Повышение эффективности управления фирмой на примере ООО "Би Эм Си Инжиниринг"

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.



Таблица 19 - Справка об объеме документооборота за 2011-2013г.г.

Документы	Год
	2011	2012	2013
Входящие	1 024	1 164	1 356
Исходящие	945	1011	1150
Внутренние	560	578	603
Итого	2 529	2 753	3 109

Более наглядно объем документооборота показан на диаграмме ниже.

Рисунок 11- Объем документооборота за 2011-2013г.г.

В результате анализа документооборота ООО "Би Эм Си Инжиниринг" установлено, что годовой объем документооборота организации составляет более 8 тыс. документов. Учитывая большой объем документооборота, для его автоматизации в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" используется АСУД «Делопроизводство», которая установлена на рабочих местах работников канцелярии.

В документационном обеспечении управленческой деятельности ООО "Би Эм Си Инжиниринг" можно выделить три группы документов:

- поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние.

Документы, поступающие в ООО "Би Эм Си Инжиниринг", проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первым этапом работы с входящими документами является их получение и последующая обработка. Корреспонденция, поступающая в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" принимается и обрабатывается работниками канцелярии, в некоторых случаях - секретарем-референтом.

Получение документов в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" осуществляется средствами почтовой, курьерской и электронной связи. С помощью почтовой связи в организацию доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, а также периодические печатные издания.

По каналам электронной связи в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

Регистрация документов -- подтверждение факта создания или получения документа в определенной день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основным сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.Н. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ФОРУМ, 2010. 256 с.

Регистрация преследует три цели:

учет документов;

контроль за их исполнением;

справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета,

исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. М.: ИНФРА-М, 2008.С. 166..

Регистрация документов в АСУД «Делопроизводство» производится следующим образом: в меню «Документ» необходимо выбрать вкладку «Регистрация документа». Затем в появившейся экранной форме необходимо выбрать вид регистрации. Если документ регистрируется впервые - включить флажок - «первичная регистрация». В этом случае номер документа формируется автоматически программой, по порядку.

После выбора вида регистрации необходимо указать вид регистрируемого документа, и затем - внести в открывшиеся поля соответствующие реквизиты документа.

АСУД «Делопроизводство» обладает технической возможностью прикрепления к электронной регистрационной карточке электронного образа документа. Для этого документ надо предварительно сканировать. После прикрепления электронного образа документа к регистрационной карте необходимо осуществить операцию сохранения самой регистрационной карты. После этого при необходимости регистрационную карту можно вывести на печать.

Необходимо отметить, что в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" не все документы подлежат обязательной регистрации. Служебные письма, присланные для сведения, как правило, содержащие информацию рекламного характера, а кроме этого, поздравительные письма и приглашения на различные мероприятия, в организации не регистрируются. Как правило, в таких случаях категории не регистрируемых документов должны быть определены соответствующим перечнем документов для того, чтобы случайно не утерять ценную информацию. Однако в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" такой перечень не разработан.

Таким образом, первичная обработка входящих документов в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки.

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся работниками канцелярии ООО "Би Эм Си Инжиниринг" преимущественно в день их поступления, или на следующий рабочий день.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Доставка входящей корреспонденции в структурные подразделения осуществляется централизованно работниками канцелярии один раз в день по графику и по специальным маршрутам. При этом документы заносятся в разносные книги и сдаются под роспись.

Если речь идет о приеме и обработке документов, поступивших по каналу электрической связи (телеграммы, телефонограммы, факсограммы), то этот этап в зависимости от вида документа имеет специфические особенности. Так, поступившие телеграммы принимаются под роспись работниками канцелярии с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству.

Текст поступившей телефонограммы печатается работником канцелярии, ее принявшим, на чистом листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступившие факсограммы учитываются во входящем журнале без проставления регистрационного штампа, и передаются адресатам в день их приема, а срочные - немедленно. Письма, полученные по каналу факсимильной связи с указанием «факс с досылкой», регистрируются в группе входящих писем. При этом в регистрационно-контрольной форме делается отметка «факс».

Кроме этого, при приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи работники канцелярии руководствуются следующими требованиями:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящей документации;

если в некоторых случаях телеграммы и другие срочные документы передаются исполнителю по телефону или факсимильному аппарату, то в последующем осуществляется досылка оригинала документа.

Документы, отправляемые из ООО "Би Эм Си Инжиниринг", передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляются работниками канцелярии организации в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г.№ 221 Правила оказания услуг почтовой связи// утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005г. № 221 (собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 17. Ст. 1556..

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются делопроизводителями ООО "Би Эм Си Инжиниринг" в день их подписания, и, иногда, на следующий рабочий день. Иногда, по указанию руководителя, подписавшего отправленный документ, осуществляется досылка или замена ранее разосланного документа.

С помощью средств электронной связи осуществляется отправка информации из организации в виде факсограмм и телефонограмм.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи под диктовку для записывания получателем.

Подлинники документов, отправляемых из организации по каналу факсимильной связи, после передачи возвращаются исполнителям с пометкой о времени отправки. При этом ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

Прохождение этапов документооборота внутренними документами ООО "Би Эм Си Инжиниринг" на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документах, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Так, после того, как тот или иной внутренний документ подписан, его копии в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения организации, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. При этом передача документов между структурными подразделениями осуществляется с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.

Руководители структурных подразделений ООО "Би Эм Си Инжиниринг" несут ответственность за оперативное рассмотрение документов, и доведение их до конкретных исполнителей в день поступления. Также руководители подразделений отвечают за осуществление контроля за качественным исполнением документов.

При рассмотрении документов, предшествующем исполнению, руководители подразделений ООО "Би Эм Си Инжиниринг" отдельно выделяют документы, требующие срочного, оперативного исполнения. Такие документы передаются исполнителю как можно быстрее.

Исполнение документа в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" предусматривает сбор и обработку исполнителем необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение).

В том случае, если действия по исполнению документов не требуют составления дополнительных документов, работник ООО "Би Эм Си Инжиниринг", являющийся исполнителем, может проставлять на документе (или его копии) отметки, отражающие ход его исполнения. Это может быть дата получения документа на исполнение, если образовался интервал времени между поступлением документа в организацию или подразделение и его доставкой исполнителем, также исполнитель может проставлять на документе даты промежуточного и окончательного проставления. Однако проставление подобных отметок на документах в ходе их исполнения в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" не является обязательным.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). В свою очередь, ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Для автоматизации этапа исполнения документов и контроля хода исполнения поручений по ним в подразделениях ООО "Би Эм Си Инжиниринг" также используется АСУД «Делопроизводство».

Для руководителей структурных подразделений, секретаря-референта, а также делопроизводителей система предоставляет средства ввода резолюций (поручений), сроков исполнения, исполнителей, планов мероприятий, рассылок документов, а также получения информации по исполнению поручений и планов мероприятий исполнителей, утверждения их отчетов.

Для самих исполнителей АСУД предоставляет возможность ввода планов мероприятий по их исполнению, отчетов об исполнении, проектов документов, а также получения информации по исполнению поручений.

Таким образом, этап исполнения документов в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" осуществляется с использованием автоматизированных технологий.

Этап контроля исполнения документов в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

В ООО "Би Эм Си Инжиниринг" руководители структурных подразделений организуют и осуществляют контроль и несут личную ответственность за качественное и своевременное исполнение документов.

При постановке документа на контроль отметка о контроле на документах в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" не проставляется.

Работу по контролю исполнения документов, поступивших на имя генерального директора общества, а также документов (приказов, контрольных поручений, протоколов), исходящих от генерального директора, осуществляет канцелярия ООО "Би Эм Си Инжиниринг".

Контроль за исполнением документов ведется канцелярией в автоматизированной информационной системе «Делопроизводство» с распечаткой контрольных карточек «ВНИМАНИЕ! АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ КОНТРОЛЬ».

Таким образом, в организации контроля исполнения документов в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" участвуют: канцелярия, ответственные исполнители - руководители подразделений.

Документы, поставленные на контроль, передаются в подразделение-исполнитель, как правило, в тот же день. Руководитель подразделения при этом обязан оперативно определить ответственного исполнителя. В день получения документа на исполнение ответственный исполнитель должен сообщить в канцелярию или секретарю-референту свою должность, фамилию, номер телефона.

Результат исполнения документа ответственный исполнитель оперативно сообщает в канцелярию ООО "Би Эм Си Инжиниринг" исходящий номер, кем дан ответ) для снятия документа с контроля.

По устным запросам из канцелярии ответственный исполнитель сообщает текущую информацию о ходе исполнения документа.

Использование системы рассчитано на 5 лет.

Как мы говорили, использование АСУД «Делопроизводство» позволяет повысить значение показателя удержания прибыльных клиентов на 5%, снизить издержки на маркетинг и последующую поддержку клиентов на 10-15%, а также увеличить процент перекрестных продаж, в т.ч. через отдел поддержки клиентов на 5-10%.

Однако пока у нас нет этих денег. В таком случае, для внедрения системы предлагается уволить секретаря и 1 менеджера проектов.

Дело в том, что так как программа автоматически будет давать доступ одобренным пользователям к необходимым данным, то объем работы для секретарей сразу же снизится.

Однако нужно не забывать, что люди должны научиться пользоваться программой. Поэтому в течение полугода раз в неделю в компании будут устраиваться полуторачасовые тренинги. За это время планируется, что персонал полностью научится работать с программой.

В деньгах это будет выглядеть так:

Сокращение секретаря и менеджера проектов: 75000 в месяц

Стоимость программы 130 000 руб.

Стоимость тренингов 35000 руб. в месяц.

То есть, как видим, даже без учета выгод от общения с клиентами и удобства работы с базами данных, через два месяца программа окупит себя.

Таблица 20 - Плюсы и минусы установки АСУД «Делопроизводство»

Мероприятие	Сумма	Доход	Время
Установка CRM	130 000		1ый месяц
Наладка	2000		1ый месяц
Тренинги	35000		1-2 месяц
Увольнение		75000	2 месяц
Итого	167000	75000	2 месяца

Более подробно это представлено на рисунке 12.

Рисунок 12 - Доходы и расходы установки программы CRM

Итак, здесь, как видим, окупаемость наступит на третий месяц, потому что в первом месяце реализации программы мы только тратим деньги, во второй--тоже - плюс составит 75000*2=150 000 рублей, а расход 167 000 рублей, отдача начинается только с третьего месяца.

На самом деле с помощью программы мы надеемся привлечь клиентов на сумму не менее 200 000 рублей в месяц (анализ конкурентов это показывает), поэтому 200 000 ежемесячно можно прибывать в прибыль.

Рассчитаем эффективность программы.

Качественная эффективности равна результаты, деленные на затраты.

Эк= Эн = Пд /Пб

Эк =75000/167000=0,5



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На делопроизводителей ООО "Би Эм Си Инжиниринг" возлагается ответственность за надлежащий порядок, бережное хранение, использование всех поступивших в архив документов.

Итак, для выполнения цели исследования был проведен анализ организации документационного обеспечения управления в ООО "Би Эм Си Инжиниринг", в ходе которого был выявлен ряд присущих данному процессу индивидуальных особенностей и характерных недостатков.

В организации применяется автоматизированная технология всех этапов работы с документами, для чего используется АСУД «Делопроизводство».

Одним из глобальных недостатков организации документационного обеспечения управления ООО "Би Эм Си Инжиниринг" является несформированность внутренней нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления - отсутствие инструкции по делопроизводству. Кроме этого, не разработана должностная инструкция на должность секретаря-референта, необходим найм работника на эту специальность.

На основе отсутствия единых правил документирования и работы с документами в ООО "Би Эм Си Инжиниринг" наблюдаются и другие, более мелкие недостатки, касающиеся, в основном, оформления организационно-распорядительных документов, и даже бланков. Что касается организации документооборота, то существенных недостатков здесь выявлено не было - работа с документами ведется оперативно, с использованием автоматизированных технологий.

Окупаемость программы документооборота наступит на третий месяц, потому что в первом месяце реализации программы мы только тратим деньги, во второй--тоже - плюс составит 75000*2=150 000 рублей, а расход 167 000 рублей, отдача начинается только с третьего месяца.

На самом деле с помощью программы мы надеемся привлечь клиентов на сумму не менее 200 000 рублей в месяц (анализ конкурентов это показывает), поэтому 200 000 ежемесячно можно прибывать в прибыль.

Качественная эффективности равна 0,5. При этом качественная эффективность премирования, оцененная на примере аналогичной компании, равна 1,34 .

Из этого делаем вывод, что премирование эффективнее.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Acтaшкинa И., Mишин B. Стадии и этапы исследования систем управления // Библиотека Inven Tech [Электронный ресурс] URL:http://www.inventech.ru/lib/analis/analis0025/

http://en-res.ru/asutp/dispetcherizaciya-2/asue.html

Виньков А. Машиностроение. 400 крупнейшие компании России. // Эксперт. - 2005. - №38. - с.

Волков Д. Л. Показатели результатов деятельности: использование в управлении стоимостью компании.// Российский журнал менеджмента. - 2005. - №3 (2). - с. 3-42.

Волков Д. Л. Управление ценностью: показатели и модели оценки.//Российский журнал менеджмента. - 2005. - № 4 (3). - с. 67-76.

Волков Л., Сафронов Н. Менеджмент в России не защищает интересы акционеров. [Электронный ресурс]// Независимая газета от 03.04.2001.// http://politeconomy.ng.ru/research/2001-04-03/7_management.html

Газин Г. Корпоративное управление в России [Электронный ресурс] // Вестник McKinsey. - 2003. - №3. // http://www.vestnikmckinsey.ru

Галушка И. Эффективность систем управления // Интернет библиотека онлайн [Электронный ресурс] URL:http://www.xserver.ru/user/effsu/

Гришанков Д., Кабалинский Д.. Шесть процентов новой экономики. Эксперт-400 // Эксперт. - № 38. - 2004. 87.Долгопятова Т. Г. Собственность и

Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.Н. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ФОРУМ, 2010. 256 с.

Долгопятова Т.. Модели и механизмы корпоративного контроля в российской промышленности (опыт эмпирического исследования).// Вопросы экономики. - 2001. - № 5. - с. 46-60.

Дымшаков А. Управляя - оценивай: проблема использования методов оценки бизнеса в России.// Управление компанией. - 2004 г. - №9 - с. 90.Еженедельный аналитический обзор за 19-23 декабря 2005г. // УК "РегионГазФинанс"

Еленева Ю.Я. Стоимостной подход как основа современного управления бизнесом // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - № 3.

Ивашковская И. В., Константинов Г. Н., Филонович С. Р. Становление корпорации в контексте жизненного цикла организации.// Российский журнал менеджмента. - 2004. - №2 (4). - с. 19-34.

Йенсен М. К.. - Меклинг У. Х. Теория фирмы: поведение менеджеров, агентские издержки и структура собственности // Вестник С.Петербургского ун-та. - 2004. - №4. - Сер. Менеджмент - с. 118-191.

Кашин С. Стоит ли хорошо стоить? // Секрет фирмы. - 2004. - № 45

Козырь Ю. Оценка и управление стоимостью компании // Рынок ценных бумаг. - 2000. - № 19. - с. 1-3

Корпоративное управление - инструмент создания стоимости компании// Сообщение. - 2001. - №11 152

Коупленд Т., Колер Т., Мурин Дж. Управление стоимостью компании // Вестник McKinsey. - 2002. - №1

Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. М.: ИНФРА-М, 2008.С. 166.

Кумз П., Вонг С. Почему работают кодексы корпоративного управления// Вестник McKinsey. - 2004. - №2(7)

Кумз П., Уотсон М. Корпоративное управление: три опроса инвесторов// The McKinsey Quarterly. - 2000. - № 4

Кумз П., Уотсон М., Кампос К., Ньюэлл Р., Уилсон Г. Цена корпоративного управления // Вестник МакКинси. - №1. - 2003

Ла Порта Р., Лопес-де-Силанес Ф., Шлейфер А.. Корпоративная собственность в различных странах мира.// Российский журнал менеджмента. - 2005. - № 3 (3). - с. 97-148.

Лукашов А. Сравнительные корпоративные финансы и корпоративное управление// Управление корпоративными финансами. - 2005. - №2-3(8-9). - с.2-11.

Мертенс А. Стоимость компании в теории и на практике// Финансовый директор. - 2002. - № 5 - с. 82-86

Миркин Я., С.Лосев: Защита инвесторов: границы возможного и новые идеи. // Рынок ценных бумаг. - 2000. - № 22. - с.43-47

МС ИСО 9000-2005. Система менеджмента качества. Общие положения и словарь. - Введ. 2005-09-15. - М. : Интерсертифика, 2005. - 40 с.

Наливайский В.Ю., Цой Р.А. Оценка влияния корпоративного управления на рыночную стоимость российских компаний // Вестник Санкт-Петербургского государственного университета. Серия Менеджмент. - 2006. - №3. - 1,2 п.л. (в т.ч. автора - 0,8 п.л.).

Петухов Л. Ближе к стандартам // Вестник McKinsey. - 2003. - № 2 (4)

Правила оказания услуг почтовой связи// утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005г. № 221 (собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 17. Ст. 1556.

Проблема выбора, или Как мы ответим на вызов [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/problemavybora.htm - Загл. с экрана.

Проект (описание) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/) - Загл. с экрана.

Проектирование системы управления [Электронный ресурс]. - режим доступа: http://www.businessstudio.ru/procedures/business/system_ managment/ - Загл. с экрана.

Радыгин А. Корпоративное управление в России: ограничения и перспективы.// Вопросы экономики. - 2002. - №1. - с. 101-124.

Радыгин А. Слияния и поглощения в корпоративном секторе. // Вопросы экономики. - 2002. - №12. - с. 85-109.

Радыгин А., Архипов С.. Собственность. - корпоративные конфликты и эффективность (некоторые эмпирические оценки).// Вопросы экономики. - 2000. - №11. - с. 114-133.

Радыгин А., Энтов Р.. Инфорсмент прав собственности и контрактных обязательств.// Вопросы экономики. - 2003. - №5. - с. 83-100.

Радыгин А.. - И.Сидоров Российская корпоративная экономика: сто лет одиночества? // Вопросы экономики. - 2000. - № 5. - с. 45-61

Радыгин А.. Собственность и интеграционные процессы в корпоративном секторе (некоторые новые тенденции).// Вопросыэкономики. - 2001. - №5. - с. 26-45.

Радыгин А.Д. Корпоративное управление в России: есть ли шанс у инвестора? [Электронный ресурс] // www.iet.ru/personal/radygin/pressH.doc

Размышления о процессном подходе [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM4/rpp.htm - Загл. с экрана.

Рассказов С.В., Рассказова А.Н. Стоимостные методы оценки эффективности менеджмента компании // Финансовый менеджмент. -002. - №3

Рассказова А.Н. Финансовые аспекты корпоративного управления. Расчет добавленной стоимости собственного капитала // Финансовый менеджмент. - 2002. - №5

Рассказова А.Н. Экономическая добавленная стоимость как метод управленческого консалтинга // Финансовый менеджмент. - 2003. - №2

Самохвалов В. Как определить ключевые финансовые факторы стоимости? // Управление компанией - 2004 - № 5 - с.

Свиткин, М. От менеджмента качества - к качеству менеджмента и бизнеса: миф или реальность? / М. Свиткин // Стандарты и качество. - 2004. - № 1. - С. 74-79.

Слуцкий Д. Как посчитать стоимость компании?// Русский фокус. - 2004. - №21. - с.3

Янг С. Системное управление организацией. Пер. с англ. под ред. С.П. Никанорова, С.А. Батасова. - М.: Советское радио, 1972. -456с.

Янковая В.Ф. Система организационно-правовой документации. Виды и разновидности документов, включаемых в систему./ В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 5.

Размещено на Allbest.ru