Автоматизация системы учета заказов на предприятии

Для получения аналитических данных администрацией предприятия в отчетном году было сформировано сотрудниками бухгалтерии и администрации ООО 24 аналитических документа разного уровня сложности. При выполнении работ по формированию этих документов сотрудник бухгалтерии или администрации отвлекался полностью на 1 день. Следовательно, затраты живого труда на данный вид работ составляют 24 рабочих дня - фактически один человек-месяц. После внедрения системы учета административные работники могут формировать требуемые отчеты самостоятельно, в рабочем режиме. Время на их формирование можно считать незначительным. Экономия живого труда составит в денежном выражении 12,5 руб. Важно также отметить. Что теперь данные отчеты можно формировать хоть ежедневно, по мере обновления информации в базе данных, что может значительно повысить уровень аналитической работы администрации фирмы.

Количественная оценка возможна также и для такого фактора, как сокращение времени обслуживания клиентов. Из предыдущих данных видно, что происходит сокращение времени на совершение элементарных запросов сотрудниками. Однако важно подчеркнуть, что в отчетном году наблюдался значительный временной разрыв (до нескольких суток) между возникновением потребности в результатах запроса и его фактическим составлением, поскольку был затруднен обмен данными между различными структурными подразделениями фирмы.

На первый взгляд, нет прямой связи между оперативностью выполнения запросов и финансовыми показателями работы фирмы. Однако наблюдения за прохождением заказов показывают прямую зависимость между скоростью оформления и согласования заказа и выставления счета клиенту и процентом оплаченных счетов. Зачастую клиент при недостаточно быстро оформленном заказе просто «уходит», отказываясь от покупки. Особенно это касается новых клиентов, впервые обращающихся на фирму. Как следствие, возможны потери многих перспективных деловых контактов.

Приведем наблюдения бухгалтерии, характеризующие зависимость между скоростью выставления счета (выставление счета подразумевает уже оформленный и согласованный заказ) и процентом оплаченных счетов. Бухгалтерия проводила выборочный анализ, всего было обработано более 2000 поступивших на фирму заявок. Такое количество обработанных данных гарантирует высокий уровень достоверности.

Таблица 3.3. - Процент оплаченных счетов и время их выставления

Всего за отчетный год поступило 22320 запросов, из которых было впоследствии поставлено и оплачено 14560 заказов на общую сумму 24,4 млн.руб. 7760 заявок не дошло до стадии оплаты и выполнения. Средняя стоимость одного выполненного заказа составляет 1675 руб. После внедрения автоматизированной системы учета следует ожидать, что от поступления запроса до оформления счета должно пройти не более 12 часов. Будем считать для определенности, что 50% счетов будут выставляться в период до 6 часов, а остальные - в период до 12 часов. Это означает, при сохранении текущей динамики поступления заявок, что в плановом году будет выставлено клиентам 11160 счетов в период до 6 часов и 11160 счетов в период от 6 до 12 часов. Соответственно, будет оплачено 10044 счета и 9486 счетов - всего 19530 счетов. Неоплаченными останутся 2790 счетов - вместо 7760 счетов в отчетном году. Следовательно, фирма отгрузит клиентам дополнительно товаров на сумму (7760-2790)*1675=8324,75 тыс. руб. При сложившемся уровне торговой наценки в 10% фирма получит от дополнительно реализованных товаров балансовую прибыль в размере 756,8 тыс. руб.

Итак, в результате внедрения базы данных по учету заказов ООО «Кортереал» получит 756,8 тыс. руб. балансовой прибыли за счет увеличения товарооборота и добьется экономии живого труда сотрудников в размере 472,4 тыс. руб. Совокупный экономический эффект Эс составит 1229,2 тыс. руб.в плановом году. Косвенные эффекты внедрения системы учета, не получившие количественной оценки, в данном расчете не учитываются.

Затраты на создание и поддержку базы данных по учету заказов на ООО «Кортереал» складываются из следующих статей:

-- затраты К1 на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения базы данных составляют 3 человек-месяца, что составляет в денежном выражении 60 тыс. руб. при средней зарплате программиста 20 тыс. в месяц. (с учетом социальных начислений)

-- затраты К2 на формирование информационной базы данных составляют 3 человеко-месяца, что составит 45 тыс. руб. при средней зарплате оператора 15 тыс. руб. в месяц (с учетом социальных начислений)

-- затраты К3 на поддержание работоспособности сети базы данных определяются необходимостью введения штатной должности системного администратора. Заработная плата за год составит 120 тыс. руб. (с учетом социальных начислений).

-- ожидаемые затраты К4 по текущему технологическому обслуживанию локальной вычислительной сети, связанные с увеличением рабочей нагрузки на оборудование. Будем предполагать, что интенсивность использования компьютерной техники возрастет в два раза и в том же отношении возрастут текущие технологические расходы, в отчетном 2011 г. составлявшие 240 тыс. руб. Следовательно, можно считать, что К4 = 240 тыс. руб.

Затраты К3 и К4 относятся к категории текущих и при осуществлении дальнейших расчетов должны вычитаться из рассчитанного выше совокупного экономического эффекта.

Других вложений в реализацию проекта не требуется, поскольку ООО «Кортереал» в полной мере обеспечено компьютерами, соединенными в скоростную локальную сеть. Таким образом, совокупные затраты на проект в плановом году составят 225 тыс. руб.

Срок окупаемости (Ток) капитальных вложений на создание базы данных определяется как:

Ток = Кабд / (Эс -К3 -К4) = К1+К2/Эс =105/ (1229,2-120-240)= 0,12 года,

что составляет полтора месяца.

Для оценки целесообразности внедрения информационного проекта следует задаться уровнем граничного значения Егр для коэффициента эффективности капитальных вложений. При сроке службы разработанного программного продукта (в связи с моральным устареванием) этот коэффициент равен 0,33.

Внедрение базы данных будет эффективно, поскольку расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Ер) будет больше выбранного его граничного значения (Егр):

Ер = (Эс -К3 -К4) / Кабд = 1 / Ток =7,7 Егр =0,33.

Следовательно, мероприятие по внедрению базы данных учета заказов на ООО «Кортереал» следует признать экономически целесообразным и эффективным.

Заключение

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы, реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Создавая базу данных, разработчик стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные надлежащим образом структурированы. Обязательными атрибутами современной базы данных являются тщательно проработанные инфологическая и датологическая модели рабочей среды.

В ходе выполнения данной дипломной работы были решены следующие задачи:

-- проведен анализ системы документооборота на ООО «Кортереал»;

-- построена инфологическая модель процесса учета и контроля заказов;

-- разработана даталогическая модель системы учета заказов на предприятии с использованием средств Microsoft Access;

-- выполнена программно завершенная разработка программного комплекса учета и контроля заказов средств Microsoft Access, включающая полный набор форм и отчетов, необходимых для организации эффективной работы сотрудников ООО «Кортереал»;

-- проведен анализ надежности созданного программного продукта;

-- поведена оценка экономической эффективности мероприятий по внедрению на фирме разработанного программного комплекса.

Анализ надежности, проведенный с использованием динамического метода анализа La Padula, показал, что ожидаемая на момент завершения отладочных работ надежность комплекса составляет 0,9846, а при увеличении количества шагов тестирования-отладки надежность асимптотически приближается к 1. Учитывая высокую, приближающуюся к абсолютной, надежность лежащей в основе разработки среды программирования баз данных Microsoft Access, следует признать, что разработанный программный комплекс является в целом надежным, вероятность возникновения сбоев и ошибок в работе является допустимо малой величиной.

Проведенный в работе анализ экономической эффективности показал, что внедрение разработанного программного комплекса в эксплуатацию является экономически обоснованным и целесообразным. Срок окупаемости проекта невелик, всего чуть более полутора месяцев, а совокупный экономический эффект с учетом дополнительных текущих затрат на обслуживание системы в плановом году должен составить 869,2 тыс. руб.

Таким образом, поставленные перед дипломным проектом задачи выполнены полностью, а цель дипломного проектирования достигнута.

Список использованной литературы

1. ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования.- Взамен ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.906-71. Введ. 1.07.96.-М.: ИПК Издательство стандартов, 1996.-36с.

2. ГОСТ 19.791-90 (ИСО 5807-85). Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения.- Взамен ГОСТ 19.002-80, ГОСТ 19.003-80. Введ. 1.01.92.- М.: ИПК Издательство стандартов, 1991.-26с.

3. Автоматизированные системы обработки учетно-аналитической информации: Учебник В.С. Рожнов, В.Б. Либерман, Э.А. Умнова и др./ под ред. проф. В.С. Рожнова. - М.: Финансы и статистика, 2002.-252с.

4. Антипов Д.В., Соколов А.В. Базы данных. Москва,Игфра-М, 2002.

5. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 320 с.

6. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента: Учеб. пособие.-М.: Финансы и статистика, 2002 - 340 с.

7. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ: Учебник.-М.: Финансы и статистика, 1999. - 288с.

8. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 351 с.

9. Вейскас Д. Эффективная работа с Access. СПб., BHV, 2004г, 320 с.

10. Гласс Р. Руководство по надежному программированию: Пер. с англ. -М.: Финансы и статистика, 2002. - 280 с.

11. Григоренко Г.П., Данелян Т.Я. Системы автоматизированной обработки экономической информации (САОЭИ): Учебное пособие/Моск. эконом. - стат. ин-т. - М.,1996-126с.

12. Гурвиц Г.А. Разработка приложения в среде клиент-сервер, ДВГУПС 2005, 204 с.

13. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных. - М.: Мир, 2001, 440 с.

14. Дуванов А.А. «Конструирование баз данных». СПб, BHV, 2003г.

15. Иванцов И.А., Тестирование и диагностика локальных сетей, Сети и системы связи, 2(44), 2004

16. Информационные системы в экономике: Учебник/Под ред. проф. В.В. Дика. - М. Финансы и статистика,2003 - 180 с..

17. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатика в современном бизнесе.- М.: Финансы и статистика, 2002- 228 с..

18. Кириллов В.В. Структурированный язык запросов (SQL). - СПб.: ИТМО, 2004. - 80 с.

19. Котляров В.П. Основы тестирования программного обеспечения. Интернет-университет информационных технологий - Изд-во INTUIT.ru, 2010 г

20. Куницына Л.Е. Информационные технологии и системы в экономике: Методический комплекс.- Ростов-на-Дону: РГЭА, 1998.-175с

21. Липаев В.В., - Отладка сложных программ - М.: Энергоатомиздат, 2003

22. Липаев В.В., Штрик А.А., - Технология сборочного программирования - М.: Радио и связь, 2002, - 148 с.

23. Мамаев Е.В. «Microsoft SQL Server 2000», СПБ.: Питер 2001, 1280 с.

24. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 196 с.

25. Мейер М. Теория реляционных баз данных. - М.: Мир, 1997. - 608 с.

26. Мишенин А.Н. Теория экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2002 - 248 с..

27. Паутов А.Ю. Документация SQL. - С-Пб: Питер, 2004. - 107 с.

28. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Е.А. Петров, Г.М. Смирнов, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов. - М.: Финансы и статистика, 2010 - 286 с..

29. Симонович С.В. Язык структурированных запросов SQL, СПб «Питер», 2005.

30. Тассел Д. Ван. Стиль, разработка, эффективность, отладка и испытание программ. - М.: Изд-во МГУ, 2005

31. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных. В 2 кн., - М.: Мир, 2005. Кн. 1. - 287 с.: Кн. 2. - 320 с.

32. Фролов А.В., Фролов Г.В. Локальные сети персональных компьютеров. - М.: «ДИАЛОГ - МИФИ», 2003 - 280 с.

33. Шуленин А.В., Microsoft SQL Server и активный Internet. Материалы Форума "Информационные Технологии'05". - М.: Издательство МГУ, 2005. - 239 с

34. Шуленин В.В. OLAP-технологии разработки баз данных. - М.: Диалог-МИФИ, 2003 . - 140 с.

35. Шураков В.В. Надежность программного обеспечения систем обработки данных. -М.: Статистика, 2001, - 215 с.

Приложение А

Описание сущностей (таблиц) и атрибутов базы данных ООО «Кортереал»

Размещено на Allbest.ru