Исследование организации учета фонда заработной платы и аудиторская проверка расчетов с персоналом по оплате труда

Наряду с начислением заработной платы и удержаниями из нее в лицевом счете фиксируется и другая информация о работнике, необходимая бухгалтерии для расчетов заработка: тарифный разряд, часовая тарифная ставка (оклад), период, за который использован отпуск, дата и номер документа на удержание, период удержания, размер удержания за месяц и тому подобное.

По окончании записей в лицевые счета (приложение Е) бухгалтерия переносит из них данные о начисленной заработной плате по видам оплат, удержаниях из нее по видам удержаний и суммах к выдаче на руки или долга за работником в расчетно-платежные ведомости формы № Т-49.

Многие организации вместо расчетно-платежной ведомости отдельно составляют расчетную ведомость формы № Т-51 (приложение Р) и платежную ведомость формы № Т-53. В расчетной ведомости приводятся начисление заработной платы по видам оплат и удержания по их видам, а в платежной ведомости - только табельный номер, фамилия, имя, отчество, сумма, расписка в получении и примечание.

На основании лицевых счетов заполняются также расчетные книжки или оформляются расчетные листки, которые выдаются на руки работникам с тем, чтобы они могли проверить данные о начислении заработной платы и удержаниях из нее [3, с. 358].

Для обобщения информации по начислению работникам заработной платы, премий, пособий и других выплат и доходов, а также по удержаниям из них предназначен синтетический счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту данного счета отражаются начисленные, а по дебету - удержанные и выплаченные суммы. Сальдо по счету 70 показывается развернуто: по дебету - сумма долга за работниками на начало или конец месяца, а по кредиту - за организацией. Начисленные работникам организации суммы отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету соответствующих счетов:

08 «Вложения в долгосрочные активы» - работникам, занятым в капитальном строительстве;

20 «Основное производство» - за изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг;

23 «Вспомогательные производства» - персоналу подсобных и вспомогательных производств;

25 «Общепроизводственные расходы» - персоналу, связанному с обслуживанием и эксплуатацией строительных машин и механизмов;

26 «Накладные расходы» - работникам управления;

28 «Брак в производстве» - за исправление брака;

44 «Расходы на реализацию» - персоналу, занятому сбытом продукции;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты из Фонда социальной защиты населения;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - начисление работникам выплаты за счет средств обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и за счет других организаций.

82 «Резервный капитал» - начисление работникам доходов от участия в предприятии за счет резервного фонда.

84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы начисленных доходов от участия в уставном фонде организации;

91 «Прочие доходы и расходы» - на суммы начисленной заработной платы за работы, связанные с продажей и прочим выбытием основных средств, нематериальных активов, ценных бумаг и других активов;

97 «Расходы будущих периодов» - на сумму, начисленную рабочим за время отпуска при создании резерва на эти цели.

При журнально-ордерной форме учета операции по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются в журнале-ордере № 10-С [37, с. 268].

Анализ счета 70.1 по субконто за ноябрь 2013 г. ООО «Пролайт Групп» можно увидеть в приложении С.

Выплаты и удержания из заработной платы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов:

50 «Касса» - на выплаты наличных денег из кассы организации (заработная плата, премии и т. д.);

51 «Расчетный счет» - на перечисления с расчетного счета организации на счет работника в банке;

68 «Расчеты по налогам и сборам» - на сумму удержанных налогов с доходов физических лиц;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на сумму удержаний из заработной платы страховых взносов в Фонд социальной защиты населения;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму невозвращенного аванса, ранее выданного под отчет работнику;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - возмещение материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач денежных средств и материальных ценностей, допущенного брака в производстве, а также погашения задолженности по займам;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на депонированную сумму, которая не была выдана работнику в установленный срок выплаты заработной платы, а также на удержания по исполнительным документам в пользу других лиц и др.

Правильное ведение аналитического и синтетического учета расчетов с работниками предприятия является основой правильности и достоверности учетного процесса в целом. Организация аналитического учета должна обеспечивать группировку показателей по составу работающих, видам оплат и удержаний и т.д. Данные аналитического учета используются для исчисления средней заработной платы при расчете платы за трудовые и социальные отпуска, пособий по временной нетрудоспособности и других выплат. Синтетический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» позволяет правильно определить сумму средств, относимых на себестоимость строительной продукции, работ, услуг, как одного из элементов затрат предприятия.

2.5 Международные стандарты и опыт зарубежных стран по учету фонда заработной платы

В условиях становления и развития рыночных отношений в Республике Беларусь развитие международных экономических связей, возникновение мирового рынка, появление совместных организаций, инвестирование свободных капиталов в экономику потребовали приведение действующей системы учета и отчетности в соответствии с требованиями рыночной экономики и международных стандартов.

Международные стандарты финансовой отчетности представляют собой документы, которые определяют общий подход к составлению финансовой отчетности и предлагают варианты учета отдельных средств или операций организаций каждый стандарт содержит требования по объекту учета, его оценке и раскрытие информации об объекте учета в различных формах финансовой отчетности.

Они носят рекомендательный характер и соответствуют рыночной экономике. Приведение национальной системы бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями рыночной экономики будут способствовать формированию системы информации о финансовом состоянии организации, которая необходима для ее пользователей и прежде всего иностранных инвесторов. В настоящее время в Республике Беларусь проводится разработка новых и уточнение утвержденных положений (стандартов) по бухгалтерскому учету и отчетности и внедрение их в практику организации учета и финансовой отчетности. Действующие международные стандарты бухгалтерского учета используются в разных странах по-разному. Так как в основе каждого лежит система бухгалтерского учета. Любая страна, ставя задачу реформирования бухгалтерского учета, должны добиться того, чтобы бухгалтерская информация могла быть использована не только на внутреннем рынке, но и на международном. Это значит, что информация должна отвечать требованиям понятности, уместной достоверности и сопоставлениями. Все они необходимы пользователям, выступающим в качестве учредителей организаций, инвесторам, контролирующим и налоговым органам.

Разработкой международных стандартов занимается Комитет по международным стандартам финансовой отчетности (КМСФО). К международным стандартам по оплате труда относят МСФО 19 «Вознаграждения работникам» и МСФО 26: «Учет по программам пенсионного обеспечения (пенсионным планам)».

МСФО 19 «Вознаграждения работникам» вступил в силу с 1 января 1999 г. и определяет учетные принципы признания, оценки, требования к раскрытию информации ко всем вознаграждениям работников [10, с. 158].

Все виды вознаграждений подразделяются на пять типов:

-краткосрочные вознаграждения, такие как заработная плата рабочим и служащим и взносы на социальное обеспечение, ежегодный оплачиваемый отпуск и пособие по болезни, участие в прибыли и премии, выплачиваемые в течение 12 месяцев, а также вознаграждения в не денежной форм, такие как медицинское обслуживание, обеспечение жильем и автотранспортом и бесплатные или дотируемые товары или услуги для занятых в настоящее время работников

-вознаграждения по окончании трудовой деятельности, такие как пенсии, иные вознаграждения после выхода на пенсию, страхование жизни и медицинское обслуживание по окончании трудовой деятельности

-прочие долгосрочные вознаграждения, включая оплачиваемый отпуск для работников, имеющих длительный стаж работы, или оплачиваемый творческий отпуск, юбилейные или другие долгосрочные вознаграждения, долгосрочные пособия по нетрудоспособности, а также участие в прибыли, премии и отсроченная компенсация в том случае, если указанные выплаты осуществляются по истечении 12 месяцев после отчетного периода

-выходные пособия (выплаты работнику в случае решения компаний расторгнуть трудовое соглашение с работником до ухода на пенсию или решения работника об увольнении по собственному желанию или сокращению штатов)

-компенсационные выплаты долевым инструментом (выплаты, при которых работники имеют право на получение долевых финансовых инструментов, выпущенных компанией акции, денежные выплаты, которые будут зависеть от будущей рыночной стоимости акций)

Цель принятия этого стандарта-определение порядка учета и отражения в отчетности информации о вознаграждениях работникам.

В МСФО 26 «Учет по программам пенсионного обеспечения (пенсионным планам)» пенсионные планы подразделяются на пенсионные планы с установленными взносами (когда размер пенсии, подлежащей выплате, определяется на основе взносов в пенсионный фонд и прибыли на эти цели) и пенсионные планы с установленными выплатами (размеры пенсий, подлежащих выплате, определяются на основе размера вознаграждения, полученного работником, или выслуги лет).

В Германии пенсионные отчисления- один из самых спорных моментов в бухгалтерской отчетности. Внешний пользователь должен иметь в виду что, во-первых, в учете фактически отображаются не все пенсионные обязательства компании - так, в балансе не включаются косвенные обязательства (в случае финансирования, например, через фонды социального обеспечения, которые организовываются в рамках предприятия); и, во-вторых, установленный для налоговых целей метод расчета современной стоимости пенсионных обязательств не учитывает будущего увеличения окладов и не касается служащих, моложе 30 лет. В результате реальные пенсионные обязательства обычно оказываются заниженными, что противоречит принципу осмотрительности [28].

В Швейцарии средства на выплату пенсий обеспечиваются за счет взносов предприятий и служащих в государственный фонд. Дополнительные пенсионные выплаты обеспечиваются за счет взносов предприятий и работников к особым фондам. Сумма пенсионных выплат зависит от размера взносов в эти фонды и прибыли от инвестирования данного средства. Взносы в государственный фонд базируются на заработной плате работающих. Ставки определяются соответственно между теми работниками, которые уже вышли на пенсию и все еще работающими людьми по всей стране.

Во Франции, если расходы, связанные с обслуживанием пенсионных схем, выплачиваются из базы налогообложения. С другой стороны, суммы предоставленные компаниями при выходе на пенсию их работников, освобождаются от налогообложения, если они выплачены этими работниками, и такие расходы, соответствующие им налоги должны отражаться в отчете о прибылях и убытках и в балансовом отчете.

В Нидерландах, в соответствии с голландскими законами, с пенсионными правами должны работать независимые пенсионные фонды или страховые компании. Предприятия должны представлять в своих отчетных документах все пенсионные обязательствах, которые возникли у них за год, поэтому пенсионные расходы могут в точности не отвечать пенсионным отчислениям, перечисленным в указанные фонды, которые ведут к увеличению общих активов или пассивов. Если изменения в пенсионном схеме создают для предприятия обязательства, которые относятся к прошедшему году, в этом случае средства для этого можно высчитать непосредственно из его капитала.

В США действует налог на социальное страхование, который введен в 1935 г. Лица, занятые в производственной сфере, уплачивают часть своей заработной платы в специальные доверительные фонды. Средства этих фондов используются на пенсионное и медицинское обеспечение нетрудоспособных и вышедших на пенсию граждан.

В развитых странах с рыночной экономикой выделяют три основных типа организации заработной платы: американский, японский и западноевропейский. На динамику заработной платы и в определенный мере на ее дифференцию оказывает влияние установленный в большинстве стран государством минимум заработной платы. В США, Канаде, Франции общенациональный уровень заработной платы устанавливается в законодательном порядке. В Англии, Италии, Германии, Японии государственный минимум заработной платы вводится лишь для отдельных отраслей промышленности или предприятия.

Значительную часть расходов большинства предприятий зарубежных стран составляет заработная плата. В США к заработной плате относят все расходы, связанные с содержанием рабочих: заработную плату, начисленную за непосредственное выполнение производственных операций, расходы предпринимателей на социальное обеспечение работников предприятия, на повышение их квалификации и расходы по обеспечению безопасности работы. У предприятий возникает три вида обязательства, связанных с учетом труда рабочей силы и его оплаты: задолженность по выплате заработной платы, задолженность по налогам, взимаем с заработной платы, задолженность по прочим удержаниям из заработной платы.

Расчеты с персоналом предприятия по заработной плате осуществляет финансовая бухгалтерия. Однако учет затрат рабочего времени, а также учет выработки каждым рабочим происходит в управленческой бухгалтерии. В финансовой бухгалтерии на каждого рабочего открывается лицевой счет, где отражаются начисленные суммы заработной платы и все удержания из нее. В конце месяца (недели) составленные в управленческой бухгалтерии платежные ведомости, в которых отражены только начисленные общие суммы заработка, передаются в финансовую бухгалтерию для завершения расчетов с персоналом по удержаниям и выплате наличных денег или выдаче чеков для получения денег через банк.

Из заработной платы удерживают подоходный налог, налог на социальное страхование и другие удержания. В США, например, действует два вида подоходного налога: федеральный и муниципальный. Федеральный подоходный налог взимается в США с доходов граждан по мере получения ими заработной платы и удерживается у источника. Суммы федерального налога регулярно переводятся уполномоченным банкам в Налоговое Управление.

Общая сумма начисленной заработной платы находит отражение по дебету счета «Расходы на персонал» и кредиту счета «Расчеты с персоналом». На дебет счета «Расходы на персонал» относят и суммы взносов на социальное страхование, которые погашают предприниматели за счет своих средств.

Начисленная прямая заработная плата отражается в управленческой бухгалтерии по дебету счета «Затраты на производство» или «Производственная себестоимость», а косвенная заработная плата и выплаты, непосредственно не зависящие от затрат рабочего времени, включающая в издержки производства соответствующих служб или подразделений (служба сбыта, служба снабжения, служба управления и т.д.) с кредита счета «Расходы на персонал». Вся сумма расходов на оплату труда записывается по кредиту счетов по учету производственных затрат и накладных расходов.

В США на каждого работника в бухгалтерии заводят карточку учета доходов, в которой отражаются все виды доходов, удержания из заработной платы и суммы к платежу. На основании данных карточек учета доходов заполняется журнал заработной платы, которая является сводным регистром учета всех выплат по каждому работнику и в целом по компании всех удержаний и сумм, подлежащих выплате.

Каждый наниматель обязан платить три налога, начисляемых на заработную плату: социальное страхование, федеральный и муниципальный налоги по безработице.

Большинство работников США имеют право на ежегодные отпуска продолжительностью до 4 недель с полной оплатой. Компании накапливают средства для оплаты отпускных в течение периода, за который работник получает отпуск.

Накопленные суммы на оплату отпускных отражаются по дебету счета «Задолженность по отпускным» и кредиту счета «Расчеты с работниками по отпускным». Из начисленных сумм производятся соответствующие удержания, что отражается по дебету счета «Расчеты с работниками по отпускным» и кредиту счетов «Задолженность по федеральному подоходному налогу», «Задолженность по муниципальному подоходному налогу», «Задолженность по социальному страхованию работников», «Задолженность по медицинскому страхованию», «Счет в банке».

В большинстве западноевропейских стран используются элементы как американского типа, так и японского, в связи с чем западноевропейский тип называют переходным, или промежуточным.

Во Франции размер государственного минимума заработной платы непосредственно увязан с индексом цен на потребительские товары. Этот минимум повышается в тех случаях, когда месячный индекс цен возрастает в течение двух месяцев на 2%. Уровень оплаты труда осуществляется в соответствии с ситуацией на рынке труда.

Заработная плата во Франции делится на две части : постоянную, гарантированную, которая зависит от квалификационного уровня работника (тариф), и переменную часть, связанную с индивидуальными результатами труда.

Постоянную часть заработной платы включает основную оплату т индивидуальную надбавку к ней, которую устанавливают в зависимости от должности, проявленных способностей, потенциальных возможностей работника, его возраста и стажа работы. Каждый из указанных факторов является постоянно действующим и поддается учету.

Переменная часть заработной платы включает премии и доплаты. Они могут начисляться в виде индивидуальных и коллективных выплат. Их роль различается по категориям работников: у генерального директора она составляет 20-25 %, у специалистов разной квалификации от 10 до 20%, у техников - 7-9 %, квалификационных рабочих 5-7 % и у неквалификационных рабочих- 2-5%.

В некоторых крупных организациях внутреннюю дифференциацию заработной платы осуществляют при помощи тарифной сетки. Одна переменная часть заработной платы связана с коллективными результатами работы фирмы, а другая - с индивидуальными результатами труда. Коллективные надбавки выплачиваются по результатам работы за год (оцениваются по приросту объема продаж). Параллельно с этим (и независимо от коллективного премирования) каждому управленческому работнику начисляют индивидуальную заработную плату. Размер этой зарплаты устанавливается в начале каждого года с учетом степени ответственности, профессионального опыта и трудовых показателей за прошедший год. По каждому уровню ответственности устанавливают минимальный и максимальный размеры заработной платы (отклонения могут достигать 40%). Общее повышение заработной платы осуществляется и при минимальном, и при максимальном размере оплаты внутри фирмы. Уровень оплаты определяется методом оценки заслуг.

Особенностью японского типа организации заработной платы в том, что в ней на первом плане работники, их качества - возраст, стаж работы, занимаемый статус и должность, образовательный уровень, преданность компании и т.д. Эта специфика, скорее всего обусловлена национальными традициями системы пожизненного найма.

В других случаях, когда уровень оплаты определяется целиком уровнем должности, число ступеней равно пяти или шести для разовых рабочих, но диапазон нормативов заработной платы очень широк. Заработная плата повышается ежегодно в соответствии с увеличением стажа работы и дифференцирования по уровням должностей. Даже в пределах одного статуса размер заработной платы зависит от личных качеств и проявлению личных отношений к труду. Это служит стимулом для работников.

В Германии к расходам на персонал относятся:

-все расходы по оплате труда (включая тарифные надбавки и договорные добавки)

-другие тарифные и добровольные виды оплат труда рабочих и служащих (например, отпускные и рождественские деньги или награда за изобретение и рационализацию)

-социальные расходы и другие расходы на персонал, такие, как участие предпринимателей в социальном страховании, расход на обеспечение.

Расчет заработной платы производится на основании выполненной работы (оклад за производительность) или на основании временного присутствия ан предприятии (часовой оклад). Для рабочих существует лист заработной платы, а для служащих - лист окладов. В учете заработной платы на каждого занятого ведется счет зарплаты, в который внесены все личные данные о классе налога, количестве детей и вероисповедания, брутто- и нетто-оклад (зарплата).

По закону предприниматель обязан выплачивать из начисленной заработной платы (зарплаты-брутто) все необходимые налоги и перечислять их в финансовые управления и больничную кассу (подоходный налог, церковный налог, отчисление на пенсионное страхование и др.). Величина подоходного налога зависит от личных данных налогоплательщика: возраст, семейного положения, количества детей. Церковный налог тоже рассчитывается из заработной платы-брутто, его величина различна в разных землях или при разных вероисповеданиях (8-9 % подоходного налога). Ставка для вычета пенсионного страхования составляет 9%, страхование по болезни-6-7 % и страхование по безработице- 2% от брутто-зарплаты.

Брутто- и нетто-зарплата содержится в листе заработной платы, и оттуда конечные суммы переносятся в бухгалтерию предприятия. Брутто-зарплата учитывается в дебете счета «Заработная плата». Бухгалтерская запись делается на величину нетто-зарплаты в кредит денежных счетов («Касса», «Банк», или «Расчетный счет») и на вычтенные налоги (подоходный и социальные)- на счет «Прочие расчеты с поставщиками».

Синтетический учет оплаты труда в соответствии с принятой в организации системой оплаты труда ведется также как и в Республике Беларусь, на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Таким образом, несмотря на существующие различия в учете различных стран, можно отметить, что все они придерживаются общих основополагающих принципов. Проблема стандартизации для белорусской экономики заключается в том, что все международные стандарты финансовой отчетности разработаны для условий развитой рыночной экономики, поэтому большая их часть в полном объеме пока неприемлема для нашей страны.

2.6 Учет фонда заработной платы с использованием ПЭВМ

Процесс организации учета заработной платы представляет собой большую трудоемкость сбора, регистрации и обработку информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянные совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. В связи с этим, процесс обработки информации осуществляется на компьютерах, с помощью программных продуктов. В настоящее время на белорусском рынке большую популярность завоевали такие программные продукты, как «1С: Предприятие 8.2», «1С: Предприятие 7.7» , «Анжелика», «Галактика», «БЭСТ-4» и ряд других программ.

В ООО «Пролайт Групп» ведется автоматизированный учет.

Функциональная структура комплекса включает следующие задачи:

-расчет начисления сдельной заработной платы на основе данных об индивидуальной или коллективной выработке.

-расчет начисления повременной заработной платы на основе данных табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т.д., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков.

-расчет удержаний: подоходного налога, за товары в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетных сумм и др.

-расчет взносов по социальному страхованию и обеспечению отчислений в установленные налоговым законодательством фонды.

-формирование расчетно-платежной документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц.

-обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений по видам оплат, категориям, группам профессий и корреспондирующим счетам.

-обобщение удержаний по видам и корреспондирующим счетам.

-обобщение операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в аналитическом разрезе и по другим группировочным признакам (карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость по счету (приложение Т).

Модель автоматизированной обработки данных учета труда и заработной платы представляет собой комплекс действий, направленных на реализацию задач автоматизации учетного процесса [1, с. 368]. Технология решения задач по учету труда и заработной платы включает в себя следующие этапы:

-настройка алгоритмов расчета начислений и удержаний на особенности предприятия.

-заполнение справочников системы.

-формирование баз данных работающих.

-выписка рапортов о выработке.

-ввод с контролем данных табелей учета рабочего времени и запись в лицевые счета.

-ввод данных рапортов о выработке сдельщиков и расчет сдельной заработной платы, запись расчетов в лицевые счета.

-расчет повременной заработной платы, премий, доплат, запись в лицевые счета.

-перезапись данных начислений и удержаний по табельным номерам в зону оперативной информации и расчет отчислений от заработной платы.

-формирование и выдача на печать выходных документов.

-выдача справочной информации по запросу на экран.

-подготовка файлов (остатков) по аналитическим и синтетическим счетам в следующем периоде.

-ввод изменений в лицевые счета и при необходимости их корректировка.

-создание файлов по объектам затрат в разрезе цехов.

-запись данных об остатках, выдаче сводных ведомостей расходов по заработной плате.

Информационная база по учету труда и заработной платы состоит из:

-входной (первичной) информации

-нормативно-справочной информации

-выходной (результатной) информации.

Основными первичными документами по начислению заработной платы являются наряды на сдельную работу (приложение И), наряды-задания, табели учета рабочего времени (приложение Ж), листки временной нетрудоспособности (приложение М), протоколы трудового участия членов бригады, справки-расчеты на доплаты, выплату премий, приказы на выделение материальной помощи (приложение П), на выплату дивидендов и др.

К первичной информации также относятся документы, на основании которых производят удержания из заработной платы. Это заявление на добровольное удержание (приложение У), приказы о лишении премии, исполнительные листы и др.

Нормативно-справочная информация представлена заполненными справочниками (виды оплат и удержаний, ставок общих начислений и удержаний, категорий работающих, корреспондирующих счетов, календарь рабочего времени) и справочниками, формируемыми в процессе внедрения АРМ на предприятии (работающих, структурных подразделений, тарифных ставок, получателей перечислений). В данную группу также входят справочники статей затрат, объектов учета затрат и дополнительных сведений.

Эти справочники используются для отнесения заработной платы и других начислений на конкретные статьи и объекты затрат [37, с. 589].

Выходную информацию составляют расчетно-платежные ведомости, расчетные листки, списки для перечислений, почтовых переводов в аналитическом разрезе по каждому работнику, а также сводные ведомости начислений по счетам и удержаний, сводные ведомости сумм, принятых к расчету налога.

На основании сводных ведомостей на счетах бухгалтерского учета делают записи по кодам производственных затрат и удержания по дебету и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Пути совершенствования организации учета фонда заработной платы в организации:

-осуществлять контроль за использованием фонда заработной платы, используя данные первичного учета выработки и оплаты труда;

-работники бухгалтерии должны проверять правильность документов на выполненные работы, соответствие указанных в них сумм объектам, расценкам, окладам и т.д.;

-точно распределять суммы начисленной оплаты труда и начислений на нее по направлениям затрат;

-устранение ошибок в расчете начислений на заработную плату и удержаний;

-проводить анализ использования заработной платы и по результатам анализа выявлять причины нерационального использования фонда заработной платы;

-разрабатывать соответствующие мероприятия по рациональному и экономному использованию фонда заработной платы;

-использование фонда заработной платы должно проверяться путем проведения ревизий, тематических проверок, которые проводятся вышестоящими органами управления.

Следует заметить, что программное обеспечение, разработанное частным предприятием «Ждан», требует значительных доработок.

Доработке подлежат все справочники, в которых содержатся сведения, необходимые для расчета заработной платы, которые на сегодняшний день не позволяют отобразить всю информацию, учитываемую при расчете заработной платы.

Доработки программного комплекса являются трудоемкими и влекут за собой значительные финансовые затраты, не предусмотренные в ООО «Пролайт Групп».

На сегодняшний день существует множество программных комплексов, функциональные возможности которых значительно упрощают и позволяют автоматизировать бухгалтерский учет.

Так как в будущем ООО «Пролайт Групп» планирует расширять состав персонала, то предложением по совершенствованию учета труда и заработной платы является переход ведения бухгалтерского учета ООО «Пролайт Групп» в программный комплекс 1С, в частности ведения учета труда и заработной платы в программный комплекс «1С: Зарплата и Управление персоналом для Республики Беларусь 8», «1С: Моя Зарплата 8». Затраты по переходу на новый программный комплекс будут значительно ниже, чем доработка имеющегося программного комплекса, поэтому приобретение программного обеспечения следует рассмотреть учредителями ООО «Пролайт Групп».

Далее рассмотрим преимущества программного комплекса «1С».

«1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «1С:моя Зарплата 8»- это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.

Прикладное решение «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «Моя Зарплата 8» автоматизирует решение следующих задач:

- расчет заработной платы;

- управление финансовой мотивацией персонала;

- счисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;

- управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;

- учет кадров и анализа кадрового состава;

- автоматизация кадрового делопроизводства;

- планирование потребностей в персонале;

- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

Данная конфигурация позволит оптимизировать следующие процессы:

- ведение штатного расписания предприятия с расшифровкой компонент, формирующих должностной оклад. Получение отчета по штатной расстановке сотрудников и вакансиям на заданную дату с различными отборами и группировками;

- получение развернутой настраиваемой аналитической отчетности, отчета по расчету списочной и среднесписочной численности (в форме табеля), формирование статистических отчетов 12-т, 6-т (кадры);

- гибкая настройка графиков работы предприятия. Возможность ведения сменных графиков с суммированным учетом рабочего времени и с выделением ночных часов. Настройка индивидуальных графиков работы сотрудников;

- регистрация невыходов в кадровом учете с автоматической передачей информации бухгалтеру по расчету заработной платы для ее дальнейшей обработки;

- автоматическое формирование табеля учета рабочего времени с использованием классификатора рабочего времени;

- гибкая настройка видов начислений и удержаний с учетом налогообложения, участия в расчетах среднего заработка, отражения в отчетности;

- расчет доплаты за работу в ночное время, оплаты сверхурочных часов, оплаты за работу в выходные и праздничные дни, доплаты за вредность и прочих доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера;

- расчет сдельной заработной платы на основании сдельных нарядов с использованием справочника технологических операций. Механизм распределения сдельного заработка на бригаду с использованием КТУ, отработанного времени и часового тарифа. Объектный учет затрат;

- гибкая настройка отражения заработной платы в регламентированном учете. Возможность распределения заработка работника за расчетный месяц на разные счета бухгалтерского учета пропорционально отработанному времени или проценту;

- набор, аттестация, подготовка, обучение персонала (работников). Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «Моя Зарплата 8», представлена на рисунке 2:



Рисунок 2 - Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «Моя Зарплата 8»

Современный эргономичный интерфейс прикладного решения «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8», «Моя Зарплата 8» делает доступными сервисные возможности «1С:Предприятия 8»:

- универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;

- универсальная групповая обработка справочников и документов;

- подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;

- подключение дополнительных печатных форм в документах;

- подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;

- установка даты запрета изменения данных;

- средства администрирования пользователей в режиме «1С:Предприятие»;

-средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.

Поскольку заработная плата является одним из важнейших элементов издержек производства и обращения, программа должна формировать широкий набор отчетов по видам оплат, заказам, бухгалтерским счетам, начислениям в фонды и т.д. Это требуется для целей оперативного управления предприятием и для расчетов с государством. В круг задач, решаемых данной системой, непременно должны входить и печать расчетных, расчетно-платежных и платежных ведомостей, лицевых счетов, расчетных листков, налоговых карточек и т.д. Поэтому наряду с предоставлением отчетов и справок в обычном, бумажном виде, система также должна позаботиться и об этом.

В ООО «Пролайт Групп» учет расчетов по оплате труда ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», учет расчетов по оплате труда ведется с использованием программного обеспечения, разработанного ЧП «Ждан».

Таким образом, в главе 2 была рассмотрена организация учета фонда заработной платы, в частности состав фонда заработной платы и его учет, изучена первичная документация по начислению заработной платы, порядок расчета заработной платы и других выплат, синтетический и аналитический учет расчетов с работниками ООО «Пролайт Групп», также были изучены международные стандарты и опыт зарубежных стран по учету фонда заработной платы в таких странах как Германия, Швейцария, Франция, Нидерланды, США.

В качестве предложений по совершенствованию учёта труда и заработной платы в ООО «Пролайт Групп» на основе использования ПЭВМ был предложен переход ведения бухгалтерского учёта ООО «Пролайт Групп» на программный комплекс «1-С Предприятие: 8.2».

3. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

3.1 Задачи и источники проверки операций по учету расчетов с персоналом по оплате труда

Проверка операций по расчетам с работниками по оплате труда, как правило, осуществляется специалистами Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, аудиторами и специалистами ведомственного контроля.

Целью проверки расчетов с персоналом по оплате труда является установление соблюдения требований трудового законодательства, а также эффективности и целесообразности совершенных хозяйственных операций и их отражение на счетах бухгалтерского учета [9, с. 156].

Основным законодательным актом, регулирующим порядок проведения аудита, является Закон «Об аудиторской деятельности».

В ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда используют следующие источники информации:

1) отчетность:

а) бухгалтерская отчетность - форма № 1 «Бухгалтерский баланс» (приложение Ф), форма № 4 «Отчет о движении денежных средств» (приложение Х).

б) статистическая отчетность - форма 12-Т «Отчет по труду», форма 12-Т (задолженность) «Отчет о просроченной задолженности по заработной плате», форма 6-Т «Отчет о составе фонда заработной платы и прочих выплат», форма 4-фонд «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (приложение Ц), форма 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях» (приложение Ш), 4-Т (руководители) «Отчет о заработной плате руководителей», форма 1-Т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени»;

в) налоговая отчетность: налоговая декларация;

г) управленческая отчетность - различные отчеты, которые составляются по распоряжению руководителя организации;

2) регистры бухгалтерского учета - Главная книга (приложение Э), журналы-ордера № 10, 10/1; расчетные или расчетно-платежные ведомости (приложения Р, Ю), аналитические и синтетические данные по счету 70 «Расчеты с персоналом» (приложения Я, 1) и другие учетные регистры;

а) первичные учетные документы:

б) - штатное расписание (приложение К);

в) - трудовой договор (приложение Л);

г) - положение по оплате труда (приложение 2);

д) - положение по премированию;

е) - приказы по личному составу;

ж) - контракты с работниками;

з) - должностные инструкции (приложение 3);

и) - лицевые счета по заработной плате;

к) - первичные документы по учету выработки и начислению заработной платы: табели учета рабочего времен (приложение Ж) и, наряды (приложение И), маршрутные листы и т.д.;

л) - листки о временной нетрудоспособности (приложение М) [4].

м) другие документы:

н) - устав проверяемой организации;

о) - учетная политика (приложение 4).

В форме 12-Т «Отчет по труду» приводятся данные о среднесписочной численности работников, фонде заработной платы работников списочного и несписочного состава, среднемесячной зарплате, числе отработанных человеко-часов, размерах тарифной ставки I разряда, фактически сложившихся в организации для всего персонала. В форме 12-Т (задолженность) «Отчет о просроченной задолженности по заработной плате» показывается сумма просроченной задолженности по зарплате и численность работников, которым не выплачена заработной платы.

Форма 6-Т «Отчет о составе фонда заработной платы и прочих выплат» составляется 1 раз в 2 года. В I разделе этого отчета показывается численность работников, отработанное и оплаченное время. Во II разделе показывается профессиональное обучение работников за год по их категориям. «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» формы 4-фонд представляют работодатели, являющиеся плательщиками обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Форму 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях» представляют страхователи по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В отчете формы 4-Т (руководители) «Отчет о заработной плате руководителей» отражаются данные о среднесписочной численности и заработной плате руководителя юридического лица, его заместителей, главного бухгалтера, главного экономиста и главного инженера. Данные о среднесписочной численности и заработной плате руководителей обособленных подразделений юридического лица в отчет не включаются.

В форме 1-Т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени» показывается число человеко-дней, явок и неявок на работу, в том числе отработанное время, выходные и праздничные дни, неявки по уважительным причинам, потери рабочего времени по их видам и другие данные [6, с. 10].

Задачами проверки являются:

- обоснованность и правильность формирования штатного расписания и установление должностных окладов;

- соблюдение трудового законодательства при приеме, увольнении и перемещении внутри организации работников;

- своевременность и обоснованность предоставления и оплаты трудовых и социальных отпусков;

- учет рабочего времени и контроль личного состава организации;

- правильность и полнота расчетов по оплате труда и их отражение на счетах бухгалтерского учета;

- контроль соблюдения верхних и нижних пределов при расчетах с работниками и отражении их на счетах бухгалтерского учета;

- проверка своевременности полноты выплат работникам сумм по заработной плате;

- соблюдение организацией нормативных правовых актов, регулирующих начисление сумм стимулирующего характера, удержаний из заработной платы, и правильность ведения бухгалтерского и налогового учета и отчетности и др.

Контроль за заработной платой имеет важное значение при реализации финансово-хозяйственной деятельности организации.

Приступая к проверке расчетов с персоналом по оплате труда, аудитор в первую очередь должен выяснить:

- какие формы и системы оплаты труда применяются в организации

- имеется ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор;

- списочный и среднесписочный состав работников;

- как организован учет расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспеченность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их работой, компьютеризован ли данный участок работы и т. д.) [10, с. 258].

При проведении аудита требуется выяснить состояние нормативной базы и учета по соответствующим вопросам, ознакомиться со штатным расписанием, приказами о зачислении сотрудников на должность с назначенным окладом, заключенными контрактами, положением об оплате труда, премировании, состоянии табельного учета, оформлением расчетно-платежных и платежных ведомостей, трудовыми соглашениями, договорам подряда и другими документами, связанными с оплатой труда и регламентирующими ее.

Важными источниками информации для проведения проверки также являются плановые показатели численности работников, производительности труда, средней заработной платы, объема выполненных работ, оказанных услуг и прочее [2, с. 158].

Как показывает практика аудита, наибольшее количество фактов хищений, злоупотреблений и незаконного расходования государственных средств наблюдается в расходах по заработной плате.

В процессе аудита расчетов с персоналом по оплате труда аудитор должен проверить следующие вопросы:

- соблюдение нормативных актов, регулирующих вопросы оплаты труда и социальных выплат;

- рациональность организации труда;

- правильность и обоснованность произведенных расчетов;

- использование рабочего времени;

- обоснованность численности работников, роста производительности труда, средней заработной платы;

- эффективность использования фонда заработной платы и трудовых ресурсов;

- правильность применения должностных окладов, тарифных ставок, сдельных расценок;

- правильность ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда;

- соблюдение штатной дисциплины.

Порядок проверки заработной платы определяется конкретными условиями работы организации.

Проверяющие должны руководствоваться действующим законодательством о труде, учредительными документами и Уставом.

Проверка начинается с установления соответствия показателей аналитического учета по оплате труда данным синтетического учета по счету 70 в книге «Журнал-главная» и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату.

Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 на 1-е число месяца в книге «Журнал-главная» и в балансе с итоговой суммой (суммой к выдаче) в расчетно-платежной ведомости (приложения Э, Ю).

При выявлении расхождений между данными аналитического и синтетического учета следует установить их причины.

При повременной системе оплаты труда проверяются правильность применения тарифных ставок, условий контракта. При сдельной - выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок.

В ходе аудита расчетов по оплате труда проверяют:

- соответствует ли фактическая численность штатных работников утвержденной по смете и правильно ли учитывается при начислении заработной платы установленные для каждого работника размеры должностных окладов или ставок заработной платы спискам окладов;

- правильность установления доплат и надбавок, выплат премий из всех источников и материальной помощи.

Затем проверяют правильность расчета и оплаты отпускных. Устанавливают полноту включения в расчет выплаты при определении среднего заработка, правильность определения среднемесячной и среднедневной заработной платы и суммы заработной платы за время отпуска.

Таким образом, в целях установления правильности начисления и правильности выплаты заработной платы следует проверить:

1) ведомости на выплату заработной платы путем сличения их со штатным расписанием и списками окладов, правильность подсчетов итогов платежных ведомостей;

2) записи в табелях выхода сотрудников на работу;

3) не производилась ли выплата заработной платы за время болезни работника одновременно с выплатой пособия по временной нетрудоспособности, правильно ли производилась оплата за временное замещение работника во время болезни, отпуска, правильность взимания налогов и других удержаний из заработной платы;

4) не допускалась ли выплата заработной платы одному и тому же лицу по двум или более ведомостям за одно и то же рабочее время, а также подставным и вымышленным лицам и т.д.

В ходе аудита выборочно проверен порядок введения в штатное расписание должностей хозяйственно-обслуживающего персонала на 2013 год, нарушений не установлено.

3.2 План и программа аудиторской проверки

Проведение аудиторской проверки, как правило, ограничено по времени. Исходя из этого, она должна заранее планироваться.

Подготовка к проведению аудита производится в соответствии с Правилами аудиторской деятельности «Планирование аудита», утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 4 августа 2000 г. №81 и условиями договора с клиентом. До заключения договора оказания услуг аудиторская организация должна убедиться в том, что сохраняет независимость по отношению к аудируемому лицу и (или) заказчику аудита и способна принять аудиторское задание; обсудить с заказчиком объект и цель аудита, а также этапы его проведения; получить с согласия аудируемого лица информацию, которая необходима для понимания финансовой и хозяйственной деятельности и оказывает влияние на данные его бухгалтерской (финансовой) отчетности; оценить возможность проведения аудита у данного аудируемого лица и по результатам такой оценки принять решение о его проведении либо обоснованно отказаться.

Согласно Закону Республики Беларусь «Об аудиторской деятельности» при проведении аудита аудиторская организация должна соблюдать следующие основные принципы:

- независимость;

- конфиденциальность;

- профессиональную компетентность;

- профессиональность поведения.

Аудиторская организация должна разработать и документально оформить общую стратегию аудита, которая будет определять его объем, сроки проведения и направления работы, а также содержать указания по разработке детального плана аудита [2, c. 23].

Разработка общей стратегии аудита на основе результатов предварительного планирования включает:

- установление характеристик аудиторского задания, влияющих на его объем (вид аудита; применяемые основы бухгалтерской (финансовой) отчетности, подлежащей аудиту; структура аудируемого лица; требования законодательства к осуществляемым аудируемым лицом видам деятельности и др.);

- определение итоговых и промежуточных документов по результатам аудита и сроков их предоставления;

- рассмотрение важных факторов, которые оказывают влияние на ход аудита; к таким факторам относятся:

- установленный уровень (уровни) существенности;

- выявленные на этапе предварительного планирования участки бухгалтерского учета и отчетности, наиболее подверженные риску существенных искажений;

- предварительная оценка эффективности системы внутреннего контроля аудируемого лица;

- специфические особенности финансовой и хозяйственной деятельности аудируемого лица и его бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При разработке общей стратегии аудита учитывается:

- накопленный опыт работы с данным аудируемым лицом и наличие специалистов, обладающих таким опытом;

- характер средств контроля аудируемого лица;

- наличие службы внутреннего аудита и возможности использования ее работы;

- необходимость использования результатов работы других аудиторских организаций в случае проведения аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности, включающей показатели обособленных структурных подразделений;

- возможность использования аудиторских доказательств, полученных в ходе предыдущего аудита;

- влияние информационных систем учета на аудиторские процедуры, в том числе на доступность баз данных;

- соотнесение планируемого объема и сроков проведения аудита со сроками подготовки промежуточной бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- возможность общения с работниками аудируемого лица и доступность информации о деятельности аудируемого лица.

Общей стратегией аудита при необходимости определяются:

- работники аудиторской организации и эксперты, которые дополнительно будут привлекаться к проведению аудита участков отчетности, подверженных высокому риску искажений;

- этапы аудита, на которых наиболее целесообразно привлекать дополнительных специалистов или эксперта;

- работники аудиторской организации, которые будут проверять обособленные структурные подразделения аудируемого лица, при их наличии.

Для аудита субъектов малого предпринимательства, который проводится на протяжении ряда лет одним и тем же аудитором, определение общей стратегии аудита не должно представлять собой трудоемкую процедуру [11 с. 86].

Документ по общей стратегии аудита в данном случае составляется в виде напоминания, подготовленного на основе рассмотрения рабочей документации по ранее проводимым аудитам с руководством аудируемого лица и (или) иным заказчиком.

Планирование является начальным этапом проведения аудита и включает в себя разработку общего плана аудита с указанием ожидаемого объема работ и сроков проведения аудита, а также разработку аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской (финансовой) отчетности заказчика (клиента). Планируемый объем работы зависит от размеров и характера (вида) деятельности заказчика (клиента). При планировании аудита наряду с соблюдением общих принципов аудита должны соблюдаться и частные его принципы -- комплексность планирования; непрерывность планирования; оптимальность планирования.