Документальное оформление и учет поступления основных средств

2

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

РЕФЕРАТ

НА ТЕМУ:

Документальное оформление и учет поступления основных средств

МИНСК, 2009

Документальное оформление и учет поступления основных средств

Основные средства поступают на предприятие в результате:

капитальных вложений;

приобретения за плату у других предприятий и лиц;

получения от других предприятий и лиц безвозмездно;

обмена на другое имущество;

субсидий правительственного органа;

внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия (по договоренности сторон) и др.

В результате инвентаризации могут быть выявлены неучтенные объекты основных средств, ввод в эксплуатацию которых должен быть документально оформлен.

Операции по строительству и приобретению основных средств осуществляются отдельно от основной деятельности в результате капитальных вложений.

Для оформления приемки в эксплуатацию отдельных объектов основных средств и их отражения в учете, а также внутреннего перемещения из одного цеха (отдела, участка) в другой, передачи со склада (из запаса) в эксплуатацию или исключения из состава основных средств при передаче (продаже) другому предприятию (организации) применяется "Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств" формы №0С-1.

Указанный акт (накладная) составляется комиссией на каждый отдельный объект основных средств. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. К нему прилагается необходимая техническая документация, относящаяся к данному объекту (паспорта, спецификации, рабочие инструкции и др.), которая затем передается материально ответственным лицам по месту эксплуатации основных средств.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре. После оформления он вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами, на то уполномоченными.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) составляется в двух экземплярах работником отдела (цеха) -- сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, а второй -- отделу (цеху) -- сдатчику.

На наиболее крупные объекты основных средств отдел главного механика составляет паспорта. В них дается технико-экономическое описание объекта основных средств, указываются время ввода их в действие, норма амортизации (износа), причины выбытия и другие данные. На основании паспортов производится, в частности, перепись оборудования, жилого фонда и производственных объектов.

Для синтетического учета основных средств в плане счетов предназначен синтетический активный счет 01 "Основные средства". На этом счете учитываются основные средства, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданные в аренду (кроме долгосрочно арендуемых), а также капитальные вложения инвентарного характера, земельные участки, лесные и водные угодья, недра, предоставленные предприятию в пользование, затраты по законченным капитальным работам в арендованные основные средства.

Основные средства учитываются на счете 01 "Основные средства" в первоначальной оценке. При полной журнально-ордерной форме учет по счету 01 ведется в журнале-ордере 13, а при сокращенной -- в журнале-ордере 04. Для обобщения данных по учету движения основных средств и начисления амортизации применяется при упрощенной форме Ведомость учета основных средств, начисления амортизации (износа) формы № В-1.

Включение в состав основных средств объектов, созданных самим предприятием, отражается в учете следующей записью:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 08 "Капитальные вложения" -- на стоимость фактических затрат по их возведению, ж/о 16 (08). При этом все затраты по их возведению собираются на дебете счета 08 "Капитальные вложения" с кредита разных счетов в зависимости от вида расходов: 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 68 "Расчеты с бюджетом", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты, с персоналом по оплате труда", 50 "Касса", 51 " Расчетный счет" и др.

Приобретение основных средств за плату у других предприятий и лиц в учете отражается следующим образом.

При приобретении основных средств, не требующих монтажа на их стоимость, составляются проводки:

а) Д-т сч. 08 "Капитальные вложения", В-3

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76) -- при согласии на оплату счетов поставщиков на стоимость без НДС, ж/о 6 (03);

б) Д-т сч. 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" (субсчет 1 -- "Причитающийся к уплате налог"), В-5

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76) -- на сумму н лога по приобретенным основным средствам, ж/о 6 (03);

в) Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", В-7 К-т сч. 51 "Расчетный счет" (52, 55, 50) -- по мере оплаты счетов постав;

ков с учетом налогов, ж/о 2 (2/1, 3, 1), (01);

г) Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1 К-т сч. 08 "Капитальные вложения" -- при вводе основных средств в эксплуатацию, ж/о 16 (08);

д) Д-т сч. 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" (субсчет 21 -- "Уплаченный налог по основным средствам и нематериальны активам"), В-5

К-т сч. 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" (субсчет 1 -- "Причитающийся к уплате налог" или субсчет "Налог на добавленную стоимость при осуществлении капитальных вложений") -- на сумму НДС, подлежащую возмещению, ж/о 8 (03).

Если же приобретается оборудование, требующее монтажа, то на его стоимость составляются следующие бухгалтерские записи:

а) Д-т сч. 07 "Оборудование к установке", В-2

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" -- при согласии на оплату счетов поставщиков (76) без НДС, ж/о 6 (03);

б) Д-т сч. 18 "НДС по приобретенным ценностям" (субсчет 1 "Причитающийся к уплате налог"), В-5

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76) -- на отражен указанных в первичных расчетно-платежных документах сумм НДС по оприхо ванному оборудованию, ж/о 6 (8), (03);

в) Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", В-7 К-т сч. 51 "Расчетный счет" (52, 55, 50) -- по мере оплаты счетов поставщиков с учетом налогов, ж/о 2 (2/1, 3, 1), (01);

г) Д-т сч. 18 "НДС по приобретенным ценностям" (субсчет 2 "Уплаченный налог"), В-5

К-т сч. 18 "НДС по приобретенным ценностям" (субсчет 1 "Причитающий к уплате налог") -- на сумму НДС, подлежащую возмещению. После этой проводки оплаченный первичный документ регистрируется в Книге покупок;

д) Д-т сч. 08 "Капитальные вложения", В-3 К-т сч. 07 "Оборудование к установке" -- при передаче оборудования в монтаж, ж/о 16 (08);

К-т сч. 10 "Материалы", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и других счетов в зависимости от вида расходов (02, 12, 13, 23, 60, 67, 68, 71, 84, 89, 92) -- на затраты, связанные с монтажом оборудования, ж/о16, 10/1 и др. (05 и др.); е) Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 08 "Капитальные вложения" -- при вводе оборудования в эксплуатацию, ж/о 16 (08).

В случае приобретения основных средств, бывших в эксплуатации, за плату у других предприятий составляются следующие проводки:

а) Д-т сч. 08 "Капитальные вложения", В-3

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76) -- на договорную стоимость без НДС, ж/о 6 (8), (03);

б) Д-т сч. 18 "НДС по приобретенным ценностям" (субсчет 1 "Причитающийся к уплате налог"), В-5

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76) -- на сумму налога по приобретенным основным средствам, ж /о 6 (8), (03);

в) Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76), В-7

К-т сч. 51 "Расчетный счет" (52, 55) -- по мере оплаты счетов за приобретенные основные средства с учетом НДС, ж/о 2 (2/1, 3), (01);

г) Д-тсч. 18 "НДС по приобретенным ценностям" (субсчет 21 "Уплаченный налог по основным средствам и нематериальным активам"), В-5

К-т сч. 18 "НДС по приобретенным ценностям" (субсчет 1 "Причитающийся к уплате налог") -- на сумму НДС, подлежащего возмещению, ж/о 8 (03);

д) Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 08 "Капитальные вложения" -- при вводе основных средств в эксплуатацию по договорной стоимости, ж/о 16 (08);

На сумму использованных амортизационных отчислений на создание или приобретение основных средств:

К-т сч. 010 "Амортизационный фонд воспроизводства основных средств"

При недостаточности амортизационного фонда организации направляют на приобретение (создание) основных фондов и другие источники собственных средств.

Прием в эксплуатацию основных средств (новых), полученных от других предприятий и лиц безвозмездно, а также в качестве субсидии правительственного органа, отражается проводкой:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 80 "Прибыли и убытки" (субсчет "Безвозмездно полученные ценности"), ж/о 15 (07).

При получении таких основных средств от субъектов хозяйствования своей системы делается следующая запись на счетах:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 88 "Фонды специального назначения" (субсчет "Безвозмездно полученные ценности"), ж/о 12 (07).

Приходование ранее эксплуатировавшихся основных средств, полученных безвозмездно от государственного предприятия (по остаточной стоимости) или в форме дара от юридических и физических лиц (по экспертной или договорной стоимости за минусом фактического износа объекта), а также в качестве субсидии правительственного или местного административного органа (по остаточной стоимости), отражается проводками:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 80 "Прибыли и убытки" (субсчет "Безвозмездно полученные ценности"), ж/о 15 (07);

При безвозмездно поступившим таким основным средствам от субъектов хозяйствования своей системы в учете делаются записи:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 88 "Фонды специального назначения" (субсчет "Безвозмездно полученные ценности"), ж/о 12(07).

Одновременно:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 02 "Амортизация основных средств" -- на сумму начисленной амортизации, ж/о 10/1 (05).

На предприятия могут поступать основные средства от своих филиалов и других обособленных подразделений, выделенных на отдельные балансы.

В этом случае на остаточную стоимость поступивших основных средству получателя составляются проводки:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 78 "Расчеты с дочерними предприятиями" -- при поступлении от дочерних предприятий, ж/о 9 (03);

К-т сч. 79 "Внутрихозяйственные расчеты" (субсчет 1 -- "По выделенному имуществу") -- при поступлении от филиалов и других подразделений, выделенных на самостоятельный баланс, ж/о 9 (03).

Одновременно:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 02 "Амортизация основных средств" -- на сумму начисленной амортизации, ж/о 10/1, (05).

При предоставлении учредителями основных средств в собственность предприятия делаются записи:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 75 "Расчеты с учредителями" -- на стоимость, определенную по договоренности участников, ж/о 8 (03).

В случае предоставления зданий, сооружений и оборудования в пользование предприятию делаются записи:

Д-т сч. 04 "Нематериальные активы", В-1

К-т сч. 75 "Расчеты с учредителями", ж/о 8 (03).

Одновременно указанные средства принимаются на забалансовый учет по дебету счета 001 "Арендованные основные средства".

Арендованные у другого предприятия основные средства учитываются на одноименном забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства".

Арендованные основные средства, находящиеся за рубежом, учитываются на счете 001 обособленно.

Долгосрочно арендуемые основные средства учитываются на балансовом активном счете 03 "Долгосрочно арендуемые основные средства" в оценке, согласованной арендатором и арендодателем. При поступлении их на предприятие составляется проводка:

Д-т сч. 03 "Долгосрочно арендуемые основные средства", В-1 К-т сч. 97 "Арендные обязательства", ж/о 8 (03).

При переходе указанных объектов в собственность арендатора в учете производятся записи:

Д-т сч. 01 "Основные средства", В-1

К-т сч. 03 "Долгосрочно арендуемые основные средства", ж/о 13 (04).

Организация аналитического учета основных средств

Учет основных средств, как правило, ведется централизованно в разрезе отдельных объектов и классификационных групп.

В аналитическом учете основные средства учитываются в натуральном выражении по инвентарным объектам.

Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для выполнения определенных функций, например отдельное здание или же здание с вмонтированным оборудованием (комплекс предметов), станок и т.д.

Каждому вновь принятому в эксплуатацию объекту присваивается инвентарный номер, который обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской или насечки. Нумерация обычно производится по порядково-серийной системе и указывается во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Так, например, инвентарные номера зданий могут начинаться с 001 по 099, сооружений -- со 100 по 199, передаточных устройств -- с 200 по 299 и т.д.

Аналитический учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов с помощью инвентарной карточки формы № ОС-6 (табл. 4.2). Она применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета их однотипных объектов, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Она ведется в бухгалтерии и заполняется в одном экземпляре на основании "Акта (накладной) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств" формы № ОС-1, технической и другой документации.

Основанием для отметок при списании объектов основных средств вследствие ветхости или износа служит "Акт на списание основных средств" формы № ОС-3 (табл. 4.3), а при достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации, ремонте объекта -- "Акт приемки-сдачи отремонтированных и модернизированных объектов" формы № ОС-2.

Инвентарные карточки хранятся в картотеке по классификационным группам, а внутри каждой группы -- по местам нахождения и видам объектов. При выбытии объектов основных средств инвентарные карточки из картотеки изымаются.

На арендованные основные средства инвентарные карточки не открываются. Их учет ведут на копии карточки, прилагаемой арендодателем к акту приемки-сдачи объекта основных средств в аренду.

Предприятия, имеющие незначительное количество объектов основных средств, могут вести их пообъектный учет в инвентарной книге. Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств и по местам их нахождения.

В целях контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в специальной "Описи инвентарных карточек по учету основных средств" формы № ОС-7, составляемой в одном экземпляре.

Для учета движения основных средств по классификационным группам при ручной обработке учетной информации применяется "Карточка учета 1 движения основных средств" формы № ОС-8 (табл. 4.7). Она открывается на каждую классификационную группу на год и заполняется на основании данных инвентарных карточек соответствующих групп основных средств и сверяется с данными их синтетического учета.

На основании итоговых данных этих карточек заполняются отчетные формы по движению основных средств.

Для пообъектного учета основных средств в местах их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам применяется "Инвентарный список основных средств" (по месту их нахождения, эксплуатации) формы № ОС-9.

При наличии АРМ бухгалтера, оборудованного персональными компьютерами, инвентарные карточки составляются непосредственно на рабочем месте. Одновременно в соответствии с программой вся информация, содержащаяся в карточках, фиксируется на дискете. В дальнейшем по ней можно получать соответствующие машинограммы о наличии и движении основных средств в необходимом разрезе. При этом инвентарные карточки может заменить дискета, данными которой можно пользоваться как обычной инвентарной карточкой в диалоговом режиме.

Литература

1. Скориков А.П. Бухгалтерский учет на производственном предприятии , Мн.: Высшая школа 2004г., 430 с.

2. Сащеко П.М. Теория бухучета, Мн: БГЭУ, 2004 г., 150с.

3. Саленко М.П. Бухгалтерский учет и статистическая отчетность, Мн.: Новое знание, 20057г. 290 с.