Управление документооборотом на строительном предприятии

прием и учет поступивших документов;

учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Основным документом любой организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по делопроизводству. В ООО «ПАВАДАС» не руководствуются инструкцией по делопроизводству так как инструкция отсутствует, а используют в делопроизводстве схему документооборота (ПРИЛОЖЕНИЕ В).

Документооборот ООО «ПАВАДАС» состоит из следующих потоков:

- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, актами и заявлениями граждан);

- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным организациям, общественным организациям или отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ООО «ПАВАДАС» представлен в табл. 2.10.

Таблица 2.10

Объем документооборот ООО «ПАВАДАС» за 2009-2010 год

Наименование документа	Количество документов	Абсол. изм, шт	Темп роста, %
	2009г	2010г
Входящие	734	1140	406	55,3
Исходящие	1344	1729	385	28,6
Приказы в том числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	2045 842 650 553	2173 943 639 591	128 101 -11 38	6,3 12,0 -1,7 6,9
Внутренние В том числе - финансовые - служебные	3444 1622 1822	3005 1680 1325	-439 58 -497	-17,7 3,6 -27,3
Итого	7567	8047	480	6,3

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2009 году, так и в 2010 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2010 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в ООО «ПАВАДАС» в течение одного года на примере 2010 года (табл. 2.11).

Таблица 2.11

Анализ объема документооборота ООО «ПАВАДАС» помесячно за 2010г.

Месяц	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	122	186	226	299
Февраль	118	192	209	274
Март	96	124	184	235
Апрель	107	149	211	219
Май	91	117	107	210
Июнь	94	163	192	308
Июль	102	195	168	312
Август	43	101	185	175
Сентябрь	90	109	132	243
Октябрь	99	136	191	257
Ноябрь	93	115	189	251
Декабрь	85	142	179	222
Итого	1140	1729	2173	3005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в июле связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

В ООО «ПАВАДАС» большинство документов поступают по каналам почтовой связи. Отдельные виды документов доставляются по техническим средствам связи (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта), а также с курьером. Наиболее важные документы в необходимых случаях поступают через специальные службы доставки.

Всю входящую документацию Общества можно классифицировать по видам:

1. Распорядительные: приказы, распоряжения, указания.

2. Информационно-справочные: акты, справки, докладные записки; письма, учетно-отчетные: отчеты, программы и планы работ.

При этом большую часть документации в составляет организационно-распорядительная документация.

Типовая схема управления входящими документами ООО «ПАВАДАС» предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий: прием документов; первичная обработка документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация документов; рассмотрение документов руководством организации; доставка документов исполнителям в соответствии с резолюцией.

Наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию; отдел планирования и нормирования материально-технических ресурсов. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

При первичной обработке корреспонденции, секретарем проверяется целостность упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности ее адресования; вскрытие конвертов.

Обработка входящих документов и их передача на рассмотрение соответствующим должностным лицам в ООО «ПАВАДАС» в день их поступления.

Исходящие документы, так же как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Так же они делятся на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения. Например, органам власти посылаются чаще всего ответные письма или отчетные документы.

Как правило, большую часть исходящих документов составляет служебная и деловая переписка. По срочным вопросам корреспонденция отправляется секретарем или исполнителем по факсу, телеграммой или телефонограммой.

Типовая схема управления исходящими документами в ООО «ПАВАДАС» установленная ГСДОУ, предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий: сортировка документов; упаковка документов; оформление почтового отправления; сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи.

До выполнения этих действий выполняется проверка правильности оформления и прием подлежащих отправке документов от ответственных

Затем документ отдается на подпись, а на подписанных документах проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь проводит экспедиционную обработку отправляемых документов.

Сортировка зарегистрированных документов производится по адресам и по видам почтовых отправлений с целью обеспечения наиболее удобного процесса работы с ними и последующей подготовки к отправке.

На следующем этапе происходит оформление почтового отправления. Оно предусматривает: заклейку конвертов; снабжение конвертов знаками почтовой оплаты; маркировку конвертов; составление реестра; укладку почтовых отправлений в сумку.

Сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи производится секретарем в отведенное для этой цели время.

К внутренним документам ООО «ПАВАДАС» относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, служебная переписка (докладные, объяснительная записка), документы личного состава и т.д.

Обработка внутренних документов зависит от их вида. Типичным примером такого документа является приказ по основной деятельности. Внутренние распорядительные документы составляются и оформляются по указанию руководителя организации секретарем. Затем они подписываются руководителем, регистрируются, размножаются секретарем и направляются на исполнение.

Управление внутренними документами ООО «ПАВАДАС» предусматривает последовательное выполнение таких действий, как: подготовка предварительного варианта текста документа; редактирование и корректирование предварительного текста документа; согласование уточненного варианта текста документа; оформление окончательного варианта текста документа; утверждение документа; регистрация документа; тиражирование документа; передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам для руководства в практической деятельности; помещение контрольного экземпляра документа в дело; последующее хранение и работа с документом.

Рассмотрим документооборот в бухгалтерском учете ООО «ПАВАДАС». В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. В связи с отсутствием автоматизированных справочников бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на предприятии организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов.

Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», еще глубже - «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете ООО «ПАВАДАС» регламентируется графиком документооборота.

Для каждого документа в ООО «ПАВАДАС», в том числе и в бухгалтерии, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя фабрики.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники строительной организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Бухгалтерский документооборот в ООО «ПАВАДАС»» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных. По статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев.

Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников.

При такой «разбросанности» данных и документов в ООО «ПАВАДАС» сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Вместе с тем, график документооборота в ООО «ПАВАДАС» отличается чёткостью, сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременного составления отчетности. Так же на предприятии имеется большой архив.

Выводы: на основании исследования документооборота в ООО «ПАВАДАС», выявлено, что за состояние делопроизводства в строительной организации отвечает секретариат, в целом документооборот четко поставлен, сотрудники придерживаются графика документооборота, и стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, но в ведении делопроизводства имеются недостатки, а именно не используется Инструкция по делопроизводству, а также нет автоматизированной системы электронного документооборота, в связи с чем затрачивается 40% времени на поиск необходимых документов, в связи с достаточно большим архивом на предприятии.

На основании выявленных проблем документооборота ООО «ПАВАДАС» предложим следующие пути совершенствования документооборота для строительного предприятия:

- разработать проект инструкции по делопроизводству (ПРИЛОЖЕНИЕ Г);

- внедрение системы электронного документооборота специально для строительных организаций.

3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ «ПАВАДАС»

3.1 Система автономного документооборота, внедрение электронной системы архивации

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение - наиболее уязвимое место строительной компании ООО «ПАВАДАС». Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительной компании весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п.

Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д.

Внедрение новых программных решений позволит ООО «ПАВАДАС» систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительной компании недостаточно, так как набор действий, связанных с документами ООО «ПАВАДАС», гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что необходимо - искать программу по документообороту.

Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности.

Российский рынок систем электронного документооборота в последние годы показывает высокую динамику роста.

На ежегодных форумах, выставках, конференциях, таких как DocFlow, представлено множество решений различных разработчиков, предлагающих, как универсальные решения, так и специализированные продукты.

Например, программа «АЛТИУС - Управление строительством» включает в себя модуль «АЛТИУС - Документооборот», который создан специально для участников строительного рынка и предназначен для комплексной работы с документами. Эта программа является самой простой в освоении программой документооборота, и времени, чтобы научиться ей пользоваться, потребуется совсем немного. Программа решает главную проблему, возникающую при работе с документами у любой строительной компании - систематизирует их учет, не говоря уже о том, что полностью его автоматизирует.

Модуль «АЛТИУС - Документооборот» предусматривает весь набор важных функций для строительных компаний, как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением договоров. Карточка каждого договора содержит основные значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору (в строительном холдинге их может быть несколько), объект, ответственное лицо и т. п. Данный модуль позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа.

Важно, что программа способна отображать все изменения в карточке самого документа. То есть, если, к примеру, на договор уже составлена карточка, но через несколько недель к договору заключено новое дополнительное соглашение с изменением цены, сроков выполнения, реквизитов, то и в карточке самого договора данные изменения будут автоматически отражены, и это поможет избежать разночтений в дальнейшей работе. Кроме того, в рамках программы «АЛТИУС - Управление строительством» модуль «Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники.

Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора. Стоит заметить, что программа способна составить финансовые, календарные, ресурсные планы, рассчитать плановую себестоимость работ с учётом внутрифирменных нормативов в разрезе реальных статей затрат. Контролирует она и ведение актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), а также стоимость выполненных работ. Дополнительным плюсом является и то, что в любой момент программа сформирует отчет о состоянии выполнения обязательств по договорам, напомнит о предстоящих и просроченных платежах.

В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) - свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

Имеющийся набор отчетов (порядка 80) в программе «АЛТИУС - Управление строительством» предоставляет руководству строительной компании полноценную информацию о плановом и фактическом состоянии взаиморасчетов, выполнении обязательств по договорам, осуществлении работ, движении товарно-материальных ценностей, текущих затратах по объектам и других важных аналитических моментах. В первую очередь программа необходима сотрудникам сметно-договорного, производственно-технического, планово-экономического отделов, отдела материально-технического снабжения, службы главного инженера. Стоит заметить, что во всех версиях программы максимально упрощен ручной ввод данных, многие показатели могут быть импортированы из внешних файлов, что обеспечивает значительное снижение риска ошибок и сокращение временных затрат. Кроме того, каждый документ снабжен функцией проверки на правильность и полноту введенных данных.

Любые договоры в строительстве связаны с обязательствами, и учет деятельности по ним - сфера ответственности, входящая в компетенцию управленцев. «Отсутствие порядка в хранении договоров, актов и других документов - общая проблема в работе всех строительных компаний. Но внедрение полнофункциональной, несложной в использовании программы способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли».

Программа АЛТИУС - Документооборот позволит автоматизировать следующие функции:

- фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы ;

- проводить движение документов по видам движений;

- создавать собственные виды движений;

- передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;

- отслеживать историю движения документов;

- группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;

- ставить документы на оплату;

- включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений;

- списывать документы, помещать в архивы;

- просматривать и редактировать журнал событий;

- просматривать оповещения по документам на произвольную дату;

- выполнять анализ документооборота по контрагенту с точностью до отдела и ответственного лица;

- оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;

- вести календарь событий;

- работать одновременно нескольким операторам в сети.

Принципы работы программы

Все операции по регистрации поступления или движения документальной номенклатуры проводятся с помощью карточек документооборота. Каждой карточке будет соответствовать какая-то одна операция. Так, чтобы провести поступление документов и передачу их на исполнение потребуются две карточки: «Поступившие документы» и «Внутреннее движение документов», и для регистрации передачи документов нашей организацией другой организации - также две карточки: «Собственные документы» и «Передача документов».

Всего в программе предусмотрено семь карточек регистрации: «Поступившие документы», «Собственные документы», «Внутреннее движение документов», «Оплата по документам», «Списание документов», «Передача документов», «Возврат документов». Введенные карточки фиксируются в журнале событий (Рис. 3.1).

Рис. 3.1. Принцип работы модуля Алтиус-Документооборот с помощью карточки регистрации документов

Любая карточка регистрации - это привычный документ 1С. В программу заложены базовые движения документов: выпуск, передача, получение, списание, однако, для удобства и гибкости построения учета, по каждому базовому движению можно определить категории: например, не просто выпуск документа, а выпуск по фирме такой-то, выпуск для передачи, выпуск для внутреннего пользования и т.д. (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Регистрация собственных документов с помощью модуля Алтиус-Документооборот

Программа не делает проводок и не использует регистры или журналы расчетов. Вся аналитика базируется на механизме справочников. Так, карточки регистрации документооборота делают записи в справочники «Документальная номенклатура» и «События». Предусмотрена удобная печатная форма реестра документов, похожая на бланк канцелярского журнала регистрации документов. Всю работу с программой можно организовать непосредственно из этой формы, не прибегая к меню (Рис. 3.3).

Рис.3.3. Реестр движения документов в модуле Алтиус-Документооборот

Для целей учета местонахождения документа в программе предусмотрен справочник «Адресат», позволяющий вносить названия и адреса организаций, их структуру отделов, фамилии и телефоны работников.

Если какой-либо документ был передан на исполнение и необходимо проконтролировать возврат документа или факт его исполнения, то для этого в программе предусмотрен механизм оповещений, который включает появление предупреждения, начиная с некоторой даты, по документам, для которых оповещение было включено. Оповещение автоматически отключится, когда по документу будет произведено очередное действие. Кроме того, возможно вести ежедневник, планируя на определенные даты различные действия, связанные с движением документов. Ежедневник в программе представлен в виде календаря, где даты, на которые что-либо запланировано, выделяются цветом. При запуске программы в день, на который в ежедневнике запланированы некоторые события, оператор получит напоминание об этих событиях и ссылку на документы, с которыми планируемые события связаны.

В программе предусмотрен весьма гибкий механизм по анализу документооборота. Имеется возможность получения различных отчетов, начиная от простой справки, например, где находится или находился конкретный документ на ту или иную дату с точностью до организации, отдела и сотрудника, и заканчивая построением аналитических таблиц по адресату, по типам документов, типам движения.

Анализ документооборота по адресату представляет из себя подробный отчет о движении документов. В форме отчета можно указать детализацию формирования: только списком, списком по отделам и работникам, или развернутым списком с детализацией по движениям. Также, возможно выбрать конкретный отдел и работника, и формировать отчет только по ним. Если же указать определенный вид движения, например, «Получение документа для контроля», то отчет сформируется только по тем документам, которые указанный работник получал именно по этому виду движения. Различные комбинации условий позволяют формировать различные запросы: так, если указать только вид движения и не указать работника и отдел, то отчет покажет всех, кто получал документы по указанному виду движения.

Также, можно сформировать отчет по документообороту за указанный период, руководствуясь типом объектов: свой, чужой, министерство и т.д. Это полезно, если Вы не помните, где конкретно был тот или иной документ. В форме отчета можно выбрать конкретный документ. Если его не выбирать, то отразится весь документооборот по выбранному типу объектов. Также можно указать конкретный вид движения, например, «Получение документов». Теперь отчет покажет конкретно тех, кто получал тот или иной документ.

3.2 Проект по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота «Алтиус - Управление строительством»

Исходя из того, что на предприятии имеется большой архив, то переводить в электронную форму всю накопленную информацию необходимо по мере обращения к ней. Этот путь наиболее экономичен.
Необходимо решить, устанавливать ли систему документооборота на всем предприятии сразу или выбрать независимый отдел, на котором “обкатать” ее применение. Поскольку установка корпоративной системы стоит недешево, то экономические соображения обычно толкают на второй путь. Опять же, когда сотрудники отдела научатся хорошо работать с системой, фирма получит свой штат специалистов, и не придется по каждому пустяку обращаться за консультацией к производителю системы.
 Поэтому наиболее оправданно представляются выделение группы пользователей, задействованных в одной производственной цепочке и установка системы сначала только в этой группе.

Для установки системы «Алтиус - Управление строительством» необходимо:

Заключить Договор об электронном обмене данными при подготовке документов для организации строительства с поставщиками;

Заключить Договор о поставке комплекса программ АРМ Клиента системы «Алтиус - Управление строительством» с заполненной заявкой на подключение к СПД МПС ф.500у с ИВЦ;

Подготовить необходимые аппаратные, системные, сетевые и телекоммуникационные средства в соответствии с требованиями к системе;

Обучить персонал.

Для подключения к системе «Алтиус-Управление строительством» и обеспечения функционирования АРМ ППД необходимо располагать следующими вычислительными ресурсами:

Персональный компьютер с характеристиками не хуже чем:

Процессор Intel Pentium III с частотой 700 Mhz;

Оперативная память 128 Мбайт;

50 Мбайт свободного места на жестком диске;

Видеоподсистема с разрешением не менее 800х600;

Принтер формата А4;

Операционная система Windows 98 SE или Windows 2000;

Подключение к сети Интернет с эффективной скоростью работы с узлом доступа к системе «Алтиус-Управление строительством» не менее 14 400 бит/сек.

Представим средства имеющие в ООО «ПАВАДАС» для реализации проекта (табл.3.1).

Таблица 3.1

Источники средств имеющие в ООО «ПАВАДАС» для реализации проекта, тыс.руб.

Наименование источников	Средства на начало реализации проекта
СОБСТВЕННЫЕ СРЕДСТВА Выручка от реализации услуг Нераспределенная прибыль (фонд накопления) Результат от продажи основных средств Собственные средства, всего	824224 43687 15838 883749
Наименование источников	Средства на начало реализации проекта
ЗАЕМНЫЕ И ПРИВЛЕЧЕННЫЕ СРЕДСТВА Кредиты банков (по всем видам кредитов) Итого:	50064 933813

Итак на основании таблицы 3.1 установлено, что предприятие ООО «ПАВАДАС» обладает суммой на сегодняшний день 933813 тыс.руб.

Примерная схема системы автоматизации документооборота с примененем программы «Алтиус-Управление строительством» блок «Алтиус-Документооборот» (рис. 3.4).

Рис. 3.4 Проект структуры системы автоматизации документооборота организации

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными. Поскольку система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. Для этого может использоваться файловая система или это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска.

Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта.

Планируется внедрить проект в течение двух последующих лет 2012 г. И 2013 года.

Представим график затрат на проект за 2 года (рис. 3.5):

Рис. 3.5. График затрат на реализацию проекта на 2 года, руб.

Из графика затрат видно, что основная часть затрат придется на 2012 год, а в 2013 году остаточная стоимость проекта.

Далее представим график трудозатрат на внедрение проекта автоматизации электронного документооборота (рис.3.6) на 2 года.

Рис. 3.6. График трудозатрат на внедрение проекта на 2 года, часы

Из графика трудозатрат видно, что необходимо 2 раза в месяц по 8 часов трудозатрат в течении полугода. Тем самым в сумме получается на внедрение проекта необходимо 96 часов.

Подробная экономическая целесообразность проекта представлена в п.3.3. настоящего дипломного проекта.

Автоматизация делопроизводства ООО «ПАВАДАС» преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

- повышение оперативности и качества работы документами;

- упорядочение документооборота.

В области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система, такая как АЛТИУС- Управление строительством умеет не только организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.

Эффект от внедрения системы АЛТИУС - Управление строительством:

повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;

экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;

обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;

вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;

повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.3 Экономическая оценка целесообразности разработанного проекта

Представление об экономическом эффекте от внедрения в ООО «ПАВАДАС» системы электронного документооборота «Алтиус-Управление строительством» можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике зарубежной компании «Вест Концепт».

В соответствии с этой методикой для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2010):

сотрудник ООО «ПАВАДАС» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты;

В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно;

Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу;

годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб. в месяц);

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%;

Расчет экономии после внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота - это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, -- требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Социально-экономический эффект внедрения системы электронного документооборота может выражаться в следующем:

- увеличение скорости работы ООО «ПАВАДАС» с документами, в том числе с обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;

- выстроенное межведомственное взаимодействие снижает административные барьеры;

- повышение прозрачности и управляемости строительной системы;

- повышение качества индивидуального труда работников системы управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения;

- и как следствие всего перечисленного - повышение качества обслуживания клиентов.

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Оценка прямого эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД.

Путем опроса сотрудников ООО «ПАВАДАС» удалось выявить, что на одного сотрудника приходится 25 страниц в день.

Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), а N - количество офисных сотрудников (50человек), то месячные расходы на бумагу составят 21х25х PхN.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов.

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, следовательно, общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Оценим стоимость внедрения.

Стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее место при данном объеме L= 9430 руб. Стоимость программного обеспечения составит 47 183 руб.

Для внедрения потребуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:

H=0,2х47 183 руб.х50чел.= 471 830 руб.

У ООО «ПАВАДАС» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 377 466 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 руб. за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,629 руб. Тогда в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.

0,629х25х21х50=16514 руб.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб . можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.

1824419 : 125820 = 14,5 мес. = 1 год и 2.5 месяца.

Это достаточно хороший показатель.

Тем самым, предложение внедрить систему электронного документооборота «Алтиус-Управление строительством» экономически целесообразно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании исследования методологической части дипломного проекта, выявлено, что методология управления -- это логическая схема управленческой деятельности, предполагающая взаимосвязанное понимание целей, ориентиров, а также средств и способов их достижения. Существуют три научных подхода к управлению: подход как к процессу; системный подход; ситуационный подход.

Так же установлено, что залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Определено, что методология аннотации документообеспечения - это система принципов и способов организации и построения работы с документами. Существуют различные программные продукты, которые осуществляют электронный документооборот на предприятии, а именно: PayDox, 1С-Документооборот 8, ERP- системы, а так же зарубежные в зарубежной практике существует спецификация MoReq, которая имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

На основании анализа документооборота в ООО «ПАВАДАС», выявлено, что за состояние делопроизводства в строительной организации отвечает секретариат, в целом документооборот четко поставлен, сотрудники придерживаются графика документооборота, и стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, Но в ведении делопроизводства имеются недостатки, а именно не используется Инструкция по делопроизводству, а также нет автоматизированной системы электронного документооборота, в связи с чем затрачивается 40% времени на поиск необходимых документов.

На основании выявленных проблем документооборота ООО «ПАВАДАС» предложены следующие пути совершенствования документооборота для строительного предприятия:

- разработать проект инструкции по делопроизводству;

- внедрить системы электронного документооборота специально для строительных организаций.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию системы электронного документооборота (СЭД) «Алтиус-Управление строительством» за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет. Это достаточно хороший показатель.

Тем самым, предложение внедрить систему электронного документооборота «Алтиус-Управление строительством» экономически целесообразно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Принят ГД ФС РФ 25.01.1995г. (ред. от 10.01.2003г.)

2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99. Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программных средств.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».