Управление документооборотом в кадровой службе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управление документооборотом в кадровой службе

1. Теоритические основы документооборота в кадровой службе

1.1 Сущность и значение документооборота в кадровой службе

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки [1, С. 78].

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Организация движения документов - важная часть делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить, какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация необходима для принятия управленческого решения и доведения его до исполнителя [9, С. 95].

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. Документооборот является составляющей частью организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.

Выполнение этих условий требует:

1. Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.

2. Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.

3. Исключить по возможности возвратное движение документов. Выполнение этого условия зависит от количества инстанций согласования, регистрации и отправки документов.

4. Активно применять средства оргтехники и новейшие информационные технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со специалистами [10, С. 95].

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

1) прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

1) характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

3) периодичность (стадии документооборота);

4) направленность движения.

1.2 Организация документооборота в кадровой службе

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело [2, С. 85]. Схема документооборота представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Примерный документооборот организации

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Различают три основных потока документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние) [10, С. 96].

Движение входящих документов включает:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрацию;

4) рассмотрение руководством;

5) передачу на исполнение;

6) исполнение;

7) контроль за исполнением;

8) списание исполненного документа в дело.

Движение входящих документов показано на рис. 1.2., где цифрами и буквами обозначено:



Рис. 1.2. Схема движения входящих документов

I Руководитель (директор)

II Исполнитель (структурное подразделение)

а Экспедиционная обработка

b Предварительное рассмотрение, сортировка

с Регистрация

d Распределение (разметка)

е Перераспределение (переметка)

1 Корреспонденция

2 Документы, регистрируемые службой ДОУ

3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;

2) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение [2, С. 86].

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ [8, С. 168].

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение а структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации [2, С. 89].

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал + 10 копий).

2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата - А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата - А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, например, табл. 1.1.

Таблица 1.1. Сводка учета объема документооборота за __________200__ г. (месяц)

Виды документов	Количество документов	Всего
	оригиналы	копии
входящие исходящие внутренние
Итого

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ [2, С. 90].

1.3 Программное обеспечение документооборота

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм.

Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении.

Все программное обеспечение, используемое в службе кадров, можно разделить на две категории:

1. Базовое программное обеспечение (операционная система, офисный пакет, средства работы в Internet и с электронной почтой и т.п.)

2. Специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров.

Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных офисных задач:

- набора и редактирования текстов (текстовый редактор);

- работы с электронными таблицами (табличный редактор);

- работы с электронными картотеками (система управления базами данных - СУБД);

- поиска и просмотра информации в Internet (браузер);

- работы с электронной почтой;

- антивирусной защиты компьютера.

В первой категории программного обеспечения (ПО) стандартом являются различные версии ПО от Microsoft - Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office в качестве пакета офисных приложений [26, С. 252].

Сегодня на компьютерах пользователей можно встретить самые разные версии операционной системы Windows - от Windows 95 до Windows XP. Организуя работу подразделения, важно учитывать, что некоторые старые версии Windows - Windows 95, Windows 98, Windows 98SE, Windows ME - изначально создавались в расчете, в первую очередь, на персональное (домашнее) использование, а для организации работы офиса предназначены другие модификации операционной системы, такие как Windows NT, Windows 2000 Professional или устанавливаемая на современные компьютеры Windows ХР. При этом Windows ХР также имеет две модификации, Windows ХР Home Edition, ориентированная на использование дома и в малом офисе, и Windows ХР Professional, рассчитанная на организацию работы большой организации. Учитывая, что версия Windows ХР Professional в два раза дороже версии, предназначенной для малого офиса, к выбору операционной системы надо подходить очень внимательно. Фактически, с точки зрения обычного пользователя обе версии программы ничем не отличаются, и только в больших организациях, использующих централизованное управление компьютерами, использование именно версии Professional является наиболее эффективным и оправданным.

В то же время все чаще на компьютерах сегодня можно встретить и другую операционную систему - Linux. Ее популярность в последние годы связана с двумя факторами.

С одной стороны, быстро сокращается процент организации, использующих нелегально установленное, так называемое «пиратское» программное обеспечение. В то же время, при использовании «пиратского» ПО его стоимость фактически приближается к стоимости трудозатрат на его установку и сопровождение, а с переходом на лицензионное программное обеспечение от Microsoft затраты на ПО сразу начинают составлять значительную статью расходов в IT - бюджете организации.

С другой стороны, в последние годы корпорация Microsoft, став почти монополистом в области поставки операционных систем и офисных пакетов, существенно ухудшила условия поставки и техподдержки своих программ, одновременно подняв на них цену.

В этих условиях все больше организаций начинают искать альтернативу программам Microsoft, находя ее в системе Linux, предлагаемой на российский рынок несколькими поставщиками и отличающейся на порядок меньшей стоимостью при сходной функциональности. Наиболее заметный эффект переход на Linux дает в средних и крупных организациях, имеющих развитые IT-подразделения, способные обеспечить миграцию (переход) организации из среды Microsoft на Linux с одновременным переобучением и последующей поддержкой пользователей.

Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяет решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

1) пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

2) ставить письма «на контроль»;

3) отслеживать исполнение документов;

Вести иерархические «папки» для хранения документов;

4) сортировать документы в папках по различным критериям;

5) осуществлять контроль за работой исполнительной над документами и соблюдением ими временных графиков;

6) обеспечивать хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

Основным пакетом предложений, обеспечивающим работу офисных сотрудников, сегодня является Microsoft Office. В состав Microsoft Office 2003, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word 2003 - универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel 2003 - электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построение диаграмм, а также аналитическими функциями;

Microsoft PowerPoint 2003 - программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access 2003 - система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook 2003 - информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2003 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе [8, С. 196].

Новые версии Microsoft Office выходят в среднем каждые два года. Ряд организаций продолжает использовать старые версии: MS Office 95, MS Office 97, MS Office 2003, хотя многие уже перешли на более новые: MS Office ХР (2002), а с начала 2004 г. и Microsoft Office System 2003. Фактически начиная с версии MS Office 97, когда был принят существующий и сегодня формат сохранения документов.doc, в программу вносились главным образом косметические изменения. Вносимые изменения, безусловно, повышают удобство работы пользователей, но далеко не всегда могут являться основанием для того, чтобы тратить значительные деньги для перехода на новую версию программы.

Естественно, что при покупке нового компьютера на него обычно устанавливают новейшую версию Microsoft Office, однако в больших организациях, для удобства централизованного обслуживания компьютеров и после появления на рынке новой версии программы, на новые компьютеры продолжают устанавливать версию, принятую в качестве внутрикорпоративного стандарта, и переход на новую версию осуществляют только централизованно во всей организации. Иногда, если на данном компьютере будет использоваться только одно приложение, например MS Word, в целях экономии закупается именно эта программа. Но чаще закупается весь пакет MS Office.

Пакет Microsoft Office System может поставляться в нескольких вариантах комплектации.

К основным приложениям MS Office относятся:

- Microsoft Office Word 2003

- Microsoft Office Excel 2003

- Microsoft Office PowerPoint 2003

- Microsoft Office Access 2003

- Microsoft Office Outlook 2003

- Microsoft Office InfoPath 2003

Кроме того, в систему Microsoft Office System включены следующие компоненты:

- Microsoft Office FrontPage 2003

- Microsoft Office OneNote 2003

- Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager

- Microsoft Office Publisher 2003

- Microsoft Office Publisher 2003 с приложением Digital Image Pro

- Microsoft Office Visio Standard 2003

- Microsoft Office Visio Professional 2003

- Microsoft Office Project 2003 Standard

- Microsoft Office Project 2003 Professional

- Microsoft Office Project 2003 Server.

Практически все они в той или иной степени могут пригодиться в работе кадровой службы ?26, С. 254?.

Некоторые из этих программ поставляются отдельно, например Microsoft Office Project, используемая чаще всего руководящими сотрудниками и предназначенная для управления проектами, решения коллективных задач, управления рабочим процессом и трудовыми ресурсами, или Microsoft Office Visio, служащая для построения всевозможных графиков и диаграмм, отражающих рабочие процессы, структуру организации, используемое оборудование и т.п. Рассмотрим несколько компонентов Microsoft Office System, например:

Microsoft Office Publisher 2003 - программное обеспечение для настольного издания бюллетеней, брошюр, веб-узлов, объявлений, открыток, бланков и т.п.

Пакет Microsoft Office System поставляется в нескольких вариантах:

- Профессиональный выпуск Microsoft Office 2003

- Стандартный выпуск Microsoft Office 2003

- Выпуск для малого бизнеса Microsoft Office 2003

- Базовый выпуск Microsoft Office 2003

- Выпуск для учащихся и преподавателей Microsoft Office 2003

Из них для кадровой службы может представлять интерес базовый выпуск, включающий необходимый минимум для работы и обычно представляемый в так называемой ОЕМ-версии, то есть при покупке вместе с новым компьютером, стандартный выпуск, чаще всего закупаемый организациями при комплексной закупке лицензий, и профессиональный выпуск, включающий средство работы с базами данных MS Access, например, табл. 1.2.

Таблица 1.2. Состав выпусков Microsoft Office System

	Office 2003 Базовый	Office 2003 Стандартный выпуск	Office 2003 Выпуск для учащихся и преподавателей	Office 2003 Выпуск для малого бизнеса	Office 2003 Профессиональный выпуск
Word	·	·	·	·	·
Excel	·	·	·	·	·
Outlook	·	·	·	·	·
PowerPoint		·	·	·	·
Business Contact Manager				·	·
Publisher				·	·
Access					·
XML/IRM					·
InfoPath

Чаще всего MS Office устанавливается в минимальном комплекте, однако в тех случаях, когда в подразделении используется электронная картотека (электронная база данных), построенная на основе MS Access, то приобретается версия MS Office Professional, включающая в себя и эту программу. Выпуск MS Office, включающий MS Publisher, приобретается в нашей стране достаточно редко, так как эта программа предназначена в основном для подготовки и публикации брошюр, информационных и маркетинговых материалов.

Выводы: Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Анализ организации документооборота на Арском совместном предприятии по производству кирпича

2.1 Краткая характеристика предприятия ОАО «АСПК»

Свою историю Арский кирпичный завод ведет с 1990 года, когда было учреждено Арское совместное предприятие для выпуска обычного глиняного кирпича с 37 круглыми пустотами.

В 1993 году АСПК было преобразовано в акционерное общество открытого типа. Открытие завода состоялось в декабре 1996 года.

С 1998 года завод входит в Холдинговую Компанию «Ак Барс». Генеральный директор ХК «Ак Барс» - Егоров Иван Михайлович.

С 22 октября 2008 года руководит предприятием ОАО «АСПК» Бикмуллин Вазих Газизович.

Основной целью ОАО «АСПК» является осуществление хозяйственной деятельности, направленное на получение прибыли. Долгосрочной целью предприятия является расширение производства, закупка нового оборудования.

Ключевые функциональные службы ОАО «АСПК»:

Ш Производственный цех, где выпускается кирпич

Ш Производственная лаборатория. Завод имеет собственную аттестованную лабораторию, где проводится анализ всех этапов технологического процесса - от сырья до готовой продукции отслеживается соблюдение всех требований, согласно ГОСТ. Вся продукция производится по ГОСТам:

ГОСТ 530-2007

«Кирпич и камень керамические. Общие технические условия»

Ш Ремонтно-механический цех

Ш Отдел снабжения и комплектации

Ш Отдел охраны труда

Ш Отдел по делам ГО ЧС и экологии

Ш Производственно-технический отдел

Ш Электроцех и служба КИП и А

Ш Котельная

Ш Участок СЭ ЗС и ИО

Ш Карьер

Ш Транспортная служба

Ш Отдел сбыта

Ш Планово-экономический отдел

Ш Юридический отдел

Ш Отдел кадров

Ш Отдел администратора баз данных.

Данная структура возглавляется директором (собственником) предприятия, который является фактическим руководителем всей деятельности предприятия. Ему непосредственно подчинены заместители по производству, по автотранспорту, по коммерческим вопросам, по общим вопросам, главный инженер, администрация, бухгалтерия и планово-экономический отдел.

На сегодняшний день на предприятии, помимо работодателя, работает 56 человек. Из них 30% работает молодежь. Штатное расписание представлено в Приложении 2. Поскольку в производственном предприятии работают люди разных профессий, возрастного и образовательного уровня, опыта работы, профессионализма и т.д., система их стимулирования изначально ориентирована на дифференцированный подход к разным группам работников.

Следует проанализировать и качественный состав трудовых ресурсов по возрасту, полу, стажу и образованию.

Таблица 2.1. Качественный состав трудовых ресурсов по возрасту

Возраст	2011 г.	2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
18 - 25	21	30,0	17	30,4
25 - 30	15	21,4	10	17,8
30 - 45	19	27,1	15	26,8
45 - 50	11	15,7	9	16,1
50 - 60	4	5,7	5	8,9
Итого	70	100	56	100

Для простоты восприятия данные таблицы представим в виде диаграмм.

Рис. 2.2. Качественный состав трудовых ресурсов по возрасту

В ОАО «АСПК» 30% работников - это молодые люди до 25 лет, а остальные работники имеют более зрелый возраст и, соответственно, значительный опыт профессиональной деятельности.

Все это позволяет говорить о том, что и количественно, и качественно кадры производственного предприятия ОАО «АСПК» вполне сбалансирован, поскольку активность и динамизм молодых работников дополняется опытом и зрелостью людей более старшего возраста. К тому же образовательный уровень работников в целом соответствует занимаемым ими должностям, содержанию выполняемых функциональных обязанностей.

Далее сгруппируем работников предприятия ОАО «АСПК» по уровню образования.

Таблица 2.2. Качественный состав трудовых ресурсов по уровню образования

Уровень образования	2011 г.	2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
Среднее	27	38,6	15	26,8
Средне-специальное	20	28,6	18	32,1
Высшее	23	32,8	23	41,0
Итого	70	100	56	100

Рис. 2.3. Качественный состав трудовых ресурсов по уровню образования

Итак, что касается образования, то большинство работников во всех анализируемых годах имеют среднее образование: в 2011 г. -27 человек, в 2012 г. - 15 человек или 38,6 и 26,8 соответственно. Меньше всего людей со средне-специальным образованием. В 2012 году 41% работников имеют высшее образование. Фактически все офисные работники, включая директора, бухгалтера, зам. директоров, начальников имеют уровень образования, вполне достаточный для того, чтобы качественно выполнять свои функциональные обязанности. Прочий персонал имеет среднее и средне-специальное образование, что также соответствует содержанию выполняемых ими обязанностей.

В следующей таблице работники предприятия ОАО «АСПК» сгруппированы по полу.

Таблица 2.3. Качественный состав трудовых ресурсов по полу

Пол	2011 г.	2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
Мужской	50	71,4	41	73,2
Женский	20	28,6	15	26,8
Итого	70	100	56	100

Рис. 2.4. Качественный состав трудовых ресурсов по полу

Из приведенных данных видно, что больший удельный вес в структуре работников занимают мужчины. Такое положение существует потому, что непосредственным производством продукции занимаются в основном мужчины. Из таблицы видно, что в 2012 году работников женского пола составило 26,8%, а мужского пола 73,2%.

Таблица 2.4. Качественный состав трудовых ресурсов по стажу

Стаж работы	2011 г.	2012 г.
	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %	числ.-ть раб-ков, чел.	уд. вес, %
1-5 лет	8	11,4	4	7,1
5-10 лет	17	24,3	12	21,4
10-25	22	31,4	18	32,2
Более 25	23	32,9	22	39,3
Итого	70	100	56	100

Рис. 2.5. Качественный состав трудовых ресурсов по стажу

На предприятии ОАО «АСПК» используется линейно-функциональная структура, которой присущи система бюрократических отношений и преимущественно вертикальные функциональные связи. В их основе лежит принцип четкой должностной иерархии, в рамках которой линейный персонал ориентирован на выполнение указаний вышестоящих руководителей, а в целом - директора производственного предприятия. Именно ему принадлежат все нити управления и право принятия ключевых управленческих решений.

Открытое акционерное общество «АСПК» является одним из крупных производителей керамического кирпича в Республике Татарстан. ОАО «АСПК», производственная мощность которого составляет 30 млн. штук в год построен по проекту Чешской фирмы Керампроект на импортном оборудовании. За год в среднем фактически производится 25-27 млн. штук кирпича в год.

По проекту завод был построен для выпуска простого керамического кирпича. Совершенствование технологического процесса производства, вложение инвестиций для проведения организационно-технических мероприятий позволили достигнуть наиболее высоких показателей качества (доля лицевого кирпича составляет 91% от общего выпуска кирпича).

В 2012 году произведено 24 352 тыс. шт. кирпича, доля лицевого 20 856 тыс. шт., что составляет 86%.

В 2012 году реализовано 22 978 тыс. шт. кирпича, доля лицевого 19 239 тыс. шт., что составляет 84%.

Средняя цена реализации 2012 год - 8,12 руб.

Средняя зарплата за 12 месяцев 2012 г. - 12 345 руб.

В республике Татарстан и за ее пределами основными покупателями являются:

Ш Застройщики коттеджей и частных домов в городах и сельской местности;

Ш Строительные организации, строящие жилье;

Ш Строительные организации, строящие административные здания;

Ш Строительные организации, строящие производственные здания;

Ш Организации, занимающиеся внешней отделкой зданий.

Наиболее перспективными являются частные застройщики среднего и более высокого достатка, для которых внешний вид строения является одним из важнейших факторов при принятии решения о покупке кирпича.

Следуя требованиям рынка и учитывая запросы своих клиентов, завод в последние годы занимается расширением ассортимента выпускаемого кирпича. Флагманом в ассортиментной линейке является производство лицевого пустотелого кирпича, производимого в различной цветовой гамме («красный», «шоколад», «абрикос»), по размеру - от одинарного до утолщенного, а также фигурные образцы с измененными углами.

Рассмотрим основных поставщиков ОАО «АСПК».

Основным сырьем для производства кирпича служит глина из собственного карьера Сарай - Чекурчинского месторождения.

Первоначально глина укладывается в бурты, где она выдерживается три года. Это значительно улучшает ее качества.

В этот период обязательными являются и замеры влажности глины и ее состава, то есть включения в нее песка и глинистых компонентов. Но дело не ограничивается только подготовкой изначального сырья. Кирпич требует в своем производстве различных добавок. Производственный материал представляет собой кирпичную глину и песок, дополнительно применяется глина каолиновая нижнеувельская, поставляемая из Челябинской области. В состав полнотелого кирпича входят также древесные опилки. В кирпич цвета «шоколад» добавляется пигмент, поставляемый из Москвы, в кирпич цвета «абрикос» - мелкодисперсный мел.

Основные поставщики сырья:

Песок - ООО «ТД» Казанский речной порт» РТ, г. Казань

Каолин - ЗАО «НП» ЧРУ» РФ, Челябинская обл., Увельский район, п. Увельский

Пигмент - ООО «Инколор», РФ, г. Москва

Глина красная - из собственного карьера. РТ, Арский район, с. Сарай-Чекурча

Мел - ООО «Главмел», РФ, г. Воронеж

Мел - ООО «Белогорье Строй», РТ, г. Казань

Основные поставщики упаковки:

Лента, уголки - ООО «Упаковочная компания» Ак Пак», РТ, г. Казань.

Пленка - ЗАО «Синтез - Сандра», РТ, Высокогорский район, с. Высокая Гора.

Картон, гофрокартон - ООО УПП «Картонажно-полиграфические изделия», РТ, г. Казань.

Доски упаковочные - ООО «Юг-Лес», Кировская область, Малмыжский район.

В Республике Татарстан имеется более 20 заводов по производству керамического кирпича. Практически все заводы оснащены устаревшим отечественным оборудованием с большой степенью износа. Многие из них оснащены естественными сушилками и функционируют только в летнее время. Износ оборудования составляет 80-90%.

В связи с тем, что на рынке сбыта, появляются все больше конкурентов, предлагающих кирпич по более низкой цене, в тоже время уступающих по качеству, чем выпускаемый нашим заводом кирпич, в прошедшем году нами было большое внимание уделено реализации кирпича не только в другие регионы Татарстана, но и в соседние регионы Российской Федерации. Также на рынок выходят другие конкурентные строительные материалы, которые имеют ряд технологических и экономических преимуществ по сравнению технологиями, использующими в изготовлении керамического кирпича. В связи с этим были изучены рынки сбыта, потребительского спроса и объема строительства близлежащих регионов. На основании проведенных исследований было принято решение об открытии баз по продаже кирпича в г. Казани. Без нашего внимания не остались такие регионы России как Ульяновская и Кировская области, в которых также реализуется выпускаемый ОАО «АСПК» керамический кирпич. Необходимо отметить, что региональные потребители положительно относятся к выпускаемой продукции.

Далее проанализируем финансовое состояние организации.

Финансовое состояние предприятия - это совокупность показателей, отражающих его способность погасить свои долговые обязательства. Наиболее полный анализ финансовой деятельности предприятия можно провести при помощи финансовых коэффициентов. Для проведения такого анализа используется бухгалтерский баланс: форма №1. Баланс отражает финансовое состояние предприятия на момент его составления. Чтобы установить, какое влияние на сложившееся положение оказали внешние и внутренние условия деятельности предприятия, необходим анализ актива и пассива баланса.

Бухгалтерский баланс за 2011 год представлен в Приложении 3.

Из данной таблицы мы можем сделать вывод, что валюта баланса в конце отчетного периода уменьшилась на 2 125 тыс. руб.

Бухгалтерский баланс за 2012 год представлен в Приложении 4.

Из данной таблицы видно, что валюта баланса в конце отчетного периода увеличилась на 41 737 тыс. руб.

В финансовое состояние предприятия входит также отчет о прибылях и убытках. Отчет о прибылях и убытках за 2011 год представлен в Приложении 5, а за 2012 год в Приложении 6.

Далее рассматриваем отчеты о движении денежных средств, которые представлены в Приложении 7 и в Приложении 8. В отчете о движении денежных средств отражается информация о денежных средствах, за счет которых предприятие вело свою деятельность. Отчет составляется в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации.

Далее проанализируем ликвидность предприятия.

Ликвидность баланса предприятия - это степень покрытия обязательств предприятия его активами, срок превращения которых в денежную форму соответствует сроку погашения обязательств. От ликвидности баланса следует отличать ликвидность активов, которая определяется как величина, обратная времени, необходимому для превращения их в денежные средства. Чем меньше время, которое потребуется, чтобы данный вид активов превратился в деньги, тем выше их ликвидность.

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, с обязательствами по пассиву, сгруппированными по срокам их погашения и расположенными в порядке возрастания сроков.

Все активы предприятия в зависимости о степени ликвидности делятся на 4 группы.

Таблица 2.5. Анализ ликвидности баланса за 2011 год

Актив	На начало периода	На конец периода	Пассив	На начало периода	На конец периода
1. Наиболее ликвидные активы (А1) (250+260)	1365	5168	1. Наиболее срочные обязательства (П1) (620)	59200	40028
2. Быстро реализуемые активы (А2) (230+240)	39926	31519	2. Краткосрочные пассивы (П2) (610+630+660)	-	1123
3. Медленно реализуемые активы (А3) (210-216+220+140)	182187	186737	3. Долгосрочные пассивы (П3) (590+640+650)	222298	234455
4. Труднореализуемые активы (А4) (190-140)	92490	90373	4. Постоянные пассивы (П4) (490)	45875	49642
Баланс	315968	313797	Баланс	327373	325248

Баланс считается ликвидным, если выполняются следующие соотношения:

А1 ? П1

А2 ?П2

А3?П3

А4? П4

Таблица 2.6. Выполнение условий ликвидности

Условия ликвидности	Выполнение условий ликвидности	Результат расчета
	на начало периода	на конец периода	на начало периода	на конец периода
1	2	3	4	5
А1?П1	нет	нет	-17909	-4464
А2?П2	да	да
А3?П3	нет	нет	6504	-6987
А4?П4	нет	нет

Вывод: Как видно из анализа средств по группам выдерживаются соотношения:

- быстро реализуемые активы к краткосрочным пассивам.

Баланс предприятия нельзя считать ликвидным, т. к. из четырех условий три не выполняются.

Таблица 2.7. Анализ ликвидности баланса за 2012 год

Актив	На начало периода	На конец периода	Пассив	На начало периода	На конец периода
1. Наиболее ликвидные активы (А1) (250+260)	5168	180	1. Наиболее срочные обязательства (П1) (620)	40010	41491
2. Быстро реализуемые активы (А2) (230+240)	31500	27027	2. Краткосрочные пассивы (П2) (610+630+660)	1123	9802
3. Медленно реализуемые активы (А3) (210-216+220+140)	186737	212328	3. Долгосрочные пассивы (П3) (590+640+650)	234189	265541
4. Трудно реализуемые активы (А4) (190-140)	90373	115681	4. Постоянные пассивы (П4) (490)	49908	50132
Баланс	313778	355216	Баланс	325230	366966

Таблица 2.8. Выполнение условий ликвидности

Условия ликвидности	Выполнение условий ликвидности	Результат расчета
	на начало периода	на конец периода	на начало периода	на конец периода
1	2	3	4	5
А1?П1	нет	нет	-4465	-24086
А2?П2	да	да
А3?П3	нет	нет	-6987	12336
А4?П4	нет	нет

Баланс предприятия, так же как в 2011 году, нельзя считать ликвидным, т.к. из четырех условий три не выполняются.

Далее рассмотрим рентабельность ОАО «АСПК».

Если предприятие получает прибыль, оно считается рентабельным. Показатели рентабельности, применяемые в экономических расчетах, характеризуют относительную прибыльность.

Показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» представлены в табл.

Таблица 2.9. Показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» 2011 г. руб.

Показатели	Расчет	На начало отчетного года	На конец отчетного года	Отклонение +/-
1. Выручка от реализации товаров, работ, услуг.	Стр. 010	217421	172997	44424
2. Прибыль от реализации.	Стр. 050	37819	30548	7271
3. Балансовая прибыль.	Стр. 140	3832	5619	-1787
4. Чистая прибыль.	С. 140-150	6930	7155	-225
Расчетные показатели (%)
1. Рентабельность всей реализованной продукции.	Стр. 050 стр. 010	17,4	17,6	0,2
2. Общая рентабельность.	Стр. 140 Стр. 010	1,76	3,25	1,49
3. Рентабельность продаж по чистой прибыли.	С. 140-150 Стр. 010	3,19	4,13	0,94

На основе расчетов можно сделать следующие выводы:

Показатель общей рентабельности вырос с 1.76 до 3,25. Показатель рентабельности продаж по чистой прибыли также вырос с 3,19 до 4,13.

Таблица 2.10. Показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» 2012 г. руб.

Показатели	Расчет	На начало отчетного года	На конец отчетного года	Отклонение +/-
1. Выручка от реализации товаров, работ, услуг.	Стр. 010	169511	217421	-47910
2. Прибыль от реализации.	Стр. 050	42114	37819	4295
3. Балансовая прибыль.	Стр. 140	6254	3832	2422
4. Чистая прибыль.	С. 140-150	6184	734	5450
Расчетные показатели (%)
1. Рентабельность всей реализованной продукции.	Стр. 050 стр. 010	24,8	17,4	7,4
2. Общая рентабельность.	Стр. 140 Стр. 010	3,7	1,8	1,9
3. Рентабельность продаж по чистой прибыли.	С. 140-150 Стр. 010	3,6	0,3	3,3

Выводы: По сравнению с 2011 годом, показатель общей рентабельности, а также рентабельность продаж по чистой прибыли упал.

Как видно из выше сказанного, показатели рентабельности продукции очень низкие.

2.2 Схема движения и технология обработки документов акционерном обществе

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «АСПК» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в ОАО «АСПК» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ОАО «АСПК» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «АСПК», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «АСПК».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «АСПК» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот кадровой службы представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот кадровой службы.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в ОАО «АСПК». Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ОАО «АСПК». Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы ОАО «АСПК». Данные документы используются для организации работы кадровой службы ОАО «АСПК», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота кадровой службы составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через кадровую службу проходят не все внутренние документы, а только приказы руководителя предприятия. Через кадровую службу также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Входящие документы. Документы, поступившие, в ОАО «АСПК» начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОАО «АСПК» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в кадровую службу, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в кадровую службу.

Помощники руководителя или секретарь производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «АСПК» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «АСПК» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в ОАО «АСПК»

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «АСПК» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Далее рассмотрим исходящие документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в ОАО «АСПК» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель предприятия, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель ОАО «АСПК» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ОАО «АСПК» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.