Электронные таблицы Excel 2003

После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используются команды Правка => Найти и Правка => Заменить, во многом схожие, в частности, данные команды имеют идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.

Действие команды Правка => Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Данная команда просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.

Результатом работы команды Найти по поиску указанных символов является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдается соответствующее сообщение.

Выбор команды Правка => Заменить предоставляет в распоряжение пользователя еще одно поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов.

Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целикам, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Также можно указать области поиска или режимы просмотра и указать формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует нажать клавишу Shift и, одновременно с этим, выбрать кнопку Найти далее.

Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и Заменить все. Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать.

Формулы и функции.

Формула - это последовательность символов, начинающихся со знака «=» (константы, ссылки, имена, функции или операторы).

Формулы - позволяют обрабатывать числа, даты, текст.

Функции - формулы, встроенные в Excel.

Аргумент функции - это значения используемые для вычисления функции.

Результат - это значения, возвращаемые функциями в качестве ответа.

Вложенные функции - это функции, которые являются аргументами другой функции.

Синтаксис функции - это последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы.

Аргументы записываются в круглых скобках сразу после названия функции (без пробела) и отделяются друг от друга - «;».

Математические выражения.

Для выполнения вычислений создаются специальные формулы, при записи которых используются математические выражения.

Напр.: =2+2 - сумма двух 2.

В Excel применяются в выражениях не конкретные величины, а ссылки на содержимое ячеек. Если изменяется содержимое ячеек, то автоматически изменяется и результат.

Напр.: = а1 +А2 - сумма содержимого ячеек А1 и А2.

Кодирование математических операций.

Запись формул: сначала идет знак равенства «=», затем указываются имена ячеек и операторы.

Можно использовать константы - заданные неизменяемые величины.

«=» - определяет, что в ячейке содержится формула, а не текст; ссылки - задают значения, операторы - что надо сделать с данными.

Операторы в формулах:

Сложные формулы.

При создании формул можно кодировать выполнение нескольких математических действий, используя множество имен ячеек и операторов.

Пример: уменьшить число 5%

А1 - число; = А1 - а1 * 5%

Надо быть уверенным, что формула составлена верно. Конечный результат зависит от порядка выполнения математических действий. Чтобы не запутаться в сложных формулах, используются круглые скобки, заключающие те части выражений, которые необходимо выполнить в первую очередь.

Порядок выполнения формул: сначала в круглых скобках, затем арифметические операции, за ними операции отношения.

Ссылки на ячейки.

Если формула состоит из нескольких операндов и в ней не расставлены круглые скобки, то действия выполняются в порядке: - %; ^; + и /; + и -

Относительная адресация - при указании имени ячейки задается ее местонахождение - вкл. Имя колонки и номер строки.

Напр.: =А1+А2 - сложить содержимое ячеек А1 и А2. относительная ссылка позволяет копировать и перемещать ячейки, автоматически настраивая содержащиеся в них имена в соответствии с новым месторасположением.

Относительная адресация облегчает копирование и перемещение формул. Изменяются ссылки на ячейки в формулах.

В некоторых случаях необходимо сослаться на конкретную ячейку, имя которой не будут изменяться при копировании и перемещении, целесообразно применять смешанную или абсолютную адресацию (смешанная - настраивается только номер строки или имя столбца, абсолютная - не изменяется вообще).

$ - ставится перед той частью имени ячейки, которая предполагается сделать абсолютной ($А1; А$1).

Можно нажать <F4> для автоматизации процесса настройки адреса, циклически перебирая все возможные варианты.

$А$1 - всегда на ячейку А1

$А1 - всегда на столбец А, строка настраивается автоматически

А$1 - всегда на строку 1, столбец автонастраивается

Можно указать диапазон ячеек - задается адрес верхней левой ячейки, а через двоеточие - адрес нижний правой ячейки.

Лист 1! А1 - ссылка на ячейку А1 листа 1 (если ячейка находится на другом листе - ставится «!»).

Ввод формул.

Для занесения формулы в ячейку вводятся ее части: знак равенства (=) имена ячеек и операнды, строго соблюдая при этом требуемую очередность.

1. Выбрать ячейку для ввода данных.

2. Нажать знак «=».

3. Для включения в формулу имени надо щелкнуть мышью на соответствующей ячейке. Указанная ячейка выделится пунктирной рамкой, ее имя появится в ячейке, содержащей формулу, и отобразятся в строке формул. Имя ячейки можно ввести с клавиатуры.

4. Ввести необходимый оператор. Активной снова станет ячейка, содержащая формулу.

5. Указывается следующая ячейка, которую надо включить в формулу.

6. Вводить ячейки и операнды до конца формулы.

7. Enter - завершение ввода формулы. В ячейке отобразится результат вычислений. Щелкнув на нем в строке формул можно увидеть соответствующее математическое выражение.

Функции: специальные формулы.

Функции - специальные формулы, встроенные в Excel. Содержится более 400 функций. Функция содержит имя и список аргументов в круглых скобках. Аргументами могут быть числовые и текстовые const, ячейки и их диапазоны. Некоторые функции доступны, когда открыта соответствующая надстройка.

Сервис => Надстройки и в окне «Надстройки» указать надстройки. Функции можно ввести вручную и с помощью мастера функций. Функции упрощают сложные вычисления.

Например: функция СУММ - позволяет компактно записывать ряды суммирования.

=С8+С9+С10+С11+С12+С13+С14+С15+С16 можно записать

=СУММ (С8:С16)

Можно выполнить сложные математические вычисления.

а) Автоматическое суммирование

У - Автосумма, на панели инструментов. Щелчок на кнопке приводит к автоматическому созданию функции СУММ, использующей в качестве аргументов наиболее вероятный диапазон суммирования. Надо выделить необходимый диапазон ячеек. Можно в активную ячейку внести шаблон формулы СУММ () и после указать нужные аргументы или диапазон вручную.

б) Автоматические вычисления

Возникает необходимым в определении суммы определенных величин. Автоматическое вычисление - быстрое выполнение математических операций. Выделить, например, несколько ячеек, содержащих данные, сумму, которую необходимо определить; по умолчанию в строке состояния отобразится искомое значение суммы.

Для выбора нужного действия щелкнуть правой кнопкой мыши в строке состояния на области автовычислений и в появившемся окне указать нужную операцию.

в) Использование мастера функций

Мастер функций облегчает процесс ввода функций, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать ячейку для ввода формул

2. Выбрать Вставка => Функция или щелкнуть по кнопке «Изменить формулу» (на ней изображен знак «=»); появится окно мастера функций со списком 10 недавно используемых функций. Другие категории функций будут перечислены в соответствующем списке.

3. В списке «Категория» выбрать необходимую операцию. В списке «Функция» будут перечислены все функции данного типа. Для ознакомления с описанием функции надо щелкнуть на ее имени. В нижней части диалогового окна мастера отобразится нужная информация.

4. С списке «Функция» щелкнуть по имени нужной функции.

5. Щелкнуть «ОК» - под строкой формул появится палитра формул, в которой отобразятся аргументы функций.

Аргументы - const, величины, ссылки на ячейки, диапазоны и т. д. Некоторые аргументы должны быть обязательно указаны после имени функции, их названия выводятся в палитре формул полужирным шрифтом, другие аргументы в функции могут не указываться Excel угадывает, какие аргументы должны быть использованы вариантами предположения отображаются в палитре формул.

6. Ввести аргументы. Можно использовать буксировку мышью через соответствующие ячейки для выбора необходимого диапазона или вводить через палитру формул.

7. <Enter> или <ОК> для занесения формулы в рабочий лист.

Окно «Мастер функции 1 из 2» - нажать после выбора «Далее»,

окно «Мастер функции 2 из 2» - нажать «Готово».

Проверка формул.

Для проверки формул их необходимо выбрать. Надо выполнить следующее:

1. Выбрать Сервис => Параметры.

2. Щелкнуть на вкладке «Вид» и установить флажок формулы в области «Параметры» окна.

3. Нажать <ОК>. В рабочем листе отобразится написание формулы, а не результат вычислений.

Возврат в обычный режим просмотра рабочего листа выполняются те же действия со сбросом флажка формулы во вкладке «Вид».

Проверку можно осуществить и с помощью специально встроенных средств Excel. Надо знать, какие влияющие и зависимые ячейки.

Влияющие - если на ячейку есть ссылка в выражении.

Зависимые - если содержит формулу со ссылкой на другую ячейку.

Для проверки зависимостей необходимо:

1. Выбрать ячейку, в которой надо отследить зависимости.

2. Сервис => Зависимости.

3. В подменю выбрать опцию «Влияющие ячейки», «Зависимые ячейки» или «Источник ошибки». Отобразятся соответствующие стрелки зависимостей.

Сервис => зависимости => Убрать все стрелки - возврат в обычный режим просмотра.

Вычисление формул.

Для установки ручного режима вычислений надо во вкладке «Вычисления» окна «Параметры» в блоке «Производить пересчет» установить режим «Вручную». В этом режиме выводится слово «Вычислить» в строке состояния всякий раз, когда в листе появляется невычисленная формула.

F9 - перевычисление формул - перевычисление во всех открытых книгах.

Shift + F9 - формулы перевычисляются только в активном листе.

В ячейке может отображаться формула или значение (см. дальше).

Если в вычислении ошибка, то в ячейке выводится сообщение об ошибке, которое начинается с символа «#».

Сообщение об ошибках:

# дел/0 - попытка разделить на 0 или на пустую ячейку;

# имя? - формула использует несуществующее имя;

# н/д - ссылка на ячейку с неопределенными данными;

# число! - ошибка в числе, число невозможно представить в Excel;

# ссылка! - формула ссылается на несуществующую ячейку;

# знач! - ошибка при вычислении функции;

# пусто! - задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

Категории функций.

Финансовые функции.

Среди функций, имеющихся в Ехсе1, раздел, посвященный финансовым операциям, занимает значительное место. При помощи представленных в нем функций можно выполнять вычисления, связанные с процентными ставками, ценными бумагами, амортизацией, выплатами, вкладами и т.д.

Функции даты и времени.

Представление даты и времени имеет одну особенность. При вводе даты или времени пользователь вводит последовательность символов, которая не является числом, но с этими символами можно производить вычисления: сравнивать, прибавлять, вычитать и т. д. Поэтому в Ехсеl, наряду с текстовым представлением даты и времени, существует и числовое представление.

За точку отсчета по умолчанию принята дата 1 января 1900 года, а верхней границей является 31 декабря 2078 года. Способ вычисления в случае необходимости можно указать в списке параметров. Выбор способа вычисления определяется выбором используемого стандарта, количеством дней в году и продолжительностью месяца.

Наличие текстового и числового форматов представления даты и времени практически не затрудняет работу. В ячейке с форматом Общий результат будет представлен в нужном виде без участия пользователя, а если ячейки ранее были отформатированы для чисел, то результатом работы функций даты и времени будет число.

Если ввести одновременно и дату и время в формулу "=МИНУТЫ(" 10.07.95 18:30:15")", то возвращено будет только число минут (для данной формулы - "30"). Аналогично работают функции СЕКУНДЫ и ЧАС - они возвращают для введенного значения только секунды и часы соответственно.

Функции времени и результаты их работы

Функции даты и результаты их работы

Функция ГОД возвращает год аргумента. Аналогично работают функции ДЕНЬ и МЕСЯЦ. Функция ДАТА требует ввода года, месяца и дня и возвращает дату в числовом формате, функция/

ДАТАЗНАЧ просто преобразует дату из текстового формата в числовой/ Функция ДЕНЬНЕД возвращает номер дня недели. При этом может быть выбран способ нумерации. По умолчанию воскресенье считается первым днем недели.

Функция ТДАТА возвращает текущую дату и время в числовом формате.

Математические функции

В Ехсеl имеется широкий выбор математических функций, позволяющий выполнять действия из различных областей математики: арифметики, алгебры, комбинаторики и т. д.

Статистические функции

В Ехсеl наиболее широко представлены функции, предназначенные для проведения различного рода статистических вычислений: максимальное и минимальное значения диапазона, значения вероятностей, распределения случайных величин, средние, дисперсии, доверительные интервалы и т. д.

Функции для работы со ссылками и массивами

Текстовые функции

Логические функции

Логические функции являются неотъемлемым компонентом многих формул. Всякий раз, когда необходимо реализовать те или иные действия в зависимости от выполнения каких-либо условий, следует использовать логические функции.

Имеются следующие логические функции: ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ. Результатом работы логических функций И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, а результатом работы логической функции ЕСЛИ может быть число, текст или ссылка на выполнение каких-либо действий.

Результатом работы логических функций ИСТИНА() и ЛОЖЬ() являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функция НЕ(арг) изменяет логическое значение своего аргумента на противоположное. Она часто используется в тех случаях, когда необходима уверенность в том, что значение не равно

некоторой величине.

Аргумент функции арг - это значение или выражение, результатом вычисления которого является ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если арг имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значение ИСТИНА, а если арг имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

Функция И(арг1, арг2,...) возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА, и возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

Функция ИЛИ(арг1, арг2, ...) возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент имеет значение ИСТИНА.

Аргументы арг1, арг2, ... должны быть логическими значениями, массивами или ссылками, которые содержат логические значения. Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит тексты или пустые ячейки, то такие значения игнорируются. Если указанный интервал не содержит логических значений, то возвращается значение ошибки #ЗНАЧ!

Функция ЕСЛИ(арг_лог, арг1, арг2) возвращает значение арг1, если арг_лог при вычислении приобретает значение ИСТИНА, и арг2, если арг_лог при вычислении принимает значение ЛОЖЬ. При конструировании более сложных проверок в качестве значений аргументов арг1 и арг2 могут быть вложены до семи функций ЕСЛИ.

Диаграммы.

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления заключается в его наглядности. На графиках легко просматривается тенденция к изменению, при этом можно определять скорость изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов- все это легко можно увидеть на графиках.

Имеется несколько типов плоских и объемных и диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов.

Предварительные сведения о построении диаграмм

Процедура построения графиков и диаграмм отличает, я как широкими возможностями, так и необычайной легкостью.

Любые данные в таблице всегда могут быть представлены в графическом виде. Для этого используется мастер диаграмм, который вызывается с помощью кнопки Мастер диаграмм, распложенной на панели инструментов Стандартная.

Мастер диаграмм представляет собой процедуру построения диаграммы, состоящую из четырех шагов. На любом шаге пользователь может нажать кнопку Готово, в результате чего построение диаграммы завершится. С помощью кнопок Далее и Назад можно управлять процессом построения диаграммы.

Кроме этого, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка => Диаграмма.

После построения диаграммы пользователь может добавлять и удалять ряды данных, а также изменять многие параметры диаграммы с помощью специальной панели инструментов.

В процессе построения диаграммы вначале необходимо выбрать место, где будет расположена диаграмма, а также ее тип.

Нужно также определить, где и какие надписи должны присутствовать на диаграмме. В результате будет получена заготовка для дальнейшей работы.

Другими словами, после нажатия кнопки Готово будет получен набор объектов для форматирования. Для каждого элемента диаграммы можно вызвать свое меню форматирования или воспользоваться панелью инструментов. С этой целью достаточно выделить необходимый объект и воспользоваться контекстным меню.

Выбор диаграммы.

По умолчанию используются гистограммы - столбчатые диаграммы. диаграммы можно вставить в любое место листа.

Типы диаграмм:

Для установки нужного типа диаграммы нужно воспользоваться пунктом контекстного меню Диаграммы - Тип диаграммы. В открывающемся диалоговом окне имеется две вкладки со стандартными и комбинированными, или нестандартными, типами диаграмм. Общий тип диаграммы выбирается в списке Тип. Для каждого из больших типов существует несколько модификаций, которые отображаются в перечне Вид.

Установка типа диаграммы по умолчанию. Если регулярно приходится работать с диаграммами другого типа, то следует изменить тип диаграммы по умолчанию на наиболее удобный. Для этой цели служит кнопка Сделать стандартной в окне выбора типа диаграммы.

Форматирование диаграмм:

Можно выбирать различные части диаграммы и затем редактировать, перемещать и оформлять их. В режиме редактирования диаграмм следует щелкнуть мышью, чтобы выбрать какой-либо элемент. Черные маркеры по периметру указывают, что выбранный элемент может форматироваться с помощью команд и перемещаться или изменяться с помощью мыши.

К элементам, которые можно изменять, относятся:

§ "пол" объемной диаграммы;

§ "стенки" объемной диаграммы;

§ стрелки;

§ оси;

§ диаграммы;

§ серия данных (любая);

§ линии сноски;

§ линии сетки;

§ габаритные линии;

§ легенды;

§ графические области;

§ линии серии;

§ текст;

§ полосы прокрутки.

Для перехода к форматированию элемента диаграммы есть много способов. С этой целью можно выбрать элемент из списка в панели инструментов.

Как правило, двойной щелчок мыши на объекте в окне диаграммы поднимает диалоговое окно, содержащее доступные опции форматирования. Для вызова этого диалогового окна можно также воспользоваться пунктом меню Формат, где будет находиться подпункт, соответствующий выделенному объекту, например Выделенный ряд. Наконец, окно форматирования можно вызвать, щелкнув правой кнопкой мыши на изменяемом объекте и выбрав в локальном меню нужный подпункт, например Формат рядов данных.

Ввод присоединенного текста заголовка. Для задания заголовков осей и/или всей диаграммы служит пункт меню Диаграмма | Параметры диаграммы. Во вкладке Заголовки нужно выбрать объекты, которые требуется озаглавить.

Перечень объектов различается в зависимости от типа диаграммы.

Такой текст, относящийся к конкретному объекту, входящему в состав диаграммы, называется присоединенным.

Любую из присоединенных текстовых областей можно изменять с помощью соответствующего пункта меню Формат, например Выделенное название диаграммы. При форматировании текста используются стандартные приемы и специальные эффекты.

Ввод неприсоединенного текста диаграммы. В отличие от присоединенного текста, неприсоединенный текст легко перемещать в пределах диаграммы, так как он не привязан ни к одному из объектов. Для его ввода достаточно просто начать печатать в режиме редактирования диаграммы. Ввод текста завершается нажатием клавиши Еsс. После этого вокруг текста появляется рамка с маркерами, и текст можно форматировать стандартными средствами.

Краткий обзор команд меню и наиболее важных инструментов:

Для создания диаграмм обязательно надо определиться, соотношение между какими числовыми данными ей предстоит отображать. Следует учитывать следующие обстоятельства:

1. заголовки строк и столбцов используются в качестве названий осей и легенды (обозначения рядов данных),

2. на круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных,

3. если рабочий лист содержит вычисляемые итоговые значения, то весьма вероятно, что их не захотите отображать на диаграмме.

Создание диаграммы.

Существует 15 типов диаграмм, имеющих несколько видов. Построение мастером диаграмм:

1. Выбрать диапазон.

2. Вставка => Диаграмма (Мастер диаграмм).

С помощью окон и вкладок выбирают параметры диаграммы. При наведении указателя - всплывает подсказка.

Элементы диаграммы

Диапазон - указывается диапазон ячеек, значение которых используется построением диаграмм.

Выбрать - тип и вид диаграмм.

Текст в колонках и строках - название колонок и строк.

Для редактирования диаграмм:

1. Активизировать диаграмму.

2. Щелкнуть по элементу

^,v - перемещение между элементами

<,>выбор точек ряда

Имя выделенного объекта появляется в строке формул - в поле имя.

Для редактирования удобно использовать контекстное меню, которое содержит операции для выделенного элемента.

Формат ряда данных

Манипуляция данными.

Excel поддерживает несколько инструментальных средств СУБД: формы ввода, сортировка и т. д.

Сортировка данных.

1. Выбрать любую непустую ячейку.

2. Данные => Сортировка (появится окно «Сортировка диапазона»).

3. В списке «Сортировать по » указать поле, по которому сортируется рабочий лист.

4. Если выбран «Идентифицировать поля по подписям» (1-я строка диапазона), то в выпадающем списке приводятся названия столбцов первой строки; опция «обозначением столбцов листа», 1-я строка рассматривается как обычная запись - в списке: Столбец А …

5. Выбрать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Сортировка сразу по нескольким полям - используются списки «Затем по» и «В последнюю очередь, по». Указать в них поля, по которым надо упорядочивать данные, если значения предыдущих полей совпадут.

6. «ОК».

Быстрая сортировка: щелкнуть в любой ячейке столбца и по кнопке или .

При выполнении этой команды отображается диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором имеются следующие основные разделы:

§ Сортировать по - выбор столбца, по которому нужно сортировать в первую очередь;

§ Затем по - определение столбца, по ячейкам которого следует выполнять сортировку в том случае, если равны соответствующие значения в столбце, указанном в поле Сортировать по.

§ В последнюю очередь по - выбор столбца, по которому сортировка должна выполняться в случае равенства значений в ячейках каких-либо строк первых двух столбцов, которые выбраны в полях Сортировать по и Затем по.

При этом в каждом из приведенных разделов можно указать направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Кроме того, в этом окне имеется также размен Идентифицировать поля по, который отображает в полях сортировки либо содержимое первой строки выделенного диапазона ячеек, либо название соответствующего столбца листа.

Фильтрация.

1. Выбрать непустую ячейку; Данные => Фильтр => Автофильтр. В 1-ой строке столбца появится стрелка выпадающего списка. При помощи этих кнопок можно выбрать строки таблицы, которые необходимо вывести на экран.

2. Активизировать заголовок столбца, который надо отфильтровать.

3. < Alt+a> или стрелка выпадающего списка - критерий фильтра.

4. Указать критерий:

а) (Все) - отобразить все данные,

б) (Первые 10) - вывод записи с наибольшим (наименьшим) значением указанного поля (просмотр от 2 до 500 записей),

в) (Условие…) - использовать пользовательский Автофильтр - указывается то значение, которое «пропускается» через фильтр,

г) (Пустые) - отображает на экране записи, которые ничего не содержат,

д) (Непустые) - содержащие строки.

5. После выбора - выводятся отфильтрованные данные (числа становятся синими в номерах строк).

Опция (Все) - возврат всех записей.

При выборе одной из опций раскрывающегося списка: Все, Первые 10 или Условие, на экран могут выводиться все строки списка, часть списка наибольших или наименьших значений, а также элементы списка удовлетворяющие указанному условию.

Данные => Фильтр => Автофильтр (повторно) - возврат в обычный режим просмотра (без фильтра). Стрелки исчезнут.

В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.