Разработка критериев и оценка качества услуг транспортно-экспедиторской компании "Фортэк"

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Рисунок 2.1 Классификация критериев оценки качества
• Временные характеристики:
• ­ Время от получения заказа до доставки груза клиенту, одна из важнейших качеств оперативности, часто бывает главным, определяющим требованием для клиента, даже в обход цены обслуживания.
• ­ Доступность обеспечить реализацию услуги по требованию клиента. Эта характеристика говорит о возможности силами компании выполнить заявку клиента как можно быстрее, что может зависить от наличия свободного парка, от широты налаженных связей с контагентами. Речь идет также о бесперебойности поставок.
• ­ Время реагирования на запросы клиентов. Также является очень важной характеристикой на подготовительном этапе, до непосредственной работы с перевозкой клиента.
• Ценовые характеристики:
• ­ Стоимость основных и дополнительных услуг по сравнению с конкурентами, безусловно, является ключевой характеристикой, однако опираться при оценке только на нее недостаточно и неверно.
• ­ Объективность и прозрачность тарифов на услуги, имеет большое значение когда речь идет о стандартных тарифах - тарифах линий, порта, терминалов.
• ­ Регулярность информирования клиента о затратах, особенно о дополнительных затратах, возникающих уже в процессе перевозки.
• ­ Возможность кредитования клиента, предоставления ему отсрочки по платежам в таможню и за транспорт. Оплата авансовых платежей агентам линий .
• ­ Оперативный и точный расчет предварительных расходов. В первую очередь влияет на выбор клиентом той или иной компании для работы. Дает возможность оценить эффективность перевозки в целом, как для клиента так и для ТЭО.
• ­ Профессионализм в выборе оптимальной схемы доставки. Эта характеристика может быть включена также и в перечень показателей оперативности.
• ­ Характеристики надежности :
• ­ Степень сохранности груза при перевозке и переработке, как один из основных показателей.
• ­ Информативность процесса перевозки ,а именно владение сотрудниками компании оперативной и актуальной информацией о местонахождении груза в любой момент времени .
• ­ Разумное распределение рисков между клиентом и компанией при форс-мажорных обстоятельствах. Эти моменты, конечно, юридически закреплены в договоре, но с учетом реалий современного бизнеса, важно для клиента в исключительных ситуациях быть уверенным в разумном поведении компании и ее надежности с этой точки зрения.
• ­ Юридическая и финансовая грамотность персонала. Эта характеристика затрагивает очень многие моменты в процессе перевозки. Это и оформление договоров, расчет платежей и расходов, переводы денежных средств контрагентам и многое другое.
• ­ Гарантии исполнения обязательств. Здесь также наряду с существованием договора обязательно должны присутствовать и подтверждаться на деле гарантии. Чаще всего изначально клиенты связывают гарантии с хорошей репутацией компании рынке, ее известностью и масштабами работы.
• ­ Профессиональная компетентность персонала, как гарантия корректного представления интересов клиента в органах таможни. Уверенность в выборе надежных контрагентов. Решение всех возможных проблемных ситуации. Наличие опыта и персональный подход.
• Дополнительные характеристики :
• ­ Функциональная гибкость в работе компании. Имеется ввиду возможность в процессе перевозки под влиянием различных обстоятельств, корректировать предыдущие планы, изыскивать возможности для решения возникающих проблем.
• ­ Комплексность услуг. Об этом критерии уже шла речь в предыдущей главе. Он является очень важным, так как все больше и больше клиентов , отдающих логистику своей компании на аутсорсинг, очень актуально получить услуги пакетом, в комплексе.
• ­ Коммуникативные характеристики персонала. Доступность-легкость в установлении связей, вежливость, отзывчивость, коммуникабельность, заинтересованность. Являются важными, как на начальном этапе разработки проекта услуги, так и в процессе ее исполнение. Это залог долгосрочного сотрудничества.
• ­ Окружающая среда компании. Это такие моменты как обстановка и интерьер офиса, внешний вид сотрудников, оборудование и т.д.
• Обозначив все вышеназванные критерии важно подчеркнуть, что, безусловно, в каждой отдельно взятой компании их набор будет разнообразным. В разных подгруппах классификации характеристики могут повторяться, так как они могу одновременно характеризовать несколько качеств. При выборе приоритетов в повышении характеристик качества важно понимать, что рост конкурентоспособности компании, вызнанный повышением уровня обслуживания, сопровождается, с одной стороны, снижением потерь на рынке, а с другой -- повышением расходов на сервис. Задача логистической службы заключается именно в поиске оптимального уровня обслуживания.
• 3. Разработка критериев и оценка качества услуг транспортно-экспедиторской компании Фортэк
• 3.1 Общая схема бизнес- процессов компании ООО «Фортэк»
• Как уже указывалось в первой части данной работы компания ООО «Фортэк»» является неотъемлемой частью холдинга Форум-груп. Таким образом, невозможно описать бизнес-процессы компании, не рассматривая их, как часть общего бизнес-процесса в холдинге.
• В свою очередь, рассматривать схему бизнес-процессов компании в целом лучше поэтапно, так как сам бизнес- процесс состоит из нескольких логически разделенных функциональных частей. Необходимо сделать отступление касательно того что, отделы выполняющие не основные, а вспомогательные функции в компании, такие как, служба безопасности, отдел кадров и IT-отдел не будут задействованы в данных схемах, так как относительно их работы схемы достаточно упрощены и функции аналогичных отделов в любой компании довольно однозначны.
• Необходимо подчеркнуть, что каждый из клиентов может наряду с заявкой на полное обслуживание- экспедирование, фрахт и таможенное оформление (так называемый полный пакет услуг), подать заявку на какие-либо услуги выборочно. Например, в случае если клиент пользуется, услугами стороннего таможенного брокера, и ему требуется только доставка и экспедирование или наоборот, нуждается только в таможенном оформлении.
• Важно уточнить, что ниже процессы представлены довольно упрощенно, схема описывает процесс, в котором не возникло сбоев, то есть простейший его вариант.Предварительно перед описанием непосредственно бизнес-процессов необходимо представить общую схему взаимодействия отделов холдинга. Предварительно перед описанием непосредственно бизнес-процессов необходимо представить общую схему взаимодействия отделов холдинга см. рис.3.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Рисунок 3.1. Общая схема взаимодействия отделов холдинга
• Прокомментировать данную схему можно следующим образом .
• Коммерческий отдел - является координирующим отделов в общей системе, через него проходят практически все информационные и документальные потоки компании. Структурно за каждым из клиентов прикреплен конкретный менеджер, который в свою очередь выступает для него в роли посредника и решает для него все вопросы внутри компании.
• Менеджеры формально разделены на подгруппы по функциональным обязанностям, Поиском клиентов и их разработкой занимаются - менеджеры- поисковики, непосредственно ведением груза конкретного клиента - менеджеры по клиентам. Также неформально каждый из менеджеров является специалистом по определенному типу грузов. Это позволяет им наиболее полно использовать свои возможности.
• Юридический отдел - это традиционно отдел, занимающийся урегулированием правовых вопросов, причем с разных сторон, между клиентами и компанией, между компанией и таможенными органами, готовят договора различных типов.
• Финансовый отдел является неотъемлемым участником любой сделки с клиентом. Через него проходят все оплаты клиентам, оплаты по платежам в таможенные органы, оплаты транспортным компаниям и агентам морских линий.
• Отдел аналитики выполняет по запросам коммерческого отдела анализ запросов на предмет идентификации кодов ТНВЭД и предварительному расчету платежей . Также основной их функцией является анализ возможностей по выплате минимальных платежей для клиента, с помощью подбора вариантов декларирования с разными кодами ТНВЭД и соответственно разными ставками пошлин .
• Отдел таможенного декларирования выполняет основную функцию компании, как таможенного брокера. Декларанты подготавливают необходимый пакет документов, соблюдая все законодательные нормы ,для подачи в таможню и декларирования грузов. Его сотрудники, находящиеся непосредственно на терминалах и в порту занимаются подачей деклараций непосредственно в таможню, контролируют процедуры досмотров , различные дополнительные таможенные процедуры и координируют процесс выпуска товаров в свободное обращение.
• Подробное описание функции и бизнес-процессов транспортно-экспедиторского отдела , который как раз представляет собой юридически отдельно выделенная компания ООО «Фортэк» , будет дано ниже.
• На первом этапе бизнес-процесса компании учувствуют отделы : аналитический, ТЭО, юридический, коммерческий и с другой стороны непосредственно клиент , который пока является потенциальным.
• На этом этапе происходит непосредственно запрос нового или постоянного клиента на экспедирование и таможенное оформление. Каждый из отделов обрабатывает данную клиентов информацию и на выходе клиент дает положительный или отрицательный ответ . Для наглядности элементы первого этапа бизнес-процесса можно представить на схеме (см.рис. 3.2). На словах данный этап можно описать следующим образом:
• · Запрос потенциального клиента в коммерческий отдел на просчет стоимости услуг. Предоставление им необходимых документов для данного расчета.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Рисунок 3.2 Общая схема первого этапа бизнес-процесса компании
• o Обработка документов менеджером клиентского отдела и передача им данных в аналитический отдел для анализа и подбора кодов ТНВЭД и предварительного расчета платежей
• o Запрос потенциального клиента в коммерческий отдел на просчет стоимости услуг. Предоставление им необходимых документов для данного расчета.
• o Обработка документов менеджером клиентского отдела и передача им данных в аналитический отдел для анализа и подбора кодов ТНВЭД и предварительного расчета платежей
• o Передача менеджером клиентского отдела данных в транспортно-экспедиторский отдел для предварительного просчета стоимости доставки, экспедирования, вывоза с терминалов и.т.д.
• o Ответ аналитического отдела
• o Ответ ТЭО
• o Менеджер коммерческого отдела на основе собранной информации формирует общее коммерческое предложение и высылает его клиенту
• o Клиент рассматривает предложение компании и дает ответ - согласие или несогласие на сделку, также вполне допустим вариант некоторых корректировок с обоих сторон.
• o В случае согласия на сделку менеджер коммерческого отдела отсылает в юридический отдел все необходимые документы для подписания договора на брокерское обслуживание и экспедирование.
• o Юридический отдел возвращает договора для передачи клиенту на подпись
• ­ Менеджер готовит для клиента полный перечень документов необходимых для оформление и вместе с договором передает клиенту
• o Бизнес-процесс переходит ко второму этапу
• ­ В том случае , если клиент согласен на сделку, но с корректировками , процесс повторяется сначала.
• ­ В случае несогласия клиента сделка не оформляется
• На втором этапе бизнес-процесса груз находится в пути. На данном этапе в бизнес-процессе учувствуют следующие отделы : аналитический, ТЭО, декларирования, коммерческий, финансовый и с внешней стороны клиент-импортер и контрагенты (транспортные компании, агенты линий и т.д. )
• На этом этапе в основном происходит мониторинг, обработка документации и проведение финансовых платежей, как подготовительная работа для оформления груза, который находится в пути. Элементы второго этапа бизнес-процесса в компании можно представить на схеме (см. рис.3.3)
• Следует отметить, что так как этот этап уже не подготовительный, а рабочий, все элементы процесса сопровождаются занесением данных в программу компании.
• ­ Клиент предоставляет менеджеру коммерческого отдела заявку на перевозку или транспортное экспедирование, оригиналы документов (коносаменты), дает информацию о местоположении груза , датах прихода .
• ­ Менеджер передает в отдел ТЭО заявки на экспедирование и перевозку и необходимую документацию
• ­ Менеджер коммерческого отдела передает в аналитический отдел всю необходимую документацию.
• ­ Аналитический отдел сверяет правильность оформления документов с требованиями ВЭД, подтверждают расчеты по таможенным платежам , особенно это актуально когда от момента
• первого запроса клиента до непосредственно процесса оформления прошло время.
• ­ ТЭО согласует подробности погрузки с поставщиком клиента или запрашивает у контрагентов информацию о местонахождении груза, уже находящегося в пути, для дальнейшего его отслеживания.
• ­ ТЭО и аналитики выдают результаты работы менеджеру, он информирует клиента о планируемых датах прихода груза, суммах платежей .
• ­ Отдел ТЭО и менеджер информирует финансовый отдел о необходимости выставления счетов. Счета выставляются клиенту.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Рисунок 3.3 Общая схема второго этапа бизнес-процесса компании
• ­ Клиент переводит денежные средства на счета компании
• ­ Финансовый отдел информирует менеджера о приходе денежных средств, денежные средства переводятся контрагентам (в таможенные органы, транспортные компании, агентам линий)
• ­ Далее по необходимости может быть запрос в отдел таможенного декларирования для подачи предварительной таможенной декларации.
• На третьем этапе происходит таможенное оформление груза и выпуск его в свободное обращение .В данном этапе в бизнес-процессе учувствуют следующие отделы : ТЭО, отдел декларирования , коммерческий , финансовый и также с внешней стороны клиент-импортер и контрагенты .
• Этот завершающий этап сделки , в его процессе непосредственно происходит таможенное оформление и экспедирование груза внутри порта и терминала , выпуск и доставка груза клиенту. На схеме (см. рис. 3.4) представлены следующие элементы третьего этапа бизнес-процесса в компании.
• ­ ТЭО в процессе мониторинга узнает о приходе груза на сухопутный таможенный терминал или в порт прибытия
• ­ В случае морской перевозки экспедиторы в порту получают документы у агентов линий и передают их менеджеру.
• ­ В случае автомобильной перевозки информируют декларантский отдел о необходимости начать процесс таможенного декларирования
• ­ Менеджер передает весь пакет документов для подачи в таможню в отдел декларирования. Дополнительно могут понадобиться различные учредительные документы, сертификаты, лицензии , технические описания, которые менеджер также готовит на втором этапе.
• ­ Подающие декларанты отдела декларирования подают документы в таможню.
• ­ Отдел декларирования узнает о выпуске товара в свободное обращение. Передает информацию и документы менеджеру.
• ­ Менеджер согласовывает с клиентом все подробности по доставке груза .
• ­ Обращается в ТЭО с заявкой на вывоз из порта или с терминала .Передает документы
• ­ ТЭО решает все вопросы связанные с вывозом груза и информирует менеджера
• ­ Менеджер подает в финансовый отдел заявку на выставление окончательных счетов клиенту
• ­ Счета выставляются и оплачиваются
• ­ Груз вывозится и доставляется до клиента
• О данном этапе можно сделать следующее отступление .Часть счетов может быть выставлена по окончании перевозки. Груз может быть по желанию клиента вывезен для временного хранения на сторонний склад.
• Теперь коснемся более подробного описания бизнес-процессов компании ООО «Фортэк». Это как бы внутренние бизнес-процессы компании. Наряду с ними описанные выше являются для ООО «Фортэк» внешними. Бизнес-процессы внутри компании опишем начиная уже с рабочего этапа , опуская процесс согласования, так как он достаточно подробно уже был описан выше.
• Как следует из предыдущих описаний, транспортно-экспедиторский отдел принимает участие практически во всех этапах бизнес-процесса компании. Еще раз следует напомнить , что основное направление деятельности компании- внутрипортовое экспедирование экспортных грузов и предоставление услуг по перевозке грузов морским транспортом , а также и экспедирование грузов с Европейского направления следующих автотранспортом .
• В связи с таким разделением услуг компании необходимо представить ее бизнес-процессы в двух вариантах : вариант координации морской перевозки и вариант координации перевозки автотранспортом.
• В случае первого варианта. Груз перевозится морским транспортом. Компания оказывает услугу внутрипортового экспедирования. Дополнительно в него может быть внесен цикл заказа морского фрахта у логистов компании. Можно изобразить данный бизнес-процесс в виде схемы (см. рис. 3.5)

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Рисунок 3.4 Общая схема третьего этапа бизнес-процесса компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Рисунок 3.5 Схема бизнес-процесса ООО «Фортэк». Внутрипортовое экспедирование
• Расписать процесс можно следующим образом:
• ­ Менеджер приносит в отдел заявку на экспедирование и документацию (оригиналы или копии коносаментов, ордера, доверенности
• ­ Менеджер подает в отдел заявку на морскую перевозку
• ­ Специалисты по букингу заказывают перевозку у контрагентов
• ­ Специалисты - логисты по морским перевозкам отслеживают движение контейнера и передают документы специалистам по мониторингу .
• ­ Специалисты по мониторингу отслеживают движение контейнера до порта назначения
• ­ При приходе груза в порт экспедиторы-курьеры направляются в офисы агентов линий для полученияа документов
• ­ Документы обрабатываются и передаются менеджеру для подачи в таможню
• ­ Специалисты по финансам запрашивают у контрагентов (агентов, терминалов) счета и подают их в оплату в фин отдел
• ­ После выпуска груза в свободное обращение менеджер подает специалистам по вывозу заявку на вывоз
• ­ Одновременно просит получить релиз на вывоз из порта
• ­ Специалисты запрашивают линии о разрешении на вывоз , оплачивают необходимые счета , обеспечивают необходимую документацию (доверенности, платежки , страховки)
• ­ В этот момент специалисты по вывозу ищут транспорт для вывоза груза из порта и координируют доставку с клиентом
• ­ После получения всех подтверждений груз доставляется клиенту о чем информируется менеджер.
• На этом процесс внутрипортового экспедирования для компании заканчивается, в общей программе холдинга делаются отметки о закрытии перевозки, окончательные расчеты между компанией и клиентом происходят уже во внешней части бизнес-процесса.
• Если груз перевозится автотранспортом транспортом. Процесс будет выгладить следующим образом:
• ­ Менежер КО подает в отдел заявку на экспедирование и перевозку груза автотранспортом
• ­ Специалист по экспедированию автотранспортом (СЭА) связывается с отправителем груза и уточняет детали по отгрузке.
• ­ СЭА заказывает перевозку у контрагентов
• ­ В процессе доставки происходит отслеживание движения транспорта, при прибытии груза на промежуточные склады (финляндия , прибалтика ) по необходимости происходит коррекция документов, дополнительный анализ груза
• ­ По прибытии груза на терминал СЭА извещает отдел декларирования и менеджера .
• ­ Менеджер и отдел декларирования извещают СЭА о выпуске груза в свободное обращение
• ­ Специалисты по финансам запрашивают у контрагентов счета за услуги
• ­ Счета оплачиваются
• ­ Специалисты по вывозу или СЭА уточняют у клиента детали по доставке ему груза
• ­ Груз доставляется клиенту о чем информируется клиентский отдел Наглядно бизнес-процесс можно представить в виде схемы (см. рис. 3.6). Данный вид услуг является довольно новым , развивающимся направлением компании. ООО «Фортэк» занимается экспедированием автотранспорта около 2 лет, и это, безусловно, не основное направление. С другой стороны, даже учитывая невысокую доходность данного направления деятельности его необходимо было создать и развивать для повышения универсальности услуг компании. При нынешнем развитии автоперевозок и спросе на этот вид услуг, невозможность предоставить ее было бы большим упущением для компании.
• Какие же можно выделить преимущества данного направления?
• ­ Компания по необходимости может всегда предложить клиенту альтернативу по выбору вида транспорта или комбинированную перевозку.
• ­ Есть определенные категории грузов (сборные грузы, негабариты ) которые перевозить морем можно только используя дорогое спецоборудование
• ­ Доставка автотранспортом по срокам намного предпочтительнее для клиента , особенно касательно скоропортящихся грузов.
• ­ Доставка автотранспортом предполагает чаще всего доставку door-to-door в одном транспортном средстве, что повышает сохранность груза.
• логистический транспортный экспедиционный внутрипортовый
• Рисунок 3.6 Схема бизнес-процесса ООО «Фортэк». Экспедирование автоперевозок
• 3.2 Обоснование критериев оценки качества работы компании OOO «Фортэк»
• Во второй главе была представлена классификация основных критериев, которые целесообразно использовать для оценки качества работы большинства ТЭК. Для последующей оценки ситуации в анализируемой компании необходимо выделить из общего перечня именно те характеристики, который актуальны для компании Фортэк. Те характеристики , которые , учитывая внутреннюю ситуацию в компании и ряд внешних факторов действительно влияют на повышение эффективности работы ТЭК и холдинга в целом.
• Давать характеристику и анализировать качество услуг ТЭК Фортэк на основе количественных показателей крайне сложно. Это в первую очередь связано с тем, что перечень направлений деятельности компании разнообразный, достаточно много клиентов, которым необходим разовый сервис, причем со специфическим видом груза, направлением перевозки. Проводить сравнительные характеристики по одному и тому же критерию пожалуй возможно только в случае сравнения нескольких однотипных перевозок одного и того же клиента . Но, даже в этом случае на процесс оказания услуг в разный период времени влияют различные внешние и внутренние факторы, такие как изменение ставок фрахтов, тарифов, ситуация на таможне, загруженность порта.
• Таким образом, практически применимый вариант оценки в данном случае- это субъективная оценка клиента . Качество , в этом случае ,оценивается только потребителем, и поэтому должно быть поставлено в зависимость от его нужд и пожеланий. Это значит, что потребитель является участником процесса, осуществляемого производителем, и заинтересован в конечном результате, являясь главным арбитром в его оценке.
• Говоря о выборе основных критериев оценки для Фортэк, можно сказать, что из-за специфики внутрипортового экспедирования, как вида услуг , ценовой фактор , для клиента важен, но при выборе ТЭК ключевым не является, так как базой для ставки ТЭК являются тарифы линий и порта , которые для всех экспедиторов одинаковы.
• В связи с этим, на первый план выходит критерий оперативности работы компании, так как именно в зависимости от него , на очень многих этапах бизнес- процесса могут возникнуть дополнительные расходы или обратно , сократиться основные .
• Критерии надежности, безусловно, принимаются в расчет клиента при выборе компании и являются не менее определяющими. Так как доставка груза, пусть оперативно и возможно дешевле, чем у конкурентов, но не в надлежащем состоянии и отсутствие определенных гарантий со стороны ТЭК вряд ли, в принципе, будут интересны потенциальному клиенту.
• Выделим из названных в предыдущей главе критериев основные и прокомментируем актуальность их применения в условиях компании Фортэк.
• o Время от получения заказа до доставки груза клиенту- критерий можно сравнивать только по результатам однотипных перевозок (по грузу, направлению и т. д.) . Клиент , как правило сравнивает временные показатели по своему грузу с аналогичными показателями у других ТЭК.
• ­ Внутри показателя получения заявки на перевозку до отгрузки товара поставщиком, показатель характеризует возможность специалистов компании оперативно отреагировать на запрос, скоординировать вопросы погрузки с отправителем и главное возможность ТЭК имея широкий круг контрагентов заказать необходимый транспорт-обеспечение бесперебойности поставок.
• ­ Время от момента выпуска груза в свободное обращение до доставки груза клиенту. Исходя из опыта работы Фортэк , именно этот показатель особо важен для клиента , так как если до момента выпуска груза, все в большей степени зависит от таможенных органов, то именно в этот период ускорение процесса полностью зависит от профессионализма сотрудников.
• ­ Время реагирования на запросы клиентов. От момента подачи данных на просчет до получения результатов. Также является очень важной характеристикой на подготовительном этапе, до непосредственной работы с перевозкой клиента и влияет на его выбор. Нередки ситуации , когда не получив своевременно результаты просчета клиент принимает решение пользоваться услугами другой компании.
• Как уже было отмечено выше, стоимость полного пакета услуг компании в большинстве включает в себя несколько статей расходов , которые у каждой ТЭК будут одинаковыми. Это, например, суммы таможенных платежей, ставки фрахтов линий, тарифы порта и терминалов, тарифы на складские услуги и многое другое. Поэтому стоимость основных услуг вряд ли является ключевой. Но существуют характеристики, касающиеся возможностей компании, которые могут напрямую повлиять на формирование цены услуги.
• ­ Возможность ТЭК получать скидки от контрагентов, благодаря работе с большим объемом перевозок в целом, имея официальные договора, своевременно и в полной мере оплачивая затраты по счетам.
• ­ Возможность компании регулярно и точно информировать клиента о затратах как на начальном этапе предварительного расчета услуги, так и в процессе появления дополнительных затрат. Прозрачность составляющих общей с/с услуги для клиента.
• ­ Возможность выбор оптимальной схемы доставки, особенно, в случае комбинированной перевозки, перевозки сборного груза. Эта характеристика зависит от профессионализма логистов ТЭК и широты связей с контрагентами.
• Параметры характеризующие надежность работы ТЭК
• ­ В первую очередь, говоря о надежности необходимо отметить, что так как конкуренция на рынке ТЭК огромна, компаний в этой сфере бизнеса очень много, клиент при выборе партнера очень часто ориентируется на рекомендации постоянных клиентов ТЭК, на известность компании и бизнес-среде. Ее положение и место на рынке. В последствии, уже в процессе оказания услуг. Клиент оценивает надежность компании исходя из результатов ее работы, соблюдения договоренностей, соответствия расходов заявленным и многим другим показателям. Какие же характеристики можно выделить , как основные.
• ­ Степень сохранности груза в процессе перевозки и складской переработки. Уточняя, можно сказать, что в случае утраты или порчи груза в процессе перевозки, безусловно, перевозчик несет перед экспедитором, а экспедитор перед клиентом ответственность в рамках международных и российских норм права и в соответствии с договором. При этом немаловажно со стороны экспедиторской компании прилагать все усилия во избежание возможных случаев порчи груза в процессе, а также соблюдение всех обязательств по оформлению и компенсации убытков в случае, если груз все-таки поврежден или утрачен
• ­ Наличие разумного распределения рисков между ТЭК и клиентом в случае форс-мажорных обстоятельств, примерами которого может быть распределение незапланированных расходов в порту, при оформлении в таможне, решение различных вопросов возникающих по ходу перевозки.
• ­ Высокий уровень финансовой и юридической грамотности персонала. Данный критерий имеет влияние на многих этапов бизнес-процесса, это и своевременная оплата платежей на таможню, оплата и выставление счетов, составление юридически грамотных деклараций, договоров. Все эти моменты влияют на формирование общей с/с перевозки .
• ­ Обладание четкой и корректной информацией о местонахождении экспедируемого груза в любой момент времени и вытекающая из этого возможность в любой момент скорректировать действия внутри процесса во избежание дополнительных потерь для клиента.
• ­ Наличие у компании надежных и проверенных контрагентов, осуществляющих для ТЭК перевозку грузов, оформление различных документов, агенты в порту. Все это позволяет клиенту быть уверенным в четкой, оперативной работе компании с грузом. С получением на выходе минимальных затрат при максимальном результате.
• Немаловажно также отметить, что в транспортно-экспедиторской среде для компании возможно получение более эффективных результатов работы в том случае, когда она твердо занимает свою нишу на рынке. С одной стороны возможность предоставления разного вида услуг одной компанией очень привлекательно для клиента, но если подход в компании профессиональный и специалист понимает, что требуемые услуги не относятся к специализации компании , он не будет вводить клиента в заблуждение и поставит его об этом в известность .С другой стороны при запросе услуг по специализации компании работа будет выполнена профессионально, со знанием дела.
• Из последней группы - дополнительных критериев необходимо выделить следующие.
• ­ Уровень комплексности предоставляемых услуг. Компания Фортэк имеет несомненное преимущество благодаря совмещению в одном холдинге функций таможенного брокера и экспедитора. Этот фактор положительно отражается на многих показателях и ценовых и временных.
• ­ Окружающая среда компании и доступность для контактов. Этот фактор конечно не является ключевым, однако внешняя привлекательность и комфорт в работе для клиента является сопутствующим обстоятельством для начала работы и последующего долгосрочного сотрудничества.
• ­ Гибкость в работе компании, заинтересованность проблемами клиента , исполнительность и обязательность персонала -это критерии , присущие качественной работе в любой области сервиса. И в условиях ТЭК они также необходимы.
• Несомненно, в данном перечне приведены только основные критерии для оценки качества. В реальном процессе функционирования компании их намного больше, так как каждый из них можно разбить на более конкретные, многие из них влияют друг на друга. Очень важно при оценке качества по указанным критериям и принятию соответствующих мер по их улучшению смотреть на проблему комплексно.
• 3.4 Проблематика бизнес-процессов компании. Предложения по усовершенствованию
• Описание проблематики выявленной в бизнес-процессах компании Фортэк и холдинга Форум-груп следует начать с описания проблем связанных с работой с таможней. В первую очередь это связано с тем, что эту группу проблем можно отнести к разряду независящих от действий или бездействий специалистов компании. Проблемы, возникающие в процессе таможенного оформления, зачастую возникают не по причине отсутствия или присутствия корректной работы специалистов компании или ошибок клиента. Это те проблемы, которые связаны с частым изменением тарифной политики таможни, правил пропуска грузов на границах, процедур оформления груза в порту. Часто проблемы возникают из-за несовершенства и непрозрачности таможенного законодательства. Все эти вопросы, к сожалению, негативно отражаются на эффективности деятельности ТЭК, принося компании и клиентам довольно серьезные убытки.
• Обозначим основные и наиболее часто встречающиеся проблемы, связанные с работой таможенных органов. Простои автотранспорта перед таможенными терминалами в очередях и на терминалах, простои контейнеров в порту, связанные с недостаточной оперативностью оформления грузов в таможне, в частности, частыми проведениями проверок на таможенных постах. Как правило, такие простои выливаются в большие суммы расходов за хранение и демередж в порту, портовые и терминальные расходы. То есть снижают временные и, как следствие, ценовые показатели качества работы компании.
• Можно предложить следующие меры по уменьшению таких убытков:
• 1.Обязательная подача предварительных деклараций на таможню, что позволяет минимизировать дня простоя транспорта и контейнерного оборудования.
• 2. Предварительно обсуждение с клиентом возможности появления таких расходов и разделение их между клиентом и компанией.
• 3. В процессе перевозки и оформления минимизировать время обработки деклараций, коммерческой и финансовой документации для ускорения процессов движения транспорта в целом и отсутствию простоев на других этапах перевозки.
• 4. При подготовке пакета документов для подачи на таможню необходимо готовить максимально полный комплект документов, заранее учитывая все возможные дополнительные вопросы и требования таможни.
• Частые и неоднозначные изменения тарифно-таможенной политики государственных органов. В основном это, изменение ставок таможенных пошлин, требований по таможенному оформлению грузов, введение новых правил по сертификации и лицензированию товаров. Последствия таких изменений, это также появление незапланированных расходов по таможенному оформлению, простой автотранспорта и контейнеров.
• Способом уменьшения негативных последствий в данном случае могут быть:
• 1. Более тщательное отслеживание всех изменений в таможенном законодательстве.
• 2. Предварительный расчет расходов и платежей клиенту с учетом возможных изменений и предварительное обсуждение с ним возможных дополнительных расходов.
• Начиная анализ проблематики компании, следует отметить, что, хотя в показателях качества ее работы очень важной является возможность и профессионализм специалистов в построении максимально эффективных логистических схем доставки, в данной анализе этот вопрос рассматриваться не будет. Специфика грузопотока обрабатываемого компанией такова, что логистические схемы или уже выстроены клиентом или достаточно просты и повторяемы. Именно поэтому предмет анализа в большей степени - изучение проблематики организационных вопросов в компании.
• Приступим к описанию проблематики выявленной на разных этапах бизнес-процессов компании. Выделяя определенные проблемные моменты, следует сразу же определить их последствия и дать предложения по их решению. Важно заметить, что, безусловно, проблемы на каждом из этапов могут повторяться, поэтому далее будут описаны моменты, которые являются самыми проблемными именно на указанном этапе.
• На первом этапе бизнес-процесса можно выделить следующий ряд проблем:
• Ш Недостаточная оперативность расчета предварительных платежей аналитическим отделом, а также недостаточно оперативный расчет ставок фрахта и предварительных сумм расходов по экспедированию ТЭО. Результат не оперативности -неудовлетворение потребностей клиента вплоть до ухода его к другому экспедитору еще на подготовительном этапе. Такие действия снижают временные показатели качества работы компании, а именно, время реагирования на запросы клиентов. Существование такой проблемы, прежде всего, связано с недостатком сотрудников в аналитическом отделе и специалистов ТЭО. Вариантом решения можно предложить стимулирование повышения оперативности и увеличение количества сотрудников соответствующих отделов.
• Ш Ошибки в присвоении кодов ТНВЭД и в расчетах предварительных платежей аналитическим отделом. Последствия таких ошибок - ошибочное информирование клиента о суммах платежей и как следствие перевод несоответствующих сумм на таможню, последующие задержки в оформлении, простои транспорта . В зависимости от того на каком этапе они обнаружены , проблема может вылиться в разнообразные убытки, неудовлетворение потребностей клиента , вплоть до его ухода. Самое критичное, если ошибки обнаружены на последнем этапе, могут возникнуть серьезные проблемы с таможенными органами. Таким образом, такие ошибки снижают ценовые показатели и показатели надежности компании для клиента. А именно говорят клиенту о невозможности специалистов компании точно просчитать предварительные суммы расходов и снижают общее доверие и его уверенность в профессионализме персонала.
• Варианты выхода из такой ситуации - доскональная, многократная проверка расчетов , для обеспечения которой возможно даже введение нового ПО. Возможно увеличение количества персонала аналитического отдела.
• Ш Следующая проблема первого этапа - существование возможного временного разрыва между предварительным расчетом расходов для клиента до момента фактического предоставления услуг. Специфика услуг компании такова, что очень часто, клиенты на анализ возможной себестоимости перевозки у разных экспедиторов и брокеров тратят от нескольких недель до полугода. За это время многие составляющие расходов могут измениться, например, появляются сезонные надбавки на фрахт, меняются тарифы на портовые и терминальные расходы, происходят изменения по суммам платежей. Клиент, запрашивая предварительный расчет, строит на основе его финансовый план и по истечении времени изменение суммы расходов для него очень негативный критерий работы компании, для него понижается уровень доверия и надежности компании, снижение стоимостных характеристик. Если не применить меры и, не предусмотрев все результаты возможных стоимостных изменений, заранее не проинформировать клиента , последствием может быть и его уход и возможное уменьшение доходов компании для его удержания.
• Ш Еще один серьезный ряд проблем - некорректное составление договоров юристами и составление клиентом некорректной заявки на услуги . Эти две проблемы следует рассматривать вместе, так как информация в оговорах и в заявках на услуги часто перекликается. Специфика транспортно-экспедиторского бизнеса такова, что некорректно оформленная заявка клиента, может привести к серьезным стоимостным последствиям в виде убытков из-за несвоевременно поданного транспорта, несоответствия транспорта габаритам груза или подачу транспорта не по тому адресу. При этом клиент может не согласиться возмещать какие-либо расходы, так как именно в обязанности экспедитора входит выяснение у клиента всех необходимых для реализации перевозки моментов. Также немаловажно корректно составить договора на транспортно-экспедиторское и брокерское обслуживание во избежание будущих непониманий с клиентом , в котором будут оговариваться все возможные проблемные моменты, такие как ставки простоев, сроки доставки и оформление , форс-мажорные обстоятельства. Для более качественного и четкого обслуживание клиента необходимо составить стандартный договор-заявку, в котором необходимо учесть все возможные вопросы. Также важно инициировать коммерческим отделом проведение сквозной проверки договоров начальниками всех отделов компании. Мы выделили основные проблемные моменты 1 этапа бизнес-процесса (см.рис.3.7).
• На втором этапе бизнес-процесса компании можно выделить следующий ряд проблем (см. рис 3.8):
• Ш Несоответствия в товаросопроводительных документах на груз. В основном в процессе внутрипортового экспедирования речь идет об ошибках в коносаментах, которые требуют последующей коррекции, если такая проблема возникает при экспедировании автотранспорта, чаще всего приходится корректировать данные в CMR, TIR и коммерческих документах. Такие проблемы чаще всего возникают из-за недостаточно внимательного оформления документов у поставщика, а также из-за возможного несоответствия требований к документации российского и иностранного законодательства. Такие ошибки увеличивают как сроки, так и стоимость доставки, так как приводя т к дополнительным расходам по коррекции и простоям. Чаще всего такие проблемы - недосмотр специалистов-логистов компании, так как клиент, как правило, возлагает ответственность за проверку всей документации на них. Единственным вариантом предупреждения такого рода проблем является тщательная, заблаговременная проверка всей товаросопроводительной документации заранее и уже на этапах перевозки, а также, в случае необходимости, коррекция документов в максимально короткие сроки, до прихода груза в порт или на терминал.
• Рисунок 3.7 Проблематика первого этапа бизнес-процесса компании

• Рисунок 3.8 Проблематика второго этапа бизнес-процесса компании

• Рисунок 3.9 Проблематика третьего этапа бизнес- процесса компании
• Ш Существует такая проблема, как внезапная, незапланированная передача груза для экспедирования в компанию. Чаще всего это передача груза клиентом от другого брокера или экспедитора. Последствием такой внезапности может быть масса проблем, связанных со срочным получением недостающих документов, их переоформлением по необходимости, срочная оплата расходов контрагентам и таможенных платежей. При недостаточной оперативности в действиях, компания и клиент могут понести серьезные убытки на простоях оборудования и транспорта. И клиент, со своей стороны, передав свой груз в работу компании вряд ли согласиться брать такие расходы на себя. Таким образом, несоответствующие действия в такой ситуации могут привести к снижению ценовых, временных показателей и показателей надежности качества работы компании для клиента. Во избежание негативных последствий ,следует принимать меры уже на этапе передачи груза от другого экспедитора. Менеджер коммерческого отдела должен максимально собрать всю документацию и информацию по грузу, оперативно поставить в известность все участвующие в процессе отделы. Предупредить клиента о всех возможных последствиях и не вводить его в заблуждения о несуществующих возможностях.
• Ш Третья часто возникающая проблема на этом этапе- несвоевременная оплата платежей и фрахтовых составляющих клиентом компании или компанией соответствующим контрагентам. Эта проблема, в основном связана с недостаточно оперативной работой финансовых служб клиента и компании, как с точки зрения выплат, так и с точки зрения счетов. Последствием таких действий является возникновение все тех же простоев, погранично проблема развивается на третьем этапе бизнес-процесса. Компания и клиент терпят убытки. Как вариант решения предлагается более тщательный мониторинг выставления счетов и их оплаты менеджерами, как координирующими центрами. Внесение авансовых платежей на счета таможни и контрагентов. Предварительное внесение клиентом авансов на счета компании.
• Ш Также на данном этапе очень актуальны проблемы, которые уже были описаны подробно выше - это некорректно оформленные заявки клиентов, ошибки аналитиков при расчете платежей .
• Проблемы третьего этапа бизнес-процесса компании следует описывать вместе с проблематикой процесса внутри компании Фортэк, поскольку на данном этапе они наиболее приближены друг к другу (см.рис.3.9).
• Ш Одной из самых серьезных проблем на этом этапе являются возможные ошибки в процессе мониторинга и отслеживания движения грузов. Последствиями их может быть несвоевременное получение документов у агентов линий и на терминалах, несвоевременное информирование специалистов других отделов о приходе груза и, как следствие этого, несвоевременную оплату платежей, подачу документов в таможню, серьезные простои и расходы на терминалах и в порту, снижение уровня надежности и профессионализма компании в глазах клиента.Процесс мониторинга является достаточно сложным, и именно поэтому, для комплексного решения данного вопроса предлагается не только повысить количество специалистов и тщательность отслеживания, но и, применить специальное программное обеспечение, так как существующее ПО не позволяет контролировать процесс полностью.
• Ш Вторым важным вопросом является корректность подачи документов в таможню. В случае недостачи какого-либо документа или подачи некорректной декларации, последствиями могут быть различного вида убытки, такие как корректировка таможенной стоимости по декларации, простои транспорта и контейнерного оборудования, дополнительные расходы по хранению на терминале. Причины таких ошибок кроются в недостаточно тщательной проверке и подготовке документации на предыдущих этапах бизнес-процесса. И способом решения может быть только более внимательный, профессиональный подход со стороны менеджеров и специалистов.
• Ш Еще одной важной проблемой является несвоевременная оплата счетов компанией в пользу контрагентов и клиентом в пользу компании. Отсутствие оплаты может иметь очень серьезные последствия в виде невыдачи разрешения на вывоз линией, блокировка груза терминалом, запрет на выгрузку от транспортной компании и следующие из этих ситуаций убытки. Неоплата счетов может происходить по многим причинам, прежде всего это может быть, потеря и не выставление счета, оплата несоответствующей суммы, некорректная работа банка. Способами решения и предупреждения таких проблем могут быть заключение официальных договоров с контрагентами, оплата авансов, периодическая сверка счетов, повышение общего объема перевозок и долгосрочная работа с постоянными партнерами, которая повышает доверие к компании и позволяет в проблемных ситуациях иметь дополнительные гарантии.
• Ш Важными являются также вопросы координации процесса вывоза груза с терминала и из порта. Они возникают достаточно часто, так как на этом этапе нужно скоординировать работу многих подразделений- коммерческого отдела, ТЭО, отдела декларирования, склада получателя, и все это, учитывая требования порта и терминалов, а также таможни, к вывозу грузов. Повышение уровня эффективности на данном этапе процесса экспедирования очень важно и зависит, в первую очередь, от квалификации, опыта и возможностей специалистов компании. Для повышения качества работы компании на этом этапе очень важным является работа менеджера КО, как координатора процесса, тесная работа ТЭО с получателем груза, наличие наработанных связей с контрагентами для повышения оперативности вывоза.
• Рассмотрев перечень основных проблем, возникающих на отдельных этапах бизнес-процессов компании, можно также выделить некоторые проблемы, которые возникаю в случае экспедирования перевозок автотранспортом. Хотя доля услуг, оказываемых в этом направлении относительно невелика, но в силу определенной специфики этого направления следует перечислить некоторые основные моменты.
• Экспедирование грузов автотранспортом имеет много общего и много отличного от внутрипортового экспедирования. Прежде всего, существует специфика в процедурах оформления груза на сухопутных терминалах и в порту. В связи с этим, внутри отдела декларирования ООО «Фортэк» существует независимо группа декларантов Балтийской и Санкт-Петербургской таможни. Грузы перевозимые автотранспортом также имеют некоторую специфику. Именно поэтому экспедированием этого направления в компании занимаются специально выделенные менеджеры коммерческого отдела и специалисты ТЭО.
• Можно выделить ряд основных преимуществ использования такого вида транспорта:
• - Доставка автотранспортом более предпочтительна при перевозках сборных (малоразмерных грузов), скоропортящихся грузов, негабаритных грузов.
• -Доставка автотранспортом чаще всего осуществляется от дверей до дверей, что позволяет сократить сроки и уменьшить расходы по перевозке и повышает уровень сохранности груза .
• -Сроки доставки автотранспортом, как правило, короче доставки морем.
• Если говорить о недостатках данного вида перевозки можно отметить в первую очередь высокую стоимость по сравнению с морской перевозкой, а также невозможность монодоставки из некоторых стран, например Америки или Китая.
• Какие же проблемы можно выделить, говоря об экспедировании автотранспорта:
• -Первое и самое важное, это проблемы, возникающие из-за определенных действий таможенных органов - неоперативности таможенного оформления, таможенных проверок и инспекции, изменений таможенного законодательства, последствиями которых являются огромные убытки от простоев транспорта. В 2010 году данная проблема стала очень актуальной после закрытия большинства постов Санкт-Петербургской таможни в рамках проведения программы по совершенствованию структуры таможенных органов, расположенных в Северо-Западном федеральном округе.
• - Недостаток свободного транспорта в период ноября-декабря и повышение ставок транспортными компаниями. В этот период спрос на автотранспортные услуги значительно повышается, отсюда рост стоимости фрахтов и недостаток свободного транспорта, который практически невозможно перевыставить клиентам, которые работают с компанией постоянно. Способом решения данного вопроса может быть заблаговременное расширение количества компаний-партнеров и заключение с ними долгосрочных договоров со стабильными ставками фрахта.