Проект открытия и функционирования аптеки

84

Введение

В дипломном проекте на тему «Проект открытия и функционирования» отражены этапы, связанные с открытием предприятия по розничной продаже лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

В соответствии с методологией рассмотрены следующие процессы:

· фазы и жизненные циклы проекта;

· управление интеграционными процессами в проекте;

· управление предметной областью в проект управление стоимостью в проекте;

· управление временем в проекте;

· управление стоимостью в проект;

· управление качеством в проекте;

· управление человеческими ресурсами;

· управление коммуникациями в проект;

· управление рисками в проекте;

· управление контрактами.

Описана организационная политика данного проекта, его ограничения, методология планирования, требования к участникам проектной команды и ресурсам. Изложены методы контроля выполнения проекта, формы отчётности по проекту, а также требования к оформлению контрактов, которые будут учитываться при реализации проекта.

В настоящее время в Харькове существует более 4000 аптечных учреждений принадлежащих предприятиям разных форм собственности (ООО, АО, ЧП, ЧП ФЛ), что свидетельствует о высоком уровне конкуренции в данной отрасли. Целью осуществления данного проекта является обеспечение населения сертифицированными лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения.

Предложенный проект относится к проектам развития и для своей успешной реализации требует применения системных подходов и методов управления проектом. Применение методов управления проектом позволит нам усовершенствовать организацию процесса создания предприятия по розничной торговле лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения: оптимально спланировать цели, задачи и необходимые мероприятия, распределить материальные и человеческие ресурсы, эффективно контролировать ход реализации проекта, реализовать проект в рамках отведённых сроков, заданного бюджета и с запланированным качеством.

В ходе работы была исследована предметная область проекта, в которой рассмотрены этапы проекта создания ЧП «Аптека». Рассмотрено управление проектом по разным областям знаний: управление временем, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, контрактами и поставками.

Управление стоимостью в проекте позволяет проводить контроль за распределением денежных средств. Контроль сроков выполнения проекта осуществляется с помощью программного продукта MS Project 2000

1. Контекст управления проектом

1.1 Жизненные циклы проекта открытия аптеки

Жизненный цикл проекта предназначен для определения начала и окончания проекта.

Предпроектная фаза: проводятся исследования фармацевтического рынка г. Харькова, вследствие чего согласовывается решение о реализации проекта. На первом этапе жизненного цикла проекта сосредотачиваются силы групп аналитиков и проводятся аналитические исследования с целью составления чётких концепции разрабатываемого проекта. На выходе из предпроектной фазы должны быть предоставлены:

· отчеты маркетинговых исследований

· начальный план проекта

· утвержденный бизнес-план

Данный этап характеризуется обширной работой. После этого плавно переходим к следующей фазе - проектной.

Проектная фаза - на данном этапе необходимо:

· провести ремонтные работы помещения (в соответствии с нормами СНиП);

· зарегистрировать предприятие,

· получить лицензию на розничную торговлю лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения;

· получить патент на розничную торговлю лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения;

· подбор персонала;

· организация закупок и поставок.

На данном этапе происходит реализация идеи проекта с целью получения конечного результата - полного функционирования предприятия.

Качество работ выполняемых на предпроектной и проектной фазах имеет важное значение для дальнейшего функционирования проекта. Следовательно, необходимо проводить чёткий контроль на данных этапах.

Фаза закрытия проекта - формирование отчетов о выполненных работах по проекту.

1.2 Управление интеграционными процессами в проекте

Управление интеграционными процессами в проекте включает процессы, необходимые для гарантии того, что разнообразные элементы проекта правильно координируются. Она включает процесс выбора между конкурирующими целями и альтернативами для того, чтобы удовлетворить или повысить ожидания и нужды участников проекта. Каждый процесс может требовать усилий одного или нескольких человек в зависимости от потребностей проекта. Все процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний.

1.2.1 Разработка плана проекта

Разработка плана проекта используется для создания единого, последовательного и согласованного документа, который может служить основой как для выполнения проекта, так и для его контроля.

Входы:

Другие выходы планирования.

На данном этапе группа проекта должна собраться и обсудить детально: сроки проекта, первоначальные ресурсы, специфику данной отрасли.

Историческая информация.

У группы проекта не имеется информации о аналогичных проектах, что будет затруднять выполнение проекта, но все вновь собранные данные и документация будет иметь полный доступ для всех участников проекта.

Организационная политика

В организационной политике должны быть учтены:

· управлением временем - еженедельные, ежемесячные и квартальные отчеты о выполнении проекта;

· управление персоналом - руководство по приёму и увольнению сотрудников;

· отслеживание качества выполнения работы персоналом;

· финансовый контроль - отчеты по времени выполнения, отчеты по затратам и выплатам, бухгалтерские счета, стандартное обеспечение контрактов;

· проводится совещание, на котором устанавливаются дата предоставления отчетов по времени выполнения, отчеты по затратам и выплатам.

Составляется устав предприятия.

Ограничения

Ограничениями являются факторы, которые будут лимитировать возможности команды проекта. В нашем случае, заранее определяем бюджет и человеческие ресурсы.

Методы и средства для разработки плана проекта

Методология планирования проекта - это структурированный подход, используемый для направления команды проекта во времени разработки плана проекта. Таким средством для реализации проекта можно назвать программный продукт по управлению проектами MS Projесt.

Навыки и знания участников проекта.

В нашем проекте кадровый состав определен заранее и каждый из участников проекта имеет навыки и знания, которые будут полезны при разработке проекта. Кто делает этот вклад, когда и в чём он будет заключаться, может варьироваться.

Выходы процессы разработки плана проекта

План проекта

План проекта является документом или набором документов, которые могут изменяться с течением времени, по мере накопления дополнительной информации по проекту.

Структурная декомпозиция проекта (СДР) на работах на которых будет происходить контроль:

· приобретение нежилого помещения;

· заключение договора с агентством недвижимости;

· предоставление информации о рынке недвижимости;

· цена;

· район;

· большая проходимость народа;

· отсутствие вредных производств по соседству;

· помещение должно соответствовать нормам СНиП;

· покупка помещения;

· приобретение и получение документов в БТИ

· заключение договора со строительной организацией;

· получение документов от строительной организации;

· документы;

· чертёжные проекты здания;

· схема фасада;

· электроснабжение;

· система вентиляции;

· схема отопления;

· система сигнализации;

· анализ полученной информации и принятие решения о начале реконструкции помещения;

· реконструкция;

· заключение договоров со строительной организацией имеющей лицензию на выполнение строительных работ;

· заключение договора с лицом, выполняющим контроль за техническим состоянием;

· согласование строительной сметы;

· приобретение строительных материалов согласно строительной смете;

· авторский надзор (за выполнением строительных работ);

· технический надзор;

· техника безопасности;

· пожарный надзор;

· помещение готово;

· получение протоколов от санэпидемстанции;

· о состоянии воды;

· о состоянии микроклимата;

· о радиации;

· заключение договоров с коммунальными службами;

· договор с теплоснабжением;

· договор с водоканалом;

· договор с электроснабжением;

· договор с водоснабжением (канализация);

· установка телефона;

· заключение договора с АТС о выполнении работ;

· установка телефонного аппарата;

· приобретение и установка необходимого оборудования;

· получение документов на осуществление розничной торговли препаратами медицинского назначения;

· регистрация в органах статистики;

· получения свидетельства о госрегистрации;

· лицензия;

· патент;

· регистрация в фондах;

· пенсионный фонд;

· фонд социального страхования;

· фонд временной потери трудоспособности;

· фонд несчастных случаев;

· открытие текущего счета;

· предоставление необходимого пакета документов в банк;

· уведомление ГНИ об открытии т/с;

· регистрация в ГНИ;

· регистрация как плательщика НДС;

· регистрация РКА;

· закупка мебели;

· заключение договора с фирмой о подборе индивидуальной мебели и покупка подходящей мебели;

· установка мебели;

· подборка кадров;

· выбор ассортимента фармпродукции;

· маркетинговые исследования рынка фармации;

· классификация продукции (по ценовой категории, по назначению);

· закупка товара;

· заключение договоров с поставщиками;

· обмен пакетами документов;

· доставка товара

· расстановка ассортимента;

1.2.2 Выполнение плана проекта

Выполнение плана проекта - это первичный процесс для осуществления проекта - большая часть бюджета проекта будет израсходована на выполнение именно этого процесса.

Входы в выполнения плана проекта

План проекта описан в разделе 1.2.1.

На данном этапе подбирается и покупается помещение, оформляется техническая документация, заключается договор со строительной организацией, производится реконструкция помещения, оформляются необходимые документы, регистрируется предприятие, подбирается необходимый персонал, проводится анализ рынка, анализируются конкуренты. и т.д.

Корректирующее воздействие - это действия, которые направлены для обеспечения эффективности выполнения проекта.

Методы и средства:

Оперативные встречи - это регулярно запланированные встречи, собрания, планёрки, проводимые для обмена информацией по проекту. Встречи будут проводиться с разной частотой и на разных уровнях (подробнее см. в разделе управление коммуникациями).

Информационная система управления проектом.

Это структурированный подход, который используется для направления команды проекта во время разработки плана проекта. В нашем проекте используется - MS Projeсt. На сегодняшний день MS Projeсt является распространенным продуктом в управлении проектами.

Выходы выполнения плана проекта

Результаты работ

Результаты работ - это выходы работ, выполненных в ходе реализации проекта:

· выбрано помещение, подходящее для реализации проекта;

· помещение куплено;

· вывод помещения из жилого фонда;

· оформление документов на помещение;

· заключен договор со строительной организацией, которая в свою очередь предоставит нам планы реконструкции помещения, схему фасада, схему вентиляции;

· заключен договор с пожарным надзором;

· авторский надзор;

· технический надзор;

· оформление документов для регистрации частного предприятия.

Запросы на изменение часто определяются во время выполнения работ проекта (расширить или сузить предметную область проекта, изменить ли затраты или календарные планы и т.д.)

· после предоставления схем по реконструкции помещения проводится совещание, на котором выбираются наиболее удачные варианты;

· разрабатывается график ответственности по оформлению документов для регистрации предприятия;

· составляется график встреч, собраний, планёрок, проводимых для обмена информацией по проекту.

1.2.3 Общий контроль изменений в проекте

Общий контроль изменений связан с:

· воздействием на факторы, которые создают изменения, для обеспечения полезности изменений;

· отслеживанием появляющихся изменений;

· управлением реальными изменениям когда по мере того как они появляются.

Учитывая специфику данного проекта применим системы контроля изменений заказчика так как они базируются на законодательных актах.

Входы в общий контроль изменений.

План проекта обеспечивает основу, изменения которой и должны контролироваться см. п. раздел 2.3.1.

Результаты стадии планирования проекта должен быть задокументированы и представлены для утверждения.

План проекта можно включить следующие основные разделы:

· краткий обзор проекта;

· введение;

цели и ожидаемые результаты проекта;

стратегия;

объем работ;

организационные связи;

ссылки на внешние документы;

· структура проекта;

роли и ответственности;

процесс управления проектом;

обзоры и утверждения;

· комплекс работ;

работы проекта оценка объёма и квалификации;

внешние задачи;

возможные изменения;

· график работ;

график работ по этапам;

список вех;

· ресурсное обеспечение;

персонал;

оборудование;

средства;

прочее;

· финансирование;

бюджет;

план затрат;

предположения;

· ограничения риски и неопределенности проекта;

зависимости от внешних событий;

риски и неопределенности;

процесс решения проблем.

Представление отчетности об исполнении.

Предоставление отчетности об исполнении обеспечивают информацию по степени выполнения проекта. Предоставление отчетности об исполнении должны в общем обеспечивать информацию по предметной области, расписанию, затратам, качеству, рискам и поставкам. Отчеты могут быть выполнены комплексно или выборочно. Детально рассмотрим в разделе - предоставление отчетности об исполнении.

Запросы на изменения.

Запросы на изменения могут проявляться во многих формах - устной или письменной, прямой и непрямой, утвержденные руководством или необязательно.

Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

Методы и средства общего контроля изменений

Система контроля изменений.

Это серия формальных, документированных процедур, которые определяют возможные шаги к изменению официальных документов проекта. Системы контроля изменений должны также включать процедуры для обработки изменений, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения.

Определение степени использования может проводиться с помощью программного продукта MS Project (см. линии хода исполнения работ.)

Управление конфигурациями это документированная процедура, используемая для применения технических или административных директив и надзора для:

· определение и документирование функциональных характеристик объекта;

· контроль любых изменений этих характеристик;

· отчеты по изменениям и степени их исполнения;

· проверки объекта и систем для подтверждения их соответствия требованиям.

Определение степени выполнения

Технологии определения степени выполнения, которые помогают определить, необходимы ли отклонения от плана корректирующих воздействий.

Дополнительное планирование

Проекты редко могут выполняться в точности согласно плану. Предполагаемые изменения могут требовать новых или пересмотренных смет затрат, анализ мер реагирования на риск лил других уточнений плана проекта.

В нашем случае основным методом определения степени выполнения поставленных работ, является еженедельные отчеты про ход выполнения работ.

Информационная система управления проектом

См. раздел 2.1.2.

Выходы общего контроля изменений

Модификация плана проекта

Это любые изменения содержания плана проекта или дополнительной информации. Описаны раздел 2.1.2.

Корректирующие воздействия - выполняется менеджером проекта после согласования с заказчиком.

1.3 Управление предметной областью проекта

Управление предметной областью проекта включает в себя процессы, необходимые для того, чтобы проект гарантированно включал все требуемые работы и только те работы, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Эта область знаний включает определение и контроль того, что включено или не включено в проект. Каждый процесс в общем случае появляется как минимум единожды на каждой из фаз проекта. В данном разделе будут описаны процессы, средства и методы, используемые для управления предметной области проекта. Процессы, методы и средства, используемые в управлении предметной областью проекта, изменяются в зависимости от сферы приложения и определяются как часть жизненного цикла проекта. (см. раздел 1). Проект состоит из отдельных продуктов, но эти продукты могут включать вспомогательные элементы, каждый из которых будет иметь собственную отдельную, но также и взаимозависимую предметную область.

1.3.1 Инициация

Инициация - это процесс формального признания того, что новый проект существует или что существующий проект переходит в свою новую сферу.

Описание продукта.

Продуктом проекта будет открытие предприятия по продаже лекарственных средств и изделий медицинского назначения, т.е. реализация лекарственных средств будет осуществляться через Аптеку.

Аптека - заведение здравоохранения, функционирующее с разрешения и под контролем государственных органов, основной задачей которого является обеспечение населения, заведений здравоохранения, предприятий, учреждений и организаций лекарственными средствами и препаратами медицинского предназначения.

В соответствии с законом, аптеки могут создавать в установленном порядке обособленные структурные подразделения в виде аптечных пунктов и аптечных киосков. Аптечные пункты могут создаваться при заведениях здравоохранения, аптечные киоски - на заводах, вокзалах, торговых центрах и т.д. Аптека занимает изолированное помещение с отдельным входом и имеет торговый зал для обслуживания населения, что предусмотрено законом. Структурные подразделения занимают обособленные помещения без выделения торгового зала, т. к. требования о нормах пешеходной доступности распространяются только на аптеки. Реализация лекарственных препаратов разрешена лицензией, которая выдается на 3 года, по истечению ее действия необходима новая лицензия.

Разрешенной в лицензии практикой могут заниматься только лица, которые допущены к фармацевтической деятельности в установленном законодательством порядке. Все служащие, допущенные к реализации лекарственных средств в современной аптеке, имеют фармацевтическое образование

Заключение договоров с риелторской конторой, строительной организацией, поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения, сторонними организациями, получение лицензии на продажу лекарственных средств и изделий медицинского назначения, патента на розничную торговлю. Подбор персонала, обучение персонала, если есть необходимость.

Методы и средства инициации

Методы выбора проекта

Как метод выбора проекта используется метод измерения выгод. Заказчик имеет потребность в данном предприятии данного типа. Его также будет интересовать конкурентная среда в районе, в котором будет находиться данное предприятие - применим метод экспертных оценок.

Экспертные оценки

При разработке многих решений, которые полностью или частично не поддаются количественному анализу, значительный эффект приносят методы экспертных оценок. Экспертная оценка часто требуется для отбора входных данных.

Суть экспертных оценок состоит в получении ответов специалистов на поставленные перед ними вопросов. Информация, полученная от экспертов, в целях минимизации погрешностей с помощью специальных логических и математических процедур, и записывается в форму, удобную для выбора решения.

Для подготовки и проведения экспертизы формируется организационная группа, которая обеспечивает условия для эффективной работы. Основные задачи данной группы:

· постановка проблемы - конкурентоспособность;

· определение задач экспертизы;

· выбор, проверка компетентности и формирования группы экспертов;

· проведение опроса экспертов и получение их оценок;

· обработка, формализация и интерпретация полученной информации.

В районе размещения ЧП «Аптека» расположены 1 аптека и 2 аптечных киоска на расстоянии пешеходной доступности 800 м, 300 м и 400 м соответственно. Конкурентную среду можно представить в виде таблицы 1.1.

Таблица 1.1. Конкурентная среда

№ п/п	Объект	Площадь размещения (м. кв)	Ассортимент (кол-во наименований)	Кол-во поставщиков	Доп услуги	Примечание
1	Аптека	74	3200	7	Измерение АД	Рецептурный и безрецептурный отпуск
2	Киоск №1	12	1800	1	-	Наличие только безрецептурных препаратов
3	Киоск №2	15	2100	5	-	Наличие только безрецептурных препаратов
4	ЧП Аптека	77	4000	10	Измерение АД, ЧСС, консультативные услуги	Рецептурный и безрецептурный отпуск

В отличие от конкурентов ЧП «Аптека» при отпуске товара использует накопительную дисконтную систему скидок. В аптеке проводятся лекции медицинских представителей фирм производителей лекарственных средств, приглашаются врачи различных специальностей для консультирования населения по вопросам применения лекарственных препаратов и ориентирования по новым лекарствам, появившимся на рынке. Выделяя определённые факторы конкурентоспособности, и рассчитывая её количественные параметры, можно определить действительное положение фирмы на рынке. Расчет конкурентоспособности предоставим в виде таблицы 1.2.

Таблица 1.2. Расчёт конкурентоспособности

	Расчет конкурентоспособности
№	факторы	весомость фактора	ЧП "Аптека»	Основные конкуренты
				Киоск №1	Киоск №2	Аптека
	b	Р	к	к*b	Р	к	к*b	Р	к	к*b	Р	к	к*b
1	ассортимент (max)	0,30	4	1	0,3	2	0,5	0,15	1	0,25	0,08	3	0,8	0,2
2	цена (min)	0,30	4	0,3	0,08	2	0,5	0,15	2	0,5	0,15	1	1	0,3
3	качество обслуживания (max)	0,20	4	1	0,2	3	0,8	0,15	4	1	0,2	1	0,3	0,1
4	вермя работы (max)	0,15	5	1	0,15	2	0,4	0,06	2	0,4	0,06	2	0,4	0,1
5	реклама (max)	0,05	2	1	0,05	1	0,5	0,03	0	0	0	0	0	0
	Суммарный коэф-т конкурентоспособности	1,00			0,78			0,54			0,49			0,6

В процентном соотношении коэффициенты конкурентоспособности (к*b) отражают действительное положение фирмы на рынке. По данным расчета видим, что преимущество у нашего предприятия. Однако, следует обратить внимание на конкурентов Киоск №1. ЧП Аптека, следует предпринять меры по улучшению качества услуг, чтобы завоевать симпатии клиентов. Наш самый большой плюс это быстрота и надёжность. Это позволит привлечь значительное количество потребителей и обеспечит место на рынке.

Рис. 1.2 Привлекательность аптеки

Выходы инициации

Устав проекта - утвержден устав предприятия (см. приложение №1)

Назначение менеджера проекта

Организационная структура проекта, роли, функциональные взаимосвязи по проекту более подробно описано в разделе «Управление человеческими ресурсами в проекте».

Ограничения Ограничениями являются факторы, которые будут лимитировать возможности команды проекта. В нашем случае, заранее определённы человеческие ресурсы. Также ограничения указываются в Уставе предприятия.

Предположения при реализации данного проекта может возникнуть ряд таких вопросов, для решения которых необходима будет компетентная консультация. Поэтому, можно предположить, что для получения такой консультации необходимо привлечь экспертов.

1.3.2 Планирование предметной области

Планирование предметной области - процесс разработки письменного документа, который определяет предметную область (PMBOK1996г).

Письменный документ как основа будущего принятия решений по проекту включая, в частности, критерии определения того, что проект или его фаза были завершены успешно.

Входы в планирование предметной области

Описание продукта. см. раздел 1.3.1

Устав проекта - см. приложение №1

Методы и средства планирования предметной области

Анализ продукта

Анализ продукта включает развитие более полного понимания того, что такое продукт или проект. Он включает такие технологии, как системный инжиниринг, стоимостной инжиниринг и стоимостный анализ.

Анализ выгод / затрат

Данный анализ включает в себя вычисление явных и неявных затрат и доходов в различных альтернативных вариантах проекта, а затем использование таких финансовых параметров как период окупаемости для оценки относительной предпочтительности.

Определение альтернатив

Существуют разнообразные общие техники управления, которые обычно используются - это мозговой штурм и горизонтальное обсуждение.

Экспертные оценки

Используются для обработки данных и проводятся группой специалистов в данной сфере. (PMBOK1996г) См. раздел 1.3.1.

Выходы планирования предметной области

План управления предметной областью общий и неформальный и является составной частью общего плана проекта. Документ, который определяет данную область, включает обоснование проекта и служит документом-основой для подготовки будущих решений по проекту. Таким документом для нашего проекта является Устав проекта ЧП «Аптека», в нём описаны цели и предмет деятельности предприятия, права и обязанности предприятия как юридической особы, органы управления и контроля, уставного капитала. Так же сюда можно включить и договора поставок, так как они определяют основной вид деятельности предприятия. Подробнее Устав и Договор в приложениях.

Документ, определяющий предметную область.

Основными выходами планирования предметной области является документ, который определяет предметную область и план управления предметной области. Документ, который определяет предметную область, обеспечивает документальную основу для подготовки будущих решений по проекту и для подтверждения или развития общего понимания предметной области проекта между его участниками. Для нашего проекта такими документами будут являться:

1.устав предприятия;

2.договора со сторонними организациями:

· строительная организация;

· фарминспекция;

· договора с поставщиками лекарственных средств, изделий медицинского назначения, гигиенических средств;

· договор с организацией осуществляющей контроль за пожарной безопасностью;

· договор с предприятием ООО «Охрана и безопасность»;

· договор с компанией ООО ВК «Велтон. Телеком»;

· договора с коммунальными службами;

3. должностные инструкции (для каждого сотрудника);

4. коллективный договор

5. договор с участниками о коллективной материальной ответственности и т.д.

Дополнительная информация

Дополнительная информация для документа, утверждающего предметную область, должны быть документированы и организованы так, как необходимо для облегчения их использования в других процессах управления проектами. Дополнительная информация должна всегда включать документацию всех идентифицированных предположений и ограничений. Объем дополнительных деталей варьирует в зависимости от сферы приложения. В роли данных документов могут выступать: строительная смета, график загрузки участников проекта, текущие отчеты о расходах по проекту.

План управления предметной областью

Данный документ будет описывать, как будет управляться предметная область, и каким образом будут вноситься изменения в проект.

Описание плана работ можно увидеть в приложении №2 в основном все изменения будут согласовываться с руководителем, а некоторые и с командой. План управления предметной областью может быть формальным и неформальным, детализированным или общим в зависимости от потребностей проекта.

Таблица 1.3. Документы, которые являются формальным завершением этапов проекта

Этапы проекта	Документация, которая свидетельствует о завершении этапа.
Подготовка к закупкам	1. свидетельство о государственной регистрации предприятия; 2. справка из статуправления о присвоении ЕГРПОУ; 3. свидетельство плательщика НДС; 4. лицензия на осуществление розничной торговли лекарственных средств и изделий медицинского назначения; 5. патент на розничную торговлю лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
Закупка	1. договор на поставку лекарственных средств и изделий медицинского назначения 2. договор на поставку средств индивидуальной гигиены 3. договор на поставку детского питания.
Окончание закупки	1. акты о выполненных работах; 2. сертификаты качества; 3. счета; 4. платежные поручения; 5. расходные накладные; 6. налоговые накладные
Приём персонала	1. заявление о приёме на работу; 2. приказ по предприятию о создании штатного расписания; 3. должностная инструкция; 4. коллективный договор;
Обучение персонала	1. свидетельство о завершении обучения; 2. сертификат о повышении квалификации;

1.3.3 Определение предметной области

Определение предметной области включает разбиение основных результатов проекта на более мелкие и управляемые компоненты с целью:

· повысить точность определения затрат, времени и ресурсов;

· создать основу для определения уровня выполнения и контроля;

· содействовать чёткому распределению ответственности.

Контроль изменений предметной области должен быть полностью интегрированным с другими процессами контроля.

Входы в контроль изменений предметной области.

СДР описана в разделе 1.2.1.

Предоставление отчетности об исполнении, обсуждается в разделе выходы предоставления отчетности об исполнении, обеспечивает информацию по выполнению предметной области. Отчетность об исполнении может также обращать внимание команды проекта на те вопросы, которые могут в будущем вызвать проблемы.

Предоставление отчетности о выполнении. Отчетность о выполнении организует и подытоживает собранную информацию и представляет результаты любого анализа. Отчет обеспечивает типы информации и уровень деталей, что требуются разнообразными участниками проекта в таком виде, как это заложено в плане управления коммуникациями проекта. Одним из вариантов представления отчетов в данном проекте является диаграмма Ганта.

Отчеты подаются еженедельно, ежемесячно и квартально на собраниях административного отдела.

Запросы на изменения.

Они могут появляться в разных формах - устной или письменной, прямой или непрямой, инициированной извне или изнутри, утвержденной руководством. Изменения могут потребовать расширения предметной области или могут позволить сузить её. Потребность во внесении изменений может возникнуть в следующих ситуациях:

· в случае изменения бюджета;

· в случае изменения графика работ.

План управления предметной областью описан в разделе 1.3.2.

1.3.4 Контроль изменений предметной области

Эта система определяет те процедуры, которые можно изменить предметную область проекта. Она включает бумажную работу, системы отслеживания, и уровня утвержден, необходимые для санкционирования изменений.

Важной частью контроля изменений предметной области является определение того, что вызывает отклонения, и принятий решений относительно того, требуют ли отклонения корректирующих воздействий. Матрица ответственности таблица 1.4.

Таблица 1.4. Матрица ответственности

Организационное звено Работы	директор	зав аптекой	бухгалтер	провизор	фармацевт	Провизор-аналитик	бригадир
Сбор данных	+	+
Анализ хозяйственной деятельности	+		+
Сдача отчётов			+
Подготовка отчётов			+
Закупка товара		+
Приём товара от поставщиков		+		+	+	+
Расстановка товара		+
Заключение договоров	+
Формирование кадровой политики	+	+
Отпуск лекарственных средств				+	+
Фармацевтическая опека		+		+	+	+
Учёт дефектуры в аптеке		+				+
Приём заказов от населения препаратов отсутствующих в аптеке		+		+	+	+
Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей		+		+	+	+
Заполнение книги учёта расчетных операций		+		+	+	+
Визуальный контроль лекарственных средств		+				+
Приём телефонограмм из ГосФармИнспекции		+				+
Обработка телефонограмм						+
Обеспечение работы коллектива	+	+
Обеспечение наличности минимального ассортимента		+
Разработка должностных инструкций	+	+
Контроль за качеством всей документации	+	+	+
Составление графиков работ, отпусков	+		+
Контроль правил за внутренним разпорядком
Ремонтные и строительные работы							+

Выходами контроля изменений предметной области являются:

· утвержденная СДР

2. Область управления проектом открытия аптеки

2.1 Управление временем в проекте

Управление временем в проекте включает процессы, требуемые для гарантии своевременного завершения проекта. Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый процесс может требовать усилий одного или более человека или группы людей в зависимости от потребностей проекта.

2.1.1 Определение состава работ

Определение состава работ включает определение и документирование всех специфических работ, которые могут быть выполнены, для того, чтобы достичь результатов и более мелких результатов, определения тех работ, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта.

Входы в определение состава работ.

СДР является первичным вкладом в определение состава работ. Более детально описано в разделе 1.3.

В документ, определяющий предметную область входят такие моменты как обоснование и цели предметной области. См. раздел 1.3. На данном этапе также есть ограничения - это факторы, которые будут лимитировать возможности коллектива.

Методы и средства определения состава работ.

Декомпозиция включает разбиение основных результатов проекта на меньшие, более управляемые компоненты для обеспечения лучшего управленческого контроля. Декомпозиция описана в больших подробностях в разделе 1.3.

Выходы из определения состава работ.

Перечень работ входящих в проект:

· приобретение нежилого помещения;

· заключение договора с агентством недвижимости;

· предоставление информации о рынке недвижимости;

· цена;

· район;

· большая проходимость народа;

· отсутствие вредных производств по соседству;

· помещение должно соответствовать нормам СНиП;

· покупка помещения;

· помещение куплено;

· приобретение и получение документов в БТИ;

· ознакомление с нормативно-технической документацией;

· заключение договора со строительной организацией;

· получение документов от строительной организации;

· документы;

· чертёжные проекты здания;

· схема фасада;

· электроснабжение;

· система вентиляции;

· схема отопления;

· система сигнализации;

· анализ полученной информации и принятие решения о начале реконструкции помещения;

· реконструкция;

· заключение договоров со строительной организацией имеющей лицензию на выполнение строительных работ;

· заключение договора с лицом, выполняющим контроль за техническим состоянием;

· согласование строительной сметы;

· приобретение строительных материалов согласно строительной смете;

· окончание реконструкционных работ;

· авторский надзор (за выполнением строительных работ);

· технический надзор;

· техника безопасности;

· пожарный надзор;

· помещение готово;

· получение протоколов от санэпидемстанции;

· о состоянии воды;

· о состоянии микроклимата;

· о радиации;

· заключение договоров с коммунальными службами;

· договор с теплоснабжением;

· договор с водоканалом;

· договор с электроснабжением;

· договор с водоснабжением (канализация);

· установка телефона;

· заключение договора с АТС о выполнении работ;

· заключение договора по оплате;

· установка телефонного аппарата;

· приобретение и установка необходимого оборудования;

· в торговый зал;

· в комнату персонала;

· в кабинет для администрации;

· в складские помещения;

· помещение готово к эксплуатации;

· получение документов на осуществление розничной торговли препаратами медицинского назначения;

· регистрация в органах статистики;

· получения свидетельства о госрегистрации;

· лицензия;

· патент;

· регистрация в фондах;

· пенсионный фонд;

· фонд социального страхования;

· фонд временной потери трудоспособности;

· фонд несчастных случаев;

· открытие текущего счета;

· предоставление необходимого пакета документов в банк;

· уведомление ГНИ об открытии т/с;

· регистрация в ГНИ;

· плательщик НДС;

· регистрация РКА;

· регистрация окончена все документы получены;

· закупка мебели;

· заключение договора с фирмой о подборе индивидуальной мебели;

· для торгового зала;

· для кабинета администрации;

· для комнаты персонала;

· для складских помещений;

· установка мебели;

· установка мебели окончена;

· подборка кадров;

· метод оценки персонала;

· интервьюирование (собеседование);

· источниковедческий (биографический);

· проведение рабочего эксперимента (испытательный срок);

· персонал выбран;

· выбор ассортимента фармпродукции;

· маркетинговые исследования рынка фармации;

· сегментация рынка;

· классификация продукции;

· по ценовой категории;

· по назначению;

· выбор объёма закупок;

· закупка товара;

· заключение договоров с поставщиками;

· обмен пакетами документов;

· доставка товара;

· расстановка ассортимента;

Дополнительная информация для перечня работ должна быть документирована и организована так, как необходимо, для удобства её использования другими процессами управления проектами. Дополнительная информация всегда должна включать в документацию по всем предложениям и ограничениям. Объем дополнительных данных варьирует в зависимости от сферы приложения. Используя СДР для определения того, какие работы необходимы, команда проекта может обнаружить отсутствующие результаты или определить, что описание результатов нуждается в уточнении или корректировке. Любые из таких изменений должны быть отражены в СРД и связанной с ней документации

2.1.2 Определение последовательности работ

Определение последовательности работ включает определение и документирование взаимозависимостей между работами. Работы должны быть аккуратно расположены во времени, дабы поддержать позднее развитие реалистичного и достижимого календарного плана. Определение последовательности может быть произведено с помощью программного продукта MS Projесt.

Входы в определение последовательности работ.

Перечень работ описан в разделе 2.1.1.

Описание продукта обсуждается в разделе 2.1.1.

Внешние взаимосвязи.

Агентство недвижимости - используем для выбора помещения под Аптеку. Получив необходимую информацию от агентства недвижимости, анализируем её и выбираем наиболее подходящий вариант. Основными критериями для выбора помещения являются:

· цена;

· район;

· большая проходимость народа;

· отсутствие вредных производств по соседству;

· помещение должно соответствовать нормам СНиП;

Привлечение экспертов - при возникновении необходимости в консультациях можно привлечь группы экспертов.

Директивные взаимосвязи часто называют жёсткой логикой. Это те взаимосвязи, которые присущи природе той работы, которая выполняется. Например, невозможно заключить договор между заказчиком и поставщиком, не получив положительного результата по условиям выставляемым каждой их сторон.

Методы и средства определения последовательности работ

Графический метод предшествования - это метод построения сетевых диаграмм, в которых работы взаимосвязаны между собой. Сетевые графики представлены в пакете MS Projесt. (см. приложение №3)

2.1.3 Оценка продолжительностей работ

Данный процесс подразумевает оценку числа интервалов времени, необходимых для выполнения каждой отдельной работы. Вычисление количества рабочих периодов, необходимого для завершения работы, зачастую потребует также рассмотрения растянутого времени. Полная продолжительность проекта может быть вычислена с использованием методов и средств, но более правильно вычисляется как выход процесса разработки расписания. (см. разделе 2.1.2).

Входы в оценку продолжительности работ

Перечень работ описан в разделе. 2.1.1.

Требования к ресурсам.

Требования к ресурсам являются описанием того, какие ресурсы необходимы и в каких количествах для каждого элемента СДР. Эти ресурсы могут быть получены в процессах подбора персонала. Для успешного выполнения работ необходимы трудовые ресурсы высокой квалификации. В проекте участвуют 10 человек, которые постоянно задействованы.

Продолжительность большинства работ будет в значительной степени зависеть от возможностей людей и тех материальных ресурсов, которые на них выделяются.

Историческая информация.

Знания команды проекта - индивидуальные члены команды проекта могут запоминать предыдущие оценки и цифры. Несмотря на то, что подобные воспоминания могут быть полезны, на них особо полагаться нельзя, в отличие от документальных.

Данный проект командой разрабатывается впервые, поэтому будем использовать всю доступную информацию.

Методы и средства оценки продолжительностей работ.

Метод экспертных оценок (методы и средства инициализации).

Экспертные оценки опираются на историческую информацию и должны использоваться как можно чаще. Если подобная экспертиза недоступна, оценки могут быть неоднозначными или рискованными. Данный метод применяется при недостаточном количестве информации, при определении степени риска такого направления предпринимательской деятельности, который не имел ранее аналогов у команды

Выходы оценки продолжительности работ.

Оценка продолжительности работ - количественные предположения о вероятностном количестве рабочих часов, которые потребуются для выполнения данной работы.

Рис. 2.1 Календарный план

2.1.4 Разработка расписания работ по выполнению проекта

Разработка расписания - определение дат начала и окончания работ проекта.

При разработке расписания графика работы персонала проекта воспользуемся MS Project, что будет наглядно предоставлено на Диаграмме Ганта. (см. Приложение №2, №4). Будем использовать «Стандартный календарь» он включает в себя 5 рабочих дней и 2 выходных.



Рис. 2.2 Календарь проекта

Входы в разработку расписания

Сетевая диаграмма см. приложение №3

Оценка продолжительности работ - см. раздел 2.1.3.

Требования к ресурсам - см. раздел 2.2.1.

Описание ресурсного фонда.

Знание того, какие ресурсы будут доступны, в какое время и каким образом не мало важный момент для составления расписания. Ресурсный фонд представлен в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Ресурсный фонд проекта

РЕСУРСЫ
МАТЕРИАЛЬНЫЕ	ТРУДОВЫЕ
Услуги нотариуса	Руководитель
Услуги агентства недвижимости	Бухгалтер
Связь (город, межгород)	Менеджер по работе с персоналом
Затраты на офисное оборудование	Провизор, фармацевт
Затраты для оргтехники	Бригадир
Затраты на канцтовары	Офисное оборудование
Мобильная связь	Мебель
Услуги сторонних организаций	Интернет

Календари

Проектные и ресурсные календари определяют периоды, в которых работа может вестись. Проектные календари влияют на все ресурсы. Реализация большинства работ проекта привязана к рабочему расписанию.

Ограничения

Основные ограничения: финансирование, рабочий день, который не должен превышать нормы времени оговоренные в кодексе о труде.

Любые взаимосвязи могут требовать определения опережений и задержек для того, чтобы реально оценить ситуацию.

Методы и средства разработки расписания.

Разработка расписания проекта, будет проводиться с помощью MS Project.

Математический анализ включает расчет теоретических ранних и поздних дат начала и окончание работ проекта без учёта ограничений ресурсов. Результативной информацией является не расписание, а промежутки времени, в которое необходимо поместить данную работу при учёте ограничений ресурсов и других ограничений. Наиболее известными методами математического анализа являются:

Техника оценки и обзора Программы (PERT) - использует последовательную сетевую логику и взвешенную среднюю величину продолжительности для вычисления продолжительности проекта.

Программный продукт по управлению проектом. С помощью MS Project, который автоматизирует вычисления математического анализа и метода калибровки и сглаживания и, таким образом, позволяют быстрое рассмотрение многих возможностей составления расписания.

Выходы разработки расписания.

Календарный план проекта включает как минимум запланированные даты начала и ожидаемого окончания каждой детализированной работы. Необходимо отметить, что календарный план проекта остается предварительным, пока распределение ресурсов не утверждено. Начало проекта - 10.01.05 окончание - 06.05.06. См приложение №2

План управления расписанием. Данный план определяет, Каск могут быть внесены дополнения в календарный план. Он может быть формальным и неформальным, высоко детализированным. План управления проектом является вспомогательным элементом общего плана проекта. См диаграмму Ганта приложение №2

2.1.5 Контроль расписания

Контроль расписания в основном связан с:

· воздействием на факторы, вызывающие изменения, для того чтобы убедиться, что изменения будут положительными;

· определения наличия изменений в расписании;

· управление реальными изменениями тогда, когда они появляются.

Контроль расписания должен быть полностью взаимосвязан с другими процессами контроля, как описано в разделе 2.5.

Входами в контроль расписания являются выходы разработки расписания:

· календарный план;

· сетевой график;

· план управления расписанием;

Контроль расписания осуществляется в программной модели MS Project - Диаграмма Ганта. См. приложение №2

Промежуточные отчеты от участников проекта о ходе работ (успеваемость по срокам, распределение средств, продуктивность работы кадров, проблемы, возникшие во время реализации проекта). Предоставление отчетности об исполнении могут также обращать внимание коллектива на те проблемы, которые могут вызвать проблемы в будущем.

Выходы контроля календарного плана.

Модификация календарного плана. Так называется любая модификация информации, касающаяся календарного плана, которая используется для управлением проектом. Любые изменения связанные с реализацией проекта будут вноситься в план управления проектом. Изменения будут регулироваться с помощью еженедельных отчетов предоставляемых на еженедельных собраниях.

Работы по проекту проводятся специалистами с использованием хорошо изученных методик и принципов работы, поэтому риск возникновения серьёзных ошибок очень мал. При разработке расписания особое внимание уделяется работам, которые связаны с спецификой работы. Предусматриваются резервы времени для корректировки отклонений от графика проекта. Для контроля хода выполнения проекта предусмотрено отчитываться на каждом этапе. Для этого используются специальные типовые формы отчётов.

Таблица 2.2. Типовая форма отчёта по этапам проекта

Этап	Дата	% завершения	Комментарии
Название этапа	Предполагаемая дата окончания	% окончания на предполагаемую дату окончания	Причины отклонения

Таблица 2.3. Типовая форма отчёта по работам проекта

Работа	Дата	%	Комментарии
Название этапа	Предполагаемая дата окончания	% окончания на предполагаемую дату окончания	Причины отклонения

Полученный опыт и результаты работы необходимо сдать в архив для дальнейшего использования как ретроспективная информация.

2.2 Управление стоимостью в проекте

Управление стоимостью в проекте включает процессы, необходимые для гарантии того, что проект будет выполнен в рамках установленного бюджета.

Таблица 2.4. Процессы управления стоимостью

Процессы управления стоимостью в проекте	Оценка стоимости проекта
	Бюджетирование проекта
	Контроль стоимости (затрат)

Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый из этих процессов может требовать усилия одного или нескольких участников проекта в зависимости от потребностей проекта. Каждый процесс появляется как минимум единожды на каждой из фаз проекта. На практике данные процессы могут перекрываться и взаимодействовать различными способами.

Управление стоимостью проекта в первую очередь взаимосвязаны с затратами на ресурсы, необходимые для выполнения проекта. Управление стоимостью в проекте рассматривает также информационные нужды участников проекта. Измерение проектных затрат может проводиться различными путями и в разное время.

Наш проект мал, поэтому планирование ресурсов, оценка стоимости и разработка бюджета тесно связаны и рассматриваются как один процесс, т.е. данные процессы могут быть выполнены одним - двумя человеками за сравнительно небольшой процесс времени. Рассмотрим эти процессы более подробно и отдельно.

2.1.1 Планирование ресурсов

Планирование ресурсов включает в себя определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах необходимы для успешного завершения работ проекта. Этот процесс может быть строго скоординирован с определением затрат.

1 Структурная декомпозиция работ

Рис. 2.3 Структурная декомпозиция работ

2.3 Управление качеством продукции и услуги

Управление качеством в проекте включает процессы, необходимые для обеспечения того, что проект удовлетворит те нужды, для обеспечения которых он и был принят.

Управление качеством, по существу является, сквозным аспектом управления проектом, аналогичным таким как время, затраты, управление персоналом. Именно это положение находится в основе основополагающих принципов, находящихся в основе современных систем качества:

· качество - неотъемлемый элемент любого производственного или иного процесса;

· качество - это, то говорит потребитель, а не изготовитель;

· ответственность за качество должна быть адресной;

· повысить качество можно только усилиями всех работников предприятия;

· контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат;

· политика в области качества должна быть частью общей политики предприятия.

Управление качеством включает все функции общего руководства по разработке политики в области качества, установления целей, полномочий и ответственности, а также процессы планирования, контроля и обеспечения качества, с помощью которых в рамках системы качества происходит реализация данных функций.

Каждый из этих процессов взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний.

Определение и достижение соответствующих как качества так и уровня является ответственностью заведующей аптеки.

2.3.1 Планирование качества

Это один из ключевых процессов во время фазы планирования проекта он должен проводиться регулярно параллельно с другими процессами планирования.

Планирование качества - выявление требований к качеству проекта и продукции проекта, а также путей их удовлетворения. Для начала процесса планирования необходимо иметь информацию о проекте в области качества, содержании проекта, описании продукта, стандарты и требования к качеству продукции, документации по системе качества. Во время и после реконструкции помещения должны быть произведены следующие мероприятия:

· авторский надзор (за выполнением строительных работ);

· технический надзор;