Управление документооборотом в кадровой службе

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО «АСПК».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки ОАО «АСПК»», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности ОАО «АСПК» организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота кадровой службы однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота кадровой службы выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

2.3 Регистрация и исполнение документов

Проанализируем общие правила регистрации документов в ОАО «АСПК».

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в ОАО «АСПК». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «АСПК» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная.

В кадровой службе ОАО «АСПК» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала.

Регистрация входящих документов ОАО «АСПК» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Журнальная форма регистрации наиболее удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), незаменима, когда учет документов выступает на первое место (например, для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций), компактна. Однако журнальная форма регистрации имеет существенные недостатки: неизбежно приводит к дублированию операций, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

В организациях, где поток документов очень большой, наряду с журнальной используется карточная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в которой необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Преимущества карточной системы регистрации очевидны: она исключает необходимость повторной регистрации документов; дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, обеспечивая информационно-справочную работу.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ОАО «АСПК» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

В ОАО «АСПК» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2009 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в ОАО «АСПК», является Инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в ОАО «АСПК»;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

- основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «АСПК».

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

- снятие исполненных документов с контроля.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

В ОАО «АСПК» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

- контрольные журналы;

- регистрационно-контрольные карточки (картотека);

- письменные отчеты;

- проверки;

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач. Значение регистрации кадровых документов существенно возросло с введением в действие Трудового кодекса, установившего обязательность существования многих из них. Часто сам факт регистрации документа, придающий ему юридическую силу, является краеугольным камнем, когда необходимо обеспечить судебную защиту прав участников трудовых отношений.

3. Совершенствование организации документооборота в ОАО «АСПК»

3.1 Применение АСУ документооборота в акционерном обществе

АСУ является универсальным средством автоматизации деятельности ОАО «АСПК». Программа автоматизирует управление исполнением решений (документооборотом) с перспективами перехода на безбумажную технологию управления и обмена документами.

В первую очередь это АСУ для руководящего персонала, имеющее своей целью сокращение трудоемкости и времени обработки возникающих проблем, событий, задач и документов. В состав АСУ входят компьютерные программы, которые используются в деятельности ОАО «АСПК». Перечислим эти программы:

- «1 С Управление Производственным Предприятием»;

- 1 С «Зарплата и Кадры» 7.7.;

- «Консультант Плюс».

Далее подробно рассмотрим каждую программу.

«1С Управление Производственным Предприятием» создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

В «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» принято следующее соотношение данных различных учетов:

· независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

· сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

· совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

В ОАО «АСПК» все механизмы автоматизации «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» делят на два больших класса:

· механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;

· механизмы для ведения неоперативного учета.

Кроме того, «1С: Управление производственным предприятием 8.0/8.1/8.2» разделяется на отдельные подсистемы, ответственные за решение групп сходных задач: подсистема управления денежными средствами, подсистема управления персоналом, подсистема бухгалтерского учета и др.

После внедрения «1С: Управление производственным предприятием (УПП) 8.0/8.1/8.2» используют в ряде подразделений и служб производственных предприятий, включая:

- дирекцию (генеральный директор, директор по производству, главный инженер, директор по коммерческим вопросам, директор по автотранспорту, директор по общим вопросам);

- планово-экономический отдел;

- основное производство;

- производственная лаборатория;

- ремонтно-механический цех;

- отдел сбыта;

- производственно-технический отдел;

- бухгалтерию и др.

Программа 1С «Зарплата и Кадры» предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. Программа 1С «Зарплата и Кадры» не только автоматизирует расчет заработной платы, но также организует кадровый учет сотрудников и кадровый документооборот. Программа устроена таким образом, что система расчета заработной платы во многом увязана с кадровыми документами. Например, нельзя рассчитать сотрудника ОАО «АСПК» пока не будет издан приказ о его принятии на работу, или рассчитать отпускные пока не будет приказа об отпуске. Сразу же после установки системы приступают к расчету заработной платы. В ОАО «АСПК» уже оформляют приказы о приеме на работу, о продвижении по службе; вводят и рассчитывают больничные листы; осуществляют расчет отпусков разного типа и многое другое.

Эта программа позволяет ОАО «АСПК» использовать все богатство оформительских возможностей Windows при оформлении отчетов и стандартных документов по результатам расчета. Она помогает создавать, например, следующие документы:

1) Кадровые документы:

· Приказ о приеме (форма Т-1);

· Приказ об увольнении (форма Т-8);

2) Регламентные документы:

· Начисление зарплаты;

· Начисление налогов;

3) Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время:

· Больничный лист;

· Начисление отпуска (форма Т-6);

4) Документы, регистрирующие долгосрочные удержания:

· Ссуда предприятия;

· Исполнительный лист;

5) Документы, регистрирующие оплату за отработанное время:

· Наряды;

· Договоры гражданско-правового характера;

Также создаются такие отчеты, как:

? Табель отработанного времени (форма Т-13);

? Расчетные листки;

? Расчетные и расчетно-платежные ведомости (формы Т-49, Т-51, 13-ФО, 15-ФО);

? Свод по заработной плате;

? Свод по исполнительным листам;

? Свод по перечислению заработной платы в банки;

? Среднесписочная численность;

? Отчеты по штатному расписанию (в том числе форма Т-3);

? Сводная отчетность для бюджетных организаций (по формам 14-БЮДЖ и 14-СВ);

? Отчет по сводным проводкам;

? Регистры налогового учета расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли.

Далее рассмотрим следующую программу.

«Консультант Плюс» представляет собой универсальную правовую систему виртуального формата. Консультант Плюс - это современная справочная система, обеспечивающая большое количество возможностей и удобств, при работе с текстовыми правовыми документами. Справочно-правовая система Консультант Плюс - полезный и надежный помощник для специалистов. С помощью этой программы в ОАО «АСПК» осуществляется поиск документов. Система предназначена для качественного и оперативного снабжения правовой информацией юристов, бухгалтеров, руководителей, а также других лиц, использующих в своей работе нормативно-правовую документацию.

Роль СПС в деятельности бухгалтера велика. Трудно переоценить ответственность, лежащую на бухгалтере, особенно в условиях современной нестабильной экономической ситуации. От него требуются не только знания и практический опыт работы в области бухгалтерского учета и налогообложения, но и умение разбираться в запутанных хозяйственных и экономических ситуациях на основе действующего законодательства. Бухгалтер, свободно владеющий правовой информацией, реально помогает экономить средства в бюджетных организациях и строить более эффективный бизнес в коммерческих фирмах.

В ОАО «АСПК» бухгалтеры используют в своей работе информацию о формах учета и отчётности, ставках налогов и других обязательных платежах, календарь бухгалтера, курсы валют, консультации по вопросам бухучета и другие полезные материалы. Эта программа стала удобным инструментом для работы бухгалтера ОАО «АСПК». Разумеется, СПС не избавляет бухгалтера предприятия от всех стоящих перед ним проблем, но помогает решить многие из них. Бухгалтеру ОАО «АСПК» все равно приходится самостоятельно принимать решения по тому или иному вопросу налогового планирования, но при помощи СПС сделать это намного проще. Системы полностью освобождает его от рутинной работы по поиску, сбору и систематизации необходимых документов, дает возможность консультироваться сразу с несколькими специалистами, не вставая со своего рабочего места, предоставляет информацию о том, чем интересуются в данный момент бухгалтеры других предприятий. СПС дают возможность бухгалтеру ОАО «АСПК» своевременно получать правовую информацию, изучать бухучет на чужих ошибках, использовать накопленный опыт коллег, помогают грамотно организовать учет и избежать собственных досадных промахов. Сегодня СПС «Консультант Плюс» - это уникальный эффективный инструмент для поиска и анализа документов. Бухгалтер любого предприятия с легкостью сможет найти нужные документы, формы, а также ссылки на основополагающие документы.

Справочно-правовая система «Консультант Плюс» для юриста ОАО «АСПК» также важна. Только с помощью справочных правовых систем можно оперативно находить правовые акты, легко определять их статус (действующие или нет), составлять подборки документов по любой теме, всегда оставаться в курсе изменений законодательства. СПС «Консультант Плюс» предоставляет юристу многочисленные возможности для быстрой и эффективной работы и экономии времени.

Удобные инструменты в помощь юристу ОАО «АСПК»:

- быстрый поиск документов, в том числе по тексту и названию;

- быстрое получение дополнительной информации (судебной практики, консультаций, комментариев) к конкретной статье или фрагменту нормативного документа - с помощью особого значка на полях документа;

- удобный поиск редакции документа, действовавшей на любую заданную дату;

- отслеживание изменений в нормативных актах с помощью функции «Документы на контроле»;

- сохранения результатов работы с помощью создания собственных папок, закладок и комментариев и многое другое.

А директор ОАО «АСПК» пользуется системой Консультант Плюс для получения оперативной информации о последних изменениях в законодательстве. Руководитель должен не только понимать правовые основы деятельности своего предприятия, но и контролировать работу своей бухгалтерии, кадровой, складской и других служб.

Возможности:

1. Добывание, хранение и систематизация вышедших и выходящих документов;

2. Быстрый поиск нужного документа в нужный момент времени;

3. Получение новых документов, изменений и дополнений в старые.

В программе применяются технологии:

- Многоуровневый рубрикатор, базирующийся на общеправовом классификаторе отраслей законодательства.

- Папки документов, в которых пользователь может сохранять подборки документов, например по тематикам, производить их объединение или пересечение.

- Гипертекстовые ссылки - позволяют отслеживать взаимосвязи между документами и их редакциями. Щелкнув по гипертекстовой ссылке, можно перейти в текст другого документа.

Ссылки бывают:

a) Прямые (респонденты) - документы, на которые действует просматриваемый документ.

b) Обратные (корреспонденты) - документы, которые действуют на просматриваемый документ.

СПС «Консультант Плюс», основанная на новой технологии, практически идентична предыдущим версиям, - привычные операции доступны в более удобном режиме. Найти необходимую информацию в новой версии СКС не составит труда: единая поисковая строка, напоминающая устройство «Яндекса», заложена в стартовом окне программы. Только вводят название статьи или закона, и система «Консультант Плюс» выдает необходимые сведения.

Информационная система «Консультант Плюс» поддерживает несколько направлений. Среди них имеются следующие разделы: «Законодательство» и комментарии к нему, «Финансовые консультации», «Деловые бумаги», «Правовые акты по здравоохранению», «Строительство», «Судебная практика», «Законопроекты», «Международные правовые акты», «Консультации для бюджетных организаций» и другие. Число сфер и аналитических и информационных материалов, охватываемых программой «Консультант Плюс», постоянно растет, поэтому справочная информация остается актуальной всегда.

Среди преимуществ, которые дает правовая система Консультант Плюс, тремя основными можно назвать следующие:

1) Правовая система Консультант Плюс выводит компании на лидирующие позиции в секторе рынка;

2) Система Консультант Плюс позволяет избежать многих ошибок в бизнесе;

3) Консультант Плюс значительно экономит бюджет организаций.

Рассмотрим основные достоинства СПС «Консультант Плюс» подробнее.

1. Крупнейший информационный массив. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» всегда находит любой необходимый документ!»

Миллионы документов: федеральное и региональное законодательство, судебная практика, финансовые консультации, комментарии законодательства, формы документов, законопроекты, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению, технические нормы и правила.

2. Оперативно и достоверно. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» первым узнает обо всех изменениях законодательства!»

Непрерывное и оперативное поступление новых документов в СПС «Консультант Плюс» обеспечивается на основе прямых договоров с федеральными и региональными органами власти. Строгая юридическая обработка позволяет легко и быстро находить необходимые документы по запросу и подробно анализировать правовую проблему.

3. Надежная технология. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» уверен в бесперебойной работе системы!»

Новая технология СПС «Консультант Плюс» - Технология ПРОФ - отвечает всем требованиям к современному программному обеспечению и соответствует мировым стандартам качества. Надежность технологии подтверждается сертификатами совместимости с операционными системами Microsoft.

4. Качественный сервис. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» получает сервисную поддержку высочайшего уровня!»

5. Сотрудничество с корпорацией Microsoft.

Таким образом, СПС «Консультант Плюс» является надежным помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.

Итак, системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

В процессе исследования и анализа организации и технологии документационного обеспечения управления ОАО «АСПК» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документооборота.

3.2 Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе

В результате анализа системы документационного обеспечения ОАО «АСПК» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота.

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

- общие положения;

- правила подготовки и оформления документов;

- требования к реквизитам документов;

- организация документооборота;

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

- организация контроля исполнения документов;

- поисковая система по документам;

- составление номенклатуры дел;

- формирование и оформление дел;

- экспертиза ценности документов;

- передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ОАО «АСПК» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;

2. задачи;

3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);

4. функции;

5. обязанности;

6. права;

8. ответственность;

9. взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.

В связи с тем, что в ОАО «АСПК» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

- основные задачи экспертной комиссии;

- основные функции;

- права экспертной комиссии;

- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М.: Изд-во КНОРУС, 2008. - 256 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополнительное. - М.: ООО «Управление персоналом», 2011. - 200 с.

3. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Изд-во Альфа-Пресс, 2010.

4. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 560 с.

5. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для высш. учеб. заведений / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М.: Издательский центр. «Академия», 2008. - 304 с.

6. Басаков М.И. Современное делопроизводство. - М. 2008.

7. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 336 с.

8. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. Образования. - М.: Проф. Обр. Издат., 2011. - 176 с.

9. Белов А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. - М.: Изд-во ЭКСМО, 2005. - 624 с.

10. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2009. - 224 с.

11. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования. - М.: Издательский дом «Академия», 2007.

12. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М. 2009.

13. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: ЭКСМО, 2010. - 304 с.

14. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 3-е изд., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.

15. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. - 3-е изд., - СПб.: Питер, 2005. - 300 с.

16. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 375 с.

17. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. - М.: Изд-во Омега-Л, 2007. - 117 с.

18. Зелинский С.Э. Энциклопедия персонального компьютера. - Харьков: Книжный Клуб «Клуб Семейного Досуга»; Белгород: ООО «Книжный клуб «Клуб семейного досуга»», 2010. - 352 с.

19. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство учебное пособие 3-е изд. - Москва-Новосибирск: ИНФРА-М-Сибирское соглашение, 2013.

20. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, Сибирское соглашение, 2008. - 368 с.

21. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. Изд-во Питер, 2008. - 224 с.

22. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2012.

23. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. - 504 с.

24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. - М. 2013.

25. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 360 с.

26. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

27. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М.: Изд-во Омега-Л, 2011. - 288 с.

28. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Изд-во Омега-Л, 2008. - 506 с.

29. Оловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М/КОНТРАКТ, 2008. - 144 с.

30. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Изд-во Издательский центр Март, 2005.

31. Пшенко А.В. Делопроизводство. - М. 2010.

32. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: ВЕЛБИ, 2006. - 776 с.

33. Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. - 424 с.

документооборот ликвидность рентабельность кадровый

Размещено на Allbest.ru