые представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Программы, внедренные для обеспечения информационной безопасности ООО «Компания Ран»

Программа	Описание программы
LanAgent Standard	Программа разработана для организации информационной безопасности на предприятии. Продукт прост в настройке и эксплуатации. Программа помогает бороться с внутренними угрозами, позволяя добиться обеспечения защиты данных в компьютерных сетях.
Lan2 Net Firewall	Программа обеспечивает безопасный доступ в Интернет, фильтрацию Интернет-ресурсов, защиту сети и организацию информационной безопасности на предприятии.
ViPNet	Программа позволяет организовать защиту информации на предприятии на основе инфраструктуры открытых ключей и механизмов электронной подписи.

Стадия 2. Распространение, управление и контроль. Внедренные программы распространяются на все компьютерные системы внутри компании. Нанимается специальная группа рабочих, обеспечивающих управление и контроль за правильным и рациональным использованием программ [16].

Стадия 3. Интеграция. Внедряются парольная идентификация и создаются резервные копии корпоративной информации предприятия, которые объединяются с программами и информационными системами предприятия. Персонал предприятия полностью адаптировался к автоматизированной обработке информации [16].

Стадия 5. Ориентирование данных и зрелость. Продолжается интеграция информационных систем и данных. Производственные подразделения начинают принимать на себя ответственность за использование ресурсов сферы обработки информации. Сфера информатизации полностью согласована с задачами регулярного менеджмента предприятия [16].

Защита информации также является частью общего корпоративного менеджмента организации, которая ориентирована на содействие достижению целей деятельности организации через обеспечение защищенности ее информационной сферы [11].

Для проведения исследований по оценке уровня менеджмента информационной безопасности в компании был проведен метод экспертного оценивания.

Данный метод позволил оценить три групповых показателя информационной безопасности:

1) оценка текущего уровня информационной безопасности в компании;

2) оценка процессов системы менеджмента информационной безопасности;

3) оценка осознания информационной безопасности [16].

Внедренная система менеджмента информационной безопасности в ООО «Компания Ран»:

- обеспечила лучшее качество бизнеса компании;

- позволила выстроить оптимальную систему защиты информации;

- позволила снизить риски безопасности протечки информации.

2.3 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в ООО «Валга»

Общество с ограниченной ответственностью «Валга» является юридическим лицом, действующим в соответствии с Уставом, зарегистрированным Инспекцией по налогам и сборам России по г. Краснодару.

Виды деятельности ООО «Валга» - выпуск строительных материалов, реконструкция предприятий, разработка проектно - сметной документации, производство товаров народного потребления, проектирование и строительство для населения, коммерческая деятельность. На сегодняшний день предприятие ООО «Валга» самое известное в сфере данной деятельности на Юге России [5].

До принятия решения о информатизации управления предприятие ООО «Валга» имела следующие проблемы:

- несистематизированная система документооборота;

- несистематизированная клиентская база;

- неавтоматизированные бизнес-процессы компании;

- нет единого информационного пространства.

Проект информатизации управления предприятием ООО «Валга» состоял из следующих стадий:

Стадия 1. Инициирование. Предприятие решила провести информатизацию управления поскольку имело ряд проблем, указанных выше. Предприятие вынуждено обрабатывать такой текущий объем информации, при котором оправдано применение компьютерных технологий [5].

Стадия 2. Распространение. Были внедрены системы электронного документооборота, представленные на рисунке 4. Увеличивается количество использования данных систем и обслуживающего персонала в сфере обработки информации.

Рисунок 4 - Системы электронного документооборота в ООО «Валга» после внедрения проекта информатизации управления фирмами

«1С: Предприятие» -- программный продукт компании «1С», предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии. «1С: Предприятие» предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов, включая начисление зарплаты и управление кадрами[7].

Задачи, решаемые с помощью данной системы, можно сформулировать следующим образом:

- комплексная автоматизация хозяйственной, организационной и финансовой деятельности предприятия;

- оперативное управление предприятием;

- ведение бухгалтерского учета с применением планов счетов;

- управление производственной и складской логистикой;

- ведение многовалютного учета;

- построение аналитической отчетности;

- реализация процессов планирования, бюджетирования и финансового анализа [7].

Кроме перечисленных задач общего назначения, с помощью «1С: Предприятия» можно решать локальные задачи, зависящие от особенностей организации учета и управления на конкретном предприятии.

«Directum» -- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов[7].

Компоненты системы «Directum»:

- Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

- Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

- Канцелярия. Регистрация бумажных документов; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с другими организациями.

- Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий) [7].

ООО «Валга» внедрила систему «DocsVision» в 2007 года, и на ее базе последовательно автоматизировала основные бизнес-процессы компании. В текущем году были реализованы такие важные для компании задача:

- управление актами о несоответствии и браке;

- управление документами системы менеджмента качества;

- модернизация процесса обработки входящих документов;

- проведено плановое обновление системы.

Система «DocsVision» позволяет сократить финансовые и временные затраты на обработку актов о браке и исполнения решений и других задач, а также повысить эффективность решений за счет создания единого информационного пространства [7].

Стадия 3. Интеграция, планирование и контроль. Внедренные и активно применяемые системы электронного документооборота объединяются в информационные системы. Совершенствуются системы планирования и контроля использования информационных ресурсов. Персонал предприятия полностью адаптировался к автоматизированной обработке информации [5].

Стадия 4. Ориентирование данных. Продолжается объединение информационных систем и данных. Подразделения начинают принимать на себя ответственность за использование систем электронного документооборота [5].

Стадия 5. Зрелость. Сфера информатизации полностью согласована с задачами регулярного менеджмента вплоть до информационной поддержки, разработки и реализации стратегий предприятия [5].

В результате проведения мероприятий по информатизации управления ООО «Валга» получила ряд преимуществ:

- систематизация система документооборота и клиентской базы;

- автоматизация бизнес-процессов;

- единое информационное пространство;

- автоматизация бухгалтерского и управленческого учета.

3. Обзор реализации проекта информатизации управления фирмой в зарубежной практике

3.1 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в компании «ADAS Ltd»

Компания «ADAS Ltd» (закрытое акционерное общество) - это крупнейший независимый британский поставщик сельскохозяйственного и экологического консалтинга, услуг в области развития сельских районов и политических консультаций. Фирма «ADAS» имеет уникальное сочетание проницательности и практического опыта, подкрепленного надежными, осознанный, научно-обоснованной информации, что позволяет ей удовлетворять потребности наших отечественных и международных клиентов [13].

Фирма «ADAS» оказывает консультационные услуги в следующих сферах:

- строительство;

- химическая промышленность;

- пищевая промышленность;

- транспорт;

- сельское хозяйство [13].

Компания «ADAS» помогает клиентам решать такие задачи, как:

- улучшение эффективности производства;

- эффективное финансовое управление;

- добавленная стоимость на товары;

- улучшение качества продукции;

- разработка новых продуктов;

- сокращение цепочки поставок;

- создание партнерства;

- управление рисками [13].

Компания включает небольшой центральный аппарат и центры по консультированию, проводит научные исследования.

Из-за небольшого дохода компания финансировала свою деятельность за счет собственных средств и средств, предоставляемые Правительством [13].

Агентство «ADAS» в настоящее время занимает устойчивую позицию на рынке консультационных услуг. Однако конкуренцию ему составляют различные частные консультанты по растениеводству и управлению хозяйством, фирмы земельных агентов и бухгалтеров, сбытовые организации, университеты и даже агентства и организации, финансируемые Правительством, но большинстве случаев - за счет собственных средств, что и составляет их конкурентное преимущество [13].

До внедрения проекта информатизации управления агентство «ADAS» имело ряд проблем:

- отсутствие консультирования клиентов в режиме on-line и, как следствие, немногочисленная клиентская база;

- запись клиентов на консультацию предварительно по телефону, в результате клиенты не могут сразу получить помощь специалиста, им приходится ждать своей очереди.

Компания «ADAS» внедрила систему информатизации управления фирмой, пройдя следующие стадии:

Стадия 1. Инициирование. Компания решила внедрить проект информатизации управления фирмой, поскольку ей было неудобно обслужить клиентов. Данная фирма установила в своем офисе терминалы, создала web-сайт, где клиенты могут получить ответы на часто задаваемые вопросы. Также компания постепенно внедряла информационные системы, такие как Copiny, Get Satisfaction, Zendeskс, помощью которых клиенты могут общаться в режиме on-line не только с менеджерами, но и между собой [12].

Стадия 2. Распространение. Увеличивается количество и разнообразие терминалов по обслуживанию клиентов, которые устанавливались в бизнес-центрах [12].

Стадия 3. Интеграция. Внедренные информационные системы полностью объединяются с процессами компании. Сотрудники фирмы полностью перешли на использование в своей работе информационных технологий [12].

Стадия 4. Зрелость. Информационные системы полностью согласованы с информационной поддержкой разработки и реализации стратегий предприятия.

Информатизация управления фирмой с помощью внедрения информационных технологий позволяет давать качественные, оперативные ответы по специальным отраслям знаний [12].

В результате проведения мероприятий по информатизации управления фирмой «ADAS»:

- увеличилось количество клиентов, обращающихся за консультацией в данное агентство, на 35%;

- увеличился доход компании;

- финансирование своей деятельности в основном за счет располагаемых собственных средств [13].

3.2 Анализ практики реализации проект информатизации управления фирмой в компании «Cisco Systems Inc»

Компания «Cisco Systems Inc» (акционерное общество) -- американская транснациональная компания, разрабатывающая и продающая сетевое оборудование, предназначенное в основном для крупных организаций и телекоммуникационных предприятий. Одна из крупнейших в мире компаний, специализирующихся в области высоких технологий. Изначально занималась только корпоративными маршрутизаторами [12].

В процессе своей деятельности своего становления компания столкнулась проблемами, которые представлены на рисунке 5.

Рисунок 5 - Проблемы компании «Cisco Systems» до проведения информатизации управления

Главной задачей информатизации управления компанией «Cisco Systems» было внедрение общей стандартной web-инфраструктуры для того, чтобы быстро добиться успеха и прекратить использование всех приложений, опирающихся на иные стандарты. В первую очередь выполнялись самые легкие задачи, такие как перенос в сеть корпоративных справочников, документации и технических спецификаций [12].

Процесс информатизации управления фирмой «Cisco Systems» состоял из шести стадий:

На первой стадии информатизации управления компания «Cisco Systems» создала два интернет - ресурса - для собственных сотрудников (Cisco Employee Connection - CEC) и для клиентов (Cisco Customer Connection Online - CCO). Их сущность заключалась в том, чтобы автоматизировать внутренние процессы и процессы взаимодействия с заказчиками. Руководство сосредоточило внимание на жесткой дисциплине исполнения запросов клиентов, и поэтому все инициативы того времени можно отнести к категории New Fundamentals - это, как правило, переложение в web существующих процессов для сокращения расходов и повышения производительности. Они стали лучше отвечать ожиданиям клиентов и постепенно перешли в категорию Operational Excellence (предусматривает автоматизацию поддержки заказчиков, коммерческих процедур и цепочки поставок.). За простыми приложениями для отслеживания заказов, счетов и т.п. последовали более сложные решения, обеспечивающие настройку конфигурации и диагностику неисправностей[20].

На второй стадии происходит распространение информационных систем в компании. К числу "прорывных" приложений можно отнести и Cisco Manufacturing Connection Online (MCO), которое обеспечивает эффективное управление цепочкой поставок в интересах самой компании «Cisco Systems» и всех ее поставщиков. При этом каждый участник цепочки концентрируется на своем основном бизнесе, делится информацией с соседями и интегрирует с ними свои деловые процессы. Это позволяет компании быстрее выводить на рынок новые продукты, лучше управлять материальными запасами и повышать качество обслуживания заказчиков. Со временем приложение MCO перешло в разряд Operational Excellence, поскольку такой же подход стали внедрять многие другие предприятия [20].

На третьей стадии компания «Cisco Systems» осуществляет контроль за правильностью использования информационных систем в виде программ.

На четвертой стадии созданный в процессе интегрированный центр контактов позволил лучше обслуживать клиентов, сочетая в рамках единого решения связь с заказчиком через интернет в режиме самообслуживания и связь с живым оператором. Заказчики и операторы компании стали пользоваться единым набором инструментов.

Работая самостоятельно на web-сайте компании «Cisco Systems», клиент может в любой момент связаться с оператором и, синхронизировав свой экран с его компьютером, начать совместную сессию. Еще одним примером приложения из Operational Excellence является "виртуальное закрытие квартала" (общекорпоративная информационная система, позволяющая в любой момент получить финансовые итоги деятельности всей корпорации) [20].

На пятой стадии в компании «Cisco Systems» периодически выпускались новые, все более совершенные приложения для эффективной информатизации управления фирмой. Приложения усложнялись. Сочтя управление информацией главной областью своей компетенции, компания «Cisco Systems» разработала приложение «MCO», которое тесно сблизило компанию с поставщиками [12].

На заключительной стадии информатизации управления фирмой появились приоритеты компании «Cisco Systems», состоящие в операционном совершенствовании, в систематизации и упорядочении всех внедрений [12].

Успех проекта информатизации позитивно повлиял на деятельность компании «Cisco Systems» и принес следующие результаты:

- благодаря внедренным специализированным программам и приложениям повысилось качество обслуживания клиентов и, как следствие, их количество;

- систематизировались все внутренние процессы деятельности компании;

- создание общей корпоративной web-инфраструктуры, содержавшая в себе корпоративные справочники, документации и технические спецификации для удобства управления компанией;

- повысился престиж компании в глазах клиентов и конкурентов, что способствовало дальнейшему успеху компании.

3.3 Анализ практики реализации проекта информатизации управления фирмой в компании «Matsushita Electric Industrial Ltd»

Инструментом деятельности менеджеров для достижения организационных целей является информатизационный управленческий контроль [14].

Рассмотрим данный процесс на примере японской компании «Matsushita Electric Industrial».

Компания занимается производством бытовой техники и электронных товаров по торговыми марками «Panasonic», «National», «Quasar», «Technics», «Ramsa» [1].

В ее основу положена система филиалов. Высшие управляющие компании для контроля над филиалами используют систему планирования в филиалах, систему их внутреннего капитала, систему ежемесячных бухгалтерских отчетов. Руководство филиалов для контроля руководителей отделов использует систему ежемесячных бухгалтерских отчетов, бюджеты отделов [14].

Суть информатизации управления на данном предприятии заключалась в эффективном и своевременном распределении через специальные программы необходимой информации между филиалами и головным офисом компании для планирования деятельности [12].

Планирование в филиалах подразумевает, что каждый отдел и филиал разрабатывает свой план, на основе совокупности которых уже и разрабатывается общий план всей компании [14].

Схематически этапы планирования деятельности до проведения информатизации управления на «Matsushita Electric Industrial» представлен на рисунке 6.



Рисунок 6 - Этапы планирования деятельности компании «Matsushita Electric Industrial» до проведения информатизации управления

Исходя из этого, компания «Matsushita Electric Industrial» на первой стадии информатизации управления внедрила системы коммуникаций между филиалами и головным офисом компании, создала единое информационное пространство посредством специальной внедрения системы, внедрила программы для планирования работ в филиалах и головном офисе, представленные в таблице 4.

Таблица 4 - Программы, внедренные в процессе информатизации управления компанией «Matsushita Electric Industrial»

Наименование программы	Характеристика
Business Suite	Полнофункциональный комплекс бизнес-решений, позволяющий объединить в едином информационном пространстве типовые и специализированные задачи управления
Microsoft Project	Программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft. Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.
GanttProject	Программа предназначена для планирования проектов на основе построения диаграмм Ганта и диаграмм типа PERT

На второй стадии вышеуказанные системы активно распространяются между филиалами и головной компанией, что привело к эффективной работе.

Таким образом, можно сделать вывод, что эффективная деятельность компании «Matsushita Electric Industrial» большей частью обязана качественному информационному обеспечению управления, которое позволяет:

- оперативно передавать информацию по всем филиалам компании;

- создать слаженную работу всех сотрудников компании;

- достичь поставленных целей компании [12].

Заключение

В данной курсовой работе раскрыты понятие и сущность проекта информатизации управления фирмой, изучены предпосылки и стадии внедрения процесса информатизации управления предприятием. Так же выполнены цели и задачи курсовой работы, а именно: изучены теоритические основы информатизации управления фирмой, проанализировано внедрение информатизации управления предприятиями в отечественной и зарубежной практике.

В ходе исследования был проведен анализ отечественных и зарубежных фирм, внедрившие информатизацию управления фирмой и успешно использующие ее в процессе своей деятельности.

Проведенное исследование позволило сделать вывод, что на большинстве предприятий до проведения информатизации управления была недостаточно эффективна развита информационная деятельность и применение информационных технологий, что является одной из главных причин недостаточной конкурентоспособности компаний.

После внедрения современных информационных технологий, фирмы получили большие преимущества. Компании, внедрившие корпоративную информационную систему, через автоматизированную систему могут эффективно управлять территориально рассредоточенными предприятиями. Современные информационные технологии дают возможность компаниям увеличить свою прибыль за счет снижения издержек и достичь поставленных целей.

Все исследуемые компании после внедрения процесса информатизации управления получили возможность пользоваться автоматизированными программами для ведения бухгалтерского и управленческого учета, систематизировали документооборот, а также повысили доход копании и стали более конкурентоспособными.

Данные факты свидетельствуют о тенденциях: повышается внимание руководства предприятий к информационным технологиям как инструменту повышения эффективности управления на предприятиях, происходит формирование современной информационной инфраструктуры управленческой деятельности, повышается уровень использования информационных технологий в управленческом процессе, возрастает признание информационных технологий в современных компаниях.

В ходе исследования было обнаружено несоответствие теории проекта информатизации управления фирмой и практики ее применения на исследуемых фирмах. Данное несоответствие заключалось в том, что не всегда все теоретические стадии внедрения процесса информатизации управления фирмой применяются на практике. Компании, внедряющие новые информационные технологии, могут переходить на следующую стадию внедрения, пропуская одну или несколько стадий или объединяющие их в одну, а также могут остановиться на определенной стадии из-за ряда причин, например, из-за отсутствия финансовых ресурсов для дальнейшего проведения информатизации или же, наоборот, данная определенная стадия, на которой остановилась компания, устраивает её и деятельность компании на данной стадии является эффективной и успешной.

Мир не стоит на месте и находится в постоянном развитии. Следовательно, и информационные технологии будут развиваться и совершенствоваться в процессе развития общества.

Чтобы не разориться и выжить в современных условиях, компаниям необходимо быть гибкими и постоянно подстраиваться под изменяющуюся внешнею среду, а без информационных технологий этого в полной мере не достичь. Поэтому компании прибегают к информатизации управления фирмы.

В будущем на смену современным информационным технологиям будут приходить более усовершенствованные, которые так же, как и сегодняшние будут внедряться компаниями. А причины тому, уже изложенные выше, состоят в снижении издержек компании через автоматизацию многих процессов деятельности фирмы и, как следствие, увеличении прибыли, гибкости, повышении конкурентоспособности, увеличении доли рынка.

Также информационные технологии будут совершенствоваться, чтобы подстроиться под специфику определенной компании. Например, если компания изобрела и внедрила новые автоматизированные системы ведения документооборота или бухгалтерского учета. Такие информационные технологии со временем будут заимствованы другими компаниями для внедрения их в свою деятельность, что тоже является перспективой развития информатизации управления фирмой. Все это является положительной тенденцией для компании и способствует дальнейшему успешному ее развитию.

Таким образом, в курсовой работе определена исключительно важная роль информатизации управления фирмой в настоящее время, а также несомненное использование данного процесса в будущем, позволяющая устранить недостатки в управленческом процессе, повысить качество подготовки и принятия управленческих решений, эффективность управления и престиж компанией.

Список используемых источников

1. Matsushita Electric Industrial Co., Ltd. Мой словарь. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://moyslovar.ru/slovari/wiki/slovo/Matsushita (дата обращения: 28.05.2016)

2. Авдошин С.М., Песоцкая Е. Ю. Информатизация бизнеса. Управление рисками. FictionBook. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://fictionbook.ru/author/s_m_avdoshin (дата обращения: 28.05.2016)