Размещено на http://www.allbest.ru/

Мониторинг факторов внешней среды организации как средство сбора информации для управленческой деятельности

Содержание

• Введение
• 1. Теоретические аспекты системы управленческой информации в организации
• 1.1 Содержание, методы сбора, обработки и использование управленческой информации в процессе управления организацией
• 1.2 Характеристика информационной системы и информационных технологий, используемых в управлении организацией
• 2. Анализ факторов внешней среды ООО "Белгородгеология"
• 2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО "Белгородгеология"
• 2.2 Оценка состояния внешней среды ООО "Белгородгеология" и эффективности принимаемых руководством коммерческих решений
• 3. Разработка предложений по организации системы мониторинга в ООО "Белгородгеология" факторов внешней среды и формированию информационной системы управления
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

Актуальность темы работы обусловлена тем, что в условиях рыночной экономики каждая организация осуществляет свою деятельность, взаимодействия с множеством факторов, которые в различной степени воздействуют на ее перспективы и стратегию. Совокупность данных факторов представляет собой среду организации, которая делится на внешнюю и внутреннюю. Внешняя среда - это источник ресурсов для организации, которые необходимы для ее функционирования. При этом необходимо отметить, что ресурсы не безграничны и за право обладания ими борются другие организации. В связи с этим важной задачей управления становится обеспечение такого взаимодействия организации с ее внешней средой, которое позволит держать ее потенциал на необходимом уровне и способствовать достижению ее целей в долгосрочной перспективе.

Для разработки стратегии организации собственникам необходимо, прежде всего, иметь полную и достоверную информацию как о внутренней, так и о внешней среде организации, ее потенциале, слабых и сильных сторонах, возможностях и угрозах. Важную роль при этом играет мониторинг факторов внешней среды, который позволяет получить необходимые сведения для принятия управленческих решений.

Целью данной работы является исследование процесса мониторинга факторов внешней среды организации.

Для достижения поставленной цели в ходе выполнения работы необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть содержание, методы сбора, обработки и применения управленческой информации;

дать характеристику информационной системы и информационных технологий, которые могут быть использованы в управлении организацией;

сбор информация внешняя среда

привести организационно-экономическую характеристику ООО "Белгородгеология", оценить основные финансово-экономические показатели организации;

провести оценку состояния внешней среды ООО "Белгородгеология" и эффективности управленческих решений;

сформулировать предложения по организации системы мониторинга факторов внешней среды ООО "Белгородгеология", а также дать рекомендации по формированию информационной системы управления в организации.

Объектом исследования данной работы является внешняя среда ООО Белгородгеология".

Предмет исследования - процесс мониторинга факторов внешней среды в организации.

Период исследования - 2012-2014 гг.

Информационной базой исследования стала учебная и периодическая литература отечественных и зарубежных авторов, посвященная теме исследования, а также баланс и отчет о прибылях и убытках ООО "Белгородгеология".

При написании работы в методологическом плане применялась следующая совокупность методов: метод дедукции, сравнительный анализ, качественный подход. В качестве основного метода исследования использован метод дедукции, который подразумевает процесс рассуждения, идущий от общего к частному, менее общему. В процессе исследования рассмотрены общие методы сбора информации для принятия управленческих решений и более детально изучены на примере конкретной организации некоторые из них.

Практическая значимость исследования заключается в возможности применения разработанных предложений и рекомендаций по поводу организации системы мониторинга факторов внешней среды и формированию информационной системы для сбора информации для других организаций, схожих по своим основным характеристикам с ООО "Белгородгеология".

Работа состоит из введения, основной части и заключения и содержит четыре таблицы, один рисунок и три приложения. Основная часть работы разбита на три главы, в первой из которых изложены теоретические аспекты предмета исследования, во второй - проводится анализ основных показателей ООО "Белгородгеология" и оценка факторов ее внешней среды, а в третьей - приводятся рекомендации по совершенствованию управленческой деятельности в организации.

1. Теоретические аспекты системы управленческой информации в организации

1.1 Содержание, методы сбора, обработки и использование управленческой информации в процессе управления организацией

Под процессом управления понимается последовательность определённых завершённых этапов, исполнение которых содействует обеспечению управленческого воздействия субъекта управления (управляющей системы) на объект управления с целью достижения целей организации [17].

Процесс управления в организации - это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на обеспечение функционирования и развития организации для достижения стоящих перед ней целей [24].

Участниками процесса управления являются руководителей различных уровней, а также исполнители. Основная цель процесса управления заключается в объединении усилий всех его участников на достижение определенной цели. Эффективный процесс управления невозможен без наличия необходимой управленческой информации. Это обусловлено тем, что управление по существу представляет собой процесс подготовки, принятие и осуществления решений управляющей системой на основе информации, которая отражает состояние управляемого объекта и внешней среды, а также степень исполнения управленческих решений.

Информация представляет собой процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней. Управленческая информация - это совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений [29]. Началу любого процесса управления предшествует сбор и переработка информации, лежащей в его основе.

Управленческая информация может быть классифицирована по ряду признаков (табл. 1).

Таблица 1

Классификация управленческой информации [10]

Критерий классификации	Группы управленческой информации
Носители информации	- электронные; вещественные и т.п.
Направление движения информации	- входящая исходящая
Источник информации	- внешняя внутренняя
Содержание информации	- экономическая правовая техническая
Спектр использования	- одноцелевая многоцелевая
Назначение информации	- отчетная оперативная
Возможность закрепления и хранения	- фиксируемая на носителях не фиксируемая
Роль в процессе управления	- основная вспомогательная
Степень готовности для использования	- первичная промежуточная конечная
Степень важности	- особо важная желательная
Полнота информации	- частичная комплексная
Предназначение	- универсальная функциональная индивидуализированная
Характер использования	- постоянная переменная
Степень надежности	- достоверная вероятностная
Способ распространения	- устная письменная комбинированная

Все методы сбора управленческой информации можно условно разделить на две группы: промышленный шпионаж и аналитическая работа. Промышленный шпионаж предполагает получение конфиденциальной информации различными способами. Под аналитической работой подразумевается процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников. Аналитическая работа - наиболее эффективный способ добычи информации при помощи различных открытых информационных ресурсов [25].

Основными методами сбора информации являются:

1) Наблюдение - это метод сбора первичной информации, регистрации определенных событий, ситуаций, действий и поступков людей.

В практике используют различные формы наблюдения, которые можно классифицировать по следующим признакам:

в зависимости от характера окружающей обстановки наблюдение может быть полевым (в естественной обстановке) и лабораторным (в искусственно созданной обстановке). Преимущество первой формы заключается в естественности наблюдаемого поведения, зато вторая позволяет поддерживать более стабильные условия наблюдения и использования технических средств;

в зависимости от способа осуществления наблюдение может быть скрытым (непосредственное наблюдение за поведением, напр., покупателя в магазине) и открытым (предполагающим, что люди знают, что за ними наблюдают);

в зависимости от степени стандартизации различают стандартное и свободное наблюдение. Стандартизация подразумевает здесь задание определенных схем поведения и поступков. При проведении стандартного наблюдения наблюдатель заранее определяет, что он будет наблюдать и регистрировать, все остальное не принимается во внимание. В процессе свободного наблюдения исследователь фиксирует все виды поведения;

в зависимости от средства наблюдения: персональное наблюдение (осуществляется непосредственно наблюдателем) и неперсональное (осуществляется с помощью приборов) [20].

Наблюдение проводится в соответствии с заранее разработанным планом, где указывается место, время, объект наблюдения, способы фиксации результатов.

Для успешного проведения наблюдения требуется проведения определенных условий. Во-первых, наблюдения должны осуществляться в относительно короткий промежуток времени. Во-вторых, интересующие процессы и явления должны быть доступными для наблюдения.

С помощью наблюдения можно выяснить: насколько предложения тех или иных компонентов интересны для определенных групп потребителей выставок или ярмарок; какой стенд или экспозиция на выставке привлекают наибольшее внимание; как долго задерживается покупатель возле того или иного рекламного щита; как ведет себя потребитель при выборе товара и принятии решения о покупке; какие характеристики предлагаемых товаров наиболее важны для потребителей и т.д.

Эксперимент - это метод сбора первичной информации путем манипулирования независимыми переменными с целью определения их влияния на зависимые переменные. Независимые переменные (напр., цена, затраты на рекламу и т.п.) могут меняться по усмотрению экспериментатора. Зависимые переменные (объем продаж, доля рынка и т.п.) практически находятся не в зоне его непосредственного управления [2].

Достоинства этого метода:

возможность изучать причинно-следственные связи между событиями;

высокая объективность;

возможность проверки маркетинговых решений, особенно по новым товарам (пробный маркетинг).

Недостатки этого метода:

сложность организации;

опасность ошибки в трактовке результатов (отнесение изменения одной переменной на счет другой).

Опрос является наиболее распространенным методом сбора первичной информации, он используется примерно в 90% исследований. Опрос - это метод сбора первичной информации путем выяснения субъективных мнений, предпочтений людей в отношении какого-либо объекта (явления) [44].

Классификация опросов:

1. Частота опроса:

Разовые опросы (опросы групп потребителей в случае необходимости решения конкретной проблемы)

Повторные опросы (многократные опросы одной и той же группы потребителей для более точного определения развития процесса)

2. Степень охвата:

Сплошные (всех респондентов совокупности)

Выборочные (только некоторых (ярких) респондентов совокупности)

3. Форма опроса:

Анкетирование (очное и заочное)

Интервьюирование (прямое или опосредованное)

4. Источник первичной информации:

Массовые

Специализированные (экспертные).

В массовом опросе основным источником информации выступают различные категории населения, профессиональная деятельность, которых не связана с предметом исследования.

В специализированном опросе главным источником информации являются компетентные лица, чья профессиональная деятельность тесно связана с предметом исследования.

Повторные опросы позволяют выявить жизненный цикл запросов и предпочтений, основные тенденции их изменений с течением времени для своевременного принятия решений о деятельности на рынке.

Сплошные исследования могут проводиться в отношении товаров производственного назначения, т.к. круг их потребителей относительно ограничен.

Выборочные опросы - сущность их заключается в том, что опрашивается часть всей изучаемой совокупности населения.

Основными формами опроса является анкетирование и интервьюирование.

При анкетировании опрашиваемый письменно отвечает на вопросы в присутствии анкетера или без него. По форме проведения оно может быть индивидуальным (т.е. опрашивают каждого по отдельности) или групповым (опрашивают сразу многих). Анкетирование может быть очным или заочным (по телефону; рассылаться по почте). Очное анкетирование - наиболее часто используемый метод сбора первичной информации. Оно может осуществляться путем посещения респондентов на дому, на работе или в общественных местах (на улице, в магазинах и т.д.). Достоинства очного анкетирования в том, что оно дает возможность разъяснить респонденту все непонятные моменты; контролировать возврат заполненных анкет. Наиболее распространенной формой заочного анкетирования является почтовый опрос, суть которого является в рассылке анкет и получения ответов на них по почте. Достоинства почтового опроса: возможность охвата большой территории; отсутствие психологического барьера и влияния анкетера на ответы. - неполный возврат анкет; длительный срок ожидания возврата ответов. На возврат анкет большое влияние оказывает сопроводительное письмо. В сопроводительном письме целесообразно указывать: кто проводит исследование, с какой целью, сроки возврата заполненных анкет, желательно ссылка на анонимность ответов, предварительная благодарность за участие в анкетировании. Могут быть приложены некоторые стимулы: поощрения за самый быстрый возврат заполненных анкет, розыгрыш призов среди респондентов, отославших анкету и т.д. Значительно содействует возвращаемости анкет предоставление респондентам пустых конвертов с маркой и обратным адресом. Одной из разновидностей заочного анкетирования является прессовый опрос: анкета печатается в журнале или газете, а также Интернет-опрос [19].

Интервьюирование как форма опроса предполагает личное общение с опрашиваемым, при котором интервьюер сам задает вопросы и фиксирует ответы. По форме проведения интервью может быть: прямым (непосредственное интервьюирование) или опосредованным (например, по телефону).

Личная беседа представляет собой прямой диалог между интервьюером и респондентом. Беседа может происходить дома, в офисе или в каком-то общественном месте (например, торговый центр), где останавливают покупателя и просят ответить на ряд вопросов. Личная беседа позволяет реализовать гибкую тактику опроса, дополняя ответы наблюдениями интервьюера. Достоинство: высокая достоверность полученных данных.

Недостатки включают в себя:

большая стоимость и продолжительность;

вероятность влияния опрашивающего на мнение респондента;

необходимость специальной подготовки интервьюера.

Телефонный опрос используется, когда возникает необходимость в кратчайшие сроки получить ответы на немногочисленные и несложные вопросы. Применяется при осуществлении предварительных исследований для последующих личных опросов. Достоинства включают в себя следующие: быстрота и высокая результативность; незначительные затраты времени и сил [44].

В обоих случаях (личная беседа и телефонный опрос) интервьюер задает вопросы и записывает ответы респондента либо в процессе беседы, либо сразу после нее.

Почтовый опрос проводится посредством рассылки анкет выбранным респондентам с приложением оплаченного конверта для ответа. Респонденты заполняют анкеты в свободное время и отсылают ответы обратно. Достоинства включают в себя: возможность проведения на большой территории, в т. ч. труднодоступных районах; отсутствие психологического барьера и влияние опрашивающего на ответ; отсутствие жестких временных рамок.

Недостатками являются длительный период возврата ответов; неполный возврат анкет (число невозвратных анкет достигает более 90%); трудности с определением достоверности полученной информации.

Анкета - это объединенная единым исследовательским замыслом система вопросов, направленных на выявление количественно-качественных характеристик объекта и предмета исследования. Все вопросы, которые могут использоваться в анкете подразделяются на открытые, закрытые и полузакрытые. Закрытые вопросы предполагают выбор ответов из набора вариантов. Открытые вопросы не содержат подсказок и рассчитаны на получение нестандартных ответов. Полузакрытые вопросы содержат элементы как открытых, так и закрытых вопросов [19].

Таким образом, основными методами сбора информации являются наблюдение, эксперимент и опрос, который в свою очередь включает в себя анкетирование и интервьюирование. Каждый из упомянутых методов сбора информации имеет как свои достоинства, так и недостатки.

1.2 Характеристика информационной системы и информационных технологий, используемых в управлении организацией

Информационная управленческая система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и специальное оборудование для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.

Необходимо различать информационную управленческую систему и автоматизированную систему управления (АСУ). Система обработка данных поддерживает операционные решения, поддающиеся программированию, которые принимаются, как правило, на низших уровнях управления. Автоматизированные системы управления - это сеть, основанная на использовании компьютерной техники для предоставления руководству компании информации, которая необходима для принятия непрограммируемых решений. Это могут быть, например, проблема текучести кадров на предприятии, недоплата налогов в государственный бюджет и т.п. Как правило, чем выше уровень управления, тем более процесс решения становится неподдающимся программированию, что обуславливает необходимость применения АСУ. При этом необходимо отметить, что сотрудники предприятия являются неотъемлемой частью данной систему, т.к. привносят в нее значительный объем знаний и опыта, которые необходимы для принятия непрограммируемых управленческих решений

Среди информационных технологий, которые применяются в процесс управления, важную роль играют системы управления базами данных (СУБД), которые представляют собой пакет программ для обеспечения системного, интегрированного и гибкого подхода к организации данных и доступа к ним [23].

В числе современных информационных технологий, используемых в управленческой деятельности, можно также выделить автоматизацию офисных операций, представляющую собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Широкое распространение получили такие технологии офисной автоматизации как электронная почта, текстовые и графические редакторы, факсимильная связь, телеконференции. Текстовые редакторы позволяют существенно снизить время на работу с текстом: обработку, набор, копирование, распространение и распечатка, а также создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения. Электронная почта применяется для коммуникаций как внутри организации, так и за ее пределами. Преимуществом данного способа связи является то, что он дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Они предоставляют возможность личного общения вне зависимости от расстояния между абонентами, снижают финансовые затраты на связь.

С целью роста эффективности управленческой деятельности на предприятиях применяются системы поддержки принятия решений (СППР), которые представляют собой компьютерную информационную систему, предоставляющую работникам высшего управленческого уровня информацию, используемую для нетрадиционного принятия непрограммируемых управленческих решений [36]. Данные системы облегчают процесс принятия решений путем упрощения манипуляций большим объемом данных, разработки моделей и построения сценариев. Системы поддержки принятия решений способствуют повышению качества управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

Важным элементом современных информационных технологий являются экспертные системы, которые предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции, но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека. Данные функции обеспечивает наличие базы знаний различных людей и генератора выводов, который содержит общие правила и стандартные оценки, применяемые экспертом, чтобы прийти к заключению. Экспертные системы могут быть использованы при принятии сложных управленческих решений, таких как оценка инвестиционного проекта или разработка плана действий при возникновении ситуаций чрезвычайного характера [38].

Таким образом, использование современных информационных технологий позволяет обеспечить качественную и количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Под качественной эффективностью понимается достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность подразумевает достижение наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность - это минимальная затрата ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.

Необходимо отметить, что применение современных информационных технологий формирует не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одной из таких проблем является компьютерная грамотность управленческого звена, которая предполагает знание сотрудниками основных приемов и способов работы с соответствующей техникой. Компьютерная грамотность включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими.

2. Анализ факторов внешней среды ООО "Белгородгеология"

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО "Белгородгеология"

ООО "Белгородгеология" специализированное геологическое предприятие, занимающееся геологическим изучением территории Белгородской области, поиском разведкой полезных ископаемых, бурением скважин, топографо-геодезическими работами.

По форме собственности - это общество с ограниченной ответственностью.

Адрес: 308017, г. Белгород, ул. Константина Заслонова, 181.

В настоящее время ООО "Белгородгеология" выполняет следующие виды работ:

поиски, разведку, подсчет запасов твердых полезных ископаемых (железные руды, бокситы, аппатиты и др.) с защитой запасов в Государственном комитете запасов (ГКЗ);

поиски, разведку, подсчет запасов сырья для производства строительных материалов (глина, мел, песок, щебень и др.) с защитой запасов в ГКЗ для действующих и проектируемых предприятий;

маркшейдеровское обслуживание (составление плана развития горных работ и справки о годовой добыче сырья предприятий по добыче общераспространенных полезных ископаемых;

поиски, разведку, подсчет запасов, бурение скважин на подземные пресные, минеральные и экологически-чистые воды с защитой запасов в ГКЗ;

обустройство эксплуатационных скважин на воду различным оборудованием, связанным с их эксплуатацией;

создание режимной сети скважин на воду и контроль за экологическим состоянием подземных вод;

техническое обслуживание и ремонт эксплуатационных на воду скважин;

ликвидационный тампонаж вышедших из строя скважин;

бурение скважин различного назначения по заявкам юридических и физических лиц глубиной от нескольких метров до 800 м;

количественный химический анализ горных пород, строительных материалов на основе горных пород, руд железа, форфора, титана, циркония, продуктов обогащения и переработки названных руд, руд золота и серебра, питьевых природных и сточных вод;

полуколичественный спектральный анализ перечисленных выше объектов, сухих остатков почв, грунтов, золы растений и углей;

полуколичественный минералогический анализ горных пород, руд титана, циркония, продуктов их обогащения и переработки;

физико-механические и технологические испытания горных пород, строительных материалов на основе горных пород (глина, песок, мел), инженерно-геологических исследований горных пород, грунтов;

комплекс геофизических исследований скважин (электрокаротаж, гамма-каротаж, инклинометрия, кавернометрия, электромагнитный каротаж, термометрия).

Организационная структура ООО "Белгородгеология" представляет собой дивизиональную структуру (рис.1).

Дивизиональная организационная структура управления предполагает функционирование нескольких пространственно отделенных друг от друга самостоятельных подразделений. Каждое из них имеет свою сферу деятельности, самостоятельно решает текущие производственные и хозяйственные вопросы, при этом все подразделения объединены между собой и с общим центром производственными, финансовыми и административными связями.

Рис. 1 Организационная структура ООО "Белгородгеология"

К преимуществам данной организационной структуры управления относятся:

1) ориентация на источник прибыли;

2) децентрализация, повышающая самостоятельность принимаемых решений и их обоснованность;

3) скоординированное управление;

4) обеспечение более тесной связи производителя с потребителем;

5) быстрое реагирование организации на изменения во внешней среде и адаптация к новым условиям.

Недостатками дивизиональной организационной структуры управления являются:

1) сложность, обусловленная большим количеством уровней иерархии, необходимостью создания промежуточных уровней управления для координации работы подразделений;

2) дублирование функций управления на разных уровнях и рост затрат на содержание управленческого аппарата [31].

Высший уровень управления выступает в лице генерального директора компании. На среднем уровне находятся руководители отделов. К нижнему уровню относятся функциональные работники, являющиеся непосредственными исполнителями.

К должностным обязанностям генерального директора относятся:

осуществление руководства компанией в соответствии с действующим законодательством в пределах предоставленной компетенции всеми видами деятельности организации;

организация эффективного взаимодействия всех структурных подразделений;

выполнение целей и задач, стоящих перед компанией;

выполнение обязательств перед клиентами, поставщиками, партнерами и банками;

организация производственно-хозяйственной деятельности на основе планирования ее материальных, финансовых и трудовых расходов с учетом складывающейся конъюнктуры на рынке.

По данным отчета о прибылях и убытках ООО "Белгородгеология" за три отчетных года финансово-экономическое состояние организации может быть охарактеризовано следующим образом. Данные отчета представлены в приложении 1,2 и 3.

Таблица 2

Сравнительный анализ данных отчета о прибылях и убытках ООО "Белгородгеология", тыс. руб.

Наименование показателя	2012 г.	2013 г.	Абсолютное отклонение, 2013-2012 гг.	Относительное отклонение, 2013-2012 гг.	2014	Абсолютное отклонение, 2014-2013 гг.	Относительное отклонение, 2014-2013 гг.
Выручка	108808	56729	-52079	-48%	54054	-2675	-5%
Себестоимость продаж	106644	56385	-50259	-47%	53555	-2830	-5%
Валовая прибыль	2164	344	-1820	-84%	499	155	45%
Прибыль от продаж	2164	344	-1820	-84%	499	155	45%
Прочие доходы	1245	982	-263	-21%	989	7	1%
Прочие расходы	700	632	-68	-10%	453	-179	-28%
Прибыль до налогообложения	2709	694	-2015	-74%	1035	341	49%
Текущий налог на прибыль	542	139	-403	-74%	207	68	49%
Чистая прибыль	2093	391	-1702	-81%	761	370	95%

На основании полученных данных можно сделать вывод о том, что за исследуемый период произошло существенное снижение выручки в 2013 году по сравнению с 2012 годом (на 48%), и менее существенно снижение в 2014 году - на 5% к 2013 году. Снижение валовой прибыли при этом в 2013 году значительно выше снижения выручки (84%), а в 2014 году произошло увеличение данного показателя на 45%. Чистая прибыль в 2013 году снизилась на 81% и составила 391 тыс. руб., а в 2014 году чистая прибыль увеличилась на 95% по сравнению с 2013 годом и составила 761 тыс. руб.

Эти данные свидетельствуют о том, что в 2013 году положение организации существенно ухудшилось по сравнению с предыдущим годом, что обусловлено общим ухудшением финансовой ситуации в стране, однако уже к 2014 году чистая прибыль и прочие показатели организации показывают рост. Не смотря на то, что чистая прибыль в 2014 году меньше на 64% по сравнению с 2012 годом, можно отметить тенденцию к ее положительной динамике.

2.2 Оценка состояния внешней среды ООО "Белгородгеология" и эффективности принимаемых руководством коммерческих решений

Одним из методов анализа состояния внешней и внутренней среды является SWOT-анализ. SWOT-анализ - это метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории: сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Сильные и слабые стороны являются факторами внутренней среды объекта анализа, а возможности и угрозы - факторами внешней среды [2]. Результаты SWOT-анализ для ООО "Белгородгеология" представлены в таблице 3.

Таблица 3. SWOT-анализ ООО "Белгородгеология"

Сильные стороны	Возможности
1. Известность, положительная репутация на рынке 2. Широкий перечень выполняемых работ 3. Индивидуальный подход к каждому партнеру 4. Наличие интернет-сайта 5. Квалифицированный персонал	1. Появление новых конкурентов 2. Снижение налогов и пошлин 3. Снижение цен у действующих поставщиков сырья 4. Предложения о сотрудничестве со стороны новых партнеров 5. Развитие отношений с клиентами, представляющими наибольший интерес для компании 6. Разработка отраслевого подхода в работе с клиентами 7. Согласование наиболее выгодных условий работы с заказчиками
Слабые стороны	Угрозы
1. Отсутствие постоянной базы клиентов 2. Периодические сбои поставок со стороны поставщиков сырья и оборудования 3. Отсутствие внутренней базы данных с возможностью автоматизации бизнес-процессов 4. Длительность выполнения заказов клиентов 5. Недостаточный уровень технического обеспечения 6. Отсутствие системы учета персональных требований клиентов	1. Рост конкуренции на рынке 2. Сбои в поставках сырья и материалов 3. Изменение законодательства в отношении геологических работ 4. Рост налогов и пошлин 5. Изменение уровня цен на сырье 6. Рост безработицы 7. Промышленный шпионаж

Проведенный SWOT-анализ позволяет сделать вывод о том, что у ООО "Белгородгеология" те же возможности и угрозы, что и у ее конкурентов. Соответственно необходимо разработать предложение для клиентов, учитывающее слабые и сильные стороны организации и одновременно отличающее ее от конкурентов.

Проанализируем влияние на компанию факторов внешней среды при помощи PEST-анализа.

PEST-анализ - это маркетинговый инструмент, предназначенный для выявления политических, экономических, социальных и технологических аспектов внешней среды, которые влияют на бизнес компании [44].

Таблица 4

PEST-анализ ООО "Белгородгеология"

Политические факторы	Экономические факторы
Государственное регулирование конкуренции	Уровень инфляции
Политическая ситуация в стране	Рост цен на сырье и оборудование
Изменение законодательства в области геологии	Налогообложение
Социальные факторы	Технологические факторы
Улучшение демографической ситуации	Появляются новые требования ГОСТ
Повышение уровня жизни населения	Информация и коммуникации, влияние интернета
Бренд, репутация организации, имидж	Научно-технический прогресс обуславливает появление нового оборудования, повышающего качество и скорость геологических работ
Необходимость в новых геологических разработках

Таким образом, в условиях конкуренции основными факторами успешной деятельности организации должны стать:

высокое качество работ и уровня обслуживания клиентов;

широкий перечень выполняемых работ;

высокий профессионализм специалистов;

расширение клиентской базы, в том числе за счет освоения новых рынков;

участие в специальных отраслевых мероприятиях, выставках, круглых столах и пр.;

привлечение новых партнеров и инвесторов.

3. Разработка предложений по организации системы мониторинга в ООО "Белгородгеология" факторов внешней среды и формированию информационной системы управления

На основании проведенного анализа факторов внешней среды ООО "Белгородгеология" можно сделать вывод о том, что основными факторами, подлежащими постоянному наблюдению, являются:

клиентская база: количество клиентов, объем заказов, появление новых требований со стороны клиентов;

поставщики сырья и оборудования: изменение цен и условий поставок, появление новых поставщиков и нового ассортимента;

научно-технический прогресс: появление новых разработок и технологий в области геологии;

экономическая ситуация в стране: изменение уровня инфляции, кредитных ставок, системы налогообложения;

законодательство: принятие новых законов в области геологических разработок.

Работа с клиентской базой на сегодняшний день в ООО "Белгородгеология" осуществляется не должным образом. Данные о клиентах содержатся в договорах и технических заданиях, при этом единой базы клиентов не ведется. Рекомендуется разработать общую клиентскую базу и вменить в обязанности всех ответственных лиц ее оперативное ведение. При заключении договора с новым клиентом в базу должны заносится такие сведения о нем как: наименование, форма собственности, адрес (фактический и юридический), список ответственных лиц с указанием их контактов, сфера деятельности. При поступлении заказа на выполнение работы в базу также должны заносится основные сведения по сделке: вид выполняемой работы, уровень сложности, планируемые затраты, срок исполнения. Ежеквартально и ежегодно экономический отдел должно подготавливать сводные отчеты в разрезе клиентов, на основании которых ответственными лицами могут быть приняты управленческие решения по поводу оптимизации работы с действующими клиентами и привлечению новых.

Поиск поставщика в ООО "Белгородгеология" на данный момент осуществляется через деловую переписку, прайс-листы, рекламные буклеты, торговые справочники, периодику, кроме того, налажены постоянные контакты с предприятиями - производителями некоторых видов товарного сырья, заключены долгосрочные договора.

При выборе поставщика ООО "Белгородгеология" руководствуется следующими критериями:

цена и качество поставляемой продукции;

надежность поставок;

качество обслуживания;

удаленность поставщика;

сроки выполнения заказов;

финансовое положение поставщика;

деловая репутация поставщика.

Так как наибольшую долю в структуре себестоимости занимают запасы, то необходимо внедрение системы управления запасами, что позволит в ближайшее время снизить эту часть расходов в себестоимости выполняемых работ.

В условиях наметившейся стабилизации экономики и снижения внешних рисков оптимальным для организации будет переход от консервативной к умеренной политике формирования оборотных активов, которая характеризуется средним уровнем риска и рентабельности. Это позволит предприятию повысить эффективность использования оборотных активов, следовательно, и рентабельность.

Для оптимизации размера запасов целесообразно использовать метод разработки научно обоснованных нормативов запасов (нормирование), основанный на планировании и анализе деятельности прошлых лет.

С целью снижения общих затрат (на хранение, размещение и связанных с нехваткой запасов для производства) на обеспечение организации запасами предлагается использовать логистические системы управления запасами в совокупности с моделью экономически обоснованного размера заказа (модель EOQ) и системой "АВС", согласно которой запасы необходимо разделить на три группы А, В и С в зависимости от их стоимости и степени важности для производства. На основании изучения преимуществ и недостатков логистических систем управления запасами предлагается следующая схема оптимизации запасов на предприятии:

группа "А" - система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня;

группа "В" - система с фиксированным интервалом времени между заказами;

группа "С" - ежемесячный и ежеквартальный контроль остатков.

Наибольшее внимание необходимо уделить запасам группам А и В, для которых целесообразно разрабатывать нормативы. Для группы В предлагается применять систему заказов с фиксированными интервалами времени между ними. Для группа А рекомендуется применять систему с определенной фиксированной периодичностью пополнения запасов до определенного уровня. Она отличается тем, что при достижении запасами страхового уровня, осуществляется заказ. Помимо этого рекомендуется рассчитать и использовать коэффициенты сезонности.

Выявим конкретные области возможного внедрения информационных систем в ООО "Белгородгеология". Для этого модули можно подразделить на пять категорий, исходя из их функциональности:

стратегическое планирование, бюджетирование, финансы и учет;

выполнение работ;

разработка новых видов работ;

планирование и управление производством и материальными потоками;

оперативное управление производственными операциями.

Подробно определим основные задачи информационной системы управления предприятием на основе процессного подхода (таблица 5).

Таблица 5

Основные задачи информационной системы управления ООО "Белгородгеология"

№ п/п	Уровень управления/ службы	Решаемые управленческие задачи
1	Генеральный директор, собрание учредителей	- обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля за работой служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
2	Бухгалтерско-экономическая служба	- полный контроль за движением средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль за выполнением договоров, смет и планов; контроль за финансовой дисциплиной; отслеживание движения товарно-материальных потоков; оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
3	Директор по производству	- контроль за выполнением производственных заказов; контроль за состоянием производственных мощностей; контроль за технологической дисциплиной; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов

Таким образом, новая информационная система организации должна осуществлять следующие виды работ:

проведение классификации бизнес-процессов;

создание полных и согласованных моделей бизнес-процессов и их автоматизированная поддержка в актуальном состоянии;

автоматическое документирование бизнес-процессов;

мониторинг выполнения бизнес-процессов и анализ отклонений;

автоматизированная поддержка создания и сопровождения документации по системе управления качеством;

автоматизированное предоставление информации для проведения аудита;

возможность использования единого информационного пространства для выполнения таких проектов, как реинжиниринг бизнес-процессов, проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;

возможность автоматизированной поддержки процесса перехода от менеджмента качества к глобальному управлению качеством;

создание и управление корпоративными знаниями и опытом.

Для введения новой системы управления необходимо выполнить следующие этапы:

разработать регламенты и положения по документообороту;

разработать (пересмотреть) должностные инструкции и положения по структурным подразделениям;

разработать систему управленческого учета затрат по местам их возникновения;

разработать АВС-систему управленческого учета затрат;

разработать систему адаптивного бюджетирования;

разработать систему управления знаниями;

разработать и внедрить управление по ключевым показателям деятельности организации;

разработать систему управления рисками и изменениями.

Предлагаемая модель информационной системы должна обеспечить руководству организации возможность мониторинга факторов внутренней и внешней среды, в том числе определить ь, где и как создается поток ценности для клиентов организации, и устранить источники бесполезных затрат.

Заключение

Таким образом, в ходе выполнения работы был сделан вывод о необходимости мониторинга факторов внешней среды организации для принятия управленческих решений. Немаловажную помощь в этом процессе оказывают информационные системы управления предприятием.

Информационная система управления предприятием (ИСУП) - это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа.

Поскольку на сегодняшний день в условиях постоянно меняющейся внешней среды управление организацией требует все большей оперативности, использование информационных систем управления предприятием становится важным рычагом стратегического развития.

В процесс выполнения работы был проведен анализ факторов внешней среды ООО "Белгородгеология", в ходе которого были получены данные о наиболее важных из них. К числу основных факторов, заслуживающих пристального внимания со стороны руководства организации относятся: клиенты, поставщики, конкуренты, экономическая ситуация в стране и научно-технический прогресс.

В целях совершенствования процесса управления, и в частности процесса принятия управленческих решений, был разработан ряд рекомендаций по мониторингу факторов внешней среды и внедрению информационной системы управления организацией. Предложенные рекомендации позволят:

снизить объем вложений в активы и затраты на перемещение сырья и материалов;

сократить сроки производственного цикла;

снизить потери рабочего времени как у производственных рабочих, так и у руководящих должностей;

наладить партнерские отношения с поставщиками оборудования и сырья;

повысить качество выполняемых работ и качество обслуживания клиентов;

снизить сроки выполнения работ и добиться соответствия между ними и требованиями клиентов;

усилить оперативность и точность расчета себестоимости;

проанализировать причины отклонения фактических показателей от плановых;

оптимизировать финансовые отношения с поставщиками и клиентами.

Список использованных источников

Учебная и периодическая литература

1. Абрютина, М.С. Экономический анализ товарного рынка и торговой деятельности: учебное пособие / М.С. Абрютина. - Москва: Дело и сервис, 2010. - 462 с.

2. Акулич, И.Л. Маркетинг: учебник для студентов высших учебных заведений по экономическим специальностям / И.Л. Акулич. - Минск: Вышэйшая школа, 2010. - 524 с.

3. Алехина О. Стимулирующий эффект гибких систем заработной платы / О. Алехина // Человек и труд. - 2013. - № 1. - С.90-92.

4. Висторобская Е.Н. Организация труда персонала: учеб. - метод. пособие для студ. спец.080505.65 "Управление персоналом" / - Белгород: Кооперативное образование, 2008. - 140 с.

5. Волков О.И., Скляренко В.К. Экономика предприятия: Курс лекций. - М.: Инфра-М, 2012. - 280 с.

6. Волгин Н.А. Доходы работника и результативность производства: (Проблемы, реалии, перспективы) / Н.А. Волгин, С.В. Николаев. - М.: Универсум, 2012. - 274 с.

7. Гаудж П. Исследование мотивации персонала. Баланс Бизнес Букс. 2008. - 272 с.

8. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента / Г.Я. Гольдштейн. - Таганрог: ТРТУ, 2011. - 340 с.

9. Гончаров, В.И. Менеджмент: учебное пособие / В.И. Гончаров. - Минск: Современная школа, 2010. - 635 с.

10. Грачев М.В. Суперкадры. Управление персоналом в международной корпорации / М.В. Грачев. - М.: Дело, 2014. - 95 с.

11. Зиновьев, В.Н. Менеджмент: учебное пособие / В.Н. Зиновьев, И.В. Зиновьева. - Москва: Дашков и Кє, 2010. - 477 с.

12. Ивлев А. Организация и стимулирование труда: зарубежный опыт / А. Ивлев, Ю. Гарайбех // Человек и труд. - 2012. - № 12. - С.23-26.

13. Казначевская, Г.Б. Менеджмент: учебник / Г.Б. Казначевская. - Ростов-н-Дону: Феникс, 2012. - 452 с.

14. Иванов, Г.Г. Экономика торгового предприятия: учебник / Г.Г. Иванов. - Москва: Академия, 2010. - 317 с.

15. Кайм Р. Организация заработной платы на предприятии / Р. Кайм // Человек и труд. - 2013. - № 5. - С.84-96.

16. Кокин Ю. Теория заработной платы и современные реалии оплаты труда в России / Ю. Кокин // Человек и труд. - 2012. - № 7. - С.83-87.

17. Коротков, Э.М. Менеджмент: учебник для бакалавров / Э.М. Коротков. - Москва: Юрайт, 2012. - 640 с.

18. Кравченко, Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле: учебник / Л.И. Кравченко. - Минск: Новое знание, 2009. - 511 с.

19. Маркетинг: учебное пособие для магистров, аспирантов и специалистов, осуществляющих маркетинговую деятельность / [И.М. Синяева и др.]. - Москва: Вузовский учебник: Инфра-М, 2013. - 383 с.

20. Маркетинг в коммерции: учебник: для студентов / И.М. Синяева, С.В. Земляк, В.В. Синяев. - Москва: Дашков и Кє, 2011. - 543 с.

21. Маусов Н.Н. Менеджмент персонала - ключевое звено внутрифирменного управления / Н.Н. Маусов // Проблемы теории и практики управления. - 2013. - № 6. - С.106.

22. Менеджмент: учебник / [С.И. Ашмарина и др.]; под редакцией С.И. Ашмариной. - Москва: Читай!: Рид Групп, 2011. - 572 с.

23. Менеджмент: учебник для высших учебных заведений по экономическим специальностям / [А.В. Игнатьева и др.]; под редакцией М.М. Максимцова, М.А. Комарова. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 320 с.

24. Менеджмент в торговле: учебник / Г.А. Короленок, Г.Г. Гоцкий. - Минск: БГЭУ, 2012. - 334 с.

25. Менеджмент организации: учебник для высших учебных заведений по экономическим специальностям / А.В. Тебекин, Б.С. Касаев. - Москва: КноРус, 2011. - 407 с.

26. Мерманн Э. Мотивация персонала. Инструменты мотивации для успеха организации. Изд-во ХГЦ. 2012. - 184 с.

27. На пути к рабочему контролю и самоуправлению трудящихся / Под ред. А. Колганова, Э. Рудыка, Д. Симмонса. - М.: Слово, 2011. - 162 с.

28. Основы менеджмента: учебное пособие для вузов по специальности "Менеджмент организации" / [Э.М. Коротков и др.]. - Москва: Дашков и К. - Ростов-на-Дону: Наука-Пресс, 2013. - 254 с.

29. Осадчая С.М., Кравченко Е.Ю. Социальный менеджмент: учеб. пособие для студентов спец.080505.65 "Управление персоналом", Белгород: БУПК, 2010. - 164 с.

30. Основы менеджмента: учебник для высших учебных заведений по экономическим специальностям / [Н.Д. Эриашвили и др.]; под редакцией И.В. Бородушко и В.В. Лукашевича. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 270 с.

31. Основы менеджмента: учебник по специальности "Менеджмент организации" / [А.И. Афоничкин и др.]; под редакцией А.И. Афоничкина. - Санкт-Петербург: Питер, 2013. - 522 с.

32. Основы менеджмента: учебник для высших учебных заведений по специальности "Менеджмент организации" / А.К. Семенов, В.И. Набоков. - Москва: Дашков и К, 2011. - 553 с.

33. Роздольская И.В., Яковлева Л.Р. Менеджмент: учеб. пособие в 2-х ч. - Белгород: БУПК, 2010 - ., Ч.1: Управление социально-экономическими системами. - 235 с.

34. Самыгин С.И. Менеджмент персонала / С.И. Самыгин, Л.Д. Столяренок. - Ростов н/Д: Изд-во "Феникс", 2011. - 480 с.

35. Табачникас Б.И. Наемные работники в системе управления предприятием / Б.И. Табачникас // Проблемы современной экономики. - 2013. - № 1 (13). - С.32-36.

36. Теория управления: учебное пособие по специальности "Государственное и муниципальное управление" / В.Г. Игнатов, Л.Н. Албастова. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. - 478 с.

37. Управление персоналом: учебник/ И.Б. Дуракова и др. / под общ ред. Д-ра эконом. Наук, проф.И.Б. Дураковой. - М,: ИНФРА-М, 2009. - 570 с.

38. Управленческие решения: учебник по специальности "Менеджмент организации" / С.Н. Чудновская. - Москва: Эксмо, 2010. - 366 с.

39. Чичерин Ю.А. Мотивация трудовой деятельности: учеб. пособие для студентов спец. "Управление персоналом" - Белгород: Кооперативное образование, 2012. - 235 с.

40. Экономика торговли: учебное пособие / Н.И. Саталкина, Б.И. Герасимов, Г.И. Терехова. - Москва: Форум, 2011. - 229, [2] с.

41. Экономика организаций торговли: учебное пособие / [Р.П. Валевич и др.]. - Минск: БГЭУ, 2010. - 671 с.

42. Экономика отрасли: торговля и общественное питание: учебное пособие / [Е.А. Карпенко и др.]. - Москва: Альфа-М: Инфра-М, 2010. - 221 с.

43. Яковлев Р.А. Стимулирующие выплаты как форма вознаграждения за труд / Р.А. Яковлев // Справочник кадровика. - 2013. - № 9. - С.26-28.

Электронные ресурсы

44. Журнал "Маркетинг в России и за рубежом" - http://dis.ru/static/magaz/market/index.html

45. Инновационные методы мотивации сотрудников [Электронный ресурс]. URL: http://gloobex. info/archives/10/3.

46. Олег Кулагин: 40 факторов трудовой мотивации [Электронный ресурс]. URL: http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1607197/

47. "HR-Portal" - сообщество HR-менеджеров - [Электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://hr-portal.ru/

Приложения

Отчет о прибылях и убытках ООО "Белгородгеология" за 2012 год



Отчет о прибылях и убытках ООО "Белгородгеология" за 2013 год



Отчет о прибылях и убытках ООО "Белгородгеология" за 2014 год



Размещено на Allbest.ru