Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей -- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник [24].

Основные документопотоки в организации:

· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [23].

Входящий документопоток Дирекции складывается из:

· документов вышестоящих организаций. Например, распоряжения, поступающие из головного офиса, приказы из государственного комитета РФ по строительству и жилищно-коммунальному комплексу и другие.

· документов от подведомственных организаций. Например, заявки на материалы, данные по котельным, объяснительные и другие.

· документов от несоподчиненных организаций. Например, гарантийные письма, договора и другие.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в Дирекции и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Например, письма, ежегодная паспортизация, заявки, предписания и другие.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в ОАО «РЖД», не выходящие за ее пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах организации. К ним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности. Например, перечень котельных, подготовленных к отопительному сезону, должностные инструкции, протоколы совещаний и другие. В ОАО «РЖД» внутренняя переписка между должностными лицами и структурными подразделениями обычно ведется через единую автоматизированную систему электронного документооборота (ЕАСД) или телефон.

Каждый документопоток в Дирекции имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Таким образом, документооборот в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовсого территориального участка составляет менее 10 тыс. документов в год. В составе присутствует три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. Основными характеристиками документопотока являются качественные и количественные характеристики.

Объем документооборота подсчитывается для того, чтобы определить уровень загруженности секретаря, чтобы в дальнейшем перераспределять обязанности, увеличивать или уменьшать штат и определить необходимость внедрения автоматизированных технологий в работу с документами.

2.2 Организация делопроизводства в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Форма делопроизводства в Дирекции централизованная: служба ДОУ отсутствует, а работа с документами и документирование деятельности, в частности руководителя, осуществляется секретарем. Он назначается на должность и освобождается от должности директором Дирекции.

Централизованная форма делопроизводства предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив [20].

Секретарь подчиняется непосредственно директору Дирекции и взаимодействует в процессе работы со всеми необходимыми для качественного выполнения ее обязанностей сотрудниками других подразделений, подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД».

В деятельности делопроизводителя представлен полный комплекс функций, предназначенный для выполнения качественной работы секретаря. Также, секретарь выполняет дополнительные функции, не связанные с его секретарской деятельностью. Например, ведет учет рабочего времени сотрудников (табель, отпуска, больничные); готовит списки дней рождения сотрудников Дирекции. Данные функции было бы целесообразно выполнять сотрудникам отдела кадров.

В своей работе секретарь опирается на Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Она разрабатывается в головном офисе Железной дороги и утверждается приказом президент ОАО «РЖД».

Инструкция является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Инструкция разработана на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т. д., но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» отражаются все особенности постановки делопроизводства: структура службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций, наличие архивов в традиционной и электронной форме и т. д.

В инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» содержатся все необходимые разделы, их содержание соответствует их названию и назначению. Например, раздел «контроль за исполнением документов и принятых решений» устанавливает организацию контроля исполнения, осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами, осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества, а также автоматизированную систему контроля исполнения.

Инструкция по делопроизводству подписывается президентом ОАО «РЖД» и утверждается приказом президента ОАО «РЖД».

После утверждения инструкция тиражируется и передается во все структурные подразделения и филиалы.

Инструкция по делопроизводству содержит все необходимые реквизиты, оформленные по ГОСТу Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Это такие реквизиты, как: эмблема организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, гриф утверждения документа, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись.

Таким образом, инструкция по делопроизводству ОАО «РЖД» индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Также, в своей деятельности секретарь опирается на должностную инструкцию. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника [25].

В должностной инструкции секретаря содержатся все необходимые разделы, их содержание соответствует их названию и назначению. Например, раздел «Обязанности» устанавливает порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые секретарь обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности. В данном разделе закреплен полный исчерпывающий список обязанностей секретаря по каждой выполняемой им функции. Раздел «Права» закрепляет круг прав, предоставляемых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав.

Должностная инструкция подписана руководителем структурного подразделения и утверждена начальником Свердловской Дирекции тепловодоснабжения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу.

Оформлены должностные инструкции на общем бланке организации.

Должностная инструкция содержит все необходимые реквизиты, оформленные по ГОСТу Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Это такие реквизиты, как: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Секретарь в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка имеет образование несоответствующее занимающей должности, однако она проходила курсы секретаря и опыт работы на данной должности более десяти лет, а также читает соответствующую литературу. Для повышения квалификации раз в два года ее отправляют на курсы по секретарскому делу. Таким образом, даже если секретарь в Дирекции не имеет высшего образования по данной специальности, но она периодически повышает свою квалификацию, просматривает соответствующую литературу и имеет большой стаж работы секретарем, можно сделать вывод, что человек подготовлен для выполнения секретарских обязанностей.

Рабочее место сотрудника находится на втором этаже двухэтажного здания и расположено так, что секретарь не может видеть кто заходит к директору. Это является большим минусом расположенности кабинета секретаря.

Рабочее места секретаря включает в себя две зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат и др. В кабинете также должна быть зона обслуживания посетителей, но в данном случае она отсутствует.

Рабочий кабинет обеспечен всей необходимой мебелью и современной оргтехникой для качественного выполнения своих обязанностей.

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. В Дирекции соблюдаются почти все санитарно-гигиенические нормы. Исключение составляет - шумоизоляция.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что кабинет секретаря оснащен всей необходимой оргтехникой для работы, имеет благоприятные санитарно-гигиенические условия, однако при анализе рабочего места секретаря было выявлено несколько недостатков:

· секретарь не может видеть, кто заходит к руководителю;

· в кабинете не имеется зоны обслуживания;

· не соблюдаются условия шумоизоляции.

Таким образом, делопроизводство Дирекции организовано в центролизованном формате. При централизованной системе ДОУ, где объем обрабатываемых документов невелик и создание службы ДОУ нецелесообразно, всю работу с документами выполняет секретарь.

В своей деятельности он опирается на такие локальные акты как инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» и Должностная инструкция. В Должностной инструкции приведен исчерпывающий список функций секретаря, однако имеются и такие функции, которые не связаны с секретарской деятельности.

Рациональная организация труда секретаря складывается из организации рабочего места и условий труда. В кабинете секретаря имеется вся необходимая мебель и оргтехника для качественной работы, однако неправильным в организации рабочего места является расположение и площадь кабинета. Секретарь должен видеть всех, кто заходит к руководителю, а также иметь в своем кабинете зону обслуживания посетителей. В Дирекции эти условия не соблюдается. Был также установлен недостаток в санитарно-гигиенической норме. Из-за того, что офис Дирекции находится совсем рядом с перегоночным пунктом вагонов, а условие шумолизоляции не соблюдается - снижается работоспособность сотрудников.

2.3 Технологические этапы работы с документами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Работа с документами строится в рамках каждого документопотока.

Работа с входящими документами состоит из следующих этапов:

Первоначальная обработка поступающих документов в Дирекцию осуществляется в день поступления документов, а при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы с пометками "Срочно", "Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие по каналам телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь. Обработка отправляемых документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день, ели документ был зарегистрирован в позднее время.

При первоначальной обработке обычно проверяются:

· правильность доставки;

· сохранность и целостность конверта;

· комплексность и целостность вложений.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки для того, чтобы убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.

Далее конверт вскрывают и проверяют наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте. Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные работникам общества с пометкой «Лично» и конверты с документами, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.

При обнаружении повреждения документа, отсутствии в конверте документа (приложения) или подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствии сопроводительного письма к документу с электронной копией сообщается отправителю и составляется при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается у секретаря.

Конверты после проверки документов не уничтожают, а передают вместе с документами адресатам. Однако по правила документооборота все конверты должны уничтожаться, кроме нескольких случаев:

· если поступило обращение гражданина;

· если внутри документа не стоит дата или, если документ доставлен с опозданием, просрочен, то по конверту, с помощью почтового штемпеля определяется дата отправки.

Также в Дирекции принята Единая автоматизированная система электронного документооборота (ЕАСД), позволяющая получать письма сотрудникам напрямую, не проходя через секретаря. Обычно такая корреспонденция не регистрируется. Это упрощает работу секретаря, сокращает время доставки, обработки и поиска документов.

Таким образом, при приеме и первичной обработке документов была выявлена ошибка - не уничтожение конвертов. По правилам делопроизводства конверты после проверки документов должны уничтожаться, исключению подлежат только нес5колько случаев, приведенных выше.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы подразделяются на две группы: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам, как правило, относят рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения и др.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Секретарь сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и докладывает их руководителю подразделения или непосредственно исполнителю. Если исполнителей несколько, то документ множится. При регистрации документа секретарь проставляет порядковый номер и дата поступления документа в Дирекцию.

При регистрации документа, секретарь проверяет:

· правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

· наличия удостоверяющих реквизитов.

Если документ соответствует данным критериям, то его регистрируют.

Таки образом, можно сказать, что этап «предварительное рассмотрение, регистрация и распределение» выполняется строго по Инструкции по делопроизводству и не было замечено каких-либо ошибок.

Руководитель подразделения рассматривает поступившие документы:

· содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - в первую очередь;

· поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 17 часов), - по мере их поступления;

· поступившие в подразделение после 17 часов, - до 10 часов следующего рабочего дня.

При просмотре документов, руководитель ставит на них свою резолюцию, где указывает, кому отправить этот документ на исполнение, сроки исполнения и суть задания. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то работник, чья фамилия указана первой, считается ответственным исполнителем. Именно он организовывает работу по исполнению документа всеми сотрудниками, указанными в резолюции. В этом случает документ либо передается ответственному исполнителю, который в свою очередь, направляет его другим исполнителям в определенном порядке, либо данный документ множится и передается всем исполнителям одновременно.

Чтобы документы не терялись, их передают под роспись.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с «замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель повторяет всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что данный технологический этап выполняется правильно и не содержит какие-либо ошибки.

Работа с исходящими документами состоит из таких этапов, как:

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он приносит секретарю проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа были приложены замечания руководителя, они обязательно прикладываются к проекту.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что данный технологический этап выполняется правильно и не содержит какие-либо ошибки.

Регистрация исходящих документов похожа с регистрацией входящих. Также проставляется порядковый номер, однако, дата ставится, когда документ был создан. На данном этапе также не было замечено каких-либо ошибок.

Далее следует обработка отправляемой корреспонденции, она включает:

· сортировку;

· вложение в конверты;

· адресование;

· сдачу в отделение связи (на почту).

При приеме документов на отправку, обязательно проверяется:

· правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

· наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

· правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Также существует возможность передачи документов по каналам ЕАСД. Необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения, подготовившего документ, исходя из наличия в обществе и организации функционирующих технических и программных средств.

По каналам ЕАСД передаются, прежде всего, документы срочного и оперативного характера. Документы (корреспонденцию) отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.

Исходящие документы принимаются секретарем в рабочие дни до 15 часов (в пятницу - до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу - в 11 и в 14 часов).

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными исполнителями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, оформляются на государственном языке республики с повторением адресов на русском языке. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках - русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения - указывают его на английском языке.

При отправке регистрируемых почтовых отправлений готовится список (реестр) заказной почтовой корреспонденции за подписью руководителя. При приеме корреспонденции почтовое отделение заверяет список подписью оператора почтовой связи и печатью почтового отделения.

Все исходящие документы подготавливаются в двух экземплярах. Первый экземпляр отдается секретарю для отправки, а второй остается у исполнителя. Исполнитель сам подшивает документ в дело. Подшивка исходящих документов в дело аналогична формированию дел входящих документов.

Структурные подразделения ОАО «РЖД» находятся в разных зданиях, поэтому для доставки внутренних документов адресату в основном используют ЕАСД. Если необходим бумажный вариант документа, то за его доставку отвечают курьеры.

Таким образом, технологический этап «отправка документа» выполняется в полной мере и не содержит каких-либо ошибок.

Работа с внутренними документами состоит из следующих этапов:

Процесс создания внутреннего документа аналогичен созданию исходящего документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. Затем документ отправляется на подпись руководителю территориального участка и на регистрацию. Данный этап выполняется качественно и не содержит в себе каких-либо ошибок.

При регистрации внутренних документов секретарь присваивает только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы. Данный этап выполняется в полной мереи и очень качественно.

Исполнение внутреннего документа аналогично исполнения ходящих документов. на этом этапе также не допускаются какие-либо ошибки, он выполнятся в полной мере и достаточно качественно.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях [37].

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. В Дирекции ведется сроковый контроль. Им занимается секретарь. Сроки исполнения документов устанавливает директор. Секретарь делает отметку о контроле в журнале регистрации и по истечении срока периодически проверяет исполнение документа. Документ снимается с контроля при его исполнении. В журнале делается запись об окончании исполнения.

Таким образом, можно сказать, что контролю в Дирекции подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документов выполняется с помощью журнала на бумажном носителе, что является очень трудоемким и не эффективным.

Все исполненные документы формируются в дела. Количество дел, их индексы и названия определяет номенклатура дел. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела и систематизация документов внутри дела.

Дело - комплекс документов или один документ по какому-либо вопросу, оформленный в отдельную твердую обложку.

Формирование дел в Дирекции производится децентрализовано, то есть каждое структурное подразделение самостоятельно формирует дела и производит текущее хранение документов. Такой метод хранения документов позволяет уменьшить загруженность секретаря и время поиска какого-либо документа. В дела документы формируются по номинальному, хронологическому и авторскому признакам, что также позволяет быстро найти документ по какому-либо вопросу.

Суть формирования дела состоит в том, что сотрудник помещает исполненный документ в обложку дела, при этом документ занимает в деле строго определенное место, дело также проходит процедуру оформления:

· На этапе заведения дела заводится папка и оформляется обложка

· На этапе закрытия дела заполняются реквизиты обложки

· При подготовке дела к передаче в архив нумеруются листы дела, оформляется лист-заверитель и внутренняя опись.

Обложка любого дела содержит такие реквизиты, как:

· наименование организации;

· название структурного подразделения;

· индекс дела по номенклатуре;

· заголовок дела;

· дата заведения дела;

· дата закрытия дела.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое дело содержит не более 250 листов.

Для текущего хранения в отделах установлены шкафы, на которых папки расставлены в вертикальном виде в соответствии со своими индексами. Для удобства поиска дел и контроль за их сохранностью на стенке шкафа прикреплена копия номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это системный перечень наименований дел, заводимый организацией, с указанием сроком их хранения и оформления в установленном порядке.

В Свердловской дирекции по тепловодоснабжению разработана своя индивидуальная номенклатура дел, учитывающая специфику деятельности организации.

Номенклатура дел разрабатывается в четвертом квартале текущего года на следующий календарный год. Она подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается начальником Свердловской дирекции по тепловодоснабжению. Копию номенклатуры дел отправляют в филиалы.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы со следующими графами:

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве -- обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев [20]. В дирекции экспертиза ценности документов не проводится. Работники сами определяют, какие документы уничтожать, а какие отдавать на дальнейшее хранение архив, что является неправильным, так как работник может ошибочно уничтожить важный документ.

Таким образом, формирование исполненных документов в дела осуществляется по всем правилам. Децентрализованное формирование дел позволяет уменьшить загруженность секретаря и время поиска какого-либо документа.

При оформлении номенклатуры дел Дирекция руководствовалась типовой и примерной номенклатурой и не имеет в своем содержании каких-либо ошибок.

Большим минусом является отсутствие экспертизы ценности документов. Она позволяет избавиться от риска ошибочного уничтожения документов.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в основном технология обработки документов в Дирекции можно оценить положительно. Однако при анализе были выявленные и такие минусы:

· не уничтожаются конверты;

· для более эффективного и менее трудоемким способом ведения контроля было бы лучше использовать электронного журнала (таблицы Excel);

· проведение экспертизы ценности документов.

На основании выше изложенного, мы приходим к выводу, что документооборот в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка составляет менее 10 тыс. документов в год. В составе присутствует три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. Основными характеристиками документопотока являются качественные и количественные характеристики.

Объем документооборота подсчитывается для того, чтобы определить уровень загруженности секретаря, чтобы в дальнейшем перераспределять обязанности, увеличивать или уменьшать штат и определить необходимость внедрения автоматизированных технологий в работу с документами.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - это важнейшая обслуживающая функция управления, от которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Основную роль в Дирекции играет централизованная форма делопроизводства. При централизованной системе ДОУ, где объем обрабатываемых документов невелик и создание службы ДОУ нецелесообразно, всю работу с документами выполняет секретарь.

В своей деятельности он опирается на такие локальные акты как инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» и Должностная инструкция. В Должностной инструкции приведен исчерпывающий список функций секретаря, однако имеются и такие функции, которые не связаны с секретарской деятельности.

Рациональная организация труда секретаря складывается из организации рабочего места и условий труда. В кабинете секретаря имеется вся необходимая мебель и оргтехника для качественной работы, однако неправильным в организации рабочего места является расположение и площадь кабинета. Секретарь должен видеть всех, кто заходит к руководителю, а также иметь в своем кабинете зону обслуживания посетителей. В Дирекции эти условия не соблюдается. Был также установлен недостаток в санитарно-гигиенической норме. Из-за того, что офис Дирекции находится совсем рядом с перегоночным пунктом вагонов, а условие шумолизоляции не соблюдается - снижается работоспособность сотрудников.

Проанализировав этапы технологической обработки документов, можно сделать вывод, что в Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка были замечены небольшие ошибки, которые не играют большой роли на качественную работу секретаря. Таким образом, можно дать положительную оценку технологической обработке документов.

Заключение

Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.

В данной курсовой работе проанализирована организация делопроизводства и технология работы с документами в Открытом акционерном обществе «РЖД» Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка.

Рассмотрена история железной дороги, от создания первой железной дороги и по сегодняшнее ее состояние. Деятельность ОАО «РЖД» строго регламентирована Кодексами РФ, Федеральными законами, Указами президента, постановлениями Правительства и т.д.

В условиях перехода к рыночным отношениям роль рационализации транспорта существенно возрастает. С одной стороны от транспортного фактора зависит эффективность работы предприятий, что в условиях рынка напрямую связано с его жизнеспособностью, а с другой стороны, сам рынок подразумевает обмен товарами и услугами что без транспорта невозможно.

Поэтому транспорт является важнейшей составной частью рыночной инфраструктуры. Безусловно, для России, самой большой по площади стране мира, железнодорожный транспорт является одним из самых необходимых видов транспорта. Поэтому особое внимание уделяется именно ему.

Любая деятельность компании отражается в документах. Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени. Анализ документооборота показал, что объем документов в Дирекции остается стабильным, документооборот не превышает 10 тысяч документов в год. Создание службы ДОУ при таком количестве документов в год является нецелесообразным, поэтому всю работу с документами осуществляет секретарь.

Основную роль в Дирекции играет централизованная форма делопроизводства. В своей деятельности секретарь опирается на Инструкцию по делопроизводству и Должностную инструкцию. Должностная инструкция содержит в себе исчерпывающий список функций секретаря для выполнения им качественной работы, однако имеются и такие функции, которые никак не связан с секретарским делом и их следовало бы поручить другому должностному лицу, более компетентному в данных вопросах.

Секретарем выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, содержит в себе организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Также, по всей железной дороге функционирует и используется как локальная сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности Система единого автоматизированного электронного документооборота.

На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, современная, правильная работа со всей документацией, а также правильная планировка рабочего места, поэтому мы рекомендуем:

· создать экспертизу ценности;

· переместить рабочее место секретаря туда, где он смог бы видеть всех входящих к руководителю;

· создать в кабинете секретаря зону для приема посетителей;

· снизить уровень шума.

Источники

Нормативные акты

1. Конституция Российской Федерации : принята народным голосованием 12.12.1993 (ред. от 30.12.2008) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2009.

2. Административный Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 19.05.2013) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 21.10.2009, с изм. от 08.05.2010) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1994.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 08.05.2013) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1998.

5. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (в ред. от 05.04.2013) // Сшбр. законодательства Рос. Федерации. - 1997.

6. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

7. Об особенностях управления и распоряжения имуществом железнодорожного транспорта: федер. закон. Рос. Федерации от 27 февраля 2003 г. (ред. от 21.11.2011) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2003.

8. О естественных монополиях: федер. закон. Рос. Федерации от 17 августа 1995 г. (ред. от 30.12.2012) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1995.

9. О техническом регулировании: федер. закон. Рос. Федерации от 27.12.2002 (ред. от 15.12.2012) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

10. Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации: федер. закон. Рос. Федерации от 10 января 2003 г. (ред. от 14.06.2012) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2003.

11. О защите прав потребителей от 07.02.1992 № 2300-1 (в ред. от 05.05.2014 № 112-ФЗ) // КонсультантПлюс.

12. О почтовой связи от 07.07.2003 № 126-ФЗ (ред. от 06.12.2011 № 409-ФЗ) // КонсультантПлюс.

13. О железнодорожном транспорте от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ (ред. от 28.07.2012 № 131-ФЗ) // КонсультанктПлюс.

14. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - Москва : Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

15. Гарант: информационно-правовой портал.

Литература

16. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2006. - 224 с.

17. Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту // Делопроизводство. - Москва, 2006. - С.65.

18. Братцев, В.И. Вопросы государственного регулирования тарифов на железнодорожном транспорте / Братцев В.И. - Москва : Изд. Света Федерации, 2011. - 40 с.

19. Веселов, П.В. Документы в сфере управления "Феникс". - 2000 - 254 с.

20. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

21. Демин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб. : Питер, 2003. - 210 с.

22. История железнодорожного транспорта России. Т. 1: 1836--1917 гг./ Под общей ред. Е.Я. Красковского, М. М. Уздина - СПб, 1994. - 336 с.

23. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 363 с.

24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

25. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - Москва : ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 320 с.

26. Татарников, М.А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях / М.А. Татарников. - Москва : ИНФРА-М, 2006. - 208 с.

Периодические издания

27. Быкова, Т.А. Технология работы с входящими документами [Электронный ресурс] / Быкова Т.А. // PRO-Делопризводство и СЭД.

28. История депо. Рождение и развитие локомотивного депо станции Чусовская [Электронный ресурс] // Неофициальный Чусовой. - 2004. - 21 апр.

29. Итоги деятельности Минэкономразвития России в 2009 году и задачи на 2010 год // Министерство экономического развития России, 2010.

30. Марговенко, А. Дороги царей [Электронный ресурс] / А. Марговенко // Урал. - 2004. - № 10.

31. Панченко, А. Модель встанет на рельсы [Электронный ресурс] / А. Панченко // Коммерсант.ru. - 2011. - 14 янв.

32. Постановление Совета Министров СССР от 3 февраля 1956 года № 196 - 121 с.

33. Россия потеряла статус лидера по протяженности железных дорог [Электронный ресурс] // ВЗГЛЯД деловая газета.

34. Сборник правил перевозок грузов железнодорожным транспортом. - Москва, 2003. - С. 109-130.

35. Челпанова, М. Железные инвестиции [Электронный ресурс] // Российская газета. - 2010. - 28 мая.

36. Янковская, В Ф. Контроль исполнения документов [электронный ресурс]// Секретарь референт. - 2007. - 11 нояб.

Размещено на Allbest.ru