Ці ж системи є найбільш придатними і для обробки різних форм маркетингової інформації, серед яких звичайно виділяють текстову, табличну, матричну, графічну, а також числову у вигляді статистичних динамічних рядів.

Текстова інформація належить до найменш формалізованих форм представлення інформації. У свою чергу вона поділяється на звичайні текстові документи та гіпертекст, який складається з пов'язаних між собою сторінок, що є змістом одного або кількох файлів спеціального формату. Для роботи з текстовими документами найчастіше застосовуються текстові процесори, а для роботи з гіпертекстом -- спеціальні гіпертекстові програмні системи. Текстові процесори -- це клас програм, призначених для ведення ділової документації. Вони мають фільтри, конвертори і зв'язуються з іншими програмами на різних рівнях, мають вбудовані мови програмування макрокоманд, які дозволяють користувачам автоматизувати свої дії за рахунок самостійного створення макрокоманд і макрофункцій (макрокоманда -- це записана та автоматично виконувана послідовність звичайних команд прикладної програми, а макрофункція -- це визначена користувачем власна функція, яка розширює набір вбудованих функцій прикладної програми).

Обробка інформації, що має табличну та матричну форму, здійснюється через використання табличних процесорів (електронних таблиць) і систем управління базами даних. Перевага електронних таблиць полягає у тому, що вони, по-перше, автоматизували цей процес і, по-друге, автоматично перераховують усі результати при зміні одного чи кількох показників. Електронна таблиця, на відміну від простого тексту, складається не тільки з рядків, а й з колонок, при перетині яких утворюються клітини. Рядки нумеруються числами, а колонки -- латинськими літерами. У клітини таблиці можна записувати не лише текст чи числа, а й формули. Сучасні табличні процесори дозволяють не тільки здійснювати традиційні табличні розрахунки, пов'язані з маніпулюванням елементами табличних даних, а й провадити за допомогою вбудованих команд і функцій аналіз даних, реалізовувати алгоритми матричної алгебри та методи дослідження операцій. Кількість вбудованих функцій з кожною новою версією будь-якого популярного табличного процесора безперервно зростає.

Реляційні системи управління базами даних (СУБД) також призначені для роботи з таблицями. Кожна така таблиця може бути пов'язана з іншими таблицями. Основна складова реляційної бази даних -- поля. Поле являє собою окремі фрагменти інформації.

Кожна колонка списку є окремим полем і вміщує інформацію певного типу. Інформація в одній колонці розуміється однаково (на відміну від електронної таблиці) в усіх рядках. Кожне замовлення визначається конкретною сукупністю полів. Ця сукупність полів називається записом. Запис звичайно зображується у вигляді рядка і складається з одного або кількох полів, що відповідають певній темі. Сукупність усіх записів називається таблицею, яка є групуванням більш високого рівня, ніж запис. Допустима кількість рядків реляційної таблиці залежить лише від місткості пам'яті на диску. Якщо табличні процесори призначені передусім для розрахунків, то системи управління базами даних -- для накопичення і пошуку потрібної інформації.

З точки зору унаочнення і концентрованого подання велике значення має відображення маркетингової інформації у графічній формі. За допомогою графічних способів стають більш очевидними залежності між факторами, легше виявляються закономірності та знаходяться екстремальні значення. Для роботи з графічними формами відображення інформації найчастіше застосовуються засоби ділової графіки (комерційної, ілюстративної, наукової), вбудовані у табличні процесори, текстові редактори та системи управління базами даних.

Комерційна графіка призначена для відображення інформації, розміщеної у табличних процесорах, базах даних чи окремих файлах у вигляді дво- та тримірних графіків типу лінійних графіків, кругових діаграм, гістограм тощо.

Ілюстративна графіка у вигляді емблем і символіки використовується в текстових фірмених документах, у рекламних проспектах, документах, призначених для проведення виставок і презентацій. Наукова графіка призначена для відображення даних з картографії, оформлення наукових звітів із формулами розрахунків.

Щодо отримання нових знань, то певний інтерес становить така форма подання маркетингової інформації, як динамічні ряди. Це розміщені у хронологічному порядку показники, які у своїх змінах відображають у часі усталені закономірності ринку як у цілому, так і за окремими його складовими. Кожен динамічний ряд має свою методологію створення, а отже, і використання, тому він має супроводжуватися відповідним коментарем щодо використання. Ця особливість відображення динамічних рядів робить табличний процесор найбільш придатним засобом для роботи з ними.

В Україні найчастіше використовуються текстові процесори Word, Лексикон, Твір. До найпопулярніших можна віднести табличні процесори Ехсel, Lonus, Quatto, Pro. Що ж до систем управління базами даних, то це -- Ассеss, FохРго, Рагаdох. і СІіррег. До найвідоміших потужних СУБД великих корпоративних баз даних належать ORACLE, SQL Server, SQL Base.

ППП спеціального призначення включають предметно- та метод-орієнтовані програмні засоби. Предметно-орієнтовані ППП призначені для використання в конкретній предметній сфері: маркетинг, бухгалтерський облік, фінансовий .аналіз, менеджмент і управління підприємством (фірмою, компанією), метод-орієнтовані ППП -- для розв'язання різнобічних задач конкретними методами. Поширені ППП з оптимізаційними та статистичними методами.

Програма «Marketing Expert 1.1» належить до систем, що забезпечують підтримку маркетингових рішень. « Marketing Expert 1.1 » -- інструментальний засіб для розробки стратегічного й тактичного планів маркетингу, розв'язання задач з аудиту і планування маркетингу. Marketing Expert 1. забезпечує багатокритеріальний аудит маркетингу, в якому водночас використовуються кількісні та якісні критерії. За допомогою програми можна встановити цілі підприємства та визначити стратегії їх досягнення. Marketing Expert дає змогу будувати матричні моделі (наприклад, ВСG -- матрична модель Бостонської консалтингової групи), які забезпечують розробку стратегічних рекомендацій, щодо номенклатури продукції і привабливих сегментів ринку. Marketing Expert може зберігати в одному проекті прогноз і декілька варіантів плану, що дає змогу вводити фактичні дані та порівнювати їх з плановими показниками.

Система «Галактика» -- це середовище управління бізнесом в промисловості та торгівлі з реалізацією повного ринкового циклу: аналіз ринку, макропланування, бізнес-планування, планування операцій, виконання господарських операцій, відображення дій, що мали місце в бухгалтерському обліку та звітності, аналіз господарської та фінансової діяльності. До складу системи входять декілька базових модулів, що реалізують контури адміністративного управління, оперативного управління, управління виробництвом, бухгалтерський облік. Модуль «Маркетинг» у контурі адміністративного управління дає змогу реалізувати такі функції: введення розширеної інформації про товари та типові послуги, реєстрація та обробка даних про контакти з потенційними постачальниками, управління каналами збуту, реклама, збирання та обробка незалежних відгуків і т.д.

Система автоматизації менеджменту Веіо Рго V 1.5 є комплексною програмою, призначеною для управління закупками, продажем, автоматизації складського обліку, аналізу руху грошей і товарів. При цьому вирішуються взаємозв'язані задачі обліку обороту товарів, послуг, формування відповідних документів.

SCALA 5 -- програмне забезпечення для управління комерційними підприємствами. SCALA містить декілька комплексних модулів, основними з яких є: модуль виробництво; модуль управління запасами; модуль замовлення на продаж; модуль книга продажу; модуль статистика.

ППП, призначені для бухгалтерського обліку, містять окремі модулі та задачі, інформація яких може бути використана в маркетингу. До найпоширеніших належать ППП:

-- БЗСТ-4 --комплексна бухгалтерська, складська та торговельна система. Дає змогу управляти продажем, розраховувати відпускні ціни, формувати прайс-листи, вести розрахункові операції та обмін документами з системами «Клієнт-Банк» у форматі SWIFT, вести складський облік товарів.

БЗСТ ПРО ... -- повнофункціональна багатокористувацька система автоматизації бухгалтерського, складського обліку та торговельних операцій.

БЗСТ-Ф -- система аналізу фінансово-господарської діяльності. Містить модуль фінансового аналізу: вибір партнерів, аудит-аналіз, аналіз фінансових показників, оцінка вірогідності банкрутства, вибір надійного банку; модуль товарних потоків: факторний аналіз прибутків, аналіз товарних запасів, аналіз витрат, аналіз продажів, аналіз закупок.

«1С : Бухгалтерська версія ПРОФ 6.0 для Windows 95». Призначена для підготовки первинних документів і проведення аналітичного та синтетичного обліку (облік на складах, розрахунки, банківські операції і т. ін.).

Система MIRACLE (МІРАКЛ) -- інтегрована система бухгалтерського обліку, фінансового аналізу та управління підприємством. У ній розв'язуються комплекси задач, частина яких пов'язана з маркетинговою діяльністю: задачі з складського обліку товарів, укладання і виконання договорів з клієнтами, складання замовлень на закупівлю товарів і контролю їх постачання. Система MIRACLE може використовуватися на підприємствах торгівлі супермаркетів і сфери послуг.

«ОФИС 2000» для Windjws -- пакет програм, призначений для автоматизації роботи підприємства. Це товарно-фінансова обліково-аналітична інформаційна система. Має всі атрибути графічного інтерфейсу користувача, а також технологій Drag & Огор та OLE. Схема використання системи «ОФИС 2000» передбачає розв'язання задач та інформаційну підтримку рішень для різних спеціалістів: керівника, менеджера, бухгалтера.

Пакет LP88 призначений для розв'язання оптимізаційних задач і функціонує у операційному середовищі РС DОS версії 2.0 і вище. Програма дозволяє організувати та розв'язувати лінійні задачі з максимальною розмірністю -- 255 обмежень і 2255 змінних.

Пакет LPG призначений для розв'язання задач планування, проектування та управління, сформульованих як задачі лінійного програмування. Пакет забезпечує виконання оптимізаційних програм у пакетному або діалоговому режимі роботи і дає змогу вбудовувати їх в інші програмні системи. Максимальна розмірність задачі -- 500 обмежень і 500 змінних.

Пакети LP88 і LPG можуть бути використані для прогнозування розвитку ринку, розробки асортиментного плану виробництва, встановлення оптимальних цін тощо.

Пакет STATGRAPHICS (SG) реалізує статистичні функції: параметричні та інші непараметричні тести; категоріальний, дисперсний, однофакторний, двофакторний, багатофакторний аналіз, коваріаційний аналіз; контроль якості (діаграма Парето, контрольні карти); аналіз часових рядів (згладжування, автокореляції, спектральний),. Крім того, пакет має широкі графічні можливості. Цей пакет використовується для дослідження попиту на товари та послуги (обробка деяких анкет та ін.), ринкових досліджень і сегментації ринку.

Інтегровані ППП

Метою створення інтегрованої системи є об'єднання прикладних програм, які часто використовуються. Вважається, що добре інтегрована система має включати такі прикладні пакети загального призначення: текстовий процесор, процесор електронних таблиць, базу даних, ділову графіку та комунікаційний пакет. Перевага інтегрованих систем -- їх зручність для користувачів: надаються однакові засоби доступу до різних пакетів, спрощується узгоджування різних пакетів за даними, переключення з одного пакета на інший досягається простим вибором відповідного пункту в меню. Найбільш популярними інтегрованими системами були Sympony, Framework і Works. Але й вони порівняно з ізольованими прикладними програмами мали певні вади: по-перше -- підвищені вимоги до оперативної пам'яті, по-друге -- кожен пакет у рамках інтегрованої системи порівняно з кращими зразками серед свого класу мав менші функціональні можливості.

На відміну від готових інтегрованих систем, які мають закритий характер, тобто не дають можливості підключити нові прикладні пакети, почав використовуватися і виявився більш перспективним інший підхід -- створення інструментальних засобів, що дають змогу користувачеві у процесі рішення задачі застосовувати різні автономні прикладні програми. Найбільш вдало це реалізувала фірма Microsoft, яка створила (спочатку в рамках операційних оболонок, а потім і в операційній системі Windows) пакет Microsoft Office. В його останню професійну версію крім текстового редактора Word, електронної таблиці ЕхсеІ і СУБД Ассеss входять програми Power Point, Schedule+, Outlook і Microsoft Project.

Power Point -- це програма, яка, використовуючи інформацію з Word, Ассеss, ЕхсеІ та інших програм, створює матеріал для презентації. Професійно розроблені шаблони дають можливість користувачеві за кілька хвилин створити яскраву презентацію рекомендованих стратегій, звітів і матеріалів для навчання.

Schedule+ призначена для рішення різноманітних організаційних задач, таких як формування розкладів, організація зустрічей, розсилання запрошень і т. ін. За допомогою цієї програми можуть бути вирішені й деякі задачі оперативного управління.

Microsoft Project покликана сприяти управлінню проектами і вирішувати такі задачі, як складання план-графіків та управління ресурсами.

Програма Outlook призначена для управління задачами, що виконуються іншими програмами. Вона придатна для управління задачами, що виконуються в усіх програмах Microsoft Office, планування задач, пошуку та імпортування файлів з інших програм, роботи з електронною поштою і факсами, а також у мережі Internet з Word Wide Web.

Робота у середовищі Windows і Windows-прикладних програм передбачає своєрідну перебудову «способу життя» користувача. У середовищі Windows це пов'язано з обміном даних між окремими програмами і паралельним їх виконанням, що дало змогу об'єднувати та комбінувати довільним способом різнорідну інформацію, використовуючи її у різних формах в одному документі. Стандартизація інтерфейсів окремих Windows-прикладних програм полегшила користувачеві перехід від однієї прикладної програми до іншої.

Найповніше ці особливості Windows-прикладних програм реалізувалися в пакеті Microsoft Office. У будь-яку версію цього пакета обов'язково входять: табличний процесор (Ехсеl), текстовий редактор (Word), система підготовки презентацій (Power Point). У професійних варіантах пакета є система управління базою даних (Ассеss).

Характерною особливістю роботи у Windows є багатозадачність системи -- можливість одночасного запуску декількох програм, що дозволяє використовувати зручні методи сумісної роботи програм і взаємного обміну даними.

Є чотири способи переключення між активними задачами: перший спосіб -- за допомогою комбінації клавіш Alt+Tab; другий спосіб -- за допомогою комбінації клавіш Alt+Esc; третій спосіб -- клацнути лівою кнопкою миші у будь-якому місці вікна потрібної програми; четвертий спосіб залежить від того, в якій системі працює користувач.

Організація інтерфейсу стандартна в усіх програмах МS Office. Відмінності пов'язані лише з функціональними відмінностями програм. У верхній частині відкритого вікна Windows прикладних програм розташовується заголовок вікна, який містить назву програми та ім'я документа (файла), з котрим працює користувач.

ТЕМА 4. ЗАХИСТ І БЕЗПЕКА МАРКЕТИНГОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ

4.1 Загальний опис програми MS-Query. Елементи вікна MS-Query;

4.2 Створення запитів. Перегляд таблиці даних запиту. Редагування даних. Зміна зовнішнього вигляду таблиці запитів;

4.3 Перенесення даних в Excel. Фільтрування даних. Критерії відбору. Обробка даних. Використання функцій у критеріях відбору;

4.4 Об'єднання таблиць. Створення нової таблиці.

4.1 Загальний опис програми MS-Query. Елементи вікна MS-Query.

Надання користувачам можливості здійснювати швидкий пошук необхідної інформації у різних базах даних та отримання відповідей на різноманітні питання є однією з основних функцій маркетингової інформаційної системи. Питання, що формулюються до бази даних, називаються запитами. Наприклад, працюючи з базою даних, яка містить інформацію про продажі, можна отримати відповіді на такі питання:

- який обсяг продажів за останній тиждень, місяць, рік?

- чи збільшився обсяг продажів?

- яких товарів продано найбільше?

- які товари приносять найбільший прибуток?

- обсяг продажів яких товарів падає?

- скільки продано постійним покупцям?

- як продажі розподіляються за регіонами?

Доступ до різних джерел даних може ефективно здійснюватися за допомогою програми MS-Query. Ця програма має розвинуті засоби формування запитів до різних баз даних, відображення результатів їх виконання та передавання отриманих даних на подальшу обробку. Здатність цієї програми вибирати дані з великої кількості різних баз забезпечується використанням розробленого фірмою Microsoft так званого відкритого інтерфейсу з базами даних (Open Data Base Connective, або ODBC). Цей інтерфейс є буфером між програмою, з якою працює користувач, і базою даних. Програма користувача має доступ лише до ODBC, а вже ODBC керує даними способом, який залежить від того, у якій базі вони знаходяться. Для реалізації доступу користувача до конкретної бази даних у ODBC мають бути включені спеціальні програми, так звані драйвери. По-перше, потрібен драйвер ODBC, який забезпечує інтерфейс з програмою користувача, і, по-друге, драйвер відповідної бази даних. Разом з Windows постачається програмне забезпечення ODBC і драйвери різних баз даних. Самі бази даних можуть розташовуватись як на машині користувача, так і на спеціальній машині для розміщення даних (машині-сервері). В останньому випадку ODBC забезпечує взаємодію машини-сервера і машини користувача (машини-клієнта) через мережу. Незалежно від того, де знаходяться дані, користувач отримує доступ до них через MS-Query однаковим способом - шляхом створення запитів. Для обробки запитів використовується спеціальна структурована мова запитів SQL (Structured Query Language), розроблена фірмою IBM. Діалект мови SQL фірми Microsoft має назву MS-Query. При створенні запиту є можливість вказувати окремі поля, для яких буде виконуватися запит, а також визначати критерії відбору записів бази даних. Все це дає змогу вибирати із загальної маси доступних даних лише необхідну інформацію. А це значно скорочує обсяг даних, які відправляються в Excel. Звичайно, можна перенести дані в Excel, a вже потім обробляти їх за допомогою функцій фільтрації. Але якщо кількість даних, які може обробляти Excel, обмежена обсягом оперативної пам'яті, то MS-Query може зв'язувати та обробляти значно більшу кількість даних. Самі ж файли бази, з яких вибираються потрібні дані, можуть без будь-яких обмежень оброблятися відповідною системою управління базами даних. Для формування запиту зовсім не обов'язково знати мову SQL. Річ у тім, що для формування запиту можна використовувати “Реляційний запит за зразком” (Relational Query By Exampl, або RQBE). Запит за зразком - це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або кількох таблиць бази даних. Результатом вибірки є таблиця (таблиця запиту), яка виводиться на екран і яку можна передати на подальшу обробку в іншу програму. При формуванні запиту необхідно визначити вигляд вихідної таблиці запиту і в разі потреби вказати критерії пошуку записів у таблиці бази даних. При цьому замість того, щоб набирати команду на мові SQL, можна лише заповнити форму запиту, яка розміщується у вікні запиту. Метод формування запиту шляхом заповнення форми досить простий для вивчення та розуміння. Він може застосовуватися користувачем, який має мінімальний досвід роботи з Windows.

Елементи вікна MS-Query. Вікно MS-Query складається зі стандартних елементів: заголовка вікна, рядка меню, лінійки інструментів і робочого поля.

Робоче поле для розташування вікон запитів займає більшу частину вікна MS-Query, кількість яких лімітується лише наявним обсягом оперативної пам'яті. Кожне вікно запиту може поділятися на три частини:

- зона критеріїв. Тут встановлюються умови (фільтри), за якими при формуванні вихідної таблиці запиту перевіряються рядки таблиць бази даних;

- зона таблиць. У цій зоні дається перелік полів кожної таблиці (файла) бази, дані яких будуть використовуватися при формуванні вихідної таблиці (таблиці запиту);

- зона даних запиту. Тут встановлюються поля (колонки), з яких має складатися вихідна таблиця запиту, а після виконання запиту подаються рядки даних цієї таблиці.

У вікні запиту завжди відображається (у тому чи іншому вигляді) третя зона - даних запиту. Перша та друга зони можуть бути сховані.

У рядку меню завжди є пункт випадного меню Файл. За наявності у робочому полі хоча б одного вікна запиту рядок меню доповнюється іншими пунктами випадних меню: Правка, Перегляд, Формат, Таблиця, Критерії, Записи, Вікно.

Частина команд з цих меню, які найчастіше використовуються, дублюється на лінійці інструментів у вигляді таких кнопок: Створити запис, Відкрити запит, Зберегти запит, Перегляд SQL, Показати/Сховати таблиці, Показати/Сховати критерії, Додати таблицю, Критерій дорівнює, Цикл за груповими операціями, Сортувати за зростанням, Сортувати за зменшенням, Виконати запит, Автоматичний режим, Довідка.

4.2 Створення запитів. Перегляд таблиці даних запиту. Редагування даних. Зміна зовнішнього вигляду таблиці запитів.

Створення запитів. При створенні запиту загалом потрібно визначити:

- таблиці бази, які будуть використовуватися для отримання інформації;

- спосіб об'єднання даних цих таблиць;

- поля вихідної таблиці запиту;

- критерії відфільтровування необхідної інформації.

Розглянемо процес створення запиту на прикладі: треба визначити прізвища та телефони всіх зареєстрованих покупців. Файл реєстрації (довідник покупців) має ім'я Pokupec.dbf.

Для створення запиту слід запустити MS-Query. При запуску MS-Query засобами Windows відкриється діалогове вікно MS-Query, в якому потрібно вибрати команду Файл/Створити запит або натиснути на кнопку Створити запит. На екрані з'явиться вікно для вибору джерела даних, тобто для вибору відповідного ODBC-драйвера. При запуску MS-Query з Excel відразу відкриється діалог вибору джерела даних. Після визначення джерела даних відкриється діалог Додати таблиці, у якому потрібно вказати ім'я таблиці (файла) бази, що містить необхідні дані. Коли таблиця знайдена у каталозі диска, її можна додати двома способами: або один раз клацнути мишею на імені файла у полі ім'я таблиці, а потім на кнопці Додати, або два рази клацнути на імені файла. Для закінчення операції додавання таблиць необхідно клацнути на кнопці Закрити.

На початку роботи діалогове вікно MS-Query буде поділене горизонтальною лінією на дві частини: зону таблиць і зону даних запиту. “Узявшись” мишею за цю лінію, можна зміщувати її уверх або униз, змінюючи таким чином розміри ділянок вікна запиту. В зоні таблиць розташовується маленьке віконце з іменем доданої таблиці бази даних (у даному випадку це таблиця Pokupec) і списком її полів. Під лінією поділу ділянок вікна знаходиться рядок заголовків (назв полів) вихідної таблиці. До визначення її полів цей заголовок має лише одне порожнє поле. Після виконання запиту під рядком заголовків з'являться відібрані рядки даних.

Для того, щоб виконати запит, треба визначити, з яких полів таблиці бази та у які поля (колонки) вихідної таблиці запиту буде вибиратись інформація. Це можна зробити одним із таких способів:

- виділити поле в таблиці і, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші, перетягти його у зону даних;

- двічі клацнути мишею на імені поля у вікні таблиці бази. Це ім'я буде перенесене у рядок заголовків зони даних. Якщо у вікні таблиці бази вибрати символ зірочки (*), то у рядок заголовків будуть перенесені назви всіх її полів;

- у зоні даних клацнути мишею у порожньому полі рядка заголовків. У полі з'явиться вертикальна риска (курсор уведення) та кнопка списку полів таблиці бази даних. Тепер можна або ввести з клавіатури ім'я поля таблиці бази, або натиснути на кнопку і вибрати його у списку, який відкривається після цього натискання;

- з меню Записи вибрати команду Додати колонку.

Для даного прикладу у вихідну таблицю запиту слід додати два поля таблиці Pukupec: Telefon і Fio. Кожен раз при додаванні нового поля буде виконуватись обробка запиту і відповідна колонка вихідної таблиці буде заповнюватися даними. Це пояснюється тим, що за умовчання встановлено режим “Запитувати автоматично”. При значних розмірах бази це потребує чимало часу. Тому є сенс відключити автоматичне виконання запиту. Для цього можна або перевести кнопку Автоматичний режим (права з наведених кнопок) у стан “вимкнуто”, або зняти “галочку” з пункту меню Записи/Автоматичний режим. Після вимкнення режиму “Запитувати автоматично» кожен раз для виконання запиту потрібно буде або натискати на кнопку Виконати запит (ліва кнопка), або вибирати пункт меню Записи/Виконати запит.

Перегляд таблиці даних запиту. Після виконання запиту в зоні даних з'являться відібрані рядки даних. Для перегортання сторінок даних використовуються стандартні засоби: клавіша Page Down (наступна сторінка), клавіша Раgе Up (попередня сторінка) і вертикальна лінійка прокручування. Для перегляду довгих записів, яким не вистачає місця на екрані, використовуються клавіші зі стрілками (<,>) та горизонтальна лінійка прокручування. Для збільшення кількості рядків на сторінці необхідно збільшити її висоту.

Щоб збільшити висоту сторінки, треба сховати верхню частину вікна запиту, де знаходяться таблиці даних. Для цього знімається позначка з пункту меню Вигляд/Таблиці або натискається кнопка Відображення таблиць. Повторне виконання однієї з вказаних команд відтворює зображення таблиць бази даних на екрані.

Для швидкого переходу до потрібного запису за його номером можна використати меню, комбінації клавіш і спеціальні кнопки, що знаходяться у нижньому лівому куті.

За допомогою пункту меню Записи/Перейти можна виконати перехід до конкретного запису за його номером у файлі бази даних.

Другий спосіб переходу до потрібного запису - натискання відповідної комбінації клавіш:

Ctrl + PgDn -- наступний запис;

Ctrl + PgUp -- попередній запис;

Ctrl + End -- останній запис;

Ctrl + Home -- перший запис.

Третій спосіб швидкого переходу до потрібного запису - це введення номера запису в спеціальне поле з написом Запис або натискання на відповідну кнопку переходу (до першого, до попереднього, до наступного і до останнього запису) з лівої і правої сторони цього поля. При введенні числа у поле Запис можна перейти до потрібного запису за його номером.

Редагування даних. Таблиця із записами може знаходитись або у режимі “захист від редагування”, при якому внесення будь-яких змін у запис неможливе, або у режимі “редагування”, який дозволяє модифікувати дані бази. Переключення з одного режиму на інший виконується за допомогою пункту меню Записи/Дозволити правку.

На початку кожного запису в зоні даних може знаходитися маркер запису (зірочка означає вільний запис, чорний трикутник - поточний запис), а під час редагування запису в його маркері з'являється символ олівця. Хоча дані редагуються в зоні таблиці запиту, модифікований запис записується на диск, як тільки покажчик поточного запису перейде на інший запис.

Для виправлення помилок у даних використовуються такі клавіші:

- Delete - для вилучення символу за курсором;

- Backspace - для вилучення символу перед курсором;

- Esc - для відмови від змін у поточному записі.

Для вилучення або копіювання поля, запису чи колонки, їх необхідно спочатку виділити. Поле вважається виділеним, якщо:

- текст у цьому полі виділено;

- курсор уведення знаходиться у цьому полі;

- курсор миші встановлено на лівій межі цього поля (при цьому він перетворюється на стрілку, яка вказує направо) і клацнути лівою кнопкою миші.

Зміна зовнішнього вигляду таблиці запитів. У меню Формат є стандартні пункти Шрифт, Висота рядка та Ширина колонки, які визначають зовнішній вигляд таблиці. До стандартних операцій належать також коригування висоти рядків і ширини колонок за допомогою миші.

На сприйняття інформації значною мірою впливає кількість колонок та черговість їх розташування. Процедура переміщення колонок досить проста. По-перше, колонку, яку потрібно змістити, необхідно виділити, клацнувши мишею на її імені. Потім, не відпускаючи кнопки миші, її можна перемістити на потрібне місце.

Будь-яку колонку можна усунути з екрану без її вилучення з таблиці запиту. Для цього треба виділити якесь поле цієї колонки або її всю і виконати команду Формат/Сховати колонки. Для того, щоб показати приховану колонку, необхідно виконати команду Формат/Показати колонки. При цьому відкривається діалог Показати колонки, у якому перелічено імена колонок. У видимих колонках біля імені є відповідні позначки.

Для того, щоб у вихідній таблиці запиту не було ідентичних рядків, треба в меню Вигляд вибрати пункт Властивості запиту і в діалозі, який після цього відкриється, включити параметр Тільки унікальні значення.

4.3 Перенесення даних в Excel. Фільтрування даних. Критерії відбору. Обробка даних. Використання функцій у критеріях відбору.

Перенесення даних в Excel. Перший спосіб перенесення даних вимагає таких підготовчих дій:

- виділяються дані, які треба перенести в Excel;

- виконується команда Правка/Копіювати або натискається комбінація клавіш Ctrl+C.

Завдяки цим діям вміст виділеної зони буде перенесено у буфер тимчасового зберігання й після активізації Excel командою Правка/ Вставити або натисканням комбінації клавіш Ctrl+V його можна вставити у будь-яке місце робочого аркуша. В робочий аркуш будуть вставлені лише дані без найменувань полів. Якщо перед поверненням в Excel виконати команду Файл/Зберегти, то це дасть змогу потім відкривати запит командою Файл/Відкрити запит.

Другий спосіб може бути використаний лише тоді, коли створення запиту починається в Excel за допомогою команди Дані/Отримати зовнішні дані. Для повернення в Excel з передачею даних необхідно виконати команду меню Файл/Повернути дані в Microsoft Excel. Відкриється діалог Отримання зовнішніх даних із запитом, у якому місці робочої книги Excel і як мають бути розміщені ті дані, що передаються з MS-Query. Якщо у цьому діалоговому вікні встановити параметр Зберегти запит, то у подальшому можна буде викликати MS-Query, подвійно клацнувши на цих даних. Запит буде виконано знову. Якщо встановити параметр Включати імена попів, то в Excel будуть передані імена полів бази даних.

Фільтрування даних. Критерії відбору. Однією із найважливіших функцій будь-якої інформаційної системи є відбір або фільтрування даних. Виконання цієї функції досягається шляхом накладання критеріїв відбору. Саме вони дозволяють отримувати інформацію, яка задовольняє ті чи інші потреби.

Для того, щоб визначити потрібні критерії, необхідно відобразити зону критеріїв у вікні запиту. Це досягається або увімкненням кнопки Показати/Сховати критерії, або виконанням команди Перегляд/Критерії. Після цього з'являється зона критеріїв.

Перший рядок цієї зони, який позначено як “Умова”, призначається для занесення назв полів (колонок) таблиці бази даних, значення яких будуть перевірятися при фільтрації записів. Клітини інших рядків призначені для введення умов, яким мають відповідати ці поля відібраних записів бази даних. Умови, що знаходяться в одному рядку області критеріїв, з'єднуються між собою оператором “І”. Умови, що знаходяться у різних рядках, з'єднуються між собою оператором “Або”. При виконанні команди кожний рядок таблиці бази даних перевіряється на відповідність умовам кожного рядка критеріїв. Якщо рядок таблиці бази відповідає умовам хоча б одного рядка критеріїв, то цей рядок бази з'являється в зоні даних запиту.

Для того, щоб визначити поля таблиці бази даних, значення якої будуть перевірятися при фільтрації записів, можна застосувати один з таких способів:

- увести з клавіатури ім'я поля таблиці бази даних у будь-яке порожнє поле першого рядка зони критеріїв;

- клацнути мишею на порожньому полі першого рядка зони критеріїв. На цьому полі буде встановлена кнопка випадного списку з іменами полів таблиці даних. Треба розкрити цей список (клацнувши мишею на кнопці списку) і вибрати з нього потрібне ім'я;

- поставити курсор миші на ім'я поля таблиці бази даних, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягнути поле у зону критеріїв;

- виконати команду Умови/Додати умови.

При використанні останнього способу розкривається діалогове вікно Додавання умови, до якого можна ввести всі необхідні умови відбору (фільтрування) записів таблиці бази даних. При використанні інших способів уводиться лише одна умова. Вона може бути введена або з клавіатури, або через діалогове вікно. В останньому випадку треба два рази клацнути лівою кнопкою миші на полі введення умови. При формуванні умов найчастіше застосовуються такі оператори:



дорівнює	=
не дорівнює	‹ ›
більше	›
більше або дорівнює	›=
менше	‹
менше або дорівнює	‹=
міститься у	Іn
не міститься у	Not In

між	Between
не між	Not Between
схоже на	Like
не схоже на	Not Like
порожнє	Is Null
не порожнє	Is Not Null
і	And
або	Or

Умови для символьних полів. При введенні умови для символьного поля бази у відповідному полі зони критеріїв вводиться потрібна послідовність символів. Якщо ця послідовність містить у собі пропуски або спеціальні символи, її слід взяти в одинарні лапки, а краще при введенні символьних значень завжди використовувати лапки.

Скажімо, потрібно отримати прізвища і телефони тих покупців, які живуть у Львові. Один із способів отримати таку інформацію складається з таких дій:

- якщо на екрані відсутня зона для введення критеріїв, клацнути лівою кнопкою миші по кнопці Відображення умов;

- поставити курсор миші на ім'я поля Misto таблиці Pokupec, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягти назву поля в зону критеріїв;

- у рядку “Значення” зони критеріїв під полем Misto двічі клацнути лівою кнопкою миші;

- у діалоговому вікні Зміна умови натиснути на кнопку Значення;

- після розкриття списку значень поля Misto, які є у таблиці Pokupec, вибрати потрібне значення (тобто Львів) і натиснути кнопку ОК;

- після повернення у діалогове вікно Правка критерію натиснути кнопку ОК.

Умова: Значення: або:	MISTO
	In (760,925,997)

Наслідком цих дій буде занесення в зону критеріїв умови відбору даних з таблиці бази даних.

Застосування шаблонів значно розширює можливості відбору символьної інформації. Шаблони будуються за допомогою спеціальних символів (процента й підкреслення). Символ процент (%) означає будь-яку кількість символів, а символ підкреслення ( _ ) - лише один. Якщо, наприклад, треба отримати дані по всіх товарах, назва яких починається з літери “Л”, то при введенні такої умови з клавіатури потрібно набрати Like `Л%' Для того, щоб спростити застосування подібних конструкцій, у діалогових вікнах, призначених для введення умов, є такі оператори: починається з (Like '...%'), не починається з (Not Like '...%'), закінчується на (Like '%...'), не закінчується на (Not Like '%... ').

Необхідно також знати, чи містить дане поле бази якесь значення, чи воно є порожнім. Під порожнім полем розуміється поле, у яке ще не вводилася ніяка інформація. Якщо поле вміщує нуль або пропуски, то воно вже не є порожнім. Критерій порожнього поля виглядає так: Is Null (є порожнім). Перевірку на те, що поле не є порожнім, можна виконати за допомогою оператора Is Not Null.

При введенні з клавіатури умов для полів типу дати або часу замість лапок слід використовувати знаки номера (#).

<= #01.01.96#. При введенні умови в діалоговому вікні цього знаку треба уникати, інакше буде помилка.

Розгляньмо кілька прикладів конструювання критеріїв.

Умова: Значення: або:	CINA
	In (760,925,997)

Вибірка з використанням операторів (“міститься у списку” чи «належить»). Формулювання запиту: отримати інформацію про товари, ціна яких міститься у 760, 925, 997 (тобто ціна яких дорівнює або 760, або 925, або 997).

Умова: Значення: або:	CINA
	Between 775 And 1280

Вибірка з використанням оператора Between (“між”). Формулювання запиту: вибрати відомості про товари, ціни на які знаходяться у діапазоні від 775 до 1280 включно.

Умова: Значення: або:	KODZ
	Like `%100'

Вибірка з використанням оператора Like '%... ' (“закінчується на”). Формулювання запиту: отримати інформацію (файл Zakaz.dbf) про замовлення на комп'ютери з тактовою частотою 100 МГц (у файлі Zakaz назва таких комп'ютерів та їхній код закінчується на 100).



Умова: Значення: або:	DATAP
	Between #17.03.97# And #17.03.97#+7

Вибірка з обчисленням дати. Формулювання запиту: використовуючи дані про продажі (файл Zakaz.dbf), з'ясувати, які товари було продано протягом семи днів, починаючи з 17.03.97.

Вибірка з використанням зв'язаних умов. У багатьох випадках однієї умови у запиті буває недостатньо. При визначенні кількох умов необхідно враховувати їх взаємодію. Чи буде вибрано запис при обов'язковому виконанні всіх умов, чи достатньо, щоб виконувалася будь-яка з них? У першому випадку критерій відбору створюється при зв'язуванні умов за допомогою логічного “І”. Запис обирається лише тоді, коли виконуються всі умови. Другий вид логічного зв'язку - за допомогою логічного “Або”. У цьому разі запис обирається, якщо виконується хоча б одна умова.

Умова: Значення:	DATAZ	CINA*KILZ
	›#12/03/97#	›=250

Формулювання запиту: Отримати інформацію про замовлення (файл Zakaz.dbf), які були зроблені після 12.03.96 р. і вартість яких була не менше 960 грн. (тобто отримати інформацію із записів, у яких значення поля DATAZ більше 12.03.96 і у яких значення добутку полів KILZ і СІNА дорівнює або більше 960). При введеному критерії запис буде вибиратися тільки тоді, коли обидві умови виконуються.

Умова: Значення:	DATAZ	CINA*KILZ
	›#12/03/97#

Формулювання запиту: Отримати інформацію про замовлення, які були зроблені після 12.03.96 або вартість яких була не менше 960 грн. При введеному критерії запис буде вибиратися за виконання хоча б однієї умови.

Зв'язки як по “/”, так і по “Або” можуть багаторазово зустрічатися в одному запиті.

Обробка даних. При отриманні даних з бази вони можуть зазнати деякої попередньої обробки. Це досягається за рахунок використання при визначенні полів вихідної таблиці запиту не просто назв полів бази, а виразів з них або функцій для обчислення групових значень.

Обчислення виразів. Розглянемо такий приклад. У таблиці бази даних Tovar (Товар) є поле Сіпа (Ціна), а в таблиці даних запиту потрібно відобразити ціну з урахуванням 20 % торгової націнки.

Це можна виконати так:

- з меню Записи виконати команду Додати колонку, що приведе до появи діалогового вікна з такою ж назвою;

- у рядку Поле цього діалогового вікна ввести формулу Сіпа*1.2;

- як заголовок можна використати або той самий рядок з формулою, або будь-який пояснювальний текст, наприклад, 'Ціна з націнкою'. Пояснювальний текст уводиться в рядок Заголовок колонки.

Обчислення групових значень. Розглянуті способи побудови запитів не дають змоги знайти відповіді на велику кількість питань, що часто виникають. Так, навіть такий простий запит, як “Скільки є покупців?”, неможливо висловити, використовуючи розглянуті вище можливості. Тому для визначення ознак, що характеризують деяку групу записів, у мові SQL існує низка спеціальних функцій, притаманних усім її діалектам:

Функція	Обчислює для кожної групи записів
Сума	Суму значень заданого параметра
Середнє	Середнє значення заданого параметра
Число	Кількість рядків
Мінімум	Найменше значення заданого параметра
Максимум	Найбільше значення заданого параметра

Кожна з цих функцій оперує сукупністю значень вказаного параметра (за винятком функції Число) та обчислює єдине значення для кожної заданої групи записів, яке характеризує цю групу. Параметром переважно є ім'я певного поля таблиці даних.

Для визначення потрібної функції використовується кнопка Цикл за груповими операціями або пункт меню Записи/Додати колонку.

Функції Сума та Число дозволяють дуже просто обчислювати різного роду підсумки. Так, виконавши такі дії, можна визначити загальну кількість покупців:

- при створенні запиту до зони таблиць бази додати довідник покупців (файл Pokupec.dbf); визначити поле таблиці бази, яке використовуватиметься як параметр функції (наприклад, поле KODP), і мишею перетягти його заголовок у зону даних запиту;

- увести функцію, яка буде оперувати параметром. Для цього в зоні даних запиту виділити колонку KODP і натискати у лінійці інструментів на кнопку Цикл за груповими операціями доти, поки у заголовку таблиці даних запиту не з'явиться Число KODP;

- якщо вимкнуто Автоматичний режим, то натиснути кнопку Виконати запит.

У разі виконання цих дій під заголовком Число KODP з'явиться підрахована загальна кількість записів у таблиці Pokupec. Оскільки таблиця Pokupec - це довідник покупців, де кожному покупцеві відповідає один запис, то кількість її записів співпадатиме з кількістю зареєстрованих покупців.

Альтернативний спосіб створення запиту полягає у виборі з меню Записи команди Додати колонку. При цьому відкриється діалог, у якому потрібно виконати такі дії:

- у першому рядку Поле, клацнувши мишею на кнопці зі стрілкою, розкрити список полів і вибрати поле бази KODP;

- в останньому рядку Групова операція розкрити список функцій і вибрати функцію Число;

- послідовно клацнути мишею на кнопках Додати та Закрити.

Для обчислення лише певних записів до запиту потрібно включити відповідний критерій відбору.

Умова: Значення: або:	MISTO
	`Львів'

Внесення до попереднього запиту наведеного ліворуч критерію дає змогу визначити загальну кількість покупців зі Львова, що зробили замовлення.

Для обчислення підсумкових значень для окремих груп записів у вихідну таблицю даних запиту необхідно внести поля групування записів. Якщо з попереднього запиту вилучити критерій відбору записів, а у вихідну таблицю запиту додати поле Misto, то після його виконання у полі Число(?) KODP буде показана кількість зареєстрованих покупців для кожного міста.

Для аналізу продажів (їх кількості та вартості) по окремих днях до вихідної таблиці запиту необхідно додати поля Число (?) KILP, Сума KILP*CINA та DATAP. У першому буде виводитись інформація про кількість продажів за день, у другому - їхня вартість, а у третьому - дата продажів. Крім того, поле дати продажів (DATAP) необхідне ще й для групування записів за датою.

Використання функцій у критеріях відбору. Розглянуті функції для обчислення групових значень можна використовувати не тільки у полях вихідної таблиці запиту, але й у зоні критеріїв для відбору відповідних груп записів.

Припустімо, що потрібно визначити коди товарів, які за період з 13.03.96 по 20.03.96 мали попит більш як у одного покупця (були куплені більш як одним покупцем). Визначити запит на отримання цієї інформації можна так:

- вибрати таблицю бази з даними з продажів (Zakaz.dbf);

- у вихідну таблицю запиту занести поле з кодом товару (KODT);

- виконати команду Критерії/Додати критерій, що приведе до відкривання однойменного діалогового вікна;

- у рядках діалогового вікна встановити показані знизу значення.

Це дасть можливість відбирати лише ті товари, які були куплені більш як одним покупцем.

- натиснути кнопку Додати (для перенесення встановленої умови в зону критеріїв);

Групова операція: Поле: Оператор: Значення:
	DATAP
	між
	13.03.96; 20.03.96

- у рядках діалогового вікна встановити нові значення для введення другої умови (період з 13.03.96 до 20.03.96) і, нарешті, послідовно натиснути кнопки Додати і Закрити.

Умова: Значення:	Число(KODT)	DATAP
	›1	Between #13/03/96# And #20/03/96#

У результаті зона критеріїв матиме вигляд, наведений зверху, що дасть змогу отримати потрібну інформацію.

4.4 Об'єднання таблиць. Створення нової таблиці.

Об'єднання таблиць. Ми розглядали запити, які вибирали дані лише з однієї таблиці. Але в запиті можна використовувати одночасно кілька таблиць бази даних і таким чином отримувати вихідну таблицю, яка матиме інформацію з усіх цих вхідних таблиць. Здатність об'єднувати кілька таблиць в одну є однією з найбільш потужних можливостей мови SQL.

Розпочнімо з досить простого об'єднання двох таблиць - списку замовлень та адрес покупців, які зробили ці замовлення. Для цьоro при створенні нового запиту у діалоговому вікні Додати таблицю потрібно вибрати два файли: Zakaz.dbfi& Pokupec.dbfi лише після цього закрити діалог, натиснувши кнопку Закрити. Цей діалог не закривається автоматично. Якщо кілька разів натискати на кнопку Додати, то відбудеться додавання однієї і тієї ж таблиці. При правильному виконанні операції додавання у зоні вхідних таблиць вікна запиту з'являться два списки з переліком полів таблиці Zakaz і Pokupec.

У таблиці Pokupec кожному покупцеві відповідає певний код, який знаходиться у полі Kodp і для різних покупців має різне значення. Отже, таблиця Pokupec - це довідник покупців, у якому кожного покупця можна знайти за його кодом.

У таблиці Zakaz кожному замовленню також відповідає певний код покупця. Але кількість записів з однаковим кодом у цій таблиці не обмежена (вона визначається кількістю замовлень, зроблених конкретним покупцем). Для того, щоб довідкові відомості з таблиці Pokupec можна було використовувати при виведенні інформації з таблиці Zakaz, необхідно визначити зв'язки між записами цих двох таблиць. MS-Query не встановлює зв'язки автоматично. Це повинен робити користувач. Слід зауважити, що хоча у нашому прикладі ім'я полів з кодом покупця у таблицях Zakaz і Pokupec збігаються (Zakaz-Kodp і Pokupec.Kodp), практичного значення це не має, оскільки вони можуть бути різними.

Визначення зв'язків (відношень) між таблицями. Для того, щоб визначити зв'язки між двома таблицями, потрібно виконати такі дії:

- бажано виключити режим “Запитувати автоматико” (при великих розмірах таблиць це значно скоротить витрати часу);

- встановити курсор миші на ім'я потрібного поля в таблиці, до якої слід приєднати іншу (у нашому прикладі це поле Kodp таблиці Zakaz, тобто Zakaz-Kodp);

- натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити курсор миші на ім'я поля другої таблиці (у нашому випадку це поле Kodp таблиці Pokupec, тобто Pokupec.Kodp). Між іменами двох полів різних таблиць з'явиться лінія, що відображає зв'язок таблиць за відповідними полями.

Альтернативний спосіб визначення зв'язку між двома таблицями - виконати в меню Таблиця команду Об'єднання.

Визначення властивостей зв'язків. В MS-Query є можливість встановлювати різні властивості зв'язків між таблицями.

Найчастіше встановлюється такий тип зв'язку, при якому вибираються записи з лівої та правої таблиці, що зв'язані заданим співвідношенням (дорівнює, не дорівнює, більше, менше і т. ін.). Це так зване “справжнє” об'єднання.

У деяких випадках необхідно побачити всі рядки з однієї таблиці і додатково деяку інформацію з іншої для тих рядків першої таблиці, які мають відповідний рядок або рядки у другій. Такий тип зв'язку має назву “зовнішнє” об'єднання.

Для того, щоб дізнатися про тип встановленого зв'язку або змінити його, треба клацнути мишею на відповідній лінії між таблицями. Ця лінія зв'язку стане виділеною. Подальше подвійне клацання на цьому зв'язку або виконання команди Таблиця/Об'єднання не тільки відкриє діалог Об'єднання, але й покаже параметри саме цього зв'язку. У цьому діалоговому вікні можна встановити будь-який із вказаних типів зв'язку. За умовчання встановлюється перший тип з умовою “дорівнює”. Саме такий тип зв'язку потрібно встановити для об'єднання списку замовлень з адресами покупців.

Створення нової таблиці. Створювати нові таблиці для баз даних можна за допомогою MS-Query. Для цього потрібно виконати команду меню Файл/Визначення таблиці. Відкриється діалог Вибір таблиці. У цьому діалозі потрібно вибрати таблицю, яка використовуватиметься як шаблон для нової.

Якщо двічі клацнути на імені таблиці (файла бази даних), то відкриється діалог Перегляд визначення таблиці. У відповідних полях цього діалогу можна визначити ім'я та тип поля (символьне, числове і т. ін.) таблиці, довжину цього поля. Можна також додавати нові поля (кнопка Додати) та вилучати існуючі (кнопка Вилучити).

Для того, щоб завершити створення таблиці і записати її на диск, у першому рядку (ім'я таблиці) діалогу слід замінити ім'я попередньої таблиці, як шаблону, на нове ім'я. При спробі створити таблицю з тим же ім'ям MS-Query попередить, що ця таблиця не може бути створена.

Отже, за допомогою програми MS-Query може ефективно здійснюватися доступ до різних джерел даних. Ця програма надає користувачам можливість здійснювати швидкий пошук необхідної інформації у різних базах даних. MS-Query має розвинуті засоби формування запитів до різних баз даних, відображає результати їх виконання та передає отримані дані на подальшу обробку.