Сукупність теоретичних, методологічних та організаційно-практичних аспектів організації та методики обліку, аналізу і аудиту витрат СТОВ "Старокотельнянське"

Прямі витрати безпосередньо відносять на продукцію центрів відповідальності (місць витрат), а непрямі - формуються в цих центрах, а потім розподіляються між окремими видами продукції. Таке розділення витрат дає можливість оперативно розраховувати витрати на фактичний для різних варіантів обсяг виробництва, а також перераховувати планові витрати на фактичний обсяг продукції під час аналізу і оцінки роботи підрозділів.

Розподіл підприємства на центри відповідальності і класифікація витрат є фундаментом для створення на підприємстві системи управлінського обліку, що є найважливішим елементом всієї системи контролю.

1.4 Інформаційне забезпечення обліково-аналітичного процесу на підприємстві

Функціонування системи управління неможливе без достовірної, оперативної, релевантної інформації та її аналітичного опрацювання.

Під інформацією (від лат. Іпотшайо - пояснення, повідомлення, викладення) розуміють впорядковані відомості про процеси і явища зовнішнього світу, сукупність будь-яких знань тощо.

Розрізняють два поняття: „дані”, що отримуються в результаті фіксації тим чи іншим способом змін у господарських процесах і явищах, та „інформація”, що накопичується шляхом відповідного оброблення даних. Поняття „дані” нерідко замінюють поняттям „вхідна інформація”, а „інформація” - поняттям „результативна інформація”, оскільки збирання даних приводить до прийняття відповідних управлінських рішень. У тому разі, коли немає необхідності підкреслювати відмінність між інформацією й даними, вони вживаються як синоніми [49, с.85].

Інформація не є доступною для використання доти, доки вона не зафіксована. Інформація реєструється на документальних і машинних носіях, а та, що використовується в оперативному економічному аналізі, може бути виражена і в усній формі.

Залежно від поставлених мети і завдань впливу на об'єкт управління економічна інформація може класифікуватися за певними ознаками:

- змінності: постійна, умовно-постійна і змінна інформація. До постійної відноситься інформація, яка не змінюється протягом певного періоду (наприклад, звітні дані); умовно-постійна інформація зберігає нові значення протягом тривалого періоду (наприклад, норми витрачання); змінна відбувається часта зміна значень (наприклад, відомості про витрачання сировини та матеріалів);

- насиченості: недостатня, достатня та надлишкова інформація. Нині облік не завжди відповідає вимогам, які до нього висуваються. Наприклад, має місце багаторазове дублювання облікової інформації. Водночас багато показників не знаходять відображення в первинних документах, обліку та звітності. В ряді випадків відсутня стандартизація, уніфікація та раціоналізація складання та змісту документів (особливо тих, що готуються не обліковими відділами та службами підприємств), недостатня інформація робить неможливим вирішення поставлених завдань, досягнення визначених цілей.

Інформацію можна класифікувати за такими частинами:

-за способом зображення інформація буває: текстова, графічна (графіки, діаграми, схеми, креслення) і мультимедіа;

-за функціональним призначенням: прогнозна, планова, нормативна, облікова інформація;

-за ступенем оброблення - вхідна та вихідна інформація. Вхідна інформація (основа для наступного оброблення даних) реєструється в місці її виникнення (зберігання). Вихідна інформація - результат оброблення вхідних даних; поділяється на проміжну (що підлягала відповідному обробленню) і результатну;

-за місцем утворення: внутрішня (що утворюється безпосередньо в межах об'єкта та характеризує його діяльність) і зовнішня інформація (що надходить ззовні);

-за обсягом необхідних відомостей для управління економікою підприємства:комплексна й тематична, що відноситься до певного аспекту діяльності;

-за носієм: немашинна (усна, телефонна, документальна) і машинна інформація (на магнітних стрічках, дисках, датчиках даних тощо). Певна частина управлінської інформації повідомляється усно, особливо в нижчих ланках оперативного управління. Вся бухгалтерська інформація оформлюється відповідними документами і, отже, є документальною. Застосування сучасних інформаційних технологій у процесах управління підприємствами та іншими суб'єктами господарювання розширює можливості використання та підвищує значимість машинних носіїв інформації[49,с.93].

Відомі й інші класифікаційні ознаки економічної інформації: за елементами структури (реквізити, показник, масив, потік), за предметом господарської діяльності (інформація про продукцію, послуги тощо).

Усі джерела даних, що залучаються для проведення економічного аналізу, можна розподілити на окремі групи.

Нормативні, кошторисні, планові. До них належать усі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, бізнес - плани, плани-графіки виробництва, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання тощо.

Джерело облікового характеру. До них належать усі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також усі види звітності, в тому числі внутрішньогосподарська звітність, первинна облікова документація.

Звітність підприємств - це система показників, які характеризують результати діяльності підприємства за певний період.

Важливе значення для аналітичної роботи мають дані, які відображені в облікових реєстрах, оборотних відомостях, картках і книгах обліку, в первинних документах (вимогах, нарядах, накладних, лімітних картках тощо). Для поглиблення результатів економічного аналізу, виявлення причин відхилень від прогнозів і в динаміці за показниками, що вивчаються, використовуються дані реєстрів бухгалтерського обліку (машинограм, журналів, дебетових і накопичувальних відомостей тощо), первинних і зведених документів. Ці джерела інформації містять широкий аналітичний матеріал. Так, за даними реєстрів бухгалтерського обліку та доданих до них документів можна вивчити причини перевитрачання ресурсів, сплати штрафів та інших недоліків, установити винних, перевірити законність, доцільність і ефективність господарських операцій.

У процесі проведення економічного аналізу (особливо при оцінювання фінансового стану підприємства) широко використовуються дані фінансової звітності: Балансу (ф. № 1), Звіту про фінансові результати (ф. № 2). Позаоблікові джерела інформації:

- офіційні нормативні документи, якими підприємство зобов'язане користуватися у своїй діяльності - закони України, укази президента, постанови уряду та місцевих органів, накази вищих органів;

- матеріали, акти, висновки внутрішнього та зовнішнього аудиту, внутрішньовідомчих і позавідомчих ревізій, перевірок діяльності податкової служби, кредитних установ, територіальних агентств з фінансового оздоровлення тощо, лабораторного та лікарсько-санітарного контролю, професійних консалтингових фірм, друку, ЗМІ, Інтернету, регіональних відділів статистики, особистих контактів з виконавцями;

-господарсько-правові документи (договори, рішення арбітражу, судових органів тощо);

- технічна та технологічна документація;

- спеціальні обстеження (хронометраж);

- доповідні записки, листування з контрагентами;

-реклама.

Комплексне використання перерахованих джерел інформації та правильне їх поєднання в процесі економічного аналізу дозволяють всебічно та глибоко вивчити всі сторони господарської діяльності та повніше виявити резерви економічного й соціального розвитку[49,с.96].

Цінність економічної інформації може розглядатися в трьох аспектах: споживчому (корисності для управління), економічному (вартості), естетичному (сприйнятті людиною). Цінність інформації визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність під час прийняття рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації.

Підготовка інформації для проведення економічного аналізу передбачає:

- перевірку інформації на доброякісність (перевіряються повнота даних, дотримання правил складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених у різних таблицях);

- перевірку інформації за сутністю (у процесі перевірки визначають, наскільки той чи інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства);

- забезпечення можливості порівняння показників (усю числову інформацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду.

Це здійснюють за допомогою таких способів, як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку тощо);

- спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри;

- систематизація та групування підібраної інформації.

Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони повинні обов'язково та ретельно перевірятися. Достовірні джерела аналізу - необхідна умова об'єктивності та високої якості аналітичних робіт, оскільки вони забезпечують доказову силу висновків, зроблених на підставі результатів економічного аналізу

При дослідженні достовірності інформаційної бази необхідно:

- перевірити дотримання правил оформлення звітності; прийнятність та узгодженість показників звітів за суміжні хронологічні періоди: узгодженість показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням.

Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'язково повинні збігатися. При цьому треба використати внутрішньо формові та між формові ув'язки;

- провести вибіркову інвентаризацію;

- здійснити логічний контроль показників звітності;

- провести арифметичний та нормативний контроль;

- застосувати зустрічну перевірку.

Одночасно повинні бути забезпечені комплексність інформації, її формування за єдиними ознаками, можливість групування, перегрупування та комп'ютерного оброблення, доступність для сприйняття тощо.

При цьому необхідно визначити способи найбільш ефективного задоволення інформаційних потреб, можливість оброблення інформації за допомогою комп'ютерних технологій, розробку програм для використання інформації.

При застосуванні в економічному аналізі та управлінні економікою сучасних ЕОМ з'явилися умови для створення єдиної централізованої інформаційної системи, яка отримала назву банку даних.

Банк даних - це сукупність взаємопов'язаних інформаційних масивів (файлів), які підтримуються в робочому стані, і програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати завдання пошуку та оброблення даних, які зберігаються.

Далеко не завжди вихідна інформація, наприклад бухгалтерська звітність, може бути визнана достовірною. Причинами недостовірності можуть бути: незнання укладачами нормативних актів, змісту та порядку підготовки звітності; невиконання вимог цих актів; пряма фальсифікація, вуалювання відомостей тощо.

Важливим критерієм раціональності є не лише відображаюча, а й організовуюча функція інформації, якщо вона пристосована до вимог конкретного користувача і може бути зафіксована в якості ноу-хау.

Одним із напрямків удосконалення комп'ютеризації системи опрацювання бухгалтерської інформації є уніфікація її програмного забезпечення. Ця проблема властива для всього світового матеріального виробництва і, тим більше, для кожної окремо взятої країни. Програмні продукти, представлені в даний час на ринку, різні за обсягом функцій, принципами побудови, технології ведення обліку, цінами тощо[47, с. 122].

Першим кроком при цьому має стати класифікація усіх використовуваних програм. Вона дозволяє користувачам правильно вибрати необхідний продукт, або ж перейти від використання однієї програми на іншу, а її виробникам - знайти своїх клієнтів.

Серед програмного забезпечення вітчизняних підприємств можна зустріти як зарубіжне, так і наших розробників. Хоч більшість підприємств надають перевагу все ж таки нашим програмним продуктам. Оскільки вони є більш пристосованими до вимог законодавства та економічних особливостей нашої держави, а також вартість придбання та обслуговування їх доступніша ніж зарубіжних.

Найпоширенішими програмами автоматизації бухгалтерського обліку є ПАРУС, 1С:БУХГАЛТЕРІЯ, АКЦЕНТ, ГАЛАКТИКА, SAP, FIN EXPERT, БЕСТ, ФІНАНСИ БЕЗ ПРОБЛЕМ та багато інших. Всі вони мають свої переваги та недоліки. Не можна сказати що одна з них гарна, а інша погана - у кожного користувача буде своя думка. Більшість програм автоматизації процесів діяльності підприємств можна налаштувати для підприємства з урахуванням його особливостей та специфіки діяльності і зробити максимально зручними для їх використання конкретними користувачами. Спеціально розроблені автоматизовані комп'ютерні програми належать до діалогово-автоматизованого способу ведення бухгалтерського облікус [54].

В даний час на українському ринку представлені програмні продукти таких вітчизняних фірм, як: “СофтТАКСІ” (X-DOOR), “АБ-Система” (“Офіс-2000”), “Імпакт” (“Акцент-Бухгалтерія”), “Баланс-Клуб” (SoNet), “ТРАСКОсофт” (TradeManager), GMS (OffiseTools), Глобал Аудит (“Quasi+Бухгалтерія”). Серед російських фірм лідерами, безумовно є “1С” (1С: Бухгалтерія”) та “Парус” (“Парус-Підприємство”). В обліковій практиці набуває широкого застосування розроблена Інститутом проблем інформатики Академії наук Росії програма “Інфо-бухгалтер”.

До програм фінансового аналізу належать аналітичні програми „ИНЗК-АФСП”, „АНЗК-Аналитик”, „ФинЕксперт”, „БЕСТ-Ф” та інші, які призначені для оцінювання та аналізу поточного і прогнозованого фінансового стану підприємства, вибору найкращої стратегії його розвитку, для розроблення інвестиційних проектів і бізнес-планів, ефективного управління маркетинговою діяльністю тощо.

Застосування комп'ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Організація бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації залежить у першу чергу від реалізованого на відповідних технічних засобах програмного забезпечення.

Для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, які є на ринку. Для порівняння можливостей наявних програмних продуктів потрібно провести їх класифікацію. Саме це є дуже важливим етапом в організації комп'ютеризованого обліку, бо тільки після поділу програмного забезпечення на групи за певними критеріями можна формулювати вимоги до програм і порівнювати їхні функціональні можливості.

За допомогою програм для ведення домашньої бухгалтерії персональний комп'ютер можна використовувати для обліку особистих доходів і витрат, планування сімейного бюджету (включно з довгостроковими вкладеннями), для складання особистих податкових декларацій. Наприклад, «1С: Деньги», MSMoney (Microsoft) [56].

До класу міні-бухгалтерія належать програми, призначені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми реалізують функції ведення синтетичного і підсумкового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції й обробляти їх, формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм. Наприклад, «Инфин-бухгалтерия», «Фінансист», «Атей».

Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія) - належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують усі облікові функції і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконують окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі. Наприклад, «1С: Бухгалтерия 7,7» («1С»), «дебет плюс» («ДИЦ»).

Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ), програми, призначені для обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо й охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності. Наприклад, «1С: Расчёт» («1С»), АРМ «Зарплата» («Электронные деньги»).

Комплекси пов'язаних АРМорієнтовані на використання в бухгалтеріях з чисельністю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комплекс складається з набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс має засоби об'єднання даних з різних АРМ, звичайно поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля - Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі. Наприклад, «парус» («Парус»), «Коплексная система бухгалтерського учёта» («Звезда»).

До класу управлінські системи входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також з модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному разі не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок усіх складових систем, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішення головного завдання бізнесу - в отриманні прибутку. Наприклад, «Галактика» («Галактика»).

До різноманітних програм фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних належать фінансово-аналітичні системи, за допомогою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішнього аудиту. Наприклад, «1С: АФС» («1С»), «ПОПІ» (GI-consulting).

До правових баз даних належать упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до нормативних документів. Хоча цю категорію програмного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти. Наприклад, «Сапфір» («Динай»), Libra (Libra)[].

Незважаючи на насиченість ринку, вже кілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма 1С. Фірма починала з інформаційної системи " 1С: Бухгалтерія" і впровадила такі її версії, як: 1С: Бухгалтерія базова для DOS; 1С: Бухгалтерія проф. для DOS; 1С: Бухгалтерія проф. мережева для DOS; 1С: Бухгалтерія базова для Windows; ІС: Бухгалтерія проф. для Windows; 1С: Бухгалтерія проф. мережева для Windows; ІС: Бухгалтерія проф. мережева Клієнт-Сервер для Windows. Проте її прорив на ринок бухгалтерських програм України відбувся завдяки версії ІС: Бухгалтерія 6.0 для Windows. Остання система мала низку переваг, а саме: простота інсталяції й використання; можливість гнучкого налаштування конфігурації та наявність вбудованої мови; можливість швидко виконувати різноманітні операції, низька ціна тощо.

Нещодавно фірма випустила нову комп'ютерну інформаційну систему "ІС: Підприємство" версії 8.0, 8,2. Вадою систем є обов'язкове їх настроювання фахівцем, однак вони більш орієнтовані на кінцевого користувача і надають останньому більше можливостей під час роботи [57].

"ІС: Підприємство" - це універсальна комп'ютерна система призначена для автоматизації діяльності підприємств різних видів і форм, що використовується на різноманітних об'єктах господарювання для автоматизації функцій оперативного управління і господарського обліку. Від інших інформаційних систем подібного класу ця ІС відрізняється своєю конфігурованістю. ІС Підприємство" має компонентну структуру. Одні операції, виконувані системою в процесі автоматизованого розв'язування задач, є типовими, тобто присутні у будь-якому варіанті системи. Це передусім механізми підтримки довідників і документів. Інші операції (наприклад, ведення списку бухгалтерських рахунків) реалізуються в компонентах системи: "Бухгалтерський облік для України"; "Оперативний облік"; "Розрахунок".

Інформаційна система "Бест" - ця програма (комплекс бухгалтерських, складських і торгових програм) є сімейством програм, орієнтованих на промислові та торговельні підприємства. Базові версії цих програм призначені для автоматизації управлінських робіт на малих підприємствах, а повні версії - на середніх. Розробленням та впровадженням інформаційної системи керує компанія "Інтелект-Сервіс".

Відомо кілька версій системи, а саме: "БЕСТ-2"; "БЕСТ-3"; "БЕСТ-4", "БЕСТ-ПРО"

За своєю суттю "БЕСТ" - це багато використовувана інформаційна система, призначена для автоматизації оперативного та бухгалтерського обліку на різноманітних підприємствах і в установах.

Розроблення і впровадження інформаційних систем типу "ПАРУС" здійснює корпорація з такою самою назвою. На підприємствах та в організаціях України функціонує кілька видів інформаційних систем цієї корпорації. Так, інформаційна система " ПАРУС-БЮДЖЕТ" використовується для автоматизації управлінських робіт на підприємствах і в установах, які фінансуються з державного чи місцевих бюджетів. Інформаційна система "ПАРУС-КОРПОРАЦІЯ" пропонується для автоматизації обліку на підприємствах зі складною холдинговою структурою, де виникає потреба у веденні консолідованого обліку і формуванні консолідованої звітності.

Найперспективнішим видом інформаційних систем корпорація вважає ІС "ПАРУС-ПІДПРИЄЄМСТВО" для Windows. Вона призначена для автоматизації управлінських робіт на підприємствах оптово-роздрібної торгівлі із незначною або середньою кількістю господарських операцій, що здійснюються щодня.

Корпоративна інформаційна система "ГАЛАКТИКА", на ринок програмних продуктів України вона надійшла у квітні 1995 р. і поступово нарощує коло підприємств, які здійснюють автоматизацію управлінської діяльності на її основі. Це багатовикористовувана комплексна інформаційна система (КІС) управлінь корпорацією або організацією.

Зазначимо, що концепцією системи "ГАЛАКТИКА" передбачено чіткий поділ функцій між фахівцями оперативних підрозділів і бухгалтерією.

1С:Бухгалтерія 8 для України" призначена для автоматизації бухгалтерського й податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності, в організаціях, що здійснюють будь-які види комерційної діяльності: оптову й роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю (включаючи субкомісію), надання послуг, виробництво й т.д. Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до діючого законодавства України.

"1С:Бухгалтерія 8 для України" забезпечує вирішення всіх завдань, що стоять перед бухгалтерською службою підприємства, якщо бухгалтерська служба повністю відповідає за облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажів і т.д.

"1С:Бухгалтерія 8 для України" випускається у двох версіях, призначених для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку: базова і ПРОФ. Базова версія є аналогом одно користувацької версії ПРОФ "1С:Бухгалтерії 8 для України".

Для освоєння програми "1С:Бухгалтерія 8 для України" та навчання веденню комп'ютеризованого бухгалтерського обліку у системі "1С:Підприємство 8" призначена навчальна версія.

Програмний комплекс «M.E.Doc» це електронна система , яка допоможе у роботі з документами різних типів (звітами, податковими накладними, договорами та ін.) та дозволить підписати їх Електронним цифровим підписом (ЕЦП), зробивши оригіналом паперового документа відповідно до чинного законодавства України.

Основною перевагою програми є можливість подачі звітності в електронному вигляді з використанням електронної пошти -- за допомогою Електронного цифрового підпису (ЕЦП), який надається Акредитованим центром сертифікації ключів «Український сертифікаційний центр» (УСЦ).

При передачі звітів електронною поштою у контролюючі органи, за допомогою ПЗ «M.E.Doc», «гарантійні квитанції» про успішну доставку і перевірку відправлених звітів автоматично зберігається в програмі, з можливістю їх друку.

АКЦЕНТ БУХГАЛТЕРІЯ - це універсальна автоматизована програма для ведення бухгалтерського, управлінського та фінансового обліку на підприємствах. Ця програма забезпечує повноцінний правильний з бухгалтерської точки зору багатовимірний та багаторівневий аналітичний і синтетичний облік. Також напрацьовано ряд спеціалізованих рішень, які базуються на стандартах і враховують специфіку бухгалтерського обліку при автоматизації підприємств.

“Бест звіт плюс” - програмний комплекс призначений для автоматизації процесів роботи зі звітною документацією встановленого зразка. Він забезпечує організацію електронного документообігу у всіх без винятку суб'єктів господарювання будь-якої форми власності та джерел фінансування або між ними та державними контролюючими органами, подача звітності яким передбачена чинним законодавством. Це можливість інтеграції даних з будь-якої бухгалтерської програми (1C, і т.д.) Передача звітності засобами електронної пошти із застосуванням підсистеми шифрування та пересилки.

IFINZVIT (АЙФІН ЗВІТ) - програмне забезпечення, яке надає платникам податків можливість автоматичного створення звітів, реєстру податкових накладних підписання та відправки електронної звітності до Міндоходів, Пенсійного Фонду України та органів державної статистики України, використовуючи безкоштовні ключі ЕЦП від АЦСК ІДД Міндоходів та комерційні ключі ЕЦП Masterkey та ІВК.

Система ЛІГА:ЗАКОН -- потужний інструмент для вирішення питань інформаційно-правового забезпечення.

В основу створення систем ЛІГА:ЗАКОН покладений принцип «готові рішення для успішної роботи». Інформаційне наповнення систем дозволяє спеціалістам всіх підрозділів підприємства вибрати для себе оптимальний варіант в залежності від професійних потреб. Спеціалістам пропонується не просто доступ до перевірених і якісних документів, а підготовлена інформація, легка для сприйняття і необхідна в практичному рішенні завдань.

Основною задачею ЛІГА:ЗАКОН є розвиток правових систем, які дозволяли б вирішувати широкий спектр правових питань, які виникали в роботі як юристів так і бухгалтерів, так і керівників компаній.

Інформація системи ЛІГА: ЗАКОН надходить на основі більш ніж 100 прямих договорів з органами влади. В технології підготовки документів передбачений обов'язковий етап -- коректорська звірка з оригіналами. Виробництво і супровід інформаційно-програмних продуктів ЛІГА:ЗАКОН сертифіковано на відповідність якості ISO 9001 (вперше в Україні в області ІТ). Також ЛІГА являється технічним адміністратором Єдиного державного реєстру нормативних актів. Еталонний фонд даного Реєстру сформований на основі баз даних ЛІГА:ЗАКОН [56].

Отже, можна зробити висновок , що наведений перелік категорій програм корисний для уявлення про основні класи бухгалтерського програмного забезпечення та допомагає порівняти їхні можливості і вибрати оптимальну програмну систему для бухгалтерії. Кожне підприємство може вибрати програмний продукт для автоматизації обліку відповідно до своїх особливостей ведення діяльності та особливостей ведення бухгалтерського обліку

1.5 Організація обліку, аналізу і аудиту витрат на підприємстві

Основними завданнями організації бухгалтерського обліку витрат діяльності підприємства є забезпечення: правильного визначення та достовірної оцінки витрат діяльності, правильного і повного документального оформлення та своєчасного відображення у регістрах обліку витрат діяльності та надання повної, достовірної та неупередженої інформації про витрати діяльності для потреб управління.

Основними завданнями організації бухгалтерського обліку процесу виробництва є: облік і контроль випуску продукції: обсягу, асортименту, якості та виконання плану за цими показниками, облік витрат виробництва і контроль за виконанням кошторису витрат, калькуляція собівартості продукції і контроль за виконанням плану собівартості, виявлення невикористаних резервів виробництва, боротьба з безгосподарністю, втратами від браку і простоями.

Організація бухгалтерського обліку на підприємствах -- це система методів, способів та заходів, які забезпечують оптимальне функціонування такого обліку та подальший його розвиток. Така організація полягає в цілеспрямованому впорядкуванні й удосконаленні механізму, структури та процесів бухгалтерського обліку. Впорядкування системи бухгалтерського обліку означає організацію цієї системи та організацію функціонування її в часі та просторі.

Організація бухгалтерського обліку потребує системного підходу. При цьому обов'язковим є додержання таких принципів: цілісності, всебічності, системо утворюючих відносин, динамічності, субординації та випереджуючих відносин [42, с.29].

Крім того, організація бухгалтерського обліку потребує додержання й таких принципів: адаптивності, паралелізму, ритмічності, безперервності, прямопливності та пропорційності. Найпоширенішими методами організації бухгалтерського обліку тепер є графічний і проектний. Водночас слід згадати й такі методи, як моделювання, аналітичний, спостереження, сітьовий, експертний, нормативно-правовий.

Форма бухгалтерського обліку -- це певна система взаємопов'язаних облікових реєстрів (хронологічних та системних) встановленої форми і змісту для здійснення обліку наявності та руху засобів, зміни правових відносин та процесів господарської діяльності, а також способів і технічних засобів запису операцій у реєстрах.

Ознаки форм бухгалтерського обліку такі:

наявність певної системи реєстрів хронологічного та систематичного (аналітичного та синтетичного) обліку;

форма і зміст облікових реєстрів (окремі аркуші, книги, машинограми з відповідними реквізитами) та їх розміщення;

взаємозв'язок окремих реєстрів;

способи та технічні засоби запису господарських операцій у відповідні реєстри (уручну, за допомогою технічних засобів тощо) [46, с. 114].

Форма бухгалтерського обліку має забезпечити:

щоденний облік у хронологічному та систематичному порядку всіх здійснюваних господарських операцій;

максимальну економність витрат на проведення бухгалтерського обліку;

найбільш раціональний розподіл між обліковими працівниками комплексу облікових робіт;

оперативний контроль за рухом та наявністю майна, розрахунків, затрат, фінансових результатів тощо;

оперативне одержання відомостей про діяльність підприємства, його підрозділів та їх результативність;

широке використання технічних засобів;

забезпечення функцій інформаційної системи.

За технічними ознаками існують дві форми бухгалтерського обліку: ручний та машинний. До першої групи належать: книжкові (у книгах), некнижкові (на окремих аркушах) або змішані (на аркушах і в книгах). До другої належать: таблично-перфокарткові або таблично-автоматизовані.

Найдавнішими є книжкові форми.

Обліковий процес технологічно є складним, тому знання його організації займає особливе місце в теорії.

В залежності від масштабу діяльності підприємства кількість працюючих у бухгалтерії може бути дуже різноманітною -- від «нікого» (обліковий процес виконує сам власник) до декількох десятків а то й сотень осіб. Якщо в бухгалтерії зайнято дві особи, то вже вимагається поділ праці між ними (мова йде про функціональний поділ обов'язків по виконанню облікового процесу), чітке визначення облікового процесу в часі та просторі. При наявності декількох осіб (7--9) вимагається наукова система організації їх праці, яка поєднує комплекс організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних та естетичних заходів [45, с.78].

Організація праці повинна:

регламентувати обов'язки та відповідальність кожного працюючого;

передбачати комплексне вирішення усіх питань організації праці на основі поділу та кооперації праці.

Розподіл облікової праці можливий при двох формах організації та побудови бухгалтерської служби: централізованій та децентралізованій.

При централізованій формі побудові апарату всі працівники облікової служби зосереджені в центральній бухгалтерії та підпорядковані головному бухгалтеру. При децентралізованій -- частина апарату знаходиться в складі лінійних (функціональних служб -- цехів, магазинів, ферм тощо) та в адміністративному відношенні підпорядковані керівникам цих служб.

Чисельність працюючих, яка потрібна для виконання облікових робіт, визначають методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт.

Сьогодні розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку: лінійну, лінійно-штабну та комбіновану. Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах.

Склад цих блоків та об'єктів управління визначається галузевою (промисловість, сільське господарство, будівництво тощо), рівневою (бригада, дільниця, цех, ферма, підприємство, асоціація) ієрархією та іншими ознаками господарської ланки.

У межах основних господарських формувань -- підприємств -- середнього масштабу на організацію технології облікового процесу впливають вид діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (перервна або безперервна).

Водночас у будь-якому господарстві обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. На кожному етапі основні об'єкти організації облікового процесу такі: 1) облікові номенклатури; 2) носії облікових номенклатур; 3) рух носіїв; 4) технологія облікового процесу забезпечення останнього.

Першим етапом облікового процесу є первинний облік. Його зміст становлять первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації -- документах.

Сприйняття та вимірювання можливі лише тоді, коли об'єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових номенклатур. Тому першим об'єктом організації первинного обліку є облікова номенклатура.

Організація облікових номенклатур включає два види робіт: вибір (або формування) та складання переліку.

Фіксування облікової номенклатури (даних) відбувається в будь-якому носії (документі або його заміннику), що потребує попереднього їх добору.

Документи з огляду на їх велику кількість та різноманітність потрібно систематизувати. Звідси окремим питанням організації первинного обліку є формування за кожною окремою темою альбомів первинних документів.

Сприйняття, вимірювання та фіксування господарських фактів здійснюються виконавцями в різні періоди. Тому, організуючи первинний облік, заздалегідь визначають рух первинних документів.

Досвід показує, що на утворення первинних носіїв інформації (документів) витрачають приблизно 40--60 % загального часу, а отже, на цьому етапі облікового процесу слід максимально скоротити трудові витрати.

Важливим аспектом організації первинного обліку є забезпечення його нормального функціонування, для чого потрібні технічні засоби організаційної техніки, обчислювальна техніка, носії інформації.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків -- в облікових реєстрах) -- другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Це свідчить про те, що його організація є дуже важливим об'єктом[40, с.101].

Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію та запис даних первинного обліку, тобто носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та їх перегрупування з метою отримати потрібну результатну інформацію.

Багато операцій поточного обліку можна умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних. Кожний вид операцій складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов, і насамперед від технічної озброєності працівників обліку, наявності обчислювальної техніки, її виду, типу.

Поточний облік як частина облікового процесу зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт організації. Цими об'єктами є облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники), носії облікових номенклатур (облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу); документообіг та забезпечення облікового процесу.

Кожний об'єкт організації складається з різних видів робіт. Їх зміст і відрізняє ці об'єкти від об'єктів організації первинного обліку, які мають ту саму назву. Нового змісту набувають номенклатури поточного обліку. Основними видами носіїв інформації (номенклатури) є облікові реєстри.

Бухгалтерський облік не лише інформує про стан і зміни господарства, його елементи та здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об'єктів господарювання, а й виконує функцію оцінювання результативності роботи. Таке оцінювання відбувається на підставі узагальнення даних на підсумковому етапі. Цей етап облікового процесу дає змогу діставати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період.

Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного та поточного обліку.

Формування підсумкових показників, складання звітних форм -- це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

Складність організації цього етапу облікового процесу полягає ще й у тому, що крім облікових даних, показників первинного та поточного обліку необхідні дані планування, нормування, фінансів (бюджетування), оперативного та статистичного обліку, а також попередніх звітних періодів. Наявність цих даних і показників дає змогу не лише оцінити результати роботи господарства, а й виявити тенденцію розвитку. На цьому етапі облікового процесу до роботи залучають працівників інших економічних служб господарства -- планової, праці, фінансової.

Підсумковий облік як етап облікового процесу визначає об'єкти, які мають бути організовані: номенклатуру, носії номенклатури, рух носіїв та забезпечення обліку.

Організація облікових номенклатур передбачає: складання загальної характеристики; визначення структури облікової інформації, виходячи з того, що мінімальна одиниця - реквізит, серед яких виділяють реквізити-ознаки та реквізити-основи; побудову облікових номенклатури різних етапів облікового процесу (первинного, поточного - для застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, підсумкового - для звітності обліку).

Облікова номенклатура - це перелік господарських фактів про форми функціонування майна - засобів господарства, а також капіталу - джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Облікові номенклатури на кожному етапі облікового процесу набувають нового змісту. Так, на етапі первинного обліку обліковими номенклатурами виступає перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані у первинних документах. Обліковими номенклатура ми поточного обліку є класифікація об'єктів обліку, їх рух за видами, за джерелами утворення та процесами. На етапі підсумкового обліку обліковими номенклатурами виступають підсумкові показники (фактичні, планові, нормативні, кошторисні та інші)[44, с.18].

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає у тому, що кожний господарський факт - явище або процес - має бути насамперед зафіксованим на носії як доказ, тобто як документ.

Друга особливість - усі господарські факти - явища та процеси - із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) та нагромадженню в облікових реєстрах.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємствах та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності покладається за Законом на керівника (власника) підприємства.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Отже, незалежно від технічних засобів технологія облікового процесу в усіх випадках передбачає такі об'єкти організації: номенклатуру, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те, що зазначені об'єкти організації використовуються на всіх трьох етапах облікового процесу -- первинного, поточного і підсумкового обліку.

Аудиторська діяльність охоплює організаційне і методичне забезпечення аудиту, практичне виконання аудиторських перевірок (аудит) та надання інших аудиторських послуг.

На відміну від бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, які здійснюють у межах підприємства його працівники, аудит (зовнішній) є контрольною діяльністю, яку здійснюють на підприємстві незалежні суб'єкти господарювання -- аудитори. Тому в організації аудиту слід виділяти два моменти:

* організацію роботи аудиторських фірм;

* організацію проведення аудиторських перевірок. Аудиторська діяльність є сферою підприємництва аудиторських фірм або приватних аудиторів. Отже, аудит здійснюють незалежні особи (аудитори), аудиторські фірми, уповноважені суб'єкти господарювання на його проведення. Прибуток (дохід) від аудиторської діяльності оподатковується згідно з чинним законодавством.

Під час проведення аудиту необхідно керуватися Положенням (Стандартом) бухгалтерського обліку 16 "Витрати", в якому наведені такі терміни і поняття, як "елементи витрат", "напрями витрат", "нормальна потужність", "об'єкт витрат", "визнання витрат", "склад витрат", "розкриття інформації про витрати у примітках до фінансової звітності" та іншими нормативними актами [32, с.25].

Проте перш ніж розпочати перевірку обґрунтованості формування і правильності обліку витрат виробництва необхідно оцінити слабкі і сильні сторони внутрішнього контролю процесу виробництва і витрат.

Перевіряючи витрати, слід документально підтвердити правильність розрахунку собівартості продукції (робіт, послуг), оскільки це один з найважливіших синтетичних показників, що дає змогу оцінити ефективність використання в процесі виробництва продукції (робіт, послуг) матеріальних і трудових витрат, рентабельність, прибутковість і фінансову стійкість підприємства.

До початку проведення перевірки аудитор зобов'язаний вивчити організаційні і технологічні особливості підприємства, визначити характер, спеціалізацію, масштаби і структуру кожного виду виробничої діяльності організації-клієнта.

Досліджуючи правильність включення того чи іншого елемента витрат до складу виробничих витрат і розрахунку собівартості продукції, необхідно перевірити обґрунтованість розмежування джерел відшкодування різних витрат (за рахунок собівартості, прибутку, фондів або резервів), достовірність звітних показників собівартості продукції, правильність розподілу витрат між незавершеним виробництвом і готовою продукцією, що дає можливість виявити внутрішньогосподарські резерви зниження собівартості продукції.

Джерелами даних для аудиту є первинна документація і бухгалтерські записи за рахунками обліку виробничих витрат ("Виробництво", "Загальновиробничі витрати", "Адміністративні витрати", "Брак у виробництві", "Готова продукція", "Собівартість реалізації", "Витрати на збут", "Інші витрати операційної діяльності"), регістр бухгалтерського обліку, журнал № 5 і відповідні дані про витрати на виробництво і реалізацію продукції (робіт, послуг), картки на замовлення, розроблені таблиці (з розподілу заробітної плати, відрахувань на соціальні потреби, послуг допоміжних виробництв, розрахунку амортизації основних засобів, зносу МШП), відомості розподілу загальновиробничих витрат, відомість зведеного обліку витрат на виробництво.

Особлива увага звертається на правильність віднесення витрат на собівартість продукції та групування їх за елементами - матеріальні витрати, витрати на оплату праці, відрахування на соціальні потреби, амортизація основних засобів, інші витрати.

Обґрунтованість складу матеріальних витрат на виробничі потреби і включення їх до собівартості продукції (робіт, послуг) перевіряється через зіставлення даних складів про відпуск матеріалів у виробництво з даними цехів та інших підрозділів про надходження їх у виробництво, а також за допомогою аналізу записів за кредитом рахунку "Виробничі запаси" і дебетом відповідних рахунків, які відображаються в журналі № 5.

Переходячи безпосередньо до перевірки правильності обліку витрат на виробництво продукції, аудитор повинен особливу увагу звернути на такі питання:

- чи дотримується принцип постійності в обліку витрат (тобто незмінюваність вибраного з початку року методу обліку витрат на виробництво і методу калькулювання собівартості продукції, способи розподілу непрямих витрат);

- чи відповідає обраний метод обліку витрат галузевим і техніко-економічним особливостям організації;

- наскільки правильно розмежовуються виробничі витрати за звітними періодами;

- чи дотримуються обраного методу і точності оцінки матеріальних ресурсів, що списуються на витрати виробництва продукції;

- наскільки обґрунтовано списуються відхилення від облікових цін за матеріалами;

- чи правильно нараховується знос основних засобів, нематеріальних активів і МШП;

- наскільки обґрунтовані суми витрат, пов'язані з організацією та управлінням виробництвом, і способи їх розподілу на об'єкти обліку і калькуляції;

- яка обґрунтованість списання витрат обігу на собівартість реалізованих товарів;

- чи правильно віднесені на витрати виробництва (обігу) фактичні суми витрат на ремонт основних засобів, відрядження, рекламу, оплату інформаційних, консультаційних послуг, а також представницьких витрат та ін.

Аудиторська перевірка витрат на виробництво є одним з трудомістких процесів в аудиторській діяльності, вимагає великої зосередженості, знань нормативних та інструктивних матеріалів з їх подальшими змінами, а також особливостей правильного роз-рахування виробничих витрат в окремих видах господарської діяльності організації [50, с. 118].

Перевіряючи склад виробничих витрат організації, необхідно встановити, який спосіб формування собівартості продукції (робіт, послуг) використовується на підприємстві - традиційний для вітчизняного обліку, так званий калькуляційний варіант, чи "директ-костінг" (облік прямих витрат), що застосовується в міжнародній практиці.

Практика аудиторських перевірок показує, що є факти, коли до витрат даного звітного періоду включають витрати, здійснені в інші звітні періоди. Тому слід знати, що відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку № 16 "Витрати", затвердженого наказом Мінфіну України №318 від 31.12.1999 р., витрати підприємства включаються до собівартості продукції того звітного періоду, якого вони стосуються, незалежно від часу їх оплати - попередньої (орендна плата) чи наступної (оплата за час відпусток працівників і т. д.). Увага аудитора повинна зосередитися і на достовірності величини амортизаційних відрахувань за основними засобами і нематеріальними активами. Зокрема, необхідно перевірити, чи немає нарахувань зносу основних засобів понад нормативний строк їх експлуатації.

Аудиторській перевірці підлягає також обґрунтованість віднесення на витрати виробництва окремих податків, зборів, відрахувань, платежів.

Для того щоб обґрунтовано оцінити стан обліку витрат на виробництво, доцільно зафіксувати всі виявлені порушення в спеціально розробленій відомості, де мають бути передбачені такі показники:

зміст операції;

назва документа;

дата складання;

номер документа;

сума;

кореспонденція рахунків;

примітка (в ній аудитор записує висновки й обґрунтовані пропозиції щодо усунення недоліків).

Під час аудиту витрат аудитор перевіряє доречність формул, що використовуються в розрахунках, правильність процедур обчислення (обсяг тестів залежить від істотності оцінних значень). При перевірці розгляду процедур затвердження оцінних значень керівництвом аудитор повинен визначити, чи було значення затверджене керівництвом, що має відповідні повноваження, і чи відображені процедури розгляду й затвердження в документації клієнта [11, с.152].

Остаточна оцінка обґрунтованості досліджуваних значень повинна проводитись на підставі знання бізнесу клієнта й аналізу погодженості оцінки з іншими доказами, отриманими в ході аудиту. Якщо є значна різниця між оцінкою, підтвердженою доказами аудитора, і показником, визначеним керівництвом, то клієнтові необхідно її обґрунтувати. Якщо керівництво не надасть вагомого обґрунтування оцінки, аудитор може звернутися до керівництва про перегляд показника, а у випадку відмови вважати виявлену різницю перекручуванням інформації.

Якщо розбіжності обґрунтовані, але є загальна тенденція до завищення або заниження показників, то аудитор має визначити, чи не матиме ця обставина в сукупності істотного впливу на фінансову звітність.

Коли неможливо одержати розумне оцінне значення, аудитор має подумати про доцільність застосування модифікованого аудиторського висновку відповідно до МСА 700.

Одним із напрямків удосконалення управління витратами є проведення внутрішнього аудиту, з допомогою якого виявляються незаконні та нецілеспрямовані витрати. Подальший розвиток внутрішнього аудиту вимагає вирішення питань, пов'язаних з подальшим його удосконаленням на законодавчому рівні та організаційних питань, пов'язаних з його проведенням.

Внутрішній аудит розглядається як невід'ємна частина загальної системи внутрішнього контролю. Він стає одним із основних інструментів підвищення ефективності управління підприємствами. Серед усіх елементів управління (прогнозування,планування, регулювання, контроль, аналіз, стимулювання) саме контроль дає реальну оцінку стану підприємства.