Организация фармацевтической выставки

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Составление плана выставочного стенда.

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена и размер экспозиции. Виды выставочных стендов представлены в приложении 3.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

· направление движения основного потока посетителей

· поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом.

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

· Место для одежды

· Место для отдыха

· Место для посуды, приготовления напитков

· Склад

· Место для переговоров

· Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда -- надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета Заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc.) Суть заявки -- предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество:

· аренда и монтаж выставочного оборудования

· предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

· надпись на фризе

· публикация сведений в каталоге

· другие услуги

Изготовление рекламных материалов:

· информационных листов

· плакатов

· буклетов

· проспектов

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Подготовка информационных материалов: технических описаний, прайс-листов, папок стендистов.

Подготовка стендистов и персонала.

Персонал должен обладать следующими качествами:

· Умение общаться с людьми;

· Знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

· Желанием общаться с людьми;

· Выносливостью;

· Привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Составление сметы затрат.

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

Планирование проведения выставки.

Составление расписания работы персонала.

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала.

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

· тематика выставки;

· цели участия в выставке;

· перечень продукции, представляемой на выставке;

· основные новинки;

· задачи, стоящие перед стендистами;

· план стенда;

· закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

· распорядок работы;

· в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

· основные категории предполагаемых посетителей;

· модели поведения с каждой категорией посетителей;

· формы регистрации посетителей;

· формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Закрепление экспонатов за сотрудниками.

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Завоз и вывоз оборудования.

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно заранее указать что, когда и куда ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции.

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией.

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать все возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: организация -- откуда он, адрес -- где он, телефон/факс -- как с ним связаться, имя/фамилия -- как его зовут, сфера деятельности -- чем он занимается (почему здесь), доп. информация -- кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

3.3 Организация выставки «Аптека 2010»

Этап 1 - Подготовка к выставке.

Подготовка к предстоящему мероприятию начинается приблизительно за три - четыре месяца до официального открытия выставки. На этапе подготовки выявляется ряд задач, от грамотного решения которых зависит эффективность выставки для компании-участника. Подготовка к выставке подразумевает решение организационных вопросов и оформление документов.

Ниже приведен список вопросов описанных в данном разделе:

· подготовка заявки на участие в выставке;

· заключение договора и оплата счетов;

· оформление дополнительных заказов.

Подготовка заявки на участие в выставке.

Первый шаг к участию в выставке начинается со встречи специалистов фирмы с организатором, предлагающим выставочную площадь (Экспоцентр). Одна из задач, которую необходимо решить на данном этапе участнику выставки - формирование целостного представления о предстоящем мероприятии. Предметом обсуждения являются условия участия, цены за участие и, что особенно важно, раздел выставки. Последнее важно потому, что организатор выставки должен сгруппировать стенды участников выставки по видам деятельности - это необходимо для удобства посетителей.

Обычно, после первичного ознакомления, потенциальный участник получает форму «Заявки на участие в Выставке», при заполнении которой следует обратить особое внимание на аспекты, формирующие выставочный бюджет компании. В частности, следует уделить особое внимание: площади стенда, количеству открытых сторон и метражу стенда.

К числу важных аспектов, формирующих будущий выставочный бюджет компании, относится цена за квадратный метр, арендуемой Участником Выставки, площади. У большинства организаторов выставок (как и у Экспоцентра) есть четкое деление площади под выставочное строительство на оборудованную и необорудованную.

Необорудованная площадь - «голая» площадь, выделяемая организатором под застройку, без каких-либо коммуникаций и предметов интерьера. В «Заявке на участие в выставке», как правило, подробно расписывается, что включает в себя понятие «необорудованная площадь» при участии в той или иной выставке. Под эксклюзивное выставочное строительство берутся исключительно необорудованные площади.

Оборудованная площадь - площадь под стандартные, мобильные, а также коллективные стенды (стенды торговых ассоциаций или нескольких компаний, работающих в одном направлении деятельности). В случае оборудованной площади организатор предлагает площади фиксированного метража - от 9 кв. метров до 50 кв. метров. Изготовление стендов на оборудованной площади подразумевает использование типовых конструкторов известных производителей. Задача подобных стендов - напомнить о себе участникам данного сегмента рынка. Однако такое участие в выставке неэффективно, коэффициент возвращения затраченных средств очень низок.

Заключение договора на участие в выставке и оплата счетов.

Компания-участник, получает от организатора выставки образец типового договора. Некоторых Участников подобный типовой договор может не устроить. В таком случае организатор выставки просит составить так называемый протокол разногласий, в котором одна из сторон договора излагает коррективы и свое видение ряда положений типового договора на участие в выставке. Компания берет на себя следующие обязанности по согласованию договора:

· утверждение оптимальных для клиента условий договора;

· разъяснение основных положений договора;

· разъяснение правил и условий участия в выставке.

Оформление дополнительных заказов.

Изготовление стендов на необорудованных площадях подразумевает пользование Дополнительными услугами, которые можно заказать у организатора выставки, заполнив соответствующие бланки Технических Заказов. В число Дополнительных услуг входят: заказ подвода воды и электричества к стенду, уборка стенда, оформление парковочных пропусков на автомобиль, услуги переводчиков, подключение к Interner и другие услуги, подробно перечисленные в Руководстве Участника Выставки.

Организатор может отказать в рассмотрении дополнительных заказов на пользование теми или иными услугами, если заявка была подана несвоевременно, либо включить, в выставляемый счет на услуги, наценку за Поздний Заказ.

Этап 2 - Оформление документов.

Подготовка к выставке может включать в себя оформление документов на участие в выставке и изготовление стендов. Оформление некоторых документов по времени может совпадать с решением ряда вопросов, связанных с подготовкой к выставке. Правильно оформленные и вовремя сданные документы служат залогом успешного участия в выставке.

Заявка на разработку дизайн-проекта.

Заявка на разработку дизайн-проекта - основной документ, который включает: контактные данные компании, желаемую площадь стенда, тематику, место и сроки проведения выставки, тип стенда и, главное - Бюджет Предстоящего Строительства Стенда, который заказчик закладывает на изготовление стенда.

Техническое задание на изготовление стенда - документ, который содержит ответы на следующие вопросы:

· площадь разрабатываемого стенда;

· план расположения стенда в павильоне;

· наличие подсобных помещений;

· количество секций в стенде;

· количество столов стульев и другой мебели;

· экспонаты (их название, тип, размеры).

На этапе оформления документации менеджерам компании необходимы следующие документы:

Бренд-Бук компании;

Список потенциальных конкурентов;

Руководство Участника Выставки;

План Павильона.

Руководство по фирменному стилю - бренд-бук - важный документ, определяющий правила работы с фирменным стилем компании на выставке. Заказчик предоставляет Экспоцентру информацию о фирменном стиле, логотипы, различные графические элементы, выполняющие имиджевую функцию. Специалисты Экспоцентра систематизируют полученную информацию и используют ее на этапе разработки Дизайн-Проекта и изготовления стенда.

Список потенциальных конкурентов / План павильона.

Информация о конкурентах компании необходима для извлечения максимальной выгоды из тех условий проведения выставки, в которых оказался клиент.

Руководство участника выставки.

На подготовительном этапе организатор выставки предоставляет участнику бланки дополнительных заказов и свод правил и условий участия в выставке, которые описываются в Руководстве Участника. Данный документ необходим для согласования действий организатора с компанией, предлагающей изготовление стендов.

Этап 3 - Дизайн-проект.

С окончанием оформления документов приступают к важному, с точки зрения реализации проекта, этапу - подготовке дизайн-проекта. На данном этапе нужно учесть все факторы, которые могут повлиять на формирование Индивидуального Имиджа компании на выставке. Готовый дизайн-проект позволяет приступить к решению организационных вопросов участия в выставке.

Эксклюзивные стенды требуют творческого, нестандартного подхода. Разработка дизайн проекта выставочного стенда осуществляется в несколько технологических этапов:

· составление плана зонирования;

· создание эскиза стенда;

· разработка конструкторской модели стенда;

· подготовка технического описания стенда;

· расчет стоимости стенда;

· оплата выставленных счетов.

Техническое задание для разработки дизайн проекта выставочного стенда.

Техническое задание на разработку дизайн-проекта заказчик готовит самостоятельно или, при необходимости, обращается за помощью к сотруднику Экспоцентра. В заявке описываются ключевые моменты создания стендов: тематика выставки, размеры площади в выставочном центре, и такой немаловажный момент, как тип стенда.

План зонирования.

Эксклюзивные стенды - это уникальные проектные решения, каждый элемент которых направлен на создание Индивидуального Имиджа компании. Разработка дизайн проекта выставочных стендов должна включать план зонирования, представленный в формате 2D, что позволяет Экспоцентру раскрыть заказчику эксклюзивность стенда с точки зрения удобства и безопасности конструкции.

План Зонирования Стенда.

Создание эскиза стенда.

На основании утвержденного клиентом плана зонирования дизайнеры приступают к созданию первых эскизов будущего стенда. На данном этапе заказчику предоставляется композиционно-графическое решение стенда, план стенда (в том числе план расстановки дополнительного оборудования). Заказчик корректирует работу дизайнеров и утверждает последний вариант эскиза дизайна выставочного стенда, цену работ.

Разработка конструкторской модели стенда.

Изготовление стендов содержит как творческую, так и техническую составляющую. Конструкторская модель стенда раскрывает процедуру создания стенда из профессиональных экспозиционных систем и позволяет заказчику рассмотреть его стенд во всех деталях.

Подготовка технического описания стенда.

Техническое описание стенда - это документ, дающий точное представление обо всех элементах стенда: эскизах, расчетах прочности конструкции, материалах и так далее. На основании данного документа готовится упрощенный аналог для клиента, дающий исчерпывающую информацию как по эскизам, так и по чертежам и материалам будущего стенда.

Расчет стоимости стенда.

На заключительном этапе менеджер Экспоцентра - на основании утвержденного итогового Технического Описания - производит расчет цены изготовления стенда. В нем детально расписывается итоговая стоимость всех работ, включая авторский надзор, работу над созданием дизайна выставочного стенда, цены на и возможные технические согласования.

Результатом работы по подготовке дизайн-проекта становится составление Итогового Технического Описания стенда, которое высылается на подпись заказчику. Получив завизированное Итоговое Техническое Описание, специалисты Экспоцентра приступают к решению организационных вопросов.

Этап 4 - Организационные вопросы.

Изготовление стендов начинается после визирования заказчиком готового дизайн-проекта и согласования всех организационных вопросов с организатором выставки. От мобильности в решении организационных вопросов зависит успешное исполнение установленных организатором сроков.

После утверждения дизайн-проекта и сметы расходов специалисты Экспоцентра приступают к решению ряда задач:

· организация доставки рекламных материалов и выставочной продукции;

· оформление пропусков на участников выставки;

· оформление разрешений на ввоз экспонатов и оборудования;

· оформление разрешения на монтаж стенда;

· визирование документов в Технических Службах Выставочного Комплекса;

· подготовка элементов конструкций стенда к монтажу;

· технические дозаказы (подвес, вторые этажи и так далее).

Оформление пропусков и именных бэджей для участников выставки.

Участник выставки занимается оформлением пропусков, как правило, самостоятельно. Однако нередко данная процедура отнимает у участника выставки много дефицитного рабочего времени. Экспоцентр берет на себя все обязанности по оформлению пропусков для сотрудников компании, которые будут принимать участие в выставке.

Существует несколько типов пропусков:

а) пропуск на время монтажа стенда - Монтажный Пропуск - выдается представителю строительной компании - застройщику стенда. Данные пропуска оформляются на основании официального письма Компании Участника в 2-х экземплярах на имя директора / куратора выставки со стороны Выставочного Комплекса (ВК), подписанного руководителем строительной компании и заверенного печатью организации. Письма рассматриваются и визируются дирекцией ВК. Пропуска выдаются на основании доверенности, подписанной руководителем и заверенной печатью строительной организации, а также на основании доверенности, выданной участником выставки, для строительной организации (обе доверенности в 2 - х экземплярах). Пропуска действительны для входа на территорию ВК в течение всего периода монтажа и демонтажа выставки при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

б) пропуск на время проведения выставки - Постоянный Пропуск участника - выдается представителю компании-участника на время проведения выставки. Пропуск на участника выставки дает право прохода на территорию выставочного комплекса, как во время монтажа / демонтажа, так и во время проведения выставки;

в) бэдж участника выставки - Именной Бэдж - является внутренним пропуском или же личной именной карточкой участника выставки. Обратите внимание - Именной Бэдж не дает права прохода на территорию ВК.

Организатор выставки начинает процедуру выдачи пропусков, начиная с первого дня монтажа.

Оформление пропусков на ввоз/вывоз оборудования и экспонатов.

Компания-участник заполняет бланк установленного образца в трех или же четырех экземплярах. При получении разрешения на въезд у участника попросят один экземпляр данного письма. Специалисты Экспоцентра визируют данное письмо в оргкомитете выставки со стороны выставочной площадки и у администратора павильона, который в свою очередь выписывает материальный пропуск на ввоз оборудования и материалов.

По окончании оформления пропусков, приступают непосредственно к изготовлению выставочного стенда.

Этап 5/6 - Изготовление стендов - авторский надзор.

Как только будут решены организационные вопросы, специалисты Экспоцентра - дизайнеры выставочных стендов, конструкторы и другие - приступят к завозу экспозиционных систем и строительству стенда.

Изготовление стендов необходимо контролировать на соответствие ведущихся на объекте работ утвержденному клиентом дизайн-проекту. Услуга «авторский надзор» позволяет контролировать весь процесс монтажа стенда, своевременно корректировать работу конструктора, производить требуемые доработки.

Авторский надзор за изготовлением стенда обеспечивает:

· реализацию стенда в строгом соответствии с составленным и утвержденным дизайн-проектом;

· соответствие инженерно-технических решений готового стенда целям и задачам, поставленным на этапе проектирования.

Изготовление стендов. Процедура, реализацией которой занимается команда профессионалов: дизайнер выставочных стендов, конструкторы, монтажники строительных организаций. Постоянное взаимодействие данных специалистов на всех этапах эксклюзивного выставочного строительства обеспечивает высокую эффективность готового решения.

Главная задача авторского надзора - контроль воплощения идеи в выставочном стенде. Нередко при изготовлении выставочных стендов «реализация» стенда существенно отличается от своего проекта. В эксклюзивном выставочном строительстве подобные противоречия не допускаются. Стенд может претерпевать изменения в процессе следования дизайн-проекту только по требованию заказчика, и только на этапе проектирования стенда. В Экспоцентре квалифицированные дизайнеры выставочных стендов - это специалисты с большой буквы, которые умеют точно следовать целям и задачам, указанным в техническом описании стенда.

Авторский надзор предполагает подбор материалов для изготовления стенда, мебели и других элементов интерьера и экстерьера выставочного стенда. В своей работе дизайнер выставочного стенда придерживается типа стенда (indoor/outdoor), выбранного стиля, композиционно-графического решения отдельных элементов и, разумеется, пожеланий клиента. В процессе внесения изменений в дизайн стенда клиенту предоставляется подробный пересчет стоимости проекта в рамках установленного бюджета.

С окончанием основных работ по изготовлению стендов, приступают к решению вопросов технического характера.

Этап 7 - Технические вопросы.

Изготовление / монтаж стенда - лишь небольшой этап в процессе подготовки к выставке. Основную массу времени отнимают, как правило, вопросы организационного и технического характера. Эксклюзивные стенды требуют - в отличие от стандартных и мобильных экспозиционных систем - крайне внимательного подхода к решению технических задач. Доверив решение технических вопросов специалистам Экспоцентра, компания существенно экономит свое время.

В период до открытия и во время проведения выставки специалисты Экспоцентра решают следующие технические задачи:

· Обслуживание инженерных коммуникаций стенда.

· Услуги по уборке выставочного стенда.

· Предоставление в аренду цветочных композиций и растений.

· Организация декоративного оформления территории.

· Доставка и настройка аудио - и видеооборудования.

Обслуживание инженерных коммуникаций стенда.

Монтаж стендов подразумевает обеспечение стенда аудио-видео оборудованием, электрооборудованием и при необходимости системами водоснабжения. Экспоцентр подбирает квалифицированных специалистов, которые выполняют монтаж инженерных систем грамотно и в требуемые организатором сроки.

Услуги по уборке выставочного стенда. Изготовление стендов и проведение выставки связаны с постоянным присутствием людей. Периодическая уборка стенда - необходимая процедура, призванная содержать эксклюзивные стенды чистыми и привлекательными даже в зимнее время при оформлении outdoor-выставок. Экспоцентр организует подбор персонала для каждого стенда на весь срок проведения выставки.

Предоставление в аренду цветочных композиций и растений. Эксклюзивные стенды часто приходится оформлять оригинальными цветочными композициями, которые добавляют в проект яркости и оригинальности и, главное - служат одним из основных элементов имиджа компании. Сотрудники Экспоцентра организуют подбор цветочных композиций для каждого стенда в полном соответствии с дизайн-проектом.

Сдача готового стенда осуществляется за день до официального открытия выставки в чистом, полностью готовом к презентации виде.

• 3.4 Пути совершенствования выставочной деятельности на фармацевтическом рынке России
• Наметившиеся в последнее время положительные изменения в экономике, увеличение объемов экспорта, развитие международных кооперационных связей, расширение объема инвестиций в российскую экономику, рост числа выставочных организаций и мероприятий, усиление внимания к проблемам выставочно-ярмарочной деятельности со стороны федеральных и территориальных органов власти качественно изменили ситуацию на российском фармацевтическом рынке.
• Для совершенствования выставочной деятельности на фармацевтическом рынке России необходимо:
• 1. Разработать проект Положения об организации выставочно-ярмарочной деятельности на фармацевтическом рынке в Российской Федерации (Положение должно быть принято Правительством РФ).
• 2. Подготовить предложения по повышению эффективности участия отечественных фармапроизводителей в выставочно-конгрессных мероприятиях в стране и за рубежом.
• 3. Разработать предложения по созданию общероссийской информационной базы выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности на фармацевтическом рынке.
• 4. Провести анализ состояния материально-технической базы выставочно-ярмарочной деятельности на фармацевтическом рынке, подготовить предложения в Правительство Российской Федерации по стимулированию ее развития.
• 5. Создать Межведомственную комиссию по выставочно-ярмарочной деятельности на фармацевтическом рынке.
• 6. В рамках Межведомственной комиссии по выставочно-ярмарочной деятельности на фармацевтическом рынке:
• разработать и внедрить долгосрочное планирование зарубежных выставочных мероприятий с господдержкой на основе предложений отечественного фармацевтического бизнеса;
• подготовить предложения по совершенствованию механизма государственной поддержки выставок и ярмарок на фармацевтическом рынке с частичным финансированием из федерального и регионального бюджетов.
• 7. Подготовить предложения по системе льгот для малого и среднего бизнеса, принимающего участие в зарубежных выставках с частичным бюджетным финансированием.
• 8. Совместно с администрациями субъектов Федерации и территориальными палат продолжить практику проведения презентаций фармацевтического потенциала регионов.
• 9. Разработать специализированные программы по подготовке и повышению квалификации специалистов, занятых в различных сферах организации подготовки и проведения выставочно-конгрессных мероприятий, а также маркетинговых программ для подготовки и повышения квалификации экспонентов.
• 10. Обеспечить участие территориальных палат в организации экспозиции Российского национального павильона на Всемирных выставках ЭКСПО-2008 (г.Сарагоса, Испания) и ЭКСПО-2010 (г.Шанхай, Китай) и российских национальных выставок за рубежом.
• Очень важна государственная политика, которая в сфере выставочно-ярмарочной деятельности на российском фармацевтическом рынке должна быть направлена на координацию работы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, структур сферы здравоохранения с целью организационной, финансовой и информационной поддержки российским фармапроизводителям при участии в выставочно-ярмарочных мероприятиях в России и за рубежом.
• Выставочно-ярмарочная деятельность становится инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации перспективных проектов российских организаций.

Рекомендации организаторам выставки «Аптека».

1. В первый и последний день было зафиксировано наименьшее количество посетителей. Для изменения ситуации в следующем году и для достижения более равномерного распределения посетителей по всем дням выставки нужно увеличить количество посетителей в первый и последний дни выставки. Это способствуют:

· проведение семинара, конференции, доклада или презентации на актуальную тему;

· приглашение ведущих специалистов, экспертов, мнение которых является важным для посетителей выставки;

· В день закрытия могут проводиться торжественные мероприятия с вручением премий и розыгрышем призов.

Эти мероприятия будут являться дополнительным стимулом для посещения именно в эти дни выставки.

2. Данные исследования показывают, что в целом сферы, представленные на выставке и сферы, вызывающие интерес у посетителей, соответствуют друг другу. Но больше внимания следует уделить представителям лечебной косметики, аптечного оборудования и альтернативной медицины, так как разрыв между желаниями посетителей, проявивших интерес к данной тематике, и количеством компаний, представивших данную продукцию на выставке, достаточно велик.

3. Анализирую оценку компонентов выставки участниками, можно прийти к выводу, что меньше всего экспоненты удовлетворены рекламой выставки, освещением в СМИ и качественным составом посетителей. Эти показатели получили наибольшее количество ответов «Не очень доволен». Рекламная кампания и качественный состав посетителей взаимосвязаны между собой. Организаторам выставки «Аптека» рекомендуется внести коррективы в рекламную кампанию. Целью рекламы выставки должно быть привлечение большего числа специалистов и представителей коммерческого сектора, готовых заключить сделки с экспонентами.

4. Что касается работы организаторов, то наибольшее количество нареканий вызвала работа кафе и ресторанов.

Чтобы повысить уровень удовлетворенности организацией выставки, следует увеличить количество кафе и ресторанов. Чтобы избежать большого скопления людей в одном месте, нужно рассредоточить кафе и рестораны по всей площади выставочного центра. Необходимо уменьшить количество пребывания посетителей в зонах питания. Для этого необходимо уменьшить количество ресторанов, предполагающих длительный прием пищи, и увеличить количество кафе с большим выбором безалкогольных напитков и еды, не требующей много времени для ее потребления.

5. Для того чтобы приобрести значение выставки всероссийского масштаба, следует уделить пристальное внимание работе с представителями разных регионов России. Сегодня выставка «Аптека» является преимущественно выставкой компаний, расположенных в Москве и Московской области.

Для повышения имиджа выставки необходимо привлечь на выставку представителей иностранных компаний. Для достижения этой цели существует несколько способов:

· поиск иностранных экспонентов через посредников (агентств)

Преимущество этого способа очевидны: во-первых, организатор экономит на содержании собственных представительских офисов в различных странах и поиске участников напрямую; во-вторых, представительства в регионах знакомы с национальным отраслевым рынком и его ведущими игроками и таким образом могут выступать в роли консультантов и «проводников» в той или иной географической зоне;

· поиск иностранных экспонентов напрямую

Большая эффективность будет от контакта с иностранными компаниями, имеющими представительства и филиалы на территории России. Будучи субъектами российского рынка, они более склонны к участию в выставках, проводящихся на территории России;

· поиск иностранных экспонентов с помощью координационных советов по выставочной деятельности при мэрии города и губернаторе

Важную роль здесь играет Международный Союз выставок и Ярмарок. Каталог МСВЯ является авторитетным изданием в Европе и издается на двух языках.

В наши дни нельзя недооценивать все возрастающую роль торговых выставок в деятельности предприятий, как производителей, так и продавцов продукции, поскольку связь выставки с комплексом маркетинговых мероприятий очевидна. Однако выставку нельзя рассматривать только как составляющую одного из инструментов маркетинга, например, коммуникации, так как при участии в выставке задействуется весь комплекс маркетинга в целом: при участии компании в выставке активно работают и коммуникативная, и товарная, и ценовая политика, и политика сбыта. В этом заключается одно из важнейших достоинств выставки, которая является важным элементом комплекса маркетинговых коммуникаций.

Выставки интегрируют в себе комплекс коммуникационных каналов взаимодействия и потоков информации между субъектами коммуникаций, устроителями и посетителями, которые также выступают в роли субъектов коммуникации. По мнению автора, выставки являются одним из важнейших средств продвижения, эффективным мероприятием для повышения интенсивности сбыта фармацевтической продукции. Однако значимость участия в выставке необходимо оценивать в рамках общего плана маркетинга. Политика участия предприятий в выставках и ярмарках должна быть органично включена в программу маркетинга фармацевтического предприятия, только тогда это может стать залогом успешного развития предприятий.

Заключение

Становление выставок имеет свою многовековую историю. Одновременно со становлением и развитием рыночных отношений развивалась и выставочная деятельность. Сегодня в России, как и во всем мире, выставочный бизнес - это динамично развивающаяся индустрия. Выставочный бизнес во многих сегментах имеет развитую инфраструктуру, материально-техническую базу, профессиональные кадры, специализированные СМИ. За период 1997-2010 гг. в России появились серьезные проекты, оказывающие влияние на глобальные отраслевые рынки, а именно: «СвязьЭкспокомм» («Экспоцентр»), «Интершарм» («Старая крепость»), «Технологии безопасности» («Защита Экспо»), «РосУпак», «ПолиграфИнтер» (MVK). Все больше и больше компаний приходят к выводу, что участие в выставках является важным элементом маркетинговых коммуникаций. Несмотря на то, что на протяжении двух лет, 2009 и 2010 гг., происходит снижение темпов развития выставочной индустрии, уже в 2011 г. планируется возвращение к прежним высоким темпам развития.

В целом же, ситуацию на российском выставочном рынке можно назвать благоприятной. Совершенствуется инфраструктура отрасли, строятся новые выставочные комплексы, соответствующие мировым стандартам и способные составить конкуренцию мировым выставочным центрам. Все большее внимание проблемам отрасли уделяет государство. Улучшается правовое регулирование деятельности выставочных компаний благодаря объединению усилий таких организаций, как Российский союз выставок и ярмарок, Торгово-промышленная палата РФ.

В системе маркетинговых коммуникаций современного предприятия выставки занимают особое место, выходя далеко за рамки рекламной услуги. Выставки являются концентрацией коммуникативных и маркетинговых инструментов и важным элементом комплекса маркетинга, оказывая воздействие на коммуникационную политику, ценообразование, распределение и товарную политику.

Вопросы здравоохранения, в частности вопросы, связанные с фармацевтической отраслью, сегодня являются одними из наиболее значимых во всем мире. Для достижения кардинальных изменений необходимо развивать всю систему здравоохранения в комплексе, включая лекарственные препараты и вакцины, внедрение современного оборудования, и повышение квалификации медицинских кадров. Для решения перечисленных вопросов в России необходимы скоординированные действия для обмена информацией между специалистами, привлечения инвестиций в отрасль, продвижения новых технологий. Важную роль в этом процессе играют специализированные медицинские/фармацевтические выставки.

Динамичное развитие фармацевтических выставок объясняется высокими темпами роста фармацевтического рынка. Объем российского фармацевтического рынка в последние годы демонстрирует положительную динамику. Ежегодный прирост объема рынка достигает около 10-15%.

Увеличение темпов роста связано с потреблением более дорогих лекарственных средств и появлением новых сегментов. Однако, несмотря на бурное развитие рынка лекарств, доля российских производителей на нем невысока. Преобладают иностранные производители. Серьезную проблему на фармацевтическом рынке представляют контрафактные лекарства. Их доля на рынке составляет около 20%. Экономический кризис 2008-2010 гг. сказался и на фармацевтической отрасли. Основными последствиями экономического кризиса является повышение цен на лекарства. Несмотря на негативное влияние экономического кризиса, в целом фармацевтический рынок в России развивается довольно активно. Российский рынок фармацевтики является достаточно стабильным и в дальнейшем рынок продолжит восходящую динамику, однако, чуть более умеренными темпами.

Благодаря активному развитию фармацевтической отрасли, все больше положительных изменений происходит в сфере фармацевтических выставок. Их количество и качество повышаются от года в год. Они являются лучшим показателем развития фармацевтического рынка. Выставки способствуют к тому же обмену информацией между специалистами, привлечению инвестиций в отрасль, продвижению новых технологий.

Выставка «Аптека» является эффективно работающим форумом, объединяющим представителей всех секторов фармацевтического мира - ученых, чиновников, дистрибьюторов, производителей, фармацевтов. На выставке «Аптека» представлено все многообразие медицинской отрасли: лекарственные средства, изделия медицинского назначения, лечебная косметика, гомеопатия, минеральные воды, ароматерапия, БАД и фитопродукты, парафармацевтика, ортопедическая и массажно-оздоровительная продукция, товары для новорожденных, аптечное оборудование, информационные и консалтинговые услуги, информационные технологии в фармации и т.д. Экспозиция выставки способствует раскрытию возможностей сотрудничества в звеньях одной цепочки: производитель - дистрибьютор - аптека - конечный потребитель, что делает ее более привлекательной для специалистов всех направлений медицины и фармации.

Выставка «Аптека» является старейшей и наиболее представительной российской выставкой, организованной компанией MSI Fairs & Exhibitions, давно и хорошо известной специалистам фармацевтической отрасли. К участию были приглашены ведущие научные центры, производственные компании, профессиональные ассоциации. Регионы, в которых достигнуты определенные успехи в решении поставленных государством задач в области здравоохранения, смогли продемонстрировать свои достижения и поделиться накопленным опытом.

Участие предприятия в выставке «Аптека» должно служить всем компонентам комплекса маркетинга. Ведь данная выставка - это не только эффективное средство сбыта, это важнейшее средство коммуникаций и обмена информацией. Она связана со всеми инструментами маркетинга, поэтому участие в выставке служит достижению самых разнообразных предпринимательских целей - позволяет осуществлять одновременно и коммуникативную, и ценообразовательную, и сбытовую, и товарную политику фармацевтического предприятия.

Фармацевтическая выставка «Аптека» - один из важных инструментов в достижении главной цели фармацевтической отрасли - обеспечение населения качественными и безопасными лекарственными препаратами. В рамках данной выставки осуществляются различные образовательные мероприятия: конференции для врачей и ученых, круглые столы, пресс-конференции.

Отличительная черта выставки «Аптека» - ее насыщенная научная программа. В рамках мероприятия ежегодно проходит Международный медико-фармацевтический форум, организаторами которого выступает компания «КСТгрупп» совместно с «Евроэкспо». В работе Форума принимают участие специалисты всех направлений фармации и медицины: представители фармацевтических компаний и аптечных сетей, практикующие врачи, профессура, представители государственной власти и профессура.