Построение системы документооборота ООО НПП "Марганец" с использованием NauDoc

Любая система «путем дифференциации элементов развивается прогрессивно до известного предела, когда части целого становятся слишком различны в своей организации». На этой стадии дезорганизующий момент-следствие накопившихся системных противоречий - перевешивает силу дополнительных связей между частями и ведет к разрыву этих связей - дезингрессиям, к общему крушению организационной формы целого. «Результатом должно явиться или преобразование структуры, или простой распад».

Перенесение методов вполне объективно и непреложно доказывает возможность их развития к единству, к монизму организационного опыта. Но этот вывод не укладывается в сознании специалиста, как и вообще в обыденном сознании нашей эпохи. Всякий шаг, приближающий к такому единству, встречает сначала ожесточенное сопротивление большинства специалистов, - история науки дает тому массу примеров; и затем, когда объединительная идея одерживает победу, принимается специалистами, то это нисколько не уменьшает их сопротивления следующему шагу. Оно вытекает из самого механизма мысли, порождаемого специализацией; механизм этот таков, что специалист невольно стремится отграничить свое поле работы, знакомое и привычное, от остального опыта, ему чуждого и порождающего в нем чувство неуверенности; там, где границы разрываются, где происходит сближение областей и приемов работы, специалист ощущает это, как вторжение чего-то постороннего, даже враждебного, в его личное хозяйство и усваивать это новое для него несравненно труднее, чем идти по старому, протоптанному пути.

Эти два организационные типа отнюдь не противоположны один другому, как может с первого взгляда показаться. Эгрессивный центр далеко не всегда более пластичен, чем его периферия, - часто он даже гораздо ее консервативнее; закрепление активностей не противоположно их концентрированию, - нередко, напротив, является для него необходимым условием. Соотношение обоих типов лучше всего для нас выяснится на случаях, где они реально соединяются. Из них особенно важный и интересный - «авторитарные» формы социальных комплексов.

«Авторитет» - это не просто эгрессивный центр какой-нибудь организации людей, не просто фактический её руководитель.

К формирующим механизмам относятся конъюгация (соединение комплексов), ингрессия (вхождение элемента одного комплекса в другой) и дегрессия (распад комплекса). Универсальный регулирующий механизм обозначается Богдановым термином «подбор» и распространяется на процессы сохранения и разрушения всех видов систем.

Создавать ингрессии практически человек может только в поле своих коллективно-трудовых мускульных усилий, следовательно, в ограниченных рамках. Но эти рамки постоянно расширяются с прогрессом труда. Притом опыт показывает, что посредством вводных звеньев, целесообразно выбранных, одного или нескольких или многих, возможно установить реальную связь между любыми комплексами, как бы ни были они взаимно удалены в поле труда, или взаимно несовместимы по направлению активностей. Можно координировать усилия работников, находящихся на противоположных сторонах земного шара: надо только ввести между ними достаточное число телеграфных станций и проводов; можно устроить переговоры между ожесточенно бьющимися врагами, - надо только найти подходящих посредников: можно добиться взаимного понимания и точного согласования действий между эскимосом и папуасом, между английским рабочим и русским крестьянином, - нужны только знающие и толковые переводчики; можно соединить огонь и воду для приготовления пищи, нежные клетки мозговых центров и стальное орудие - для производства или разрушения, и т.д.

Разрыв тектологической границы между двумя комплексами есть вообще начало их конъюгации, момент, с которого они перестают быть тем, чем они были, - тектологическими отдельностями, и образуют какую-то новую систему, с дальнейшими преобразованиями, возникновением связок, дезингрессий частичных или полных, - словом, это организационный кризис данных комплексов.

Образование тектологической границы, создавая из данной системы новые отдельности, также делает ее, в организационном смысле, не тем, чем она была; это также ее кризис, только другого типа. Все кризисы, наблюдаемые в жизни и природе, все «перевороты», «революции», «катастрофы» и прочие, принадлежат к этим двум типам.

Обратившись к рисунку 4. Организационные особенности становления малого бизнеса на примере ООО НПП «Марганец» можно увидеть, что с начала 2007 года и по настоящее время на предприятии протекает процесс превращения в скелетную систему.

Именно благодаря этому работа предприятия приносит прибыль, и дальнейшая цель руководителя - собственника - расти и развиваться, разрабатывая новые технологии производства ферросплавов и частично инвестируя их производство, с целью дальнейшей реализации.

Заключение

Проведенное исследование автоматизированных систем документооборота дало возможность предложить основные критерии и характеристики осуществления качественного анализа, определить перечень основных параметров для дальнейшего совершенствования информационной системы ООО НПП «Марганец». При этом были рассмотрены особенности технологического процесса делопроизводства. На основании изученного материала по данной теме предложен способ оценки эффективности внедрения автоматизированной системы электронного документооборота NauDoc.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний.

NauDoc - программный комплекс, разработанный компанией NAUMEN для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов. NauDoc позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.

Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.
Все эти действия осуществляются через web_интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.

Следствиями перехода на электронный документооборот являются:

· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

· повышение уровня обслуживания клиентов;

· укрепление исполнительской дисциплины;

· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

Список литературы

1. «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Постановление правительства Российской Федерации №65 от 28 января 2002.

2. Богданов А.А. Тектология: Всеобщая организационноя наука. В 2-х книгах. М.:Экономика, 1989. - 248 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд.-М.: Экономистъ, 2003.-528 с.

4. Ильин И.А. Собрание сочинений: Гитлер и Сталин. - М.: Русская книга, 2004. - 624., 1 л.ил.

5. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы/А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; под ред. А.М. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп.-М.: Финансы и статистика, 2004.-624 с.: ил.

6. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник/под ред. проф. В.В. Трофимова. - М.: Высшее образование, 2006. - 480 с.

7. Семёнов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - 3-е издание.-М.: Издательско-торговая компания «Дашков и К», 2006. - 122 с.

8. Социология. Основы общей теории: Учебник для вузов / Отв. ред. академик РАН Г.В. Осипов, действительный член РАЕН Л.Н. Москвичев.-М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА-ИНФРА-М), 2002.-912 с.

9. Фатхутдинов Р.А. Организация производства: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп.-М.: ИНФ-М, 2005. - 89 с.

10. Чернов В.Н. Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления: Справочник-М. Изд-во «Мысль», 2005-94 с.