Принципы организации

1.4 Подход, предложенный Р.А. Фатхутдиновым

В данной классификации принципы организации делятся на 4 группы:

1. Общие принципы организации структур

2. Общие принципы организации процессов

3. Принципы рационализации структур

4. Принципы рационализации процессов

Сущность и приоритетная область проявления общих принципов организации структур и процессов по данной классификации следующие:

· Системный подход (системный принцип организации) - это подход, при котором любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход представляет собой форму приложения теории познания и диалектики к исследованию процессов, происходящих в природе, обществе, мышлении. Его сущность состоит в реализации требований общей теории систем, согласно которой каждый объект в процессе его исследования должен рассматриваться как большая и сложная система и, одновременно, как элемент более общей системы;

· Принцип относительности - система бывает таковой не вообще, не универсально, а лишь по отношению к каким-либо определенным активностям, сопротивлениям, энергиям. Область проявления принципа - любые системы;

· Принцип слабого звена означает, что система воспроизводима в должном качестве, если обеспечивается устойчивость относительно слабого звена. Проявляется и учитывается при проектировании структур, решений любых вопросов;

· Принцип непрерывности - мир рассматривается как находящийся в непрерывном изменении, в нем нет ничего постоянного. Проявляется при организации процессов, функционирования и развития любых систем;

· Принцип цепной связи - всякое соединение комплексов (систем) происходит через общие звенья, образующие цепную связь. Проявляется при проектировании структур;

· Принцип ориентации любой деятельности на потребителя (маркетинговый подход) - сначала необходимо обеспечить удовлетворение потребностей потребителей, а потом - своих. Проявляется при проектировании структур, их функционировании и развитии;

· Принцип стандартизации любых объектов - целесообразное упорядочение и унификация любых видов деятельности документации, терминов, системы мер и измерений, информационных систем, технических систем, систем управления и т.д. проявляется при проектировании, функционировании и развитии любых систем;

· Принцип автоматизации производства и управления - причиной проявления объективной глобальной тенденции к увеличению доли сферы услуг в структуре общественного производства, доли свободного времени в структуре дня работника является комплексная системная автоматизация. Проявляется при проектировании, функционировании и развитии любых систем;

· Принцип глобализации развития систем - ориентация социальных и производственных систем на глобальную (международную) конкуренцию, развитие транснациональных и международных компаний, ужесточение международной конкуренции. Глобализация носит объективный характер и обусловлена, прежде всего, быстро прогрессирующей интернационализацией сторон жизни стран и народов. Современный этап глобализации обусловил переход функции интеграции человечества к средствам массовой информации. СМИ делает возможным обмен между культурными образцами в мировых масштабах и с огромными скоростями. Люди в разных концах света все больше проникаются сознанием, что они живут в едином мире.

1.5 Подход, предложенный А. Файолем.

Разработка проблем научного управления в начале XX века, сосредоточившая внимание на деятельности и специализации руководителя, столкнулась с необходимостью анализа построения организации в целом и формулирования принципов ее функционирования. Ответом на эту потребность практики стали работы Анри Файоля, предложившего ряд организационных принципов, которые он посчитал полезными для управления крупной угледобывающей компанией во Франции. Он рассматривал искусство управления как выбор соответствующих принципов, применимых в данной ситуации.

А. Файоль предложил 14 принципов, хотя и утверждал, что их может быть намного больше. Группировка указанных принципов по разным признакам приводится в табл. 1.

Структурные принципы лежат в основе создания системы взаимосвязанных задач, прав и ответственности. Организаторские функции включают дробление задач на более мелкие подзадачи, перегруппировку этих задач во взаимосвязанных подразделениях, назначение руководителя каждого подразделения и передачу ему прав и ответственности и, наконец, соединение подразделений цепью целевых команд. Рассмотрим более подробно каждый из основных принципов организации управления.

1) Принцип разделения труда. Согласно Файолю, разделение и специализация труда - естественный способ произвести больше продукции с лучшими качественными характеристиками, прилагая те же усилия. Посредством специализации сокращается число объектов, на которые должны быть направлены внимание и усилия работника. Как отмечал Файоль, специализация рассматривается как лучшее средство использования индивидуумов и групп людей. В то же время разделение труда имеет свои пределы, которые не могут быть превышены. Такие методы упрощения труда, как стандарты работ и исследование в действии и во времени, акцентировали внимание на технических сторонах работы, а не на поведенческих. Позднее, в начале 1930-х годов, появился подход, описывающий человеческие отношения и позволяющий более углубленно рассматривать разделение труда в организациях с учетом влияния человеческого фактора.

2) Принцип единства цели и руководства. Виды работ, которые появляются в результате разделения труда, должны быть скоординированы и направлены к единой цели. Процесс группировки задач по определенным признакам называется департаментализацией Система принципов, предопределяющих логику формирования структурных подразделений в административных организациях. Файоль не выделил базис для департаментализации, но он действительно выработал основное направление, в соответствии с которым деятельность, имеющая общую цель, должна производиться по единому плану и управляться одним руководителем. Принцип объясняет необходимость назначения руководителя для координации взаимозависимой деятельности.

3) Принцип соотношения централизации и децентрализации. Этот принцип связан с увеличением или снижением объема власти руководителя, что позволяет говорить о той или иной степени централизации и децентрализации. Принцип утверждает, что для каждой ситуации существует оптимальный баланс между централизацией и децентрализацией и что этот баланс нельзя определить без учета способностей руководителя, который координирует деятельность департаментов (отделов).

4) Принцип власти и ответственности. Этот принцип утверждает, что должна существовать связь между ответственностью руководителя и той властью, которой он наделен. Желательная связь состоит в равенстве этих двух факторов. Оценить эту связь, особенно при исследовании задач руководителей высшего уровня, весьма сложно. Суть дела в том, что поскольку ответственность передана руководителю, то ему должны быть даны и права отдавать приказы, и власть требовать их исполнения.

5) Принцип цепи. Естественный результат применения предыдущих четырех принципов - создание соподчиненной цепи руководителей от высших звеньев управления до низших уровней. Цепь - это путь для вертикальных связей в организации. Соответственно все связи от низшего уровня должны пройти через каждого руководителя в цепи команд. А связи, идущие сверху, должны пройти через каждую подчиненную единицу, прежде чем они достигнут требуемого уровня. Такая цепь будет результативной до того предела, когда: 1) задания однозначно определены; 2) деятельность департаментов основывается на четко установленном базисе и определенных критериях; 3) полномочия специально передаются на нижестоящие уровни управления. В тоже время необходимо учитывать возможность существования горизонтальных связей. Для руководителя часто необходимо контактировать с другими сослуживцами на том же уровне организации.

Рассмотренные выше пять принципов определяют главные вопросы, требующие решения при создании структуры задач и власти. Они не являются подробно фиксированными правилами, а лишь намечают ведущие направления в деятельности руководителей.

Принципы процесса сосредоточены на действиях руководителей, направляющих деятельность организации, особенно когда руководители общаются с подчиненными. Справедливость руководителей рассматривается как основной фактор побуждения наемных работников к добросовестному выполнению своих задач. Принцип справедливости отражен и в справедливом вознаграждении. Этот принцип гласит, что оплата труда должна соответствовать объему и качеству выполненной работы.

Принцип дисциплины относится к практике заключения стабильных соглашений между производственной организацией и ее наемными работниками. При этом должно предусматриваться применение санкций в случае невыполнения соглашений. Применение санкций должно осуществляться в соответствии с принципом справедливости и подчинения личных интересов общим. Это означает, что в конфликтных ситуациях общие интересы должны превалировать над интересами индивидуума.

Согласно принципу единства команд руководитель никогда не должен демонстрировать свое превосходство в общении с подчиненными или нарушать цепь команд. Считается, что любой исполнитель должен подчиняться только одному начальнику. Такая связь и взаимодействие учитываются при формировании организационных структур.

Принципы конечного результата определяют желаемые характеристики организации. Хорошо спланированная и направленная деятельность организации должна характеризоваться порядком и стабильностью, а рабочие - инициативным выполнением своих задач. Эти атрибуты деятельности организации, по Файолю, могут проистекать из ощутимого использования принципов структуры и процесса.

1.6 Подход, предложенный В.В. Щербина

В своей работе «Социальные теории организации» Щербина В.В. приводит следующие принципы организаций:

· Принцип единоначалия

Это один из базовых принципов строение организации и управления, выдвинутый в рамках классической школы. Хотя этот принцип на протяжении многих веков использовался в управлении и на его основе была построена традиционная линейная структура, впервые в виде императива его сформировал Файоль. Принцип единоначалия в «классической» теории подразумевал административную ответственность одного лица, или, иначе, запрещение одному человеку подчиняться сразу двум руководителям.

· Принцип максимального делегирования полномочий в организации

Этот принцип выступает в двух аспектах:

1. Это один из основных принципов и нормативных предписаний, разработанный в рамках классической теории организации

2. Это управленческий императив, дополняющий принцип единоначалия и определяющий логику вертикального разделения труда и формирования иерархии при формальной системе регуляции административных организаций.

В результате применения этого принципа и управлении организацией формируются многоуровневая иерархическая структура организации по скалярному принципу, а также тип координации, получивший название «координация средствами иерархии».

· Принцип минимизации затрат на координацию.

Этот принцип определяет логику формирования организационной структуры и современных рациональных теоретических моделях организации и управленческой практике.

· Принцип обеспечения согласия.

Это один из основных системных принципов эффективного функционирования организации и обеспечения внутри нее социального порядка, сформулированный представителями школы социальных систем. В соответствии с ним управленцу предписывается сосредоточить внимание на обеспечение соответствия между типом организационного контроля и уровнем развития персонала. Подобное согласие рассматривается как условие эффективной деятельности организации и ее выживания.

· Принцип изоморфизма

Проявляется в двух аспектах:

1. На нем основывается одна из системных моделей, объясняющая логику обеспечения баланса организации с внешней средой и на этой основе рассматриваются разнообразные типы организаций и организационной структуры

2. Это основной принцип современной организационной экологии

· Принцип равновесия

Это один из основных принципов функционирования и развития организации в системных моделях. В рамках универсальной модели функционирования социальных систем, предложенной Т. Парсоном, этот принцип трактуется как необходимое условие их выживания.

· Скалярный принцип строения организации

Принцип проявляется в двух аспектах:

1. Принцип иерархического многоуровневого строения организационной структуры в результате делегирования и распределения властных полномочий и авторитета в административных организациях

2. Способ вертикального разделения управленческого труда в сфере координации разнородной специализированной деятельности, т.е. построения системы координации по иерархическому принципу.

Глава 2. Анализ принципов организации на примере ИП «Рулевой»

2.1 Краткая характеристика ИП «Рулевой»

Автосервис «Рулевой» расположен по адресу: Г. Копейск, ул. Чернышевкого,12. Организационно-правовая форма предприятия - Индивидуальный предприниматель.

Автосервис «Рулевой» - это современный техцентр, оборудованный профессиональной техникой для высокоточной диагностики и качественного ремонта автомобилей иностранного производства. Основное направление деятельности техцентра - постгарантийное обслуживание и ремонт автомобилей с 1998 года выпуска.

Перечень выполняемых работ:

· компьютерная диагностика, регулировка (профилактика) и ремонт двигателей автомобилей;

· компьютерная диагностика и ремонт ходовой части автомобилей;

· диагностика и ремонт автоматических коробок передач;

· диагностика и ремонт электрических систем автомобилей;

· весь комплекс по профилактике топливной системы, включая ультразвуковую промывку форсунок;

· частичная и полная замена масла в АКПП.

Обслуживая автомобиль в данном автосервисе, клиенты получают:

· Гарантию безупречного качества выполненных работ;

· Скидки на установку приобретенных в данном автосервисе запчастей;

· Гибкую систему скидок для постоянных клиентов;

· Информационную поддержку высококвалифицированных мастеров и опытных специалистов.

Помимо вышеперечисленных услуг сервис предлагает качественную установку сигнализации и другого дополнительного оборудования с соблюдением всех стандартов заводов-изготовителей, как автомобиля, так и дополнительного оборудования. Также компания выполняет качественную покраску автомобиля.

Компания располагает такими ресурсами, как:

1) Квалифицированные рабочие. Их численность составляет 35 человек.

2) Цех, площадью в 600 кв.м.

3) 5 подъемников разной грузоподъемности

4) Современное диагностическое оборудование

Цель данной организации - получение прибыли.

2.2 Анализ состояния предприятия

Для рассмотрения теоретического вопроса на практике я выбрала классификацию, в которой принципы делятся на 4 группы:

5. Общие принципы организации структур

6. Общие принципы организации процессов

7. Принципы рационализации структур

8. Принципы рационализации процессов

Сущность общих принципов организации структур и процессов по данной классификации следующие:

Системный принцип организации

Системный подход -- способствует быстрому восстановлению нужного режима функционирования организации при возникновении различных отклонений от нормы. По решению администрации специальными «антикризисными» полномочиями может (на постоянной или временной основе) наделяться какое - либо подразделение организации. В рассматриваемой организации такими полномочиями наделен начальник цеха.

Принцип слабого звена означает, что система воспроизводима в должном качестве, если обеспечивается устойчивость относительно слабого звена. Самым уязвимым элементом организации является человек, что связано с его непредсказуемостью, постоянной изменчивостью, эгоистичностью, наконец. На предприятии этот принцип выражается в сдельной оплате труда работников 3 уровня. Потому что в данном случае необходимо обеспечить высокую степень мотивации этих работников.

Принцип непрерывности предусматривает максимальное сокращение перерывов между операциями. Данный принцип в ИП «Рулевой» работает, так как рабочие часы организации - с 8.00 до 20.00 ежедневно.

Принцип цепной связи предполагает, что всякое соединение комплексов происходит через общие звенья, образующие цепную связь. Иначе, для образования единого целого из нескольких компонентов необходимо, чтобы эти компоненты имели нечто общее, т. е. совпадающие элементы. На предприятии менеджеры закупают запасные части для автосервиса, эти запасные части используют автомеханики для починки автомобиля. таким образом получается цепная связь.

Принцип ориентации любой деятельности на потребителя (маркетинговый подход). Организации зависят от своих потребителей и поэтому должны понимать их текущие и будущие запросы, выполнять их требования и стремиться превзойти ожидания.

На предприятии такая ориентация заключается в индивидуальном подходе к каждому клиенту. При обращении клиента в автосервис его записывают на определенное время, для того чтобы избежать очередей. Так же производится небольшая поездка для выяснения неполадок. Затем машину моют и поднимают на подъемнике для диагностики. В это же время рассчитывается стоимость работ и необходимых деталей. После диагностики клиенту, если он хочет, дают перерыв для обдумывания ситуации, консультации в другом автосервисе, коррекции своих планов или чтобы накопить деньги на ремонт.

При сдаче готового автомобиля заказчику мастер, принимавший автомобиль, подводит к нему владельца, показывает результаты работы и замененные детали. Кроме того, дает рекомендации по эксплуатации автомобиля. После выяснения всех вопросов, устранения замечаний (если они есть), приемщик автосервиса провожает заказчика в кассу -- машину выдают после полной оплаты работ.

Через два-три дня мастер по телефону интересуется у клиента, не возникли ли у него какие-либо пожелания или у автомобиля -- неполадки.

Принцип стандартизации любых объектов.

Компании -- продуценты машин добиваются выполнения всеми дилерами единых требований по оборудованию сервисных служб, технологии ремонта, работе с клиентами, учетным и аналитическим операциям и т. д. в целях обеспечения высокого качества обслуживания, высокой репутации компании.

Существуют стандарты для сервисных служб. Здесь приведены некоторые из них.

Обязательные услуги:

* предварительная запись с коротким периодом ожидания;

* инструментальный контроль для технического осмотра;

* виды ремонта, предусмотренные дилерским договором;

* быстрый сервис;

* сервисная поддержка и консультирование оптовых клиентов;

* установка принадлежностей;

* наличные и безналичные расчеты.

Услуги, выполняемые дилером или привлеченными им субподрядчиками:

* кузовные и окрасочные работы;

* обивочные работы;

* круглосуточный сервис для грузовых автомобилей;

* установка и ремонт кузовов, прицепов и полуприцепов грузовых автомобилей;

* мойка и уход.

Выполнение заказов:

* заказы оформляются на типовом бланке компании согласно имеющимся в нем указаниям, графам и нормативам времени, подписываются клиентом;

* сроки выполнения работ указываются в заказах и соблюдаются;

* заказ передается приемщиком в цех заблаговременно для обеспечения подготовки;

* дополнения к заказанным работам согласовываются с клиентом;

* выполненные работы отмечаются в соответствующих графах заказа;

* перечень и стоимость запасных частей и услуг сторонних фирм передается в расчетную часть;

* работы контролируются бригадиром во время и после Исполнения;

* заполняется сервисная книжка, и используются сервисные рабочие листки. Подготовка счета:

* счет выписывается с соблюдением требований и нормативов времени, указанных в стандартных бланках;

* счет вручается клиентам при выдаче автомобиля;

* выдача автомобиля:

* автомобиль выдается лично клиенту, позиции счета при необходимости объясняются;

* демонтированные детали передаются клиенту по его желанию;

* автомобиль чист внутри и снаружи.

Принцип автоматизации производства и управления предполагает производство законченного изделия с полным контролем качества и гарантией бездефектности, а так же способствует достижению органической связи между организацией и техникой управления на основе комплексного централизованного обеспечения всех подразделений предприятия необходимой информацией и средствами ее использования на местах для принятия решения. Автосервис работает с программой 1С предприятие «Альфа Авто», которая позволяет организовать работу склада, вести оптовую и розничную торговлю запасными частями, оказывать услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей, учитывать оплаты и отслеживать состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками.