Теории управления

* Еще один принцип подбора -- принцип динамизма, соче-тания стабильности и мобильности. Первое позволяет прово-дить долгосрочные мероприятия, эффект от которых наступает

не сразу, но по своим масштабам он обычно очень весом. Ста-бильность ориентирует работника на устойчивые, перспектив-ные результаты. Она уменьшает потери, неизбежные при смене должности. Но стабильность чревата опасностью привыкания к сложившейся ситуации, в ряде случаев рождает самоуспокоен-ность. Стремясь не трогать заслуженных работников, руководи-тель при появлении новых проблем начинает добывать новые штатные единицы, чтобы привлечь новых специалистов. Мо-бильность -- это планомерно организованное движение кадров, она включает и выдвижение, и ротацию.

Например, когда перед Великой Отечественной войной воз-никла необходимость резко увеличить выпуск самолетов, в авиастроение были направлены специалисты из автомобильной промышленности, имевшие навыки организации конвейерного производства. Другой пример: когда в объединении ВАЗ было решено внедрить на предприятиях-филиалах разработанную на головном заводе комплексную систему организации производст-ва, управления, материального стимулирования, то определен-ное перемещение кадров оказалось действенным средством рас-пространения передового опыта.

Только сочетание мобильности и стабильности обеспечивает нужный эффект в подборе хозяйственных кадров. При этом очень важно было бы установление оптимальных сроков пребы-вания в той или иной должности, которые должны позволить овладеть данным участком работ/ы, выработать и реализовать ряд крупных мероприятий, словом, показать себя. Отсутствие гарантий на такою рода период работы ведет к неуверенности работника, определяет его тяготение к краткосрочным мерам, а иногда вообще порождает стремление жить и работать по прин-ципу «после меня -- хоть потоп».

С другой стороны, задержка сверх всякой меры на одном и том же посту ведет к «закисанию» данного работника, она атро-фирует те его знания и навыки, которые оказались ненужными на данном посту. Когда работник остается длительное время на своей должности, то у его ближайших подчиненных исчезает надежда когда-нибудь получить этот пост, а это начинает сдер-живать всю нижестоящую цепочку перемещений. В организации может создаться обстановка застоя.

Система оценки кадров. Оценка работника -- это оценка итогов его работы (рис. 15.1). О человеке судят по его делам, о хозяйственных кадрах -- по результатам их работы.

Но в силу особенностей деятельности кадров управления ре-зультаты эти выявить непросто. Поэтому в содержание оценки управленческих кадров включают еще два компонента: оценку труда данного работника и оценку личных качеств работника.

После того как решен вопрос о том, что оценивать, встает проблема выбора методов.

Прежде всего следует получить информацию, именно ту, ко-торая включена в содержание оценки. Поэтому надо знать, как выявить наличие тех или иных характеристик и в результатах груда, и в труде, и в личности работников. Но это еще не все. Для оценки надо эти характеристики измерить, причем так, чтобы можно было сравнивать работников друг с другом.

Третья группа проблем связана с процедурой оценки. Здесь также возникает много вопросов. Где и кто должен оценку про-изводить? Как часто? Как оформлять результаты, какие исполь-зовать технические средства?

Таким образом, система оценки хозяйственных кадров включает три группы проблем:

* содержание оценки (оценка результатов труда, самого труда и работника);

* методы оценки (как выявить оцениваемые признаки и их измерить);

* процедура оценки.

Для успешного управления человеческими ресурсами прин-ципиально важно не только внимание ко всем человеческий ресурсам организации и не только забота о кадрах управления, как части этих ресурсов, важное значение для результатов имеет! ведущее звено кадров управления -- руководитель.

Лекция№10

Этика и управление

Этика -- это учение о нормах поведения, система норм для определенных общественных групп, профес-сии и т. п. Аристотель определял этику как знание того, что следует делать и от чего следует воздержаться.

Менеджеру в процессе управления и координации приходит-ся не только соблюдать общечеловеческий этический кодекс, но и следовать этикету делового человека, который включает нор-мы обращения, приветствия, знакомства; деловые отношения, культуру делового протокола; внешний облик, манеры поведе-ния и т.д.

Приведем некоторые общепринятые положения.

Первым здоровается мужчина с женщиной, младший по воз-расту -- со старшим, нижестоящий по должности -- с выше-стоящим.

Стиль обращения к коллегам определяется общим стилем отношений в коллективе. Лучше обращаться к коллегам поимени и отчеству либо по фамилии, но обязательно с добавкой слов «господин» или «товарищ». При этом следует учитывать особенности обращения в разных странах. В России принято уважительно называть людей по имени и отчеству, что наруша-ется в последние годы в средствах массовой информации.

По имени можно обращаться к ближайшим сотрудникам, к молодым, если они не возражают против такого обращения. Из-бегайте панибратских отношений в коллективе. В деловой об-становке обращаться к подчиненным нужно только на «Вы». Обращение на «ты» допустимо лишь при неформальных отно-шениях. При первой деловой встрече с незнакомыми людьми следует представиться им самому, либо вас должны представить друг другу организаторы встречи. Мужчина обязан представить-ся женщине первым. Не следует спрашивать у представившегося вам лица дополнительные сведения, если это не обусловлено интересами дела или необходимостью установления более тес-ных контактов.

Деловые отношения. В деловых отношениях в первую очередь при их формировании в сеть, соблюдайте как субординацию (означающую, что каждый ведет себя в соответствии с занимае-мой должностью и служебным положением), так и равноправие.

Соблюдайте принцип эмоциональной нейтральности к под-чиненным. Менеджер обязан относиться ко всем сотрудникам ровно, выдержанно, вне зависимости от личных симпатий и ан-типатий. В любой ситуации необходимо опираться на правила корректного поведения людей.

Менеджеру следует помнить, что излишняя доступность не способствует созданию деловой обстановки. Максимально огра-ничьте число лиц, имеющих право входить в ваш кабинет без уведомления.

Соблюдайте правило, что входить в кабинет нельзя, если там уже кто-то находится. Желательно, чтобы все лица, которым необ-ходим прямой контакт, имели бы фиксированное время визита. В то же время чрезмерная недоступность ведет к потере информа-ции, к задержкам в принятии назревших решений.

Основную роль в планировании служебных контактов отве-дите вашему секретарю: он должен решать вопрос о необходи-мости визита, устанавливать и пересматривать время контактов, давать справки.

Приглашая на беседу, предупредите о времени, длительно-сти, теме беседы. Многие беседы удобнее проводить в кабинете,а некоторые -- в общей комнате, где имеются максимальные удобства для посетителей.

Чтобы беседа стала успешной, эффективной, необходимо:

* высказываться кратко и по существу;

* опираться только на фактические данные, не увлекаясь деталями;

* избегать назидательности;

* искать пути урегулирования проблемы, не обострять беседу;

* осторожно использовать слово «Я».

Если в работе руководителя большое значение имеет прове-дение совещаний, то в работе менеджера -- попарные контакты Совещание -- это вид служебной деятельности менеджера. Слу-жебные совещания должны планироваться, на совещания выно-ситься только те вопросы, которые не могут быть решены в ра-бочем порядке.

Не приглашайте на совещание людей по принципу: «Ему будет полезно знать». По каждому вопросу, который выносите на рас-смотрение, должен быть заранее продуман регламент его обсужде-ния, по возможности подготовлен проект решения. Общая про-должительность совещания не должна превышать 1,5 ч.

Служебные совещания с повторяющейся тематикой реко-мендуется проводить по следующей схеме:

* заслушивание информации о выполнении предыдущего решения (3--5 мин);

* информация, вынесенная на обсуждение (10--15 мин);

* выяснение отдельных деталей сообщения (3--5 мин);

* слушание ответственных исполнителей, которые не спра-вились с поставленными задачами (4--5 мин);

* обсуждение поступивших предложений и принятие реше-ния (15--20 мин).

Вся информация и сообщения должны быть лаконичны, яс-ны и конкретны. Все решения, принятые на совещании, долж-ны строго контролироваться.

Менеджер должен уметь слушать, не перебивая, не преры-вая, не отвлекаясь на другие дела.

Не высказывайтесь «с ходу» по любому служебному вопросу Категоричность и безаппеляционность не повысят ваш автори-тет. Умейте оказывать внимание собеседнику. Интерес, восхи-щение и похвала способствуют признанию важности беседы.

Учитесь понимать человека, обращая внимание на глаза, мимику, жесты, позу собеседника

Умение общаться с деловым партнером -- один из опреде-ляющих факторов в процессе ведения переговоров. Дж. Карнеги предлагает шесть правил, следуя которым, можно влиять на лю-дей:

Правило /. Искренне интересуйтесь другими людьми.

Правило 2. Улыбайтесь.

Правило 3. Помните, что на любом языке имя человека -- это самый сладостный и важный для него звук.

Правило 4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других

говорить о себе.

Правило 5. Говорите о том, что интересует вашего собесед-ника.

Правило 6. Внушайте собеседнику сознание его значимости и

делайте это искренне.

Менеджер должен знать и учитывать национальные особен-ности, обычаи страны.

Внешний облик, манеры. Специфика предпринимательской деятельности предъявляет весьма серьезные требования к внеш-нему облику ее участников. Бизнесмен/менеджер должен быть всегда опрятен: плохо завязанный галсгук или нечищенные бо-тинки -- свидетельство нетребовательности к себе или безразли-чия к окружающим, рассеянности и несобранности.

Не носите одежды ярких цветов или слишком пестрых узо-ров. Для руководителя предпочтителен консерватизм в одежде: костюмы спокойных тонов и классических фасонов, однотон-ные светлые сорочки, тщательно подобранные галстуки и ника-кой бижутерии (значков, брелков, цепочек, перстней, булавок). Не кладите в наружные карманы ручку, карандаш, очки, рас-ческу и другие предметы.

Официальные приемы требуют определенной одежды, о чем указывается в приглашении: парадная одежда, фрак, смокинг или обычный костюм. Костюм, надеваемый в официальных случаях, не должен быть спортивным, а пиджак и брюки -- раз-ного цвета. Женщинам на обед, ужин, вечерний прием реко-мендуется вечерний туалет.

Следите за своей походкой: ходить следует твердо, прямо, не вразвалку и не сгибаясь, с достоинством.

Отучайте себя от дурных привычек: не следует сидеть «развалясь» в кресле, раскачиваться на стуле, сидеть на самом ею краешке, класть ногу на ногу, покачивать ногой во времяразговора и т.д. Держите под контролем руки -- ваши жесты должны быть сдержаны и целесообразны.

Никогда не забывайте, что на ваши внешний вид и манеры всегда обращают внимание.

Обладайте чувством меры -- всякие отклонения раздражают окружающих и «работают» против вас.

Не будьте излишне бойкими, страстными, как не будьге слишком вялыми, тихими и безразличными.

Следчтс за впечатлением, которое вы производите на окру-жающих, но не ради самолюбования, а для самокоррекции.

Деловая переписка. Деловые (коммерческие) письма широко применяются при организации деловых контактов между орга-низациями, фирмами. Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций разных стран, однако он подчиняется общим правилам.

Любой деловой документ содержит несколько таких обяза-тельных позиций, как обращение, комплимент (это выражение вежливости), подпись, дата, адрес.

Деловое письмо должно быть кратким и понятным, грамот-ным и вежливым. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации. Внешний вид бланка служит своеоб-разной визитной карточкой фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с записи адреса. Сначала пишут «кому», а затем «куда».

В Китае на первом месте стоит фамилия, а затем имя (Ден Сяопинь). Обращаясь, употребляйте титул или звание (граф, доктор, магистр и т.д.). В США и Англии замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. Для незамужних дам всегда указы-вают их имя.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пи-шется один раз, в левом верхнем углу письма. Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами, первыми пишутся инициалы, а затем фамилия. Вежливость требует поставить пе-ред инициалами одно из сокращений «Г-ну (господину), «Г-же») (госпоже) или «Г-дам»» (господам).Наименование организации отправителя

Внутренний адрес

Дата написания письма

Тема письма

Основной текст

(печатается через 1,5--2 интервала с выделением полей слева 2--3 см и справа 1,5--2см)

Подпись

Заключительная форма вежливости

Указание на приложения

Указание на рассылку копий

Рис. 16.2. Структура делового письма

Правильно оформляйте конверты. Над адресом указывайте способ отправления:

* КЕС181егес1 -- заказное,

* АIR МАIL -- авиа,

* Ехргеss Delivery -- срочной почтой.

Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда -- на его обратной стороне.

Рекомендуется деловые письма не складывать в конверте бо-лее чем в два раза (текстом внутрь). Важные письма нельзя сгибать, их надо отправлять в больших конвертах. На схеме 16.2. приведена примерная структура делового письма.

Культура телефонного разговора. Умение правильно и кор-ректно говорить по телефону так же важно, как деловая пере-писка.

Разговор должен быть коротким, вежливым, касаться суще-ства дела. Набрав номер и услышав, что трубку сняли, поздоро-вайтесь, убедитесь, что связались с интересующим вас абонен-том, назовите себя и попросите, употребляя слова «пожа-луйста», «будьте добры» и т. п., к телефону нужного вам челове-ка (в случае же ошибочного попадания извинитесь и после от-вета «пожалуйста» повесьте трубку).

Представляясь по телефону, четко называйте не только фа-милию, но имя и отчество.

Если разговор должен быть обстоятельным, поинтересуй-тесь, имеет ли собеседник время вас выслушать.

Сняв трубку по звонку, назовите организацию или свою фа-милию. В случае занятости попросите (с употреблением слов «будьте добры», «пожалуйста») перезвонить в удобное для вас и для абонента время.

Никогда не ведите частных переговоров в присутствии по-стороннего лица.

Помните, что если телефонная связь прервалась, перезвани-вает тот, кто звонил. Заканчивать разговор должен его инициа-тор.

Не следует звонить по делам в выходные дни. Звоня на квартиру замужней женщине или женатому мужчине, непре-менно назовите себя и извинитесь за беспокойство.

Деловой протокол. Деловой протокол -- это порядок прове-дения деловых встреч. Он особенно важен при ведении перего-воров.

Условливаться о встрече или переговорах принято не менее, чем за 2--3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встре-чи. В этот же момент стороны договариваются о материалах, необходимых для обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях. Время начала переговоров принято неукоснительно соблюдать обеим сторонам.

Деловые встречи, в особенности переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя и отчество участника, фирма или организация, которую он представляет.

При необходимости переговоры обслуживаются специально выделенными (приглашенными) работниками (специалистами).

На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности. Желательно иметь на столах также прохлади-тельные напитки. Хорошим тоном будет подать чай и кофе с небольшим количеством печеных изделий.

Организацию деловых встреч целиком берет на себя сторо-на-инициатор либо по договоренности одна из сторон, стано-вящаяся принимающей стороной. Зачастую переговоры прово-дятся в форме таких протокольных мероприятий, как коктейль, ланч, ужин и иного рода приемы.

Ланч (завтрак) устраивается обычно между 12 и 13 часами и длится 1--1,5 часа (45--60 минут за самим завтраком и 15--30 ми-нут за кофе или чаем).

Чай устраивается между 16--18 часами, как правило, для женщин. Возможны случаи приглашения мужчин. Продолжи-тельность чая -- 1--1,5 часа.

Коктейль («а ля фуршет») начинается в промежутке времени от 17 до 18 часов и длится 2 часа. Проводится стоя.

Обед -- наиболее почетный вид приема, начинается в про-межуток времени от 20 до 21 часа. Длится обычно 2--3 часа и больше, за столом -- примерно час, остальное время -- в гости-ных.

«Шведский стол» -- угощение по принципу самообслужива-ния. Менее официален, нежели обычный обед.

Ужин начинается в 21 час и позднее. Отличается от обеда временем начала.

«Бокал шампанского» -- прием начинается в 12 и заканчива-ется к 13 часам.

Каждый прием должен быть подготовлен тщательным обра-зом. В подготовку приема входит: выбор вида приема, составле-ние списка приглашенных, заблаговременная рассылка пригла-шений, составление плана распределения гостей за столом, со-ставление меню, подготовка помещений, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов или речей, составление порядка проведения приема. Проводя прием, будьте вниматель-ны и доброжелательны ко всем приглашенным.

Если вы получили письменное приглашение на прием, на нею необходимо ответить. Положительный ответ означает, что посещение приема является обязательным. Приходить следует точно в указанное в приглашении время.

Деловые подарки. Делать подарки, дарить сувениры, препод-носить вещи с фирменными знаками принято в деловом мире. Но здесь нужны мера и такт. Нельзя дарить слишком дорогие вещи -- это может поставить коллегу в неловкое положение. Зато очень хорошо подарить то, что отвечает желанию и стилю партнера, несет отпечаток вашего личного к нему отношения.

При деловом визите в другую страну уместно дарить художе-ственно оформленные изделия -- скульптуры, гравюры, памят-ные медали, настенные тарелки, книги, грампластинки. При достаточно тесном знакомстве возможны и такие подарки, как национальные напитки, сладости, курительные принадлежно-сти, изделия из кожи, керамики, стекла, металла и т. д.

Никогда не надо дарить предметы туалета (носки, рубашки, шляпы, парфюмерию и т.п. за исключением галстука, который почему-то входит в число допустимых сувениров).

Дарить надо тактично, сопровождая дарение приятными словами, краткими пожеланиями, шуткой.

Если вас пригласили домой, лучший подарок -- живые цветы. Их вручают в развернутом виде или в специальной упаковке.

Принимать подарки тоже надо тактично: поблагодарить, распаковать, если ситуация позволяет, оценив внимание и вкус дарителя, выразить удовлетворение.

За посланный или переданный через третье лицо подарок поблагодарить надо сразу по телефону или коротким письмом.

Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда при-
нять его неприлично, или подарок настолько ценен, что вынуж-
дает вас чувствовать себя должником. При отказе подчеркните
признательность за внимание и мотивируйте свой отказ. Отка-
зывайтесь вежливо и непоколебимо. *

Культура речи. Помните, что грамотность, логичность, эмо-циональная окраска речи являются обязательным условием лю-бого делового контакта. Следите за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый, начать, принять и т.п.).

Если вы не уверены в правильности произношения или употребления какого-либо слова, обратитесь к словарям: орфо-графическому, словарю ударений, толковому, иностранных слов. Они должны быть у вас под рукой.

Не используйте оборотов, содержащих лишние слова (на-пример, «абсолютно новый» вместо «новый», «предвари-тельное планирование» вместо «планирование»).

Не употребляйте без необходимости иностранные слова (вместо «определить» -- «детерминировать», вместо «разнообра-зие» -- «диверсификация», вместо «особенный» -- «экстра-ординарный» и т.д.).

Не забывайте, что безличные конструкции часто прикрыва-ют нежелание брать на себя ответственность, самостоятельно думать («представляется целесообразным» -- «я (мы) считаю це-лесообразным», «думается, что...» -- «я думаю..» и т.д.).

Избавляйтесь от слов-паразитов: «так сказать», «понима-ете», «значит» и т. п. -- они раздражают слушателей.

Избегайте заносчивого, самонадеянного, категоричного тона в разговоре, выступлении -- в нем сквозит переоценка собст-венной персоны и пренебрежение к окружающим.

Лекция № 11

Эффективность менеджмента организации

Сущность эффективности управления

Возрастание роли управления в условиях рыночной эконо-мики в результате получения организацией экономической сво-боды и полной ответственности за свои результаты ведет к во-влечению в сферу управления дополнительных ресурсов (тру-довых, финансовых, материальных). Для собственника предпри-ятия важно не только расходование ресурсов для управления, но и то, насколько управление дает стратегические преимущества предприятию на рынке, усиливает его конкурентоспособность, поддерживает общественную значимость предприятия. В усло-виях конкуренции руководители должны заботиться о произво-дительности и эффективности.

Понятие эффективности управления во многом совпадает с понятием эффективности производственной деятельности орга-низации. Однако управление производством имеет свои специ-фические экономические характеристики. В качестве главного критерия результагивности управления выступает уровень эф-фективности управляемого объекта. Проблема эффективности управления -- составная часть экономики управления, которая включает рассмотрение:

* управленческого потенциала, т.е. совокупности всех ресур-сов, которыми располагает и которые использует система управ-ления. Управленческий потенциал выступает в материальной и интеллектуальной формах;

* затрат и расходов на управление, которые определяются содержанием, организацией, технологией и объемом работ по реализации соответствующих функций управления;

* характера управленческого труда;

* эффективности управления, т.е. эффективности действий людей в процессе деятельности организации, в процессе реали-зации интересов, в достижении определенных целей. Эффек-тивность -- это результативность функционирования системы и процесса управления как взаимодействия управляемой и управ-ляющей систем, т.е. интегрированный результат взаимодействия компонентов управления. Эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, достигает запланиро-ванных результатов. Эффективность управления проявляется в эффективности производства, составляет часть эффективности производства. Результаты действия, соотнесенные с целью и за-тратами, -- это и есть содержание эффективности как управлен-ческой категории.

На эффективность деятельности менеджера влияет ряд фак-торов: потенциал сотрудника, его способность выполнять опре-деленную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом; культура органи-зации. Все эти факторы действуют совместно, в интеграцион-ном единстве.

Таким образом, эффективность управления -- один из ос-новных показателей совершенствования управления, определяе-мый сопоставлением результагов управления и ресурсов, затра-ченных на их достижение. Оценить эффективность управления можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление. Но такая упрощенная оценка не всегда корректна, так как:

1) результат управления не всегда заключается в прибыли;

2) такая оценка приводит к непосредственному и опосредо-ванному результату, который скрывает роль управления в его достижении. Прибыль часто выступает как опосредованный ре-зультат,

3) результат управления может быть не только экономиче-ским, но и социальным, социально-экономическим;

4) затраты на управление не всегда можно достаточно четко выделить.

Критерии и показатели эффективности управления

Анализ категории эффективности, факторов, ее определяю-щих, содержания и результатов управленческого труда позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам прояв-ления эффективности являются группы показателей, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективно-сти в зависимости от назначения организации и условий ее функционирования. Каждому варианту системы управления со-ответствует определенное значение критерия эффективности, и задача управления состоит в том, чтобы найти такой вариант управления, при котором соответствующий критерий принимает наивыгоднейшее значение.

В качестве критерия эффективности производства и управ-ления используются обобщающие показатели, характеризующие конечные результаты (объем производства, прибыль, рентабель-ность, время и др.), и частные показатели использования отдель-ных видов ресурсов -- труда, основных фондов, инвестиций.

Показатели прибыли и рентабельности наиболее полно ха-рактеризуют конечные результаты деятельности, соответственно и эффективность управления. При этом следует исключить влияние на прибыль факторов, не связанных с деятельностью данного хозяйственного звена. Обобщающие показатели отра-жают результат хозяйственной деятельности и управления в це-лом, но не в полной мере характеризуют эффективность и каче-ство управления трудовыми процессами, производственными фондами, материальными ресурсами. Для этого используются частные показатели. Так, для оценки повышения эффективно-сти использования трудовых ресурсов применяется показатель темпа роста производительности труда, повышение эффектив-ности использования материальных ресурсов характеризуется показателями магериалоемкости продукции, а эффективность использования основных фондов -- показателем фондоотдачи.

При оценке эффективности управления необходимо ком-плексное применение всей системы обобщающих и частных по-казателей.

Эффективность управленческой деятельности применитель-но к субъекту управления может характеризоваться количест-венными (экономический эффект) и качественными показате-лями (социальная эффективность).

Количественные показатели деятельности системы управления включают: комплекс трудовых показателей -- экономия живого труда в сфере управления (численность, сокращение трудоемко-сти процессов управления) и др.; финансовые показатели дея-тельности системы управления (сокращение расходов на управ-ление и т.п.); показатели экономии времени (сокращение про-должительности циклов управления в результате внедрения ин-формационных технологий, организационных процедур).

Особо важное значение имеют показатели социальной эф-фективности управления (качественные}: повышение научно-технического уровня управления; уровень интеграции процессов управления; повышение квалификации менеджеров; повышение уровня обоснованности принимаемых решений; формирование организационной культуры; управляемость системы; удовлетво-ренность трудом; завоевание общественного доверия; усиление социальной ответственности организации; экологические по-следствия.

Если в результате рационализации управления удается дос-тичь высокого уровня указанных выше показателей, то происхо-дит положительный сдвиг в организации системы управления и достигается экономический эффект.

В связи с тем, что совершенствование управления организа-цией, внедрение компьютерных информационных технологий требуют определенных капиталовложений, инвестиций, то эко-номическую эффективность проектов совершенствования управления (оценку эффективности) можно проводить в соот-ветствии с «Методическими рекомендациями по оценке инве-стиционных проектов и их отбору для финансирования», утвер-жденными Госстроем России, Министерством экономики РФ, Министерством финансов РФ, Госкомпромом России 3*1 марта 1994 г. (№ 7-12/47).

Согласно Методическим рекомендациям при оценке эффек-тивности инвестиционных проектов применяются: коммерче-ская (финансовая) эффективность, определяющая финансовые последствия реализации проекта для его непосредственных уча-стников; бюджетная эффективность, отражающая финансовые последствия осуществления проекта для федерального, регио-нального и местного бюджетов; экономическая эффективность, учитывающая затраты и результаты, связанные с реализацией проекта, выходящие за пределы прямых финансовых интересов

частников инвестиционного проекта и допускающие стоимост-ное измерение.

Основу оценки эффективности проектов составляют опреде-ление и соотнесение затрат и результатов от их осуществления. При оценке эффективности инвестиционных проектов необхо-димо приведение (дисконтирование) показателей к стоимости момента сравнения, так как денежные поступления и затраты в различные временные периоды неравнозначны.

Развиваются и другие подходы к оценке эффективности ме-неджмента, в частности, ресурсно-потенциальный подход к оценке эффективности системы управления. В нем абсолютная эффективность управления представляется соотношением по-тенциальных возможностей производства с фактическим значе-нием его использования. Относительная эффективность опреде-ляется как отношение полного эффекта управления к затратам.

Лекция № 12

. Системный подход как метод управления

Становление системного подхода

Три описания систем

Суть системного подхода

Структура системного подхода

Становление системного подхода

Слово "systema", как известно, греческого происхождения. Круг его значений в греческом языке весьма обширен: сочетание, организм, устройство, организация, союз, строй, руководящий орган. Дословно же это слово переводится как учение о строительстве.

Метафоризация слова "система" была начата еще Демокритом. По его словам, речь состоит из имен, имена - из слов (комплексов), комплексы - из букв или неделимых элементов.

Системные представления об окружающей человека действительности развивали многие великие люди земли: Н. Коперник, Г. Галилей, И. Ньютон, К. Линней, И. Кант, Г. Гегель, К. Маркс, В. Ленин, А. Богданов, Л. Берталанфи. Некоторые этапы развития теории систем представлены в таблице 2.1.1.

Но, как наука, теория систем стала развиваться только в начале 20 века. Французский химик Анри Луи Ле-Шателье (1850-1936) сформулировал закон подвижного равновесия, который звучал так: «Если система равновесия подвергается воздействию, изменяющему какое-либо из условий равновесия, то в ней возникают процессы, направленные так, чтобы противодействовать этому равновесию» Богданов А.А. Всеобщая организационная наука (Тектология). Т. 1 - М.: Экономика, 1989, с.249.

Этот закон известен биологам как закон выживания, в соответствии с котором выживают наиболее приспособленные особи, обеспечивающие подвижное равновесие с окружающей средой.

Теория систем развивалась как одна из ветвей философии, внутри которой не утихали принципиальные споры. Сторонники атомизма считали, что части существуют без целого. Холизм наоборот - утверждал, что целое существует без частей. Эмерджентизм обосновывал, что части существуют до целого, а структурализм стоял на позициях, которые определяли, что целое и части зависят друг от друга. Поскольку спор шел о принципах, постольку договориться спорщикам не удалось до наших дней.

Этапы развития системного подхода в 20 столетии выглядят следующим образом:

20-е годы: всеобщая организационная наука (тектология) - первый вариант общей теории систем;

Основоположником современной теории систем можно считать российского революционера Малиновского - известного больше под псевдонимом - А.А. Богданов. Богданов в 1911-1925гг. издал свой трех томный труд под названием "Всеобщая организационная наука (тектология)", в котором, в частности, отмечается, что уровень организации тем выше, чем сильнее свойства целого отличаются от простой суммы свойств его частей. Последнее является одним из основных свойств любой системы.

Тектология - есть общая теория организации (дезорганизации), наука об универсальных типах структурного преобразования систем. Богданов дал характеристику соотношения частей и элементов, показав, что целое превосходит сумму его частей.

Исходным моментом всеобщей организационной науки А.А. Богданова являлось признание необходимости подхода к изучению любого явления с точки зрения его организации. Организация рассматривалась им как процесс постоянных преобразований, базирующихся на непрерывной смене состояний равновесия. По его мнению, только активное использование системой внешней среды может обеспечить сохранность системы. Но в тоже время, внешняя среда представляет собой источник неопределенности системы. Богданов сформулировал тезис о необходимости сочетания децентрализации и централизации, специализации и интеграции в организациях.

30-40-е годы: Людвиг фон Берталанфи - построение общей теории систем, формулирование модели открытой системы;

50-е годы: развитие кибернетики (работы Н. Винера) и проектирование автоматизированных систем управления. Например, У. Росс Эшби предложил методы исследования, основанные на рассмотрении систем с позиций модели черного ящика;

60-80-е годы: концепции общей теории систем, обеспеченные собственным математическим аппаратом (работы М. Месаровича, А Уемова, В. Глушкова). Например, модели многоуровневых многоцелевых систем.

Таблица 5.

Динамика формирования теории систем

Век	Имя исследователя	Содержание системных взглядов на мир
15	Н. Коперник	Гелиоцентрическая система вселенной
16	Г. Галилей	Мир бесконечен. Материя вечна и состоит из молекул, молекулы из атомов.
17	И. Ньютон	Система взаимодействия тел (закон всемирного тяготения). Система телескопа.
17	К. Линней	Система растительного и животного мира. Соподчинение между категориями: класс, отряд, род, вид, вариация.
18	И. Кант	Бытие как система, состоящая из души, мира, бога и сознания. При этом разумная система диалектична.
18	Г. Гегель	Абсолютная идея как система категорий: бытие и небытие, количество и качество и т.д. идея обретает сознание и волю только в человеке. Мотор системы - диалектика.
19	К. Маркс	Общество как развивающаяся социальная система (исторический материализм). Система познания мира (диалектический материализм).
19	В. Ленин	Коммунизм как система, подсистемой которой является социализм. Империализм как система государственно-монополисти-ческого капитализма.
20	А. Богданов	Тектология - всеобщая организационная наука. Не систем не бывает. Все системно.
20	Л. Берталанфи	Учение о целостности организма. Обобщенная системная концепция математического описания различных типов систем.

2.2. Три описания систем

Приступая к изучению новой, неизвестной системы, мы не знаем, с чем имеем дело. В этом случае представление об объекте исследования может дать некоторое описание его свойств.

Функциональное описание системы отражает ее параметры, происходящие процессы и иерархию системы. Это описание позволяет ответить на вопрос: для чего предназначена система? В более широком смысле функциональное описание позволяет оценить:

значимость системы в ее конкретной функции;

воздействие на внешнюю среду (связи с другими системами).

При этом функция системы выполняется, если параметры системы и процессы ограничены пределами, вне которых система разрушается либо радикально меняет свои свойства. Например, функциональное описание системы отопления учебного помещения.

Морфологическое описание дает ответ на вопрос о том, из каких элементов состоит система? Указанное описание определяет:

глубину описания (выбор элемента, внутрь которого описание не проникает);

композиционные свойства (способ объединения элементов в систему);

эффективность выполнения функции, на которую влияют искажения и непредусмотренные потери информации.

Таким образом, морфологическое описание дает представление о составе системы и связях между ее элементами, позволяющее построить иерархическую структуру системы. Например, представим себе морфологическое описание системы отопления учебного помещения.

Информационное описание дает представление об обмене информацией между частями системы, системой и внешней средой. Описание позволяет судить об информационной упорядоченности системы. При этом обычно определяют:

меру неопределенности (энтропию) или упорядоченности (негэнтропию) системы;

информационный метаболизм (обмен информации со средой).

Важно помнить о том, для системы особо ценна информация, привнесенная из внешней среды. Но, с другой стороны, нельзя забывать и том, что не всякая информация нужна системе. Попробуем составить информационное описание для системы отопления учебным помещением.

Как видим, составив три описания системы (например, системы отопления), мы получаем упорядоченную информацию об интересующем нас объекте.

2.3. Суть системного подхода

Стремление выделить скрытые взаимосвязи между различными научными дисциплинами явилось причиной разработки общей теории систем.

Интерес к системному подходу объясняется тем, что с его помощью можно решать задачи, не решаемые традиционными методами.

Важна формулировка решаемой проблемы, поскольку она открывает возможность использования существующих или вновь создаваемых методов исследования. Системный подход является универсальным методом исследования, основанного на восприятии исследуемого объекта как нечто целого, состоящего из взаимосвязанных частей, и являющегося одновременно частью системы более высокого порядка.

Системный подход позволяет строить многофакторные модели, характерные для социально-экономических систем, к которым относятся организации.

Предназначение системного подхода заключается в том, что он формирует системное мышление, необходимое руководителям организаций, что повышает эффективность принимаемых решений.

Под системным подходом обычно понимают часть диалектики (науки о развитии), исследующей объекты как системы, т.е. как нечто целое. Поэтому системный поход в общем виде можно представить как способ мышления в отношении организации и управления.

Известный специалист в области исследования операций Р.Л. Акофф в определении системы делает упор на то, что это любая общность, которая состоит из взаимосвязанных частей.

В этом случае, части также могут представлять собой систему более низкого уровня, которые называются подсистемами. Например, экономическая система является частью (подсистемой) системы общественных отношений, а производственная система является частью (подсистемой) экономической системы.

Разделение системы на части (на элементы) может быть выполнено в различных вариантах и неограниченное число раз. Важным фактором здесь является стоящая перед исследователем цель и тот язык, на котором производится описание исследуемой системы.

Системность заключатся в стремлении исследовать объект с разных сторон.

В основе системного похода лежат следующие принципы:

единства (рассмотрение систем и как нечто целого и как совокупности частей);

развития (изменяемости системы по мере накопления информации, черпаемой из внешней среды);

целевой направленности (результирующий целевой вектор системы не всегда является совокупностью оптимальных целей его подсистем);

функциональности (структура системы следует за ее функциями, соответствует им);

децентрализации (как сочетание централизации и децентрализации);

иерархии (соподчинение и ранжирование систем);

неопределенности (вероятностного наступления событий);

организованности (степени выполнения решений).

Сущность системного подхода в трактовке академика В.Г. Афанасьева выглядит следующим образом:

морфологическое описание (из каких частей состоит система);

функциональное описание (какие функции выполняет система);

информационное описание системы (передача информации между частями системы, способ взаимодействия на основе связей между частями);

коммуникационное описание (взаимосвязь системы с другими системами, как по вертикали, так и по горизонтали);

интеграционное описание (изменение системы во времени и пространстве);

описание истории системы (возникновение, развитие и ликвидация системы).

В социальной системе можно выделить три типа связей: внутренние связи самого человека; связи между отдельными людьми; связь между людьми в обществе в целом. Нет эффективного управления без хорошо налаженных связей. Связь объединяет организацию в единое целое.

Схематично системный поход выглядит как последовательность определенных процедур:

Определение признаков системы (целостность и множество членений на элементы);

Исследование свойств, отношений и связей системы;

Установление структуры системы и ее иерархического строения;

Фиксация взаимоотношений между системой и внешней средой;

Описание поведения системы;

Описание целей системы;

Определение информации, необходимой для управления системой.

Системный подход к управлению был перенесен из медицины. Например: одни нервные клетки воспринимают сигналы о появившихся потребностях организма; другие отыскивают в памяти, как эта потребность удовлетворялась в прошлом; третьи - ориентируют организм в окружающей обстановке; четвертые формируют программу последующих действий и так далее. Так организм функционирует, как нечто целое, и эта модель может быть использована при анализе организационных систем.

Потребность в использовании системного подхода в управлении обострилась в связи с необходимостью управления объектами, имеющими большие размеры в пространстве и во времени в условиях динамичных изменений внешней среды.

Статьи Людвига фон Берталанфи о системном подходе к органическим системам в начале шестидесятых годов были замечены американцами, которые стали использовать системные идеи вначале в военном деле, а затем и в экономике - для разработки национальных экономических программ.

Семидесятые годы были отмечены бумом использования системного подхода во всем мире. Системный подход применяли во всех сферах человеческого бытия. Однако практика показала, что в системах с высокой энтропией (неопределенностью), которая в большей степени обусловлена "несистемными факторами" - влиянием человека, системный подход может не дать ожидаемого эффекта.