Службові листи як особливий вид довідково-інформаційних документів

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМ. М.Є. ЖУКОВСЬКОГО «ХАРКІВСЬКИЙ АВІАЦІЙНИЙ ІНСТИТУТ»

Кафедра 703

КУРСОВА РОБОТА

з діловодства

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ ЯК ОСОБЛИВИЙ ВИД ДОВІДКОВО -

ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

студентки гуманітарного

факультету гр. 716

Тищенко Юлії Владиславівни

Науковий керівник -

канд. філософ. наук, доцент

Парафійник Н.І.

Харків-2011

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ В СИСТЕМІ ДОКУМЕНТООБІГУ

ОРГАНІЗАЦІЇ

1.1 Поняття та функції службових листів

1.2 Класифікація службових листів

РОЗДІЛ 2. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

2.1 Особливості складання службових листів

2.2 Реквізити листа та їх оформлення

2.3 Вимоги до тексту службового листа

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Актуальність дослідження. Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них є службовими листами. Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, що є одними з основних засобів обміну інформацією різних організацій між собою, а також із приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги.

Ступінь розробки теми. У науковій літературі велика увага приділяється саме службовим листам. Особливості службових листів, а також їх класифікацію дослідили: С.В. Глущик [2], А.С. Головач [3], А.Н. Діденко [4], А.М.Зубков [5], Н.Н.Кушнаренко [8], М.І.Молдованов [9], Л.М.Паламар [10], С.В.Шевчук [20]. С.В.Глущик визначив поняття службового листа, а також його особливості [2], А.С.Головач розглянув специфіку складання та оформлення службових листів [3], А.Н.Діденко розробив класифікацію службових листів [4], С.В.Шевчук дослідив етикет ділового листування та мовлення [17]. Окремі аспекти дослідили: Т.В. Кузнецова [7], Ю.І. Палеха [11], Л.Г. Погиба [13], С.М. Тугаєнко - Сєряк [18].

Об'єкт дослідження - довідково - інформаційні документи.

Предмет дослідження - службові листи, особливості їх складання та функціонування.

Мета дослідження - дослідити службові листи, як вид довідково - інформаційних документів.

Для досягнення поставленої мети знадобилося вирішити такі завдання.

§ розглянути особливості та класифікацію службових листів;

§ охарактеризувати особливості складання службових листів;

§ визначити реквізити листа та їх оформлення;

§ встановити основні вимоги до тексту листа.

Методи дослідження. для досягнення поставленої мети та вирішення поставлених завдань у роботі використовуються загальнонаукові та спеціальні методи дослідження, а саме: аналізу, синтезу, систематизації, індукції, дедукції.

Структура роботи зумовлена метою й завданням досліджень і складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел літератури. Загальний обсяг роботи - 28 сторінок: основний текст - 25; список використаних джерел -20 найменувань (на двох сторінках).

службовий лист документ управління

РОЗДІЛ 1. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ В СИСТЕМІ ДОКУМЕНТООБІГУ ОРГАНІЗАЦІЇ

1.1 Поняття та функції службового листа

Більшість документів, які використовують в управлінні носять довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, про події, що сталися, або мають статися в майбутньому. Інформація, що міститься в них може спонукати до дії, або лише доводити до відома. Одними з найпоширеніших з довідково-інформаційних документів є службові листи.

Діловий лист є найпоширенішим видом документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування посідає 80%. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.

2. На прохання підвідомчих установ.

3. При здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна діяльність фірми.

5. По роботі з клієнтами.

6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.

Через листування ведуть переговори, з'ясовують стосунки між підприємствами, висувають претензії. Сучасний діловий лист використовують в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, функціонує як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, організації та підприємстві забезпечує взаємодію їх частин. Діловий лист набув відповідних рис, що характеризують його в усіх аспектах, до нього висувають певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й за використання його за призначенням.

Службовий лист - це один з засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ. Діловий (службовий) лист - узагальнена назва широко застосовуваного виду офіційних документів, які служать засобом спілкування різних організацій, підприємств, фірм (надалі - організацій) із приводу здійснюваної ними своєї діяльності.

Ділові листи з усіх видів управлінської документації виділяються в особливу групу документів, які пересилаються поштою, хоча останнім часом вони можуть пересилатися також за допомогою телеграфу, факсимільного зв'язку, електронної пошти. Інформація, що містить у собі лист, може бути виражена будь-якою мовою, зафіксована будь-яким способом і на будь-якому носії з метою наступного її обігу в сфері діловодства. Обіг містить у собі послідовну зміну інформаційних процесів - передання, прийняття, оброблення, зберігання, пошук, розмноження.

Як носії інформації знаходять застосування носії на паперовій основі (несвітлочутливі), мікроносії візуальної та звукової інформації (кіно- й фотоплівка, магнітні стрічки, CD-диски), носії для запису й зберігання комп'ютерної інформації (дискети, картриджі, CD-диски та ін.). Варто підкреслити, що основним носієм ділової інформації на сьогодні в діловодстві є папір. Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше ситуаціями спілкування, по-друге характером відносин між партнерами. Письмовій діловій мові притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.

Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. Перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити:

* вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, та інше)

* чи передбачається відповідь;

* чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

* чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв'язком). Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої мети досягти.

При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання. Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці "Кар'єра менеджера" зазначає, що підготовка ділового листа -- це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого. Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома: -- привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; дати змогу легко зрозуміти написане; спонукати діяти так, а не інакше. Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета -- краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Діловий лист виконує низку важливих функцій. Насамперед це - інформаційна функція. У листі фіксують факти, відомості, думки й інші явища практичної розумової діяльності людей. Лист має організаційну функцію. З його допомогою забезпечують вплив на людей з метою організації координації їхньої діяльності. Зовнішні зв'язки організацій забезпечує комунікативна функція листа. Лист виконує юридичну функцію (має юридичну силу), оскільки його зміст використовують як свідчення, доказ у розгляді спірних питань сторонами відносин. Нарешті, лист виконує виховну функцію, оскільки вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, дисциплінує виконавця.

Інформація, що містить у собі лист, може бути виражена будь-якою мовою, зафіксована будь-яким способом і на будь-якому носії з метою наступного її обігу в сфері діловодства. Обіг містить у собі послідовну зміну інформаційних процесів - передання, прийняття, оброблення, зберігання, пошук, розмноження.

Як носії інформації знаходять застосування носії на паперовій основі (несвітлочутливі), мікроносії візуальної та звукової інформації (кіно- й фотоплівка, магнітні стрічки, CD-диски), носії для запису й зберігання комп'ютерної інформації (дискети, картриджі, CD-диски та ін.). Варто підкреслити, що основним носієм ділової інформації на сьогодні в діловодстві є папір.

1.2 Класифікація службових листів

Існує багато видів і різновидів службових листів. Найпоширенішими з них є супровідні, гарантійні, інформаційні, рекламні, листи - запрошення, листи - повідомлення, листи - погодження, листи - підтвердження, листи - попередження, листи - нагадування, листи - оповіщення, рекомендаційні, ініціативні ( листи - прохання, листи - запити, листи - звернення, листи - пропозиції, листи - пропозиції, листи - вимоги), листи - відповіді тощо.

Супровідний лист створюють у разі надсилання іншій організації ( чи особі) документів, що додаються до листа. Як правило, супровідні листи складають у тих випадках, коли потрібно роз'яснити мету надсилання цих документів або подати їх детальне описання, зазначити кількість аркушів тощо. Обов'язковим реквізитом супровідного листа є « Відмітка про наявність додатків» .

Гарантійний лист - це службовий лист, в якому організація - адресант гарантує виконання чогось, як правило, оплати послуг чи товарів. В оформленні цього виду листа слід врахувати низку особливостей.

По - перше, незважаючи на те що банківські реквізити організації - адресанта мають бути зазначені на бланку листа, їх також необхідно зазначити й у тексті. По - друге, гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер організації. По - третє, підписи посадових осіб на гарантійному листі мають бути засвідчені печаткою. Відбиток печатки проставляють таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер назв посад осіб, які підписали лист.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких одна організація, що є адресантом, інформує інші організації або приватних осіб - адресатів про певні факти, події чи заходи. Листи цього виду можуть мати узагальненого адресата. Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний захід чи факт - про показ певних моделей одягу окремих пошивних підприємств, фірми, кількох або одного кутюр'є; про видану(випущену) продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запросити адресатів до співпраці.

Існує велика кількість різновидів інформаційних листів, зокрема: рекламний лист, лист - повідомлення, лист - запрошення, лист - оповіщення, лист - нагадування, лист - підтвердження тощо.

Рекламний лист містить докладне описання товарів чи послуг. Слід зазначити особливість оформлення цього різновиду листа: незважаючи на те що рекламний лист оформлюють на спеціальному бланку листа, в якому вказано всі довідкові дані про організацію, у тексті також обов'язково зазначають поштову адресу, номери телефонів, факсів, розрахункові рахунки, а також адресу електронної пошти та назву сайту в Інтернеті за наявності останніх.

У листі - повідомленні найчастіше інформують адресата про проведення якогось заходу. У тексті такого листа слід повідомити дату, час та адресу, за якою планується проведення відповідного заходу, а також обов'язково зазначити контактний телефон. Листи - повідомлення подібні за змістом до інформаційних листів і листів - запрошеннь - у них повідомляється про щось чи стверджується важливий факт. Надсилається конкретному адресатові на одержані від ньго товари, запит, рахунки, чи квитанції. Листи починають словами: «Доводимо до Вашого відома», «Раді повідомити Вас», «Повідомляємо Вам» тощо, далі - текст повідомлення з обов'язковим зазначенням дати й підписом адресанта з назвою посади та прізвищем.

У листі - запрошенні адресатові пропонують взяти участь у певному заході - зустрічі, нараді, семінарі, конференції тощо, детально знайомлячи його з програмою та часом їх проведення. На відміну від стандартних запрошень, лист - запрошення вважається виявом особливої поваги й адресований конкретній особі, яку за фінансових можливостей установа - запрошувач бере на своє забезпечення. У тексті листа вказують на бажану активну участь запрошеної особи в названому заході - науковій конференції, конкурсі. Лист - запрошення потребує відповіді запрошуваного про згоду на участь або відмову від неї з поважних причин.

Лист - оповіщення надсилають у разі необхідності повідомлення або ствердження якого - не будь факту, наприклад, зміни адреси, назви організації або сфери діяльності, проведення реорганізації, перереєстрації, ліквідації, відкриття нових філій тощо.

Лист - нагадування, як правило, містить нагадування про наближення або закінчення встановленого терміну виконання завдання чи зобов'язання, у зв'язку з чим необхідно вжити відповідних заходів.

Лист - підтвердження надсилають для підтвердження того чи іншого факту, наприклад, одержання документів, переказів або матеріальних цінностей. Крім того, листи - підтвердження можуть містити інформацію про чинність раніше укладених договорів, контрактів, угод тощо. Стосовно боржників, зміст листа має бути ввічливим, коректним, небагатослівним, а вимога - обґрунтованою й делікатною з пропозицією звернути увагу на вказаний фінансовий недогляд та усунути його, або пропозиція прийнятного для обох сторін виходу із ситуації, яка склалася. Переважно починається словом «Нагадуємо».

Ініціативні листи - поширений вид службових листів, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Ініціативний лист подібний за змістом до листа-прохання від імені одного керівника, керівництва чи трудового колективу. Реквізити такі ж, як і в усіх інших видах листів: адресат; текст листа; посада, підпис, прізвище адресанта; дата - на бланку.

Лист - відповідь - це службовий лист, в якому дають офіційну відповідь про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі чи листі - запиті, обіцянка відправити пропозицію на поставку товару, відмова у поставці, згода прийняти запит на розгляд, пропозиція змінити умови запиту чи надіслати тверду оферту. У листі - відповіді міститься відповідь на кожне із запитань ініціативного листа. За неможливості надіслати пропозицію у відповідь відразу слід повідомити «покупця» про прийняття його запиту на розгляд. Відмова мусить бути аргументованою, переконливою, не образливою для адресата, а зміна умов запиту уточнена. Текст листа чіткий, конкретний, небагатослівний.

Комерційні листи складають під час укладання комерційної згоди від імені юридичної особи і мають юридичну силу, специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо. За функціональним призначенням комерційні листи можуть бути: лист - запит, лист - претензія, кредитні листи.

Лист - запит - комерційний документ, який являє собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про товар, або надати пропозиції про постачання товару. Продавець у відповідь надсилає пропозицію - це комерційний документ, що є заявою постачальника про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов. Якщо покупці погоджуються з цими умовами він підтверджує прийняття пропозиції, то він видає замовлення або укладається контракт. У тексті листа - запиту вказують: підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та умови поставки. Інколи лист - запит містить прохання надіслати буклети, каталоги, проспекти, прейскуранти тощо.

Лист - рекламація - лист, який надсилається діловому партнерові, який не виконав умови укладеної угоди або ж недобросовісно виконав узяті на себе обов'язки. Причиною нарікання може бути невиконання всіх пунктів угоди: неякісний товар, недостача його, прострочений термін поставки, незадовільна якість чи невідповідний зовнішній вигляд упаковки. У рекламаційному листі автор вимагає від виробника заміни неякісного товару, допоставки недостачі, процентної знижки з вартості товару зі сплати штрафу. Претензії слід викласти тактовно, інколи - і в холодному ввічливому тоні.

Кредитні листи використовують при укладанні контрактів з іноземними партнерами, в яких продавець просить надати гарантійний лист з банку покупця з номером розрахункового рахунку.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого. Рекомендаційний лист має бути об'єктивним, правдивим; містити важливу інформацію про названу в ньому особу, яка претендує на вакантну посаду або державну стипендію, про її(його) досягнення на попередній посаді, у галузі культури, науки, про фахові надбання. Словом «Рекомендую» висловлюється згода взяти на себе певну відповідальність за рекомендовану особу. Обов'язкові підпис і прізвище того, хто рекомендує. Варто делікатно вказати на незначні вади характеру, у способі спілкування з людьми, дати пораду обійняти ту чи іншу посаду. Так звані «закриті рекомендації» містять вказівку на те, що за претендента автор листа не може поручитися чи високо оцінити його фахові здібності в певній галузі й зобов'язаний дати об'єктивну оцінку особі, якою опікуються і якій просять дати рекомендацію. Необхідні реквізити: крім назви документа, його тексту, підпис особи - автора рекомендації, дата.

Листи з фінансових питань підписують керівник і головний бухгалтер, на гарантійних листах ставиться печатка.

Отже, службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, що слугують засобом обміну інформацією найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом. Службове листування введеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ.

РОЗДІЛ 2. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

2.1 Особливості складання службових листів

Службовий лист будь - якої організації має бути складений та оформлений на бланку листа. Якщо бланка листа немає в організації, то службовий лист можна оформити на загальному бланку з обов'язковим відтворенням на ньому довідкових даних про організацію, а саме: поштової адреси, номерів телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреси електронної пошти, інших відомостей у разі потреби.

Особливістю складання службового листа є те, що на відміну від усіх інших службових документів у ньому не вказують реквізит 10 - «Назва виду документа». Винятком є лише гарантійний лист, в якому дозволяється зазначити цей реквізит.

Порядок адресування службових листів також має певні особливості. Адресатом службового листа може бути організація, її структурний підрозділ або конкретна посадова особа.

Якщо лист адресують організації ( або її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку, наприклад:

Українську державне

Підприємство поштового

зв'язку « Укрпошта»

Якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації і структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище посадової особи - у давальному, наприклад:

ВАТ « Троянда»

Відділ інформаційних систем

Системному адміністратору

Крашевському П.М.

У разі адресування листа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Генеральному директору

ТОВ « Райські солодощі»

Московченку Г.Б.

Якщо лист адресують багатьом однорідним організаціям, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Керівникам організацій

Громадського харчування

Службовий лист не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово « копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному листі зазначають тільки одного конкретного адресата.

До реквізиту « Адресат» може входити поштова адреса, наприклад:

Підприємство « МегаКард»

пл. Конституції,1

м. Донецьк, 83000

Будь - який службовий лист повинен мати заголовок до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу зі службовим листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в організації - адресанті до направлення до справи після виконання в організації - адресаті. Заголовок до тексту службового листа, як правило, містить короткий виклад основного смислового аспекту. Тому він має бути невеликим за обсягом, проте точно передавати зміст тексту і відповідати на питання про що ?.

Текст службового листа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло і коректно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження. Відповідальність за викладену в листі інформацію несуть особи, які його підписують ( як правило, керівник організації чи один з його заступників і/або головний бухгалтер). Тому, щоб уникнути будь - яких непорозумінь, виконавець перед тим як подавати службовий лист на підпис, повинен уважно перевірити всі відомості й факти, викладені у ньому. Зверніть увагу на те, що виконавцем службового листа є посадова особа, яка безпосередньо готує текст листа, складає до нього заголовок , визначає адресата, а не секретар - друкарка, яка оформляє службовий лист на друкарській машині чи комп'ютері. Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні -- на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве -- не менш як 30 мм; праве -- не менше 8 мм; верхнє -- 20 мм; нижнє -- 16 -- 19 мм.

У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація - це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах -- поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:

· зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

· фраза (викладається головна інформація абзацу);

· коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень. Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата. Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7--10 днів. Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість. Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Службовий лист, як правило, має стосуватися одного питання. Якщо є потреба звернутися до організації з кількох різних питань, то доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте за наявності кількох пов'язаних між собою питань дозволяється викладати їх в одному листі.

Залежно від виду службового листа його текст може складатися з двох або трьох логічно пов'язаних частин: вступної, основної і підсумкової. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також наводять посилання на документи, в яких ці факти чи обставини викладено. В основній частині викладають головну мету, задля якої лист було підготовлено. У підсумковій - висловлюють пропозиції, прохання, побажання тощо. Кожну нову думку в службовому листі прийнято починати з нового абзацу. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5.

Текст службового листа може складатися всього з одного речення. При цьому доречно сформулювати його так. Щоб на початку було викладено доказ чи пояснення, а наприкінці - пропозицію або прохання, наприклад:

У зв'язку з необхідністю проведення 28.10.2005 позачергових загальних зборів акціонерів ЗАТ « Київ - Автоматика» просимо надати актову залу.

Листи з нескладних питань, що були попередньо обговорені, можуть складатися з одного речення без вступу, доказів і пояснень. Наприклад:

Просимо направити кваліфікованого фахівця з налагодження холодильного обладнання.

На початку тексту службового листа можна вжити звертання у ввічливій формі, що починається такими словами: Шановний; Вельмишановний; Високоповажний; Пане і завершується знаком оклику, наприклад:

Шановна Галино Степанівно!

Вельмишановний Богдане Володимировичу!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Міністре!

Якщо у листі звертаються до всього колективу або до групи людей, то використовують такі звертання:

Шановні колеги!

Шановні панове!

Шановні добродії!

Шановні акціонери!

Якщо лист з однаковим текстом надсилається багатьом адресатам, то постійну частину звертання можна оформити на комп'ютері чи друкарській машинці, залишивши вільне місце для заповнення змінної частини від руки.

У службових листах не дозволяється використовувати звертання, що починаються словами: Дорогий; Любий; Милий. Ці форми більш притаманні кореспонденції приватного характеру або вітальним листам.

Якщо текст службового листа невеликий за обсягом, його бажано друкувати через півтора міжрядкового інтервалу. У листах, текст яких оформлюють на кількох аркушах, другий на наступні аркуші обов'язково нумерують. Текст листа завжди друкують на лицьовому боці аркуша.

Якщо у тексті листа, адресованого окремій особі, а не узагальненій організації, вживаються займенники Ви, Вас, Вам, Вами, Ваш, Ваші, то їх друкують з великої літери, а займенники ми, нас, нам, Нами,Наш, наші - з малої.

Після тексту з нового рядка над реквізитом « Підпис» можна розмістити так звану заключну формулу ввічливості. Найчастіше у службових листах вживають такі форми:

З повагою

Зі щирою повагою

З повагою й найкращими побажаннями

Із вдячністю і пошаною

Після заключної формули ввічливості розділовий знак не ставлять, а з наступного рядка розміщують підпис. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити певне питання в усному спілкуванні -- очно чи телефоном.

Слід зазначити, що складання тексту й оформлення кожного виду службового листа потребує певних знань. В діловому листування існує низка загально - прийнятих правил. Лист пишуть лише з лицьового боку, має бути не довгим, кожна сторінка( окрім першої) нумерується, в тексті не допускається позначок, виправлень. Конверти мають бути відповідних розмірів. Відповідь дають на лист протягом десяти днів.

2.2 Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

Ш Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

Ш Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

Ш Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

Ш Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

Ш Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

Ш Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

Ш Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів вказують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Ш Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно - цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

Ш Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому. Наприклад:

Директорові Рівненського професійно -

Технічного училища № 63

Бондаренку П.П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Якщо особа. Якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського

Державного університету

проф. Степаншину Л.П.

До реквізиту « адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу і прізвища службової особи.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з « Кому», а потім вказують « Куди».

Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

Відмітку про наявність додатка роблять ліворуч під тексом з нового рядка. Підписує службовий лист переважно керівник установи ( організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист ( назву установи не повторюють)

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.

2.3 Вимоги до тексту службового листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

v правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі ( орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним ). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

v змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

v послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

§ Хотіли б також нагадати про...

§ Водночас хочемо наголосити на...

§ Окрім того, наважуємося нагадати Вам ще й про те, що...

§ Вважаємо за доцільне( потрібне)...

§ Хотілося б звернути Вашу увагу...

§ Не зайвим буде нагадати...

§ Крім зазначених вище причин...

§ При нагоді просимо Вас...

§ Зважте також і на те...

§ Принагідно хотіли б...

§ Ми також намагаємося...

§ Ще раз хочемо подякувати Вам...

§ Необхідно зазначити й те, що...

v мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

v точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

v доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього , що може неприємно вразити, викликати роздратування. Висловлювати претензії, писати листи - нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів.

Службові листи рекомендують оформляти якщо, неможливо вирішити питання в усному порядку. Або коли потрібно письмово підтвердити письмовий акт. Текст листа складаються з двох частин: вступної(події, що викликали появу листа) та основної( формулюється мета з якої створено лист). Порядок розташування логічних частин може бути різними. Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”, “Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні панове!”.

Таким чином, складання службового листа, відповідність його змісту, нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе відповідальність за викладену інформацію. Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

ВИСНОВКИ

У процесі документообігу кожної організації важливе значення займають безперечно службові листи, адже вони є засобами спілкування між організаціями, та обміну інформацією.

У результаті проведеного дослідження ми дійшли до таких висновків:

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Сучасний діловий лист використовують в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, функціонує як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, та підприємстві забезпечує взаємодію їх частин. Діловий лист є найпоширенішим видом документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування посідає 80%. Через листування ведуть переговори, з'ясовують стосунки між підприємствами, висувають претензії. Діловий лист набув відповідних рис, що характеризують його в усіх аспектах, до нього висувають певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й за використання його за призначенням. Існує багато видів і різновидів службових листів. Найпоширенішими з них є супровідні, гарантійні, інформаційні, рекламні, листи - запрошення, листи - повідомлення, листи - погодження, листи - підтвердження, листи - попередження, листи - нагадування, листи - оповіщення, рекомендаційні, ініціативні ( листи - прохання, листи - запити, листи - звернення, листи - пропозиції, листи - пропозиції, листи - вимоги), листи - відповіді тощо..

Написання службового листа - це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Отже, складання службового листа має деякі особливості: відсутність 10 реквізиту « Назва виду документа»; виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним; факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно; в службових листах допускається також порушувати кілька питань. Але все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань можна порушувати в одному листі тоді, коли вони взаємопов'язані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Залежна від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Повністю опрацьований службовий лист, який пройшов всі етапи від створення і організації - адресанті до виконання і направлення його до справи в організації - адресаті, містить у собі такі основні реквізити: штамп (повна назва установа - автора листа), номер і дата листа, назва установи-адресата, текст листа.

Основою службового листа є безперечно текст. Щоб текст був бездоганним, він має характеризуватися такими ознаками як: правильність; змістовність; послідовність та логічність викладу; мовне багатство; точність; доречність та доцільність. Правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху справи організації, сприятиме створенню доброго враження про неї.

СПИСОК ВИКОРИСТАННОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник - практикум з ділових паперів /С.П.Бибик, І.Л.Михно,Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. - К.:1997. - 399с.

2. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери /С.В.Глущик,О.В.Дияк,С.В. - К.:А.С.К..,2000. - 173с.

3. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997. - 349с.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.. - 256 с.

5. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ.і серед.спеціальн.навч.закладів. - Х.: Торсінг, 2001. - 384с.

6. Комова М.В. Документознавча термінологія. - Львів, 2003. - 167с.

7. Кузнецова Т.В. и др.Документы и делопроизводство: Справ. Пособие. - М., 1991. - 270с.

8. Кушнаренко Н.Н.Документоведение: Учеб. - 2 - е изд., перераб. и доп. - К.: 2000. - 459с.

9. Молдованов М.І. Сучасний діловий документ. - К.: 1992. - 399с.

10. Паламар Л.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб. - 3 - тє вид., перероб і допов. - К.: Либідь, 1998. - 296с.

11. Палеха Ю.І. Управлінське документування. В 2 ч.: Навч. посібник. - К.: Європ. ун -т, 2001 - 2002. - 256с.

12. Пентилюк М.І. Культура мови і стилістика. - К.: 1994. - 345с.

13. Погиба Л.Г. Складання ділових паперів: Практикум: Навч. посіб. для студентів вищих навч. закладів. - К.: Либідь, 2002. - 240с.

14. Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української мови. - К.: 1992. - 124 с.

15. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2001. - 131с.

16. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. - 4 - те вид., випр. - К.: МАУП, 2001. - 256с.

17. Сліпушко О. Українська мова й етапи кар'єри ділової людини. - К.: Криниця, 1999. - 199с.

18. Тугаєнко - Сєряк С.М. Довідник службовця. - К.: А.С.К., 2000. - 416с.

19. Фельзер А.Б. Делопроизводство: Справ. Пособ. - К.: Вища школа, 1988. - 320с.

20. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища шк., 1998. - 271с.

Додаток А

ЛИСТ - ПРОХАННЯ

Харківський аерокосмічний Міністерство освіти і науки

університет ім.М.Є. Жуковського молоді та спорту України

«ХАІ» заступникові декана

м. Харкова, вул. Чкалова,17 проф. Прилуцькій А.Є.

Індекс

11.04.2011 № 234

Просимо дати розпорядження начальникові будівельного управління ХАІ п. Воробйову С.А. про капітальний ремонт навчального приміщення університету згідно зі складеним кошторисом у сумі 700(сімсот) тисяч грн. Розрахунки з виконання роботи будуть проведені ______________ у Харківській області Держбанку після підписання форм №3.

Ректор університету (підпис) Кривцов В.С.

Бухгалтер

Харківського аерокосмічного (підпис) Рибалко А.Л.

університету

Размещено на Allbest.ru