Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• Раздел 1. Внешняя среда организации
• Раздел 2. Система управления
• Раздел 3. Внутренняя среда организации
• Раздел 4. Коммуникации в организации
• Заключение
• Приложение 1
• Приложение 2

Приложение 3



Введение

Производственная практика - это форма учебных занятий в организациях (предприятиях) разных форм собственности и организационно - правовых форм.

Производственная практика проводится с целью изучения общих принципов функционирования организаций и учреждений по управлению трудом и регулированию социально-трудовых отношений, служб занятости; принципов организации работы служб и подразделений, занимающихся вопросами подбора, расстановки и учета персонала, отделов кадров, труда и заработной платы, отделов управления персоналом; а также анализа документации, обеспечивающей деятельность указанных служб. Она позволяет соединить теоретическую подготовку с практической деятельностью на конкретных рабочих местах. В задачи практики входит:

Формирование профессиональных умений и определенного опыта, необходимого для осуществления дальнейшей профессиональной деятельности;

формирование исследовательского подхода к изучению деятельности экономиста;

овладение умениями и навыками работы с документацией, осуществление простейших экономических расчетов.

Я проходила практику в ПАО АК "Алроса", располагающегося по адресу: п. Айхал, Мирнинский район, республика Саха (Якутия). Практика проходила в отделе кадров с 10.07.15 г. По 30.07.15 г. под непосредственным руководством начальника отдела кадров Пожарской Ольги Валерьевны. За время практики я ознакомилась с деятельностью отдела кадров и не только, с основными документами по учету, с профессиональными и должностными обязанностями специалистов отделов, активно участвовала в хозяйственной деятельности организации, а также оказывала помощь специалистам. Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете. управление сотрудник конкурентный экономический

Отчет состоит из четырех разделов. В первом разделе дана общая характеристика ПАО АК "Алроса" и характеристика ее внешней среды. Второй раздел полностью посвящен системе управления. Здесь рассматриваются характеристики, как систем, так и подсистем управления в компании. В третьем разделе дана характеристика внутренней среды организации, где рассматриваются цели и организационная структура ПАО АК "Алроса". В пятом разделе произведен анализ коммуникаций в данной компании, т.е. диагностика системы управления и анализ профилей сотрудников. В приложениях представлены дневник практики, который дает представление о моей ежедневной деятельности в ходе прохождения практики, и характеристика, выданная по итогу прохождения практики.



Раздел 1. Внешняя среда организации

1.1 Характеристика ПАО АК "Алроса"

АК "Алроса" создана в соответствии в Указом Президента Российской Федерации "Об образовании акционерной компании "Алмазы России - Саха" от 19 февраля 1992 г. № 158С. "Алроса" - крупнейшая в Российской Федерации компания, занимающаяся разведкой, добычей, обработкой и реализацией алмазов, и один , из крупнейших мировых производителей алмазов. Объем производства АК "Алроса" составляет почти 100% всех алмазов, добываемых в России, и приблизительно 20% мировой добычи. В 2003 году группа "Алроса" добыла алмазов на $1649 млн. Объем реализации основной продукции составил в прошлом году $1821 млн. в т.ч. бриллиантов на $123,4 млн. В 2016 году планирует добыть алмазов на $1856 млн. По оценкам геологов, пи текущем уровне добычи ПАО АК "Алроса" хватит запасов на 50 лет.

ПАО АК "Алроса" - правопреемник вошедших в ее состав:

· предприятий, организаций и других подразделений ПНО "Якуталмаз" (бывшая советская государственная алмазодобывающая компания);

· части подразделений Комитета по драгоценным металлам и драгоценным камням при Министерстве финансов Российской Федерации (которые занимались сортировкой, подготовкой к отправке и отправкой алмазов);

· В/О "Алмазювелирэкспорт".

Деятельность компании регулируется Уставом "Алроса", договорами об аренде с Республикой Саха (Якутия), законодательствами России и Республики Саха (Якутия), а также соответствующими Указами Президента. Согласно соответствующим статьям Устава Компании, ПАО АК "Алроса" является компанией открытого типа, т.е. ее акции обращаются на фондовом рынке. Хотя компания начала свою деятельность под этим именем с 1 января 1993 г., ее богатая история восходит к 1954 г., когда в России была открыта первая алмазная кимберлитовая трубка.

Форма собственности: публичное акционерное общество

Целевое назначение: геологическая разведка, добыча алмазов и реализация бриллиантов.

Широта производственного профиля: специализированные.

По взаимодействию с внешней средой: ПАО АК "Алроса" является механистической организацией, т.е. присутствует чёткое разделение полномочий, управление жёсткое, работа по правилам, узкая специализация в работе, объективная система вознаграждения и объективные критерии отбора кадров. По взаимодействию с подразделениями: формальные связи с отделами организации.

По взаимодействию с человеком: является корпоративной организацией (централизованное распределение ресурсов, единица управления -- рабочая группа, коллектив, организация, суверенитет организации, свобода организации, коллективная ответственность, четкая иерархия).

Юридическое название: ПАО АК "Алроса"

Адрес: Россия, Республика Саха (Якутия), Мирнинский район, пгт. Айхал, ул. Первооткрывателей 1.

Собственники организации: является публичным акционерным обществом

Президент ПАО АК "Алроса" - Жарков Андрей Вячеславович

1.2 Факторы окружающей среды

Проанализировав внешнюю среду ПАО АК "Алроса" можно выделить факторы окружающей среды прямого и косвенного воздействия (табл. 1).



Таблица 1.

Факторы окружающей среды

Прямые факторы	Косвенные факторы
Поставщики материалов	Политические
Потребители	Экономические
Конкуренты	Социокультурные
Государственные и муниципальные органы	Технологические

С точки зрения прямого воздействия внешняя среда ООО ПАО АК "Алроса" представлена поставщиками оборудования, потребителями, конкурентами, государственными и муниципальными органами.

Поставщики. Поставщики оборудования обеспечивают ввод необходимых ресурсов, таких как провода, буровые установки, тяжелая техника, кабели, инвентарь для геологическх работ и др. ПАО АК "Алроса" имеет огромное количество поставщиков, так как ежегодно проводятся тендеры, и каждый год поставками необходимых ресурсов занимается поставщик - победитель. Потребители. Одна из основных целей ПАО АК "Алроса"- это обеспечение своих потребителей высококачественными ювелирными изделиями.

Потребителями услуг являются в большей степени юридические лица, т.е. ювелирные магазины, а также и физические лица, т.е. обычные люди.

Конкуренты. Основным конкурентом ПАО АК "Алроса" является компания "Дебирс" так как она являются крупной компанией на зарубежном рынке и предоставляет аналогичные услуги.

К косвенным факторам окружающей среды ООО "Маяк - сервис" относятся: политические, экономические, социокультурные, технологические.

Политические. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них - действия администрации, законодательных органов и судов в отношении организации. К таким действиям относят: налогообложение доходов, установление налоговых льгот, требования в отношении практики найма рабочей силы, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы.

Экономические. Состояние экономики, как национальной, так и мировой, влияет на стоимость всех ресурсов: материалы заказывают как за рубежом, так и у российских производителей, и соответственно, стоимость ресурсов оказывает влияние на цену товара.

Социокультурные. Социокультурные факторы, такие как жизненные ценности, традиции, установки, влияют на организацию. У рабочих развита корпоративная культура и дружеские отношения друг другом, что позволяет им работать сплоченно.

Технологические. Уровень развития технологических и электронных систем оказывает влияние на качество услуг организации.

Таким образом, на организацию существенно оказывают влияние следующие факторы: поставщики материалов, потребители, конкуренты, государственные и муниципальные органы, политические, экономические, социокультурные, технологические.

1.3 Стейкхолдеры ПАО АК "Алроса"

Стейкхолдеры -- лица, заинтересованные в деятельности компании. Такими лицами ПАО АК "Алроса" являются поставщики ресурсов и оборудования, менеджеры данной организации, правительство,акционеры, сотрудники и потребители (табл.2).

Таблица 2.

Характеристика стейкхолдеров организации

Стейкхолдеры	Характеристика	Заинтересованность
1	2	3
Поставщики	Много	Сохранение объема закупок, своевременная оплата, долгосрочные отношения
Менеджеры данной организации	Высококвалифицированные специалисты	Размеры заработной платы и премий, социальный статус, связанный с работой в организации, степень ответственности.
Правительство	Администрация г. Москвы, г.Мирного, г. Якутска	Соблюдение законодательства, налоговые поступления, занятости населения и легальности деятельности организации.
Акционеры	Много	Получение высокой прибыли при минимальных издержках, стоимость компании, имидж компании.
Сотрудники	Квалифицированные сотрудники, численность которых насчитывает более 40 тыс. человек.	Высокая оплата труда, стабильность рабочих мест, комфортные условия труда, карьерный рост.
Потребители	аукционы Sotheby's, международные аукционы, ювелирные магазины: "Tiffany", "Graff" и т.д.	Качество товара, безопасность и защита объекта

Таким образом, каждый стейкхолдер АК "Алроса" имеет свой интерес и поэтому непосредственно оказывает влияние на деятельности и развитие компании.

1.4 Конфигурация организации

Поскольку акционерная компания "Алроса" большая, присутствует дробная структура и много различных производственных подразделений, то согласно подходу Г. Минцберга она относится к специализированному (диверсифицированному) типу организации. Ее конфигурация включает в себя (табл. 3): топ менеджмент, менеджмент среднего звена, техноструктуру, техническое ядро и вспомогательный персонал.



Таблица 3.

Конфигурация организации (подход Г.Минцберга)

Техническое ядро	Техноструктура	Вспомогательный персонал	Менеджмент среднего звена	Топ менеджмент
1	2	3	4	5
Отдел закупок	Специалист по экономической безопасности	Уборщицы, водители, Разнорабочие,	Главный бухгалтер, специалист по договорам, главный специалист технического отдела, специалист по работе с персоналом	Президент компании

За основные управленческие функции в АК "Алроса" отвечают начальники подразделений компании (топ менеджмент). Они определяет стратегию и цели организации и координирует ее деятельность. Менеджмент среднего звена включает в себя: главного бухгалтера, специалиста по договорам, главного начальника отдела закупок, специалистов по работе с персоналом. Они координируют работу на уровне отделов и непосредственно управляют ими. К вспомогательному персоналу, обеспечивающий бесперебойную работу организации, относятся уборщицы, водители и рабочие, задействованные на производственных линиях. Отдел закупок, являющийся техническим ядром организации, осуществляет основную деятельность компании. За обеспечение безопасности и инфраструктурной поддержки отвечает специалист по экономической безопасности (техноструктура).

Таким образом, АК "Алроса" является коммерческой, механической корпоративной организацией. На нее воздействует множеств факторов окружающей среды как прямого, например потребители и поставщики, так и косвенного воздействия, например политические и экономические события. Организация способна эффективно реагировать на изменения в микро и макросреде.



Раздел 2. Система управления

2.1 Система управления как объект исследования

управление сотрудник конкурентный экономический

Модель системы управления АК "Алроса" состоит из управляющей подсистемы (субъект управления) - экономический блок и управляемой подсистемы (объект управления) - технический блок (рис.1). Технический блок представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, обеспечивающих производственный процесс создания услуг для достижения определенных целей системы. Экономический блок представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе воздействия на объекты управления и внешнюю среду для достижения целей системы.

Рисунок 1. Субъект и объект управления ПАО АК "Алроса"

1 - управляющие воздействия; 2 - информация о состоянии управляемой подсистемы; 3 - ресурсы, необходимые для разведки и добычи; 4 -разведка и добыча алмазов и драгоценных металлов; 5 - внешние задающие воздействия; 6 - исходящая информация в системы более высокого иерархического уровня; 7 - исходящая информация и документация во внешнюю среду; 8 - воздействия внешней среды; 9 - информация о внешней среде; 10 - исходящая информация и задающие воздействия в системы более низкого иерархического уровня; 11 - входящая информация из систем более низкого иерархического уровня.

Связь между управляемой и управляющей подсистемами прямая (воздействие управляющей подсистемы на управляемую) и обратная (передач информации от отделов начальству), внутренняя (взаимодействия отделов и начальства между собой) и внешняя (взаимодействие с внешней средой), горизонтальная (передача информации на уровне отделов) и вертикальная (передача информации сверху вниз).

2.2 Характеристика подсистем системы управления

Система управления АК "Алроса" состоит из двух подсистем: управляемая и управляющая подсистемы (табл.4)

Таблица 4.

Подсистемы системы управления

Управляемая подсистема	Управляющая подсистема
Специалист по экономической безопасности, бухгалтерия, отдел закупок, отдел кадров, специалист по договорам, коммерческий отдел	Начальники подразделений, генеральный директор, президент компании
Бухгалтер по материалам, специалист по заработной плате	Бухгалтерия (главный бухгалтер)
Специалисты отдела кадров 1,2 категории	Отдел кадров (непосредственный начальник)
Водитель, рабочие на производстве	Технический отдел (начальник технического отдела, начальник производственных линий)
Менеджеры коммерческого отдела	Коммерческий отдел (главный менеджер)

Управляющая подсистема включает в себя следующее: начальники подразделений, генеральный директор, главный бухгалтер, главный специалист по работе с персоналом, начальник технического отдела, главный менеджер коммерческого отдела. Управляющая подсистема оказывает воздействие на управляемую, которая состоит из следующего: бухгалтер по материалам, специалист по заработной плате, специалисты отдела кадров, водители, рабочие на производстве, менеджеры коммерческого отдела.

2.3 Параметрический анализ системы управления организации

Свойства системы управления АК "Алроса", позволяющие отличить её от других:

· сложность системы (много связей между уровнями и отделами в организации);

· децентрализация при принятии оперативных и тактических решений;

· высокая степень централизации при принятии стратегических решений;

· высокая скорость принятия управленческих решений.

Система управления АК "Алроса" имеет ряд особенностей:

1) вещественный характер продукта (добыча драгоценных камней и металлов);

2) обладает принципом единоначалия

3) компания имеет определенность положения внутри организации

4) концентрация усилий и нацеленность всего коллектива на результат

Систему управления АК "Алроса" характеризуется следующими параметрами:

- количественные абсолютные параметры (численность персонала составляет более 40 000 человек, под управлением президента компании находятся 10 предприятий и 450 специалистов);

- количественные относительные параметры (темп роста прибыли за 2015 г. составил 1,045);

- качественные параметры (управляющая подсистема воздействует на управляемую подсистему при помощи административных (распоряжения директора, нормативные документы и др.) экономических (премии, награды, штрафы) и социально-психологических (похвала, выговор и др.) методов).

2.4 Производственно-техническая характеристика организации

Элементами производственной системы АК "Алроса" являются производственный и управленческий процессы, ресурсы и продукт (услуги).

Производственный процесс. Производственный процесс представляет собой комплекс трудовых и естественных процессов, направленных на предоставление услуги в установленные сроки. Весь производственный процесс можно разделить на основной, вспомогательный и обслуживающий (табл.5).

Таблица 5.

Пример основного, вспомогательного и обслуживающего процессов АК "Алроса".

Основной процесс	Вспомогательный процесс	Обслуживающий процесс
Добыча драгоценных металлов и алмазов	Геологоразведочные работы	Перевозка руды по местам переработки, сортировки, и гранения.

Управленческий процесс. Управленческий процесс представляет собой управленческое решение, информацию, нормативно-технические или управленческие документы.

Ресурсы, необходимые для производства услуг - это труд, материалы и сырьё. В АК "Алроса" используются такие материалы и сырьё как, буровые установки, тяжелая техника, кабеля, датчики, инвентарь для геолого-разведочных работ и др.

Продукт. Продуктом алмазодобывающей отрасли, к которой принадлежит АК "Алроса" является высококачественные драгоценные металлы, алмазы и бриллианты.

2.5 Жизненный цикл АК "Алроса"

Рисунок 2. Жизненный цикл АК "Алроса" Модель Ицхака Адизеса.

Выхаживание. 1957-1966 гг. На этом этапе компании как таковой еще не существует, но есть идея о ее создании. Создан трест "Якуталмаз". Обогатительная фабрика №1 дала первые промышленные алмазы. Введены в эксплуатацию обогатительные фабрики № № 2, 4. ВТО "Союзпромэкспорт" продало на мировом рынке первую партию промышленных алмазов. Создана Ботуобинская геологоразведочная экспедиция, открывшая сотни алмазных месторождений в Якутии.

Младенчество. 1966-1996 гг. Получены первые алмазы на обогатительной фабрике № 3 в г. Мирном. Созданы Удачнинский и Айхальский горно-обогатительные комбинаты, также начато освоение трубки "Юбилейная".

Детство 1996 -2005 гг. В 1996 году Создана Единая Сбытовая Организация (ЕСО) АК "АЛРОСА". На этом этапе у организации нет четкой структуры и системы распределения полномочий, ответственности, системы приема на работу. Она очень персонифицирована, имеет небольшой бюджет. Основной акцент в деятельности организации делается на удовлетворение потребностей ее клиентов и на результаты своей работы.

Юность. 2006-2014 гг. Начало промышленной добычи алмазов в Архангельской области на алмазном месторождении им. М.?В. Ломоносова (ОАО "Севералмаз"). Введены в строй 2-ая очередь ГРО "Катока" и 1-ая очередь ГРО "Камачия-Камажику" в Республике Ангола. Деятельность и денежные потоки компании становятся стабильными. Она успешно развивается, происходит бурный рост. В 2010 году был подписан Коллективный договор между АК "АЛРОСА" и профсоюзом "Профалмаз" на период до 2013 г. В 2011 г. заключен Договор о социально-экономическом развитии с Республикой Саха (Якутия) со сроком действия до 31 декабря 2020 г. Общая численность работников АК "АЛРОСА" (ПАО) в конце 2013 года составила 30 525 человек, сократившись по сравнению с предыдущим годом на 2,7%. 66,8% составляют рабочие. 41 год - средний возраст. 12,8 года - средний стаж работы в компании.

На территории Республики Саха (Якутия) занято более 94% работников данной компании, чуть более 6% от общей численности персонала работают в других регионах Российской Федерации.

Рассвет. 2014 - по наст. время. Оценив технические возможности и динамичные темпы развития, руководство компании приняло решение о создании открытого акционерного общества. Акции "АЛРОСА" поступили в свободное обращение на финансовом рынке. Поступательное развитие компании позволило обеспечить планомерную техническую модернизацию, увеличение штата сотрудников. В 2014 году АЛРОСА провела размещение акций на Московской бирже в рамках приватизации. Разработана программа инновационного развития и технологической модернизации АК "АЛРОСА" (ПАО) на период 2011-2018 гг." с учетом результатов технологического аудита АК "АЛРОСА" (ПАО), проведенного совместно компаниями "Ernst & Young (CIS) B.V." и "SRK Consulting (UK) Limited", актуализированная версия программы утверждена решением Наблюдательного Совета АК "АЛРОСА" (ОАО) (протокол №А01-101/212-ПР-НС от 24.04.2014г.)

Куратором инновационной деятельности от аппарата управления Компании является вице-президент АК "АЛРОСА" (ПАО) - директор Института "Якутнипроалмаз", к.э.н. А.С. Чаадаев

Координатором реализации программы инноваций является Центр инноваций и технологий.



Раздел 3. Внутренняя среда организации

3.1 Цели организации

Миссия ПАО АК "Алроса" -- российская государственная горнорудная компания, нацеленная на комплексное решение приоритетных национальных задач по освоению природных ресурсов.

Стратегия ПАО АК "Алроса" - мировой лидер по добыче природных алмазов в натуральном выражении.

Представим цель компании через подцели подразделений (табл. 6).

Таблица 6.

Цели организации и задачи ее отделов

Отдел (организация)	Цель и задачи
Основная цель организации	получение прибыли и распределение ее между участниками
Социальный отдел	осуществляет сбор и обобщение разносторонней статистической и административной информации по вопросам образования, культуры, здравоохранения, оздоровления и отдыха персонала организации
Бухгалтерия	организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности компании и ведение управленческого учета
Отдел кадров	поиск квалифицированных специалистов; мотивация сотрудников
Специалист по экономической безопасности	обеспечение безопасности информации, данных и т.п.
Специалист по договорам	Заключение договоров согласно внутренним стандартам компании

Каждый отдел имеет свои задачи, выполнение которых способствует достижению основной цели организации.

3.2 Декомпозиция целей

Осуществим декомпозицию плановых целей организации, составив для этого Дерево целей организации (рис.3).



Рисунок 3. Декомпозиция целей ПАО АК "Алроса"

Таким образом, чтобы достичь поставленной цели увеличение прибыли на 4,5% к концу 2016 г. необходимо обучить сотрудников новым программам, внедрить новые технологии, заключить договора на взаимовыгодных условиях, начать поиск новых месторождений и расширить ассортимент услуг.

Для наглядного представления изобразим цели организации при помощи кругов Эйлера (рис. 4.)

Рисунок 4. Круги Эйлера.

1.Увеличение прибыли. 2. Продвижение услуг 3. Снижение издержек. 4. Повышение производительности труда 5. Расширение ассортимента услуг. 6.Поиск месторождений. 7. Заключение нового договора. 8. Внедрение новых технологий. 9. Обучение сотрудников.

Таким образом, цели "2", "3", "4" входят в общую цель "1". Цель "4" не имеет ничего общего с целями "2" и "3", но включает в себя цель "9". Цели "2" и "3" пересекаются, что говорит об общих элементах, а именно, касание целей "6" и "8"; эти цели будут взаимнодополнять друг друга. Цель "2" включает цели "5" и "6", они пересекаются, что говорит о взаимнодополнении друг друга. Цель "3" включает цели "7" и "8", они также пересекаются.

3.3 Организационная структура

Организационная структура ПАО АК "Алроса" представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 . Организационная структура ПАО АК "Алроса"

Анализ организационной структуры позволяет отнести её к типу, построенному по линейно-функциональной схеме. Проведённый анализ целей организации показывает, что организационная структура компании соответствует целям и миссии ПАО АК "Алроса", это связано с тем, что в организационной структуре компании присутствуют отделы, занимающиеся привлечением клиентов и учетом денежный средств, что обеспечивает эффективное взаимодействие между собой, а также с внешней средой, для достижения главной цели компании. В существующей организационной структуре нет значительных недостатков.

3.4 Анализ должностной инструкции

Проанализировав должностную инструкцию специалиста отдела кадров ПАО АК "Алроса" (приложение 2) можно сделать выводы о её соответствии критериям идеального регламента. Результаты представлены в таблице 7.

Таблица 7.

Анализ должностной инструкции

Критерии идеального регламента	Соответствие
Полный перечень выполняемых задач	Соответствует
Подробная схема делимости всей деятельности по иерархии "функции - работы - операции"	Частично соответствует
Наличие нормы времени выполнения операций и цикличность (повторяемость) их в течение года	Не соответствует
Классификация операций по приоритетности	Не соответствует
Группировка операций по сложности выполнения	Не соответствует
Возможность делегирования операций	Соответствует
Горизонтальные и вертикальные взаимосвязи	Соответствует
Четкие требования к квалификации работника	Соответствует
Типизация по форме внутриорганизационных регламентов	Соответствует
Способность к адаптации при изменяющихся условиях	Соответствует

Проведённый анализ позволяет сделать вывод о том, что должностная инструкция частично соответствует критериям идеального регламента.



3.5 Контроль в организации

Предварительный контроль в ПАО АК "Алроса" осуществляется до фактического начала работ. Для того, чтобы провести качественную геологическую разведку АК "Алроса" устанавливает обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов. Контроль осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в компании на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита. Также предварительный контроль осуществляется на месте, непосредственно перед вылетом бригады геологов на объекте.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. В основном его осуществляет непосредственно начальник геолого-разведочной бригады. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов.

Заключительный контроль проводится в целях обеспечения максимальной объективности и достоверности финансовой и бухгалтерской отчетности. Компания проводит ежегодные проверки и подтверждения годовой финансовой и бухгалтерской отчетности.



Раздел 4. Коммуникации в организации

4.1 Характеристика коммуникаций

В АК "Алроса" существуют как внешние, так и внутренние коммуникации. Внешние коммуникации - это обмен информацией за пределами организацией, на пример, с поставщиками, потребителями и т.д. Внутренние коммуникации представляют собой передачу информации внутри компании между отделами данной организации. В "Алросе" встречаются такие внутренние коммуникации, как по вертикали (между начальниками отделов и подчиненными); по горизонтали (между равноправными сотрудниками отделов); формальные и неформальные.

Формальные коммуникации могут быть прямыми (доведение плановых задач, решений до их исполнителей) и обратными (предоставление отчётов о выполненной работе, использовании ресурсов, предложений от исполнителей к руководителю). Наряду с формальными коммуникациями в организации используются также и неформальные коммуникации, то есть те коммуникации, которые не предусмотрены организационной структурой организации. Они коммуникации могут протекать по горизонтали и по вертикали, но в большей степени по горизонтали. Пример коммуникационных сетей АК "Алроса" представлен на рисунке 6.



Рисунок 6. Пример коммуникационных сетей ПАО АК "Алроса"

- Вертикальные коммуникации (межуровневые)

- Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)

В процессе межличностных коммуникаций иногда возникают препятствия - барьеры. В основном между руководителем и подчинённым АК "Алроса" возникают такие барьеры, как статусные различия между руководителем и подчинённым. В беседе помехой могут быть и неправильная интерпретация полученной информации и придание различных значений одним и тем же словам. Все помехи и барьеры искажают передаваемый сигнал, поэтому руководителю важно убедиться в том, правильно ли понята сотрудником информация. Для этого целесообразно использовать обратную связь: краткий пересказ сотрудником услышанного, вопросы и доклад о текущем процессе.

Таким образом, коммуникации в организации не в полной степени эффективны из-за присутствия коммуникативных барьеров. Для того, чтобы сгладить барьеры, необходимо проводить неформальные мероприятия, которые помогут стереть различия в статусах персонала разных подразделений, а также поможет увеличению неформальных коммуникаций.



4.2 Анализ профиля характера руководителя отдела

Таблица 9.

Оценочный лист 1

Сумма баллов по секциям:

Отношение к людям Я: 6+6+7= 19 работник: 5+4+7=16

1. Отношение к делу Я: 4+4+5= 13 работник:4+3+5=12

2. Отношение к себе Я: 3+4+7= 14 работник: 3+4+7= 14

3. Отношение к вещам Я: 4+4+4=12 работник: 3+5+4=12

Общая сумма баллов Я: 19+13+13+12= 57 работник: 16+12+14+12=54

Проведённым анализом было выявлено, что наблюдается умеренное отношение к вещам и к делу, отношение к себе и к людям имеет значение выше среднего. Имеются небольшие расхождения между двумя мнениями в характеристиках принципиальность-беспринципность, трудолюбие-лень, бережливость - расточительность. Общая сумма баллов больше 48, следовательно, профиль управляющего является благоприятным для действий в группе.

При исследовании организации были использованы такие методы диагностики как интервью, наблюдение, анализ документов.



4.3 Диагностика системы управления

Выявленные в результате исследования проблемы АК "Алроса" представлены в таблице 10.

Таблица 10.

Выявленные в организации проблемы

№	Название проблемы	Важность проблемы	Наличие связи с другими проблемами	Неотложность проблемы	Тенденция развития
1	Снижение спроса на сдачу в аренду оборудования	Незначительная	Связано с проблемой 3	Не требует срочного решения, так как не является с основной деятельностью	Усиление
2	Неэффективные межличностные коммуникации	Значительная	Нет связи	Решать в ближайшее время	Нет динамики
3	Несовершенная работа маркетингового отдела	Незначительная	Связано с проблемой 1	Не требует срочного решения, поскольку данную функцию выполняет другое подразделение	Нет динамики

Таким образом, наиболее важная проблема в организации - "неэффективные межличностные коммуникации", которая требует решения в ближайшее время, иначе проблема может стать серьезной для организации.



Заключение

ПАО АК "Алроса" существует уже больше 20 лет и за это время сумело достичь больших успехов. На сегодняшний момент охранное предприятие "Маяк" отвечает за безопасность более чем 3000 объектов. Благодаря современному оборудованию и высокому профессионализму команды, группа охранных предприятий продолжает развиваться и надежно обеспечивает комфорт и безопасность своих клиентов.

АК "Алроса" является коммерческой, механической с элементами органической, корпоративной организацией. На нее воздействует многие прямые и косвенные факторы окружающей среды, на которые организация способна эффективно реагировать.

Основная цель компании увеличение прибыли на 4,5% к концу 2016 г. Для достижения поставленной цели компании необходимо обучить сотрудников новым программам, внедрить новые технологии, заключить договора на взаимовыгодных условиях, и расширить ассортимент оборудования для сдачи в аренду. Организационная структура АК "Алроса" построена по линейно-функциональной схеме, которая соответствует целям и миссии компании.

В компании проводится предварительный, текущий и заключительный контроль. Предварительный контроль осуществляется техническим отделом; текущий контроль - непосредственными начальниками подразделений и групп; заключительный проводит сам совет директоров компании.

Коммуникации в организации не в полной степени эффективны из-за присутствия коммуникативных барьеров. В ходе диагностики системы управления были выявлены проблемы: снижение спроса на аренду оборудования, неэффективные межличностные коммуникации, несовершенная работа маркетингового отдела. Наиболее значительной проблемой является "неэффективные межличностные коммуникации", которая требует решения в ближайшее время.

Таким образом, организация подтверждает свой успех вследствие взаимодействия с внешней средой, четкой постановки цели и эффективной системой управления.



Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Амакинской ГРЭ

АК "АЛРОСА" (ОАО)

_____________ И.Я.Павленко

"_____"_____________ 2015г.

Должностная инструкция начальника отдела кадров Амакинской геологоразведочной экспедиции АК "АЛРОСА" (ОАО)

1.Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела кадров Амакинской геологоразведочной экспедиции АК "АЛРОСА" (ОАО) (далее Экспедиция).

1.2. Должность заместителя начальника отдела кадров относится к категории руководителей.

1.3. Начальника отдела кадров подчиняется непосредственно начальнику Экспедиции.

1.4. В своей деятельности начальника отдела кадров руководствуется:

- Трудовым кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права и социального права (социальной защиты);

- основами делопроизводства, законодательными и нормативными правовыми актами, методическими материалами по кадровому делопроизводству, правилами ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

- правилами подсчета страхового стажа работников;

- порядком формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

- правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами организации;

- производственной и организационной структурой Экспедиции;

- порядком учета и составления отчетности по отделу кадров;

- правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и промышленной безопасности на опасных производственных объектах.

- нормативными актами АК "АЛРОСА".

1.5. Квалификационные требования

Начальника отдела кадров должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы в должности специалиста по кадрам не менее 5 лет.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Руководство работой отдела кадров Экспедиции в соответствии с "Положением об отделе".

2.2. Организация работы по комплектованию подразделений и аппарата управления Экспедиции высококвалифицированными кадрами специалистов, рабочих и служащих; поддержание постоянного контакта с центрами занятости населения, учебными заведениями, осуществление подбора и расстановки кадров по их деловым и моральным качествам, контроль за правильностью их использования на местах.

2.3. Проведение работы по формированию и подготовке резерва руководящих работников и специалистов на выдвижение, подготовка специалистов для командировки на работу за границу, подготовка для них необходимых документов.

2.4. Совместно с главными специалистами, службами и отделами экспедиции организует планомерную работу по подготовке, переподготовке рабочих кадров, повышению квалификации руководителей и специалистов экспедиции, а также специалистов служб промышленной безопасности, и охраны труда; контролирует её исполнение.

2.5. Участие в разработке штатных расписаний и обеспечение своевременного замещения штатных должностей.

2.6. Ведение учета всех категорий трудящихся Экспедиции по их качественному и количественному составу (расстановка кадров).

2.7. С участием других отделов и служб разработка на основе перспектив развития производства потребности в специалистах и квалифицированных рабочих. Составление расчетов и заявок потребности в молодых специалистах и практикантах, подготовка договоров с учебными заведениями, ведение переписки, оформление вызовов на работу. Организация распределения молодых специалистов и студентов по подразделениям, определение руководителей производственной практики, осуществление контроля за правильностью их использования на местах, состоянием стажировки, созданием для них жилищно-бытовых условий, ведение учета движения молодых специалистов.

2.8. Ведение установленной документации по кадрам, оформление, хранение, выдача трудовых книжек работников экспедиции.

2.9. Подготовка необходимых материалов для представления работников экспедиции к поощрениям, награждениям, присвоению почетных званий. Ведение учета ветеранов труда Амакинской ГРЭ, АК "АЛРОСА", России, пенсионеров и юбиляров. Подготовка приказов по этим вопросам, контроль за своевременностью вручения, учета и записей в трудовые книжки.

2.10. Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением правил внутреннего трудового распорядка. Периодическая проверка соблюдения работниками экспедиции установленного режима рабочего дня, выявление причин нарушений, подготовка по результатам проверок соответствующих приказов.

2.11. Обеспечение своевременной подготовки и представления в вышестоящие организации всей установленной отчетности по труду и кадрам, осуществляет переписку с гражданами сторонних организаций по вопросам трудоустройства.

2.12. Организация работы по проведению собеседования (аттестации) с руководителями и специалистами, участие в аттестации рабочих мест по условиям труда и пересмотре льгот и компенсаций по результатам аттестаций.

2.13. Осуществление контроля за движением кадров, анализ их текучести, подготовка предложений по её снижению и закреплению кадров. Анализ социальной структуры и качественного состава коллектива, принятие мер по их совершенствованию.

2.14. Участие в разработке программ обучения по промышленной безопасности для повышения квалификации, соответствующих разделов плана социально-экономического развития и коллективного договора.

2.15. Подготовка перечня рабочих мест, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение и поименного списка работников, пользующихся правом на льготное пенсионное обеспечение (ежегодно). Подготовка поименного списка работников экспедиции, пользующихся правом на льготное пенсионное обеспечение (ежегодно).

2.16. Выдача трудящимся экспедиции справок, консультаций, разъяснений по всем возникающим вопросам, касающимся трудовой деятельности, подготовка материалов для оформления пенсионных дел, их последующее представление в Управление пенсионной службы.

2.17. Выдача справок о трудовой деятельности работникам Экспедиции как в том числе и бывшим работникам, необходимых при оформлении пенсий по архивным материалам.

2.18. Подготовка списков работников Экспедиции, приобретающих право на пенсию на следующие (за текущим) 2 года.

2.19. Подсчет стажа работы на предприятии и оформление представлений на дополнительную пенсию неработающим пенсионерам, согласно "Положения о негосударственного пенсионного обеспечения работников АК "АЛРОСА".

2.20. Оформление приказов по личному составу, о нарушении трудовой дисциплины, в с соответствии с трудовым законодательством, действующими положениями и нормативными актами.

2.21. Подготовка индивидуальных сведений (форма АДВ, СЗВ и др.) на работников экспедиции, уходящих на пенсию, для предоставления в Пенсионный фонд г. Мирный.

2.22. Ведение учета личного состава экспедиции с применением компьютерных технологий (программа "БОСС - Кадровик" и др.).

2.23. Руководит работниками отдела.

2.24. Обеспечивать хранение информации, содержащей персональные данные работников, исключать доступ к ним третьих лиц, в том числе в свое отсутствие не оставлять на рабочем месте документы, содержащие персональные данные.

2.25. Выполнять разовые служебные поручения руководителя Экспедиции, функциональных руководителей Компании.

3. Права

3.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносит на рассмотрение руководителя Экспедиции предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся недостатков.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений Экспедиции и работников информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.3. Контролировать соблюдение в структурных подразделениях Экспедиции трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководителю Экспедиции об обнаруженных нарушениях.

3.4. Требовать от руководства Экспедиции оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

3.5. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.6. Вступать во взаимоотношения со сторонними организациями для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию начальника отдела кадров по поручению руководителя Экспедиции.

4. Ответственность

Заместитель начальника отдела кадров несёт ответственность за:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. Получив доступ к информации, составляющей коммерческую тайну (в связи с исполнением трудовых обязанностей), обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации несет ответственность в соответствии с законодательством РФ.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник ООТиЗ Е.Н.Гордиенко

Ведущий юрисконсульт О.А.Козлова

С инструкцией ознакомлена:

"___" ___________ 2015_ г. _______________ _____________________



Приложение 2

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе кадров Амакинской геологоразведочной экспедиции АК "АЛРОСА" (ОАО) п. Айхал

1. Общие положения.

1.1. Отдел кадров является функциональным отделом аппарата управления Амакинской геологоразведочной экспедиции, АК "АЛРОСА" (ОАО) (далее Компания).

1.2. Отдел кадров возглавляет (далее отдел) начальник отдела.

1.3. Начальник отдела организует работу отдела и руководит ее деятельностью в соответствии с целями, задачами и функциями, возложенными на отдел.

1.4. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом начальника Экспедиции.

1.5. На период отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность, прочее) начальника отдела его обязанности возлагаются на заместителя начальника отдела, который несет ответственность за работу отдела.

1.6. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работников отдела, в том числе начальника отдела определяются должностными инструкциями.

1.7. Прекращение деятельности отдела осуществляется на основании приказа начальника Экспедиции, в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Компании.

2. Основные цели и задачи

2.1. Основной целью деятельности отдела является проведение последовательной и системной кадровой работы в Экспедиции.

2.2. Основные задачи отдела:

- реализация кадровой политики Экспедиции;

- кадровый учет работников Экспедиции;

- разработка и реализация комплекса планов и программ по работе с кадрами;

- формирование обоснованных прогнозных планов потребности Экспедиции в кадрах в разрезе специальностей и квалификации;

- формирование и закрепление в Экспедиции работников требуемых специальностей и квалификации на основе применения научных методов прогнозирования и планирования потребности в кадрах;

- разработка мероприятий, направленных на улучшение качественного состава рабочих кадров, специалистов и руководителей Экспедиции, создание условий, стимулирующих рост профессиональной компетенции работников;

- формирование и подготовка резерва кадров для выдвижения на руководящие должности на основе всесторонней оценки деловых и личностных качеств;

- реализация непрерывной подготовки персонала с использованием практики оценок, переподготовки, повышения квалификации и стажировок;

- обеспечение соблюдения трудового законодательства в Экспедиции;

- обеспечение делового партнерства с профсоюзом "Профалмаз";

- взаимодействие с учебными центрами, заведениями всех типов в процессе подготовки и привлечения молодых рабочих и специалистов в Экспедицию;

- совершенствование системы профотбора и профориентации в целях активизации деятельности вновь принимаемых работников, сокращение срока их адаптации и закрепление на производстве;

- совершенствование процессов управления персоналом Экспедиции на основе внедрения передовых технологий кадровых разработок, стандартизации и унификации кадровой документации, применения технических средств;

- осуществление методического руководства работой с персоналом Экспедиции;

- взаимодействие с органами государственной власти, местного самоуправления, правоохранительными, контролирующими и иными органами по всем вопросам, связанным с управлением персонала и реализацией работниками Экспедиции своих трудовых прав.

3. Организационная структура

3.1. Структура отдела формируется исходя из условий и объема работы, возглавляемой на отдел для решения задач, стоящих перед Экспедицией.

3.2. Наименование должностей и численность работников отдела устанавливается штатным расписанием, утвержденным начальником Экспедиции.

4. Функции отдела

4.1. Разработка и совершенствование кадровой политики и стратегии Экспедиции.

4.2. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, анализ деловых и профессиональных качеств работников Экспедиции.

4.3. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на рекомендуемые должности.

4.4. Осуществление подготовительной работы, связанной с оценкой личных деловых качеств работников Экспедиции.

4.5. Разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контрактов с предприятиями аналогичного профиля, использования средств массовой информации.

4.6. Распределение и расстановка молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, организация проведения их стажировок и работы по адаптации к производственной деятельности.

4.7. Организация производственных практик студентов и учащихся.

4.8. Контроль разработки и реализации программ переподготовки кадров.

4.9. Заключение договоров с учреждениями профессионального образования, предприятиями по обучению и стажировке персонала.

4.10. Повышение квалификации работников Экспедиции, создание системы непрерывного обучения всех категорий работников.

4.11. Подготовка документов о командировании работников Амакинской ГРЭ в строгом соответствии с утвержденными постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004г №1, унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (раздел III Инструкции по ДОУ в АК "АЛРОСА" (ОАО), подраздел 5, пункт 5.1.5, а также приложение №3 к Инструкции по ДОУ" Альбом форм/образцов шаблонов/бланков документов, образующихся в деятельности АК" АЛРОСА" (ОАО) (по личному составу)", с приоритетным применением автоматизированной системы управления персоналом "БОСС - Кадровик".

4.12. Оформление персональных данных работников, внесение измененных данных, подготовка и выдача по требованию работников справок, копий документов, учет работников пенсионного и пред пенсионного возраста, оформление государственных и негосударственных пенсий согласно действующим правилам.

4.13. Прием, хранение, заполнение, выдача трудовых книжек работников Экспедиции в соответствии с действующими нормативными актами. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях и поощрениях ,систематическое пополнение личных дел, формирование архива документации согласно номенклатуры.

4.14. Составление и исполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях Экспедиции и соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины.

4.15. Ведение учета военнообязанных работающих в Экспедиции, составление отчетов в соответствии с действующими нормативными актами.

4.16. Изучение деловых и моральных качеств руководителей и специалистов с целью создания резерва кадров для выдвижения руководителей и специалистов на основе таких организационных форм как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

4.17. Анализ причин текучести, сменяемости кадров, иных данных по количественному и качественному составу персонала Экспедиции, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль их выполнения.

4.18. Подготовка запросов и ответов о трудовом стаже работников, ранее работавших в Экспедиции.

4.19. Организация работы по оргнабору, подготовке и направлению рабочей молодежи в высшие, средние учебные заведения и СПТУ.

4.20. Осуществление подбора специалистов для загранкомандировок, подготовка для них необходимых документов.

4.21. Подготовка и выдача по просьбам трудящихся справок, касающихся трудовой деятельности, а также отзывов и характеристик по запросам соответствующих органов.

4.22. Подготовка перечня рабочих мест, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение и поименного списка работников, пользующихся этим правом (ежегодно).

4.23. Ведение учета по государственному пенсионному страхованию личного состава Экспедиции с применением компьютерных технологий (персонифицированный учет).

4.24. Подготовка переодической отчетности (месяц, квартал, год) в сроки и по установленным формам.