Становлення та розвиток діловодства з IX по XIX ст.

У Генеральний регламент включена спеціальна (ХІІV) глава про архіви. У ній передбачалося створення: а) поточних архівів при канцеляріях і конторах, в яких зберігаються протягом трьох років "книги, документи, поділа, реєстратури", що чинять, би) архівів колегій, в які канцелярії і контори здають документальні матеріали після закінчення трьох років і в) державних архівів, куди всіма колегіями повинні задаватися "особливі статути, регламенти і всі документи", потрібні для довідок. Генеральним регламентом проектувалася освіта два таких архівів: першого при Колегії закордонних справ, для зберігання документальних матеріалів, "які не торкаються приходу і витраті", і другого при Ревізіон-колегії для зберігання справ, доходів, що відносяться до обліку, і витрат.

Створення вказаних архівів (за винятком державних, таких, що залишилися в проекті) є додатковим свідоцтвом розвитку документування, коли поряд з канцеляріями і конторами, ведучими діловодство, виникають самостійні частини установ архіви, на обов'язку яких лежить зберігання і організація використання документальних матеріалів, що утворилися в діяльності колегій. Назва "архів" вперше згадана в Генеральному регламенті.

Як же групувалися документальні матеріали в цих архівах.

У колезькому діловодстві здійснювалася, порівняно з наказовим, чіткіша система організації документів. Окрему групу складали укази, журнали, протоколи, що представляють зазвичай складні документи і груповані по номінальному. авторській і хронологічній ознакам. Особливу категорію надавали книги, в назвах яких зазвичай розкривався і вміст. Основну ж масу первинних комплексів складали справи: у справи документи групувалися за змістом (наочно-питальна ознаці) і часто по кореспондентському, географічному ознакам. Вживання географічної ознаки при угрупуванні документів частково пояснюється і тим, що структурні підрозділи в колегіях відали не лише окремими питаннями, але і тими або іншими територіями держави. У зв'язку з цим поділа, сформовані в канцеляріях, столах і повитьях, представляли документацію більш менш певного вмісту і що відноситься до певної території.

Здані в архів справи описувалися і до описів складалися алфавіти особистих імен.

Введення в дію "Табелі про ранги", будучи кульмінаційним пунктом в оформленні правового положення дворянства служивого і чиновної бюрократії, наклало свій відбиток і на документування. Річ у тому, що в результаті привласнення чинів і встановлення чиновної ієрархії, було введено як обов'язковий титулування, у тому числі і при письмових стосунках. Знання титулів, що уживалися в царській Росії, у ряді випадків допомагає дозволу таких питань, пов'язаних з документами, як встановлення авторства, датування і тому подібне.

Титулування, тобто особливі найменування високопоставлених н посадових осіб, застосовувалося і раніше. Але лише з XVIII ст, з виданням Табелі про ранги (від 24 січня 1722 р.). титули і титулування були приведені в закінчену систему.

Як відомо, Табелью про ранги всьому складу державних чиновників імперії були привласнені чини. Всього було встановлено чотирнадцять класів чинів: морських, сухопутних, цивільних, починаючи від генерал-адмірала, генералісимуса, фельдмаршала, канцлера, дійсного таємного радника (I клас) і кінчаючи прапорщиком, корнетом, колезьким реєстратором (14-й клас).

Чинам, вказаним в Табелі про ранги, привласнені були загальні титули. Приватними титулами були позначення самого чину, вказані в табелі (адмірал, генерал, полковник, таємний радник, статський радник, титульний радник і т. п.)

Окрім титулів, придбаних чином, були приватні титули, нагородженні за посадою (напр., р. предводитель дворянства, р. губернатор і т. п.). Загальні титули в цьому випадку привласнювалися відповідно до положення особи на державній службі і згідно з класами посад, розділених так само, як і чини, на 14 статей 3).

Третій вигляд титулів зв'язувався з походженням. Приватними титулами, що позначили походження, були: світлий князь, князь, граф, барон, дворянин. Цим приватним титулам додавалися і загальні титули.

Духівництво, підрозділене на мірі, також титулувалося.

Всі ці титули уживалися аж до Великої Жовтневої соціалістичної революції.

Хоча питання документування діяльності місцевих установ і зачіпаються в законодавчих актах уряду Петра I ("Регламент або статут Головного магістрату", "Інструкція або наказ воєводам", "Інструкція, або наказ земським камерірам в губерніях і провінціях", "Інструкція земським рентмейстерам, або скарбникам, в губерніях і провінціях"), але в закінченій формі ці питання знайшли віддзеркалення в "Установах для управління губерній" від 7 листопада 1775 р.

Губернська реформа Катерини II, зроблена в цілях подальшого зміцнення ролі дворянства в управлінні країною, внесла одноманітність до пристрою губерній шляхом розмежування в них адміністративних, судових і фінансових справ.

Результатом реформи 1775 р. з'явилася ліквідація більшості колегій, з яких були залишені лише три Закордонних справ, Військова і Морська. Нові губернські установи, що знаходилися в руках дворянства, підкорялися безпосередньо Сенату і цареві.

"Установи" детально визначили не лише місце і функції присутствених місць: губернського правління, казенної палати, судових установ і ін., але і порядок діловодства в цих установах, порядок, заснований в головних межах на вказівках Генерального регламенту.

Особлива увага в "Установах" приділена встановленню ієрархії "властей і місць" і визначенню порядку стосунків між ними. Листування між установами перетворюється на своєрідний ритуал, який потрібно добре знати, щоб займати місце в бюрократії служивого.

Для стосунків певних "властей і місць" встановлювалися певні види документів, залежно від положення установи в ієрархічних сходах. Створювалася ієрархія не лише установ, але і документів.

Так, губернатори отримували від верховної влади укази і представляли рапорти і доношенія. Всім установам губернії - губернському правлінню ("коли в нім губернатор не присутній"), судовим палатам, наказу суспільного піклування, совісному суду губернатори давали пропозиції і отримували від них вистави. З городничими і земськими справниками губернатори зносилися розпорядженнями і приймали від них рапорти і доношення.

Губернське правління, окрім як від царя і Сенату, указів ні від кого не приймало, посилаючи цареві і Сенату рапорти і доношення. Всім підлеглим місцям і посадовим особам управам благочинності, судам повітів і земських, магістратам, ратушам, городничим, справникам губернське правління посилало укази і отримувало від них рапорти і доношенія. З судовими палатами, наказом суспільного піклування і совісним судом губернське правління зносилося повідомленнями.

Казенна палата від верховної влади і Сенату отримувала закони, укази, веління, представляючи, у свою чергу, рапорти і доношення. Підлеглим управлінням, а дорівнює поліції (міською і земською), судовим місцям повітів казенна палата посилала укази і розпорядження, отримуючи від них рапорти і доношенія. З губернським правлінням, судовими палатами і іншими рівними ним органами казенна палата зносилася повідомленнями.

Цей ієрархічний порядок стосунків, встановлений для місцевих установ в XVIII столітті, був поширений в XIX ст і на центральний державний апарат.

Залежно від об'єму роботи місцевих установ, їх канцелярії полягали, не рахуючи секретаря, з різного числа чиновників: реєстраторів, протоколістов, писарів і ін. У "присутність" губернських установ входили радники і асесори, що мали право підписання документів. У судових установах присутність складали голова, радники і засідателі.

Порядок вирішення справ в присутності в основному був колегіальним. Як і в колегіях, справи вирішувалися в результаті їх обговорення в присутності. Колегіальне вирішення справ по раз і назавжди встановленому порядку відрізнялося повільністю і тяганиною. Підготовка справ до слухання на колегії була пов'язана з представленням ряду документів, з'ясуванням шляхом листування тих або інших відомостей. Питання про здобуття потрібних відомостей у справі так само, як і про відсилання тих або інших документів до інших установ, вирішувалися присутністю.

При передачі справ в нову інстанцію було потрібне представлення всього попереднього виробництва. При русі по інстанціях справи зростали, як сніговий кому. Весь процес руху: документів тих, що "входять" і "витікаючих" реєструвався у ряді журналів, книг, реєстрів. Складність виробництва справ в присутствених місцях, відсутність законодавства, що кодифікує, створювали вдячний грунт для посадових злочинів.

Документи, що поступають до установи, повинні були прийматися лише в самій установі. На "вхідному" документі головою присутності або старшим членом наголошувалася дата вступу документа, після чого він заносився в реєстр вхідних паперів і в доповідний реєстр. Зареєстровані документи розподілялися по відповідних виконавцях і заносилися в цілях встановлення черговості слухання справ в настільний реєстр. Окремі настільні реєстри велися для реєстрації указів вищої влади, що виконувалися в першу чергу, і окремо для всіх останніх справ. Секретарем присутності вівся розпис вирішених і невирішених справ з вказівкою, де знаходяться ці справи.

"Установами" вводилося правило складання у кожній справі, що поступила в присутність, доповідної записки ("випіси"), що була коротким викладом даної справи по суті, а також заслання на відповідні статті законів. У викладі вказувався ініціативний документ (указ, прохання, доношеніє і ін.), яким збуджувалася справа, і описувалося, із засланням на документи, все подальше виробництво у справі. У довідках приводилися текстуально або в скороченій передачі свідоцтва, акти і інші докази. У засланнях вказувалися статті законів і в необхідних випадках приводилися виписки з них. Доповідні записки скріплялися по листах секретарем, несучим відповідальність за точність записки і за відповідність її форми закону.

Складання доповідної записки вимагало великого уміння: вона була документом, на підставі якого (зважаючи на велику кількість документів в справах) зазвичай і вирішувалася справа. Складання доповідних записок використовувалося чиновниками-крючкотворами для різних вимогательств.

Діяльність присутності документувалася в журналі, що представляв детальний протокол засідань присутності, що складався по певній формі. На підставі протоколу прийняте рішення формулювалося у вигляді "вироку" або "визначального рішення", що включалися до складу справи. Прийняті рішення, крім того, наголошувалися в доповідному реєстрі. Вирок оголошувався сторонам, що беруть участь в справі, а якщо справа вироблялася по указу вищестоящої установи, то виготовлявся витікаючий документ (указ, рапорт, доношеніє і пр).

"Витікаючі" документи записувалися дослівно в реєстрах, яких було два: один реєстр служив для реєстрації рапортів, донесень, вистав, а інший для реєстрації повідомлень рівним установам, а також указів і розпоряджень підлеглим установам і особам.

Журнали, протоколи і "витікаючі" документи скріплялися секретарем і підписувалися всім складом членів присутності. Кожна присутність мала свій друк, якому, окрім підписів, упевнялися документи.

Для полегшення відшукання справ, до реєстрів створювався довідковий апарат алфавіти установ і осіб, яких стосувалися справи. Про свою роботу установи складали щомісячні звіти, а про кількість і склад прослуханих справ термінові відомості.

Поряд із загальними нормами, в діловодстві окремих центральних і місцевих установ залежно від характеру їх діяльності, природно, були і особливості.

Так, в губернських правліннях зосереджувалося документування різних сторін економічного життя губернії: стану промисловості, міського, дорожнього будівництва, стани податного населення і так далі В городових магістратах велися книги для реєстрації явочних актів при здійсненні різних операцій і при протесті векселів. У судах повітів велися книги запису купчих і кріпосних грамот, контрактів і умов, полюбовних казок.

Документування діяльності губернських дворянських депутатських зборів, окрім журналів, протоколів, подів, виражалося у веденні родовідних книг. У дворянських списках були відомості, що характеризують маєтки, узяті в опіку.

У міських думах, створених на підставі "Грамоти на права і вигоди міст Російської імперії" (1785 р.), велися книги, де записувалися зведення про економічний стан міст, про положення міського населення, велася різного роду листування.

У всіх установах створювалася документація по грошовій і матеріальній звітності.

Для оформлення операцій в XVIII ст, як правило, встановлюється письмовий порядок їх здійснення.

Поступово складаються три форми укладення договорів: кріпосна, явочна і домашня.

При кріпосному порядку договори, головним чином, на нерухоме майно, складаються у "кріпаків справ" в губернських, провінційних і воєводських канцеляріях, а з виданням закону 1775 р. в палатах цивільного суду і судах повітів. Кріпосні акти писалися на гербовому папері і здійснювалися при свідках. Після твердження акти вносилися в кріпаки книги.

При явочному порядку, складені учасниками договори, реєструвалися ("були") і упевнялися маклерами (пізніше нотаріусами). Домашні акти писалися і підписувалися лише учасниками договору, а також свідками.

Договірні акти складалися на купівлю продаж майна, на наймання особистих послуг, підряди і постачання і так далі Кріпаком, явочним і домашнім порядком оформлялося і спадкове право (духівниці).

У Установах для управління губерніями" визначається і порядок ведення архівів в місцевих установах.

Архів установи ділився на поточний і остаточний. У поточному архіві зберігалися статути, регламенти, інструкції і інші довідкові матеріали для постійного користування. У остаточний архів задавалися по опису закінчені виробництвом справи, а також документи, не потрібні для поточного виробництва.

Документи місцевих установ групувалися в основному по наочно-питальній ("поділа"), а також номінальній, географічній, кореспондентській і хронологічній ознакам.

XVIII століття в розвитку діловодства характеризується безперервним наростанням бюрократичного початку, із значенням чиновництва, що набиралося з дворян, що все посилюється. Колезьке діловодство в установах представляло детально регламентований обряд, складності якого сприяла громіздкість державного апарату і його неповороткість. В той же час це був один з прийомів, яким панівний клас користувався, щоб тримати експлуатовану більшість в своєму підпорядкуванні. Законодавче регулювання всіх областей діловодства в державних установах також є характерною межею цього періоду.

3.2 Спеціальні системи документування

Документування бухгалтерського і статі-стічеськогоучета. У XVIII ст продовжувався розвиток простого бухгалтерського обліку. Унаслідок зростання товарно-грошових стосунків і ускладнення завдань обліку, що продовжувалося, збільшилося число книг простого обліку, що охоплюють певні види господарських операцій.

Про увагу до питань обліку вже на початку XVIII ст свідчить установа контор при колегіях, які "тільки рахункові справи управляють". У конторах велися наступні книги: книга для запису всіх "вхідних" документів; меморіальна книга для запису всіх "витікаючих" документів, книга чернеток, або "концептів" ("вигадувань чорних"); ця книга виходила шляхом з'єднання в одній палітурці чернеток і застосувань, що відносяться до них (прохань, доказових листів і інших виправдувальних документів); книга для обліку справ і книг контори; розписочна книга на видачу документів, і книг з контори; книга "резолюцій" статутів, регламентів, інструкцій. Крім того, в конторах могли заводитися і інші книги залежно від спеціальних потреб. Перерахований склад книг, звичайно, не означає, що в конторах не було власне рахункових книг, прибутково-видаткових і інших, як це буде з'ясовано нижче. Тут же поважно підкреслити створення спеціального апарату (контор) для документування обліку.

Проста система обліку могла задовольняти потреби обліку господарської діяльності лише до певного моменту. Безперервне розширення і ускладнення господарської діяльності державних установ і приватних підприємств зажадало вживання системи подвійного обліку. Виникнення цієї системи відноситься ще до XI ст і зв'язано з діяльністю італійських банків. У подальшому ця система поступово удосконалювалася. У епоху Відродження вона отримала опис в працях італійців Бенедікто Котрульі (1458 р.) і Луки Пачиолло (1494 р.).

Особливістю подвійного обліку є те, що він дає можливість мати уявлення не лише про окремі види (як при простому обліку) господарської діяльності, але і про загальні її результати.

Це досягається складанням балансу особливої таблиці, що показує стан господарської діяльності на певну дату.

Баланс складається на підставі записів в головній книзі, якої немає при простому обліку. Для контролю правильності запису в головній книзі ведеться журнал, в якому всі операції реєструються в хронологічній послідовності.

У головній книзі всі операції господарства реєструються в систематичному порядку на так званих рахівницях, які відкриваються . для обліку окремих видів операцій (напр., рахунок каси, рахівниць товарів, рахівниць майна, рахівниць дебіторів, рахівниць капіталів і т. д.). Кожен рахунок в головній книзі складається з двох частин "дебету" (ліва сторона) і "кредиту" (права сторона).

Особливість головної книги полягає в тому, що кожна операція в ній записується двічі (подвійний запис): по дебету одного рахунку і кредиту іншого, пов'язаного з першим ("що кореспондує") рахунки. При покупці, наприклад, товарів за готівку, в одній і тій же сумі "дебітуєтся" рахівниць товарів і "кредитується" рахунок каси, оскільки рахунок товарів в цьому випадку збільшується, а рахунок каси зменшується на одну і ту ж суму.

Для складання балансу по кожному рахунку головної книги виводиться залишок ("сальдо") на день складання балансу (напр., залишок грошових коштів, товарів, заборгованості, майна, капіталу і т. д.).

Для здобуття балансу виведені по всіх рахунках головної "книги залишки підрозділяються на дві групи: актив і пасив. У актив включаються залишки по тих рахунках головної книги, які показують засоби господарства, тобто в які операції ці засоби вкладені (напр., грошові кошти, майно, товари, заборгованість господарству, витрати і т. д.). У пасиві групуються залишки по тих рахунках головної книги, які показують джерела засобів, розміщених в активах, тобто звідки останні отримані (напр., капітали, позики, кредити, прибуток і т. д.). Зрозуміло, що в активі може бути показане стільки засобів, скільки їх в пасиві, і, отже, актив завжди дорівнює пасиву. Звідси і сталася назва "баланс", тобто "рівновага" (в даному випадку активу і пасиву).

На початок XVIII ст система подвійного обліку вже отримала теоретичну розробку і поширення в західно-європейських країнах.

У Росії перші вказівки про вживання подвійного обліку є в законодавстві першої чверті XVIII ст, коли в російській мові з'являються терміни "баланс", "дебет" і "кредит", "бухгалтер" .

Термін "баланс" вперше спожитий в регламенті адміралтейства і флотів (5 апр. 1722 р.), правда, не зовсім в тому значенні, в якому він охарактеризований вище.

У "Статуті про банкротів" (15 грудня 1740 р.) баланс характеризується вже правильніше. "Всякий справжній купець, вказано в Статуті, після закінчення року книги свої закінчує і лагодить баланс; і тако він вельми може відати, в якому він стані знаходиться, а при збитках, що трапилися йому, дивлячись в закінчені раніше книги і баланс, що чинить, йому тієї ж години видно бути має, чи може він ще борги свої заплатити чи ні". У Статуті містяться також вказівки про обов'язковість виправдувальних документів.

Особливо детально питання обліку знайшли віддзеркалення в іменному указі Сенату від 8 червня 1799 р. "Про іменування склалася для промислів і торгівлі по Північно-східному морю Російсько-американською компанією" .Согласно указу компанія повинна була вести наступні книги:

1. "Капітальну" для запису "ськладственного капіталу", роздільного на акції, з вказівкою їх ціни, а також для запису прибутку або збитку, падаючих на акції;

2. "Книгу капітальних листів і свідоцтв" для запису при числяємой до "ськладственному капіталу" прибули;

3. "Книгу протокольну" для запису всього, що пов'язане з видачами Компанії; 4. "Річну касу" для запису приходу і витрати готівкових грошових сум;

5. "Вексельну книгу" для обліку векселів;

6. "Книгу генеральних відомостей" для обліку приходу і розходу компанійського капіталу;

7. "фактури-накладну" для запису відправки товарів;

8. "Прибуткову товарну" по обліку приходу товарів;

9. "Відпускну товарну" для обліку відпустки товарів;

10. "Алфавіт робочий" для запису службовців компанії і розрахунку з ними.

Питання бухгалтерського обліку по подвійній системі знайшли своє віддзеркалення і в спеціальній літературі, в таких книгах як "Ключ комерції або торгівлі, тобто наука бухгалтерії" (1783 р.), "Повчання, необхідне потрібне для російських купців, а більш для молодих людей" (1788 р.), "Поважний купець або наука бухгалтерії, показующая, яким чином виробляти власною, по комісіях і товариський торг як в державі, так і в поза оним, водою і сухим дорогою" (1790 р.).

Про безперечний інтерес до питань бухгалтерського обліку свідчить і видане в Курську в 1795 р. переведення книги Іоана Стіллігера "Грунтовне керівництво подвійного або італійського рахівництва купецького".

Подвійний облік у всіх цих роботах знайшов свій досить повний опис. Значення статистичних джерел для XVIII ст мають церковні метричні книги, в яких з 1702 р. записувалися народження і смерті.

Указом 26 листопада 1718 р. '') були введені не подвірні, як в XVII ст, а подушні переписи населення, названі ревізіями. По указу Сенату 22 січня 1719 г.) "О чиненні загального перепису людей податного стану для обкладення населення подушною податтю і квартирною повинністю" була проведена перша ревізія. Період ревізій зазвичай розтягувався на ряд років, що допускало можливість подвійного рахунку податного населення. Іншим недоліком ревізій було те, що вони охоплювали лише податноє населення; з перепису виключалися, напр., дворяни, козаки, неросійські народності і так далі Оскільки ревізії вироблялися у фіскальних цілях. то отримані дані часто були неточними.

Основним документом статистичного обліку при ревізіях були ревізські казки, в яких в порядку номерів сімей враховувалися "душі" чоловічої і жіночої статі.

На підставі ревізських казок казенні палати складали губернські зведення, що служили для підрахунку населення по всій країні.

У XVIII ст зароджується ідея створення центрального статистичного органу. Прібильщик А. А. Курбатов запропонував проект установи особливої "кабінету-колегії", на яку передбачалося покласти функції статистичного органу. Але цей проект (як і інші) здійснений не був.

У XVIII ст починається розробка багатьох питань статистики, в якій взяли участь такі учені як М. Ст Ломиносів, Н. Ст Татіщев, А. Т. Болотов, П. І. Ричков і ін. Велику роль в розробці окремих питань зіграло Вольне економічне суспільство.

Вотчинно-поміщицька статистика знайшла своє віддзеркалення у ряді інструкцій по управлінню вотчиною і маєтками (Інструкція А. П. Волинського 1724 р., Інструкція управителям палацових волостей 1725 р., Інструкція В. Н. Татіщева 1742 р. і ін.)

Дипломатична документація. На форми дипломатичної документації XVIII ст впливали норми не лише національного, але і міжнародного характеру. Вплив національних норм помітніше в раніший період розвитку дипломатичної документації (приблизно до XVIII ст). Норми міжнародного права визначають форми дипломатичної документації в пізніший час, починаючи з XVIII ст.

У міру розвитку дипломатичних стосунків склад і характер дипломатичної документації ускладнювався. Зростання і зміцнення міжнародних зв'язків Російської держави супроводилися розвитком дипломатичних стосунків, що привело до створення у ряді країн постійних дипломатичних представництв. Особливо помітні зміни в складі і характері дипломатичної документації відносяться на початок XVIII ст..

Договірні стосунки з іноземними державами знаходять віддзеркалення в трактатах і договорах (загальних угодах), конвенціях (угодах по окремих питаннях), інструментах (різних додатках до договорів) і протоколах. Цим актам додавалася форма викладу, якою підкреслювалися урочистий характер і високе положення сторін, що беруть участь в складанні актів. Окрім підписання, міжнародні акти скріплялися друком. Велике значення надавалося і зовнішньому оформленію.акта що виконувався з особливою ретельністю.

Стосунки Колегії закордонних справ і дипломатичних представників з іноземними урядами здійснювалися нотами, мемуарами, меморандумами, записками і листами. Нотами називалися повідомлення або запити, що направляються іноземному уряду. Мемуари, на відміну від нот, носили більш діловий характер і складалися по окремих питаннях. Вони представлялися як главі іноземної держави, так і її міністрам. Мемуар, сформульований в сильних виразах і що містив рішучі вимоги уряду, називався ультиматумом. Мемуар, що містив історичну довідку з питання або пояснення у справі. при цьому позбавлений офіцилиюго характеру, називався меморандумом. Поточні стосунки дипломатичних представників з іноземними урядами здійснювалися за допомогою листів.

З російським урядом його дипломатичні представники зносилися реляціями, листами, депешами. Реляції були донесення імператорові по важливих політичних питаннях. Реляції складалися в результаті детального, інколи тривалого, вивчення питань і відрізнялися усебічністю. Листи адресувалися на ім'я канцлера або віце-канцлера. Ця форма стосунків дипломатичних представників відрізнялася великою свободою. Проте, вживання листів було обмежено рескриптом 7 квітня 1717 р., в якому наказувало, щоб дипломатичні представники "надалі писали до двору про всякі справи реляціями на ім'я государя, а не листами до канцлера". Ширше вживання реляцій привело до їх розділення на ординарних про поточні справи, і секретні, тобто повідомлення про важливі політичні події.

Указом 7 квітня 1733 р. була наказана форма секретнейших реляцій, які повинні були не лише писатися на ймення імператриці, але і адресуватися в її власні руки. У другій половині XVIII ст секретні і секретнейшие реляції майже виходять з вживання, замінюючись листами, і лише в 1797 р. відновлюється ця форма стосунків як обов'язкова. Окрім реляцій і листів, дипломатичні представники в стосунках зі своїми урядами користувалися депешами, які представляли термінові донесення з місця служби і посилалися з кур'єрами або поштою.

Документами, котрі дипломатичні представники отримували перед відправленням до місця призначення, були кредитивні грамоти, інструкції, паспорти. У кредитивних грамотах визначався ранг дипломатичного представника (повноважний міністр, посол і т. п.). Кредитивні грамоти зазвичай виготовлялися в двох екземплярах у вигляді оригінала і засвідченої копії. Оригінал кредитивної грамоти вручався главі іноземної держави при виставі, а копія пересилалася міністрові або статс-секретареві закордонних справ. Інструкція дипломатичному представникові визначала "образ його дій" і замінювала наказ. Вона підписувалася і затверджувалася імператором. Екземпляр інструкції з підписом імператора міг бути залишений в Колегії закордонних справ. і в цьому випадку дипломатичному представникові видавалася інструкція за підписом канцлера. Найчастіше інструкції викладалися за пунктами. Паспорт, що видається дипломатичному представникові, був посвідченням його особі і екстериторіальності.

Поточні вказівки уряду дипломатичні представники отримували у вигляді рескриптів, які стосувалися зазвичай або окремих питань, або осіб. Рескрипти були ординарними, секретними і секретнішими. Для здійснення секретних стосунків застосовувалися також партикулярні (приватні) листи, що називалися інколи "цидулямі", "цидулкамі", "особливими листами".

Про форму грамот, закордонних справ, що відправляються Колегією, до дипломатичних представників, є вказівки в "веденні" з Колегії закордонних справ в канцелярію Сенату від 29 березня 1719 р. На початку грамот належало вказувати скорочений титул імператора. Далі слідувало звернення до дипломатичного представника відповідно до його рангу ("ясновельможний, нам любезноверний", або "високовроджений", або "благородний") і двір, при якому представник полягав. В кінці грамоти позначалися число, місяць і рік. Грамоти підписували власноручно імператор і канцлер. До грамот прикладався середній державний друк. В цілях збереження таємниці значна частина дипломатичних документів шифрувалася. Для зашифровуваної колегія і дипломатичні представники користувалися ключами ("цифірниє азбуки", або "цифри"), причому для дешифровки до документа підшивався особливий аркуш паперу. Секретнейшие рескрипти посол повинен був дешифрувати особисто. Дипломатичні представники повинні були з особливою обережністю застосовувати шифровану передачу нот іноземних урядів з причини того, що спостерігалися випадки, коли такі ноти особливо важливого значення повідомлялися дипломатичному представникові навмисно, щоб мати можливість перехопити ноту в зашифрованому вигляді при її пересилці і за допомогою відомого вже тексту вивчити ключ до шифрів.

Систематизація дипломатичних документів вироблялася, по країнах, мові документів і міри секретності.

Військова документація. Склад військової документації в XVIII ст визначався як вказівками Генерального регламенту, так і іншими актами. У Військовій колегії велися журнали, з яких робилися у вигляді визначень і вироків виписки по окремих питаннях. Від верховної влади колегія отримувала укази, які записувалися в особливу книгу. Вказівки вищим воєначальникам виражалися у формі рескриптів. Вищі воєначальники доносили імператорові реляціями. Стосунки (листування) між начальницькими особами здійснювалися рапортами, донесеннями, записками, листами. Останні застосовувалися при стосунках високопоставлених осіб.

Розпорядження підлеглим особам оформлялися у вигляді наказів, ордерів, розпоряджень. Роз'яснення до виконання наказів, давалися в інструкціях, повчаннях, правилах. Підлеглі докладали своїм начальникам рапортами і донесеннями.

Облік чисельного складу військових частин здійснювався в штатах, табелях, списках, відомостях. Офіцери отримували патенти на чин, нижнім чинам видавалися паспорти і атестати. Відрядження військовослужбовців оформлялися вбраннями.

Хід військових дій відбивався в журналах військових дій, в дислокаціях, диспозиціях, припущеннях, розташуваннях військ. і інших видах документів.

Для більшості вказаних видів документів поступово складаються стійкі формуляри. Великою виразністю і лаконічністю відрізнялися рапорти, донесення, реляції, повчання, інструкції великого російського полководця А. Ст Суворова, що умів в декількох точних словах передавати великий вміст.

Висновок

В літописі передається вміст договорів Київської держави з Візантією, князів Олега в 911 р. і Ігоря в 944 р. Договірні стосунки з греками, згідно зі свідченнями літопису, були і раніше: у 876 р. був відновлений договір з греками. Договори полягали і з іншими народами, наприклад, князя Володимира з волжськими болгарами, про якого згадує літопис від 985 і 1006 рр. У договорі 911 р. згадується про вживання росіянами письмових заповітів, в договорі 944 р. про постачання російських кораблів, що вирушали до Візантії, грамотами. Від XII ст. збереглися - дарована грамота на землю, виробництво суду, збір дані, дана великим князем Мстиславом Володимировичем (сином Володимира Мономаха) спільно з сином князем новгородським Всеволодом Новгородському монастирю Юрьеву (біля 1130 р.). Іншою справжньою грамотою XII ст. є вкладна грамота Варлаама Хутинського (у миру багатого новгородського боярина Олексія Михайловича), що є записом дарування землі, городів, рибних ловів заснованому Варлаамом недалеко від Новгорода Хутинському монастирю.

Від XII ст до нас дійшли в копіях: грамота новгородського князя Всеволода Мстіславича, дана їм церкви Івана Предтечи на Опоках, якою встановлювалися привілеї купців, що торгували воском (близько 1134-1135 рр.); статут Всеволода Мстіславича "Про церковні суди і торгівельні мірила"; статут новгородського князя Святослава Олеговича (1137 р.) про доходи новгородської єпископії і ін. Чудові знахідки археологічної експедиції проф. А. В. Арциховського в Новгороді в 1951-1955 рр. поповнили число прадавніх пам'ятників російської писемності. Так, експедиція 1951 р. при розкопках на Неревськом кінці знайшла десять грамот, написаних на бересті, з яких одна датується XI ст, а інша XI-XII ст. Обидва документи представляють приватні листи новгородців (з останніх грамот одна, також лист, відноситься до XIII ст, а сім до XIV ст). Зароджуються системи спеціального документування. Так, документування діяльності Розрядного наказу, що відав людьми служивих, дає цілий ряд специфічних видів документів. З діяльністю Маєткового наказу, що відав дворянськими і церковно-монастирськими землями, зв'язана поява документації статістіко-економічного характеру. У зв'язку з фінансовою діяльністю наказів створюються системи документування в області бухгалтерського обліку. У судових наказах процес документування відбивався у рішеннях суду і судових справах. Діловодство Посольського наказу, з діяльністю якого пов'язано здійснення зовнішніх стосунків, мало свої специфічні особливості, що характеризують російську дипломатичну документацію цього періоду. Спеціальні види документування, приймаючі усе більш певні і виразні форми і що складалися в системи, можна відзначити для таких областей як:

а) організація озброєних сил;

б) діяльність суду;

в) зовнішні стосунки;

г) облік.

Серед документів по організації озброєних сил відзначимо боярські книги - іменні списки бояр, окольничих, думних дворян, думних дяків, стольників, стряпчих, дворян московських, початкових людей, дяків в наказах. У книгах вказувалися маєткові і грошові оклади і зміни в службовій діяльності. У боярські списки вносилися поіменно люди служивих московських чинів. У списки жителів записувалися поіменно дворяни, зобов'язані по черзі знаходиться в Москві для різних доручень ("мешканці").

Десятні представляли іменні списки городових дворян і дітей боярських, таких, що складалися при розборі (розбірні десятні), верстанні (верстальні десятні) і роздачі грошової платні (роздавальні десятні). Окрім цього відзначимо ті, що застосовувалися в озброєних силах:: полкові і сотенні списки; городові, засічні, строїльні книги; накази полковим воєводам, списки останніх та інші.

Список використаної літератури

1. Палєха Ю.І., Леміш Н.О. "Загальне документознавство";

2. Лихачев Д.С. "Возникновение русской литературы";

3. Черних П.Я. "Происхождение русского языка и письма";

4. Черепнин Л.В. "Русская палеография";

5. Діденко А.Н. "Сучасне діловодство".

Размещено на Allbest.ru