ТЕМА 5. АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ

МАРКЕТИНГОВИМИ ПРОЕКТАМИ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

5.1. Класифікація засобів автоматизації;

5.2. Розвиток інтерактивного маркетингу;

5.3. Створення первинних документів;

5.4. Уведення інформації;

5.5. Пошук документів.

5.1. Класифікація засобів автоматизації

Сучасні інформаційні технології дають змогу проводити аналіз та обґрунтування варіантів рішень на підставі врахування значно більших відомостей про ринок, регіон, трудові та матеріальні ресурси, кон'юнктуру, фірму, економіку. Саме це дає можливість переходити до впровадження автоматизованих способів управління маркетинговою діяльністю.

Технологічні засоби автоматизації маркетингової діяльності можна поділити на інструментальні та комунікаційні.

Маркетингова діяльність має багатофункціональний характер, який визначає різнорідність інструментальних засобів, що використовуються для її автоматизації. Інструментальні засоби, можна класифікувати як функціональні, забезпечувальні та допоміжні.

Функціональні задачі - це і є власне маркетингові задачі. До інструментальних засобів їх вирішення відносяться:

· засоби введення маркетингової інформації;

· засоби забезпечення інформаційно-пошукових робіт;

· Засоби підтримки прийняття рішень у сфері маркетингової діяльності.

Для пошуку маркетингової інформації необхідно мати розвинені засоби пошуку документів, які містять потрібну інформацію, та формування запитів до баз даних і відображення результатів їх виконання.

Введення маркетингової інформації потребує інструментальних засобів, які забезпечують уведення та експертизу первинної інформації, а також уведення, контроль та коригування вторинної маркетингової інформації.

Підтримка прийняття маркетингових рішень потребує інструментальних засобів, які дозволяють робити перетворення даних для встановлення залежностей між різними факторами та отримання нових знань, забезпечать гнучкий доступ до бази даних та можливість самостійно поповнювати та модифікувати базу моделей.

Автоматизація засобів полягає в прогнозуванні результатів прийнятих маркетингових рішень.

До забезпечувальних задач відносять: підготовку листів потенційним споживачам, підготовку контрактної документації, контроль та аналіз виконання договорів.

В маркетинговій інформаційній системі має бути передбачений значний набір допоміжних засобів, які створюють комфортні умови роботи. Сюди, перш за все, слід віднести засоби, які визначають загальну технологію спілкування користувача з комп'ютером, а також навчальні системи, видавничі системи, системи перекладу.

Засоби маркетингової комунікації визначають ефективність використання інструментальних засобів підтримки маркетингової діяльності. Тому, що комунікаційні операції забезпечують спілкування працівників, здійснюють координацію їхньої роботи, контроль проміжних результатів - все те, що є необхідним для ефективної організації колективної праці. Автоматизація цих операцій дає змогу складати та вести графіки нарад та інших заходів, значно полегшує передавання звітів, таблиць, діаграм і малюнків. Важливість комунікаційних операцій пояснюється також особливостями маркетингової діяльності, яка носить різноманітний характер, займається здійсненням різноманітних операцій, пов'язаних з ринком, попитом, пропозицією, споживачами, конкурентами.

Перша її особливість полягає у тому, що вона базується на збиранні, систематизації та аналізі значної кількості даних про ринки, споживачів, конкурентів і на багатьох елементах зовнішнього середовища маркетингу, тобто на даних, що надходять з різних інформаційних джерел. Отже, досить часто виникає необхідність використовувати комп'ютер не тільки в автономному режимі, а і в режимі даних - локальній, віддаленій або навіть трансконтинентальній - як для отримання, так і для відправлення інформаційних матеріалів. Таким чином, обсяг інформації, який у рамках маркетингової інформаційної системи теоретично має бути доступним користувачеві, складається з досить великої кількості компонентів, а саме:

- персональної бази даних, яка створюється і ведеться безпосередньо користувачем;

- баз даних інших локальних користувачів;

- інтегрованої бази даних організації;

- альтернативних баз даних, зовнішніх щодо даної організації і існуючих незалежно від неї.

Друга особливість маркетингової діяльності - її багатофункціональний характер, що вимагає використання різних інструментальних засобів та обміну даними між ними. Важливість такого обміну пояснюється ще й тим, що, мабуть, у жодній іншій галузі життєвий цикл продукту не є таким коротким , як у комп'ютерній, - те, що ще вчора сприймалося користувачами як нововведення, сьогодні вже є застарілим. Тому, дані, які раніше оброблені одним технологічним засобом, сьогодні можна автоматизувати , і ефективніше обробляти іншим.

5.2. Розвиток інтерактивного маркетингу

Постійне розширення сфери застосування інтерактивного маркетингу - це ще одна особливість сучасної маркетингової діяльності. Розвиток інтерактивного маркетингу йде у напряму все ширшого використання персоналізованої електронної пошти, яка забезпечує швидкий зв'язок фірми з ринком.

Головне завдання інтерактивного маркетингу - забезпечити пряму комунікацію з наявними або перспективними клієнтами й стежити за їхньою реакцією на маркетингові стимули, які використовує підприємство.

Інтерактивний маркетинг поділяється на два види: систему прямого продажу і систему маркетингу прямих відносин.

Прямі продажі - це форма створення та використання прямих особистих зв'язків між тими, хто пропонує, та споживачами цих товарів. Така торгівля може здійснюватись за каталогами з поштовою розсилкою, шляхом прямої розсилки повідомлень, за допомогою телемаркетингу, закупівлю через електронні засоби. Завданнями таких прямих продаж, є встановлення та підтримка прямих контактів з клієнтами. Мета таких відносин - виявлення реакції споживачів на маркетингові заходи, які використовує підприємство.

Розвиток інтерактивного маркетингу пов'язаний з новим типом відносин між виробником та споживачем, який характеризується прагненням змінити традиційний монолог масового маркетингу на діалог з ринком.

Програмні продукти фірми Microsoft є найбільш придатними для автоматизації маркетингової діяльності. Вони широко розповсюджені, а операційна система Windows має архітектуру, яка забезпечує достатню продуктивність проведення маркетингової діяльності, надаючи користувачеві такі можливості:

- зручний інтерфейс, що значно спрощує запуск програм, пошук, відкриття і збереження документів, роботу з дисками і мережними серверами;

- вбудовану підтримку роботи у мережі, завдяки якій можливість спільного використання повністю інтегрована в інтерфейс користувача;

- наявність прикладних програм, які разом із системою Windows створюють інтегроване середовище для ефективної обробки всіх видів маркетингової інформації. До складу цих програм відносяться: Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Query, вони дають змогу достатньо ефективно вирішувати більшість маркетингових задач.

Тому надалі розглянемо саме ці продукти, як основні засоби маркетингової комунікації.

5.3 Створення первинних документів

У Microsoft Word передбачена можливість створення "універсальних документів", які зберігають свій зовнішній вигляд незалежно від того, який комп'ютер або принтер використовується для їх перегляду або друку. Ця можливість особливо корисна для того, щоб створювати документи для спільного доступу, а також тоді, коли документ створюють на одному комп'ютері, а щоб його переглядати або друкувати, використовують інший комп'ютер або принтер.

Усі документи, в які вводяться дані, називаються первинними. Сторінка документа, звичайно, складається з полів, верхнього та нижнього колонтитулів та основної частини ( для Word основна частина - це текст, що поділяється на абзаци, а для Excel - сукупність клітин, які заповнюються даними та формулами ). Основними видами робіт, що виконуються з документами, є створення, зберігання та пошук документів.

Створення документа Word:

1. Запустити Word. На екран виводиться вікно Microsoft Word - Документ1;

2. Виконати команду Файл/Зберегти як … На екрані з'явиться діалогове вікно Збереження документа;

3. Клацнувши Мишею по кнопці поля Папка, вибрати папку, в якій буде зберігатися документ;

4. У полі Ім'я файла ввести ім'я файла;

5. Натиснути кнопку Зберегти і після появи вікна властивостей файла натиснути кнопку Ok;

6. Установити тип і розмір шрифту, який буде використовуватися для переважної частини тексту;

7. Встановити параметри сторінки: виконати команду Файл/Параметри сторінки;

8. Якщо потрібно, клацнути лівою кнопкою миші по індикатору клавіатури та вибрати потрібну мову із списку;

9. На горизонтальній лінійці перетягуванням маркерів мишею встановити параметри абзацу;

10. Увести потрібний текст;

11. Після завершення форматування документа закрити файл ( команда Файл/Закрити ).

Створення документа Excel:

1. Запустити Excel. На екрані виводиться вікно Excel Книга 1 - Аркуш 1;

2. Клацнути правою кнопкою на ярлику робочого аркуша, вибрати у контекстному меню пункт Перейменувати і надати робочому аркушу потрібне ім'я;

3. Виконати команду Файл/Зберегти як …;

4. Клацнувши Мишею по кнопці поля Папка, вибрати папку, в якій буде зберігатися документ;

5. У полі Ім'я файла ввести ім'я файла і натиснути кнопку Зберегти;

6. Встановити параметри сторінки: виконати команду Файл/Параметри сторінки;

7. Занести формули та дані в електронну таблицю;

8. Після закінчення форматування документа закрити файл ( команда Файл/Закрити ).

Верхні та нижні колонтитули утворюють окремі частини сторінки, які розміщують переважно в області полів. Інформація, яка в них знаходиться, буде роздруковуватись на кожній сторінці зверху ( верхній колонтитул ) та знизу ( нижній колонтитул ) у межах одного розділу або всього документа. Правильний вибір цієї інформації дає змогу читачеві краще орієнтуватися в документі.

5.4 Уведення інформації

Інформаційна система маркетингу - це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікацій, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функцію збирання, передавання, обробки і накопичення інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень у маркетингу.

У процесі управління маркетинговою діяльністю виконується значна кількість процедур з пошуку інформації. Ці процедури можуть бути реалізовані як окремі режими при виконанні функцій на АРМ маркетолога або при роботі з базою даних. Великі фірми та компанії розробляють або використовують спеціальні інформаційно - пошукові системи, які забезпечують пошук документів, відомостей або здійснюють пошук даних за факторами (ознаками), вказаними користувачем.

Уведення маркетингових даних потребує програмних засобів, які забезпечують не лише їх уведення, але й контроль і коригування.

Відомо два види технічного процесу введення даних:

1. З перевіркою інформації безпосередньо у процесі введення даних, що вимагає більших зусиль для розробки відповідних програмних засобів, оскільки передбачає розробку програм не тільки контролю, а й введення даних. При цьому контроль моє здійснюватись у діалоговому режимі.

2.Уведення даних у робочі файли з подальшим контролем і перевіркою уведених даних у пакетному режимі - дає змогу використовувати для введення даних готові стандартні засоби і спрощує розробку програм контролю, оскільки він здійснюватиметься лише після того, як необхідна для перевірки взаємозв'язків інформація буде введена.

Зручним стандартним засобом уведення інформації є команда Дані/Форма електронної таблиці Excel. Ця команда дозволяє вводити дані у списки.

В Excel під списками розуміють дані, організовані за принципом реляційних баз даних. Реляційні бази даних - бази даних, що містять інформацію у вигляді однорідних таблиць. Поняття “список” характеризує не вміст таблиці, а спосіб її організації. Окремі записи списку мають бути однорідними за рядками. Закономірно, що для управління великими масивами таких даних використовуються системи управління базами даних. Але якщо якась частина цих даних обробляється в електронній таблиці, необхідно мати можливість виконувати аналогічні функції в робочому аркуші та комбінувати їх з іншими функціями електронної таблиці.

Інформація, що зберігається в комп'ютері й є об'єднаною у сукупність за рядом ознак, називається базою даних. Ці дані можуть оброблятись як звичайні таблиці, крім того, у меню Дані є спеціальні функції для роботи з ними, як з базою даних. Програми, що управляють зберіганням, обробкою та пошуком інформації в базах даних, називаються системами управління базами даних.

Крім вбудованих функцій для роботи зі списками, в межах Excel для побудови запитів до зовнішніх баз даних, з метою отримання даних для MS-Query, які будуть мати структуру списку.

Excel розпізнає списки в автоматичному режимі. Тому для упорядкування даних у списку за певним критерієм достатньо розташувати табличний курсор у клітині, яка знаходиться у списку, та активізувати команду Дані/Сортування. Після цього вся зона списку автоматично виділяється. Перший порожній рядок є ознакою кінця діапазону клітин, що створюють список. Тому, якщо в списку є порожні рядки, перед сортуванням необхідно або вилучити ці рядки, або виділити той діапазон списку, дані якого треба упорядкувати. Щоб знайти назви колонок списку, Excel порівнює вміст першого і другого рядка виділеної зони списку. Якщо дані у цих рядках відмінні за типом, Excel приймає перший (верхній) рядок за рядок з назвами колонок, виключає його з діапазону сортування та запитує у користувача (діалогове вікно Сортування діапазону), за якими колонками виділеного діапазону треба сортувати його рядки. Якщо програма не може виявити різниці між типами даних у першому та другому рядках, то при проведенні діалогу з користувачем використовуються назви колонок робочого аркуша. Сортувати можна також колонки виділеного діапазону. Для цього в діалоговому вікні Сортування діапазону треба натиснути кнопку Параметри... та увімкнути режим Сортувати колонки діапазону.

Діалогове вікно форми даних значно спрощує роботу з великими списками. У цьому вікні відтворюється шаблон для введення та обробки записів у вигляді кількох полів, кожне з яких відповідає одній колонці у списку. У вікні форми даних можна здійснювати пошук будь-якої інформації, доповнювати список новими записами та вилучати ті, що не потрібні, а також редагувати дані.

5.5 Пошук документів

Для пошуку маркетингової інформації необхідно мати розвинені засоби пошуку документів, які містять потрібну інформацію. Спеціалісти з маркетингових питань, при здійсненні своєї діяльності працюють з величезною кількістю документів, що потребує автоматизованих навичок швидкого пошуку необхідних документів. Без цих навичок при великій кількості файлів на різних дисках, дуже непросто визначити де саме зберігається потрібний документ або програма.

За допомогою команди Знайти в Microsoft Office  можна знаходити файли де завгодно: на локальному жорсткому диску, у локальній мережі, у поштовій скриньці Microsoft Outlook, а також у мережному оточенні. Крім того, можна шукати повідомлення електронної пошти, запрошення на збори та інші відомості в поштовій скриньці Microsoft Outlook. Підтримуються два методи пошуку файлів: звичайний та розширений.

Звичайний режим надає ширші можливості пошуку файлів, елементів Microsoft Outlook і веб-сторінок. Він дає змогу знайти файли, які містять вказаний текст у заголовку, у вмісті або у властивостях. Також можна вказати місце пошуку і тип файлів, серед яких необхідно шукати.

Розширений пошук точніший. Його використовують для пошуку файлів за їх властивостями. Такий пошук виконують серією послідовних запитів, які становлять набір правил для пошуку.

У разі пошуку з використанням природної мови застосовуються звичайні розмовні вислови, такі як «Get all mail from Jane» або «Find all meetings next week», за допомогою яких можна шукати елементи Microsoft Outlook із області завдань Звичайний пошук файлів. Природну мову можна використовувати для пошуку повідомлень електронної пошти, записів календаря, контактів, завдань і приміток. Пошук із використанням природної мови застосовується лише у версіях Microsoft Office  для англійської мови.

Якщо вибрати в меню Файл команду Пошук файлів, у правій частині вікна з'явиться область завдань Пошук файлів. Кожний додаток Microsoft Office може мати власну область завдань пошуку. Однак результати пошуку доступні з будь-якого додатка. Наприклад, якщо виконати пошук по всіх типах файлів із Microsoft Word, а потім відкрити із результатів пошуку електронну таблицю Microsoft Excel, результати пошуку також будуть відображені в області завдань результатів пошуку Microsoft Excel, що дає змогу використовувати їх надалі.

За швидкого пошуку дані витягуються з файлів і впорядковуються, що дає змогу швидше і простіше знаходити файли. Індекс швидкого пошуку оновлюється під час простою комп'ютера.

У засобі швидкого пошуку використовується служба індексації, вбудована в операційну систему Microsoft Windows. Підтримка швидкого пошуку вмикається в області завдань пошуку Windows або в області завдань Звичайний пошук файлів у Microsoft Office.

Примітка.  Якщо швидкий пошук не установлено, в області завдань Звичайний пошук файлів відображується відповідне повідомлення. Якщо швидкий пошук установлено, відображується його стан (увімкнений або вимкнений).

Звичайний або розширений пошук запускається з меню Сервіс у діалоговому вікні Відкриття документа. Як і в області завдань пошуку файлів, результати групуються відповідно до розташування файлів. Відкриваючи файл, також можна переглянути його властивості.

Пошук інформації можна також здійснювати за допомогою системних засобів, у випадку коли немає відомостей про розташування потрібного файлу. Системним засобом є команда Пошук з Головного меню. Потрібний об'єкт можна знайти за його назвою, датою створення, розміром, типом, змістом або за будь-яким сполученням зазначених параметрів.

Після того, як знайдено об'єкт або групу об'єктів, з ними можна працювати безпосередньо у вікні команди Пошук, як у будь- якому іншому вікні папки. Крім того, можна вибрати у цьому вікні будь- який об'єкт і за допомогою меню Файл перейти у папку, де він зберігається.

Якщо регулярно використовуються певні критерії пошуку, то їх можна зберігати на поверхні Робочого стола. Додатково можна зберігати й результати останньої операції пошуку (тобто список знайдених файлів і папок).

Команда Пошук постійно присутня у Головному меню, для виклику якого достатньо натиснути клавіші Ctrl+Esc. Крім того, дістатися до цієї команди можна, клацнувши правою кнопкою по значку або ярлику будь-якої папки - вона включена до меню цих об'єктів. Якщо необхідно щось знайти у конкретній папці, її потрібно відкрити та натиснути клавішу F3.

ТЕМА 6. АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ БІЗНЕС-ПЛАНУВАННЯ ІНВЕСТИЦІЙНИХ ПРОЕКТІВ МАРКЕТИНГУ ТА СТРАТЕГІЧНОЇ ОЦІНКИ БІЗНЕСУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

6.1 Робота з об'єктами;

6.2 Діаграми;

6.3 Створення і збереження електронних таблиць.

6.1 Робота з об'єктами.

Робота з об'єктами. Excel дозволяє вставити в робочий лист об'єкти, створені іншими програмами (документи Word, малюнки графічного редактора Paint та ін.)/ Для вставки такого об'єкта слід запустити програму, яка працює з цим об'єктом. Це можна зробити як із середовища Windows-95, так і з середовища Excel. Для запуску програми з середовища Excel слід виконати команду Вставка/Объект. При цьому відкривається вікно Вставка объекта. Вкладка Создание цього вікна (мал. 1) дозволяє вибрати тип об'єкта. Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об'єктом вибраного типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати об'єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об'єкта з буфера обміну слід виконати команду Правка/Вставить.

Вкладка Создание из файла вікна діалогу Вставка объекта дозволяє вказати файл, в якому знаходиться об'єкт, що вставляється. При вставці графіки з графічного файла зручніше користуватись командою Вставка/Ри-сунок. У вікні Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл, а в полі Рисунок вікна -- бачити сам малюнок, який міститься у файлі.

В Excel є панель інструментів Рисование, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки. Про призначення кнопок цієї панелі можна дізнатися з довідкової системи.

Для виділення об'єкта слід клацнути по ньому мишею. Виділений об'єкт можна перемістити, вилучити, очистити, скопіювати так само, як і виділений діапазон чарунок. Якщо об'єкт розміщено на листі, то для запуску програми, яка працює з ним, слід двічі клацнути мишею над об'єктом.

6.2 Діаграми

Діаграми. Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм 15 різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів. Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовуються при побудові діаграм. Діаграма завжди будується для якогось діапазону чарунок. Розгляне-мо приклад побудови діаграми для таблиці на мал. 2.

Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів -- категорією.

Мал. 1.

Для таблиці, наведеної на мал. 2, кількість рядів даних і категорій залежить від того, як розміщені дані. Якщо вони розміщені по рядках, то рядів даних -- 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони), а категорій -- 2 (Січень, Лютий). Якщо ряди даних розміщені по колонках, то рядів даних -- 2 (Січень, Лютий), а категорій -- 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони). Діаграма гає ряд елементів, які наведені в табл. 1.

Мал. 2.

Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.

Для побудови діаграми на активному листі слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная. Курсор при цьому перетворюється в мініатюрну діаграму. Натис-нувши ліву кнопку миші, слід тягнути курсор доти, поки рамка під діаграму не набере потрібного розміру. При відпусканні кнопки миші на екрані з'явить-ся вікно діалогу Мастер диаграмм -- шаг 1 из 5. Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за п'ять кроків (для деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою).

Для створення діаграми на новому листі слід виконати команду Вставка/Диаграмма/На новом листе. В книзі створюється новий лист діаграм з іменем Диаграмма ..., у верхньому рядку якого виводиться панель інструментів Диаграмма, в якій є кнопка Мастер диаграмм. При натискуванні цієї кнопки на екран виводиться вікно діалогу Мастер диаграмм -- шаг 1 из 5. Для кожного кроку виводиться своє вікно діалогу, в якому можна задати параметри для побудови діаграми (вікна діалогу Мастер диаграмм ... показані на мал. 3).

Табл. 1

Елемент	Зміст елемента
Название Ось n Чертеж Диаграмма Легенда Рn РпТк Текст Рn Ось текста n Сетка n	заголовок діаграми n-а вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y -- вісь значень, Ось 2 або Ось X -- вісь категорій) Область побудови власне діаграми Фон діаграми Опис рядів даних n-ий ряд даних к-а точка n-ого ряду даних мітка даних для n-ої послідовності мітка осі сітка для осі n

У вікні діалогу Мастер диаграмм -- шаг 1 из 5 у полі Диапазон задається

діапазон чарунок, значення в яких використовуються для побудови діаграм Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон чарунок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням або виділенням іншого діапазону. Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по ярлику листа і виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити не суміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записуються у поле Диапазон.

Після вказання діапазону слід натиснути кнопку Далее ..., і на екран виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм -- шаг 2 из 5. У цьому вікні слід вибрати одну з 15 типів діаграм (вибрана діаграма зображується інверсним кольором). У вікні діалогу Мастер диаграмм -- шаг 3 из 5 вибирається вид діаграми даного типу.

У вікні діалогу Мастер диаграмм -- шаг 4 из 5 виводиться зразок діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені ряди даних. Якщо діапазон містять колонку текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені по рядках діапазону. Якщо діапазон містить рядок текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних

Мал. 3.

розміщені по колонках діапазону. Якщо ж діапазон містить і колонку, і рядок текстових значень або зовсім не містить текстових значень, то майстер визначає ряд даних за кількістю чарунок у рядку і колонці виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше чарунок, ніж колонка, то ряди даних розмі-щуються по рядках, а якщо менше -- то по колонках).

Так, для таблиці на мал. 3 при вказанні діапазону А6:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщені по рядках, а при вказанні діапазону В5:С7, або А4:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщуються по колон-ках. Користувач може змінити рішення майстра вибором перемикача в полі Ряды данных находятся. Поле Считать метками легенды визначає рядок або колонку, які є мітками легенди (назвами рядів даних).

Мал. 4.

Вікно діалогу Мастер диаграмм -- шаг 5 из 5 дозволяє включати в діаграму легенду, встановити назву діаграми, назви осей X і У. Після натискання кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист.

На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

На мал. 5 приведена діаграма, побудована для даних таблиці мал. 3. Параметри діаграми приведені у вікнах діалогу Мастер диаграмм -- ... (мал. 13.20.). Праворуч від власне діаграми розташована легенда.

Редагування діаграм. Excel має засоби для редагування елементів побудо-ваних діаграм. Для редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу. Переміщуватись між елемен-тами діаграми можна також за допомогою клавіш [] і []. Коли виділено ряд даних, за допомогою клавіш [] ] і [] можна вибрати окремі точки ряду.

Мал. 5.

Ім'я виділеного об'єкта з'являється в полі імені (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного елемента.

6.3 Створення і збереження електронних таблиць.

Типовий сеанс роботи з електронними таблицями включає завантаження Суперкалку, створення нової або читання з магнітного диска уже існуючої таблиці, редагування даних, збереження таблиці шляхом запису її на магніт-ний диск або друкування на папері, створення і перегляд (друкування) гра-фічних діаграм, вихід із Суперкалку. Розглянемо основні команди, за допомо-гою яких реалізуються ці режими роботи.

Стирання електронної таблиці. За один сеанс роботи можна обробити декілька таблиць, тоді перед початком роботи з новою таблицею виникає необхідність стерти попередню. Для цього використовують команду Zap, яка має такі опції:

No Yes Contents

(Ні Так Вміст).

При виборі опції No таблиця не стирається, а Суперкалк переходить до режиму READY. При виборі опції Yes стираються дані в клітинках, встанов-люється стандартний формат для всієї таблиці. При виборі опції Contents змінюються дані в клітинках, але формати користувача не змінюються.

Створення електронних таблиць. Розглянемо процес створення електрон-ної таблиці на прикладі таблиці, зображеної на мал. 1. Для формування таблиці в клітинку D1 занесемо текст "Екзаменаційний аркуш", в клітинку D3 -- текст "Предмети", в клітинку А5 -- текст "Прізвище", в клітинки В5:Е5 -- назви предметів, в клітинку F5 -- текст "Сума балів", в клітинку А13 -- текст "Середній бал", в клітинку А14 -- текст "З предмету", в клітинку А7:А11 -- прізвища учнів, в клітинки В7:Е11 -- оцінки з предметів. Клітинки F7:F11 містять у собі суму балів для кожного учня. Для знаходження суми балів використовують функцію SUM з вказуванням діапазону клітинок, зна-чення яких сумується (для клітинки F7 вираз матиме вигляд SUM (B7:E7), для клітинки F8 -- SUM(B8:E8) і т.д.). Клітинки В14:Е14 містять значення середнього бала для кожного з предметів. Для знаходження середнього бала використовують функцію AV із вказуванням діапазону клітинок, для яких обчислюється середнє значення (для клітинки СІ 4 вираз матиме вигляд AV(C7:C11), для клітки D14 -- AV (D7:D11) і т.д.). Якщо тепер змінювати значення оцінок у діапазоні кліток В7:Е11, то автоматично будуть переобчислюватись значення середнього бала в клітинках В14:Е14 і суми балів у клітинках F7:F11.

А В С D Е F G

1 Екзаменаційний аркуш

2

3 Предмети

4

5 Прізвище Матема- Хімія Фізика Іноземна Сума балів

6 тика мова

7 Марчук 5 5 5 4 19

8 Гончаров 3 4 3 2 12

9 Горбенко 4 4 5 5 18

10 Ряско 2 2 3 3 10

11 Осика 3 5 4 2 14 12

12

13 Середній бал

14 з предмету 3.4 4 4 3.2.............

20 А1 Width: 9 Memory: 79 Last Col/Row:G37

1> READY Fl:Help F3:Names Ctrl-Break:Cancel

Мал. 1

Завантаження таблиці з магнітного диску. Таке завантаження здійснюєть-ся командою Load. Перед цим в разі необхідності потрібно вилучити поточну таблицю командою Zap, в противному разі можливе накладення завантажува-ної таблиці на поточну. Справді, бувають випадки, коли користувач свідомо хоче об'єднати поточну і завантажувану таблиці, тоді застосовувати команду Zap не слід.

Після подачі команди Load Суперкалк переходить до режиму FILE і на екран видається повідомлення

Enter File Name

(введіть ім'я файла).

В рядку введення з'являється останнє з імен файлів, які задавались в поточному сеансі роботи для команд, які використовують ім'я файла (Load, Save, Output). Якщо ім'я файла не задавалось, то рядок введення порожній.

У відповідь на дане повідомлення можна:

* натиснути клавішу [Enter], щоб підтвердити поточне ім'я файла;

* натиснути клавішу [F2], щоб перейти до режиму редагування поточного імені, набрати поточне ім'я;

* натиснути клавішу [F3] і перейти до режиму FILE.

Якщо розширення файла не вказано, то автоматично добавиться роз-ширення Саl.

Після вказання імені файла на екрані з'явиться список опцій команди Load:

All Values Consolidate Part Names Graphs

(Все Значення Об'єднання Частина Імена Діаграми)

Зі всього списку опцій розглянемо тільки опції All, Values, Consolidate.

Опція All приводить до завантаження з магнітного диска всіх елементів таблиці (формул, значень, форматів, діаграм).

При введенні опції Values будуть завантажені тільки значення і формати клітинок, а формули не будуть завантажені.

Опція Consolidate дозволяє об'єднати дві таблиці -- поточну і завантажувану (це має сенс для таблиць, що мають однакову структуру і відрізняються числовими значеннями). При цьому відбувається додавання даних у відпо-відних клітинках поточної і завантажуваної таблиць, в клітинку поміщається результат додавання.

Запис електронної таблиці на диск здійснюється командою Save. Таблиця записується у вигляді файла, за замовчуванням такий файл має розширення Саl. В файл записуються значення клітинок, формули, формати, описи діаграм, опції команди Global та ін.). Запис здійснюється не в символьному, а в двійковому вигляді, через це файл не можна переглянути на екрані командами COPY і TYPE, надрукувати на принтері. Переглянути CAL-файл можна за допомогою Суперкалку, використовуючи команду Load для читання його з диска. Прочитану таблицю можна надрукувати на принтері або записати на диск не в двійковому, а в символьному вигляді за допомогою команди Output, яка розглядається далі.

Після подачі команди Save Суперкалк переходить до режиму FILE і на екран видається повідомлення:

Enter File Name

(Введіть ім'я файла)

Дії щодо введення імені файла аналогічні, як і для команди Load. Після задания імені файла перевіряється, чи не існує вже на диску файл з таким іменем. Якщо таке ім'я знайдено, то на екран видається меню:

Change Backup Owerwrite

(Змінити Резервувати Затерти)

Якщо користувач вирішив записати таблицю під іншим іменем, то він може вибрати опцію Change. У цьому випадку є можливість змінити поточне ім'я.

При виборі опції Backup Суперкалк спочатку змінює розширення існуючого файла з CAL на ВАК. Якщо на диску вже є файл з таким іменем і розширенням ВАК, то цей файл знищується на диску. Таким чином, при виборі опції Backup таблиця на диску зберігається в двох станах: останньому і передостаньому.

При виборі опції Overwrite старий файл з вказаним іменем і розширенням на диску знищується і створюється новий файл з вказаним іменем.

Після задания імені файла і вибору опції Change, Васкир, або Overwrite (у випадку, якщо такий файл вже існує) на екрані з'являється таке меню:

All Values Part

(все Значення Частина)

При виборі опції All на диск записується активна таблиця: формули, значення, формати, діаграми, положення табличного курсора.

При виборі опції Values будуть записуватись тільки значення клітинок і формати, а формули записуватись не будуть.

При виборі опції Part на диск записується не вся активна таблиця, а тільки та частина, яку вкаже користувач. Після вибору опції Part на екран видається чергове меню з двох опцій All і Values (змістовне значення цих опцій аналогічне одноіменним опціям попереднього меню). Після цього на екран виводиться повідомлення:

From? Enter range

(Звідки? Введіть діапазон), яке інформує про необхідність вказати діапазон клітинок. Вказати діапазон можна як безпосередньо, так і в режимі POINT. Після задания діапазону таблиця записується на магнітний диск.

Друкування електронних таблиць. Для друкування електронних таблиць використовують команду Output (англ. output -- виведення). Ця команда може вивести таблицю або її частину на друк або на диск у вигляді текстового файла. Після подачі команди на екрані з'являється меню з двох опцій: Printer (Принтер) і Filе(файл). Опцію Printer використовують для друкування поточної електронної таблиці на принтері. Опція File дозволяє записати поточну електронну таблицю на диск у вигляді текстового файла. Текстовий файл на диску містить таблицю в такому вигляді, який вона б мала при друкуванні на принтері. Цей файл можна переглядати на екрані, друкувати командами MS DOS, або об'єднувати з іншими текстовими файлами. Однак цей файл не можна завантажити Суперкалком за допомогою команди Load. Після вибору опції File запитується ім'я, під яким текстовий файл буде записано на диск:

Enter File Name

(Введіть ім'я файла)

Дії користувача аналогічні діям при запиті імені в команді Save. Якщо розширення файла не вказано, то за замовчуванням беруть розширення PRN. Якщо файл з таким іменем і розширенням вже існує, то повідомлення Суперкалку і дії користувача такі самі, як і в аналогічній ситуації для команди Save.

Після задания опцій Printer або File (з вказанням імені файла) на екрані з'являється таке меню опцій:

Range Go Console Line Page Options Zap Align Quit

(Діапазон Йти Консоль Рядок Сторінка Опції Очистити Вирівнювання Вихід)

Опція Range слугує для задания тієї частини таблиці, яку потрібно вида-вати на принтер або диск. Задавати діапазон можна в режимі Point чи безпосередньо. Всю активну таблицю можна задати словом All.

Опція Go викликає виконання операції друку або запису файла на диск. Вона подається після налагодження всіх інших опцій, що впливають на виконання команди Output.

Опція Console слугує для виведення поточної таблиці на екран дисплея в такому вигляді, який би вона мала при друкуванні на принтері. Цю опцію часто використовують для попереднього перегляду одержаної таблиці на екрані перед її друкуванням.

Опція Line задає прогін одного рядка на принтері, а опція Page -- однієї сторінки.

Опція Options дозволяє змінити значення деяких стандартних параметрів у спеціальному меню друку (робота з цим меню не розглядається). До таких; параметрів відносять довжину сторінки (стандартне значення -- 66 рядків), ширину сторінки (стандартне значення -- 80 символів), лівий відступ (стандар-тне значення -- 4 позиції), верхній відступ (стандартне значення -- 2 рядки), нижній відступ (стандартне значення -- 2 рядки) та ряд інших параметрів.

Опція Zap виводить на екран меню параметрів друку. При заданні будь-якого параметра з цього меню він набирає своє стандартне значення (якщо воно було змінено при виборі Options).

Опція Align встановлює початкові значення лічильників рядків і сторінок, її потрібно задавати при друкуванні нового вихідного документа.

Опція Quit дозволяє завершити виконання команди Output. Якщо при друкуванні ширина таблиці більша, ніж ширина сторінки, то на одній сторінпі друкується стільки колонок, скільки поміститься, а решта колонок друкується на наступній сторінці.

Редактор чисельних діаграм Microsoft Graph

Для кращого сприйняття чисельних даних у документах доречно використовувати засоби їх візуалізації. Разом із Word поставляється один із таких пакетів візуалізації -- MS Graph. Для створення за його допомогою діаграми потрібно задати базові дані. Ця інформація повинна бути оформлена у вигляді таблиці. Для створення діаграми виділіть у таблиці потрібну інформацію, включаючи, можливо, заголовки рядків та стовпців. Після цього можна запускати Graph. Виберіть команду «Объект» у меню «Вставка», а потім пункт -- «MS Graph 5.0». Простіше це можна зробити, натиснувши кнопку -- «Вставить диаграмму» на панелі інструментів. Після запуску Graph на екран виводиться панель «Мастер диаграмм». Майстер пропонує послідовність діалогових вікон, які допомагають здійснити основні етапи формування діаграми. У кожному вікні виводиться зразок, який дозволяє контролювати формування діаграм. Майстер дозволяє визначити тип і формат діаграми, спосіб представлення даних, додати заголовок діаграми, так звану легенду (пояснення позначень), заголовки кожної вісі тощо.

Перше вікно майстра присвячено вибору типу діагра-ми: гістограми, гра-фіки тощо. Усі типи проілюстровані від-повідним зразком.

Друге вікно при-свячено вибору фор-мату діаграми певного типу.

Як бачите на прикладі для об'ємних гістограм можна вибрати різні способи розташування стовпчиків та нанесення координатної сітки.

Третє вікно присвячено вибору орієнтації діаграми. З наведеного нижче прикладу видно, що Graph сприйняв текстову інформацію з назвами країн як підписи до стовпчиків, а роки -- сприйняв як дані. Для зміни цієї ситуації треба вибрати пункт «Используйте первую ... меток оси Х (категорий)». Після цього роки будуть використовуватись як мітки по осі Х.

Серія даних, розташована уздовж вісі Х, називається рядом, уздовж вісі Y -- категорією. Верхній вибір третього вікна «Ряды данных ... в строках, ... в столбцах» дозволяє міняти ряди й категорії місцями.

Невеличкий квадратик коло діаграми називається легендою, де наведені відповідні кольори і назви відповідних рядів. Останнє четверте вікно як раз і дозволяє вставляти чи викидати цю легенду. Крім того тут можна також уставити заголовок діаграми, підписати всі.

Натиснувши кнопку «Закончить» матимемо в документі оформлену діаграму.

З одержаною діаграмою можна виконувати всі перетворення, як із графічним об'єктом: масштабувати, переміщувати. Після подвійного натискання курсором миші на діаграмі панель інструментів Word замінюється на панель інструментів Graph, яка дозволяє вносити корективи у готову діаграму. Наприклад, обираючи відповідні команди в меню «Вставка», можна додати мітки даних і заголовки. Додати легенду й лінії сітки можна, обираючи команди меню «Вставка», а також, клацаючи мишею на кнопках -- «Легенда», -- «Горизонтальная сетка» або -- «Вертикальная сетка» на панелі інструментів.

Можна змінювати тип діаграми або комбінувати різноманітні їх типи, клацаючи мишею на кнопці -- «Тип диаграмм» панелі інструментів. Натискання на цю кнопку виводить на екран палітру типів діаграм, запропонованих вам на вибір.

Вибір команди «Автоформат» дозволяє вам швидко застосувати попередньо встановлене форматування до діаграми. Наприклад, автоформат можна використовувати для форматування стовпчиків, ліній сітки й міток даних.

Створивши діаграму і додавши до неї потрібні елементи, можна відформатувати цілком усю область діаграми або кожний з її елементів окремо. Для виводу діалогового вікна форматування двічі клацніть мишею на елементі діаграми або виділіть цей елемент, а потім виберіть відповідну команду в меню «Формат» або в контекстному меню.

Виділений елемент діаграми визначає ім'я першої команди в меню «Формат». Наприклад, якщо виділена легенда, назва команди буде «Вделенная легенда». Якщо виділений ряд даних, назва команди - «Вделеннй ряд». Повні відомості про елементи діаграм дивіться у відповідному розділі довідки системи Microsoft Graph. Діалогове вікно форматування пропонує не менше однієї панелі (з відповідним ярличком), призначеної для форматування. Подібно командам, доступні панелі і їхні параметри визначаються виділеним елементом.Коли діаграма активна, за допомогою миші можна по черзі виділити область діаграми, область побудови, графічні об'єкти й більшість елементів діаграми.

Більшість елементів розподілено по групах. У групах деяких елементів, таких, як ряди даних, потрібно спочатку клацнути мишею, щоб виділити групу цілком, а потім клацнути мишею на елементі усередині групи, який виділяється.

Організаційні діаграми

При підготовці багатьох документів виникає потреба малювати діагра-ми, які показують структуру управління або інформаційні потоки. Саме для цього і служить спеціальний редактор діаграм Microsoft Organization Chart.

Щоб вставити в текст документу організаційну діаграму, виконайте команду «Объект» у меню «Вставка», а потім виберіть пункт «MS Orga-nization Chart». Після цього з'являється екран редактора діаграм (див. далі). У вікні редактора зображено найпростішу заготовку для подальшої роботи, яка складається із заголовку, одного прямокутника верхнього рівня і трьох прямокутників нижнього рівня. В кожному прямокутнику діаграми може знаходитись до чотирьох рядків пояснювального тексту, перші два з них умовно названі: «Имя», «Должность». Якщо клацнути мишею у вільному місці діаграми, у прямокутнику залишиться тільки введена інформація.

Для того щоб поміняти текст у будь-якому прямокутнику, його слід спочатку виділити, клацнувши на ньому мишею, а потім заповнити текст. Для виправлення помилок після виділення треба ще раз клацнути у потрібному місці.

Відповідно можна поміняти заголовок діаграми, встановивши на ньому курсор і вводячи або знищуючи текст.

Зверніть увагу, що редактор автоматично встановлює всім прямокутникам одного рівня однакову висоту і ширину. Для того щоб знищити непотрібний прямокутник необхідно його спочатку виділити, а потім натиснути клавішу DEL. При цьому редактор автоматично перекомпоновує необхідні фрагменти діаграми.

В діаграмі можна додавати нові елементи. Так, для того щоб додати елемент нижчого рівня, треба натиснути кнопку панелі інструментів -- «Підлеглий». Після цього курсор миші перетвориться на зображеній на кнопці значок, його треба встановити на елементі, якому потрібно додати підлеглого, і натиснути ліву кнопку миші. При цьому з'явиться виділений додатковий прямокутник, який можна заповнювати звичайним чином. У такий же спосіб можна додати ще одного підлеглого. Редактор автоматично вирівняє елементи по ширині і висоті. Для того щоб додати елемент того ж рівня, можна використати кнопки або -- «Співробітник». В залежності від обраної кнопки співробітник додається праворуч або ліворуч. Аналогічно вставляється додатковий керівник -- . Якщо у елемента діаграми вже був керівник, то новий вставляється на рівень нижче попереднього. При цьому

знову автоматично відбувається вирівнювання елементів діаграми. «Помічник» -- вставляється збоку на існуючих лініях управління.

Для того щоб домалювати додаткові лінії чи прямокутники, у меню «Вид» можна відкрити кнопки елементів малювання -- . Ці кнопки дозволяють домальовувати прямі, похилені та пунктирні (допоміжні) лінії, прямокутники. Кнопка з літерою -- дозволяє вставити довільний текст, наприклад, час створення діаграми, у будь-якому місці.

Команди головного меню «Файл», «Правка» та інші служать для виконання стандартних для Windows дій та для оформлення елементів діаграми.

ТЕМА 7. КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ ПІДТРИМКИ

ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ МАРКЕТИНГУ.

7.1 Засоби сортування та фільтрування даних.

7.2 Обчислення групових характеристик.

7.3 Консолідація даних.

7.1 Засоби сортування та фільтрування даних

При аналізі інформації потреба в її упорядкуванні та відборі за заданими критеріями виникає частіше, ніж будь-яка інша. В Ехсеl можна виконувати таку переструктуризацію даних, якщо вони по-дані у вигляді списків. При цьому списки можуть мати як числові, так і текстові дані.

Сортування списків

При сортуванні текстові дані упорядковуються за алфавітом або у зворотному алфавітному порядку, а числові -- за убуванням або зрос-танням залежно від заданого порядку сортування (упорядкування).

Найпростіший спосіб упорядкувати список -- це встановити табличний курсор у колонку, за значенням полів якої треба упорядкувати цей список, і вибрати одну з наведених кнопок, що знаходяться на панелі інструментів Стандартна. З їхньою допомогою можна відсортувати список за зростанням і убуванням значення полів колонки з активною клітиною (клітиною, у якій зна-ходиться табличний курсор).

Однак Ехсеl дає змогу проводити багаторівневе (до трьох рівнів) сортування, тобто сортування за кількома ключами. Якщо список містить кілька елементів, які мають той самий ключ, то порядок розташування цих елементів у групі записів з цим ключем буде ви-падковим. Але якщо задати сортування ще й за іншим ключем, то будуть відповідним чином упорядковані елементи списку з однако-вим першим ключем і т. д. Наприклад, дані про збут можна відразу відсортувати (упорядкувати) за назвами товарів, кожну групу това-рів -- за містами їх продажу, а кожну групу товарів у кожному місті -- за прізвищами покупців.

Хоча виділення зони списку виконується автоматично (якщо табличний курсор знаходиться у зоні списку), користувач може по-передньо виділити частину списку, яку потрібно упорядкувати. При виборі команди Дані/Сорту-вання на екрані з'явиться діало-гове вікно, у якому можна задати ключі сортування записів списку. Якщо виділена частина списку не містить рядок із назвами колонок, то у групі кнопок Ідентифікувати поля за треба вибрати параметр для іден-тифікації поля за Позначками ко-лонок аркуша. Якщо ж перший рядок містить назви колонок, то треба встановити параметр для ідентифікації поля за Підписами (перший рядок діапазону).

За допомогою полів списків Сортувати за, Потім за та В останню чергу за можна вибрати назву ключа сортування. Тут слід обрати і порядок сортування -- за зростанням або за убуванням.

Якщо при сортуванні в алфавітному порядку треба враховувати різ-ницю між регістром літер, то після натискання кнопки Параметри слід відкрити діалогове вікно Параметри сортування та увімкнути параметр Враховувати регістр.

За умовчання список буде упо-рядковано за рядками. Проте мож-на також задати сортування за ко-лонками. Це необхідно, наприклад, у випадку, коли перша колонка мі-стить назви рядків, а записи у ко-лонках однорідні. Для цього потрі-бно у діалоговому вікні Параметри сортування встановити параметр Сортувати/Колонки діапазону.

Користувач може задати і власний порядок сортування даних у списку. Так, назви місяців немає сенсу розташовувати у алфавітно-му порядку -- краще застосовувати користувацький порядок сорту-вання, тобто подати назви місяців у їхній послідовності.

Для того, щоб задати користувацький порядок сортування, по-трібно відкрити діалогове вікно Параметри сортування. У полі списку Порядок сортування за першим ключем, яке містить список усіх визначених користувачем порядків сортування, виділе-но елемент Не здійснюється. Для того, щоб розкрити список, треба клацнути кнопкою миші на його стрілці і вибрати бажаний порядок сортування.