Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access

Зміст

Розділ 1. Аналіз обліку та руху товарів на складах.

1.1 Організаційно - економічна постановка задачі.

Розділ 2. Проектування бази даних по організації обліку та руху товарів на складах.

2.1 Інфологічна модель

2.2 Обґрунтування вибору інструментального засобу проектування.

Розділ 3.Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access.

3.1 Розробка таблиць бази даних.

3.2 Розробка запитів до бази даних.

3.3 Розробка форм Microsoft Access.

3.4 Конструювання звітів в Microsoft Access.

3.5 Організація захисту даних.

3.6 Опис бази даних.

Висновок

Використана література

Розділ 1. Аналіз обліку та руху товарів на складах

1.1 Організаційно-економічна постановка задачі

Торгівля - одна з найважливіших сфер життєзабезпечення населення. При її посередництві здійснюється ринкове узгодження товарної пропозиції та купівельного попиту. Будучи джерелом надходження коштів , торгівля тим самим формує основи фінансової стабільності держави.

У торгівлі, як у жодній іншій галузі господарської системи, сформувалося багате конкурентне середовище. Підприємницька й інвестиційна активність у цій сфері найвища. Торгівля сьогодні є важливої галузевою системою.

Якщо складський облік товарів організований по партіях протягом звітного періоду товар здобувався по однієї і тій же ціні, то базою для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть служити дані первинних документів. При цьому досить кількість реалізованих товарів у натуральному вираженні помножити на ціну їхнього придбання. Складності виникають в умовах сортового обліку товарів на складі, а також придбання товарів у різних постачальників за різними цінами. У цих випадках для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть бути використані методи оцінки матеріальних запасів:

-по середній (середньозваженої) ціні;

-за цінами перших закупівель (ФИФО);

-за цінами останніх закупівель (ЛИФО);

- по собівартості одиниці запасів.

Сучасний споживчий ринок відрізняється високою насиченістю. Товарного дефіциту фактично немає. Бюрократична система розподілу товарів цілком замінена відносинами вільної купівлі-продажу. Динамізм обсягів і структури реалізації товарів і послуг поступово здобуває усе більш стійкий характер.

З метою забезпечення позитивного розвитку ринку необхідне рішення наступних задач:

1.Забезпечення для абсолютної більшості населення приступності споживчого ринку в цивілізованих формах його організації.

2.Усіляке забезпечення прав громадян на безпеку і якість товарів.

3.Формування розвитий системи товароруу, що створює сприятливі можливості для вітчизняних товаровиробників і сприятливої оптимізації на ринку співвідношення вітчизняних і імпортних товарів.

4.Відновлення фінансового контролю над товарообігом на основі істотного обмеження можливостей для тіньового обороту.

5.Відновлення оптимального співвідношення магазинних і вне магазинних форм продажу товарів.

6.Зміцнення нормативно-правової бази розвитку торгівлі.

7.Відновлення єдиної інформаційної системи внутрішньої торгівлі.

Структура обліку в оптовій торгівлі.

Облік товарів в організаціях торгівлі організується:

§ У бухгалтерії - по матеріально-відповідальних обличчях (бригадам) у вартісному вираженні;

§ На складах - по найменуваннях, сортам, кількості і ціні товару в товарних книгах, товарних картках.

Бухгалтер організації зобов'язаний перевіряти своєчасність і повноту оприбуткування товарів, що надійшли, правильність їхнього списання, а також правильність складання звітів матеріально відповідальними обличчями. відповідність суми по внутрішньому переміщенню відпущених товарів і тари тій сумі, що показана в прибутковій частині товарних звітів інших матеріально відповідальних облич;

Однієї із самих складних задач для фірми, що займається торговою діяльністю, є точний і упорядкований облік матеріальних засобів. При дуже великому обороті первинних документів стає дуже складним їх упорядкування. Як правило, багато фірм дотепер , при такому стрімкому розвитку комп'ютерної техніки і програмного забезпечення, не мають чітко налагодженого комп'ютерного обліку.

Однієї з проблем недосконалості методів ведення обліку - є недалекоглядність керівництва фірм.

Предметна область це облік товарообігу на фірмі торговою діяльністю. Сюди входить і облік товарів на складі (на декількох складах), оформлення документів по відвантаженню і при оприбуткуванню товару на склад, ведення реєстру постачальників і покупців, облік взаєморозрахунків з юридичними і приватними особами й одержання звітної інформації про продажі.

Основною задачею ставиться правильна організації структури збереження інформації (тобто структури баз даних.), алгоритмів уведення, читання, коректування інформації. А сама програма являє собою довідкову систем.

Вимоги до розроблювальної системи:

§ Чітка і логічна структура баз даних;

§ Наявність мінімум третьої нормальної форми для всіх створюваних структур даних;

§ Наявність логічно грамотних зв'язків між компонентами структури даних;

§ Способи одержання інформації із системи.

Що стосується вимог до апаратних ресурсів, то тут усе залежить від розмірів автоматизованого обліку.

Необхідно проаналізувати предметну область, звичайно системи складського обліку розробляються під конкретного замовника.

Для кожної гарної системи завжди повинний існувати адміністратор, що буде супроводжувати систему, усувати помилки, а при розширенні предметної області допрацьовувати програмні модулі.

Що стосується кінцевих користувачів, то отут можуть бути майже всі співробітники фірми, причому для кожного співробітника може бути запрограмований тип доступу (читання, зміна, додавання, видалення й ін.) до документів, довідникам, регістрам і іншій інформації в системі.

На сьогоднішній день існує велика кількість систем автоматизації складської діяльності підприємства. Однак багато фірм, що використовують специфічні методи роботи, не можуть використовувати дані програми.

Підприємства, господарства України роблять різноманітну продукцію. У її числі можна знайти засобу виробництва: верстати, машини, металопродукцію, товари народного споживання, предмети побутової хімії і т.д.

Для виробництва всієї перерахованої вище продукції підприємства, незалежно від форм власності, для свого нормального і стабільного функціонування мають потребу в сировину, що комплектують, запчастинах і т.п. Іншими словами для організації своєї діяльності підприємства зіштовхуються з проблемою своєчасного постачання продукції. Для цих цілей підприємства державної форми власності використовують постачальницькі організації (у даний час даними організаціями користаються спеціалізовані державні підприємства), підприємства ж приватних форм власності проводять відповідні заходи, спрямовані на своєчасне і безупинне забезпечення необхідною чи сировиною матеріалами. Але в даний час практично всі підприємства будь-якої форми власності самостійно займаються пошуком підприємств-постачальників, а також у міру необхідності організацією постачань.

Одним з показників підприємства, що характеризують роботу, є товарообіг, що являє собою планово організаційний процес звертання засобів виробництва, від якого багато в чому залежать і інші економічні показники. У загальний обсяг товарообігу включають усі товари, реалізовані підприємством, тобто отримані від підприємств постачальників продукції. Також товарообіг показує наскільки швидке підприємство використовує отриману продукцію, тобто якими темпами воно здійснює свою діяльність, чим більше на підприємство здійснюється постачань, тим більше стабільно працює дане підприємство.

При здійсненні постачань на підприємство виробляється обробка і збереження великої кількості інформації, зв'язаної з постачаннями, що у себе включає:

своєчасне і правильне оформлення документів і контроль за кожною операцією надходження товарів від постачальників, з переробки й інших джерел, виявлення розбіжності фактичної наявності і кількості, зазначеного в супровідних документах;

контроль за своєчасним, повним і правильним оприбуткуванням товарів, що надійшли; своєчасне і правильне оформлення документації і контроль за кожною операцією відпустки, чи відвантаження реалізації товару;

контроль за дотриманням нормативів запасу товарів.

На підприємствах державної форми власності здійсненням усіх дій зв'язаних з постачаннями й оформленням необхідних документів , при наявності відповідного програмного забезпечення, займається визначена кількість персоналу підприємства, але , як правило, розробка такого програмного забезпечення велася на мовах низького рівня програмування, а за останні 6-8 років розвиток машинних засобів (ПЭВМ), програмних засобів різко збільшилася, тому раніше розроблене ПО не відповідає більш високим вимогам, пропонованим до сучасних програмних продуктів. Що ж стосується підприємств, фірм різний форм приватної власності, то вони найчастіше не мають зовсім відповідного програмного забезпечення, що значно збільшує трудомісткість процесу контролю й обліку проведення постачань. Розроблювальний програмний продукт і покликаний вирішувати дані проблеми.

Господарський облік являє собою сукупність бухгалтерського, оперативного і статистичного обліку. Облік - одна з найбільш трудомістких функцій керування. Відмітною рисою обліку є велика масовість і однорідність вихідних і підсумкових показників. Як правило, підсумкові показники формуються шляхом багаторазового угруповання по різних ознаках вихідних первинних даних без застосування складних розрахунків.

Важливим елементом обліку реалізації товарів є визначення вартості, по якій вони списуються з балансу торгової організації.

Порядок списання відпущених товарів залежить від способу збереження товарів на складі (партійний чи сортовий) і прийнятого підприємством в обліковій політиці методу визначення облікових цін на реалізовані товари.

Розділ 2. Проектування бази даних по організації обліку та руху товарів на складах

2.1 Інфологічна модель

Мета інфологічного моделювання - забезпечення найбільш природних для людини способів збору і представлення тієї інформації, яку передбачається зберігати в створюваній базі даних. Тому інфологічну модель даних намагаються будувати по аналогії з природною мовою (останній не може бути використаний в чистому вигляді із-за складності комп'ютерної обробки текстів і неоднозначності будь-якої природної мови). Основними конструктивними елементами інфологічних моделей є суть, зв'язки між ними і їх властивості (атрибути).

Суть - будь-який помітний об'єкт (об'єкт, який ми можемо відрізнити від іншого), інформацію про який необхідно зберігати в базі даних. Суттю можуть бути люди, місця, літаки, рейси, смак, колір і т.д. Необхідно розрізняти такі поняття, як тип суті і екземпляр суті. Поняття тип суті відноситься до набору однорідних осіб, предметів, подій або ідей, виступаючих як ціле. Екземпляр суті відноситься до конкретної речі в наборі. Наприклад, типом суті може бути місто, а екземпляром - Мінськ, Київ і т.д.

Атрибут - пойменована характеристика суті. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу суті, але може бути однаковим для різного типу суті (наприклад, колір може бути визначений для багатьох сутей: кіт, автомобіль, сукня і т.д.). Атрибути використовуються для визначення того, яка інформація повинна бути зібрана про суть. Прикладами атрибутів для суті автомобіль є тип, модель, номерний знак, колір і т.д. Тут також існує відмінність між типом і екземпляром. Тип атрибуту колір має багато екземплярів або значень проте кожному екземпляру суті привласнюється тільки одне значення атрибуту.

Абсолютна відмінність між типами суті і атрибутами відсутня. Атрибут є таким тільки у зв'язку з типом суті. У іншому контексті атрибут може виступати як самостійна суть. Наприклад, для автомобільного заводу колір - це тільки атрибут продукту виробництва, а для лакофарбної фабрики колір - тип суті.

Ключ - мінімальний набір атрибутів, по значеннях яких можна однозначно знайти необхідний екземпляр суті. Мінімальність означає, що виключення з набору будь-якого атрибуту не дозволяє ідентифікувати суть по тих, що залишилися. Для суті Розклад ключем є атрибут Номер_рейса або набір: Пункт_відправлення. Час_вильоту і Пункт_призначення (за умови, що з пункту в пункт вилітає в кожен момент часу один літак).

Зв'язок - асоціювання двох або більше за сутей. Якби призначенням бази даних було тільки зберігання окремих, не зв'язаних між собою даних, то її структура могла б бути дуже проста. Проте одна з основних вимог до організації бази даних - це забезпечення можливості відшукання однієї суті по значеннях інших, для чого необхідно встановити між ними певні зв'язки. А оскільки в реальних базах даних нерідко містяться сотні або навіть тисячі сутей, то теоретично між ними може бути встановлений більше мільйона зв'язків. Наявність такої безлічі зв'язків і визначає складність інфологічних моделей.

Для визначення переліку і структури даних, що зберігаються, треба зібрати інформацію про реальні і потенційні додатки, а також про користувачів бази даних, а при побудові інфологічної моделі слід піклуватися лише про надійність зберігання цих даних, геть забувши про додатки і користувачів, для яких створюється база даних.

Це пов'язано з вимогами, що абсолютно розрізняються з базами даних прикладних програмістів і адміністратора бази даних. Перші хотіли б мати в одному місці (наприклад, в одній таблиці) всі дані, необхідні їм для реалізації запиту з прикладної програми або з терміналу. Другі ж піклуються про виключення можливих спотворень даних, що зберігаються, при введенні в базу даних нової інформації і оновленні або видаленні тієї, що існує. Для цього вони видаляють з бази даних дублікати і небажані функціональні зв'язки між атрибутами, розбиваючи базу даних на безліч маленьких таблиць. Оскільки багаторічний світовий досвід використання інформаційних систем, побудованих на основі баз даних, показує, що недоліки проекту неможливо усунути будь-якими хитруваннями в програмах додатків, то досвідчені проектувальники не дозволяють собі йти назустріч прикладним програмістам (навіть тоді, коли вони самі є такими).

2.2 Обґрунтування вибору інструментального засобу проектування

У найширшому сенсі будь-яка програма має справу з деякою зовнішньою по відношенню до її коду інформацією, яка задає які-небудь параметри або режим її роботи. Таку інформацію також називають даними програми. Очевидно, що залежно від типу вирішуваних задач проблеми організації роботи з даними будуть якісно різними. У переважній більшості випадків при рішенні господарських, економічних і фінансових задач доводиться мати справу з обширними специфічно структурованими і взаємозалежними масивами даних. Такі складні набори даних традиційно прийнято називати базами даних. Очевидно, що економічні завдання, для вирішення яких необхідно застосовувати програмне забезпечення СУБД, вельми обширні і різноманітні. На його основі будуються автоматизовані системи управління підприємств різних рівнів (від малих до великих). Воно лежить в основі практично всіх прикладних бухгалтерських програм (наприклад, «1С: Бухгалтерія», «Вітрило» і ін.). Одночасно СУБД застосовуються для автоматизації систем управління, моніторингу і прогнозування розвитку галузей і економіки країни в цілому.

Microsoft Access в даний час є однією з найпопулярніших серед настільних (персональних) програмних систем управління базами даних. Серед причин такої популярності слід зазначити:

* високий ступінь універсальності і продуманості інтерфейсу, який розрахований на роботу з користувачами самої різної кваліфікації. Зокрема, реалізована система управління об'єктами бази даних, що дозволяє гнучко і оперативно переходити з режиму конструювання в режим їх безпосередньої експлуатації;

* глибоко розвинені можливості інтеграції з іншими програмними продуктами, що входять до складу Microsoft Office, а також з будь-якими програмними продуктами, що підтримують технологію OLE;

* багатий набір візуальних засобів розробки.

Не можна не відзначити, що істотною причиною такого широкого розповсюдження MS Access є і могутня рекламна підтримка, здійснювана фірмою Microsoft. В процесі розробки даного продукту на ринок представлялися його різні версії. Найбільш відомими стали Access 2.0, Access 7.0 (він вперше був включений до складу програмного комплексу MS Office 95). Пізніше з'явилися версії Access 97 (у складі MS Office 97) і Access 2000 (у складі MS Office 2000). Очевидно, що відправною крапкою в процесі роботи з будь-якою СУБД є створення файлу (або групи файлів) бази даних. На мал. 1 показано вікно, яке з'являється після створення нової бази.

Мал. 1. Головне вікно бази даних в Access

Основні розділи головного вікна відповідають типам об'єктів, які може містити база даних Access. Це Таблиці, Запити, Звіти, Макроси і Модулі. Заголовок вікна містить ім'я файлу бази даних.

Інтерфейс роботи з об'єктами бази даних уніфікований. По кожному з них передбачені стандартні режими роботи:

* Створити -- призначений для створення структури об'єктів;

Конструктор -- призначений для зміни структури об'єктів;

Відкрити (Перегляд. Запуск) -- призначений для роботи з об'єктами бази даних.

Важливим засобом, що полегшує роботу з Access для користувачів, що починають, є майстри -- спеціальні програмні надбудови, призначені для створення об'єктів бази даних в режимі послідовного діалогу. Для досвідчених і просунутих користувачів існують можливості гнучкішого управління ресурсами і можливостями об'єктів СУБД в режимі конструктора. Специфічною особливістю СУБД Access є те, що вся інформація, що відноситься до однієї бази даних, зберігається в єдиному файлі. Такий файл має розширення *.mdb. Дане рішення, як правило, зручно для непрофесійних користувачів, оскільки забезпечує простоту при перенесенні даних з одного робочого місця на інше. Внутрішня організація даних в рамках mdb-формату мінялася від версії до версії, але фірма Microsoft підтримувала їх сумісність від низу до верху, тобто бази даних з файлів у форматі ранніх версій Access можуть бути конвертовані у формат, використовуваний у версіях пізніших.

Розділ 3. Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access

Як неважко здогадатися, процес розробки конкретного програмного застосування в середовищі Access в першу чергу визначається специфікою наочної області, що автоматизується. Проте для більшості з них можна виділити ряд типових етапів. Це:

розробка і опис структур таблиць даних;

розробка схеми даних і завдання системи взаємозв'язків між

таблицями:

розробка системи запитів до таблиць бази даних і (при необхідності) їх інтеграція в схему даних;

розробка екранних форм введення/висновку даних;

розробка системи звітів по даним;

розробка програмних розширень для бази даних, вирішальних специфічні завдання по обробці інформації, що міститься в ній, за допомогою інструментарію макросів і модулів;

розробка системи захисту даних, прав і обмежень по доступу.

Очевидно, що між перерахованими етапами існує велика кількість зворотних зв'язків, повернення до перших кроків, виходячи з обставин, що знов відкрилися, які неможливо було наперед врахувати або передбачати.

Ще раз підкреслимо, що описана послідовність етапів розробки бази даних в MS Access не є безумовним еталоном. Проте дуже часто відхилення від неї свідчать не стільки про оригінальність ходу думки розробника, скільки про погрішності, допущені ним при плануванні процесу розробки, або взагалі про відсутність у нього якого-небудь плану.

3.1 Розробка таблиць БД

Як вже наголошувалося раніше, процес розробки бази даних в СУБД MS Access починається із завдання опису структур таблиць. Розглянемо цей процес детальніше.

Отже, спершу нам необхідно створити опис таблиці. Натиснувши кнопку Створити і вибравши в діалоговому вікні режим Конструктор, ми потрапляємо у вікно, призначене для введення опису структури створюваної таблиці. Воно зображене на мал.2.

При створенні баз даних, призначених для вирішення фінансових і економічних завдань, процес опису атрибутів полів в створюваній таблиці набуває особливого значення. Як видно з мал. 2, процес опису атрибутів поля починається з привласнення йому імені (ідентифікатора). Бажано, щоб це ім'я було, з одного боку, інформативним, а з іншої -- коротким, що забезпечує безперечні зручності при подальших маніпуляціях з ним. Далі необхідно визначити тип поля, що, очевидно, повинно робитися, виходячи із змісту тих даних, які в нім зберігатимуться.

Мал. 2. Створення опису структури таблиці Паперу

Вибір типу даних в Access одночасно визначає набір додаткових атрибутів відповідного поля:

· формат поля, що визначає умови виведення даних з цього поля (за умовчанням);

· маска введення, що визначає умови введення даних в полі;

· підпис -- містить розширений заголовок;

· значення за умовчанням -- дозволяє вказати значення, що автоматично привласнюється полю при створенні нового запису;

· умова на значення -- визначає вимоги до даним, що вводяться в поле;

· повідомлення про помилку -- визначає текст повідомлення, яке

· виводитиметься у разі порушення заданої вище умови;

· обов'язкове поле -- указує, вимагає чи ні поле обов'язкового

· введення значення;

· індексоване поле -- визначає індекс, що створюється по даному

· полю. Індекс прискорює виконання запитів, в яких використовуються індексовані поля, і операції сортування і угрупування.

Ґрунтуючись на досвіді проектування різних баз, необхідно відмітити, що не слід нехтувати можливостями управління даними, які відкривають додаткові атрибути полів. Їх грамотне і продумане використання дозволяє організувати централізований і ефективний контроль за коректністю і цілісністю даних.

На завершальному етапі процесу проектування структури таблиці відбувається завдання ключів і індексів. У першому випадку досить виділити рядки, які повинні скласти ключовий вираз, і клацнути мишею по піктограмі Ключ на панелі інструментів.

Також при створенні таблиці має сенс наперед продумати можливі впорядкування, які можуть знадобитися при роботі з даними, що містяться в ній. Завдання індексів з відповідними ключовими виразами може надалі істотно прискорити процес роботи (особливо з великими масивами даних). Після створення опису структури таблиці можна перейти в режим безпосереднього введення в неї даних. Як вже мовилося, важливою перевагою інтерфейсу СУБД Access є продумана гнучка система переходу від режиму Конструктора до режиму введення даних в таблицю (Режим таблиці). Такий перехід можна здійснити, клацнувши мишею по піктограмі Вигляд, розташованою на панелі інструментів, або вибравши функцію меню Вигляд - Режим таблиці. Очевидно, що ті дії, які були детально описані для таблиці, слід виконати і для решти інформаційних масивів. В результаті ми отримаємо систему таблиць бази даних. Підкреслимо, саме систему, так як дані, які знаходяться в ній тісно зв'язані між собою.

Механізм опису логічних зв'язків між таблицями в Access реалізований у вигляді об'єкту, який називається Схемою даних. Перейти до її створення можна з панелі інструментів база даних, доступною з головного вікна.

Мал. 3 Створення схеми даних

Альтернативний варіант виклику даного режиму доступний через меню Сервіс - Схема даних.

Інтерфейс завдання зв'язків між полями в схемі заснований на «перетяганні» (переміщенні при натиснутої лівої кнопки миші) вибраного поля і «накладенні» його на те поле, з яким повинен бути встановлений зв'язок. Для скріплення відразу декількох полів їх слід переміщати при натиснутій клавіші Ctrl. Виділяють декілька типів зв'язків між таблицями в схемі. «Один до одного» (1:1) -- одному значенню поля в одній таблиці відповідає тільки одне значення поля в іншій. «Один до багатьом» (1:со) -- одному значенню поля в одній таблиці відповідає декілька (одне або більш) значень в іншій. Найважливішим завданням, яке дозволяє вирішувати схема, є забезпечення логічної цілісності даних в базі.

3.2 Розробка запитів до бази даних

Поява навіть дуже невеликої таблиці миттєво приводить до виникнення цілого комплексу проблем, пов'язаних з необхідністю обробки що містяться в ній даних. До простих завдань обробки можуть бути віднесені:

пошук запису по умові (див. функцію меню Правка > Знайти);

сортування записів в необхідному порядку (див. функцію меню Запису -

Сортування);

отримання вибірки записів таблиці, що задовольняє заданій умові, або. як ще говорять, завдання фільтру для таблиці (Записи -

Фільтр).

Перераховані функції також доступні з контекстного меню, що активізується після натиснення правої клавіші миші. Даний інтерфейс представляється особливо зручним при практичній роботі з таблицями Access. Проте цих можливостей явно недостатньо для завдань обробки даних, які виникають в реальних економічних додатках. Для їх вирішення в СУБД Access служить розвинений інструментарій запитів до бази даних. Поняття запиту в Access уживається в розширювальному плані. Його слід трактувати як деяку команду на вибір, перегляд, зміну, створення або видалення даних. Також не можна не відзначити значення запитів для вирішення завдань аналізу даних.

Найбільш поширеним і. якщо так можна виразитися, природним типом запитів є запит на вибірку. Даний тип, власне кажучи, і встановлюється за умовчанням для новостворюваного запиту.

При роботі з системою даних дуже часто виникає завдання з'єднання даних з різних зв'язаних таблиць в одну.

Для її вирішення слід перейти до розділу Запити головного вікна бази даних, натиснути на кнопку Створити і вибрати режим Конструктор. Процес створення запиту починається з вибору таблиць (у тому числі і інших запитів), на основі яких будується запит. Надалі склад цього набору може бути змінений. В процесі формування запиту можна виділити ряд принципових етапів:

· опис структури запиту (тобто вказівка того, яка інформація повинна виводитися в колонках таблиці запиту);

· завдання порядку, в якому дані повинні виводитися при виконанні запиту;

· завдання умов виведення записів в запиті.

· На мал. 4 показано вікно конструктора запиту.

·

Мал. 4 Вікно конструктора запиту

Слід звернути увагу на виключно важливу роль механізму запитів у вирішенні проблеми забезпечення мінімальної надмірності інформації, що зберігається в базі. Дійсно, з їх допомогою ми можемо отримувати довільну кількість віртуальних таблиць, що представляють в самих різних видах і розрізах єдину сукупність даних, що реально зберігається.

Розглянемо ще один випадок застосування запитів для вирішення завдань обробки даних. Достатньо типовою (зокрема для додатків фінансово-економічного характеру) є проблема угрупування даних за тією або іншою ознакою. Для активізації можливості їх завдання у вікні Конструктора запитів необхідно включити функцію меню Вигляд > Групові операції.

Також слід звернути увагу на такі важливі можливості конструктора запитів, як:

* завдання параметрів, що запрошуються при відкритті запиту;

* вбудовані статистичні функції, доступні при завданні групових операцій. Вони роблять запити могутнім інструментом аналізу

інформації, що зберігається.

На завершення огляду засобів побудови запитів в СУБД Access слід вказати також і на те, що в неї крім могутнього і ефективного візуального конструктора вбудований також і режим безпосереднього введення SQL-виразів, що визначає запит. Даний режим існує паралельно і доступний з меню Вигляд > Режим SQL (а також з піктограми Вигляд на панелі інструментів).

3.3 Розробка форм

Будуть розглянуті режими безпосереднього введення даних в таблицю. Очевидно, що це має вельми обмежене застосування. Це обумовлюється як тим, що довжина запису може виявитися чималою і вводити інформацію в неї в табличній формі буде технічно незручно, так і міркуваннями більш принципового характеру:

* по-перше, структура таблиці повинна будуватися на основі логіки

завдань зберігання інформації, яка, взагалі кажучи, може істотно

відрізнятися від логіки її накопичення і введення;

по-друге, важливим показником якості автоматизованої системи

є організація її системи введення/виведення у вигляді, максимально наближеному до традиційних форм представлення інформації на немашинних носіях. Такі форми, як правило, роблять програмне

забезпечення привабливим для кінцевого користувача, зменшують

період його адаптації до знов впроваджуваної системи і дозволяють швидко зосередитися на рішенні основних професійних задач;

по-третє, в складній і розвиненій автоматизованій інформаційній

системі повинне забезпечуватися розділення доступу до різних груп

полів і записів для різних категорій користувачів залежно від

виконуваних ними функцій. Також в певних ситуаціях потрібно представити одну і ту ж інформацію або в різних видах і розрізах, або в різних поєднаннях з іншою інформацією.

Для вирішення як цих, так і багатьох інших проблем організації інтерфейсу введення/виведення даних в Access служить механізм електронних форм. Виберемо вкладку Форми головного вікна бази даних і натиснемо кнопку Створити. Діалогове вікно, що з'являється, дозволяє вибрати як таблицю або запит, для роботи з даними яких складається форма, так і режим її створення. Залежно від кваліфікації користувача і, природно, складності форми, що розробляється, можна або скористатися вбудованими програмними надбудовами-майстрами, або відразу почати її створення з нуля в режимі Конструктора. Вельми плідним також виявляється комбінований підхід: спочатку використовується відповідний майстер, а потім отримана форма додатково допрацьовується в «ручному режимі».

За умовчанням формі було запропоновано привласнити таке ж ім'я, як і у таблиці, на основі якої вона була створена. При створенні підписів полів програмна надбудова використовувала їх відповідні атрибути, задані при конструюванні таблиці. Останнє не завжди буває зручним з погляду інтерфейсу користувача. Для усунення цих і подібних недоліків нам доведеться повернутися в режим зміни макету форми (кнопка Конструктор або піктограма Вигляд на панелі інструментів). Технологія процесу проектування форм в середовищі Access зводиться до додавання елементів, що управляють, і зміни їх властивостей. У зв'язку з цим при переході в режим Конструктор на екрані за умовчанням з'являються два додаткові вікна: Вікно Панель елементів, яке призначене для вибору наступного управляючого елементу, що додається до проектованої форми. У конструктор форм Access вбудовані такі елементи управління, як напис, поле, кнопка, прапорець, перемикач, список, набір вкладок і ін. Крім цього до форми можна підключати спеціальні (додаткові) елементи управління OLE, що значно розширює можливості розвитку інтерфейсу управління даними. Вікно Властивостей поточного елементу управління, призначене для зміни його атрибутів і настройок, наприклад, кольору, шрифту, розміру і т.п.

У режимі Конструктор видно структуру форми. Вона складається з трьох частин: Заголовок форми, Область даних і Примітка форми. Як неважко здогадатися, така структура в першу чергу орієнтована на можливості представлення табличний організованих даних. Відмітимо, що як сама форма, так і її розділи також розглядаються як елементи управління, що володіють деякими наборами властивостей, що настроюються.

Приклад організації введення/виведення даних в таблицю за допомогою однойменної форми носить в деякому розумінні вироджений характер: у нім структура полів у формі однозначного відповідає їх структурі в таблиці. Проте, як правило, при створенні реальних додатків доводиться вирішувати задачу управління даними, що знаходяться в системі взаємозв'язаних таблиць, з єдиної форми.

3.4 Конструювання звітів

Невід'ємною функцією будь-яких програмних систем, так або інакше пов'язаних з обробкою даних, є представлення звітів за інформацією, що зберігається. Під звітом традиційно розуміється спеціальним чином структуроване представлення даних, що зберігаються, і виводиться (як правило) на паперовий носій. Перерахуємо принципові відмінності звітів від екранних форм, що зумовили виділення їх в окремий програмний об'єкт СУБД Access:

* по-перше, звіти є виключно засобом виведення інформації;

по-друге, організація даних в звітах припускає можливість їх

складної, багаторівневої структуризації;

по-третє, структура інформації, що виводиться в звіті, повинна бути

узгоджена із структурою носія. Наприклад, розбиття звіту на сторінки припускає організацію виходу регулярних елементів на початку

і кінці кожного листа (колонтитулів), дублювання шапок таблиць і т.д.

Також на зовнішній вигляд звіту значний вплив роблять параметри

конкретного друкуючого пристрою, який буде використано для його

висновку.

В той же час, до важливих достоїнств Access належить те, що ідеологія роботи як з екранними формами, так і із звітами максимально універсалізована. Зокрема, інтерфейс режиму конструювання макету звіту аналогічний режиму конструктора для екранних форм.

Важливим етапом при створенні багаторівневого звіту є завдання рівнів угрупування даних, що виводяться, Це робиться у вікні, яке викликається з меню Вигляд > Сортування і угрупування Для кожного із заданих рівнів угрупування даних можуть бути визначені розділ типу Заголовок, що виводиться на початку кожної групи і розділ типу Примітка, формується коли група закінчується.

3.5 Організація захисту даних

Неодмінною функцією будь-якої розвиненої СУБД є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу. Очевидно, що повноцінний з погляду надійності і стійкості режим захисту може бути забезпечений тільки в рамках промислових систем управління за умови комплексної реалізації заходів програмного, апаратного і адміністративного характеру. Перед справжнім параграфом поставлено скромніше завдання -- на прикладі MS Access описати на принциповому рівні ті підходи, які застосовуються в СУБД для забезпечення програмного захисту даних. MS Access забезпечує два традиційні способи захисту бази даних:

установка пароля, потрібного при відкритті бази даних;

захист на рівні визначення прав користувачів, яка дозволяє обмежити можливість отримання або зміни тій або іншій інформації в базі даних для конкретного користувача.

Крім того, можна видалити змінну програму Visual Basic з бази даних, щоб запобігти змінам структури форм, звітів і модулів, зберігши базу даних як файл МОЄ.

Установка пароля на відкриття бази даних є простим способом захисту. Після того, як пароль встановлений (функція меню Сервіс - Захист - Задати пароль бази даних), при кожному відкритті бази даних з'являтиметься діалогове вікно, в якому потрібно ввести пароль. Відкрити базу даних і дістати доступ до її ресурсів можуть отримати тільки ті користувачі, які введуть правильний пароль. Цей спосіб достатньо надійний (MS Access шифрує пароль, так що до нього немає прямого доступу при читанні файлу бази даних). Проте перевірка проводиться тільки при відкритті бази даних, після чого всі її об'єкти стають повністю доступними. В результаті, установка пароля зазвичай виявляється достатньою мірою захисту для баз даних, які спільно використовується невеликою групою користувачів або встановлені на автономному комп'ютері.

Набагато надійнішим і гнучкішим способом організації захисту є захист на рівні користувачів. Він подібний до способів, використовуваних в більшості мережевих систем. Процес завдання захисту на рівні користувачів складається з двох принципових етапів:

* створення системи користувачів, об'єднаних в групи (Сервіс >

Захист > Користувачі і групи);

* завдання прав доступу різних користувачів і груп по відношенню до об'єктів бази даних (Сервіс - Захист - Дозволи).

3.6 Опис бази даних

База даних містить чотири таблиці: „Одержувачі" (Додаток 1),

„Реалізація" (Додаток 2) „Розповсюдження по видам" (Додаток 3). Таблиця „Одержувачі" містить дані про всіх одержувачів товару та кількість товару яка йому була доставлена. Вона включає поля, які містять інформацію про ім'я розповсюджувача, його адресу, телефон та кількість товару яка була йому доставлена. Для зручності зв'язку з іншими таблицями для кожного одержувача був введений унікальний ідентифікаційний код. За допомогою цього коду ми можемо отримати вичерпну інформацію про одержувачів товару з будь-якої іншої таблиці. Таблиця „Реалізація" містить дані про те куди було доставлено товар, також вказано кількість цього товару в літрах та вказана скільки було сплачено за цей товар в гривнях. Таблиця

„Розповсюдження по видах" містить дані про розповсюдження по видах продукції, а саме 3 види пива. Також вказано скільки саме продукції було доставлено одержувачу та куди саме доставлено ці товари. Також ця таблиця має пункт «код одержувача», який пов'язує цю таблицю з іншими. Для зручнішого використання бази по кожній таблиці створена форма, це істотно полегшує введення нових даних, а також за допомогою форм можна обмежити об'єм інформації, доступної користувачеві, що звертається до бази. Так у формі «Одержувачі» (Додаток 4) зручно показано всіх отримувачів товару, їх ім'я регіон та кількість отриманого товару. У формі «Реалізація товару» (Додаток 5) міститься інформація про реалізацію продукції та місце куди її було продано. У формі «Розповсюдження по видам» (Додаток 6) вказано всі регіони куди було продано продукцію та види товару і його кількість. По кожній таблиці ми можемо отримати детальний звіт за пунктами які нас цікавлять в конкретній ситуації. Додаток 7 - приклад звіту по таблиці „Одержувачі", звіт чітко відображає дані всіх клієнтів підприємства. Додаток 8 - приклад звіту по таблиці „Реалізація товару", де наочно показано результати діяльності в регіонах на яку суму, якого товару продано. Додаток 9 приклад звіту по таблиці „Розповсюдження по видам". Додаток 10 відображає зв'язки між таблицями.

В процесі роботи була створена база даних, за допомогою СУБД Access, для забезпечення обліку та руху товарів на складах.

Висновок

Під час написання даної курсової роботи було створено програми обліку готової продукції, так як при аналізі програм обліку готової продукції не було знайдено програми, яка б задовольняла всі вимоги користувача.

Перш за все, була розглянута загальна інформація про всі види товарів на складі, їх розповсюдження.

В ході виконання роботи була створена база даних для обліку готової продукції, а саме облік реалізації товарів які знаходяться на складі.

Дана програма відповідає всім вимогам користувача і дає повну інформацію про продаж товарів які знаходяться на складі певної фірми, а також перегляд інформації:

- про продаж продукції;

- про розповсюдження товарів по видам;

- про покупців товару.

Вона створена за допомогою програми Microsoft Access, тому що дана програма має всі можливості для створення і легкого користування інформацією, а також повністю задовольняє вимоги розробника.

Список використаної літератури

А. Горев, Р. Ахаян, С. Макашарипов «Эффективная работа с СУБД» - СПб. Питер, 1997. -704 стр.: ил.

В. Пасько «Access 97 Русифицированная версия» СПб.: BHV 1998 - 365с

В.В. Бойко, В.М. Савенков «Проектирование баз данных информационных систем», Москва, Финансы и статистика, 1989г

В.В. Шураков. «Автоматизированное рабочее место для статической обработки данных», 1990г.

5.И.Л.Кантарь. «Автоматизированные рабочие места управленческого

аппарата», 1990г.