Автоматизация директ-маркетинга (на примере ООО "Дело Системы")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМ

тема: Автоматизация Директ-маркетинга

(на примере ООО «Дело Системы»)

Содержание

Введение

1. Организационно-аналитическая часть проекта

1.1 Технико-экономическая характеристика сферы деятельности

1.1.1 Анализ предметной области

1.1.2 Характеристика организации ООО «Дело Системы»

1.1.3 Структура организации

1.2 Обзор существующих автоматизированных систем

1.3 Обоснование выбора программного продукта 1С: Предприятие 8

1.3.1 Характеристика программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8»

1.3.2 Основные преимущества ведения учета в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8»

1.3.3 Функциональные возможности «1С: Бухгалтерия предприятия 8»

1.3.4 Дополнительные возможности

1.4 Постановка задачи

2. Проектно-конструкторская часть

2.1 Эскизное проектирование в среде BPwin

2.2 Технология разработки

2.3 Разработка общих форм и модулей

2.4 Создание форм документов подсистемы

2.4.1 Журнал документов «Взаимодействия»

2.4.2 Документ «Электронное письмо входящее»

2.4.3 Документ «Электронное письмо исходящее»

2.4.4 Документ «Телефонный звонок»

2.4.5 Документ «Встреча»

2.4.6 Документ «Запланированное взаимодействие»

2.5 Создание справочников и регистров сведений

3. Эксплуатация подсистемы

3.1 Настройка почтового сервера

3.2 Обработка взаимодействий

3.3 Загрузка входящих электронных писем

3.4 Формирование исходящих электронных писем

3.5 Регистрация входящих и исходящих телефонных звонков

3.6 Планирование и регистрация встреч

3.7 Планирование взаимодействий

4. Обоснование экономической эффективности проекта

4.1 Теоретические основы экономической эффективности

4.2 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта

4.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта

4.4 Социальный эффект от внедрения проекта

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Введение

В настоящее время в нашей стране происходит коренной перелом в управленческих подходах руководителей предприятий и компаний различных сфер бизнеса. Сильное воздействие внешней среды заставляет их не просто внедрять западные новшества, но и следовать им с адаптациями к окружающим условиям.

Организация отдела маркетинга позволяет предприятию эффективно координировать все маркетинговые мероприятия, как между собой, так и с мероприятиями по обслуживанию клиента; добиться достаточной гибкости, позволяющей быстро реагировать на изменения на рынке; дает адекватные возможности для генерирования новых идей; постоянно обеспечивать правильное соотношение специализации задач маркетинга и знаний продукции и рынка.

Большинство западных специалистов по рекламе сходятся во мнении, что в ближайшие годы директ-маркетинг потеснит все другие виды рекламной деятельности и станет доминирующим в сфере маркетинговых коммуникаций. На мировом рынке директ-маркетинг развивается втрое эффективней, чем реклама в средствах массовой информации, и по сравнению с ней для рекламных агентств вдвое прибыльней.

Одна из причин этого феномена заключается в том, что благодаря повсеместной компьютеризации стало возможным решить прежде неразрешимую задачу - соединить в рекламной кампании массовый охват с индивидуальным подходом к каждому отдельному потребителю.

В развитии бизнеса наблюдается устойчивая тенденция к его ведению с использованием информационных технологий. Вопросы привлечения покупателей, применения новых форм оплаты товаров, совершенствование торгово-складских операций и многое другое постоянно находятся в поле зрения управляющих компаний.

Изменения, происходящие в ходе общего процесса экономических реформ в России, приводят к трансформации учета экономической деятельности хозяйствующих субъектов и, как следствие, открывают новые горизонты в сфере его автоматизации. При этом речь должна идти об автоматизированной гибкости, поскольку "ручная" практически исчерпала свои потенциальные возможности. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Одной из таких систем является программа «1С: Бухгалтерия предприятия 8». Это универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, а также для подготовки форм обязательной (регламентированной) отчетности.

В основе программы лежит гибкая технологическая платформа системы "1С: Предприятие 8", возможности которой позволяют создавать и модифицировать самые разнообразные бизнес-приложения.

«1С: Бухгалтерия предприятия 8» -- программа, представляющая собой совокупность платформы «1С: Предприятие 8» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия». Не без преувеличения можно заметить, что этот программный продукт отвечает всем требованиям, которые связанны с управлением финансами. «1С: Бухгалтерия предприятия 8» является именно тем инструментом, который помогает избавиться от рутинной работы и приближает учет к реальным потребностям современного бизнеса.

«1С: Предприятие 8» позволяет управлять и оперировать массивами информации для финансового менеджмента, что весьма актуально в реалиях современных бизнес-процессов.

Темой моего дипломного проекта была выбрана «Автоматизация директ-маркетинга». В рамках данного дипломного проекта будет разрабатываться подсистема «Директ-маркетинг» для программного продукта «1С: Предприятие 8.2» конфигурации «Бухгалтерия предприятия 2.0».

Выбор темы обусловлен тем, что автоматизация директ-маркетинга в России весьма актуальна и перспективна.

Целью дипломного проекта является повышение эффективности обслуживания клиентов ООО «Дело Системы» за счет разработки подсистемы взаимодействий с клиентами, позволяющей отправлять и получать электронную почту, регистрировать входящие и исходящие телефонные звонки, а так же планировать встречи.

Проект содержит следующие основные разделы: организационно-аналитическая часть, проектно-конструкторская часть, эксплуатация подсистемы, обоснование экономической эффективности.

1. Организационно-аналитическая часть проекта

1.1 Технико-экономическая характеристика сферы деятельности

1.1.1 Анализ предметной области

Коммуникационная политика, или продвижение товаров и услуг - это важнейшая составная часть комплекса маркетинговых мероприятий, представляющую любую форму действий, используемых предприятием для информирования, убеждения и напоминания потребителям о своих товарах, услугах, образах, идеях, общественной деятельности, включающая в себя сочетание рекламы, стимулирования сбыта, персональной (личной) продажи, прямого маркетинга и связей с общественностью. Прямой маркетинг или, как его ещё называют, директ-маркетинг, является частью общей системы маркетинга.

Термин "директ-маркетинг" достаточно уверенно вошел в нашу деловую лексику, и его значение на первый взгляд понятно: директ-маркетинг - это прямое обращение к потребителю. Вообще же существует множество определений. Приведем некоторые из них, чтобы лучше понять данный термин.

Прямой маркетинг предполагает непосредственное общение с тщательно отобранным определенным покупателем, часто в виде индивидуализированного диалога, чтобы получить немедленный отклик.

Прямой маркетинг - маркетинг, использующий различные средства коммуникаций для непосредственного общения с покупателями, рассчитанные на получение определенной реакции. Компании пристально следят за тем, чтобы их маркетинговые предложения соответствовали нуждам узкого сегмента потребителей или даже отдельного покупателя. В одном из экономических словарей приведено следующее толкование: "Директ-маркетинг - это маркетинг, направленный на индивидуального потребителя в соответствии со списком клиентов, составленным самой фирмой".

Т.е. можно сказать, что директ-маркетинг представляет собой вид рыночной деятельности, в которой проявляется особый интерес к индивидуальным запросам потребителя и его личности. Фактически это интерактивное взаимодействие между продавцом и потребителем, направленное на решение маркетинговых задач, которые были поставлены продавцом.

В настоящее время директ-маркетинг (он же прямой маркетинг) становится все более популярным за рубежом. Объяснение его популярности заключается в эффективности директ-маркетинга. Эффективность же в свою очередь состоит в том, что директ-маркетинг основан на индивидуальном подходе к каждому покупателю.

Директ-маркетинг более экономичен, чем обычная реклама в средствах массовой информации, так как он подразумевает создание прямых коммуникаций между продавцом и покупателем, т. е. исчезает необходимость платить многочисленным посредникам, как это происходит при запуске рекламных роликов в СМИ.

При использовании методов директ-маркетинга, как правило, привлекается больший процент целевой аудитории, чем при использовании обыкновенной рекламы.

Кроме того, директ-маркетинг благодаря своей политике индивидуального подхода к покупателям позволяет узнать реакцию покупателя на предложение продавца и при необходимости скорректировать предложение так, чтобы оно максимально устраивало обе стороны. Аналогично покупатель может без труда отследить все расходы и оценить их эффективность, чего невозможно добиться при использовании рекламы в средствах массовой информации.

Прямой маркетинг приносит выгоду и самим маркетологам. Они могут приобрести перечень адресов, содержащий адреса практически любой группы потребителей (начиная от миллионеров и молодых родителей и заканчивая выпускниками вузов). Благодаря этому они могут персонализировать свои предложения и оформлять их в соответствии с требованиями своих клиентов. Пользуясь современными технологиями, специалист по прямому маркетингу может выбрать небольшую группу или даже отдельного покупателя, подготовить маркетинговое предложение, учитывая именно их потребности и желания, и отправить это предложение по индивидуальным средствам связи.

Имеется несколько вариантов подхода к получению рассылочных списков: их можно сделать самостоятельно, получить в порядке какого-либо обмена, приобрести (купить) у специализированных информационных или рекламных агентств, приобрести через сеть статистических служб, у других организаций. Составление собственных рассылочных списков чаще всего начинается с ознакомления с содержанием различных справочников (ведомственных, телефонных, адресных), каталогов различных фирм, ярмарок и выставок, различных публикаций, периодических изданий рекламной, информационной и коммерческой направленности и др. Эта трудоемкая работа требует тщательного, кропотливого и профессионального анализа и может быть отнесена к рангу специальных маркетинговых исследований. Ее главная цель - минимизация удельного веса бесперспективных отправлений, так называемых холостых выстрелов.

Для покупателей потребительских товаров совершение покупок на дому - это приятное, удобное и спокойное занятие, которое экономит время и дает возможность познакомиться с огромным ассортиментом товаров. Покупатели деловых товаров получают подробные характеристики предлагаемой продукции и услуг, не тратя времени на встречи с торговыми представителями.

Прямой маркетинг предоставляет возможность выбора наиболее подходящего времени для взаимодействия с потенциальными покупателями.

И наконец, прямой маркетинг обеспечивает конфиденциальность предложения, благодаря чему стратегия специалистов по прямому маркетингу остается вне поля зрения конкурентов.

Итак, подводя итоги можно выделить то, что может дать директ-маркетинг (ДМ):

· избирательное влияние на целевую аудиторию;

· измеримость, точную оценку эффективности ДМ как маркетингового инструмента;

· закрытость мероприятий от конкурентов;

· возможность тиражировать личный контакт;

· четкую, прогнозируемую и моделируемую обратную связь;

· возможность доказать свою надежность;

· возможность выделиться в перенасыщенном информационном поле.

Директ - маркетинговые акции.

Когда речь заходит о директ - маркетинге (ДМ), первое, что приходит на ум - отправка персонализированных писем некоей группе адресатов. Несомненно, рассылка писем (direct mail) - очень важный, но отнюдь не единственный, инструмент директ-маркетинга. В директ, или прямом, маркетинге есть немало способов установить контакты со своими потенциальными и существующими клиентами, причем, в отличие от привычного рекламного взаимодействия с массами потребителей, сделать это на персонифицированном уровне.

Первый возникающий вопрос - для чего это нужно? Сейчас, когда число предложений на рынке товаров и услуг значительно превышает спрос, компании, работающие в одной сфере, предлагают потребителю примерно одинаковый набор сервисов при незначительной разнице цен. В этих условиях необходимы какие-то дополнительные стимулы, привязывающие потребителя именно к этому поставщику. Большинство компаний в этой ситуации идут проторенной дорогой, пытаясь вызвать лояльность клиентов путем материального вознаграждения за сделанные покупки (бонусные программы, карточки постоянных покупателей, накапливаемые скидки). Но лояльность, вызванная таким способом, весьма непрочна, а потребитель, не задумываясь, уходит к конкуренту, если там вознаграждение выше.

К тому же клиент обычно пользуется услугам той компании, к которой привыкает, которую считает «своей». Такое эмоционально окрашенное отношение можно вызвать только взаимодействием с потребителем на личностном уровне, ведь именно персональный контакт оставляет в сознании яркий след. Директ-маркетинг предлагает установление персонализированных коммуникаций с клиентами, обращение к их эмоциям, учет личных потребностей каждого клиента.

В директ-маркетинге есть немало способов установить контакты со своими потенциальными и существующими клиентами. Выбор форм коммуникаций определяется в каждом случае с учетом целей, стоящих перед компанией, желаемых результатов и характеристик целевой аудитории.

Любую директ - маркетинговую кампанию надо начинать с определения целей и задач, стоящих перед фирмой. В зависимости от целей: приглашение на презентацию или распродажу, поддержание лояльности существующих клиентов, привлечение новых потребителей или продвижение товара - будут разными и способы коммуникации. Нужно определиться, будет ли будущая акция разовой или составит часть регулярной работы с потребителями.

Следующий этап - это формирование списка потенциальных клиентов, которое может происходить как на основе исходных данных, накопленных компанией в ходе работы (сведения об обращениях, приобретенных товарах и пр.), так и “с нуля”. Во втором случае список формируется по признакам целевых групп, интересующих фирму, на основании общедоступных источников (МГТС, MBTG, Желтые Страницы и пр.) или приобретаемых баз данных (Бизнес-Карта, WA-2 регистр, профильные базы данных). Основой для списков физических лиц служат телефонные книги, например, МГТС. Если для проведения директ-маркетинговой кампании фирма обращается в ДМ-агентство или call-центр, возможно использование собственных баз данных этих организаций, которые накапливаются в ходе смежных проектов.

1. Телемаркетинг.

Прежде чем использовать сформированный список потенциальных клиентов в директ-маркетинговой кампании, его надо актуализовать, то есть уточнить содержащиеся в нем сведения. Практика показывает, что даже если компания использует собственную клиентскую базу данных, содержащиеся в ней сведения нуждаются в обновлении. Людям свойственно переезжать, менять номера телефонов, компании иногда меняют не только координаты, но и профиль деятельности. Актуализация проводится в ходе исходящего телемаркетинга, то есть обзвона абонентов. Перед проведением телемаркетинга надо не только разработать параметры базы данных (поля, которые необходимо заполнить), но и предусмотреть средства контроля над опечатками и ошибками. Например, поле для введения московского телефонного номера должно содержать семь символов, не больше и не меньше, а ячейка для электронного адреса - знак “@”.

Установить коммуникации с потребителями можно не используя персонализированные рассылки, с помощью одних только телефонных звонков. В ходе активного телемаркетинга может происходить уведомление о той или иной акции, сбор более подробных данных о клиентах, продажи по телефону.

Активный телемаркетинг незаменим, когда стоит задача создать более подробную базу данных существующих клиентов для долговременных программ лояльности. Грамотно разработанная анкета позволит акцентировать внимание потребителя на заинтересованности компании в личностных отношениях с ним, подчеркнуть интерес к его потребностям, а заодно получить нужную информацию. Также активный телемаркетинг может использоваться как часть программы по поддержанию лояльности существующих клиентов, когда в ходе обзвона они уведомляются о проведении акции, розыгрыше призов, дополнительных возможностях получить скидку или бонус.

Еще одна важная функция телемаркетинга - активные продажи по телефону. В этом случае обычно разделяют работу по обзвону базы данных потенциальных клиентов и непосредственно продажи. Сначала идет обзвон «холодного» списка, после которого получается база данных с «теплыми» контактами. Ее отдают на работу специалистам по продажам, которые, ориентируясь на полученную первичную информацию, анализируют потребности клиента, демонстрируют ему выгоды, получаемые от покупки, и подводят к принятию положительного решения.

Важная составляющая директ маркетинговой кампании - фиксация откликов потребителей. Получателю нужно предоставить быстрый и понятный способ донести свою реакцию до отправителя, выразить свое мнение, объяснить, почему его заинтересовало или не заинтересовало данное обращение.

2. Персонализированная рассылка (direct mail)

Персонализированная рассылка (direct mail) - пожалуй, самый известный и широко применяемый способ обратиться к потребителям в директ маркетинге.

Подготовка предложения для персонализированной рассылки включает в себя два этапа: разработку формы послания и текста и выбор способов доставки. С какими бы целями ни осуществлялась персонализированная рассылка, хорошо, если она вызывает яркие эмоции у получателя. Если, например, стоит задача привлечь посетителей на презентацию нового товара или на распродажу в магазин, можно не просто разослать приглашения, но и дополнить их какой-нибудь забавной или необычной деталью.

3. Почтовая рассылка

Персонализированная почтовая рассылка - эффективный способ коммуникации, когда речь идет о завоевании внимания и привлечении новых клиентов - физических лиц. В отличие от жителей европейских стран, которые ежедневно получают толстые пачки ярких, персонализированных обращений с предложениями товаров и услуг, наши потребители более привыкли к кипам невыразительных рекламных листовок. На этом фоне послание, отпечатанное на качественной бумаге, адресованное лично получателю, не пройдет незамеченным, а, значит, с его содержанием обязательно ознакомятся. Но, главное, это послание должно быть “продающим”, то есть не только иметь привлекательный внешний вид, но и учитывать потребности адресата, ведь одно дело прочитать письмо, другое - купить товар.

4. Рассылка с курьером

Альтернативой почтовой рассылке может стать рассылка предложений с курьером. Этот способ обычно используется для особо важных клиентов, в случае вручения подарков и призов или при рассылке объемного пакета документов.

5. SMS - сообщения

Статистика утверждает, что ежемесячно в сетях мобильной связи передается около 1 миллиарда сообщений. В данный момент некоторые компании России уже используют sms-сообщения для рекламы своей продукции. Отправляемые рекламные сообщения обычно имеют завуалированную форму.

6. Электронная рассылка

Электронная рассылка хороша как способ коммуникации для определенных категорий целевой аудитории (например, молодежи, офисных работников).

Рассылка по электронной почте может быть самостоятельным средством обращения или дополняться другими средствами взаимодействия, например, почтовой рассылкой. Персонализированная электронная рассылка принципиально отличается от спама - незапрашиваемых рекламных посланий, с которыми сталкиваются практически все обладатели электронных ящиков и которые вызывают немалое раздражение. В директ - маркетинге рассылка проводится с согласия получателей на имена конкретных адресатов. Получатель заранее узнает о том, что на его имя будет отправлено письмо (при актуализации), и сам предоставляет адрес электронной почты. Если его не интересует предложение, он просто не дает свою контактную информацию.

7. Интернет-сайт.

Существует вариант, когда наряду с электронной рассылкой для контактов с потребителями задействуется интернет-сайт. При этом на сайте может дублироваться информация о проводящейся акции, или же электронная рассылка отправляет на сайт в сети, который в данном случае используется как источник дополнительной информации о продукции. Обычно там можно также заказать товар.

Параллельно с созданием и актуализацией базы данных начинается подготовка обращения, а затем собственно коммуникация с существующими или потенциальными клиентами компании.

Разработка базы данных о потенциальных и существующих клиентах.

В основе директ-маркетинга всегда лежит база данных существующих и потенциальных клиентов. Любая компания уже имеет свою базу данных, будь то стандартная бухгалтерская программа с реквизитами контрагентов компании, или множество таблиц Excel, с которыми привыкли работать менеджеры по продажам. Но для проведения маркетинговых мероприятий, да и просто для работы с текущими клиентами на разных стадиях цикла продаж, нужна единая база данных, содержащая в себе информацию, как о перспективных клиентах, так и о существующих.

Особенность директ-маркетинга заключается в том, что чем дольше работаешь с клиентом, тем лучше результат, поэтому необходимо иметь возможность фиксировать в базе произвольную информацию, характеризующую клиента или конкретное контактное лицо в компании-контрагенте. Например, если мы занимаемся продажей компьютерного оборудования, то нам необходимо фиксировать, сколько и какие компьютеры сейчас стоят у перспективного клиента, как давно они были куплены, когда планируется заменить или закупить новую технику и т.д.

Для установления доверительных отношений с клиентом желательно также хранить и личную информацию, например его день рождения, любимое блюдо и, например, как зовут детей нашего клиента и сколько им лет. Вся эта информация должна фиксироваться в карточке контрагента и в дальнейшем может быть использована для формирования списков рассылки. Например, можно разослать 8 марта поздравления всем женщинам, для этого в карточке должен отражаться пол контрагента.

Примеров задания сложных критериев выбора интересующего сегмента из всего списка можно привести великое множество.

У каждой компании клиенты имеют свои особенности, поэтому создать универсальную структуру базы данных, подходящую любым компаниям, скорее всего не получится. Да это и не нужно, главное чтобы программное обеспечение позволяло нам заводить произвольное количество новых полей (поле - это единица информации, описывающая определенный параметр контрагента, обычно для работы хватает 100 полей). Чтобы не загружать карточку большим количеством информации, в которой трудно ориентироваться, необходимо чтобы в интерфейсе системы была предусмотрена возможность визуальной группировки этих полей, например по разным закладкам карточки. Тогда разные сотрудники смогут работать с разной информацией по одному клиенту и не мешать друг другу.

При работе с контрагентами мы все-таки работаем не с компанией, а с конкретными людьми. Поэтому необходимо, чтобы мы имели возможность в системе фиксировать организационную или функциональную структуру нашего контрагента и хранить различные связи между сотрудниками компании.

1.1.2 Характеристика организации ООО «Дело Системы»

ООО «Дело Системы» существует на рынке ИТ автоматизации бизнеса с 1995-го года.

За это время организация закрепилась и приобрела довольно высокий статус на рынке ИТ. Услугами центра воспользовались более 10 тысяч предприятий и фирм различных форм собственности Москвы и Московской области, а также других регионов РФ.

На данный момент «Дело Системы» представляет услуги по:

· Обслуживанию владельцев продуктов «1С:Предприятия 8» по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС);

· Сопровождению и поддержке типовых и нетиповых (измененных) конфигураций по индивидуальным договорам;

· Продаже и внедрению лицензионных:

ь Программных продуктов 1С:Предприятие (7.7 и 8.Х версий);

ь Программных продуктов «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Управление торговлей 8»; «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»; «1С:Комплексная автоматизация 8»; «1С:Управление производственным предприятием 8»; «1С:Консолидация 8»; «1С:Платежные документы 8»; «1С:Налогоплательщик 8»; «1С:Розница 8»; «1С:Архив 8»; «1С:Управление небольшой фирмой 8»; «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»; «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8»; «1С:Свод отчетов 8»; «1С:Управляющий 8».

ь Программных продуктов и баз данных других отечественных и зарубежных фирм, производителей программного обеспечения;

· Доработке типовых и нетиповых версий «1С:Предприятие 8»;

· Разработке специальных проектов;

· Индивидуальным консультациям;

· Обучению в Учебном центре (Центр Сертифицированного Обучения) программным продуктам системы «1С:Предприятие 8»

1.1.3 Структура организации

Организация ООО «Дело Системы» состоит из следующих подразделений:

· Администрация

· Отдел продаж

· Отдел сопровождения

· Отдел внедрения

· Проектный отдел

· Линия консультации

· Отдел поддержки ИТС (Информационно-технологического сопровождения)

· Учебный центр

1.2 Обзор существующих автоматизированных систем

Программных продуктов по комплексной автоматизации предприятий, бухгалтерской и торговой деятельности в частности, существует большое множество. Среди них самые известные:

· 1С (серия программ «1С:Бухгалтерия предприятия»);

· АйТи (семейство «БОСС»);

· Атлант - Информ (серия «Аккорд»);

· Галактика - Парус (серия программ «Галактика» и «Парус»);

· ДИЦ («Турбо - бухгалтер»);

· Интеллект - сервис (серия «БЭСТ»);

· Инфин (серия программных продуктов от «мини» до «макси»);

· Информатик («Инфо - бухгалтер»);

· Инфософт («Интегратор»);

· Омега (серия «Abacus»);

· Цифей («Эталон»);

· R-Style Software Lab («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).

Коротко остановимся на некоторых из выше перечисленных программ:

Фирма «1С», система «1С:Бухгалтерия предприятия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка - главная книга - баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости (как правило так и бывает ) можно перенастроить , изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу «1С: Бухгалтерия предприятия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Хотя базовые компоненты недоступны пользователю, функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации. Это предоставляет пользователям возможность быстро и эффективно модифицировать конфигурацию, с которой работает предприятие, вводить в нее новые задачи, документы, системы учета, подстраиваться под изменение законодательства. Для этого, конечно, требуется работа программистов, знающих встроенный язык среды «1С: Предприятие» и ее систему взаимосвязанных компонентов.

В новой версии «1С: Бухгалтерия предприятия» для платформы 8.2 значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В новой версии имеются более мощные средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 8.2 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы.

Корпорация «Галактика - Парус» предлагает программу «Парус». Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово - хозяйственную деятельность предприятия.

Программа "Парус" для SQL-сервера или Oracle является открытой системой, и ее функции могут расширяться с помощью прямого обращения к SQL- серверу и к базовым функциям программы.

Система «БЭСТ» является в первую очередь торговой системой, но тем не менее обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы, расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему, большинство настроек может быть выполнено самостоятельно пользователем, без привлечения специалистов фирмы - разработчика. Стоит отметить, что «БЭСТ» является закрытой системой и не может быть изменена пользователем. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий.

1.3 Обоснование выбора программного продукта 1С: Предприятие 8

В настоящее время на рынке программных продуктов предлагаются различные информационные системы, предназначенные для решения задач бухгалтерского, налогового, складского учета и торговой деятельности предприятия. Среди них выделяется «1С:Предприятие 8» - комплексная система автоматизации управления предприятиям, в которой реализованы в полном объеме все необходимые функции, так же данная система отличается высокой производительностью и мобильностью. Она постоянно дорабатывается и модернизируется, приобретая всё больше дополнительного функционала и обладает всеми возможностями, необходимыми для ведения учета на любом предприятии.

При разработке платформы "1С: Предприятие 8" ее создатели сразу ориентировались на получение целостной базовой платформы, которая будет использоваться для построения разнообразных прикладных решений. При этом данные прикладные решения могут создаваться не только специалистами фирмы «1С», но и множеством других разработчиков, которые являются экспертами в тех или иных отраслях производственной деятельности. Поэтому платформа изначально проектировалась как тиражируемый продукт. Этот продукт включает все необходимые технологии для эксплуатации бизнес-приложений и инструменты для их разработки и модификации.

Опыт разработки прикладных решений показывает, что значительная часть разработчиков не создает программы с нуля, а лишь дорабатывает типовые решения. Высокий уровень настраиваемости решений на специфические требования пользователя является одним из важных преимуществ столь четкого разграничения между платформой и прикладными решениями.

Данное обстоятельство определяет особые требования к наглядности и простоте понимания разработчиком уже существующих решений, а также максимально учитывается во всех механизмах платформы. Выделение прикладного решения как самостоятельного элемента позволяет сформировать целую область создания, распространения и поддержки разнообразных прикладных систем. В этой области можно сконцентрировать свои усилия только на специфике данного класса задач.

В принципах построения платформы "1С:Предприятие 8" изначально заложена строгая ориентация на разработку прикладного решения на основе определенной модели.

Модель - это вся идеология построения прикладного решения. Здесь и способы построения структур данных, и типы связей между данными, и принципы управления данными, и форматы описания бизнес-логики, и способы связи данных с объектами интерфейса, и разделение функциональности по уровням системы, а также многое другое.

Важно, что все приложения должны следовать принятой модели. Этим обеспечивается единообразие и предсказуемость их поведения. Таким образом, разработчик, который желает отразить в прикладном бизнес-решении специфику той или иной предметной области, имеет вполне определенный набор способов реализации задачи средствами, заложенными в платформу. Безусловно, такой подход в чем-то ограничивает свободу разработчика, но в то же время он защищает от множества ошибок и позволяет довольно быстро получить работоспособное решение, которое в дальнейшем сможет развиваться и поддерживаться не только им, но и другими специалистами.

Кроме того, наличие единой модели принципиальным образом сказывается и на простоте освоения системы. Вся разработка ведется в рамках одной сквозной системы понятий и в едином пространстве типов данных. У разработчика не возникает необходимости осваивать несколько моделей представления и тратить усилия на реализацию переходов между ними на разных уровнях.

В системе "1С: Предприятие" все операции редактирования данных (создание, изменение и удаление) проводятся только с использованием объектной техники. Разработчики взаимодействуют с базами данных не на уровне записей, а с помощью объектов, соответствующих хранимым в базах данных сущностям. Работа с объектными сущностями поддерживается представлением сущностей базы данных в виде объектов встроенного языка программирования и специальными типами данных, служащими для представления объектных ссылок (ссылок на объекты базы данных). Зная объект, легко получить его ссылку: зная ссылку - извлечь объект из базы данных. Данная техника обеспечивает наглядный и естественный способ описания в исходном коде алгоритмов бизнес-логики, манипулирующих объектами, и гарантирует логическую целостность данных при любых операциях. Это напоминает написание приложений объектных баз данных, с той лишь разницей, что сохранение данных происходит в таблицах реляционной СУБД. При этом в модулях, написанных на встроенном языке, может одновременно присутствовать несколько объектов, относящихся к одной единице базы данных.

Для изменения хранимых данных не требуется писать сложные запросы и преобразовывать результаты их обработки в объекты языка программирования. Достаточно получить объект из базы данных, изменить его свойства и снова сохранить. Разработчик при этом имеет возможность написать обработчики событий, связанных с изменением данных, выполняя с их помощью различные проверки и изменяя при необходимости другие данные.

Платформа обеспечивает работу конфигурации и позволяет вносить в нее изменения или создавать собственную конфигурацию.

Существует одна платформа - 1С:Предприятие 8, и множество конфигураций. Для функционирования какого-либо прикладного решения всегда необходима платформа и какая-либо (одна) конфигурация.

Сама по себе платформа не может выполнять никаких задач автоматизации, так как она создана для обеспечения работы какой-либо конфигурации. То же самое с конфигурацией: чтобы выполнить те задачи, для которых она создана, необходимо наличие платформы, которая и управляет ее работой.

Тут и выходит на передний план конфигурируемость системы, поскольку платформа, помимо управления работы конфигурацией, содержит средства, позволяющие вносить изменения в используемую конфигурацию. Более того, платформа позволяет создавать свою собственную конфигурацию "с нуля", если по каким-либо причинам использование типовой конфигурации представляется нецелесообразным.

1.3.1 Характеристика программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8»

«1С: Бухгалтерия предприятия 8» по праву считается универсальной программой ведения бухгалтерского и налогового учета. Она позволяет вести полноценный учет и получать регламентированную отчетность для сдачи в государственные фонды. Это решение позволяет автоматизировать учет в организациях, осуществляющих любые виды деятельности, такие как оптовая, розничная, комиссионная торговля, услуги, производство, зарплата и т.д. Программу могут использовать как предприниматели, ведущие налоговый учет на общих основаниях, так и частные предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения или на едином налоге. Регламентированный учет в программе, реализован в соответствии с действующим законодательством, а все изменения оперативно реализовываются в новых версиях программы или в регламентированной отчетности.

Конфигурация «1C: Бухгалтерия предприятия 8» обеспечивает универсальность к подходу решения бухгалтерских задач, стоящих перед бухгалтерами и экономистами их бухгалтерского отдела предприятия. Может помочь бухгалтерии самостоятельно выписывать первичные документы, вести учет продаж и т.д. в небольших предприятиях. В программу могут вводить информацию сотрудники других служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль над настройками информационной базы.

В конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия 8» бухгалтерский и налоговый учет ведутся параллельно. Реализовано два плана счетов. Один - для бухгалтерского учета, другой - для налогового учета (по налогу на прибыль). Для ведения двух учетов используются легко сопоставимые счета. Коды счетов налогового учета соответствуют кодам счетов бухгалтерского учета. Такой подход существенно облегчает выполнение требований ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». При работе с планами счетов пользователь может добавлять собственные счета и субсчета в режиме «1С: Предприятие». В конфигурации существует возможность отменить ведение ПБУ 18/02, если организация это положение по бухгалтерскому учету не применяет. Есть возможность отменить одновременное ведение учетов (бухгалтерского и налогового) и применять только одно из них.

В единой информационной базе возможно ведение бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций, используя при этом общие справочники, с подготовкой регламентированной отчетности по каждой организации.

Учет продаж, учет комиссионной торговли (учет у комитента и комиссионера), учет банковских и кассовых операций, учет основных средств и нематериальных активов, учет расчетов с контрагентами, учет косвенных расходов, учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет, также возможно реализовать в конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

Бухгалтерский и налоговый учет в «1С: Бухгалтерии предприятия 8» ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В программе отражены положения Налогового Кодекса РФ, федеральных законов и постановлений Правительства РФ, приказов Минфина РФ, ПБУ и других нормативных актов.

В «1С: Бухгалтерию предприятия 8» включены формы бухгалтерской отчетности и налоговые декларации, формы статистики, отчетность предприятия по НДФЛ и взносам в ПФР. Все формы отчетности соответствуют нормативным документам.

Бухгалтерская и налоговая отчетность своевременно обновляется, оперативно отражая все существенные изменения законодательства.

В саму «1C: Бухгалтерию предприятия 8» заложена возможность совместного использования с такими программами как «1C: Управление торговлей», «1C: Зарплата и Управление Персоналом». Также есть возможность сделать совместный обмен данными с любыми другими конфигурациями, созданными на «1С: Предприятие 8».

1.3.2 Основные преимущества ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8»

Существует несколько преимуществ ведения учета в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8»:

1. Ввод первичной информации в программе осуществляется с помощью документов, которые формируют записи по плану счетов и в разрезе дополнительных аналитик. Это позволяет получать стандартные бухгалтерские отчеты по оборотам на счетах и дополнительные расширенные отчеты для глубокого анализа деятельности компании. Каждый документ в программе соответствует печатным первичным документам бухгалтерского учета. В случае если нужно выполнить нестандартную операцию, используется ручное формирование проводок по плану счетов;

2. В программе реализован партионный учет товаров, материалов и готовой продукции. Это позволяет выполнять списание одним из нескольких методов - по средней себестоимости товаров; по ФИФО (сначала списываются товары, поступившие раньше) и ЛИФО (сначала списываются товары, поступившие позже). При необходимости учет товаров в программе можно вести в разрезе нескольких складов. Это позволяет контролировать остатки и движения по, например, удаленным складам;

3. Для автоматизации розничной торговли предусмотрена работа с торговыми точками. Автоматизирован учет комиссионной торговли;

4. Для контроля денежных потоков компании в программе ведется учет движения наличных и безналичных денежных средств, в разрезе касс и банковских счетов. Возможны операции по обмену валюты;

5. Программа позволяет вести расчеты с контрагентами и подотчетными лицами в разных валютах и оперативно получать состояние взаиморасчетов;

6. Немаловажным для бухгалтерии является полноценный учет основных средств и нематериальных активов: поступление, принятие на учет, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация;

7. Реализован учет основных производственных операций, а именно автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг.

8. Программа позволяет начислять заработную плату сотрудникам предприятия, рассчитывать отчисления в фонды и производить выплату заработной платы через кассу или перечислять на лицевые счета работников в банке;

9. При необходимости в программе можно вести учет нескольких организаций работающих с едиными списками товаров, клиентов и т.д.

1.3.3 Функциональные возможности «1С: Бухгалтерия предприятия 8»

«1С: Бухгалтерия предприятия 8» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д.

Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами.

В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль над настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.

С помощью "1С: Бухгалтерии предприятия 8" можно вести бухгалтерский и налоговый учет хозяйственной деятельности нескольких организаций. Учет по каждой организации можно вести в отдельной информационной базе. В то же время "1С: Бухгалтерия предприятия 8" предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе. Это будет удобно в ситуации, когда хозяйственная деятельность этих организаций тесно связана между собой: при этом в текущей работе можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, собственных складов и т.д., а обязательную отчетность формировать раздельно. Благодаря возможности ведения учета деятельности нескольких организаций в единой информационной базе, конфигурация может использоваться и в небольших организациях, и в холдингах со сложной организационной структурой.

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован согласно ПБУ 5/01 "Учет материально - производственных запасов" и методическим указаниям по его применению. В соответствии с учетной политикой организации поддерживаются следующие способы оценки МПЗ:

· по средней себестоимости;

· по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

· по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО).

На счетах бухгалтерского учета ТМЦ может вестись учет по местам хранения (складам). Складской учет может быть как количественным, так и количественно-суммовым. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они выбывают. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

В "1С: Бухгалтерии предприятия 8" регистрируются данные инвентаризации, которые автоматически сверяются с данными учета. На основании инвентаризации отражается выявление излишков и списание недостач.

В «1С: Бухгалтерии предприятия 8» ведется контроль за движением и наличием товарно-материальных запасов предприятия и реализован учет материалов, товаров и продукции. Причем ТМЦ учитываются не только в разрезе складов, но и партий, также могут дополнительно учитываться страна происхождения и ГТД номенклатуры. С помощью соответствующих документов отражаются в учете следующие действия:

o инвентаризация ТМЦ;

o закупка/оприходование ТМЦ;

o реализация/списание ТМЦ;

o перемещение ТМЦ между складами.

Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Все операции по оптовой торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками.

Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику.

Автоматизирован учет комиссионной торговли как в отношении товаров, взятых на комиссию (у комитента), так и переданных для дальнейшей реализации (комиссионеру). Возможно отражение операций и по передаче товаров на субкомиссию. При формировании отчета комитенту или регистрации отчета комиссионера можно сразу произвести расчет и отразить удержание комиссионного вознаграждения. Автоматизированы операции по учету возвратной многооборотной тары. Учтена специфика налогообложения таких операций и расчетов с поставщиками и покупателями.

В "1С: Бухгалтерии предприятия 8" могут использоваться нескольких типов цен, например: "Оптовая", "Мелкооптовая", "Розничная", "Закупочная" и т.п. Это упрощает отражение операций поступления и реализации.

В "1С: Бухгалтерии предприятия 8" реализован учет движения наличных и безналичных денежных средств. Поддерживается ввод и печать платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров. Автоматизированы операции по расчетам с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами, внесение наличных на расчетный счет и получение наличных по денежному чеку. При отражении операций суммы платежей автоматически разбиваются на аванс и оплату.

На основании кассовых документов формируется кассовая книга установленного образца.

Реализован механизм обмена информацией с программами типа "Клиент банка". Вести учет возможно как в рублях, так и в иностранных валютах. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете также автоматическое.

Учет расчетов с поставщиками и покупателями можно вести в рублях, условных единицах и иностранной валюте. Курсовые и суммовые разницы по каждой операции рассчитываются автоматически.

Расчеты с контрагентами можно вести по договору в целом или по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.). Способ ведения расчетов определяется конкретным договором.

При оформлении документов поступления и реализации можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.

Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств" и ПБУ 14/2000 "Учет нематериальных активов". Автоматизированы все основные операции по учету.

В программе "1С: Бухгалтерии предприятия 8" возможны следующие операции над основными средствами:

o поступление;

o принятие к учету;

o модернизация;

o передача;

o продажа/списание.

Все эти операции регистрируются соответствующими документами.

Амортизируются ОС автоматически, на основе внесенных в информационную базу сведений, необходимых для бухгалтерского и налогового учета. Возможно распределение сумм начисленной амортизации за месяц между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков начисления амортизации.

Учет нематериальных активов сходен с учетом основных средств в таких операциях:

o поступление;

o выбытие;

o изменение состояний;

o амортизации.

НМА может быть задан как результат научно-исследовательских работ (НИОКР), тогда в первоначальной стоимости объекта учитываются затраты на НИОКР.

Автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством. Учет выпущенной готовой продукции в течение месяца ведется по плановой себестоимости. В конце месяца рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг.

Номенклатуру и количество материалов и комплектующих для передачи в производство можно автоматически рассчитать на основании данных о выпущенной продукции и сведений о нормативах расхода (спецификации).

Для сложных технологических процессов, предполагающих промежуточные стадии с учетом выпуска полуфабрикатов, поддерживается складской учет полуфабрикатов и автоматический расчет их себестоимости.

Для учета общехозяйственных расходов поддерживается применение метода "директ-костинг". Этот метод предусматривает, что общехозяйственные расходы списываются в месяце их возникновения и полностью относятся на стоимость реализованной продукции. Если в организации метод "директ-костинг" не применяется, то общехозяйственные расходы распределяются между стоимостью произведенной продукции и незавершенным производством. При списании косвенных расходов возможно применение различных методов распределения по номенклатурным группам продукции (услуг). Для косвенных расходов возможны следующие базы распределения: