Информационная природа управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение направления развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит её в более выгодные условия.

Цель данной курсовой работы - определить важность информации для успешного функционирования организации.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

- определить понятие информации;

- проанализировать свойства и классификации информации в управлении;

- рассмотреть роль информации в управленческой деятельности.

- сделать выводы на основе проделанной работы

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Понятие информации

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об её деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчётов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию.

Что такое информация? Как соотносятся данные и информация?

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределённости, неполноту знаний, отчуждённые от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определённом языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путём передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Из этого определения следует, что:

информация - это не любые сведения, она несёт в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределённость;

информация существует вне её создателя, это отчуждённое от её создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;

информация стала сообщением, так как она выражена на определённом языке в виде знаков;

сообщение может быть записано на материальном носителе (т.е. оно является формой передачи информации);

сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передаётся в каналы общественной коммуникации.

Отсутствие информации вызывает информационную потребность -осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создаётся их образ определённого уровня соответствия. Информация полна, если её достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и чётко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна, если она не потеряла актуальность и несёт в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Свойства информации

К основным свойствам информации, как правило, относят: - способность быть средством отражения процессов, событий, явлений и т.п.; - многократность использования; - при обмене информацией между двумя объектами она удваивается у каждого участника обмена; - свойства старения, концентрации и рассеивания.

Процесс передачи и приема информации протекает во времени, следовательно, чем больше передатчиков участвует, тем дольше длится процесс или больше она запаздывает и устаревает. Старение информации, кроме того, обусловлено временем ее востребования со стороны принимающего. Вполне возможно, что между поступлением сообщения и восприятием его получателем может пройти значительный интервал времени.

1.2 Классификация информации

С целью анализа уровней информационного обеспечения процесса управления информацию можно классифицировать по ряду признаков: 

форме передач;

источнику получения;

степени свертывания;

по типу операций и видам их обработки;

носителям и т.д.

По форме передач она может быть текстовой (письменной), устной, аудио и визуальной. По источнику получения информацию различают на первичную и вторичную. По степени свертывания (обработки) - на исходную и обработанную. Исходная получается из первичной информации. Она необходима для первичных данных. Она может являться промежуточной для более высокого уровня обобщения. По типу операций информация может быть отнесена к этапам: первичному, подготовительному и основному.

На первичном этапе осуществляется сбор данных, на подготовительном - преобразование к виду, принятому для ввода в информационный массив или канал связи, и на основном - переработка или обработка, в зависимости от назначения информации.

Каждый из указанных типов подразделяется на классы операций. Сбор включает классы, связанные с фиксацией и передачей данных, подготовка объединяет их приемку, редактирование и формализацию. Обработка состоит из ввода и хранения данных, переработки массивов по заданным алгоритмам и вывода информации.

Носители информации по типам - традиционные и нетрадиционные. К носителям традиционным относятся бумажные, графические. К нетрадиционным - машиночитаемые, магнитные, голографические, лазерные и т.п.

Классификация информации, используемой в процессе управления, является основной для его информационной характеристики. Она отражает формы и характер ее использования, влияние на параметры процесса управления. Информация может сразу использоваться в дальнейших расчетах и анализах или накапливаться в виде промежуточной информации на тех или иных носителях для последующего применения.

Качество информации характеризуется достоверностью, точностью, полнотой, актуальностью, ценностью, полезностью.

Информация, отражаемая на носителе, характеризуется плотностью. Плотность информации - это ее количество, содержащееся в единице принятого решения. При низкой плотности увеличивается объем рутинных работ в управленческой технологии, усложняются процессы хранения и поиска информации и тем самым снижается производительность управленческого труда. Высокая плотность информации определяется не только техникой ее фиксирования на носителях, но и знаками, языком ее фиксирования. В управленческой документации все шире используется унификация и стандартизация. Это способствует уплотнению информации и улучшению характеристик информационного обеспечения процесса управления. Уплотнение информации - одна из современных тенденций совершенствования информационного обеспечения процесса управления.

При формировании информационных систем, обеспечивающих технологию менеджмента, учитывается, что каждый участник процесса должен получать лишь те сведения, которые имеют новизну для него. Только в этом случае информационная система будет рациональной, а живой и своевременный труд затрачиваться эффективно.

В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В такой случае кодированием информации является её преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода - вывода данных. Данные - это компьютерное изображение информации.

Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем ввиду экономическую информацию.

Экономическая информация - совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.

Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:

большие объёмы информации;

многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

многообразие источников и потребителей экономической информации;

значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.

1.3 Управление как процесс преобразования информации

В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Информация, используемая в управлении, классифицируется:

* по объекту управления;

* по принадлежности к той или иной подсистеме управления;

* по форме передачи (вербальная, т. е. словесная, и невербальная);

* по изменчивости во времени;

* по способу передачи;

* по режиму передачи;

* по назначению;

* по стадии жизненного цикла объекта;

* по отношению объекта управления к субъекту.

Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления. Он должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; оперативный поиск и выдачу информации; предохранение информации от искажений.

Поток информации - это движение информации от источников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

На практике выделяют также понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции.

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем.

Весьма важную роль в менеджменте играет также невербальная информация, т.е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важнейшая часть делового общения.

Основными видами невербальной информации являются:

* физические данные человека (рост, вес, цвет волос, запах тела и т.д.);

* движения тела (жесты, позы, прикосновения, выражения лица, движение глаз и т.д.);

* речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т.д.);

* среда (освещенность, шум, чистота, помещение, мебель и т.д.);

* использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т.д.);

* время (ранний приход, приход в точно назначенное время, опоздания).

Невербальные коммуникации в основном имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются весьма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Информационные ресурсы организации

Поскольку речь идёт об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.1): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.)

Информационные ресурсы организации

Недокументированная информация		Документированная информация - комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления

Рис. 1.1 - Информационные ресурсы организации

Информационные ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ.

Документ - информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определённым правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком - либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объём продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Перемещение документов и работа с ними в организации - её документооборот. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, прима и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа ( т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника её возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации - это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учётную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:

внутрифирменного электронного документооборота;

электронных хранилищ информации и документов;

бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

Информация внутренней среды, как правило, - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.Это - экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

клиенты и партнёры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнёров, банков и т.п.);

информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах интернета);

конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

1.4 Требования к информации в процессе управления

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

1. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

2. Достоверность и точность информации, Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точнойинформации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений - она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной.

4. Полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

5. Полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т.д. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации - способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

В процессе рассмотрения вышеизложенных вопросов мы выяснили, что:

Информация - это данные, которые характеризуют состояние объекта управления или внешнюю среду.

2. Информация поступает в виде сведений, различных явлений, событий и фактах.

3. Источниками и потребителями информации являются конкретные структурные подразделения, аппарат управления и отдельные работники.

4. Информация - это предмет управленческого труда. В результате её анализа и обработки появляется продукт управленческого труда - управленческое решение. На основе этого можно сделать вывод: чем точнее и объективнее отражает информация состояние объекта управления, тем обоснованнее решения.

Глава 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1 Характеристика ЗАО ГК «Астория»

Полное название: ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС "АСТОРИЯ", ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Компания зарегистрирована 27 декабря 1993 года.

Место нахождения, почтовый адрес и контактные телефоны.

Место нахождения: Россия, Санкт-Петербург.

Почтовый адрес: 190000, Санкт-Петербург, ул. Большая Морская, дом 39.

Тел.: 7 (812) 313-50-69 Факс: 7 (812) 313-51-32

Основной вид деятельности: деятельность гостиниц и ресторанов - деятельность гостиниц с ресторанами.

Отрасль: гостиничное хозяйство.

Предоставляемые услуги:

моментальная доставка корреспонденции;

круглосуточное ресторанное обслуживание номеров;

срочная химчистка и прачечная;

глажка одежды по запросу;

распаковка и упаковка багажа по запросу;

дополнительное вечернее обслуживание номера;

быстрая регистрация при заезде и выезде;

организация трансферов;

беспроводной Интернет на первом этаже отеля;

чистка обуви;

экскурсионное обслуживание;

услуги гида;

входные билеты в музеи;

трансфер;

аренда автомобиля с водителем;

визовая поддержка.

Конкуренты - «Гранд отель «Европа», «Невский Палас-отель».

Анализ результатов использования ресурсов:

Наиболее значительные результаты деятельности были отмечены в сфере оказания гостиничных услуг, что явилось позитивным результатом мероприятий, направленных на обновление номерного фонда, а также связаны с переходом к современным технологиям оказания гостиничного сервиса.

В суммарном объеме выручки 76 % составила выручка от оказания гостиничных услуг и только 24 % - от услуг общественного питания.

Начиная с 1998 года были предприняты шаги по созданию более привлекательного для клиентов, а следовательно, приносящего больший доход продукта в сфере оказания услуг общественного питания. 

За период 1998 -1999 год доля гостиничного комплекса "Астория" на Петербургском рынке услуг отелей класс "пять звезд" выросла с 34 % до 37 %, в 2000 году достигнутый результат был удержан. 

Миссия гостиницы: всё для гостей: тёплый приём, высокое качество обслуживания, комфортабельный отдых.

Анализ основных финансово-экономических показателей ЗАО Гостиница «Астория» показывает, что за отчетный период объем реализации услуг увеличился на 7,5% или на 32817,1т.р. Численность работников в 2008 году уменьшилась на 2,6% или на 7 человек. В связи с тем, что объем реализации вырос, а численность работников сократилась, производительность труда одного работника увеличилась на 10,4%. Фонд заработной платы вырос на 9,4%, а среднегодовая зарплата 1-го работника составила 161 400 рублей, что на 12,4% больше, чем в 2007 году. Таким образом, темпы роста фонда заработной платы и среднегодовой заработной платы опережают темп роста производительности труда, что является отрицательной тенденцией и свидетельствует о неэффективном распределении средств на оплату труда.

информация управление предприятие

2.2 Анализ организационной структуры управления предприятием

На рис. 2.1 представлена организационная структура управления ЗАО Гостиница «Астория». По своему типу структура линейно-функциональная. Для гостиничного предприятия такую структуру можно считать оптимальной.

Совет директоров

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Заместитель директора

Заместитель директора

Управляющий службы питания

Начальник службы охраны и режима

Главный инженер

Бухгалтерия

Сектор экономики и оплаты труда

Техническая служба

Служба питания

Служба охраны и режима

Отдел кадров

Хозяйственно-снабженческая служба

Служба приема и размещения

Зав. корпусом

Служба конференц и бизнес услуг

Служба эксплуатации номерного фонда

Служба бронирования

Служба маркетинга и рекламы

Рис. 2.1 - Организационная структура управления ЗАО ГК «Астория»

Теперь подробнее рассмотрим некоторые отделы.

Служба управления номерным фондом бронирует номера, ведет прием гостей, их регистрацию и размещение, поддерживает санитарно-гигиеническое состояние номеров, а также занимается оказанием гостям бытовых услуг.

Служба приема и размещения. От этой службы зависит первое впечатление гостя от гостиницы. Задачи службы - контроль процесса приема и размещения гостей, разрешение конфликтов. Служба размещения использует незарезервированные номера для непосредственной продажи клиентам по более высокой цене.

Служба бронирования собирает заявки на бронирование и следит за повышением спроса, основываясь на котором увеличивает стоимость размещения. В службу размещения передаются номера, которые не были заранее забронированы, с целью их последующей продажи по более высокой цене. В обязанности данной службы входят наблюдение за ситуацией, складывающейся в гостинице или отеле, сбор заявок на резервирование свободных номеров и определение возможности повышения спроса, которую гостиница могла бы использовать для увеличения стоимости размещения с целью получения предприятием большего дохода.

Кадровая служба решает вопросы подбора, расстановки и повышения квалификации кадров. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.

Служба общественного питания обслуживает гостей в кафе, барах, ресторанах на территории гостиницы, а также организует и обслуживает банкеты, презентации и т. д.

Служба общественного питания включает в себя:

1) бары;

2) кафе;

3) рестораны;

4) кухню.

Обязанностями руководителя службы общественного питания являются:

1) составление меню;

2) доставка необходимых продуктов;

3) контроль качества готовой продукции;

4) распределение по участкам обслуживающего персонала.

В гостиницах также существуют скрытые подразделения. Это отдел продаж и маркетинга.

Обязанности работников отдела продаж и маркетинга можно разделить на четыре группы, включающие:

1) продажу гостиничного продукта;

2) продажу услуг по организации бизнес-семинаров и конференций;

3) рекламу;

4) связи с общественностью.

Отдел маркетинга работает в тесном сотрудничестве с административной службой. Задача маркетологов состоит в исследовании рынка и определении сегмента, на котором они будут работать. Также они изучают работу своих конкурентов, выявляют их сильные и слабые стороны. Если у гостя возникает какая-нибудь потребность, административная служба ставит в известность не только то подразделение, которое может удовлетворить эту потребность, но и отдел маркетинга.

Отдел маркетинга представляет собой аналитический центр, который собирает различного рода информацию и на ее основе строит стратегию продаж.

2.3 Характеристика внешней среды ЗАО ГК «Астория»

В ходе сбора и анализа информации о компании «Астория» был выявлен ряд сильных и слабых сторон компании, из числа которых выбраны наиболее значимые.

Сильные стороны 1) Особая культура гостеприимства и обслуживания гостей 2) Высокая квалификация и опыт персонала 3) Принадлежность к сети RoccoForteHotels 4) Высокие экономические показатели (высокая рентабельность) 5) Большое число контрактов и лояльных клиентов Возможности 1) Высокий и ненасыщенный спрос на гостиничные услуги 2) Защищенность от конкурентного давления 3) Высокий спрос на проведение бизнес-мероприятий	Слабые стороны 1) Отсутствие интеграции 2) Не высокая известность бренда 3) Невозможность использования всех финансовых ресурсов и их отток в другие отели сети Угрозы 1) Изменения в политической обстановке 2) Укрепление курса рубля на валютном рынке 3) Климатические и экологические условия и факторы 4) Изменения в правовом законодательстве

ЗАОГК «Астория» предоставляет полный набор услуг, который должна предоставлять любая гостиница класса luxury. Но, в отличие от своего главного конкурента «Гранд Отель Европа», «Астория» не занимается туристическим бизнесом и не имеет достаточно развитую резервационную сеть. Ввиду того, что туристы - достаточно большой сегмент потребителей гостиничных услуг, теряется определенная доля рынка.

В последние годы деятельности отеля «Астория» экономические показатели растут, что в данном случае является количественным отражением качественного развития отеля.

«Астория» имеет большое число постоянных клиентов и, как правило, заключенных контрактов на год вперед на 45% номерного фонда. Это дает компании возможность с высокой точностью прогнозировать свои экономические результаты.

2.4 Виды информации, используемые в ЗАО ГК «Астория»

На данном предприятии используются следующие виды информации: - по возможности хранения - не фиксируемая информация- годовые отчеты, документы хранятся некоторое время, но после прохождения определенных десятков лет они уничтожаются;

- по степени готовности для использования - первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, затем они обрабатываются непосредственно в организации; - по степени надежности информации она достоверная, потому что все расчеты, данные, представлены в годовых отчетах и на них имеются соответствующие документы; - по форме передач она текстовая (письменная).

Это предприятие в основном ориентируется на факты. Потому что фактические данные вводятся в годовые отчеты, а эти данные проверяются бухгалтерами. Также они прогнозируют сколько нужно получить, чтобы покрыть убытки и получить хорошую прибыль.

2.5 Передача информации от руководителя к подчинённым на примере хозяйственного отдела ЗАО ГК «Астория»

Все сотрудники в гостинице решают проблемы и определенные задачи. Для решения каких-либо задач нужна информация, получаемая от подчиненных. Эта информация должна быть достоверной, полной и доступной. Руководить при получении информации должен проверить её достоверность. На примере хозяйственного отдела можно или составить пример.

Например, руководитель службы отдела получает информацию от горничных. В этой информации руководитель узнает, сколько номеров выполнила горничная, какие проблемы с оборудованием в номере и какие гости уже выехали из жилых номеров. Чтобы определить достоверность этой информации руководитель назначает супервайзеров, которые направляются на проверку номеров. Также руководитель составляет план, который нужно выполнить за определенное время. В этом плане может указываться, сколько номеров нужно убрать и другие организационные вопросы. Этот план начальник отдела передает супервайзеру, который в свою очередь передаёт его горничным. Главное, чтобы вся информация передавалась своевременно. От этого зависит, сможет ли гостиница выполнить определенные задачи. Также важно, чтобы все отделы были взаимосвязаны. И, конечно, нужно располагать к себе сотрудников, мотивируя их к добросовестной работе, чтобы была уверенность в том, что подчиненные выполнят задачи, заданные руководителем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация это сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления. Я считаю, что от того насколько своевременно, полно и доступно передаётся информация от руководителя к подчинённым зависит правильность принимаемых решений, определение направления развития и стратегии организации и её успешное функционирование. Информация даёт значительное преимущество перед конкурентами и ставит организацию в более выгодные условия, что может положительно повлиять на рост прибыли предприятия.

Я считаю, что мое предприятие рентабельное, получает довольно неплохие доходы и в сфере информации тоже начала совершенствоваться.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

2. Сергеев А.М. Организационное поведение: Тем, кто избрал профессию менеджера: Учебное пособие для студ. Высш. Учеб. Заведений. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 288 с.

3. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. Пособие - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2002. - 154 с.

4. Чудновский А.Д. Информационные технологии управления в туризме: Учебное пособие. - 3-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2008. - 104 с.

5. Веснин В.Р. Менеджмент для всех. - М.: Юрист, 1994. - 244 с.

6. Кнышова Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. - 304 с.

7. Орлов А.И. Менеджмент: Учебник. - М.: Издательство «Изумруд», 2003. - 298 с.

Размещено на Allbest.ru