Ділова англійська мова (письмовий аспект) для військовослужбовців

- розповідь про себе (про своє місце перебування, роботу, навчання, визначні події, плани на майбутнє і т. ін.).

Частина 5. Заключна частина

(1) 15 May 2007

Station Road 81

England

Beaconsfield, 73456

(2) 32145, Ukraine

Kryvonos Street 42

Gaivoron, Kirovograd Region,

(3) Dear Ihor,

(4) I'm looking forward to hearing from you! Write soon!

(5) At the moment I'm working very hard because I have exams soon, so I'm spending a lot of time in the library!

(6) I live in a small town, near London, called Beaconsfield. It's a very quiet town. There are parks nearby where I take my dog, Laika, for a walk. I live with my parents and my younger sister, Charis. My father works for the post office and my mother has a part-time job as a teacher.

(7) I go to the local college where I have a lot of friends. I like most subjects, but not all of them! In the evenings I sometimes visit my friends or stay at home and listen to music, and at the weekends I like going swimming or horse-riding.

(8) It is great to hear from you and know that you are OK. We have the best memories about your country and the Ukrainian people.

I'll tell you a little about myself, and you can do the same when you write to me.

(9) John

(10) Best wishes

Вправа 3.13 Напишіть відповідь на лист Джона (див. вправу 3.12), дотримуючись наступної схеми

1) Where do you live?

2) Who do you live with?

3) Write about your family.

4) What do you like?

5) What are your hobbies and interests?

6) What are you doing at the moment?

3.5 Офіційний лист

Офіційний (службовий) лист (official letter) - це формальний, інформаційний документ, який укладається уповноваженими працівниками (службовцями) організації для вирішення службових питань, письмового спілкування з іншими установами або приватними особами.

При написанні таких листів слід суворо дотримуватися офіційно-ділового стилю та чітко визначеної структури, яка, як правило, включає сім реквізитів:

1) назву й адресу організації - відправника листа;

2) дату та реєстраційний номер документа;

3) назву й адресу організації (ім'я та адресу особи) - отримувача листа;

4) звертання;

5) основну частину;

6) заключну частину;

7) підпис.

3.5.1 Структура офіційного листа*

(1) Адреса відправника Your address

(2) Дата відправки The date

(3) Внутрішня адреса Inside address

(4) Звертання Salutation

(5) Основна частина Main body

(6) Заключна частина Informal ending

(7) Підпис та прізвище Signature and name

3.5.2 Зразок офіційного листа*

47 Levanevskyi Street, apt.45

(1) Novohrad-Volynskyi,

Ukraine, 64200

(2) 29 April 2007

The Receptionist

(3) The Hilton Hotel

35 Green Road

Montgomery, Al 36118, USA

(4) Dear Sir or Madam,

I would like to book a single room at your hotel for the nights of 11, 12 and 13 June 2007. Could I possibly have a quiet room with a view of the Alabama river?

(5) I am asking you to send me a brochure of the hotel and information about the Montgomery area.

Please let me know if you need a deposit or a credit card number.

Thank you very much.

(6) I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

(7) (Signature)

Valerii Antoniuk

3.5.3 Правила укладання офіційного листа

Потрібно виконувати наступні вимоги щодо ведення офіційного діловодства:

- використовуйте офіційно-діловий стиль, стандартну англійську мову і не допускайте скорочень на зразок: I'd; she'll; you've… (потрібно писати: I would; she will; you have…);

- пишіть коротко і просто;

- слідкуйте за логічністю та послідовністю написання листа;

- пам'ятайте, що в англійській мові важливе значення має порядок слів у реченнях. Головним чином у ділових листах використовуються розповідні речення (стверджувальні або заперечні) з фіксованим порядком слів, де підмет (група підмета) передує присудку, тобто: підмет + присудок + додаток + обставини місця + обставини часу;

- уникайте багатозначності;

- будьте ввічливі.

- Registered (рекомендований (зареєстрований) лист)

- Air Mail (повітряною поштою)

- Express Delivery (з терміновою доставкою)

- То be Called for або Poste Restante (до запитання).

Дата відправки листа пишеться нижче адреси відправника, наприклад, 29 September 2006 або 29th September 2006, або September 29 2006 (використовується в США). Інколи після назви місяця або числівника, що позначає дату, ставлять кому, а назву місяця скорочують, наприклад, 29 Sept, 2006.

Частина 3. Внутрішня адреса

Коли відомо як звати адресата, то перед прізвищами чоловіків ставиться абревіатура Mr., заміжніх жінок - Mrs., незаміжніх - Miss і, якщо невідомо заміжня жінка чи ні - Ms.

При адресації листів керівникам держав та урядових установ, членам дипломатичних місій, суддям та ін. слід використовувати звертання, які вказуються у спеціальних довідниках.

Коли прізвище отримувача листа невідоме, то вказується лише його посада. У цьому випадку перед назвою посади в адресі ставиться артикль, який, проте, опускається, якщо в адресі зазначене прізвище даного посадовця, наприклад:

The Receptionist

- „Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + family name ” (якщо знаємо стать і прізвище адресата), наприклад, „Dear Mr. White”;

- „Dear Madam” (при звертанні до жінки, коли не знаємо її прізвище);

- „Dear Sir or Madam”, „Dear Sir/Madam” (якщо невідомі ні стать, ні прізвище отримувача листа);

- „Dear Sirs” (при написанні листа до організації);

- „To whom it may concern” (коли ми не знаємо ні прізвища, ні посади адресата і звертаємося до тих, кого стосується даний лист).

У деяких випадках у звертанні можна вказувати посаду або військове звання адресата, наприклад:

- „Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + family name” (Шановний пане/пані + прізвище): „Dear Mr. Cook” (Шановний пане Кук!);

У заключній частині листа можна виразити повторну подяку, висловлення сподівання, запевнення у співробітництві, прохання дати відповідь, зателефонувати, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю і т. ін.. Наприклад, якщо хочуть отримати відповідь на свій лист, то в кінці пишуть „I look forward to hearing from you”.

Заключні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства):

1) „З повагою, щиро Ваш…”:

- „Yours sincerely”, коли відоме ім'я отримувача листа;

- „Yours faithfully”, коли невідоме ім'я адресата або коли лист адресується організації;

- „Yours truly” (в американському діловодстві).

2) „З найкращими побажаннями” - „Best wishes/Best regards”, коли лист адресується колезі або гарному другу.

Частина 7. Підпис

3.5.4 Вирази, характерні для офіційного листа

Частина 4. Звертання

Вправа 3.14 У лівій колонці вказані типові звертання. Напишіть навпроти них відповідні заключні фрази: „Yours sincerely” або „Yours faithfully”

Andrii Demkiv (signature)

Вправа 3.17 Прочитайте оголошення.

Oleksii Kravtsov (signature)

Вправа 3.19 Напишіть листа у готель „Flamenco” за адресою: Блек стріт, будинок 25; Сан-Дієго, 12345, Каліфорнія, США. Замовте кімнату на двох із видом на океан, з 28 по 31 грудня ц.р.

Розділ 4. Формалізовані документи багатонаціональних штабів (миротворчих місій)

Для оперативного прийняття рішень у військовій сфері обмін інформацією між структурними підрозділами, у тому числі через засоби письмового спілкування, є критичним і фундаментальним. З метою забезпечення ефективного управління військами та їх взаємосумісності в багатонаціональних штабах встановлюються єдині норми ведення діловодства. Як правило, міжнародні військові місії при укладанні документів застосовують англійську мову (Оксфордський варіант) і загальні вимоги керівних документів Північноатлантичного Альянсу, таких як стандарти СТАНАГ-2020, СТАНАГ-2066 та СТАНАГ-5500, метою яких є уніфікація:

- єдиних форм штабної документації;

- типової схеми реквізитів для конкретних видів документів;

- норм написання наказів, донесень та рапортів, у тому числі оперативних донесень про стан справ (Operational Situation Reports);

- правил використання термінів, мовних зворотів, абревіатур та скорочень;

- вимог до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп'ютерні мережі, автоматизовані системи управління військами тощо.

4.1 Загальні правила написання формалізованих документів багатонаціональних штабів

У багатонаціональних штабах дотримуються таких правил написання формалізованих документів:

1) Документи укладаються згідно основних норм орфографії, граматики та пунктуації;

2) Основний зміст документа вказується на його початку. У першому параграфі потрібно зазначити тему і головні питання, які розглядаються;

3) Слід писати короткі документи (на одну або найбільше на дві сторінки), абзаци-параграфи (не більше шести рядків) та речення (у середньому біля п'ятнадцяти слів);

4) Рекомендується вживати прості, короткі типові слова та вирази;

5) Використовується активний стан дієслів, що дозволяє скоротити і спростити речення, підкреслити роль виконавця, показати хто і яким чином буде виконувати дії, наприклад:

пасивний стан

- The PT test was passed by Captain Boiko (8 слів);

- The order was issued by the Major (підкреслює результат дії);

- Hill 123 must be attacked at 0730 (не вказано виконавця);

активний стан

- Captain Boiko passed the PT test (6 слів);

- The Major issued the order (підкреслює роль виконавця);

- Company A will attack Hill 123 at 0730 (вказано виконавця);

6) У ролі підмета використовуються I, you, we… замість this office, this headquarters, this command, …;

7) Слід уникати використання:

- скорочень та абревіатур. Дозволяється використовувати тільки загальноприйняті, наприклад, APC - Armored Personnel Carrier (бронетранспортер); Cdr - Commander (командир); CO - commanding officer (командир частини (від батальйону і вище)); Coy - company (рота); ROE - rules of engagement (правила застосування зброї)…;

- жаргону;

- подвійного заперечення (розглядається як граматична помилка), тобто нестандартного застосування двох заперечень в одному реченні, коли вони відміняють одне одного, створюючи позитивне твердження. Правильно вживати „Soldiers do something.” замість „ Soldiers don't do nothing.”;

- речень, які починаються „It is”, „There is” або „There are”. Краще писати „We recommend…” замість „It is the recommendation of this headquarters that...”; „We request…” замість „It is requested...”;

- виразів „the -ion of” and „the -ment of”. Наприклад, рекомендується вживати “to prepare” замість “for the preparation of ”, “examining” замість “the examination of”;

- так званий „військовий” час (24-годинне лічення без вживання a.m., p.m., morning, evening…), наприклад, 12.35;

10) дозволяється в бойових документах писати неповні речення, тобто опускати:

- дієслово to be, наприклад, „Alpha Coy (is)* located in vicinity of grid 6245”; „No visitors (are allowed)* after 2100”;

Вправа 4.1 Наступні скорочення та абревіатури є загальновживаними. Підберіть відповідні слова до них та перекладіть українською мовою

Вправа 4.2 Замість пропусків у реченнях підберіть відповідні слова з таблиці

1. Capt gave the ............................. for the Coy to march.

2. Maj Boichuk is the Cdr of that ……............................. .

3. The CO must make the final decisions himself. He cannot ............................. this responsibility.

4. The uniforms were .................................... to the soldiers by the supply Pl.

5. A Cdr gives responsibilities to his ............................................... through the ............................................ .

6. Everything that the unit does or does not is the commander's …………….

Вправа 4.3 Навпроти речень напишіть літеру „А” (Active Voice), якщо використовується активний стан дієслів і „Р” - якщо пасивний стан дієслів (Passive Voice)

The target will be fired on at 1945 hours.

The commander of Coy is called OC (officer commanding)

Вправа 4.4 Перепишіть речення, замінивши пасивний стан дієслів на активний

1. The APC is being driven by Pte Bohachuk.

4.2 Категорії формалізованих документів багатонаціональних штабів

Формалізовані документи, які відпрацьовуються в багатонаціональних штабах (миротворчих місіях), можна розділити на три основні категорії:

1) Внутрішні документи. Відпрацьовуються офіцерами штабу для планування своєї роботи, оцінки і аналізу обстановки;

2) Звітні документи. Укладаються з метою інформувати старшого начальника (вище командування) або інші підрозділи та частини. До них відносяться:

- донесення (reports);

- рапорти (reports);

- заявки (requests).

3) документи управління частинами та підрозділами. До цієї категорії відносяться документи, за допомогою яких штаб доводить до підлеглих рішення командування і ставить завдання для військ із необхідним ступенем деталізації. До них належать:

- накази (orders);

- розпорядження, попередні розпорядження (накази);

- директиви (directives). Основним їх призначенням є розробка головних принципів та завдань військових (миротворчих) операцій. Структура укладання подібна схемі наказу, але може містити менше пунктів, ніж наказ;

- накази і розпорядження по тиловому забезпеченню (Administrative Orders - ADMINO);

- меморандуми (memorandums (Memo)),

- інструкції про постійний порядок дій (Standing Operating Procedure - SOP). Розробляються для впорядкування (зменшення) об'єму документів управління діяльністю військ і включають завдання та порядок дій підрозділів відповідно до їх призначення.

У свою чергу документи управління частинами та підрозділами поділяються на бойові (combat) та документи управління повсякденною діяльністю військ (routine).

У даному розділі розглядається структура та приклади написання найбільш вживаних документів багатонаціональних штабів (миротворчих місій):

наказів;

меморандумів;

донесень (рапортів);

заявок.

4.3 Накази

Наказ - це правовий акт, укладання й оформлення якого суворо регламентується інструкціями та нормами. Набуває чинності з моменту підписання відповідним начальником (командиром), якщо в тексті не вказано інший термін. Розрізняють наступні види наказів:

- Operation/operational Order (OPORD або OPO) (оперативний наказ). Віддається командиром підпорядкованим військам з метою проведення координованих дій по виконанню прийнятого ним рішення на операцію (бойові дії). Оперативний наказ містить оцінку сил, засобів та дій противника (ворогуючих сторін - під час проведення операцій з підтримання миру), своїх і дружніх військ; перелік приданих або підпорядкованих військ, задум операції, а також завдання та порядок застосування військ, взаємодії та усестороннього забезпечення операції (бойових дій);

- Warning Order (WO, WARNO) (попередній наказ). Має подібну до оперативного наказу схему укладання і містить попередню інформацію про задум командира на проведення операції, що дає можливість підпорядкованим військам розпочинати необхідну підготовку. У цьому документі також може бути представлена оцінка обстановки; розстановка сил, засобів та ресурсів; порядок підпорядкування, взаємодії і забезпечення військ, а також попередній план їх підготовки до операції (бойових дій);

- Fragmentation Order (FRAGO) (фрагментарний наказ). Представляє собою частину оперативного наказу, яка безпосередньо стосується однієї або декількох підлеглих частин. Основне призначення фрагментарного наказу - своєчасність доведення інформації. Зазвичай укладається в усній або письмовій формі і його обсяг може не перевищувати один параграф.

1. SITUATION

a. Belligerent forces

b. Friendly forces

c. Attachments and detachments.

2. MISSION

3. EXECUTION

Intent:

a. Concept of operation.

(1) Maneuver

(2) Fires

b. Tasks to maneuver units.

c. Tasks to CS units.

d. Coordinating instructions.

4. SERVICE SUPPORT

5. COMMAND AND SIGNAL

ACKNOWLEDGE:

NAME (Commander's last name)

RANK (Commander's rank)

OFFICIAL:

ANNEXES:

DISTRIBUTION:

(Classification)

4.3.2 Правила укладання наказів

- Change from oral orders, if any - указується, чи містить наказ будь-які зміни у порівнянні з усним наказом, раніше відданим командиром (старшим начальником), наприклад, фраза „No change, except para 3” означає, що є зміни лише у параграфі 3;

- Copy__ of __ copies - номер примірника наказу і загальна кількість копій;

- Issuing headquarters - найменування штабу;

- Place of issue (may be in code) - місце розташування штабу (іноді передається спеціальним кодом), його координати;

- Date-time group of signature - позначення часу і дати підписання наказу (код (шість цифр); назва місяця; дві останні цифри року), наприклад, 091639MAY07A, що означає наказ підписано 9 травня 2007 року, о 16 годині 39 хвилин місцевого часу. При укладанні наказів не вживаються скорочення am, pm, проте використовуються букви для позначення часових поясів, наприклад, A означає місцевий час, а Z - час „за Гринвічем”

- Message reference no - умовний вихідний номер наказу, на який робиться посилання при підтвердженні його отримання, наприклад, HQ 112;

- OPERATION ORDER (number) _____ (code name) - вид наказу, його назва та порядковий номер;

- References - посилання на карти, які використовуються при складанні наказу тощо.

ІІ. Основна частина (body). Включає п'ять пунктів:

Іноді на початку тексту наказу приводиться організація сил (частин) на дану операцію (Task Organization).

1) Situation - обстановка;

а) Enemy forces (Belligerent forces) - противник або ворогуючі сторони (оцінка сил, засобів та дій противника (ворогуючих сторін конфлікту). Зазвичай цей підпункт складається з посилання на додаток по розвідці та інші документи, що містять більш докладні відомості про противника (ворогуючі сторони конфлікту);

2) Mission - завдання об'єднаних сил (стисло формулюються загальні завдання);

3) Execution - завдання підлеглим частинам і підрозділам;

а) Intent - задум операції;

4) Service Support або Administration and Logistics - розпорядження по тилу (вказівки по тилу і постачанню). При укладанні окремого наказу по тилу (Administrative order) на дану операцію, у пункті 4 міститься посилання на цей документ;

5) Command and Signal - розпорядження по зв'язку і розташуванню командних пунктів. При оформленні окремого додатку до бойового наказу по зв'язку, у пункті 5 є відповідні посилання на цей додаток, а також на інструкцію по зв'язку (Signal operations instruction). Крім того, у цьому пункті можуть бути розпорядження щодо місць розташування командних пунктів штабу об?єднаних сил і підлеглих частин, дати і часу їх заняття, а також указівки стосовно обмежень у застосуванні засобів зв'язку.

ІІІ. Завершальна частина (ending):

1. What are the standard peacekeeping orders?

2. What does an operation order contain?

3. What is the main purpose of warning orders?

4. What is the difference between complete and fragmentary operation orders?

5. Which order presents prior notification of an order or action which is to follow?

Peacekeeping orders are those pertaining to peacekeeping operations and administration in the area of responsibility.

1) Warning Order (WARNO);

2) Operation/operational Order (OPORD or OPO);

3) Fragmentation Order (FRAGO).

An Operation Order (OPORD) is an order given by a commander, setting out the situation, the mission, his decision and plan of action, and such details as to the method of execution as will ensure coordinated action of the whole command.