Ярмарочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности ярмарки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников ярмарки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение ярмарочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования ярмарки.

На период проведения ярмарки целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров. Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитражная, информационная, по учёту и регистрации договоров.

В условиях рыночных отношений оптовая выставочно-ярмарочная форма закупки является наиболее организованной и эффективной. Она имеет ряд преимуществ: у покупателя появляется возможность ознакомиться с реальными образцами товаров, предлагаемых поставщиками, просмотреть демонстрацию моделей, модификаций, проверить их в действии, получить нужную коммерческую информацию и консультацию. Кроме того, ускоряются сроки заключения договоров, оперативно рассматриваются заказы покупателя на поставку товаров, принимаются взаимовыгодные решения и тут же - на ярмарке - разрабатывается и подписывается спецификация к договору, без которой он считается недействительным. То есть, заказ покупателя, скорректированный с учетом возможностей поставщика и подписанный обеими сторонами, превращается в документ, имеющий юридическую силу, - спецификацию к договору. Преимущества ярмарочной формы определяются и тем, что значительно упрощается процесс разрешения разногласий между продавцом и покупателем. Они решаются здесь же, на ярмарке.

Основная цель выставочно-ярмарочных торгов - оптовая продажа и закупка товаров, заключение прямых договоров или контрактов между продавцами и покупателями. На оптовых ярмарках усиливается воздействие торговых организаций на производство товаров в отношении их ассортимента и качества, ускоряется процесс заключения договоров, так как поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте.

Результат: при ярмарочной форме оптовых закупок укрепляются личные контакты между покупателями и поставщиками, оперативно доходит до изготовителя информация о конъюнктуре рынка, усиливается воздействие покупателя на поставщика по вопросам выпуска конкурентоспособного ассортимента, появляется возможность более гибкого и своевременного реагирования на изменение спроса покупателей.

На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

IV. Оценка эффективности коммерческой деятельности ООО "ТИГр - Логистик"