База данных "Спецодежда для сотрудников"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСТИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

Кафедра «ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ»

Дисциплина «Информатика»

Пояснительная записка к курсовой работе на тему

База данных «Спецодежда для сотрудников»

Выполнила: студентка 1-го курса

Дневного отделения

Механического факультета

Группы В-205 Е.Я. Ватулина

Проверил: В.А. Журкин

Санкт-Петербург

2013

Содержание

1. Введение

2. Постановка задачи

2.1 Словесное описание задачи

2.2 Определение состава выходных данных

2.3 Определение состава входных данных

2.4 Математическое выражение

2.5 Информационно-логическая модель

2.6 Разработка блок-схемы алгоритма

3. Microsoft Access

3.1 Общие положения

3.2 Разработка таблиц в режиме «Конструктор»

3.3 Заполнение таблицы данными

3.4 Запросы

3.5 Создание и редактирование формы

Редактирование форм

Форматирование элементов управления формы

3.6 Главная кнопочная форма

3.7 Создание и редактирование отчёта

Изменение структуры отчёта

Заключение

1. Введение

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Система базы данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы.

Система управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами: доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных; СУБД полностью русифицирована, возможность использования OLE технологии.

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access. В настоящее время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы. Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск.

В качестве примера в данной курсовой работе рассматривается задача учета носки, даты списания и даты выдачи нового комплекта спецодежды для компании, число сотрудников которой достигает нескольких тысяч человек.

2. Постановка задачи

2.1 Словесное описание задачи

База данных должна содержать следующие элементы:

- фамилию и инициалы сотрудника

- должность

- комплект спецодежды в зависимости от должности (не более 3-х наименований)

- дату выдачи

- срок носки (в днях)

- дату списания (рассчитывается по формуле)

Функции, выполняемые информационной технологией

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника

3. Формирование списка сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше дней от текущей даты.

4. Получение сведений о сотрудниках, которым была не выдана спецодежды.

5. Формирование отчета (с группировкой по фамилиям сотрудников), содержащие следующие данные: фамилию и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дату списания.

2.2 Определение состава выходных данных

Выходными данными является:

1. Заполненная и отредактированная таблица базы данных

2. Дата списания спецодежды.

3. Список сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше дней от текущей даты.

4. Сведений о сотрудниках, которым не была выдана спецодежда.

5. Отчет, содержащий следующие данные: фамилию и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дату списания.

2.3 Определение состава входных данных

Входными данными будут являться следующие поля таблиц:

Название	Тип данных	Длина поля
Код сотрудника	Числовой	Длинное целое
Код одежды	Числовой
ФИО сотрудника	Текстовый	100
Должность	Текстовый	100
Дата выдачи	Дата/время
Срок носки	Числовой
Наименование комплекта	Текстовый	100

2.4 Математическое выражение

· Анализ предметной области базы данных, экземпляров связей, атрибутов;

· Построение таблиц, сущностей;

· Построение информационно-логической модели;

· Вывод условных зависимостей

По второму пункту задания: [ДатаСписания]=[ДатаВыдачи]+[СрокНоски]

По третьему пункту задания: [ДатаСписания]>28.04.2013

По четвертому пункту задания: [КодОдежды]:0

2.5 Информационно-логическая модель

Рис. 1 Схема данных (копия с экрана)

2.6 Разработка блок схемы алгоритма

3. бMicrosoft Access

3.1 Общие положения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и по сути являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

· текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой - тип данных для хранения чисел;

· дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word;)

· гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

СУБД Microsoft Access ориентированы на работу со следующими объектами: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA).

3.2 Разработка таблиц в режиме Конструктор

Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко. Окно конструктора таблиц приведено на (после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «. », «! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможные типы данных рассмотрены в разд. 1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.

Размер поля - свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных приведены в разд. 1. Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

Формат поля - свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.

Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Например, для поля Табельный номер (тип поля Текстовый) целесообразно задать маску типа 0000. Это будет означать, что в данное поле должны быть введены четыре цифровых символа (от 0 до 9). Для заполнения данными поля, допустим, Номер телефона имеет смысл задать шаблон вида 000-00-00. В этом случае при вводе данных пользователю не нужно будет набирать символ « - ». Символ «0» в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » - ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » - ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » - ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод не обязателен). Назначение других символов в шаблоне пользователь может узнать из справки, предварительно установив курсор в строку Маска ввода и затем нажав клавишу [F1].

Подпись - свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

Значение по умолчанию - это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы рис. 1, рис. 2, рис. 3, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.

Рис. 2 Конструктор таблицы «Сотрудники» (копия с экрана)

Рис. 3 Конструктор таблицы «Выдача» (копия с экрана)

Рис. 4 Конструктор таблицы «Одежда» (копия с экрана)

Создание межтабличных связей.

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне Схема данных и выбором из контекстного меню команды Добавить таблицу. На вкладке «Таблицы» окно «добавление таблицы» можно выбрать таблицы, между которыми согласуются связи. Эти таблицы выбираются по щелчку «добавить», после чего в окне схема данных открываются списки полей, например, таблица «Сотрудники» имеет поля КодСотрудника, Должность, ФИО. И таблица «Выдача» имеет поле КодСотрудника. Также в таблице «Выдача» имеется поле КодОджеды, которое также есть в таблице «Одежда» (рис. 5).

Рис. 5 Схема данных (копия с экрана)

3.3 Заполнение таблицы данными

база данные access

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо - Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево.

Рис. 6 Таблица «Сотрудники» (копия с экрана)



Рис. 7 Заполнение таблиц с помощью форм (копия с экрана)

Также заполнение таблиц возможно с помощью форм, рассмотрение которых есть на странице 17-19.

Рис. 8 Таблица «Выдача» (копия с экрана)

3.4 Запросы

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примере создания запроса «Датасписания».

Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Сотрудники, а затем выполняется щелчок на кнопке Добавить. В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. В каждой ячейке строки Вывод на экран проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экран активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо. Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. В моем случае я в это поле записываю формулу: «Выдача!ДатаВыдачи+Одежда!СрокНоски». То есть в «поле» я поочередно добавляю поля от 3 таблиц («Сотрудники»,«ДатаВыдачи» и «Одежда»): Дату выдачи, срок носки, код сотрудника.

Рис. 9 Запрос на получение даты списания (копия с экрана)

Рис. 10 Режим конструктора - дата списания (копия с экрана)

Рассмотрим ещё один пример запроса выборки. Подобный запрос позволяет нам вычислить, кто просрочил свою дату списания спецодежды.

Рис. 11 Конструктор запроса на список должников (копия с экрана)

Необходимо зайти в «Запросы», выбрать «Создание запроса в режиме конструктора», а далее все по аналогии первого раза.

Выбирается из таблицы «ДатаСписания» Код сотрудника и помещается в первое поле. Из таблицы «Сотрудники» выбирается «ФИО», из таблицы «Одежда» -- «СрокНоски». Далее забивается формула в свободное поле (или же в условие отбора под полем «ФИО»): Date()-[Выдача]![ДатаВыдачи] >[Одежда]![СрокНоски]. Все действия отображены на рис. 11. Нажимаем «Выполнить». Результат -- рис. 12:



Рис. 12 Бланк запроса на просроченную дату списания (копия с экрана)

Вывод: у всех этих сотрудников дата списания уже прошла, кроме как у сотрудника номер 3 и 10.

И последний запрос, который спрашивается в данной курсовой: необходимо вычислить тех сотрудников, кому не выдана спецодежда. Все операции аналогичны предыдущим. Но используется новая формула: [Выдача]![КодОдежды] должен равняться нулю. В условии отбора пишется 0.

Рис. 13 Конструктор запроса на невыдачу (копия с экрана)



Рис. 14 Бланк запроса на невыдачу (копия с экрана)

Параметрические запросы. В конструкторе запросов в строке «Условие отбора» и столбце «ФИО» пишем «[Введите ФИО сотрудника]». Тем самым мы создаём диалоговое окно, в которое вводим интересующие нас ФИО сотрудника для последующего отбора информации о выдаче одежды.

Рис. 15 Параметрический запрос (копия с экрана)

3.5 Создание и редактирование форм

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. "Привязанная" форма напрямую соединена с источником данных, например к таблице или запросу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Формы можно создавать в режиме «Конструктор», либо с помощью «Мастера форм», либо использовать «Автоформы». В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется форматировать с помощью «Конструктора», формы удобнее создавать, используя «Автоформы» или «Мастер форм», а «Конструктор» применять при редактировании и форматировании форм.

Автоформы бывают трёх видов: «В столбец», «Ленточные» и «Табличные».

Для создания автоформы на панели инструментов нужно щелкнуть вкладку «Создание» и выбрать режим в поле «Формы»

Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.



Рис. 16 Создание форм (копия с экрана)

Создавая форму с помощью «Мастера форм» можно выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный или табличный. Можно так же задать требуемый стиль и имя формы.

Рис. 17 Заполнение формы (копия с экрана)

Редактирование форм

Под редактированием формы понимаются такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых текстовых записей и изменение существующих и т.п. Для отображения структуры формы на экране необходимо в окне «базы данных» выделить имя формы и щелкнуть «Конструктор».

Структура формы содержит три основных раздела: «Область заголовка», «Область данных» и «Примечание формы».

Размер разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали линии, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний содержат в основном такие элементы оформления, как: «Текстовые надписи» и «Рисунки». Основными элементам области данных являются «Поля», с помощью которых выполняются отображения или их ввод.

Рис. 18 Конструктор форм (копия с экрана)

Элементы управления представлены на «Панели инструментов»:

Выбор элемента управления осуществляется щелчком мыши на его значке, после чего указатель мыши устанавливается в нужное место структуры формы, куда должен быть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.

Наиболее часто при редактировании форм или создания форм в режиме «Конструктора» используются элементы «Надпись», «Поле», «Рисунок», «Сводная рамка». «Рисунок» выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент «Свободная рамка» может быть представлен не только в виде рисунка, созданного, допустим, в графическом редакторе Paint, но и в виде другого объекта, например, мультимедийного.

Вместе с элементом «Поле» автоматически вставляется его «Присоединённая надпись». По умолчанию, эта надпись стандартная. Если новое поле не содержит данных, от в нём отображается слово «Свободный». Поле можно сделать вычисляемым.

Выражение в поле можно вводить не только с клавиатуры, но и форматировать его автоматически. С этой целью выделяется поле, куда введено выражение, а из контекстного меню выбирается команда «Свойства». Затем диалоговое «Поле» курсор необходимо перевести в строку «Данные выражения». В этом окне щелчком на соответствующей кнопке вставляется знак равенства « = », двойным щелчком раскрывается папка «Функция», затем щелчком раскрывается папка «Встроенная функция».

Форматирование элементов управления формы

Под форматированием элементов управления понимается их перемещение, изменение размера, изменение шрифта и т.п. Эти операции можно выполнить с помощью кнопок панели форматирования, либо с помощью команд меню «Формат». Для этой цели можно также использовать команды контекстного меню, такие как «Свойства», «Выровнять».

К формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Поэтому все элементы должны быть выровнены. Для этого элементы выделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а затем выполняется команда «Формат - выровнять», либо по левому краю, либо по верхнему краю и т.д.

При перемещении элемента с помощью мыши необходимо указатель мыши установить на маркер левого выделенного элемента, чтобы указатель принял форму указательного пальцы. Если указатель имеет форму ладони, то поле перетаскивается одновременно с присоединённой надписью, либо перемещаются все выделенные элементы.

3.6 Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Спецодежда для сотрудников») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,

Рис. 19 Создание Главной кнопочной формы (копия с экрана)

Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.

Рис. 20 Главная кнопочная форма (копия с экрана)



Рис. 21 Главная кнопочная форма (копия с экрана)

3.7 Создание отчётов

Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёт так же, как и формы, можно создать с помощью «Конструктора» или «Мастера отчётов». Используется так же автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью «Мастера отчётов» такая же, как и при создании формы. Дополнительным является два шага: добавление уровня группировки и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в окне «Создание отчётов» щёлкнуть «Итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum для какого-либо поля, Access автоматически подсчитывает сумму значений не только для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «итоги» становится недоступной.



Рис. 22 Бланк отчета спецодежды (копия с экрана)

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в видео отдельного файла текстового редактора Word или таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть Файл - Печать - Предварительный просмотр.

Изменение структуры отчёта

Структура отчёта отличается от структуры формы только увеличением количества разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страниц выполняется команда «Вставка» - «Номера страниц». Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.

Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме «Конструктора». Приём редактирования отчёта и форматирования элементов управления те же, что и для форм.

Заключение

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access -- реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Пользуясь Microsoft Access, создаются автоматизированные системы анализа информации, позволяющие структурировать данные по требуемым критериям.

Также Access позволяет

· хранить и обрабатывать данные;

· легко подготавливать отчеты;

· контролировать правильность данных на стадии их ввода;

· создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс);

· работать с базой данных нескольким пользователям одновременно (очень удобно, когда данные хранятся в одном месте и актуальны: при внесении новых данных изменения доступны всем пользователям базы);

· создать недорогой и гибкий бизнес-инструмент

o на создание ядра базы данных может потребоваться несколько часов

o создание такого инструмента необходимо, если растет количество используемых файлов Excel

o создание самого простого варианта обойдется недорого (от 100$, а эффект от внедрения базы данных виден сразу)

Для начинающих программировать освоение программы «Access» может быть первым шагом к работе с другими базами данных.

На конкретном примере в моей курсовой работе показан принцип организации интеллектуального анализа с помощью технологии запросов.

Размещено на Allbest.ru