Совершенствование регламентации труда персонала в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Государственный университет управления»

Институт управления персоналом социальных и бизнес-коммуникаций

Кафедра управления персоналом

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

По учебной дисциплине «Управление персоналом организации» на тему:

«Совершенствование регламентации труда персонала в организации»

Выполнил: студент очной формы обучения

Специальности: Управление персоналом

4 курса 1 группы Гарбузов К.В.

Москва - 2015

Содержание

• Введение
• 1. Теоретические основы регламентации труда персонала
• 1.1 Понятие и сущность регламентации труда персонала
• 1.2 Классификация форм регламентации труда персонала
• 1.3. Роль и место регламентации труда персонала в организации14
• 2. Анализ регламентации труда персонала в организации ЗАО «Перекресток»
• 2.1 Общая характеристика организации ЗАО «Торговый Дом Перекресток» и его персонала
• 2.2Анализ системы управления ЗАО «Торговый дом Перекрёсток»
• 2.3 Анализ существующей системы регламентации труда персонала в ЗАО «Торговый Дом Перекресток»
• 3. Причины, мешающие эффективному развитию рассматриваемого направления
• 4. Задание на разработку организационного проекта
• Заключение
• Список литературы
• Приложение
• Введение
• В настоящее время нормативами не охвачены многие показатели, отражающие уровень организационного, информационного и технического обеспечения управленческого труда.
• Исследуя развитие теории регламентации управленческого труда, можно прийти к выводу о том, что проблема нормирования вообще, и регламентации управленческого труда, в частности, имеет глубокие корни, но остается актуальной до сих пор, так как многие исследования в этой сфере ограничиваются декларативными' выводами в силу сложности реализации проблемы. Поворот к социальной направленности производственных отношений, прослеживающийся в настоящее время, заставляет исследователей обратить внимание на проблемы четкого разделения труда в сфере управления. Решение этой проблемы невозможно без регламентирования управленческого труда.
• Актуальность темы данной работы определяется социальной важностью задач регламентации управленческого труда. В динамичных условиях развивающегося рынка каждый человек имеет прежде всего потребность осознания собственной роли в процессе создания материальных благ. Определить свое место в общественной организации труда возможно только через конкретное разделение труда. Оптимальный уровень кооперации и разделения труда между работниками может быть найден и обоснован с помощью регламентации труда.
• Цель курсового проекта - анализ уровня развития регламентации труда персонала в организации ЗАО «Перекресток»
• Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:
• 1. Рассмотреть понятие и сущность регламентации труда персонала в организации;
• 2. Раскрыть классификацию форм регламентации труда персонала в организации;
• 3. Представить роль и место регламентации труда персонала в организации;
• 4. Дать общую характеристику организации ЗАО "Перекресток".
• и его персонала;
• 5. Проанализировать опыт регламентации труда персонала в организации ЗАО "Перекресток".
• 6. Выделить проблемы регламентации труда персонала в организации;
• 7. Разработать практические рекомендации по совершенствованию регламентации труда персонала в организации ЗАО "Перекресток".
• 8. Дать оценку социально-экономической эффективности проектных мероприятий;
• 9. Представить план мероприятий по внедрению проекта.
• регламентация труд персонал документ
• 1. Теоретические основы регламентации труда персонала
• 1.1 Понятие и сущность регламентации труда персонала
• Приходя на работу, естественно, мы предлагаем свою рабочую силу и желаем узнать о её цене и правилах поведения на организации. Это возможно узнать из правил о регламентации деятельности организации.
• Регламент - совокупность правил, определяющих порядок деятельности организации.
• В условиях рыночной экономики регламентация труда персонала организаций носит в основном локальный характер и регулируется документами, разработанными в рамках конкретной организации. Однако регламентирование в целом опирается на ряд законов, постановлений, рекомендаций.
• Регламентация труда - это управленческий процесс, который обеспечивает:
• - четкое определение взаимоотношений, прав и ответственности горизонтальных и вертикальных органов управления в различных сферах их деятельности;
• - установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления;
• - формирование на нормативно-правовой основе контура системы управления (определение количества уровней и звеньев, их взаимосвязей, подчиненности, количества работников на каждом уровне и по каждой функции управления, их должностных окладов и т.п.);
• - упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач;
• - установление количественных характеристик управленческих процессов на разных уровнях (трудоемкости и периодичности выполнения отдельных процедур, требуемых объемов информации, уровня организации и автоматизации процессов и пр.);
• - определение условий экономического стимулирования организацией и отдельных работников;
• - четкий порядок подготовки и повышения квалификации управленческих кадров.
• Регламентация деятельности - это установление однозначных правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала - это, прежде всего, модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции.
• Правила - самый жесткий способ регламентации; это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.
• Нормы - это неофициальные и, как правило, незафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле, за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).
• Традиции - максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет, ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу "нравится - не нравится").
• Для того, чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.
• Субъекты деятельности - сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты. Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.
• Процессы деятельности - это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации). При разработке и мониторинге нормативных документов HR-специалисты могут иметь - ведущую роль, как сотрудники, умеющие проводить анализ деятельности и разрабатывать грамотные и понятные тексты. Ресурсы - это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность организации. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).
• Так как люди - один из ключевых ресурсов, необходимых в деятельности практически любой организации, регламентация деятельности персонала - одна из самых важных задач крупных компаний. Роль HR-специалистов, при работе с планово-учетными документами, заключается в разработке хороших планов по управлению персоналом, а по возможности и справочников по кадровым аспектам для менеджеров компании, например: справочника, по уровню зарплат в других организациях.
• Есть еще один тип регламентирующих документов - распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т.п.). Они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства - когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы.
• Отметим, что объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал, и когда мы говорим о регламентации, то имеем в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.
• Традиционно разработка вопросов регламентации управленческого труда персонала организации ограничивается выбором организационной структуры управления и определением штатов управленческого персонала. Задачи и функции структурных подразделений определяются в самом общем виде. Сотрудники формирующихся структурных подразделений, как правило, сами устанавливают порядок деятельности подразделения, разрабатывают формы документов и схемы их движения. Каждый отдел или служба нередко принимает свою, отличную от других систему работы. В итоге информация и ее обработка дублируются несколькими подразделениями. Возникает много избыточной, никем не используемой информации. Наряду с этим часть необходимой информации отсутствует. В этих условиях особую актуальность приобретают вопросы регламентации управленческого труда персонала на всех уровнях ее проявления.
• Несмотря на большое значение исследований, проведенных в области теории и практики совершенствования систем управления в целом и организации управленческого труда, в частности, многие вопросы его регламентации остаются пока слабо исследованными и нерешенными. Некоторые проблемы не имеют однозначного толкования и требуют обоснования и выработки концептуально-методологических решений их реализации. Это касается, в первую очередь, границ регламентации управленческого труда, определения рационального состава регламентов, обоснования и разработки количественных показателей труда управленческого персонала, методологии анализа и проектирования регламентирующей документации, разработки организационно-экономического механизма реализации процессов регламентации управленческого труда и ряда других.
• При формировании системы управления новой организацией задачи и функции структурных подразделений определяются в самом общем виде. Сотрудники формирующихся структурных подразделений, как правило, сами устанавливают порядок деятельности подразделения, разрабатывают формы документов и схемы их движения. Каждый отдел или служба нередко принимает свою, отличную от других систему работы. В итоге информация и ее обработка дублируются несколькими подразделениями. Возникает много избыточной, никем не используемой информации. Наряду с этим часть необходимой информации отсутствует. Как показывает практика, без превентивной разработки проекта системы управления создать в течение освоения новой организации оптимальную взаимосвязанную систему работы аппарата управления не представляется возможным. В новой организации на это обычно требуются годы. Нередко возникает необходимость в переделке той системы управления, которая складывается к моменту выхода предприятия на полную мощность.
• Таким образом, понятие “регламент” означает совокупность правил, определяющих порядок деятельности предприятия, организации. Без регламентов любая хорошо организованная и построенная система управления превратится в анархию. К числу таких документов относятся положения о структурных подразделениях, об отделах и службах предприятия, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, штатное расписание и должностные инструкции работников, согласно которым определяются место, роль подразделений в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права, ответственность исполнителей за выполняемую работу.

1.2 Классификация форм регламентации труда персонала

Регламент можно классифицировать:

· Регулирующие деятельность предприятия (устав, учредительный договор)

· По информационному обеспечению: формы документов - делопроизводство

· Регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение)

· Нормирование процесса управления - организационные процессы, графики производства

Регулирующие работу персонала - положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые контракты. Если данные положения отсутствуют, то для наёмника есть крайне большой риск.

Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой - упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда - т.е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые можно разделить на: документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Как видно, регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.

К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, маршрутно-технологические карты производственного процесса, модели рабочих мест, контракт, правила по технике безопасности, правила эксплуатации оборудования, наряд-заказ на выполнение работы, нормы времени на ремонт оборудования и т.д.

Для регламентирования труда характерны не только качественные параметры трудовой деятельности, но и количественные показатели, хотя степень формализации этих процессов до сих пор остается проблематичной. В этой связи следует обратиться к нормированию труда - установлению норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности. Регламентирование и нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно совершенствования труда персонала организации. При этом нормирование характеризуется разработкой и установлением строго количественных параметров трудовых процессов, а регламентирование предполагает разработку не только количественных, но и качественных параметров трудовых процессов.

Регламентирование труда, как правило, рассматривается по следующим направлениям: организационно-правовое; экономическое; социально-психологическое.

Организационно-правовые формы регламентирования отражаются в ряде документов, имеющих:

- нормативный характер (например, положение о структурном подразделении, положение об организации, должностные инструкции и др.);

- характер административного указания, которое является обязательным, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам (например, приказ, распоряжение, инструкция);

- рекомендательный характер (например, распорядок рабочего дня руководителя и т.п.).

Эти документы имеют различную степень регламентации и детализации, но общее для них - четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, которые возможны только при наделении правами и обязанностями органа управления и конкретного должностного лица.

Экономические направления и формы регламентирования определяют границы и порядок экономических отношений в трудовом процессе. К ним относятся: положение об оплате труда, положение о материальном стимулировании работников организации, положение о премировании и т.п.

Социально-психологическое направление регламентирования устанавливает определенный порядок социально-психологических отношений (например, Кодекс деловой этики). А это, в свою очередь, способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования труда.

Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.

Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. В текст положения о персонале рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, правила делового поведения персонала

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.): его задачи, функции, права, ответственность.

Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.

Штатное расписание описывает совокупность должностей персонала; это документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, она составляется на основе положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее уставом, а руководителей подразделений - положениями о них.

Таким образом, классификация форм регламентации труда может включать в себя бесконечное множество признаков и соответствующее множество классификационных схем. Количество признаков определяется целями и задачами, стоящими перед разработчиком. Так же отметим, что эффективная работа организации не может быть достигнута без регламентирующих документов, с помощью которых осуществляется результативная работа персонала. От правильно разработанной регламентации труда персонала напрямую зависит успех организации.

1.3 Роль и место регламентации труда персонала в организации

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты.

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях - положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.

Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).

Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

- общие положения;

- состав документов организации;

- подготовка документов, организация документооборота;

- информационно-поисковая система организации;

- контроль исполнения документов;

- организация документов в делопроизводстве;

- передача документов на архивное хранение.

В "Общих положениях" указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.

В разделе "Состав документов организации" называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

- своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

- заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

- внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью "привязки" их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, "жесткой" регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования, прежде всего, следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов - (далее - Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям [26, с.10-15].

Цель подготовки Табеля - определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:

- о наименовании формы документа;

- о присвоенном этой форме коде;

- о наличии общегосударственной формы документа;

- об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);

- о степени ограничения доступа к документу.

Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.

Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) - например, канцелярией - на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей - специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других - к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе "Подготовка документов, организация документооборота" Инструкции. Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы. Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.

Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее - Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т.д.

Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой - упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда - т.е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые можно разделить на: документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

2. Анализ регламентации труда персонала в организации ЗАО «Перекресток»

2.1 Общая характеристика организации ЗАО «Торговый Дом Перекресток» и его персонала

«Перекресток» - федеральная сеть супермаркетов, одна из первых современных сетей, созданных на российском рынке. Наши магазины отличает высокое качество продукции и обслуживания и широкий выбор свежих продуктов по справедливым ценам, а также оригинальные промоакции и рекламные кампании. «Зеленый Перекресток» - премиальный супермаркет, предлагающий расширенный ассортимент высококачественной продукции по самым выгодным ценам в своем сегменте. Торговая площадь «Перекрестка» и «Зеленого Перекрестка» - около 1 000 кв.м., ассортимент - в среднем 11 000 наименований.

Во всех супермаркетах «Перекресток» и «Зеленый Перекресток» действуют бонусно-накопительные программы «Клуб Перекресток» и «Особое отношение», позволяющие покупателю получать и накапливать бонусные баллы, при совершении покупок, а затем их тратить, приобретая любые товары. На 1 апреля 2012 года в программах участвует около 4 млн. человек.

«Карусель» - одна из крупнейших сетей гипермаркетов на рынке России. «Карусель» предлагает покупателям все необходимые товары по разумной цене в одном магазине, широкий выбор качественных продуктов питания и непродовольственных товаров, эффективное обслуживание на кассах и еженедельные каталоги товаров. Торговая площадь гипермаркетов в среднем около 5 000 кв.м., а ассортимент - около 22 000 наименований.

Магазины «у дома» «Перекресток Экспресс» и «Копейка» предназначены для людей, не располагающих лишним временем для совершения покупок. «Перекресток Экспресс» располагаются в многолюдных зонах - вблизи метро, в зданиях аэропортов и железнодорожных станций - и предлагают готовые к употреблению продукты, составляющие до 50% ассортимента магазинов. Магазины «Копейка» находятся в жилых районах. B их ассортименте широко представлены свежие продукты.

С 2001 года X5 Retail Group, реализует ряд франчайзинговых проектов, добившись существенных успехов на этом рынке и став одним из ведущих франчайзеров в ритейле. На 30 июня 2013 г. число франчайзинговых магазинов на территории России составляло 439.

За 2012 год чистая выручка Компании составила 15 795 млн. долл США, показатель EBITDA составил 1 124 млн. долл. США и чистый убыток составил 126 млн. долл. США. Акционерами X5 являются: «Альфа-групп» - 47,86%, основатели «Пятерочки» - 16,35%, директора Х5 - 0,02%, казначейские акции - 0,07%; в свободном обращении находятся 35,70% акций.

Супермаркет-это магазин самообслуживания с универсальным ассортиментом продовольственных и непродовольственных товаров. И предлагает более 35 тысяч наименований: продовольственные товары, товары для дома, канцелярские товары‚ сувениры‚ подарки‚ косметика‚ парфюмерия‚ аксессуары. Регулярно обновляется сезонный ассортимент (подарки к праздникам‚ садово-огородный инвентарь‚ школьные принадлежности).

В соответствии с Уставом, Общество создано для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его продукции, товарах, работах, услугах и реализации на основе полученной прибыли экономических интересов участников и членов трудового коллектива Общества.

Для реализации целей и задач Общество осуществляет следующие виды деятельности:

-оптовая и розничная торговля продуктами питания;

-оптовая и розничная торговля товарами народного потребления;

-разработка, производство и реализация товаров народного потребления, технологий и услуг, связанных с их производством;

-производство, заготовка, закупка, переработка и реализация на внутреннем и внешнем рынках сельскохозяйственной продукции;

-организация биржевой деятельности, оказание брокерской, дилерской, а также других видов деятельности, связанных с покупкой, продажей ценных бумаг;

-оказание консультационных, рекламно-информационных и маркетинговых услуг широкого профиля российским и зарубежным организациям, фирмам и предприятиям;

-предоставление консалтинговых и юридических услуг, в том числе представление интересов третьих лиц в конституционном, гражданском и арбитражном судопроизводствах, оказание сервисно-бытовых услуг;

-организация и эксплуатация точек общественного питания, ресторанов, торговых домов, сети магазинов, включая склады для хранения и сбыта товаров и продукции;

-внешнеэкономическая деятельность;

-организация и проведение научно-исследовательских, проектно-изыскательских, опытно-конструкторских работ и разработок в различных областях науки и технологии, а также проведение пуско-наладочных, монтажных, ремонтных работ и технического обслуживания;

-организация и выполнение торгово-посреднических функций, в том числе дилерская деятельность;

-капитальное строительство, в том числе, проведение проектных, строительно-монтажных, пуско-наладочных, ремонтно-строительных, реставрационных работ, в том числе гостиниц, домов отдыха, больниц, пансионатов и др.;

-оказание услуг в области обмена и купли-продажи движимого и недвижимого имущества;

-приобретение, реализация, эксплуатация, ремонт и сервисно - техническое обслуживание автомобилей отечественного и зарубежного производства, а также торговля запасными частями и аксессуаров к ним;

-оптово-розничная и торговля оборудованием и инструментами для автосервиса;

-организация автосервиса, охраняемых автостоянок;

-оказание транспортных и экспедиторских услуг, в том числе фрахт морских, речных и воздушных судов, организация автомобильных, железнодорожных грузовых и пассажирских перевозок;

-выполнение грузо-разгрузочных работ, работ по перевалке, складированию и хранению грузов российских и зарубежных клиентов;

-разработка, производство и ремонт товаров народного потребления;

-разработка и производство промышленной продукции, строительных материалов и конструкций;

-осуществление редакционно-издательской деятельности, выпуск фотопечатной и другой полиграфической продукции;

-проведение культурно-досуговых и спортивных мероприятий, конкурсов, соревнований, шоу-программ, фестивалей, симпозиумов, конференций, выставок, демонстраций моделей одежды, ярмарок, аукционов;

-организация комплексного обслуживания, ремонта и эксплуатации объектов промышленного назначения;

-моделирование и пошив верхней и нижней одежды, обуви из тканей, натуральной и искусственной кожи, меха и других материалов;

-создание физкультурно-оздоровительных и культурных центров и предприятий;

-выполнение работ и услуг в сферах познания и обучения, организация подготовительных по различным отраслям знания;

-разработка и комплектация программными, организационно-техническими и вычислительными средствами и оборудованием автоматизированных рабочих мест, центров и систем, выпуск программных продуктов;

-заготовка, переработка и реализация вторичного сырья, отходов сельскохозяйственного и промышленного производства;

-медицинское обслуживание населения с использованием как традиционных, так и нетрадиционных методов лечения;

-организация предприятий общественного питания, деятельность в области общепита, производство и реализация кондитерских, мучных изделий;

-производство разнообразных продовольственных товаров;

-производство, сбор, закупка, переработка и реализация различной сельхозпродукции, а также в установленном порядке дикорастущих растений, лекарственного и технического сырья;

-оказание сервисных услуг по проведению регламентных и ремонтных работ бытовой техники, музыкальных инструментов, прокат теле-, видео-, аудиоаппаратуры, спортивного инвентаря;

-техническое обслуживание и ремонт средств вычислительной техники, бытовой электроники и электротехники, копировально-множительной техники, заправка картриджей;

-химчистка и термохимическая обработка разнообразных изделий;

-ксерокопирование, машинописные и переплетные работы;

-организация и правовое обеспечение лизинговых, бартерных операций;

-участие средствами Общества в благотворительной деятельности;

-удовлетворение социально-бытовых нужд членов Общества и их семей в товарах народного потребления, а также другими услугами;

-выполнение иных функций в соответствии с целями и задачами Общества, не противоречащих действующему законодательству.

X5 Retail Group осуществляет деятельность в соответствии с высоким уровнем своей социальной ответственности перед обществом. В рамках наших социальных инициатив мы поддерживаем гуманитарные и благотворительные проекты, а также вносим существенный вклад в развитие рыночной экономики, поддерживая постоянный диалог со всеми заинтересованными сторонами -- государственными структурами, регулирующими организациями, потребителями, партнерами, сотрудниками и инвесторами.

Свою главную социальную роль X5 видит в развитии современной сетевой торговли, созданию недискриминационных условий работы на рынке и, как следствие, содействии росту отечественной экономики в целом.

Элемент, без которого не может существовать ни одна организация, - ее структура. Этим понятием описывается внутреннее строение организации, ее «морфология» или «архитектоника», наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами.

ЗАО торговый дом «Перекресток» объединяет линейную и функциональную структуру управления, то есть ей присуща линейно-функциональная структура. В этой организации решение принимает директор магазина. Ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

Функциональные подразделения - менеджер по закупу, менеджер по персоналу, главный бухгалтер и служба безопасности они находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения функциональные подразделения проводят через главного руководителя. Функциональным подразделениям подчинены остальные работники в супермаркете.

Начальник секции (менеджер торгового зала) организует работу линейного персонала в торговом зале; контролирует состояние торгового зала, наличие товаров, выкладку, качество, сроки реализации товаров; взаимодействует с покупателями, обеспечивает высокий уровень сервиса; ведет ежедневный учет экономических показателей своего отдела, своевременно предоставляет отчетность.

Координатор отдела контроля заказов и цен (менеджер по заказам) формирует и корректирует заказы по всем группам товаров (кроме группы овощи, фрукты); формирует отчеты по заказам и продажам для представителей поставщиков.

Специалист по приемке принимает товар по количеству и качеству; заносит данные по принятому товару в базу данных; оформляет документооборот с поставщиками.

Специалист отдела контроля заказов и цен (специалист по учету товара) осуществляет учет товара, фиксирует информацию в базе данных; ведет документооборот по учету товара; проводит проверки соответствия цен и ценников в торговом зале по утвержденному графику; проводит выборочные инвентаризации.

Менеджер расчетно-кассового узла (Старший кассир) выполняет работы по организации и контролю работы кассиров; осуществляют промежуточные инкассации и инкассации конца рабочего дня; обеспечивают правильную 48 эксплуатацию оборудования расчетно-кассового узла, своевременную подачу заявки на его ремонт или замену; обеспечивают высокий уровень обслуживания покупателей, соблюдение прав и интересов покупателей.

Начальник мясного производства организует производство мясных и рыбных изделий (полуфабрикатов и горячего стола); организует работу персонала на производстве; контролирует соблюдение технологического процесса изготовления полуфабрикатов; контролирует своевременное обеспечение производства сырьем; обеспечивает чистоту и контроль санитарно- гигиенического состояния производственных помещений и оборудования.

Начальник пекарного производства организует работу персонала в пекарном производстве; обеспечивает современный уровень производства хлеба, хлебобулочных, мучных и кондитерских изделий и внедрение новой технологии; контролирует соблюдение технологии производства, качества приготовления изделий, соблюдения правил торговли, ценообразования, сроков реализации хлебобулочных, мучных и кондитерских изделий: обеспечивает чистоту и контроль санитарно-гигиенического состояния производственных помещений и оборудования.

Повар осуществляет приемку и контроль качества сырья для цеха со склада универсама; соблюдение технологий производства полуфабрикатов, начинок и фарша в соответствии с технологическими картами; выкладку готовой продукции, актуальное содержание витрины с ассортиментом мясного производства.

Пекарь осуществляет приемку и контроль качества сырья для цеха со склада универсама; операции по приготовлению хлебобулочных изделий (замес, формовка, выпечка); обеспечивает предпродажную подготовку х\б изделий (упаковка, фасовка, маркировка).

Продавец выполняет операции по перемещению товаров в торговый зал в зону выкладки; оформляет витрины, стеллажи и другое оборудование, контролирует их состояние; правильно и своевременно оформляет ценники; консультирует покупателей; участвует в проведении инвентаризации.

В должностные обязанности кассира входит соблюдение правил расчета покупателей, сохранности денежных средств, правил эксплуатации контрольно-кассовых аппаратов; соблюдение правил обслуживания покупателей; участие в проведении промежуточной инкассации и инкассации рабочего дня; открытие/закрытие контрольно-кассовой машины.

Функции главного бухгалтера заключаются в ведении финансовой документации предприятия, формировании и предоставлении отчетности в ИФНС, ПФР.

Кадровая служба ЗАО ТД «Перекресток» занята наймом работников и освобождением от занимаемых должностей. Учитывая значительную текучесть кадров в магазине, в кадровой службе занято 5 человек, включая руководителя.

Приведем структуру численности персонала. Для анализа взят персонал одного магазина. (Табл.1)

Таблица 1

Структура работников	Удельный вес, %
Гендерная структура
-мужчины	20%
-женщины	80%
Возрастная структура
-до 25 лет	10%
-25-35 лет	20%
-36-45 лет	60%
-46-55 лет	10%
-старше 55 лет	0%
Образование
-общее среднее	70%
-среднее специальное	20%
-высшее	10%
Использование по квалификации
-работают в должности по профилю полученного профессионального образования	20%
-работают в должности, не соответствующей профилю полученного образования	80%
Категория должности
-руководители	10%
-специалисты	20%
-другие служащие (технические исполнители)	70%

2.2 Анализ системы управления ЗАО «Торговый дом Перекрёсток»

Торговый дом Перекрёсток входит в состав X5 Retail Group N.V. - крупнейшей в России продуктовой розничной компании по объемам продаж.

Ключевыми органами корпоративного управления X5 Retail Group являются: Общее собрание Акционеров, Наблюдательный совет и Правление (Менеджмент).

Общее собрание акционеров и Наблюдательный совет

Высший управляющий орган компании - Общее собрание акционеров. Общее собрание должно проходить ежегодно не позднее, чем через 6 месяцев после окончания финансового года. Уведомление о времени Собрания должно быть разослано акционерам не позднее, чем за 15 дней до назначенной даты. Повестка дня ежегодного Собрания, среди других вопросов, должна включать в себя следующие пункты:

Обсуждениегодового отчета;

Рассмотрениеи утверждениегодовой финансовой отчетности;

Определениеполитики в области резервов и дивидендов;

Обсуждение распределения прибыли;

Освобождение членов Правления от исполнения обязанностей;

Освобождение членов Наблюдательного совета от исполнения обязанностей;

Закрытие вакантных должностей;

Другие вопросы, представленные к обсуждению Наблюдательным советом и Правлением, согласно Уставу. Например, назначение юридического лица, ответственного заэмиссию акций компании илипредоставление Правлению права выкупа собственных акций компании.

Наблюдательный совет включает в себя акционеров и независимых директоров. Присутствие независимых директоровгарантирует,что менеджмент Группы будет придерживаться объективной линии в управлении компанией и не станет действовать исключительно в интересах акционеров.

Наблюдательный совет контролирует деятельность Правления компании и следит за общим состоянием дел компании. Также Совет выполняет консультативную функцию по отношению к Правлению. Наблюдательный Совет созывается не менее четырех раз в год. На сегодняшний день Совет состоит из 8 человек.

Наблюдательный совет включает в себя Комитет по аудиту и Комитет по вознаграждениям.

Комитет по вознаграждениям консультирует Наблюдательный совет относительно общей политики назначений и вознаграждений, а также назначений и вознаграждений членов Правления (выбор критериев и процедуры назначений, разработка системы вознаграждений).

Правление

Правление - орган операционного управления Группы. Общее Собрание Акционеров назначает членов Правления и несет ответственность за их действия.

Члены Правления - высококлассные профессионалы, получившие образование в Нидерландах, России, США, Англии и Франции и имеющие обширный опыт работы в российских и транснациональных компаниях.

В общем, вся организационная структура представлена на следующей схеме (рис.1.)

Рис. 1 Организационная структура X5 Retail Group

2.3 Анализ существующей системы регламентации труда персонала в ЗАО «Торговый Дом Перекресток»

Основную работу по управлению персоналом ведет Отдел кадров, который занимается документационным обеспечением функций управления персоналом: трудоустройством, ведением личных дел, увольнением, ведением и хранением трудовых книжек работников, занимается поиском, отбором персонала, вопросами его обучения и развития. Основными нормативными актами, регламентирующими деятельность Отдела кадров, являются Положение об отделе кадров и Инструкция по кадровому делопроизводству.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

· определение потребности компании в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;

· анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

· подготовка штатного расписания предприятия;

· оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

· комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

· ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

· организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;

· подготовка планов повышения квалификации трудящихся.

Из всей проделанной работы можно выделить три основных аспекта регламентации труда: прием на работу и работа с персоналом, ведение и учет итогов работы сотрудников, сам трудовой процесс работников. Рассмотрим подробнее процедуру подбора и найма персонала в ЗАО «Торговый Дом Перекресток»